HANDLINGSPLAN FÖR LEDNING OCH INFORMATION VID EXTRAORDINÄR HÄNDELSE

Transkript

1 HANDLINGSPLAN FÖR LEDNING OCH INFORMATION VID EXTRAORDINÄR HÄNDELSE

2 2 Dokumentbeskrivningar Policy En policy ska ange viljeinriktningen för ett specifikt område. Den ska vara vägledande för beslut och styrning. En policy som är av principiell beskaffenhet eller av större vikt ska beslutas av kommunfullmäktige och i övrigt av kommunstyrelsen. En policy gäller tills vidare och bör därför revideras vart fjärde år. Program och planer Ett program anger långsiktiga avsikter i en fråga av större vikt. Ett program är mer beskrivande än en policy och mer övergripande än en plan. Om program ska gälla för hela kommunen ska den antas av kommunfullmäktige. En plan eller handlingsplan innehåller åtgärder som ska vidtas inom ett särskilt område och syftar till att förverkliga exempelvis mål, policy, lagar mm. En handlingsplan är mer konkret och specifik än en plan och innehåller exempelvis ansvar. Föreskrifter Regeringen har i förordningar gett kommunerna rätt att utfärda lokala föreskrifter med mer detaljerade bestämmelser än i förordning. Riktlinjer och rutinbeskrivningar En riktlinje innehåller anvisningar om hur en fråga ska hanteras. Den är vägledande i hur tjänstemän bör agera. Reglemente Kommunfullmäktige beslutar hur kommunen ska organiseras och vilka nämnder som skall finnas och hur de skall vara sammansatta. Det är obligatoriskt för kommunfullmäktige att utfärda reglementen för nämnderna. Reglementen är ett regelverk om nämndernas arbetsformer och har till uppgift dels att klargöra befogenhetsfördelningen mellan de olika nämnderna. Kommunfullmäktige beslutar också om sitt eget reglemente s.k. arbetsordning samt revisionens. Bolagsordning och ägardirektiv För de kommunala bolagen motsvaras reglementena av bolagsordning och ägardirektiv. Dessa kommunala aktiebolag ska följa såväl aktiebolagslagen som delar av kommunallagen. Stadgar Ett äldre begrepp för riktlinjer är stadgar, vilka antas av fullmäktige. Stadgar används mest i formen av regler för hur en förening eller stiftelse ska arbeta. Taxor och avgifter Kommunen har så kallad avgiftsmakt det vill säga befogenhet att ta ut avgifter av enskilda som ersättning antigen för kommunala prestationer eller för rätten att nyttja allmänna platser och inrättningar. Avgift som är privaträttsliga och är grundade på frivilliga avtal kallas avgifter. Avgifter som är offentligrättsliga det vill säga påtvingad prestation med stöd av bestämmelser i en allmän författning kallas taxor. Taxor och avgifter beslutas av fullmäktige. Arvoden och andra kommunala stöd Fullmäktige får besluta att förtroendevalda i skälig omfattning får ersättning för sitt uppdrag och därtill uppkomna omkostnader. Kommunen har möjlighet att ge olika stöd exempelvis till föreningar. Handlingsplan för ledning och information vid extraordinär händelse Daterad Fastställd Kommunfullmäktige Produktion Kommunledningskontoret Dnr 2012/ Dokument Winess, KS Foto Bygdearkivet Redigerad

3 3 Innehållsförteckning Kommunens krisberedskap... 5 Bakgrund... 5 Mål... 5 Ansvarsprincipen... 6 Ledning... 7 Kommunens krishanteringsorganisation (översikt)... 7 Kommunens politiska ledning vid en kris... 7 Den centrala funktionen för beredning och verkställighet vid en kris... 7 Befogenheter, delegationsbestämmelser... 8 Samverkan, kommunens geografiska områdesansvar, krishanteringsråd... 8 Bistånd från annan kommun... 8 Särskilda rutiner (larmning, avlösning, genomgångar, dokumentation och rapportering)... 8 Kommunikationsbehov Sambandstablå Förberedda lokaler Särskild utrusning för kommunikation, lägesuppföljning, dokumentation etc Tekniskt stöd och annan service åt krishanteringsorgansisationen Kommunens växel Telekatalog Utbildning och övning av krishanteringsorganisationen Avveckling, utvärdering efter krisen Information Inriktning av kommunens informationsverksamhet vid en extraordinär händelse Organisation och rollfördelning mellan den centrala kommunledningen, förvaltningar och bolag Informationsenhetens organisation vid extraordinär händelse Upplysningscentral Webbplats Mediekontakter, presscenter Övriga kanaler för extern information Intern information, rapporteringsrutiner Samverkan med andra myndigheter Omvärldsbevakning, analys Utbildning och övning av kommunens informationsorganisation Sammanfattning av medverkade parters uppgifter och resurser Elektricitet och värmeleveranser Kartteknik Bilagor Bilaga Reglemente för krisledningsnämnden Reglemente för krisledningsnämnden Bilaga Larmlista för kommunens ledning Bilaga

4 Sambandskatalog Bilaga Checklista Bilaga Vilka som bör ha besked om att ledningsorganisationen har trätt i kraft Bilaga Ledningsgenomgång Bilaga Larmlista, externa aktörer Bilaga Upplysningscentral, presscenter, analys- och dokumentationsgrupp Bilaga Ledning och samverkan vid kris i Dalarna Gemensamt styrdokument Checklista krisledning Bakgrund Krisbegreppet Samverkansledning och beslutsmandat Samverkansledning i praktiken Organisationer som omfattas Sammankallande och samverkansplats Informationsutbyte mellan jourpersonal Krisinformationsutbyte i WIS Kriswebb RAKEL Finansiering och övningar Bilaga Om information vid extraordinär händelse Bilaga Lathund stabsarbete Bilaga Stabsmetodik Bilaga Arbetsplan/Stabsarbetsplan Bilaga Verksamhetsöversikt Bilaga Ledningsstruktur/Organisation Bilaga Rutiner för in- och utgående ärenden Bilaga Samverkansbehov Bilaga Informationsbehov

5 5 Kommunens krisberedskap Bakgrund Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap har kommunerna ett ansvar för att utarbeta en risk- och sårbarhetsanalys. Den ska i sin tur utmynna i en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser. Lagen förskriver dessutom att en krisledningsnämnd ska finnas för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser i fredstid. Mål Denna plan ska säkerställa resurser för ledningen av den kommunala verksamheten både under extraordinär händelse och vid andra påfrestningar på samhället. Den kan också vid ett annat säkerhetspolitiskt läge kompletteras och anpassas så att den kan vara kommunens plan vid höjd beredskap.

