Söderhamns kommun. Lekmannarevision 2006 Revisionsrapport. KPMG 19 december 2006 Antal sidor: 8

Transkript

1 KPMG 19 december 2006 Antal sidor: 8

2 Innehåll 1. Sammanfattning Bedömning Rekommendation 1 2. Vårt uppdrag 2 3. Bakgrund 2 4. Genomförande 2 5. Resultat av den uppföljande granskningen Kommunens och bolagens yttrande Uppföljning av vidtagna åtgärder Yttrande Övriga uppföljningspunkter 5

3 1. Sammanfattning KPMG har fått i uppdrag av s lekmannarevisorer att genomföra en uppföljande granskning av vidtagna åtgärder med anledning av beslut över granskningsresultat som presenterades i lekmannarevisionsrapport Syftet med granskningen har varit att bedöma ändamålsenligheten i kommunens och bolagens yttrande/beslut samt kvalitén i vidtagna åtgärder. 1.1 Bedömning Sammantaget bedömer vi att våra kommentarer/rekommendationer i lekmannarevisionsrapport 2005 i allt väsentligt är beaktade i kommunens yttrande. Angivna åtgärder i yttrandet har vidtagits eller är påbörjade. Förslag till Söderhamns Stadshus AB:s roll i beslutsprocessen, revideringar av företagspolicy, ägardirektiv och bolagsordningar har antagits av styrelsen i Söderhamns Stadshus AB. Det uppges att under slutet av 2006 och i början av 2007 kommer dessa styrdokument att föreläggas kommunstyrelsen och kommunfullmäktige för beslut. Reviderade bolagsordningar och ägardirektiv kommer även att föreläggas respektive bolags bolagsstämma för beslut. Det är vår uppfattning, förutsatt att förslag till åtgärder antas och att de operativt införs och fortsatt hålls aktuella, att kommunens ägarstyrning av de kommunala bolagen blir tydlig och förstärks på ett bra sätt. 1.2 Rekommendation Vi finner det angeläget att kommunen och bolagen slutför påbörjat arbete med översyn av kommunstyrelsens reglemente och införande av modell och system för ett systematiserat arbete med internkontroll. Vidare bör kommunen och bolagen i framtiden ta ställning till: Att komplettera ägardirektiv med att styrningen av de kommunala bolagen ska ske enligt god sed (hela eller delar av den goda seden). Arbetsgrupper inom Sveriges Kommun- och Landstingsförbund har utarbetat rekommendationer i ämnesområdet som bygger på Svensk kod för bolagsstyrning. Att bolagsstyrelsernas arbetsordningar kompletteras med krav på årlig omprövning av viktigare styrdokument för säkerställande av dess fortsatta aktualitet. 1

4 2. Vårt uppdrag KPMG har fått i uppdrag av s lekmannarevisorer att genomföra en uppföljande granskning av vidtagna åtgärder med anledning av beslut över granskningsresultat som presenterades i lekmannarevisionsrapport Syftet med granskningen har varit att bedöma ändamålsenligheten i kommunens och bolagens yttrande/beslut samt kvalitén i vidtagna åtgärder. 3. Bakgrund Under 2005 genomfördes en granskning av styrdokument, direktiv och efterlevnad av sådana vid kommunens helägda bolag. s Förvaltning AB/IT-hälsingland och Marma Industri AB, som då var ett vilande bolag, ingick inte i granskningen. Syftet var då att bedöma om kommunen hade ett system som säkerställde en effektiv styrning av bolagen beaktat såväl legala som bolagsstämmornas krav. Resultatet av granskningen redovisades i en revisionsrapport, benämnd Lekmannarevision vid s helägda bolag 2005, daterad Den sammantagna bedömningen då var att det i allt väsentligt fanns en formell och juridiskt bindande styrning av kommunens helägda bolag från såväl kommunens som bolagens sida. Kommunens ägarstyrning via moderbolaget bedömdes också var en bra lösning som också upplevdes positivt av respektive bolags verkställande direktör. I styrningshänseende bedömdes att förbättringsmöjligheter fanns genom kompletteringar och förtydligande i kommunens reglemente, kommunfullmäktiges direktiv och styrsystem inom bolagen. 4. Genomförande Granskningen har genomförts genom: Insamling av kommunens yttrande, beslutsprotokoll, uppföljande redovisningar och övrigt underlag som har betydelse för uppdragets genomförande. Planering och genomförande av intervjuer med: Kommunen - Kommunchef. - Räddningschef. Bolag - Verkställande direktör i Söderhamn Stadshus AB, - Verkställande direktörer i Söderhamn Vatten och Renhållning AB, Söderhamn Energi och Elnät AB och Faxeholmen AB i enskilda uppföljningsfrågor. Analys och bedömning av insamlade dokument och intervjuer. en har saklighetskontrollerats av verkställande direktören i Söderhamn Stadshus AB. 2

