Enklare vardag för företag. Verktyg i regelförenklingsarbetet

Transkript

1 Enklare vardag för företag Verktyg i regelförenklingsarbetet

2 Tillväxtverket bildades 1 april Myndigheten ska arbeta för fler och växande företag samt ett hållbart och konkurrenskraftigt näringsliv i alla delar av landet. Har du frågor om denna publikation, kontakta: Sandra Linde Telefon, växel

3 Innehåll Regelförenkling är viktigt 4 Regelförenkling vad är det? 5 Regelförenkling i praktiken Bolagsverket ringer upp 6 Nära samarbete med företagen ger resultat 8 Arbetsmiljöverkets svarstjänst en framgång 10 Fem verktyg i regelförenklingsarbetet 12 Underlag till regeringens handlingsplan för regelförenkling 13 Samråd med näringslivet 15 Kartläggning och uppföljning av administrativa kostnader 16 Konsekvensutredningar 20 Regelrådet 23 Intervju med Regelrådets ordförande 24 Att tänka på i regelförenklingsarbetet 26 3

4 Regelförenkling är viktigt Det ska vara enkelt att starta och driva företag. För att fler människor ska starta företag och för att befintliga företag ska kunna växa, är det viktigt att arbeta för att motverka de hinder som finns. Tillväxtverket vill vara en resurs för myndigheterna i deras arbete för att förenkla för företagen. Förhoppningen är att den här skriften kan fungera som ett stöd. Att krångliga regler kan vara ett stort hinder för tillväxt beskrev hela 30 procent av småföretagarna i Nuteks och Statistiska centralbyråns undersökning Företagens villkor och verklighet Det behövs enkla, ändamålsenliga och lättförståeliga regler så att företag kan ägna mer tid och resurser åt sin egentliga verksamhet. Regelförenkling är en av regeringens insatser för att främja fler jobb i fler och växande företag. Därför har regeringen satt upp mål för regelförenklingsarbetet. De administrativa kostnaderna ska minska med minst 25 procent fram till hösten 2010 och det ska skapas en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Myndigheterna har en unik kunskap För att nå målen har departementen och ett stort antal myndigheter fått i uppdrag att arbeta med regelförenkling. Utgångspunkten för arbetet är företagens vardag och verklighet. Genom sin direktkontakt med företag har enskilda myndigheter en unik kunskap om hur regelverken fungerar i praktiken. För att nå ända fram är det angeläget att regelförenklingsperspektivet är en naturlig del i all löpande verksamhet. Det krävs också att personer med olika kompetenser deltar i arbetet och att myndigheterna avsätter de resurser som behövs. Tillväxtverket vill vara en resurs för myndigheterna i deras arbete för att förenkla för företagen. Förhoppningen är att den här skriften kan fungera som ett stöd. Korta basfakta om företagande I slutet av 2008 fanns det cirka företag i Sverige. ( I den siffran ingår inte företag inom jordbruk, skogsbruk, jakt och fiske.) Två av tre företag är soloföretag, vilket innebär att de inte har några anställda. Ungefär 99 procent av samtliga företag har färre än 50 anställda. Antalet nystartade företag 2008 uppgick till stycken. Drygt 80 procent av alla företag finns inom tjänstesektorn. Knappt 20 procent tillhör industrisektorn. Källa: Tillväxtverkets faktabank och statistik från Tillväxtanalys (grunddata från Statistiska centralbyrån) 4

5 Regelförenkling vad är det? Myndighetens regelförenklingsarbete omfattar olika slags åtgärder som kan minska företagens administrativa kostnader eller förenkla företagens vardag. Krångliga regler kan vara ett stort hinder för tillväxt. Att förenkla regler handlar till exempel om att upphäva regler eller använda alternativ till regler som frivilliga överenskommelser eller standarder. Reglerna kan också förenklas genom att krav på att lämna information till myndigheten slås ihop eller genom att skriva om krångligt utformade regler så att de blir mer överskådliga och lättare att läsa och förstå. Att undanta vissa grupper, till exempel mindre företag, från reglernas tillämpningsområde är ytterligare ett exempel på regelförenkling. I en vidare bemärkelse kan regelförenkling handla om att myndigheten arbetar med att minska omfattningen av företagens uppgiftslämnande genom att hämta uppgifter från andra myndigheter istället för från företagen eller samordnar uppgiftshämtande från företag med andra myndigheter. Det kan också handla om att förbättra utformningen av blanketter, att utveckla elektroniska tjänster eller att öka service och tillgänglighet. Att överväga anmälningsförfarande istället för ansökningsförfarande är ytterligare ett exempel. Myndighetens handläggningstider kan vara av stor betydelse för företagen, särskilt i fråga om ärenden där företaget är beroende av ett beslut eller annat besked från myndigheten. Att se över och förkorta långa handläggningstider ryms också inom ramen för regelförenklingsarbetet. Regelförenklingsarbetet måste också samordnas med annat utvecklingsarbete. Arbete med att förenkla ärendehandläggning, förenkla och minska uppgiftslämnandet, öka samordning, förbättra service och liknande är till exempel även beroende av e-förvaltnings- och övrig förvaltningsutveckling. Myndigheten måste naturligtvis också väga sina förenklingssträvanden mot det som ska uppnås genom kärnverksamheten och mot andra mål. Regelförenkling på EU-nivå Det är angeläget att arbeta med regelförenkling också på områden som styrs av EG-rätten, även om det ibland kan ta längre tid att se resultat av insatserna jämfört med om det gäller förenkling av nationell lagstiftning. Det kan handla om att aktivt arbeta för regelförenkling redan vid EU-förhandlingar inför kommande lagstiftning, men också att se om det går att förenkla genom att utnyttja möjligheten att göra undantag för små och medelstora företag i olika befintliga rättsakter. EU-kommissionen bedriver ett aktivt regelförenklingsarbete och har som mål att minska de administrativa kostnaderna för EG-lagstiftningen med minst 25 procent till