6 6 Enligt den senast genomförda risk- och sårbarhetsanalys som gjorts för Mora kommun har identifierats följande riskområden: 1. Elförsörjning 2. IT-system och telekommunikation 3. Dricksvattenförsörjning och avloppshantering 4. Översvämning 5. Dammbrott 6. Ras och skred 7. Allvarlig smitta 8. Extremt väder 9. Transport av farligt gods 10. Olyckor Mycket hög sannolikhet Hög sannolikhet Medelhög sannolikhet Låg sannolikhet S A N N O L I K H E T ,7 6 8,9 1,3 5 Mycket hög risk Hög risk Medelhög risk Låg risk Mycket låg risk Mycket låg sannolikhet 1 1 Mycket begränsade 2 Begränsade 3 Allvarliga 4 Mycket allvarliga 5 Katastrofala Konsekvenser Övergripande värdering av identifierade riskområden i Mora kommun Utifrån matrisen kan man konstatera att det är elförsörjning samt dricksvattenförsörjning som har högst risk- och sårbarhetsvärde. Dammbrott är den risk- och sårbarhet som kommer näst högst. Dalälvsprojektet pågår för närvarande där olika effekter av dammbrott beskrivs. Utifrån detta projekt kommer Mora kommun ta fram en beredskapsplan för dammbrott. Riskmatrisen är en tydlig indikator på vilket typ av scenario som bör övas i Mora kommun. Ansvarsprincipen En grundläggande princip är att var som har en uppgift i normalt läge inom den kommunala förvaltningen skall lösa motsvarande uppgift vid extraordinär händelse.

7 7 Ledning Kommunens krishanteringsorganisation (översikt) Krisledningsnämnden utgör kommunens högsta ledning i samband med extraordinära händelser då ordinarie/normala resurser är otillräckliga för att samhällets basfunktioner ska fungera på lägsta acceptabla nivå. Kommunstyrelsen är tillika krisledningsnämnd. Kommunstyrelsen äger rätt att delegera till finansutskottet att utöva den operativa ledningen (krisledningsnämnd). Krisledningsnämnd Består av kommunstyrelsens 11 ledamöter som har rätt att delegera den operativa ledningen till finansutskottet. Beredningsgrupp Kommundirektör, räddningschef, VD Nodava AB, redaktör, kommunsekreterare, säkerhetssamordnare. Kommunens politiska ledning vid en kris Krisledningsnämndens reglemente: Se bilaga 1. Beslutsgrupp, ordinarie ledamöter (tillika krisledningsnämnd efter delegation från kommunstyrelsen): Se bilaga 2. Beslutsgrupp, ersättare: Se bilaga 2 Den centrala funktionen för beredning och verkställighet vid en kris Beredningsgrupp Kommundirektör (stabschef) Räddningschef (stf stabschef) VD Nodava AB Teknisk chef Redaktör

8 8 Kommunsekreterare Säkerhetssamordnare För namn och telefonnummer, se bilaga 2. Till beredningsgruppen kan även andra personer knytas beroende på händelsens art. Exempelvis företrädare för Morastrand AB, Fortum AB och E.ON AB. Befogenheter, delegationsbestämmelser Enligt krisledningsnämndens reglemente och kommunens delegationsordning. Samverkan, kommunens geografiska områdesansvar, krishanteringsråd För att det geografiska områdesansvaret som kommunen har ska fungera, kommer krishanteringsrådet att träffas årligen. I krishanteringsrådet ingår för närvarande kommunens säkerhetsgrupp samt landstinget, polisen, Fortum och ev. frivilligorganisationer. Bistånd från annan kommun Vid extraordinär händelse kan bistånd komma att begäras från andra kommuner. Mora kommun kommer också att bistå kommuner som så önskar. Särskilda rutiner (larmning, avlösning, genomgångar, dokumentation och rapportering) Larmning För att ledningsarbetet i kommunen skall fungera bra vid extraordinär händelse måste ledningsarbetet starta snabbt och på ett strukturerat sätt. Det inledande skedet måste vara planerat och övat. Kommunen skall ha en larmansvarig som bestämmer när ledningsorganisationen skall träda i kraft. Larmansvarig: Krisledningsnämndens ordförande. Utlarmning av kommunens ledning sker via kommunens växel (07:45 16:30) eller via SOS Alarm, telefon Att tänka på vid uppstartsarbete: Larmlistor (se bilagor) Åtgärdslistor beslut om att kommunens ledning för extraordinär händelse trätt i kraft kontroll av att larmningen skett på beslutat sätt avspärrning av ledningsplats iordningställande av ledningsplats

9 9 kontroll av reservkraft inpasseringskontroll kontroll av samband internt/externt vilka som bör ha besked om att ledningssituationen trätt i funktion (telefonväxel, reception, berörda kommunala förvaltningar, länsstyrelsen och övriga samverkande myndigheter t ex polis, räddningstjänst samt media) mallar för ledningsgenomgång förberedelser för skiftgång rutiner för fortlöpande insamling av erfarenheter, synpunkter och material för utvärdering I bilaga finns checklista för åtgärdslistorna. Avlösning (Ansvarig: Stabschef) Kommunens ledning måste ha en beredskap för att kunna verka under en längre tid i samband med en extraordinär händelse. Det är långt ifrån alltid som man redan från början kan göra en tillförlitlig bedömning av händelsens utveckling. För att klara uthålligheten skall vid behov minst två kompletta skiftlag finnas, som avlöser varandra enligt ett i förväg fastställt schema. Vid avlösning bör man tänka på att göra den i skift om arbetsstyrkan på platsen är stor, detta för att undvika att det blir kaos inne på platsen. Genom att t ex byta ut dom olika befattningarna med 30 minuters mellanrum så undviker man detta. Vid avlösning tjänstgör avgående personal och tillträdande personal samtidigt under en tid för att möjliggöra överlämning. Att tänka på för avlämnande personal kartor, tabeller, dagböcker etc. skall vara uppdaterade Man skall ha en genomgång när ett avgående arbetslag skall lämna över till ett tillträdande. En sådan ledningsgenomgång skall ta upp läget i stort, fattade beslut, förestående åtgärder och beslut samt förväntad utveckling. Lägesuppföljning Vid alla händelser som berör kommunens ledning krävs dokumentation. Dokumentationen är en del av ledningsarbetet och utgör basen i det underlag som krävs för att fatta beslut. Dokumentationen kan ske på många olika sätt alltifrån dataprogram (WIS) till overheadbilder, blädderblock, kartor och noteringar. Lägesuppföljning är den sammanfattade benämningen på dessa åtgärder. Lägesuppföljningens delar Dagbok (WIS) Lägeskarta Situationsskiss Verksamhetstablå Sambandstablå Organisationstablå Dagbok (Ansvarig: Kommunsekreterare) Dagboken skall vara en skriftlig dokumentation som fortlöpande tar upp t ex: viktiga händelser rapporter bedömning av läget kontakter med samverkande (se bilaga 15) beslut (se bilaga 12)

