Granskning av överförmyndarnämndens kontroll av ställföreträdare

Transkript

1

2 Trelleborgs kommun Revisorerna Överförmyndarnämnden Kommunfullmäktige Granskning av överförmyndarnämndens kontroll av ställföreträdare har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborgs kommun genomfört en granskning av överförmyndarens kontroll av ställföreträdares lämplighet. Granskningen har syftat till att bedöma om överförmyndarens kontroll av de ställföreträdare som finns i kommunerna är ändamålsenlig för att säkerställa att ställföreträdare har den kompetens som krävs för uppdraget. Revisionen har vid sammanträde beslutat att anta föreliggande revisionsrapport såsom sin egen. Rapporten översändes för kännedom till kommunfullmäktige. Från överförmyndarnämnden önskar revisorerna svar på de bedömningar som görs i revisionsrapporten senast den 12 maj Trelleborgs kommuns revisorer.. Lena Näslund Ordförande

3 Revisionsrapport Gabriella Fredriksson April 2015 Granskning av Överförmyndarnämndens kontroll av ställföreträdare Trelleborgs kommun

4 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga och kontrollfrågor Metod och avgränsningar Granskningsresultat Lagstiftning Riktlinjer Iakttagelser och bedömning Kontrollmoment Iakttagelser och bedömning Utbildning Iakttagelser och bedömning Utförande av uppdrag Iakttagelser och bedömning Kapacitet Revisionell bedömning av 14

5 1. Sammanfattning Den 1 januari 2015 trädde skärpta regler i kraft avseende överförmyndarens kontroll av ställföreträdare samt utbildning till ställföreträdare. Med anledning av denna ändring har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun att genomföra en granskning kring överförmyndarens kontroll av ställföreträdares lämplighet. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är överförmyndarens kontroll av de ställföreträdare som finns i kommunerna ändamålsenlig för att säkerställa att ställföreträdare har den kompetens som krävs för uppdraget? Den revisionella bedömningen utifrån tolkning av lag och förarbeten är att överförmyndarens kontroller av de ställföreträdare som finns i kommunerna inte är helt ändamålsenliga. Bedömningen grundas på att kontroller i belastningsregister samt kronofogdens register inte görs vid varje tillfälle då någon föreslås som ställföreträdare för ett uppdrag. Vidare grundas bedömningen på att utbildning erbjuds vilket är överensstämmande med lag. Dock kan sägas att erbjudande om utbildning är verkningslöst om det inte finns några krav på att den genomförs av ställföreträdarna eller genomgår tester på kunskaperna de erhållit; något som finns i andra kommuner. Detta är förvisso inte ett lagenligt krav utan visar snarare på överförmyndarens ambitionsnivå när det gäller att säkerställa kompetensen hos ställföreträdare. Den revisionella bedömningen utifrån de för granskningen uppsatta kontrollmålen är att överförmyndarens kontroller inte är fullt ändamålsenliga. Bedömningen grundas på att tillsynen nästan enbart fokuserar på den ekonomiska redovisningen och att det inte finns någon tillsyn av hur den personliga omsorgen utförs utöver den redovisning som ställföreträdaren själv lämnar in. Vidare finns inga riktlinjer utarbetade för allmänna krav på ställföreträdare etc, dessa finns enbart hos handläggarna som personer vilket gör förvaltningen mer sårbar. Den sammantagna revisionella bedömningen är att överförmyndarnämndens kontroll av ställföreträdare som finns i kommunen inte är ändamålsenlig. Vi rekommenderar följande: - Att överförmyndaren inför kontroller av om ställföreträdare finns i belastningsregistret respektive kronofogdens register vid varje tillfälle en ställföreträdare föreslås för ett uppdrag. - Med anledning av de skärpta kraven på lämplighet och kompetens samt utbildning som tillkommit i föräldrabalken och utifrån en jämförelse av hur många andra kommuner tolkar dessa krav och vilka kontroller de gör, kan det finnas anledning att se över hur överförmyndaren ytterligare skulle kunna stärka sin tillsyn och kontroll av ställföreträdares kompetens. 2 av 14