6 Regelförenkling i praktiken Bolagsverket ringer upp Bolagsverket ska kontakta sina kunder på telefon istället för att skicka ett skriftligt föreläggande. När det gäller ärenden som namnfrågor, avgiftsfrågor och formella fel, är det en stor fördel att kunna ringa upp kunden istället för att skicka ett brev. Vi hjälper våra kunder att göra rätt. Det gör att handläggningstiden blir kortare, vilket gynnar både våra kunder och oss, säger Sofia Eriksson, enhetschef på Enheten Starta på Registeravdelningen på Bolagsverket. Under fyra månader har två sektioner på Bolagsverket på prov ringt företagen istället för att skriva. Syftet med provperioden var att se om metoden fick de förväntade effekterna. Till årsskiftet införs telefonsamtalen som en formell del av handläggningen, på bred front. Att ha direktkontakt med kunderna gör att vi kan möta kunderna på deras nivå. Vi märker direkt hur informationen landar, säger Sofia Eriksson. Vi ser över hur vi kan förenkla för kunden genom att bara kräva skriftligt om det verkligen behövs. Effektivare handläggning I ärenden om företagsnamn behöver kunderna ofta vägledning. Bolagsverket kan till exempel få in ett namnförslag där det redan finns ett liknande namn, som är allt för likt i verkets register. Vid en personlig kontakt kan handläggaren förklara hur kunden kan förändra namnet så att det har större chans att bli godkänt. Ett annat vanligt fel är att avgiften inte är inbetald vilket medför att handläggaren inte kan börja arbeta med ärendet. Andra gånger saknas kanske en underskrift, då går det betydligt fortare att ringa än att skicka ett brev, med en uppmaning att betala eller att skriva under. Innan den nya rutinen kunde införas fick juristerna kontrollera att den muntliga handläggningen inte stötte på några lagliga hinder för hur man får skicka ett föreläggande. De kom fram till att det går bra att använda telefonen under förutsättning att handläggarna för noggranna tjänsteanteckningar så att informationen i ärendet går att spåra. Handläggarna måste också vara tydliga med att tala om vad som fattas i ärendet, meddela ett sista svarsdatum och förklara att ärendet kan avskrivas om man inte svarar i tid. Positiva reaktioner Vi ser över hur vi kan förenkla för kunden genom att bara kräva skriftligt om det verkligen behövs. Tidigare var kunden tvungen att skicka in nya namnförslag skriftligt, även om bara två ord i ett namnförslag skulle byta plats, till exempel om Stockholms datatjänst skulle ändra sitt namnförslag till Datatjänst Stockholm. Nu kan vi ta det muntligt istället. En minienkät som gjordes efter försöksperioden visar på positiv respons, både från handläggarna och från kunderna. 6

7 Att ha direktkontakt med kunderna gör att vi kan möta kunderna på deras nivå. Sofia Eriksson enhetschef på Enheten Starta på Registeravdelningen på Bolagsverket. Bild: Olle Melkerhed Våra kunder uppskattar att ha en personlig kontakt med handläggarna så att de kan ställa frågor och få vägledning direkt, så att allt blir rätt från början. Annars är risken stor att kunden inte riktigt förstår det skriftliga föreläggandet. Då ringer hon till oss eller försöker svara efter bästa förmåga och så blir det kanske fel ännu en gång. Sofia Eriksson betonar att det inte finns något tvång att använda telefonen. Om det är ett komplicerat ärende, som är svårt att förklara eller om det finns många fel i kundens underlag, kanske det är mer effektivt att skicka ett skriftligt föreläggande. 7