10 10 uppdrag (se bilaga 12) mottagen information (se bilaga 14) lämnad information (se bilaga 14) vidtagna åtgärder i övrigt Lägeskarta(Ansvarig: Säkerhetssamordnare tillsammans med GIS- samordnare) Lägeskarta förs vid behov, beroende på insatsens storlek, komplexitet och utsträckning i tiden. Markering av information kallas plottning. De uppgifter som skall plottas kan vara uppgifter om: skadeområde skadeplats skadans utbredning sektorer riskområde ledningsplats brytpunkt (er) fastställda körvägar uppsamlingsplatser avspärrningar insatta enheter vägavstängningar depåer annan aktuell information Eftersom lägeskartan också är en bra information även för samverkande, media och allmänheten är det viktigt att man använder symboler som är tydliga och förståeliga för alla berörda. Symbolerna skall vara försedda med text. Kartan skall uppdateras kontinuerligt med verksamheten och ska visa det aktuella läget. Visas på skärm i KS-rummet. Situationsskiss Lägeskartan kan ibland komma behöva kompletteras med en situationsskiss. Den ska ge en överskådlig bild av skadan, samt var och på vilket sätt insats sker. Situationskissen kan ibland kombineras med verksamhetstablån och kan vid mindre insatser även visa var resurserna finns och vilka uppgifter dom har fått. Visas på skärm i KS-rummet Verksamhetstablå (se bilaga 12) Verksamhetstablån ska fortlöpande redovisa var resurserna finns (under färd, på brytpunkt), var de är insatta samt vilka uppgifter (order) de har. Med resurser avses här fordon, personal och materiel. Vidare bör i verksamhetstablån en fortlöpande uppföljning ske av förbrukningen av gränssättande resurser. Sambandstablå (sambandskatalog bilaga 3) Vid samverkan mellan olika organisationer svarar som regel varje organisation för sitt eget samband enligt egna rutiner. När tvärkommunikation mellan olika samverkansparter är mycket stor, kan en sambandstablå vara nödvändig för att ha full kontroll över sambandsvägarna. Sambandstablån kan utformas som en tabell med uppgifter om sambandsresurser (telefon, radio, fax etc.) telefonnummer, anropssignaler, kanaltilldelning reservförfarande mm.

11 Organisationstablå Vid stora insatser, med flera ledningsnivåer, flera räddningstjänster så och med många övriga samverkansparter med olika ansvarsområden, kan förutom den operativa lägesuppföljningen som sker på kartor, skisser och verksamhetstablåer även en organisatorisk lägesuppföljning behövas. Den organisatoriska lägesuppföljningen syftar till att alla deltagande organisationer ska få en översikt över vilka som deltar, var de finns och hur man primärt får kontakt med dem. Uppföljning sker på en organisationstablå. Ansvaret för att organisationstablån upprättas och uppdateras ligger på den myndighet som har ansvaret för insatsen. Så fort en förändring i organisationen sker så ska den förnyas och distribueras. Det är därför till stor vikt att den förses med tidsnummer. Den bör föras på en blankett i A4-format för att kunna faxas till berörda. 11 Kommunikationsbehov Sambandstablå Förberedda lokaler Krisledningsnämnden (Beslutsgruppen) Plenisalen, gamla kommunhuset. Direkttelefon Beredningsgruppen KS-rummet, kommunhuset. Direkttelefon , Det är viktigt att skilja på beslutsgrupp och beredningsgrupp. Beredningsgruppen skall bereda uppkomna frågor och föredra dem för beslutsgruppen. Det är därför lämpligt att lokalmässigt skilja på besluts- och beredningsgrupp.

12 12 Upplysningscentral Lokalisering: Venjanrummet. Direkttelefon: Följande nummer används när upplysningscentralen är aktiverad: (samlingsnummer för direktnumren , , Till allmänheten utlämnas endast numret Presscenter Lokalisering: Lejonvillan. Direkttelefon: (hämtas i växeln) Vid större fredstida katastrof eller olycka: Moraparken, Parkvägen 1 Mora. Tfn , Reservplats: Hotell Kung Gösta Analys- och dokumentationsgrupp Lokalisering: Våmhusrummet, tfn

13 13 Särskild utrusning för kommunikation, lägesuppföljning, dokumentation etc. Högtalarbilar/högtalaranläggningar Nedan redovisas rörliga högtalaranläggningar, dvs. sådana anläggningar som kan monteras på tjänstebilar samt fasta högtalaranläggningar. Rörliga högtalaranläggningar Vasaloppsföreningen Sälen-Mora tfn st bilanläggning 2 st portabla, omformningsbara till 12 V Sollerö IF tfn st portabel anläggning IFK Mora friidrott tfn st bärbar megafon Mora kommun tfn st portabel anläggning, IP Skogen, jourtelefon st stationär anläggning exklusive högtalare, Prästholmens IP jourtelefon st stationär anläggning exklusive högtalare, Skidstadion Hemus, , jourtelefon Fasta högtalaranläggningar Mora köpcentrum 1 st stationär anläggning telefon (affären Kompis) Bygdegårdar i kommunen 1 st stationär anläggning, Östnors bygdegård 1 st stationär anläggning, Öna Bystuga 1 st stationär anläggning, Nusnäs bygdegård 1 st stationär anläggning, Färnäs bygdegård 1 st stationär anläggning, Selja-Långlets bygdegård Mora IK Fastighets AB, tfn: st stationär anläggning, F M Mattsson Arena Utöver de ovan nämnda anläggningarna finns det stationära och fasta anläggningar på de föreningsägda idrottsplatserna i kommunen.

