Kommunikations- och marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2010

Transkript

1 Kommunikations- och marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2010 Dokumenttyp Plan Dokumentnamn Kommunikationsoch marknadsföringsplan Fastställd/upprättad Beslutsinstans Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning Giltighetstid Dokumentansvarig /processägare Förvaltningschef Version 1.0 Senast reviderad Dokumentinformation Beskriver hur förvaltningen tänker jobba med information och marknadsföring under 2010 Detta dokument gäller för Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning samt förvaltningens personal

2 Innehållsförteckning 1 Mål Målgrupper Förutsättningar Mediekontakter Pressmeddelanden Information Information inom förvaltningen Insidan Nyhetsbrev E-postmeddelande Intern information inom kommunen Insidan Pitekvarten Foajéfika Extern information Made in Piteå Inflyttartidningen Vardagsrummet Värt att veta Årsredovisning och delårsbokslut Marknadsföring Grafisk profil Loggor Trycksaker Broschyrer Informationsblad Affischer OH-bilder Visitkort E-postsignatur Annonser Mässor Webb Webbsidan... 9

3 7.2 E-myndighet EU-projekt Information på andra språk Engelska För flyktingar och invandrare Integration Arkivering Bilaga 1: Årlig marknadsföringsplan, Integration Bilaga 2: Årlig marknadsföringsplan, Arbetsmarknadsavdelningen Bilaga 3: Årlig marknadsföringsplan, Vuxenutbildningsavdelningen... 13

4 Kommunikation genom information och marknadsföring är en strategiskt viktig verksamhet. Den moderna tekniken innebär att ständigt sköljas över av information samtidigt som många upplever att de lider brist på information. Aktuell och relevant information är en viktig och ständigt aktuell fråga i dagens arbetsliv och den enskilde medarbetaren förutsätts ta eget ansvar och vara aktiv för att få och ge tillräcklig information. Denna Kommunikations- och marknadsföringsplan är till för att styra hanteringen av kommunikation, information och marknadsföring vid Förvaltningen för arbetsmarknad och vuxenutbildning. 1 Mål Det övergripande målet är att öka kunskapen om verksamheten samt väcka intresse och engagemang genom att skapa en gemensam bild av verksamheten inom förvaltningen kommunicera verksamhetens inriktning och omfattning inom kommunen sprida en enhetlig och tydlig bild av verksamheten till externa aktörer och allmänheten 2 Målgrupper Målgrupper för de olika insatserna är medarbetare vid förvaltningen deltagare och studerande inom verksamheten övriga politiker och medarbetare inom kommunen externa företrädare för näringsliv, samhälle och organisationer lokalt, regionalt och nationellt internationella myndigheter, partners och kontakter medborgare i Piteå kommun 3 Förutsättningar Utgångspunkt för förvaltningens arbete med kommunikation, information och marknadsföring är Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun, beslutad av kommunfullmäktige Det övergripande ansvaret ligger hos förvaltningschef som tillsammans med ledningsgruppen ansvarar för att förverkliga intentionerna i kommunens policy och samtidigt utveckla förvaltningens informationsarbete. Inom förvaltningen finns en webbredaktör på 20 % och en informatör på 20 %. Webbredaktören ingår i kommunens nätverk för webbredaktörer och har ansvar för att utforma förvaltningens webbsidor och förankra dem hos ledningsgruppen. Informatören ingår i ett nätverk för informatörer och har ansvar för att hålla sig informerad om gemensamma riktlinjer för kommunens information och återföra det till förvaltningens chefsgrupp. De har båda det operativa ansvaret för att förverkliga planen så att förvaltningens information och marknadsföring är enhetlig och tydlig. I planen ingår årliga marknadsföringsplaner för respektive område: Vuxenutbildning, Arbetsmarknad, Integration, som bilaga. 4