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund I varje kommun ska det enligt kommunallagen finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. Överförmyndaren är en kommunal myndighet som ansvarar för tillsynen av ställföreträdare för underåriga eller hjälpbehövande vuxna. En ställföreträdare kan vara en förmyndare, en god man eller en förvaltare. Den person som har en ställföreträdare benämns huvudman. Den 1 januari i år skärptes lagstiftningen kring lämplighetsprövning och ansvar för utbildning av ställföreträdare samt överförmyndarnas uppgift att lämna underlag till tingsrätten. Trelleborgs kommun ansvarar sedan en tid även för tillsyn/handläggningen kring ställföreträdare i Skurups respektive Svedala kommun Revisionsfråga och kontrollfrågor Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är överförmyndarens kontroll av de ställföreträdare som finns i kommunerna ändamålsenlig för att säkerställa att ställföreträdare har den kompetens som krävs för uppdraget? Kontrollfrågor Finns det riktlinjer i kommunen avseende krav på ställföreträdares kompetens? Om det finns riktlinjer, är de tillräckliga för ändamålet? Tillgodoser kommunen ställföreträdarnas behov av utbildning? Vilka kontroller görs för att säkerställa att ställföreträdare har rätt kompetens? Hur många timmar lägger ställföreträdaren ner på sina uppdrag? Hur ofta träffar ställföreträdaren sin huvudman? Hur många uppdrag har varje ställföreträdare? Hur dokumenterar ställföreträdaren sina uppdrag? Görs fortlöpande kontroller av ställföreträdare ur belastningsregistret? Har överförmyndarnämnden fått ökat anslag för att ta sig an det nya uppdraget att bistå tingsrätten med underlag? 3 av 14

7 2.3. Metod och avgränsningar Granskningen avser tidsperioden från juni 2014 och framåt. De metoder som använts är intervjuer med företrädare för överförmyndarnämnden, såväl avgående som nya ordförande samt tjänstemän inom förvaltningen i Trelleborgs kommun. Vidare har intervjuer skett med ett urval av gode män och förvaltare i Trelleborg (12), Svedala (5) och Skurup (5). Granskning har även skett av styrdokument och andra handlingar. Slutligen har en genomgång av 15 andra kommuners kontroller av ställföreträdares lämplighet gjorts i jämförande syfte. Resultaten av detta presenteras kortfattat under vissa av avsnitten i kapitel 3. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 4 av 14

8 3. Granskningsresultat 3.1. Lagstiftning I varje kommun ska det enligt kommunallagen finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. Överförmyndaren är en kommunal myndighet som ansvarar för tillsynen av ställföreträdare för underåriga eller hjälpbehövande vuxna. En ställföreträdare kan vara en förmyndare, en god man eller en förvaltare. Den person som har en ställföreträdare benämns huvudman. Ställföreträdarna ska ta till vara sina huvudmäns intressen. I ställföreträdarnas uppdrag ingår att bevaka huvudmannens rätt, att förvalta huvudmannens egendom samt att sörja för hans eller hennes person. Överförmyndarens verksamhet regleras till största delen av föräldrabalken (FB). Gode mäns och förvaltares uppdrag Av 12 kap föräldrabalen framgår att gode män och förvaltare skall, i den mån det följer av deras förordnande, bevaka rätten för de personer som de företräder, förvalta deras tillgångar och sörja för deras person. Vidare framgår bland annat att förmyndare, gode män och förvaltare skall fortlöpande föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt. Överförmyndarens tillsynsplikt Överförmyndarna roll är att värna huvudmännens intressen genom att utöva tillsyn över ställföreträdarna. Det innebär att överförmyndarna ska övervaka att ställföreträdarna sköter sina uppgifter enligt gällande regler. Av 16 kap 1 i föräldrabalken framgår att överförmyndaren enligt bestämmelserna i detta kapitel utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Vid tillsynen skall överförmyndaren särskilt se till att den enskildes tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger skälig avkastning. Ställföreträdares lämplighet Trelleborgs Från och med 1 januari 2015 gäller enligt föräldrabalkens 11 kap 12 att Till god man eller förvaltare ska utses en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig person. Föreslår den enskilde en viss person som god man eller förvaltare, ska den personen förordnas, om han eller hon är lämplig och vill åta sig uppdraget. Detsamma gäller om en god man ska förordnas att bevaka en underårigs eller bortavarandes rätt i ett dödsbo och den avlidne har gett till känna vem den avlidne önskar till god man. 5 av 14