14 14 Tekniskt stöd och annan service åt krishanteringsorgansisationen Under avdelningen Information framgår vilket tekniskt stöd som finns och vem som ansvarar för funktionen. Utrustning för radiokommunikation med räddningstjänsten, Nodava AB och Fortum AB finns i kommunkontorets lokaler I och med att samtliga kommunala förvaltningar skall ha sina arbetsplatser som uppehållsplatser är befintligt telenät det naturliga sambandsmedlet. Kommunens IT-system kommer också att behöva tas i anspråk och i båda fallen krävs fullgod driftsäkerhet. Kommunens växel Vid extraordinär händelse kan kommunens växel komma att vara öppen dygnet runt. Ett avlösningsschema skall upprättas för berörd personal. Telekatalog I bilaga presenteras telekatalogen med telefonnummer och gatuadresser för kommunala förvaltningar och samverkande enheter. Utbildning och övning av krishanteringsorganisationen Krishanteringsorganisationen ska utbildas/övas 1-2 gånger per år. Avveckling, utvärdering efter krisen Avveckling Kommunen bör återgå till normala verksamhetsformer så snart som den ordinarie organisationen har förutsättningar att leda verksamheten. Ledningsarbetet är avslutad först när hela verksamheten har avvecklats, följts upp och utvärderats. Beslutsgruppen måste alltid fatta ett formellt beslut om att kommunen från viss tidpunkt återgår till normal verksamhet. Avvecklingsarbetet kan planeras med hjälp av följande stödpunkter en i förväg utsedd ansvarig för avvecklingen = beslutsgruppen rutin för besked om att ledningsorganisationen är avvecklad till alla berörda som kommunens telefonväxel, reception, kommunala förvaltningar, länsstyrelsen och samverkande myndigheter samt media instruktion för fysisk avveckling av ledningsplatsen. Utvärdering Under pågående ledningsarbete bör man ha en rutin för att säkerställa att iakttagelser och förslag till förbättring tas till vara. Kommunens utvärdering av händelsen bör påbörjas så snart som

15 möjligt efter det att man har återgått till normal verksamhet. En eller flera personer bör utses att svara för utvärderingen. Vid utvärderingen bör bland annat 15 allt material i form av dokument, anteckningar, OH-bilder, blädderblock mm insamlas och katalogiseras all personal som deltagit i ledningsarbetet bör intervjuas samverkande myndigheters och organisationers synpunkter på det genomförda arbetet inhämtas så snart som möjligt en analys av det genomförda arbetet tas fram med stöd av förd dagbok och övriga insamlade uppgifter förslag på revideringar i organisation, planer mm tas fram analysen med slutsatser och förslag på förändringar och utvecklingsåtgärder föreläggas kommunstyrelsen samt delges samverkande och andra berörda.

16 16 Information Inriktning av kommunens informationsverksamhet vid en extraordinär händelse Allmänheten, massmedia och myndigheter ska förses med snabb och korrekt information vid extraordinär händelse. Organisation och rollfördelning mellan den centrala kommunledningen, förvaltningar och bolag Informationsenheten svarar för all informationsverksamhet, utom den som hör till räddningstjänstens område. Informationsenhetens organisation vid extraordinär händelse Chef Sven-Erik Nilsson Stf. Chef Owe Hållmarker Upplysningscentral Chef: Margareta Johansson P-O Grannas, Anitha Köpman, Lennart Åkerström, Maria Eriksson, Per Reimi, Anne Lundberg- Svensson, Ulla Karlsson, Lennart Sticko, Karin Johansson, Eva Larsson, Mats Jansson, Matthias Grahn Presscenter Chef: Owe Hållmarker Ylva Kindgren Kerstin Lingqvist Ulrika Kånåls Elisabeth Bäckström Informatörer mora.se Analys- och dokumentationsgrupp Chef: Tove Färje Niclas Larsson, Anne-Lis Guth, Gun Gråbergs Chef för informationsenheten Sven-Erik Nilsson, redaktör. G:a kommunhuset, Badstugatan 2, tfn , Leder och samordnar informationsenheten.

17 17 Biträdande chef för informationsenheten Owe Hållmarker, G:a kommunhuset, Badstugatan 2, tfn , Eftersom chefen sitter i beredningsgruppen och erfarenheter visar att det i praktiken är ett heltidsjobb, finns en biträdande chef med operativt ansvar. I detta ingår bland annat bemanningsscheman, uppdatering av webbplats, svara för att arbetsredskap och förplägnad finns. Upplysningscentral Chef: Margareta Johansson, tfn (arb.), (bostad), (mobil) Lokalisering: Venjanrummet, tfn Huvuduppgift: Att svara för information till allmänhet och medier enligt nedan. Den externa informationen omfattar alla som vistas i kommunen. Besvara telefonförfrågningar från allmänhet, drabbade och massmedier Hänvisa alla samtal från anhöriga om saknade, skadade och omkomna till sjukvård och polis Ta emot och helst skriftligen vidarebefordra upplysningar från allmänheten till ledning, analys- och dokumentationsgrupp och samverkande myndigheter Förmedla myndigheternas svar på frekventa frågor från allmänheten till Sveriges Radio för att avlasta upplysningscentralen På ledningsgruppens uppdrag upprätta och bemanna center för direktinformation, till exempel i anslutning till en olycksplats Efter beslut när så är påkallat svara för riktad information till grupper med särskilda behov Regelbundet informera personalen i telefonväxeln Föra loggbok med hjälp av WIS över upplysningscentralens arbete Regelbundet informera förvaltningar och bolag Om räddningstjänsten har bedrivit informationsarbete under ett hot- och akutskede kan dess informationsbefäl samgrupperas med upplysningscentralen om räddningsledaren finner detta lämpligt. Efter samråd med samverkande myndigheter samordnas myndighetsinformationen till upplysningscentralen. Samordningen kan ske genom att företrädare för i första hand polis, sjukvård och kyrka grupperas i upplysningscentralen. Utrustning: Vid bemanning av upplysningscentralen disponeras upp till fyra datorer som hämtas i datatutbildningssalen. Installeras av IT-enheten.