8 Regelförenkling i praktiken Nära samarbete med företagen ger resultat I ett 30-tal olika undersökningar behöver Statistiska Centralbyrån uppgifter från företagen, framför allt om deras ekonomi. Förra året prövade SCB varje enskild undersökning när det gäller innehållet, hur ofta de skickades ut och antalet företag som var berörda. Var de frågor man ställde verkligen nödvändiga? Och hur ställdes frågorna? Det är viktigt att samarbeta med företagen för att vi ska förstå deras situation och samtidigt ge dem en förståelse av vad uppgifterna ska användas till, säger Eva Bolin, avdelningschef för Datainsamling från företag och organisationer på SCB. Eva Bolin, avdelningschef för Datainsamling från företag och organisationer på Statistiska Centralbyrån, SCB. Bild: Bror Karlsson 8

9 När SCB samlar in uppgifter från företagen märker handläggarna vilka frågor många har svårt att svara på. Då försöker vi göra instruktionerna tydligare, eller till och med ta bort uppgifter, om kvaliteten på svaren är så dålig att det inte är någon mening med att ställa frågan. Vissa företag drabbas ofta av undersökningar eftersom det finns så få i den bransch där de verkar. För att stötta dem och andra företag som känner sig extra belastade av statistiken, har SCB har inrättat en speciell grupp. De kan till exempel ge respit med att lämna vissa uppgifter, under stora arbetstoppar. SCB har dessutom nyligen tagit fram en vägledning för design av undersökningar, där den som konstruerar undersökningen, måste ta hänsyn till uppgiftslämnarnas kostnader. Vi försöker göra instruktionerna tydligare, eller till och med ta bort uppgifter, om kvaliteten på svaren är så dålig att det inte är någon mening med att ställa frågan. Ta bort onödiga frågor Utrikeshandel med varor inom EU är den allra största undersökningen av dem som riktar sig till företag. Undersökningen är helt styrd från EU, men eftersom det pågår ett regelförenklingsarbete också på europeisk nivå, har nivåerna höjts för när ett företag behöver lämna en rapport. Detta har lett till minskade administrativa kostnader för svenska företag som nu slipper rapportera vilka varor som importerats varje månad. Inom bostadssektorn ska byggföretagen lämna uppgifter om sina nybyggnadsprojekt. På Mätlabbet på SCB finns mättekniker som är specialister på hur frågorna ska formuleras. Teknikerna gick igenom frågeblanketten med utgångspunkt från de synpunkter byggföretagen lämnat om vilka frågor som var svåra att svara på. Förslaget på en ny frågeblankett testades sedan på företagen. Samarbetet resulterade i att SCB har minskat kraven genom att ta bort en del konkreta uppgifter som visat sig svåra att fylla i. Tidigare har man till exempel frågat efter hur många kvadratmeter fönster som finns i ett nybyggnadsprojekt. Eftersom det inte är ett mått som används inom byggbranschen blev frågan svår att besvara. Förenklingarna gjorde att kostnaderna för företagen minskade med 90 procent. Dessvärre är det inte så många undersökningar där vi får så stora förändringar. Balansera kraven Den största utmaningen i arbetet med att förenkla reglerna på SCB, är att balansera kraven från användarna som hela tiden vill ha mer och bättre statistik, med kraven på att underlätta arbetsinsatsen för företagen som ska bidra med sina uppgifter, säger Eva Bolin. Den andra stora utmaningen tycker hon är att minska den irritation som företagen känner inför statistiken. Trots att statistiken står för en mycket liten del av de krav som staten ställer på företagen, tycker många företagare att det tillhör de mest betungande arbetsuppgifterna. Vi har ett stort pedagogiskt problem att förklara varför uppgifterna behövs. Det är till exempel lång väg innan ett enskilt företags uppgifter så småningom blir en del i underlagen för Riksbankens beslut om räntenivån, något som berör alla. 9