9 Innan någon förordnas till god man eller förvaltare ska hans eller hennes lämplighet kontrolleras i den utsträckning som behövs. Av propositionen framgår följande: Gode män och förvaltare gör en mycket värdefull insats för den enskilde som de företräder. I enstaka fall kan det dock inträffa att en ställföreträdare missköter sitt uppdrag, något som i möjligaste mån behöver undvikas. Regeringen anser därför att det finns anledning att betona vikten av att överförmyndaren gör en aktiv efterforskning av ställföreträdarens lämplighet. På så sätt säkerställs att den som utses är kompetent att klara av uppdraget. Vidare minimeras risken för att den enskilde utnyttjas av sin ställföreträdare. Genom att lämpliga personer utses kan ställföreträdaruppdragen också utföras mer effektivt, vilket gagnar den enskilde och underlättar överförmyndarens tillsyn. Mot den bakgrunden bör kravet på kontrollåtgärder skärpas. Hur omfattande denna efterforskning bör vara får avgöras från fall till fall. Överförmyndaren bör dock utnyttja sin möjlighet att kontrollera såväl belastningsregistret som Kronofogdemyndighetens register inför varje förordnande. Därmed undviks att personer som gjort sig skyldiga till brott eller misskött sin egen ekonomi utses till ställföreträdare. Ett självklart inslag i kontrollen är vidare att i förekommande fall beakta om personen utfört tidigare ställföreträdaruppdrag på ett tillfredsställande sätt. Finansinspektionen påpekar att det kan vara svårt att få fram relevanta uppgifter för personer med utländsk härkomst. Det är angeläget att även sådana personer kan utses till ställföreträdare. I sådana fall får överförmyndarna inhämta kompletterande referenser på annat sätt. Att den enskilde själv har föreslagit någon till ställföreträdare innebär inte att överförmyndarens kontroll bör vara mindre noggrann. Sammanfattningsvis anser regeringen att den nuvarande regleringen bör kompletteras så att kravet på aktiva kontrollåtgärder kommer till klart uttryck. Det bör därför framgå av föräldrabalken att innan någon förordnas till god man eller förvaltare ska hans eller hennes lämplighet kontrolleras i den utsträckning som behövs. Såväl överförmyndaren som domstolen har ett ansvar för att den föreslagna ställföreträdaren är lämplig för uppdraget. Normalt inskränks dock fullgörandet av domstolens ansvar i denna del till att granska de uppgifter som överförmyndaren hämtat in i ärendet. Utbildning Av 19 kap 18 framgår vidare att överförmyndaren ansvarar för att gode män och förvaltare erbjuds den utbildning som behövs. En ytterligare förändring är att överförmyndaren ska bistå tingsrätten med underlag vid förordnande av gode män och förvaltare. Förändringarna innebär enligt propositionen skärpta krav på kontroll av ställföreträdares lämplighet och överförmyndarens ansvar för utbildning. Svedala och Skurups kommuner har skrivit samarbetsavtal med Trelleborgs kommun avseende handläggning såsom tillsyn, granskning av årsräkningar, beslut 6 av 14