18 18 Webbplats Presscenter ansvarar för bemanning av webbplatsen. På webbplatsen mora.se finns en förberedd sida Krisberedskap som ska användas vid extraordinär händelse. Länkning dit sker från en huvudartikel på startsidan. Mediekontakter, presscenter Lokalisering: Lejonvillan. Direkttelefon: (hämtas i växeln) Vid större fredstida katastrof eller olycka: Moraparken, Parkvägen 1 Mora. Tfn , Reservplats: Hotell Kung Gösta Huvuduppgift: Att ge god service till media. Lämna information om och förbereda presskonferenser, pressvisningar mm, samt distribuera ledningsgruppens pressmeddelanden Boka in enskilda intervjuer med företrädare för kommunen och samverkande myndigheter Ställa i ordning arbetslokaler som underlättar det journalistiska arbetet Inkalla tolkar vid behov Föra loggbok över presscentralens arbete Vid behov biträda dem som ger direktinformation vid olycksplatsen. Kontinuerligt uppdatera Krissidan på mora.se Till presscentret kan vid behov även företrädare för samverkande myndigheter knytas för att underlätta samordningen av service till medierna. Övriga kanaler för extern information Medier Kommunen ska kunna nå allmänheten med följande medier: Sveriges Radio, tfn Fax Jourhavande sändnings- Ledare tfn Fax Sveriges Radio Dalarna Engelbrektsgatan 27-29, Box 123, FALUN tfn Fax

19 19 Sveriges Radio Dalarna Moraredaktionen tfn fax Sveriges Television AB, distriktscentral för Gävle-Dala, Myntgatan 45, Box FALUN. tfn fax Mora Tidning, Strandgatan 28, Box 135, MORA tfn fax Falu-Kuriren, Strandgatan 28, Box 135, MORA tfn fax Dala-Demokraten, Vasagatan 32, MORA tfn , fax Radio Siljan, Morkarlbyvägen 19, MORA tfn , fax TV 4 GävleDalarna, Box 350, FALUN tfn fax Reproduktionsmaterial Tryckning av informationsmaterial sker i kommunens tryckeriavdelning/vaktmästeri i kommunhuset. Intern information, rapporteringsrutiner Intern information ges via kommunens mejlsystem Outlook. Löpande information ges av informationsenheten. Samverkan med andra myndigheter Kommunens samverkan med andra myndigheter sker i huvudsak via WIS. Kommunen och dess informationsorganisation skall fungera som en samordnande myndighet på det lokala planet när det gäller all information.

20 20 Omvärldsbevakning, analys Analys- och dokumentationsgrupp Lokalisering: Våmhusrummet, tfn Huvuduppgift: Att följa informationsspridningen, analysera behovet av ytterligare informationsinsatser och bistå med informationsstrategiska bedömningar. Avlyssna/banda radio- och tevesändningar och även notera information som spridits på annat sätt Följa upp vilka frågor som ställs av anhöriga och allmänhet, vad som oroar samt om och hur myndighetsinformationen har uppfattats av berörda målgrupper Föra loggbok över analys- och dokumentationsgruppens arbete Regelbundet till upplysningscentralen rapportera myndighetsinformationen i radio och teve. Sammanställa och analysera insamlat material (inklusive loggböcker) och regelbundet redovisa informationsläget för ledningsgruppen Utarbeta förslag till informationsinsatser Bistå informationschefen Utrustning: Bärbar dator disponeras av chefen för analys- och dokumentationsgruppen. Tre videobandspelare, i vardagslag placerade i Våmhusrummet, Siljansrummet och skolchefens rum. En TV, ytterligare en hämtas i skolchefens rum. Radio med kassettbandspelare hämtas från ITavdelningen respektive Inger Damm. Utbildning och övning av kommunens informationsorganisation Informationsorganisationen utbildas/övas 1-2 gånger per år.

21 21 Sammanfattning av medverkade parters uppgifter och resurser Elektricitet och värmeleveranser I Mora kommun, där elleveranserna i huvudsak ombesörjs via Fortum AB:s ledningsnät, skall bolaget anses som ett samverkansorgan till kommunen vid extraordinär händelse. Fjärrvärmeverket ägs av E.ON AB som tillika är ett samverkansorgan till kommunen vid extraordinär händelse. Kartteknik Avdelningen Kartteknik som tillhör Stadsbyggnadsförvaltningen har bland annat väl utvecklade system för GIS. Karttekniks tjänster kan komma att behövas i beredningsgruppen för framtagande av kartmaterial. Nodava AB (Norra Dalarna Vatten & Avfall), är ett kommunalt bolag som bildades 1 juli, 2010 gemensamt av Mora, Orsa och Älvdalens kommuner. Nodava ansvarar för verksamheterna vatten och avlopp samt avfall och återvinning. Inom denna region bor ca invånare och här finns över företag som tillsammans med ett stort antal fritidshus och turister, såväl sommar som vinter, skall förses med dricksvatten samtidigt som deras avfallsprodukter skall hanteras på ett miljöriktigt sätt, såväl avloppsslam som fast avfall och återvinningsmaterial. Idag arbetar drygt 60 personer i Nodava med bl.a. vattenverk, reningsverk, återvinningscentraler och reparation och underhåll av ca 140 mil, vatten-, avlopps- och dagvattenledningar. Verksamheten, är taxefinansierad, dvs. inga skattemedel används.