5 4 Mediekontakter Förvaltningen för arbetsmarknad och vuxenutbildning bedriver en öppen och tillgänglig verksamhet och följer naturligtvis offentlighetsprincipen. Det ska vara lätt att snabbt få korrekt information från oss. Det ingår i arbetet för anställda i kommunen att bistå bland andra journalister genom att svara på frågor, ta fram fakta eller förmedla kontakt till initierad person. Varje medarbetare har rätt att tala med media. Observera att det är förbjudet att efterforska journalisternas källor. Massmedia är en viktig kanal för oss att nå ut till allmänheten och vi ska därför arbeta för att upprätta en god kontakt och ett bra samarbete med både press, TV och radio. Vi ska arbeta för att öka massmedias intresse för förvaltningens arbete och våra olika verksamheter, eftersom vi genom dessa kan nå ut till våra medborgare på ett bra sätt. All information till media ska vara lätt att förstå så att den skapar tydlighet om vårt uppdrag och ger externa kontakter goda kunskaper om vår förvaltning. Vi ska alltid förmedla korrekt och relevant information och detta förutsätter följande: Vi har medarbetare som är väl informerade, vilket i sin tur gör dem till goda ambassadörer för våra verksamheter. Medarbetarna blir väl informerade genom personalmöten, Insidan och webben. Det ställs också krav på att vår personal själv aktivt söker information via våra olika kanaler Medarbetarna hänvisar frågor till den person som bäst kan svara på dem Vår information ska skapa realistiska förväntningar på våra tjänster Vår information på webben ska vara uppdaterad och korrekt All extern information går via Informationsansvarige och Webbredaktör på förvaltningen Extern information ska vara förankrad hos förvaltningschef och nämndens ordförande Vi uttrycker oss med ett klart och enkelt språk samt undviker onödiga facktermer och förkortningar Informationen ska ha en tydlig avsändare och enhetlig layout Vi följer den grafiska profil som fastställts Mediekontakter och intervjuer på medias initiativ kanaliseras till nämndens ordförande som, tillsammans med förvaltningschef, avgör vilket underlag han behöver från förvaltningen för att kunna besvara medias frågor. 4.1 Pressmeddelanden Pressmeddelande eller inbjudan ska skickas vid varje större aktivitet eller händelse som förvaltningen genomför. Pressmeddelandet ska följa kommunens fastställda mall och kommuniceras med förvaltningens informatör innan den skickas till berörda medier. Vilka medier som ska få pressmeddelandet beslutas i samråd med informatören. Nämndens ordförande samt förvaltningens ledningsgrupp ska alltid informeras om pressmeddelanden som skickas ut. Nämndens ordförande skall helst medverka när media besöker och gör reportage om verksamheten. 5

6 Inför varje nämnd ska ett pressmeddelande göras där någon särskilt viktig eller intressant fråga tas upp, exempelvis nämndens tema. Eventuellt pressmeddelande inför nämnd är en stående punkt på dagordningen för beredningen. Utformning av pressmeddelandet och urval av vilka medier som det ska skickas till görs av informatör och handläggare. Förvaltningens informatör/webbredaktör ansvarar för att pressmeddelandet skickas till medierna, med kopia till nämndens ordförande och förvaltningschef. Pressmeddelandet läggs även ut på Piteå Kommuns webbplats, Kommungemensamt (W:) och Insidan för förvaltningen. 5 Information 5.1 Information inom förvaltningen Insidan Intern information sker huvudsakligen via Insidan där förvaltningens egen sida är öppen för att lägga ut information för alla medarbetare. Ledningsgruppen har ett särskilt ansvar för att lägga ut aktuell information som är gemensam och berör de flesta inom förvaltningen. I samband med nämndsbeslut, ledningsgruppsmöten och annat bör regelmässigt allmän information skrivas in i nyhetsbrevet. Nämndsprotokoll läggs ut på webben efter att de har justerats. Manual för att lägga in meddelanden på Insidan finns Nyhetsbrev Förvaltningens ledningsgrupp och stab ger ut ett nyhetsbrev varje månad där aktualiteter, information om pågående verksamhet och utvecklingsarbete redovisas E-postmeddelande E-postmeddelande används för kommunikation mellan enskilda personer. E-post används inte för massutskick till hela eller delar av förvaltningen utan endast till riktade mottagare. E- postgrupper kommer inte att skapas centralt på förvaltningen. 5.2 Intern information inom kommunen Insidan Inom kommunen kan också Insidan användas för information om vad som händer inom förvaltningen. Insidan lämpar sig väl för information om evenemang och aktiviteter där vi är ansvariga och gärna vill se medverkan från andra delar av kommunen Pitekvarten Pitekvarten är kommunens personaltidning och den utkommer fyra gånger per år. Ambitionen är att det ska finnas med ett reportage från förvaltningens verksamhet i varje nummer. Ledningsgruppen föreslår vilket aktuellt område som är intressant att skriva om inför varje nummer. Förvaltningens informatör ansvarar för att en artikel skrivs och eventuella bilder tas Foajéfika En fredag i månaden anordnas Foajéfika i stadshusets foajé, där förvaltningar och nämnder får presentera något aktuellt under ett kort anförande på minuter. Förvaltningens informatör initierar datum och ledningsgruppen föreslår innehåll. 6