10 Regelförenkling i praktiken Arbetsmiljöverkets svarstjänst en framgång Försöket med den nya svarstjänsten på Arbetsmiljöverket är en framgång både externt och internt. Frågorna som kommer utifrån kan besvaras snabbare och mer effektivt. Dessutom avlastas organisationen när experterna och inspektörerna inte behöver ägna tid åt att svara på allmänna frågor. Under försöksperioden har svarstjänsten med nio anställda, klarat av att svara på 1100 samtal per månad. Utslaget på en organisation med 550 personer varav cirka 350 inspektörer och experter så innebär det ett bra stöd. Personalen har också fått mycket positiv feedback från de som ringer till oss, säger Barbro Köhler Krantz, tillförordnad enhetschef på Arbetsmiljöverket. Att sitta i svarstjänsten handlar om att ha kompetens om kompetensen. De kan inte sitta inne med alla svar själva, men de ska veta var svaren finns att söka. Ger snabbare svar och avlastar experterna Svarstjänsten ska ta hand om alla frågor som skyddsombud, arbetsgivare och allmänhet ställer. Tidigare gick frågorna antingen till olika experter på huvudkontoret i Stockholm eller till inspektörerna som är fördelade på tio olika distrikt runt om i landet. Nu ska alla frågor som är av allmän karaktär slussas via svarstjänsten. De mer specifika frågorna som hänger ihop med ett tillsynsärende måste också i fortsättningen besvaras av den inspektör som är insatt i just det ärendet. Detsamma gäller för frågor om paragraf två-anmälningar, som handlar om olyckor och tillbud på arbetsplatser. En del av frågorna är enkla, medan andra till exempel kan handla om Arbetsmiljöverkets maskinföreskrifter och vara betydligt mer komplicerade att besvara. Det är inte meningen att svarstjänsten ska kunna svara på den typen av frågor. Då ska det istället finnas ett system som gör att frågan enkelt kan kopplas vidare till rätt expert. Att sitta i svarstjänsten handlar om att ha kompetens om kompetensen. De kan inte sitta inne med alla svar själva, men de ska veta var svaren finns att söka, säger Barbro Köhler Krantz. Att återföra kunskap till organisationen är en annan viktig uppgift för svarstjänsten. Om en expert hjälper till att besvara en viss fråga ska informationen sparas i en kunskapsbank så att personalen på svarstjänsten kan svara snabbare nästa gång de får samma fråga. Dessutom kan svarstjänsten bistå med viktig omvärldsbevakning. När de får många frågor inom ett visst område, som hot och våld i skolan, ska de berörda experterna bli informerade. De får då en viktig signal om vad som händer ute på arbetsplatserna. 10

11 Barbro Köhler Krantz, tillförordnad enhetschef på Arbetsmiljöverket. Bild: Bror Karlsson I andra fall handlar det om att tänka efter före. Om det kommer en ny föreskrift kan experterna redan från början lägga ut tänkbara frågor och svar på hemsidan. Personalen har fått mycket positiv feedback från de som ringer till oss. Försöket nu en del av verksamheten Efter försöksperioden som pågått sedan 1 september 2008, är svarstjänsten en permanent lösning sedan 1 september Nu ska verksamheten byggas upp och anställda rekryteras. För att tjänsten ska bli ännu mer effektiv och rättssäker ska också växeln ingå i den nya enheten. Några anställda som tar emot beställningar av olika föreskrifter och publikationer kommer också att finnas här. I full drift kommer upp till 15 personer att arbeta på den nya enheten. 11

12 Fem verktyg i regelförenklingsarbetet Regeringen har pekat ut fem centrala verktyg som myndigheten har till sin hjälp i regelförenklingsarbetet. Verktygen ska bidra till att minska de administrativa kostnaderna för företagen och skapa en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Det är naturligtvis viktigt att det finns kunskap på myndigheten om hur de olika verktygen fungerar. De fem verktygen är: 1. Underlag till regeringens handlingsplan för regelförenkling 2. Samråd med näringslivet 3. Kartläggning och uppföljning av företagens administrativa kostnader 4. Konsekvensutredningar 5. Regelrådet Verktygen verkar inte isolerat från varandra. Därför måste man inom myndigheten känna till hur helhetsbilden ser ut när det gäller regelförenklingsarbetet. Här illustreras först helhetsbilden och sedan följer fem avsnitt som beskriver de olika verktygen närmare. R E G E L F Ö R E N K L I N G 4. Konsekvensutredningar 3. Kartläggning och uppföljning av administrativa kostnader 2. Samråd med näringslivet 5. Regelråd 1. Underlag till regeringens handlingsplan för regelförenkling Konkreta regelförenklingsåtgärder Märkbar positiv förändring i företagens vardag Minskade administrativa kostnader för företag Regeringens handlingsplan för regelförenkling gör det möjligt att följa vilka olika konkreta regelförenklingsåtgärder som genomförs på departement och myndigheter. Myndighetens underlag till handlingsplanen (1) innehåller en sammanställning av de egna regelförenklings åtgärderna och visar inriktningen för myndighetens samlade regelförenklingsarbete. Samråd med näringslivet (2) och kartläggning av de administrativa kostnaderna (3) är två grundläggande källor för att identifiera konkreta regelförenklingsåtgärder som myndigheten bör arbeta med. De årliga uppföljningarna av företagens administrativa kostnader gör det möjligt att se hur myndighetens arbete bidrar till att nå regeringens mål att minska de administrativa kostnaderna med minst 25 procent. Konsekvensutredningar (4) ska belysa vilka kostnader och andra konsekvenser nya och ändrade regler får för företagen. Det är ett utredningsarbete som ska göras oavsett om förslaget tillkommit i regelförenklingssyfte eller inte. Genom att myndigheten ska ge Regelrådet (5) tillfälle att yttra sig ska det säkerställas att myndighetens regler utformas så att de uppnår sitt syfte på ett enkelt sätt och till låg administrativ kostnad. 12