10 om arvode till ställföreträdare samt rådgivning till och utbildning av ställföreträdare. Ansvaret för respektive kommuns överförmyndarverksamhet kvarstår formellt på respektive kommuns överförmyndarnämnd. Handläggningen utförs av de tjänstemän vid kommunledningsförvaltningen i Trelleborgs kommun som utför motsvarande arbetsuppgifter för Trelleborgs överförmyndarnämnd Riktlinjer Detta avsnitt avser besvara frågorna: Finns det riktlinjer i kommunen avseende krav på ställföreträdares kompetens? Om det finns riktlinjer, är de tillräckliga för ändamålet? Av intervjuer har framkommit att det inte finns några riktlinjer i Trelleborgs kommun som avser krav på kompetens och lämplighet på ställföreträdare. De riktlinjer man använder sig av är de som finns angivna i Föräldrabalken. Vidare använder man sig av två handböcker som stöd/riktlinjer vid handläggning. Som jämförelse kan nämnas att man i en närliggande kommun använder sig av en intervjuguide vid intervjuer av potentiella ställföreträdare. Syftet med denna guide är att skapa en enhetlig bedömningsgrund kring lämpligheten. Som framgår under avsnitt 3.3 har flera andra kommuner vissa krav och kontroller som en form av riktlinjer för lämplighetsbedömningen av ställföreträdare. Vanliga krav är exempelvis kunskapsnivå om redovisning, god kännedom om svenska samhället och tillräckligt goda kunskaper i svenska för att enkelt kunna kommunicera med myndigheter för sin huvudmans räkning Iakttagelser och bedömning Iakttagelsen är att det inte finns formellt antagna riktlinjer men man använder såväl lagtext som handböcker vilket ger ett visst stöd. Det finns i lag inget krav på att kommunerna ska ta fram egna riktlinjer. Se vidare under avsnitt Kontrollmoment I detta avsnitt ska följande frågor besvaras: Vilka kontroller görs för att säkerställa att ställföreträdare har rätt kompetens? Görs fortlöpande kontroller av ställföreträdare ur belastningsregistret? Av intervjuerna har framkommit att det görs kontroller av ställföreträdarens lämplighet när ställföreträdaren föreslås för första gången. Av intervjuerna har framkommit att flera av de gode männen/förvaltarna har haft uppdrag i kommunen allt från 5 till 20 år. Av granskningen har framkommit att följande bedöms av förvaltningen som viktiga kunskaper för en ställföreträdare att ha. Den gode mannen bör ha goda kunskaper om hur samhället fungerar. Något som ofta kräver ganska stor livserfarenhet och 7 av 14

11 även arbetslivserfarenhet. För att kunna företräda sin huvudman inför myndigheter och banker m.m., bör den gode mannen tala och skriva på god svenska. Gode mannen måste kunna sköta en vardagsekonomi och även ha en sådan ekonomisk kompetens att gode man klarar av att sköta sin redovisning till överförmyndarnämnden. Uppdragets karaktär får sedan avgöra vilka mer speciella kunskaper som behövs. I normalfallet bör det räcka med att den gode mannen har det goda omdömet att ta hjälp av sakkunniga personer, om de egna kunskaperna inte räcker till. Kontrollerna är desamma för samtliga som föreslås som ställföreträdare, d v s det görs ingen åtskillnad vid kontrollerna oavsett om den tilltänkte gode mannen eller förvaltaren är anhörig eller ej. Företrädare från överförmyndarförvaltningen intervjuar den tilltänkta ställföreträdaren och sedan begärs utdrag ur belastningsregistret samt från kronofogden. Vid intervjuerna vill man utröna om ställföreträdaren är en lämplig person eller inte för uppdraget. Här finns inga särskilda kriterier utan man utgår från huvudmannens behov och går på magkänslan för att avgöra om den tilltänkta ställföreträdaren är passande. Om den gode mannen föreslås för ytterligare uppdrag görs inga nya intervjuer utifrån den nya huvudmannens behov. När en gode man väl blivit anlitad en gång görs inga ytterligare kontroller av ställföreträdaren i belastningsregistret. Enligt uppgift görs kontroller i Kronofogdens register fortlöpande när uppdraget är aktivt men det har i granskningen inte framkommit hur ofta detta sker. Av intervju med förvaltningsföreträdare framkom att kontroll endast får ske en gång per god man enligt polisens regler och det är anledningen till att inga återkommande kontroller görs av belastningsregistret. Vidare framgick av intervjuer med förvaltningen att utdrag ur belastningsregistret endast kan begäras när det görs en lämplighetsprövning av ställföreträdaren. Lämplighetsprövning görs när nämnden föreslår en ställföreträdare till tingsrätten eller vid ett byte av ställföreträdare. Om ställföreträdaren inte är ny som ställföreträdare i kommunen görs ingen intervju eller närmare kontroll om han eller hon föreslås för ett nytt uppdrag. Överförmyndarförvaltningen gör årligen kontroller av de årsredogörelser och årsredovisningar som ställföreträdarna lämnar in en gång per år och uppdrag. Av årsredogörelsen ska en översiktlig beskrivning ske av hur ställföreträdaren har genomfört sitt uppdrag, vilken omfattning det har varit etc. Årsredogörelsen och årsredovisningen ligger till grund för bedömning av vilken arvodesnivå och därmed arvode som ställföreträdaren ska få för sitt uppdrag. Inom överförmyndarnämndens verksamhet sker inga undersökningar av hur ställföreträdarnas huvudmän (eller dennes anhöriga, personal på boende eller liknande) uppfattar att ställföreträdarna sköter sina uppdrag. Det sker ingen kontroll av att det som ställföreträdarna i årsredovisningen har uppgett att de gjort faktiskt har hänt/gjorts. Som jämförelse ska här nämnas att det i flera andra kommuner ställs krav på att personer som ansöker om att bli ställföreträdare måste läsa en viss bok och genomgå ett webbaserat test. Vidare uttrycker flera kommuner att en ställföreträdare bör ha god kännedom om det svenska samhällets uppbyggnad och funktion samt goda kunskaper i svenska. I flera kommuner görs kontroller hos 8 av 14