7 5.3 Extern information Made in Piteå Made in Piteå är en näringslivstidning som kommunens Tillväxt- och utvecklingsavdelning gör för näringslivets behov av information om vad som händer i kommunen. Förvaltningens ambition är att ha med en artikel eller notis i varje numer av tidningen för att skapa kontakter och dialog kring kompetensbehovet i kommunens företag Inflyttartidningen Inflyttartidningen är en tidning som delas ut till nyinflyttade i Piteå. Där kan vi informera om Repris återanvändningsmarknad, Studiecentrum och integrationsverksamheten Vardagsrummet Vardagsrummet är en mötesplats för kommunen och näringslivet, där frukostmöten hålls på fredagar, med information från kommunens olika verksamheter. Här bör förvaltningen boka ett frukostmöte per termin för att berätta om kompetensförsörjning, utbildningsinsatser, EUprojekt bland annat Värt att veta Värt att veta är en populärversion av årets budget som delas ut till alla hushåll i kommunen i början av året. Här ska förvaltningen informera om vad pengarna används till och var finansieringen kommer ifrån. En informativ text ska beskriva förvaltningens uppdrag och verksamhet. Under året kommer ytterligare ett antal Värt att veta ut, med annat innehåll Årsredovisning och delårsbokslut Årsredovisning och delårsbokslut görs för hela kommunen gemensamt och enligt en fastställd mall. Förvaltningens text ska vara informativ och saklig. 6 Marknadsföring Vid framtagning av marknadsföringsmaterial ska informatör/webbredaktör kontaktas. De avgör om produktionen ska göras internt på förvaltningen eller externt av annan utförare. Vid inköp av extern produktion ska förvaltningen anlita de byråer där kommunen har gällande avtal. Förteckning över dessa finns på Insidan under Inköp, i avtalskatalogen. Till grund ligger budget, arbetsplan och årliga marknadsföringsplaner. 6.1 Grafisk profil Förvaltningen ska följa kommunens grafiska profil enligt den fastställda grafiska manualen. Formmallar för affischer, annonser och infoblad, som harmoniserar med den grafiska profilen, utarbetas för förvaltningen Loggor På förvaltningen finns 3 olika loggor; En med förvaltningsnamnet, en för Studiecentrum och en för Repris. 7

8 6.2 Trycksaker När verksamheterna ska utarbeta tryckt informationsmaterial (även färgutskrifter) ska detta kommuniceras med informatör och förankras med respektive chef Broschyrer En samlingsbroschyr för förvaltningen ska tas fram. Alla våra verksamhetsbroschyrer ska följa framtagen mall Informationsblad Informationsblad för de olika verksamheterna ska utarbetas/revideras, i samråd med respektive chef Affischer Affischer tas fram till varje enskilt tillfälle, och utformas enligt de mallar som beslutats OH-bilder PowerPoint bilder med ett gemensamt basmaterial för förvaltningen ska tas fram. Var och en kan sedan komplettera med sina egna bilder inför varje presentation Visitkort Enligt exempel nedan. Typsnitt Gill Sans E-postsignatur Signatur utformas enligt centralt beslut. Sökväg: W:\BOKHYLLAN\Informationsmaterial\Grafisk profil\e-postsignatur 6.3 Annonser Vi ska vid skapande av information, annonser och dylikt alltid ha en ekonomisk aspekt på insatsen och helt enkelt få så mycket som möjligt för pengarna. Detta uppnår vi genom att all information går via informatör/webbredaktör samt att vi på förvaltningen har en genomtänkt plan vad gäller marknadsföring. Vi arbetar med kortare annonser, blänkare i dagstidningen, istället för upprepade stora annonser och följer upp det hela med ingående information på webben. Annonser om lediga tjänster görs i kommunens samlingsannons. 8