13 Underlag till regeringens handlingsplan för regelförenkling verktyg 1... ger myndigheten riktlinjer för vad som ska göras och vad som förväntas av den i regelförenklingsarbetet. Departement och myndigheter genomför en mängd konkreta regelförenklingsåtgärder för att nå målet att minska företagens administrativa kostnader med minst 25 procent till hösten 2010 och för att åstadkomma en märkbar förändring i företagens vardag. För att skapa en överblick över vad som görs och följa upp hur arbetet faktiskt går, samlar regeringen åtgärderna i en gemensam handlingsplan, Regeringens handlingsplan för regelförenkling. Den ska uppdateras varje år och är på så sätt en rullande handlingsplan där det går att följa vilka åtgärder som planeras, pågår och har genomförts. Sammanställningen av åtgärderna kan också fungera som kunskapskälla och inspiration för myndigheter och departement i det fortsatta arbetet. Myndigheten är företagens kontaktpunkt Det är myndigheten som tar fram föreskrifter och allmänna råd som närmare konkretiserar hur lagar och förordningar ska efterlevas och myndigheten är ofta företagens kontaktpunkt med regelverken. Det är myndigheten som handlägger ärenden och fattar beslut, som utvecklar blanketter och system för att inhämta uppgifter från företag och som tar fram handledningar och ger service. Det är på myndighetsnivån som det finns kunskap om hur regelverken fungerar i praktiken och det är här direktkontakten med företag sker. Därför har myndigheten en mycket viktig roll i regelförenklingsarbetet och i arbetet med regeringens handlingsplan. Uppdrag att arbeta med regelförenkling Cirka 50 myndigheter har fått i uppdrag att ta fram underlag till regeringens handlingsplan för regelförenkling. Uppdraget att ta fram underlag till regeringens handlingsplan ger myndigheten riktlinjer för vad som ska göras och vad som förväntas av den i regelförenklingsarbetet. Uppdraget blir också ett uppföljningsinstrument för myndigheten genom den årliga uppdateringen av status för regelförenklingsåtgärderna. Åtgärder för att förenkla Det finns två grundläggande källor som bör användas när myndigheten väljer ut regelområden som ska förenklas och tar fram konkreta åtgärder. 1. På områden där det finns mätningar av de administrativa kostnaderna utgör mätresultaten en viktig utgångspunkt. Läs mer på sidan Regelområden som företag och näringslivsorganisationer pekat ut som områden i behov av förenkling bör särskilt gås igenom. Läs mer på sidan

14 I sitt underlag till handlingsplanen ska myndigheten redovisa nya förenklingsåtgärder, sammanställa pågående och planerade förenklingsåtgärder samt genomförda åtgärder. Regeringen har ett tydligt mål med regelförenklingsarbetet, både tidsmässigt och innehållsmässigt. Därför ska myndigheten bedöma och kvantifiera hur stor minskning av de administrativa kostnaderna som förenklingsåtgärden kan medföra. En möjlig tidplan ska fastställas. Utifrån det underlaget kan sedan prioriteringar mellan åtgärder göras. På områden där Tillväxtverket genomfört mätningar av administrativa kostnader efterfrågar regeringen en redovisning av effekterna i kronor och procentuell förändring. Här kan Tillväxtverkets databas Malin, som innehåller resultaten från de genomförda mätningarna, vara till hjälp. Myndigheten ska även redovisa vilka åtgärder för samråd med näringslivet och andra berörda som har vidtagits. Myndigheten ska redovisa vilka förslag som näringslivet har lämnat och som myndigheten tänker arbeta vidare med och vilka av dessa som redan genomförts. Myndigheten kan lyfta fram andra vägar Det finns även sådant som inte kan förenklas genom myndighetens egna åtgärder, men som skulle vara värdefullt för företagen. Det kan till exempel handla om förändringar i en lag eller en förordning eller att en annan myndighet förändrar i sina system. Underlaget till handlingsplanen blir här ett betydelsefullt instrument för regelförenkling eftersom myndigheten ska redovisa förslag till förändringar i lagar och förordningar som skulle kunna minska företagens administrativa kostnader och/eller leda till en märkbar förändring i företagens vardag. Myndigheten kan även lyfta fram förändringar på EU-nivå som de anser angelägna. Ta del av resultatet så här långt i regeringens skrivelse Regelförenklingsarbetet 2008/09:

15 Samråd med näringslivet verktyg 2 Det hjälper myndigheten att inrikta sitt regelförenklingsarbete på det som företagen upplever som mest betungande. Genom dialog med företag och näringsliv får myndigheten möjlighet att ta del av värdefulla erfarenheter, synpunkter och förslag. Det kan ske mer eller mindre formellt. Dialogen bör äga rum även tidigt i en process och inte endast som ett avslutande remissförfarande när ett förslag formulerats. Företag kan också på eget initiativ, utanför de mer formella samrådsformerna, komma med förslag till förenklings- och förbättringsåtgärder. Det är en viktig uppgift för myndigheten att löpande kunna ta hand om förslagen och se till att de undersöks närmare. Samråd med näringslivet är en central källa i myndighetens arbete med att ta fram underlag till regeringens handlingsplan för regelförenkling. Det hjälper myndigheten att inrikta sitt regelförenklingsarbete på det som företagen upplever som mest betungande. Det kan till exempel leda till att myndigheten får konkreta förenklingsförslag eller hjälp att prioritera mellan olika förenklingsåtgärder. Myndigheten kan naturligtvis använda sig av former för samråd som den har upparbetat sedan tidigare. Genom uppdraget att ta fram underlag till handlingsplanen ges myndigheten även möjlighet att utveckla samrådet ytterligare. För att samrådet ska bli framgångsrikt bör myndigheten tidigt tänka igenom vad man vill uppnå med samrådet, vilken som är den relevanta målgruppen och även hur återkoppling ska ske till dem som medverkat i samrådsprocessen, det vill säga hur deras synpunkter eller förslag har tagits tillvara. Olika samrådsformer Vilken samrådsform som är mest lämplig varierar från situation till situation. Det kan exempelvis handla om organiserade möten med flera deltagare som till exempel referensgruppsmöten, hearings, seminarier/workshops eller enskilda möten med berörda. Ibland kan ett skriftligt samråd vara det mest lämpliga, till exempel inbjudan att inkomma med synpunkter och förslag, enkäter med mera. Förslag som kommer fram vid samrådet kan gälla både små och stora förändringar. Det kan handla om sådant som myndigheten själv relativt enkelt kan förändra och sådant som kan ta längre tid eller som myndigheten måste lyfta till en högre nivå. 15

16 Kartläggning och uppföljning av administrativa kostnader verktyg 3 Resultaten från mätningarna och uppdateringarna ska betraktas som ett index snarare än exakta kostnader. En förutsättning för ett systematiskt arbete för att minska de administrativa kostnaderna är att det finns underlag som visar vad reglerna kostar företagen. Det är också nödvändigt för att det ska gå att följa upp målet att minska kostnaderna med minst 25 procent. Företag har även materiella kostnader för till exempel anläggningar och utrustning och finansiella kostnader som skatter och avgifter för att följa reglerna. Gränsdragningen till administrativa kostnader är ibland inte enkel. Ytterligare en dimension för att uppnå en förändring i företagens vardag är att identifiera vilka regler som företagen själva upplever som mest irriterande, oavsett om de är kostsamma eller inte. Irritationskostnaden är svår att kvantifiera. Standardkostnadsmodellen används Tillväxtverket har regeringens uppdrag att mäta och följa upp utvecklingen av den administrativa kostnaden för företag. Som verktyg används, i likhet med i många andra länder, den så kallade Standardkostnadsmodellen. Den utvecklades i Nederländerna, men används idag av merparten av EU:s medlemsstater samt även av EU-kommissionen och OECD. För att identifiera och mäta de administrativa kostnaderna utförs först en så kallad nollbasmätning. Därefter uppdateras mätningarna genom att nya och förändrade krav mäts vilket ger möjlighet att följa utvecklingen av de administrativa kostnaderna över tiden. I Sverige uppdateras mätningarna en gång per år. Resultaten från mätningarna och uppdateringarna ska betraktas som ett index snarare än exakta kostnader. KOSTNADER FÖR FÖRETAG FÖR ATT FÖLJA LAGAR OCH ANDRA REGLER Finansiella kostnader Materiella kostnader Administrativa kostnader Irritationskostnader Standardkostnadsmodellen är väl anpassad för ett systematiskt regelförenklingsarbete. Utgångspunkten för mätningen är regelverket, samtidigt som det är företagens egen process för att följa regeln i vardagen som är i fokus och som mäts genom djupintervjuer med företag. Modellen gör det möjligt att mäta förändring av enskilda krav på ett effektivt sätt, vilket både ger detaljkunskap och gör det möjligt följa utvecklingen. Genom intervjuerna får man även information om hur företagen arbetar för att uppfylla kraven. Företagen har även möjlighet att lämna regelförenklingsförslag. 16