5 5. Resultat av den uppföljande granskningen 5.1 Kommunens och bolagens yttrande Respektive bolags verkställande direktörer har lämnat sina synpunkter på lekmannarevisionsrapport Synpunkterna har sammanställts i ett gemensamt yttrande som har förelagts kommunstyrelsen för beslut. Kommunstyrelsen behandlade yttrandet på sammanträde med förslag till beslut att föreslå kommunfullmäktige att med beaktande av vad bolagscheferna anfört lägga rapporten till handlingarna. Kommunfullmäktige beslutade på sammanträde enligt kommunstyrelsens förslag med tillägg av uppdrag till bolagen att lämna en uppföljande redovisning över hur bolagens arbete utvecklas i styrningsfrågor enligt rapportens bilaga 1. En bolagsgemensam uppföljande redovisning har upprättats i slutet av september och rapporterats till kommunstyrelsen. 5.2 Uppföljning av vidtagna åtgärder Beslut om åtgärder i yttrandet med kommunfullmäktiges tilläggsbeslut överensstämmer i allt väsentligt med omnämnda brister och rekommendationer i lekmannarevisionsrapport Resultatet av uppföljning av vidtagna åtgärder kommenteras nedan fördelat på yttrande och övriga uppföljningspunkter Yttrande 1. Arbetsfördelningen mellan kommunstyrelsen och moderbolaget i tillsynsarbetet bör förtydligas i kombination med översyn av kommunstyrelsens reglemente. Vidtagen åtgärd/nuläge: Verkställande direktör i Söderhamn Stadshus AB har fått i uppdrag att utarbeta förslag till arbetsfördelning mellan Stadshus och kommunstyrelsen. Förslag, benämnt Stadshus roll i beslutsprocessen har utarbetats och antagits av styrelsen i Stadshus. Förslaget kommer att föreläggas kommunstyrelsen för ställningstagande under Förslaget bygger på att styrelsen i Söderhamns Stadshus AB får i uppdrag att: Förelägga, bevaka och följa upp att dotterbolagen (inklusive Faxeholmen AB) antar och i förekommande fall anpassar kommunens antagna policys till respektive verksamhet. Godkänna verksamhetsplaner, delårsrapporter, årsredovisningar och löpande följa bolagens ekonomiska utveckling. Rapportera två gånger per år till kommunstyrelsen om genomförda beslut och åtgärder. Vidare har verkställande direktör i Söderhamns Stadshus AB på bolagsstyrelsens uppdrag att förelägga styrelsen underlag för beslut i avseende på ovanstående punkter och löpande hålla företagspolicy, ägardirektiv och bolagsordningar aktuella. 3

6 Organisatoriskt planeras ändringar ske innebärande att verkställande direktör i Söderhamn Teknikpark AB och IT-hälsingland AB slutar och blir koncernchef i Söderhamns Stadshus AB samt arbetande styrelseordförande i Teknikpark och IT-hälsingland och ersätter därmed nuvarande ordförande. Koncernchef i Stadshus föreslås bli styrelseledamot i de kommunala bolagen, inklusive Faxeholmen AB. Förändringarna kommer att föreläggas respektive bolags bolagsstämma för beslut under Ställningstagande till vilka av kommunen utfärdade policys som gäller för bolagen och vilka förutsättningar som ges bolagen för dess anpassning till bolagens egna verksamheters förutsättningar. Vidtagen åtgärd/nuläge: Kommuniceringen av nya och förändringar i policys, som även berör de kommunala bolagen, informeras på chefsmöten inom kommunen där även bolagen är representerade. Även styrelsen i Söderhamns Stadshus har ett bevakningsansvar (punkt 1 ovan). Policys läggs ut på kommunens interna webbsida. Vid beslut om nya eller ändringar i policy kompletteras beslutet med om policyn även berör bolagen. 3. Skriftlig rapport bör upprättas och sändas till Staten. Vidtagen åtgärd/nuläge: Förteckning över överlämnade fastigheter till kommunen och underlag för de fastigheter som kommunen har rivit uppges har sänts till Statens Bostadsnämnd. Ordförande och verkställande direktör i Faxeholmen AB besökte nämnden i april 2006 för presentation och genomgång av bokslut Enligt uppgift uttalade bostadsnämnden en positiv syn på genomfört rekonstruktionsarbete. 4. Kommunstyrelsen bör se över rutiner för kontroll av att bolagen efterlever kommunens direktiv. Vidtagen åtgärd/nuläge: Kommunstyrelsen har gett verkställande direktör i Söderhamns Stadshus AB i uppdrag att gå igenom samtliga bolagsordningar och utforma dem så likartade som möjligt. Uppdraget omfattar även uppdatering av företagspolicy och ägardirektiv med beaktande av förslag till ansvarsfördelning ovan. Uppdraget har genomförts och behandlats av styrelsen i Stadshus. Ändringsförslag kommer att föreläggas kommunstyrelsen för beslut för att sedan föras upp till kommunfullmäktige för godkännande under Åtgärder bör vidtas för att begränsa nuvarande organisatoriska sårbarhet tillsammans med upprättande av generationsskiftesplaner. Vidtagen åtgärd/nuläge: Samverkansmöjligheter diskuteras hela tiden. Generationsskifte, hög medelålder, låg personalomsättning, begränsad tillgång till personer med specifika erfarenheter och kunskaper inom närområdet är ett känt faktum inom bolagsgruppen. Söderhamn Energi AB, Söderhamn Elnät AB och Söderhamn Vatten och Renhållning AB har uttalat en strategi för föryngring i samband med nyrekryteringar. Ett antal nyrekryteringar är genomförda och några är på gång. 4