9 6.4 Mässor Deltagande i mässor beslutas årsvis och tas med i årsplanen. En projektorganisation upprättas för varje mässa, där framgår vilka som ingår i styrgruppen, vem som är projektledare och vilken budget som avsatts. 7 Webb 7.1 Webbsidan Webben kommer allt mer att bli den viktigaste kanalen för information om förvaltningens verksamhet och kontakter med verksamhetsföreträdare. Internt inom förvaltning ansvarar ledningsgruppen för informationens relevans och aktualitet. Det är webbredaktören som i samråd med ledningsgruppen, initierar revideringar av informationen och skapar rutiner för detta. Varje avdelningschef ansvarar, tillsammans med staben, för att nyheter och aktuella händelser publiceras på webben, i samråd med webbredaktör/informatör. På förvaltningens webbsidor ska länkar till samarbetspartners finnas. Information om möjligheterna att verka i utlandet finns på webben. Det finns flera olika möjligheter till studier, praktik, volontärtjänst och arbete internationellt. Webbredaktören har skapat kortadresser för webbsidor, som kan marknadsföras i olika sammanhang. 7.2 E-myndighet Kommunen har övergripande mål för e-tjänster och tillgänglighet genom information och tjänster på webben. Det är viktigt att förvaltningen utvecklar relevanta tjänster på webben som underlättar för kommunmedborgarna att komma i kontakt med förvaltningen och delta i de olika verksamheterna. För feriejobb gör idag såväl arbetsgivare som ferieungdomarna sina registreringar via webben. En ambition är att utveckla ytterligare e-tjänster och e- servicetjänster. 8 EU-projekt Förvaltningen har en EU-strategi. När förvaltningen bedriver EU-projekt görs särskilda marknadsföringsåtgärder. EU-projekt har nästan alltid krav på att det ska framgå att projekten är finansierade med EU-medel. Förvaltningen har ett särskilt ansvar för att synliggöra EUprojektens verksamhet genom att exempelvis använda EU-loggan i dokument och annonser samt som dekal utanför lokaler etc. Inför olika konferenser för informationsspridning och erfarenhetsutbyte ska pressmeddelanden skrivas. Vid presskontakter ska det framgå att EU finansierar projektet. EU-samordnaren ser till att förvaltningen presenteras i relevanta partnersöks-databaser. 9