22 22 Bilagor Bilaga 1 Reglemente för krisledningsnämnden 1 Krisledningsnämnden utgör kommunens högsta ledning i samband med extraordinära händelser, då ordinarie/normala resurser är otillräckliga för att samhällets basfunktioner ska fungera på lägsta acceptabla nivå. 2 Krisledningsnämnden får, i samband med en extraordinär händelse, inom ramen för detta reglemente, överta beslutanderätt i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till just den extraordinära händelsens omfattning och art. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som; - avviker från det normala, - innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, samt - kräver skyndsamma insatser av kommunen 3 Kommunstyrelsen är tillika krisledningsnämnd. Kommunstyrelsen äger rätt att delegera till finansutskottet att utöva den operativa ledningen vid extraordinära händelser. 4 Ordförande (eller vice ordförande när ordföranden har förhinder) bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion. Kallelse kan ske muntligt. 5 Ordförande (eller 1:e vice ordföranden när ordförande har förhinder) får besluta på nämndens vägnar i ärenden, som är så brådskande, att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska emellertid snarast anmälas till nämnden, d.v.s. så snart denna samlats. Det innebär att ordförande (eller 1:e vice ordförande när ordföranden har förhinder) i en akut situation har samma befogenheter som nämnden i sin helhet. Det är inte möjligt att underlåta att sammankalla nämnden och i stället låta ordförande eller vice ordförande fatta nödvändiga beslut. Deras befogenhet att fatta beslut gäller endast i sådana brådskande situationer, där nämnden inte hinner sammankallas och dess beslut avvaktas. Så snart nämnden hunnit sammanträda upphör denna speciella befogenhet för ordföranden (eller 1:e vice ordförande när ordföranden har förhinder). 6 Krisledningsnämnden kan besluta om bistånd till andra kommuner, landsting och till enskilda personer.

23 7 När förhållandena medger ska krisledningsnämnden besluta; - att de uppgifter som nämnden eventuellt har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd, samt - att nämndens funktion upphör Ett sådant beslut kan fattas även om den extraordinära händelsen fortfarande pågår. 8 Efter det att krisledningsnämnden varit inkallad ska skriftlig redovisning av händelseförlopp, kostnader och utvärdering lämnas till fullmäktige. 9 Krisledningsnämnden står under tillsyn av kommunens revision samt fullmäktige. 23 Reglemente för krisledningsnämnden Fastställd Kommunfullmäktige Reviderad Kommunfullmäktige Produktion Kommunledningskontoret Dnr 2012/ Dokument Winess, KS

24 24 Bilaga 2 Larmlista för kommunens ledning Kommunens politiska ledning vid en kris Beslutsgrupp Namn Tfn arb. Tfn hem Mobil Bengt-Åke Rehn (ordf.) Peter Helander (v. ordf.) Anna Hed Malin Höglund Gunillahelen Olsson Bernt Persson Åke Knutz Lennart Sohlberg David Örnberg Gunnel Söderberg Torbjörn Roos Den centrala funktionen för beredning och verkställighet vid en kris Beredningsgrupp Tf. kommundirektör Johanna Sammeli (stabschef) Brandchef Lars Rydstedt (stf stabschef) Tf. VD Nodava AB Lars Grudén Teknisk chef Mikael Jaråker Redaktör Sven-Erik Nilsson Kommunsekreterare Katarina Jönsson Säkerhetssamordn. Ola Abrahamsson Till beredningsgruppen kan även andra personer knytas beroende på händelsens art. Exempelvis företrädare för Morastrand AB, Fortum Distribution AB och SITA Sverige AB.

25 25 Bilaga 3 Sambandskatalog Riktnummer 0250 om inte annat anges Myndigheter mm Namn/adress Tel Försvarsmakten Major Ulf Titz Polis Polisen Mora Millåkersgatan Kommunens förvaltningar mm Växel Fredsgatan Kommunstyrelsen Badstugatan Kanslienheten Badstugatan Kanslichef Näringslivsenheten Badstugatan Tf Näringslivschef Utvecklingsenheten Badstugatan Kommunstrateg Ekonomienheten Fredsgatan Ekonomichef Personalenheten Fredsgatan Personalchef Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen Lillågatan 2, Orsa MoH-chef Tekniska förvaltningen Fredsgatan Teknisk chef Stadsbyggnadsförvaltningen Fredsgatan Förvaltningschef Socialförvaltningen Dalagatan Socialchef För- och Fredsgatan Skolchef grundskoleförvaltningen Kulturförvaltningen Köpmannagatan Kulturchef Räddningstjänsten Eldsläckarevägen Räddningschef Mora-Siljan flygplats Vinäs Morastrand AB Brudtallsvägen VD Nodava AB Parkgatan 4, Orsa (kundtjänst)

26 26 Övrigt Fortum Distribution AB Nätdriftcentralen, Box Karlstad E.ON Värme Sverige AB Dössjonsvägen SITA Sverige AB Dössjonsvägen Mora lasarett Noret Mora vårdcentral Mora lasarett Posten TeliaSonera AB Mora Församling Dalagatan Telefonnummer utanför området Länsstyrelsen Dalarna Åsgatan 38, Falun Vakthavande beslutsfattare Vägverket Röda vägen 1, Borlänge Landstinget Dalarna Vasagatan 27, Falun TIB (Tjänsteman i beredskap)

27 27 Bilaga 4 Checklista Beslut om att kommunens ledning för en särskild händelse har trätt i kraft Kontroll av att larmningen skett på beslutat sätt Avspärrning av ledningsplatsen Iordningställande av ledningsplatsen Kontroll av reservkraft Inpasseringskontroll Kontroll av samband internt/externt Vilka som bör ha besked om att ledningsfunktionen har trätt i kraft se separat lista i denna bilaga Mallar för ledningsgenomgång se separat lista i denna bilaga Förberedelser för skiftgång se ledningsplan punkt 10 uthållighet Rutiner för fortlöpande insamling av erfarenheter, synpunkter och material för utvärdering (se punkt 11, Avveckling)

28 28 Bilaga 5 Vilka som bör ha besked om att ledningsorganisationen har trätt i kraft Telefonväxel Reception Kommunens förvaltningar Länsstyrelsen Räddningstjänsten Polisen Media Posomgruppen Mora lasarett Morastrand AB Nodava AB MoraParken AB Fortum Distribution AB E.ON Bocka av varje som har blivit underrättad.