12 kronofogden årligen eller vid varje nytt uppdrag som en ställföreträdare föreslås till. Utdrag ur belastningsregistret görs varje gång en ställföreträdare föreslås för ett nytt uppdrag (om inte ett utdrag gjorts de senaste 12 månaderna). Flera kommuner tar alltid in två referenser vid bedömning om lämplighet av en ställföreträdare. Vidare tar flera kommuner in intyg från socialförvaltningen att ställföreträdare inte själv erhåller ekonomiskt bistånd. I någon annan kommun tas vid fördjupad kontroll av ett ärende alltid kontakt med brukarens anhöriga, personal på boende etc för att få en inblick i hur ställföreträdaren sköter sitt uppdrag Iakttagelser och bedömning Av lag framgår att lämplighetsprövning ska göras när nämnden föreslår ställföreträdare till tingsrätten. Detta betyder att en lämplighetsprövning måste ske vid varje tillfälle. Därmed finns inte något hinder att begära in underlag från belastningsregister och kronofogden varje gång en god man/förvaltare föreslås, d v s det går att göras fler än en gång totalt per god man. Givet att vissa ställföreträdare har haft uppdrag i många år vore det rimligt att begära in nya utdrag när ställföreträdare föreslås för nya uppdrag eftersom saker kan ha skett under tiden som överförmyndarnämnden inte har kännedom om. En person som av någon anledning har en ställföreträdare är i en utsatt position. Det är därför oerhört viktigt att ställföreträdaren är lämplig. Det vore därför lämpligt att göra någon form av uppföljning kring hur brukarna upplever sina gode män, något som görs i andra kommuner. Formerna för en sådan undersökning är självklart inte givna utan måste utformas med omsorg för att vara relevanta för såväl syfte som brukare Utbildning Tillgodoser kommunen ställföreträdarnas behov av utbildning? Finns det önskemål om ytterligare utbildningar. I granskningen har framkommit att Överförmyndarförvaltningen årligen erbjuder en heldagsutbildning för ställföreträdare. Utbildningen handlar om vad som förväntas av en ställföreträdare och en del praktiska bitar kring juridik och redovisning. Vidare har utbildning vid något tillfälle erbjudits genom Röda Korset och Psykiatriska enheten vid Trelleborgs sjukhus. Ställföreträdarna har i intervjuerna fått ge sina åsikter om vad de anser som lämpliga kompetenser för att kunna utföra uppdragen. Det som har framkommit är att man bör ha god kännedom om ekonomi, samhällets struktur och funktioner, viss juridik. Vidare framhålls personliga egenskaper som god människokännedom, handlingskraftighet, social förmåga. Få av de som intervjuats har ansett att de har behov av mer utbildning utan är nöjda med den utbildning de har erhållit. De få som har angett något har satt fokus på bemötandefrågor och kunskap om människor med psykiatrisk problematik, viss specialjuridik och redovisning. 9 av 14