17 Mer information om resultaten finns på matningar Administrativ kostnad Administrativa kostnader definieras enligt Standardkostnadsmodellen som företagens kostnader för att upprätta, lagra och överföra information till följd av krav i lagar, förordningar, myndigheters föreskrifter eller allmänna råd. Utgångspunkten vid mätningar enligt Standardkostnadsmodellen är de regler företag ska följa. När ett krav på att upprätta, lagra eller överföra information har identifierats djupintervjuas företag om hur de praktiskt gör för att efterleva regeln. Den tid som det tar för företaget att utföra kravet prissätts med en lönekostnad, alternativt den externa kostnad som företaget har när en konsult utför motsvarande arbete. Därefter räknas kostnaden per företag/ tillfälle upp med det antal gånger per år som kravet ska uppfyllas (frekvens) och antalet företag som omfattas (population). Målet med mätningarna är att följa förändringar i regler som påverkar företagens administrativa kostnader. Därför hålls vissa variabler, såsom lönekostnader och antal företag i olika branscher, konstanta. När regler ändras uppstår kostnader av engångskaraktär eftersom ny kunskap, nya rutiner och ofta investeringar krävs av företaget. Sådana kostnader tas inte med i mätningarna, eftersom Standardkostnadsmodellen har ambitionen att mäta det normala förfarandet på längre sikt. Att modellen mäter normala kostnader innebär även att kostnader för till exempel kompletteringar, överklaganden och tvister inte ingår i mätresultaten. Att verka för att minimera andra slags kostnader och antalet kompletteringar är däremot en viktig uppgift för myndigheten inom ramen för övrigt regelförenklingsarbete. Formeln för beräkning av administrativa kostnaden enligt Standardkostnadsmodellen: (tid x lönenivå) + extern kostnad x frekvens x population = administrativ kostnad Olika sätt att påverka de administrativa kostanderna När en regel som skapar administrativa kostnader upphävs försvinner naturligtvis kostnaderna. Det är dock sällan så att en regel helt kan tas bort. Istället förändras innehållet i regelverken. Tillämpningen av reglerna kan också förändras, till exempel genom utveckling av nya tjänster eller förändrad organisation hos myndigheten. Det är viktigt att tänka på hur företagens administrativa kostnader påverkas när nya regler införs, befintliga regler ändras eller tillämpningen av reglerna förändras. I det aktiva regelförenklingsarbete som nu pågår ska myndigheten utreda hur de administrativa kostnaderna kan minska. Genom Standardkostnadsmodellen och resultaten från de genomförda mätningarna kan minskningen för olika regelförenklingsförslag beräknas. Det finns fyra huvudsakliga variabler som påverkar den administrativa kostnaden. En förändring i någon av dessa variabler medför att företagens kostnader för att följa regeln förändras. 17

18 Ändra tiden för att upprätta, lagra eller överföra informationen som kravet medför Ändra yrkeskategori och därmed lönenivå för dem som utför kravet och/eller externa konsultkostnader Ändra antalet gånger per år som kravet ska uppfyllas frekvensen Ändra antalet företag som omfattas av kravet population Djupintervjuer görs med personer på företag som i sin vardag praktiskt hanterar kravet. Tid I Standardkostnadsmodellen är den centrala variabeln den interna arbetstid som det tar företag att uppfylla krav i lagar och andra regler. Djupintervjuer görs med personer på företag som i sin vardag praktiskt hanterar kravet. Genom intervjuerna kartläggs och tidsätts den process som kravet ger upphov till. Tiden påverkas naturligtvis av mängden uppgifter som företaget ska upprätta och av uppgifternas komplexitet. Tiden påverkas också av sådant som utformning av mallar och blanketter, handledningar, om det är mycket kopiering och bred distribution. Förenklingar som minskar tiden att uppfylla kravet medför en minskning av den administrativa kostnaden. Lön och externa kostnader Den kanske minst förändringsbara variabeln för den administrativa kostnaden är lönenivå. Olika yrkeskategorier på ett företag har olika lönenivå och ett förändrat eller förenklat förfarande kan innebära att en annan yrkeskategori kan utföra uppgiften. Skatteverkets elektroniska tjänster för skattedeklarationen är ett exempel där bland annat variabeln lön förändras. Där kan nu en underskrift av firmatecknare ersättas med en elektronisk signatur och ett ombudsförfarande. Förändringen gör det möjligt att låta en yrkeskategori med lägre lönenivå utföra hela kravet. Det har enligt uppdateringsmätningarna hittills minskat de administrativa kostnaderna för företagen med 30 miljoner kronor. Mycket av kostnadsminskningen beror på sparad tid, men även yrkeskategoriförändringen bidrar till minskningen. Regelförenklingsåtgärder kan också minska behovet av extern experthjälp och följaktligen de externa kostnader som företagen har. Handledningar och olika serviceinsatser från myndigheten är exempel på den typen av regelförenklingsarbete. Frekvens Hur ofta ska ett krav uppfyllas? Varje år, varje månad eller kanske varje dag? Vilken frekvens ett krav har påverkar naturligtvis kostnaden för kravet och att se över frekvenser är mycket verkningsfullt för att minska den administrativa kostnaden. 18