29 29 Bilaga 6 Ledningsgenomgång Exempel på föredragningslista: Närvarokontroll Syfte Presentation av läget i stort Väder Läget för drabbade personer Gällande inriktning för kommunens verksamhet, styrande beslut Redogörelse för kritiska verksamheter och funktioner Informationsläget Personalläget Underhåll, transporter, försörjning, samband Uppföljning av beslut Frågor Sammanfattning och inriktning för det fortsatta arbetet Tid och plats för nästa genomgång

30 30 Bilaga 7 Larmlista, externa aktörer Organisation Telefonnummer Polisen (alt 112 i nödsituation) Räddningstjänsten (alt 112 i nödsituation) Lasarettet Posomgruppen (Anders Krumlinde privat, ) Nodava AB Morastrand AB Röda korset Lottakåren (Siv Hedström) Vägverket Fortum Distribution AB SITA Sverige AB Mora skoterklubb Jonny Lassis FRG Irene Svartling

31 31 Bilaga 8 Upplysningscentral, presscenter, analys och dokumentationsgrupp Upplysningscentral Tel arb Tel bost Mobil Margareta Johansson P-O Grannas Lennart Åkerström Anitha Köpman Maria Eriksson Per Reimi Anne Lundberg-Svensson Lennart Sticko Karin Johansson Ulla Karlsson Eva Larsson Mats Jansson Matthias Grahn Presscenter Owe Hållmarker Ylva Kindgren Ulrika Kånåls Kerstin Lingqvist Elisabeth Bäckström Analys- och dokumentationsgrupp Tove Färje Niclas Larsson Anne-Lis Guth Gun Gråbergs

32 32 Bilaga 9 Ledning och samverkan vid kris i Dalarna Gemensamt styrdokument Versionshistorik Komplettering av checklista sidan 3 Ändring från VB till TiB, uppdatering av deltagare i Regionala krishanteringsrådet Ver Revidering Informationsutbyte mellan jourpersonal sidan 5 Revidering/förtydligande i stycket om kriswebb sidan 6 Revidering RAKEL sidan 6

33 33 INNEHÅLL 1 Checklista krisledning Bakgrund Krisbegreppet Samverkansledning och beslutsmandat Samverkansledning i praktiken Organisationer som omfattas Sammankallande och samverkansplats Informationsutbyte mellan jourpersonal Krisinformationsutbyte i WIS Kriswebb RAKEL Finansiering och övningar... 37

34 34 1 Checklista krisledning Checklista inom respektive egen organisation: 1. Kontroll om SOS Alarm har vetskap om händelsen samt ytterliggare information att tillföra. 2. Behov av information till egen jourpersonal, infopersonal och ledning. 3. Vilka egna övriga enheter eller förvaltningar som behöver larmas eller informeras. 4. Vilka angränsande aktörer i form av Länsstyrelsen, kommuner, landsting, grannlän (även Norge!) behöver larmas eller informeras. 5. Behov av larmning eller information till länets räddningschefer (ex. dammbrott, kärnkraftsolycka) och beredskapssamordnare. 6. Behov av dagbok i WIS och utdelning av dagbok till andra aktörer 7. Behov av inriktningsbeslut - beslut i stort (BIS) Med minuters mellanrum tar mötet paus Checklista när Regionala krishanteringsrådet sammankallats: för möjlighet till överläggningar med egen stab 1. Bakgrund och syfte med mötet 2. Beslut om pressmeddelande ska skickas ut avseende att rådet samlats 3. Lägesbeskrivning vid drabbad aktör redovisas på whiteboard eller PC med projektor a. händelsens omfattning b. insatta resurser och tillgängliga övriga resurser beskrivs på tidslinje c. behov på kort och lång sikt d. Worst Case scenario vilken är den värsta händelseutvecklingen som befaras e. samverkansbehov med annan aktör 4. Lägesbeskrivning vid respektive aktör i rådet enligt ovan 5. Säkerställ samverkan med drabbade kommuner 6. WIS upprättade dagböcker och gjorda anteckningar avseende händelsen 7. Gemensamt beslut angående behov av öppnande av kriswebb på samt gemensam information på denna sida. 8. Gemensamt beslut angående behov av gemensam information till media genom ett pressmeddelande från Regionala krishanteringsrådet. 9. Gemensamt beslut angående behov av presskonferens samt tidpunkt för start och stopp, budskap från myndigheterna och talare på denna. 10. Bedöm om händelsen kan medföra särskilda konsekvenser eller behov av insatser för någon grupp i samhället t ex på grund av kön, ålder funktionshinder, etnisk tillhörighet eller trosuppfattning. Initiera i så fall analys. 11. Behov av inriktningsbeslut - beslut i stort (BIS) eller definition av MÅLBILD. 2 Bakgrund Detta dokument syftar till att underlätta samverkan, ledning och information vid kriser i Dalarnas län. Dokumentet är framtaget i samråd med deltagande organisationer i Regionala krishanteringsrådet samt länets beredskapssamordnare.

35 När en svår händelse inträffar, sker den alltid inom en eller flera kommuners geografiska område och påverkar därför alltid på något sätt dess ledning. Enligt lag ska varje kommun och landsting ha en krisledningsnämnd. Nämnden ska kunna hantera kriser i kommunen och bedriva en effektiv samverkan med aktörer i och utanför kommunens geografiska område. Utöver detta har kommuner och landsting en rapporteringsskyldighet till Länsstyrelsen. Länsstyrelsen har enligt lag i uppdrag att verka för att en effektiv samordning sker av insatser och resurser samt att utveckla och förvalta Regionalt krishanteringsråd. 3 Krisbegreppet Den händelse som ska hanteras med hjälp av detta dokument benämns kris. Krisen definieras av respektive organisation med aktuella lagrum som stöd. 4 Samverkansledning och beslutsmandat Det Regionala krishanteringsrådet utgör en resurs för regional samverkan och samverkansledning. Kommuner och andra aktörer i länet kan genom Regionala krishanteringsrådet framföra behov av resurser, information eller annat stöd. Initiativet att sammankalla till samverkansmöten vid kris kan tas av samtliga deltagande organisationer. Behovet framförs till Länsstyrelsens TiB, Tjänsteman i Beredskap, via SOS Alarm AB i Falun som kontaktar övriga berörda. 5 Samverkansledning i praktiken Vid händelser som föranleder större räddningsinsats, kommunal krisledning, eller att Regionala krishanteringsrådet sammankallas kan den eller de drabbade aktörerna samverka på en plats eller genom en kommunikationsväg enligt nedan. Detta görs med myndigheter som kan vara av vikt för en effektiv krishantering. Inom respektive organisation samt vid Regionala krishanteringsrådets samverkansledningsmöten kan med fördel checklistor på sidan 3 tillämpas. Checklistorna är framtagna med skarpa händelser samt flertalet övade scenarier som underlag. 6 Organisationer som omfattas Kommuner och Krisledningsnämnder i Dalarna Landstinget Dalarna och Krisledningsnämnden vid Landstinget Dalarna Krisledningsorganisationen vid Länsstyrelsen Dalarna Dalarnas läns Regionala krishanteringsråd: - Banverket - Försvarsmakten SäkSam Stockholm, Livgardet genom Dalregementgruppen - Landstinget Dalarna - Länsstyrelsen Dalarna - Polismyndigheten Dalarna - Räddningstjänsternas sakkunnige - SOS Alarm AB i Falun - Sveriges Radio Dalarna - Vägverket - Civilförsvarsförbundet - Svenska kyrkan Utöver dessa kan även andra för händelsen aktuella aktörer delta. Exempel på dessa kan vara Vattenregleringsföretagen, tele- eller bredbandsoperatörer. 35