13 Som jämförelse kan nämnas att i vissa kommuner måste ställföreträdare ha genomgått en utbildning med ett efterföljande test innan denne kan föreslås för ett uppdrag. Vissa kommuner erbjuder olika typer av utbildningar beroende av om huvudmannen är vuxen eller barn eller ensamkommande flyktingbarn. Vidare erbjuds i vissa större kommuner fortbildning i olika ämnen Iakttagelser och bedömning Det är bra att kommunen årligen erbjuder en utbildning som av deltagarna anses hålla en hög kvalitet, men det finns inget krav på att ställföreträdare går utbildningen med viss regelbundenhet. Dock kan sägas att erbjudande om utbildning är verkningslöst om det inte finns några krav på att den genomförs av ställföreträdarna eller exempelvis genomgår tester på kunskaperna de erhållit; något som finns i andra kommuner 3.5. Utförande av uppdrag Enligt lag ska gode män och förvaltare, i den mån det följer av deras förordnande, bevaka rätten för de personer som de företräder, förvalta deras tillgångar och sörja för deras person. Ställföreträdaren ska bedömas vara lämplig och kompetent för sitt uppdrag. Överförmyndaren ska utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet. Syftet med följande kontrollfrågor är att övergripande bedöma hur överförmyndaren när ett uppdrag väl är påbörjat utövar tillsyn över ställföreträdarna i de delar som berör ställföreträdarens uppdrag att sörja för sin huvudmans person. Hur många timmar lägger ställföreträdaren ner på sina uppdrag? Hur ofta träffar ställföreträdaren sin huvudman? Hur många uppdrag har varje ställföreträdare? Hur dokumenterar ställföreträdaren sina uppdrag? Tid per uppdrag Av intervjuerna framgår att den tid som ställföreträdare lägger ner på sina uppdrag varierar beroende på huvudmannens behov. Vissa träffar sina huvudmän en eller flera gånger i veckan, vanligtvis fler gånger inledningsvis i ett uppdrag än senare. En tumregel som många hänvisar till är att de träffar sin huvudman ca 1 gång per månad och totalt lägger ner någonstans runt 5 timmar per månad. Någon har framfört att det idag läggs mer ansvar på gode mannen när det gäller praktiska saker såsom inköp av kläder och möbler då huvudmannen finns på ett äldreboende/gruppboende. Tidigare ombesörjdes sådant av boendets personal och den gode mannen tillsåg att det fanns pengar till inköpen. Idag skjuter boendets personal över ansvaret för inköp på den gode mannen. Sammanfattningsvis har ingen hänvisat till att det finns några riktlinjer från kommunen angående detta. I årsredovisningen gör ställföreträdaren själv en redovisning för hur mycket tid han/hon har lagt ner på sitt uppdrag och utifrån detta görs en prövning om arvodesnivå. 10 av 14

14 Dokumentation Granskningen av utbildningsmaterialet från den heldagsutbildning som erbjuds årligen visar att där finns ett bifogat material för manuell dokumentation av uppdraget, d v s det finns inget databaserat stöd som erbjuds/rekommenderas till ställföreträdarna. Ingen av de som intervjuats hänvisar till materialet för dokumentation som presenterats vid utbildningsdagarna. Flera av de som intervjuats använder en kalender för att dokumentera när de träffar sin huvudman. Vissa har ytterligare dokument där de för anteckningar om vad de gjorde vid besöken. När det gäller den ekonomiska redovisningen använder sig vissa av excellfiler, andra arbetar med manuella system och någon har köpt in ett datasystem för att hantera bokföringen. I granskningen har förvaltningens representanter betonat att lagstiftaren inte ställer exakta krav på hur ställföreträdaren sköter sina räkenskaper utom att de ska ske nogsamt. Vidare framgick att de inte kontrollerar hur ställföreträdarna dokumenterar sina uppdrag. De vill inte heller ha någon redogörelse för vad ställföreträdaren gjort när denne har träffat sin huvudman. Antal uppdrag Av de intervjuer som genomförts i de tre kommunerna kan konstateras att det fanns ställföreträdare som enbart hade en huvudman, ofta en anhörig, till de som hade 25 eller 39 uppdrag i en eller flera kommuner. De som hade ett stort antal huvudmän arbetar har ställföreträdarskapet som ett yrke och huvudsakliga inkomstkälla. Av granskningen framgår att Trelleborgs kommun inte efterfrågar om ställföreträdaren även tagit sig an uppdrag i andra kommuner när ställföreträdaren väl har fått sitt första uppdrag. För ett par år sedan gjordes en utredning av förvaltningen som presenterades för överförmyndarnämnden avseende eventuell begränsning av antalet uppdrag. Då konstaterades att det var svårt att begränsa antalet uppdrag eftersom det dels berodde på uppdragets komplexitet och den kapacitet och tid som ställföreträdaren hade att lägga ner på sina uppdrag. Slutsatsen blev att det inte fanns grund för att besluta om någon begränsning av antal uppdrag. Själva utredningsunderlaget har inte funnits att tillgå vid denna granskning Iakttagelser och bedömning Att den tid som läggs ner på varje uppdrag varierar är rimligt givet att huvudmännen har olika behov. När en god man eller förvaltare föreslås för första gången tillfrågas han/hon om eventuella andra uppdrag i andra kommuner. Därefter sker ingen sådan kontroll. Det finns ingen nominell begränsning i antalet uppdrag per ställföreträdare men grunden är ändock att de inte ska vara så många och omfattande att det är möjligt att hantera uppdragen på ett sätt som är bra för varje huvudman. Sammantaget ger bristen på kontroller känslan av att överförmyndaren inte har kunskap om hur mycket engagemang eller tid eller kapacitet som ställföreträdaren har att utföra sitt uppdrag på ett godtagbart sätt och om ställföreträdaren därmed är lämplig, d v s en ställföreträdare kan vara olämplig 11 av 14