7 6. Kommunens ekonomfunktion bör genomföra utbildning av bolagens verkställande direktörer i hur kommunens policy för ekonomi- och verksamhetsstyrning ska kunna tillämpas. Vidtagen åtgärd/nuläge: En plan för hur bolagens uppföljningsrapporter ska utformas och rapporteras har utarbetats tillsammans med kommunens ekonomikontor. Mall för upprättande av verksamhetsplan har införts tidigare. 7. Bolagen bör överväga att anskaffa och installera systemstöd för sin planering och uppföljning av underhållsinsatser. Vidtagen åtgärd/nuläge: Arbete pågår med vidareutveckling av befintliga verksamhetssystem för underhåll inom Söderhamn Energi AB och Söderhamn Vatten och Renhållning AB så att de fungerar oberoende av nyckelpersoners kunskaper och erfarenheter i syfte att eliminera sårbarheten så långt det är möjligt om någon slutar sin tjänst eller får en längre tids frånvaro. 8. System och rutiner för systematiskt internkontrollsarbete bör skapas. I detta ligger också att ekonomi- och verksamhetshandböcker upprättas. Vidtagen åtgärd/nuläge: Bolagen har tidigare känt sig borttappade. Nyanställd kvalitetsstrateg (började sin tjänst under augusti månad, tillika internkontrollsamordnare på kommunnivå) har haft ett avstampsmöte med bolagens internkontrollsamordnare/kontaktpersoner, undantaget Faxeholmen AB. Kvalitetsstrateg planerar genomföra bolagsindividuella möten, med start under november månad, för genomgång av fortsatt internkontrollarbete. Ny mall för internkontrollplan, inklusive uppföljningsrapporter, och internkontrollanvisningar har tagits fram av kvalitetsstrategen. 9. Översyn av kommunstyrelsens reglemente från 1991 med anledning av införande av företagspolicy samt revideringar av bolagsordningar och ägardirektiv Översynsbehovet förstärks numer också av förslag till arbetsfördelning mellan kommunstyrelsen och Söderhamns Stadshus AB (punkt 1). Vidtagen åtgärd/nuläge: Enligt kommunchefen har kanslichefen i uppdrag att göra en översyn av kommunstyrelsens reglemente med beaktande av ändringar i företagspolicy, ägardirektiv och förslag till Söderhamns Stadshus roll i beslutsprocessen (se punkt 1 ovan). Förslag till nytt reglemente kommer att föreläggas kommunfullmäktige för beslut under januari Övriga uppföljningspunkter 1. Framtagande av SLA 1 förteckningar pågick inom Söderhamn Teknikpark AB för att reglera/tydliggöra ansvarsfördelning i beställar- och utförarerollen mellan kommunen (köper bland annat IT- och telefonväxeltjänster) och bolaget. 1 / Förkortningen står för Services Laval Agreement (att jämföra med ett serviceavtal). 5

8 Upprättande av SLA förteckningar är inte klart, d v s ansvarsfördelningen mellan kommunen och Teknikpark är inte tydligt formaliserad. Ansvarsfrågan berörs även i vår revisionsrapport (avsnitten 5.4 och 5.5) över granskningen av kommunens IT-säkerhet. 2. Skriftlig redogörelse över brandskyddet har inte insänts till kommunens Räddningstjänst avseende servicehus ägda av Faxeholmen AB med kommunens Omsorgsförvaltning som nyttjanderättshavare. Vidtagen åtgärd/nuläge: Bolagens servicehus har efter konsultation med, enligt uppgift av kunnig brandingenjör hos räddningstjänsten i Bollnäs, klassats som eget boende varmed lagens krav på upprättande av skriftlig redogörelse inte är aktuellt. 3. Miljöpolicy saknades i Faxeholmen AB, Söderhamn Energi AB och Söderhamn Elnät AB. Vidtagen åtgärd/nuläge: Faxeholmen har upprättat en miljöpolicy. För Energi och Elnät har miljöpolicy funnits sen tidigare vilket har framkommit efter vår föregående lekmannarevision. 3. Brandskyddspolicy saknades i Söderhamn Elnät AB. Vidtagen åtgärd/nuläge: Enligt uppgift är det systematiska brandskyddsarbetet infört både i Energi och Elnät vari ingår upprättande av och beslut om brandskyddspolicy. Leksand som ovan KPMG Bohlins AB Magnus Larsson Kundansvarigt biträde till lekmannarevisionen Bengt Carlström Projektansvarig 6