19 Databasen Malin Mer information om Malin finns på Här finns nyheter om databasen, manual som kan laddas ner, möjlighet att beställa lösenord och att boka utbildning i hur man använder databasen. Databas med mätresultat Tillväxtverket har samlat alla mätresultat i en databas som kallas Malin. I databasen går det att se kostnaden för olika regler. Här kan myndigheten även beräkna vad olika förväntade eller hypotetiska förändringar i variabler (till exempel tid eller frekvens) innebär för den administrativa kostnaden. Resultaten i Malin är en användbar utgångspunkt när regelförenklingsåtgärder ska kvantifieras enligt rapporteringskravet till regeringens handlingsplan för regelförenkling. Alla på myndigheten som har behov av att ta del av mätresultaten i sitt regelförenklingsarbete kan få tillgång till databasen. Vad visar mätningarna? Resultatet från nollbasmätningarna visade att företagens administrativa kostnader år 2006 uppgick till cirka 97 miljarder författningar har ingått i mätningarna informationskrav djupintervjuer med företag har genomförts i samband med mätningarna 2009 gjordes den andra uppdateringen av mätningarna för att följa hur de administrativa kostnaderna förändrades under 2008 mot regeringens mål. Uppdateringen visade att de administrativa kostnaderna minskade med 4 procent eller närmare 4 miljarder kronor sedan den första uppdateringen Från nollbasmätningen har de administrativa kostnaderna minskat med 2 procent eller cirka 2 miljarder kronor. Av de totala administrativa kostnaderna 2006 har 54,4 procent sitt ursprung i EG-relaterad lagstiftning. 19

20 Konsekvensutredningar verktyg 4 Myndigheten bör alltid fråga sig om det är nödvändigt att införa regler för att komma till rätta med problemet eller om det finns alternativa lösningar. En väl genomförd konsekvensutredning bidrar till att myndigheten får ett bättre beslutsunderlag inför beslut om regler och är därför ett betydelsefullt verktyg för att skapa enklare och mer ändamålsenliga regler för företagen. Den är alltså ett stöd i myndighetens eget arbete. Konsekvensutredningen görs integrerat i den löpande arbetsprocessen när myndigheten överväger att ta fram nya eller ändrade regler. Det är inte något som ska göras separat avslutningsvis, även om själva dokumentationen kan sammanställas sent i processen. Myndigheten har sedan länge varit skyldig att utreda konsekvenser vid regelförändringar, dels genom bestämmelser i verksförordningen, dels genom Simplexförordningen som särskilt skulle säkerställa att effekterna för små företag blev belysta. Skyldigheten enligt de bägge förordningarna ersattes den 1 januari 2008 av förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Där framgår att myndigheten normalt innan beslut om föreskrifter eller allmänna råd måste utreda kostnadsmässiga och andra konsekvenser av förslaget. Det ska ske så tidigt som möjligt och i den omfattning som behövs i det enskilda fallet. Myndigheten ska också ge de som berörs tillfälle att yttra sig i frågan och om konsekvensutredningen. Vissa omständigheter och frågeställningar ska alltid utredas under arbetet med en konsekvensutredning. Om de föreslagna reglerna kan få effekter av betydelse för företag, måste även några frågeställningar som är särskilt angelägna för företag utredas. Problem och alternativa lösningar Inledningsvis måste myndigheten identifiera och formulera vad det är för problem som behöver lösas. Det finns olika anledningar till varför en myndighet överväger att besluta om regler. Oavsett vad som ligger bakom, är det viktigt att myndigheten har en klar uppfattning om vilket som är det egentliga problemet och vad det är myndigheten vill uppnå. Myndigheten bör alltid fråga sig om det är nödvändigt att införa regler för att komma till rätta med problemet eller om det finns alternativa lösningar. Kan till exempel rådgivning, information eller frivilliga överenskommelser ersätta reglering? Om en regel är den lämpligaste lösningen, måste myndigheten ta reda på vilka effekter den får, bland annat för företagen. Här kommer myndighetens arbete med konsekvensutredningar in som ett betydelsefullt verktyg. Särskilt fokus på administrativa kostnader En del av konsekvensutredningen som har direkt koppling till regeringens procentuella regelförenklingsmål är vilken tidsåtgång de nya eller ändrade reglerna kan föra med sig för företagen och vad förslaget innebär för företagens administrativa kostnader. Det är inte minst viktigt när det gäller helt nya regler, eftersom regeringens mål är ett nettomål. Förändringar av befintliga regler som medför minskade administrativa kostnader för företagen får alltså inte konsumeras av nya regler som medför nya administrativa kostnader. En administrativ kostnad kan till exempel uppkomma om en föreskrift innebär att företag måste skicka in fler uppgifter till en myndighet än tidigare eller ställer krav på företag att upprätta och lagra vissa nya dokument. 20