15 för att hon/han inte har tid och möjlighet att utföra uppdraget utifrån sin huvudmans behov. Enligt lag ska gode män och förvaltare föra räkenskaper över sin förvaltning och göra anteckningar om sina åtgärder i övrigt. Utöver den årsredogörelse och den årsredovisning som lämnas in kan konstateras att överförmyndarnämnden inte utövar tillsyn hur ställföreträdare dokumenterar sina uppdrag, inte heller hur hon eller han sörjer för sin huvudmans person Kapacitet Har överförmyndarnämnden fått ökat anslag för att ta sig an det nya uppdraget att bistå tingsrätten med underlag? Av intervjuerna har framkommit att överförmyndarförvaltningen anser att de redan har arbetat i enlighet med de nya krav som ställs enligt lag från och med den 1 januari i år. Därmed har förvaltningen inte sett behov av att äska ytterligare medel på grund av lagändringen. De utökade resurser som äskats är ytterligare en tillsvidaretjänst vilket har sin grund i de samverkansavtal som ingåtts med Skurups och Svedala kommun. 12 av 14

16 4. Revisionell bedömning Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är överförmyndarens kontroll av de ställföreträdare som finns i kommunerna ändamålsenlig för att säkerställa att ställföreträdare har den kompetens som krävs för uppdraget? Den revisionella bedömningen är utifrån tolkning av lag och förarbeten att överförmyndarens kontroller av de ställföreträdare som finns i kommunerna inte är helt ändamålsenliga. Bedömningen grundas på att kontroller i belastningsregister samt kronofogdens register inte görs vid varje tillfälle då någon föreslås som ställföreträdare för ett uppdrag. Vidare grundas bedömningen på att utbildning erbjuds vilket är överensstämmande med lag. Dock kan sägas att erbjudande om utbildning är verkningslöst om det inte finns några krav på att den genomförs av ställföreträdarna eller genomför tester på kunskaperna de erhållit, något som finns i andra kommuner. Detta är förvisso inte ett lagenligt krav utan visar snarare på överförmyndarens ambitionsnivå när det gäller att säkerställa kompetensen hos ställföreträdare. Den revisionella bedömningen utifrån de för granskningen uppsatta kontrollmålen är att överförmyndarens kontroller inte är fullt ändamålsenliga. Bedömningen grundas på att tillsynen nästan enbart fokuserar på den ekonomiska redovisningen och det finns ingen tillsyn av hur den personliga omsorgen utförs utöver den redovisning som ställföreträdaren själv lämnar in. Vidare finns inga riktlinjer utarbetade för allmänna krav på ställföreträdare etc, dessa finns enbart hos handläggarna som personer vilket gör förvaltningen mer sårbar. Den sammantagna revisionella bedömningen är att överförmyndarnämndens kontroll av ställföreträdare som finns i kommunerna inte är ändamålsenlig. Vi rekommenderar följande: - Att överförmyndaren inför kontroller av om ställföreträdare finns i belastningsregistret respektive kronofogdens register vid varje tillfälle en ställföreträdare föreslås för ett uppdrag. - I anledningen av de skärpta krav på lämplighet och kompetens samt utbildning som tillkommit i föräldrabalken och utifrån en jämförelse av hur många andra kommuner tolkar dessa krav och vilka kontroller de gör, kan det finnas anledning att se över hur överförmyndaren ytterligare skulle kunna stärka sin tillsyn och kontroll av ställföreträdares kompetens. 13 av 14