36 7 Sammankallande och samverkansplats Länsstyrelsen har geografiskt områdesansvar för Dalarnas län och sammankallande av Regionala krishanteringsrådet sker genom att en deltagande organisation eller någon kommun i länet har ett behov och tar initiativ till detta genom att meddela Länsstyrelsens TiB genom SOS Alarm i Falun. Alternativa sambandsvägar ska sökas om tele-, data- eller radionät inte fungerar. Länsstyrelsens ledningscentral är den ordinarie samverkansplatsen, alternativa platser är Landstingets ledningscentral eller vid SOS Alarm AB i Falun. Vid lokala kriser med regional påverkan bör besök på platsen övervägas av några representanter från deltagande samverkande organisationer i Regionala krishanteringsrådet. Alternativ samverkansväg, om exempelvis den egna organisationens verksamhet eller naturfenomen omöjliggör fysisk närvaro, är via: - Telenätet, gruppsamtal beställs via Länsstyrelsens växel alternativt via Citylink Telefonkonferens Första deltagaren knappar in valfri 4-siffrig kod som delges övriga deltagare. - Radioanrop, intill det att Rakel är utbyggt, sker via länsradionätet med anropsnummer enligt kanalplan Informationsutbyte mellan jourpersonal Rutinmässigt informationsutbyte ska ske mellan deltagande organisationer. För detta används systemet WIS, Webbaserat skyddat InformationsSystem. Länsstyrelsen kommer att göra en särskild insats för detta Respektive organisation lägger vid en händelse in information enligt avsnitt 9 nedan. 9 Krisinformationsutbyte i WIS Vid kris sker informationsutbytet och rapporteringen mellan aktörerna i länet regelbundet eller vid särskilda behov i systemet WIS. Två dagboksflikar skapas vid en händelse. Respektive aktör öppnar en dagboksflik för internt bruk, för egen dagbokföring av all information som är av löpande intresse internt. Ytterligare en dagboksflik skapas med samma händelsenamn men med tillägget Extern. Till denna dagbok ges samtliga samverkande organisationer läsrättigheter. Exempel: dagboksflikarna Snöstorm_Intern samt Snöstorm_Extern skapas. I Snöstorm_Extern publiceras information till andra aktörer i länet och i geografisk angränsning efter aktörens behov. I Snöstorm_Intern publiceras allt som är av intresse i den egna organisationen. WIS kan då användas för internrapportering och interninformation, som beslutsunderlag, begäran om resurser, störningsrapportering, dagboksförning för kommande diarieföring av händelsen med vidtagna åtgärder mm. 10 Kriswebb Kriswebb är, till skillnad från WIS, till för information till allmänheten. Öppnande av dalarna.se/kriswebb samt samordning av information med respektive webbplats görs via Länsstyrelsens informationschef, efter att behov framförts från någon aktör i länet. används som en del av samverkansledningen. Kriswebben redigeras och administreras av Länsstyrelsen. Länkar görs till relevanta webbplatser, till exempel Landstinget, berörd kommun, polis. Samtliga kommuner, Landstinget, Polisen med flera har möjlighet att, om så önskas, efter kontakt med Länsstyrelsens Informationschef eller krisledningsstab, själva uppdatera sidan med information och länka till egen kriswebb.

37 11 RAKEL RAKEL - RAdioKommunikation för Effektiv Ledning. Abonnemang, drift och behörighet som användare administreras av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. För Länets strategi för användande av RAKEL hänvisas till en särskild instruktion och sambandsplan som tas fram av Länsradiogruppen under Regeringen har beslutat om en utökad användarkrets i RAKEL vilket gör att respektive kommuns aktörer upptagna i Ledningsplan och Plan för extraordinära händelser mm kan ges användarrättigheter i RAKEL. 12 Finansiering och övningar Metoder utvecklas och övas löpande mellan deltagande organisationer. Strävan är att genomföra två övningar per år på regional nivå och att minst en av dessa är i samverkan med länets kommuner. 37 Den egna organisationens kostnader som inte täcks av centralt stöd, bärs av respektive deltagare.

38 38 Bilaga 10 Om information vid extraordinär händelse Att informationen till media ska vara korrekt är en självklarhet och därför finns det anledning att följa nedanstående goda råd: Om det finns skadade eller döda, hänvisa alla frågor om sådant till Mora lasarett. Om det kommer frågor om brottsmisstankar, hänvisa till Polisen. Vid presskonferenser är det viktigt att politiker omger sig med sakkunniga från de ansvarsområden som är inkopplade på händelsen. Säkerställ att de inblandade aktörerna vid podiet pratar ihop sig före presskonferensen. Sök samband med samverkande myndigheters informationsavdelningar. Samordning av information mellan kommunen och de kommunägda bolagen Grundprincipen är att informationen ska lämnas av den organisation som huvudsakligen berörs av den inträffade händelsen. Beträffande webben så kan sedan länkning ske dit från de som inte är direkt inblandade. En kort ingress på startsidan ska föregå länken. Med detta förfarande undviks dubbelarbete och informationen kommer direkt från källan.

39 39 Bilaga 11 Lathund stabsarbete