10 9 Information på andra språk 9.1 Engelska Delar av webben ska vara på engelska för att våra internationella partners ska kunna finna aktuell och relevant information om vår verksamhet. Detta är viktigt då de flesta använder webben för att identifiera lämpliga partners för olika samverkansprojekt och partnerskap. Att läsa om presumtiva partners på webben är en viktig kontaktväg. I de transnationella projekten ska all rapportering ske på engelska och finnas tillgänglig via Internet. Trycksaker på engelska behövs för att kunna ta med sig på studieresor och lämna ut vid utlandsbesök. De som har internationella kontakter kan trycka upp korta serier av visitkort på engelska. PowerPoint presentationer på engelska behövs, ett gemensamt basmaterial för förvaltningen som var och en sedan kan komplettera med sina egna bilder inför varje presentation. En ordlista med fackuttryck, titlar och namn på avdelningar, enheter, myndigheter med mera bör utarbetas så att vi använder enhetliga benämningar i kontakterna med omvärlden. Kompetensutveckling i konversationsengelska och EU-engelska erbjuds all personal inom förvaltningen för att kunna möta besökare och deltagare samt aktivt delta i de olika EUprojekten. 9.2 För flyktingar och invandrare På webben ska enkel basinformation om förvaltningens verksamhet finnas för de aktuella och största språkgrupperna. Motsvarande information ska också finnas som trycksaker på de vanligaste språken. 10 Integration Förvaltningen har det övergripande ansvaret för integrationsfrågorna i kommunen. Med utgångspunkt i kommunens policy och riktlinjer för integrationsarbetet ska en årlig plan för arbetet med kommunikation kring integrationsfrågor upprättas. Där ska arbetet med att öka kunskaperna samt skapa informationskanaler och mötesplatser för attitydpåverkan kring flyktingar och invandrare tydliggöras. För att en verklig och stabil integration ska kunna åstadkommas är kunskap, utbildning och information viktiga inslag. 11 Arkivering Nämnden har som mål att öka verksamhetens synlighet i media och vill därför mäta antalet tidningsartiklar och tv/radioinslag. Informatör och webbredaktör har ansvaret för att samla in och årsvis arkivera alla trycksaker och informationsmaterial samt tidningsartiklar, radio- och TV-inslag. Mediebevakning görs centralt på Kommunledningskontoret, denna tjänst kan förvaltningen köpa vid behov. 10

11 Bilaga 1: Årlig marknadsföringsplan, Integration År: 2010 Avdelning: Integration Datum Aktivitet Mål/Målgrupp Budget Ansvar/Kontaktperson 8 mars Internationella kvinnodagen Kvinnor med utländsk bakgrund och svenska kvinnor. Samverkansprojekt Inför int. kvinnodagen Affisch och annons Allmänhet 6 juni Fira svenska Allmänhet nationaldagen Samverkansprojekt 24 oktober Mångfaldsdagen För alla kommuninnevånare. Skapa en mötesplats för alla med mångfald i fokus. Samverkansprojekt Inför Mångfaldsdagen Dec Under året SUMMA: Affisch och annons Något slags julfirande Föreläsningsserie Om världsreligionerna Allmänhet Sfi elever Uppföljning & Utvärdering Inga Johansson Ekonomisk uppföljning Rapport och utvärdering Informationsansvarig eller Inga Johansson? Inga Johansson utvärdering Inga Johansson Ekonomisk utvärdering och rapport utvärdering Informationsansvariga eller Inga Johansson? Sfi lärare eller Inga Johansson Kommunens personal och allmänhet Inga Johansson Ekonomisk och skriftlig rapportering kr 11

12 Bilaga 2: Årlig marknadsföringsplan, Arbetsmarknadsavdelningen År: 2010 Avdelning: Arbetsmarknadsavdelningen Datum Aktivitet Mål/Målgrupp Budget Ansvar/Kontaktperson maj Vårrensning Pitebor Ruben Mattsson juni Världsmiljödagen Pitebor Ruben Mattsson sept Höstrensning Pitebor Ruben Mattsson sept Patronsöndag Pitebor Ruben Mattsson feb Annons x 2 Arbetsgivare ferie Catharina Ljungkrantz mars Annons x 2 Ungdomar / föräldrar ferie Catharina Ljungkrantz 4g/år gula spalten pt Pitebor Ruben Mattsson SUMMA: kr Uppföljning & Utvärdering 12

13 Bilaga 3: Årlig marknadsföringsplan, Vuxenutbildningsavdelningen År: 2010 Avdelning: Vuxenutbildningen Datum Aktivitet Mål/Målgrupp Budget Ansvar/Kontaktperson löpande Blänkare Högskolestuderande pitebor 10 st SC Enkät Uppföljning & Utvärdering löpande Blänkare Vuxenstuderande pitebor 10 st SC Ant. besök webb Annons Högskolestuderande pitebor 1 st (80x110) SC Ant. besök webb Vt 2010 Annons APL 2 st Jan Forsberg Antal sökande Jan feb Annons Yrkesvux 4 st Per-Åke Pettersson Antal sökande Aug Annons Yrkesvux 2 st Per-Åke Pettersson Antal sökande SUMMA: kr 13