17 April 2015 Gabriella Fredriksson Projektledare Alf Wahlgren Uppdragsledare 14 av 14

18 Svar på revisionsrapport av Granskning av överförmyndarnämndens kontroll av ställföreträdare. Inledningsvis vill överförmyndarnämnden förtydliga. Samarbetet med Svedala kommun inleddes den 1 juli 2014 och samarbetet med Skurups kommun den 1 januari Trelleborgs kommun har endast haft tillsyn över respektive kommuns ställföreträdare under en kort period. Det framgår inte av granskningen att detta har beaktats. Vidare bör påpekas att Svedala och Skurups kommun inte är föremål för granskning av kommun-revisionen i Trelleborg. Svedala och Skurups kommuner har inte gett något uppdrag till PWC. Granskaren skriver att hon har genomfört motsvarande kontroller i femton andra kommun och refererar till deras handläggningsrutiner, men redovisar inte vilka kommuner som avses. Granskaren har intervjuat 12 utav 330 aktiva ställföreträdare i Trelleborg, 5 utav 80 i Svedala och 5 utav 50 i Skurup. Antalet intervjuer av ställföreträdare är så begränsat att det inte rimligen kan läggas till grund för en saklig bedömning, särskilt inte gällande ställföreträdarna i Trelleborgs kommun. I den revisionella bedömningen framgår att överförmyndaren inte har gjort kontroller i belastningsregistret samt i Kronofogdens register vid varje tillfälle någon föreslås som ställföreträdare. Bedömningen är inte korrekt. Överförmyndarnämnden kontrollerar alla ställföreträdare inför det första uppdraget. Vid lämplighetsprövningen av en ställföreträdare tas personen in för en personlig intervju samt i vissa fall tas två referenser. När sedan en ställ-företrädare får ytterligare uppdrag görs kontroller i belastningsregistret och Kronofogdens register stickprovsvis. Överförmyndarnämnden medger att dessa kontroller kan ske vid varje förordnande. Utbildning av ställföreträdare är verkningslös om ingen ställföreträdare deltar. Trelleborgs kommuns utbildningar leds av Sveriges mest ansedda föreläsare inom området, Jan Wallgren, Chef för ÖiS. Deltagandet vid föreläsningarna har varit hög, vilket gjort att nämnden aldrig har funnit skäl till att ställa krav på närvaro. Överförmyndarnämnden har dessutom ingen lagstadgad möjlighet att kräva deltagande. Trelleborg2000, v 1.0, Överförmyndarnämnden har valt att intervjua varje tilltänkt ställföreträdare vid ett personligt möte där nämnden har kunnat göra en bedömning av ställföreträdarens lämplighet, dvs. göra en professionell bedömning. Överförmyndarnämnden finner därför ingen anledning att genomföra kunskapstester som bara ger en begränsad bild av lämpligheten.

19 Överförmyndarnämndens ambitionsnivå är i motsats till granskarens bedömning väldigt hög. Överförmyndarnämndens ställföreträdare har en hög kompetens jämförelsevis med ställföreträdare i många andra kommuner. Överförmyndarnämnden har under de senaste tio åren haft stor tillgång på ställföreträdare och därmed kunnat välja de mest lämpliga. Den personliga omsorgen utförs aldrig av ställföreträdaren däremot ska ställföreträdaren tillse att sociala myndigheter ombesörjer detta. Överförmyndarnämnden har därför svårt att bemöta granskarens bedömning att nämnden nästan endast fokuserar på den ekonomiska redovisningen. Överförmyndarnämnden medger att ytterligare kontroller kan ske i belastningsregistret och i Kronofogdens register, i övrigt anser nämnden att revisionsrapporten saknar relevans. Trelleborg den 6 maj 2015 Christina Björklund Ordförande Ingela Ellerstedt Enhetschef