Offentlig upphandling av livsmedel - En studie om olika inköpsmodeller

Transkript

1 Institutionen för ekonomi och IT Avdelningen för företagsekonomi Kandidatuppsats, 15 hp i företagsekonomi Offentlig upphandling av livsmedel - En studie om olika inköpsmodeller Kursens namn: Examensarbete Vårterminen 2013 Författare: Monika Larsson Författare: Angelica Olsson Handledare: Ann Svensson Examinator: Eva Johansson

2 Svensk titel: Offentlig upphandling av livsmedel: En studie om olika inköpsmodeller English title: Public procurement of provisions : A study about various purchasing models Författare: Angelica Olsson och Monika Larsson Ekonomprogrammet Högskolan Väst Företagsekonomi inriktning redovisning Handledare: Ann Svensson Ph.D, Högskolan Väst Examinator: Eva Johansson,Högskolan Väst Nyckelord: Offentlig upphandling, Samlastningscentral, Lokalproducerat, Samordnad livsmedelsdistribution, Inköpsmodell, Värde, Livsmedel

3 Sammanfattning Detta är en kandidatuppsats inom företagsekonomi. Bakgrunden till vår studie grundar sig i det uppdrag som vi tilldelades av Västra Götalandsregionen och Länsstyrelsen. Uppdraget innebar att utreda hur olika inköpsmodeller upplevdes av kommuner och leverantörer samt hur livsmedlens värde värderades. Syftet med uppsatsen är att kartlägga de karaktäristiska dragen hos de olika inköpsmodellerna, där upphandlingsförfarande, logistik, värderingsaspekter av livsmedel och uppföljningsmekanismer ingår. Den offentliga upphandlingen av livsmedel i Sverige står för en väsentlig del av den totala matkonsumtionen, nästan mål mat tillagas varje dag i de offentliga köken. Dock är det väldigt få lokalproducerade livsmedel som används i kommunens verksamheter. Under senare år har intresset för lokalproducerade livsmedel i de offentliga köken ökat. Dels efter politiska beslut men också för att kommunernas kunder har framfört åsikter att de vill ha god kvalitet på den mat som serveras i de kommunala verksamheterna. Trots att intresset för lokal producerat har ökat är intresset från de lokala SME-företagen lågt. En anledning tros vara logistiken, då leverantörer verkar uppleva den som ett hinder för att lägga anbud. Det kan därför vara av intresse att utforska hur de olika inköpsmodellerna uppfattas av både kommuner och leverantörer för att finna tänkbara orsaker till denna utveckling och på så sätt finna vägar till att förbättra möjligheterna för framtida samarbeten mellan dessa parter. Studien utforskar fyra olika inköpsmodellers karaktärsdrag som används i den offentliga livsmedelsupphandlingen i Sverige, samt hur de kommuner som finns representerade i studien upplever det lokala SME-företagen attityd mot kommunernas val av inköpsmodell. Vidare behandlas vad kommunerna värderar in i valet av livsmedel i den offentliga upphandlingen. Kommunernas inköpsmodeller skiljer sig åt betydligt, dock upplever kommunerna två huvudområden, upphandlingsprocessen och transport av livsmedel, som problematiskt för de lokala SME-företagen. Vidare visar studien att de värderingsaspekter som fokuseras mest på vid valet av livsmedel är kvalitet och prissättning av livsmedlet i fråga. Dessa två aspekter kan även kombineras genom en mervärdesmodell. I

4 Summary This is a graduate study in business administration. The background to our study is based on the mission that we awarded from Västra Götalandsregionen. The assignment was to investigate how different purchasing models are experienced by municipalities and suppliers and how food value is estimated. The purpose of this paper is to identify the characteristic features of the different purchasing models, where procurement, logistics, valuation aspects of food and follow-up are included. Public procurement of food in Sweden accounts for a significant portion of total food consumption, nearly 500,000 meals are cooked every day in the public kitchens. However, there are very few locally produced foods used in municipal operations. In recent years, interest in locally produced food in public kitchens increased. Partly for political decisions but also because local customers have expressed their opinions that they want to have good quality of the food served in municipal activities. Despite that the interest in locally produced food has increased are the interest from local SMEs low. One reason is believed to be the logistics, as vendors seem to experience it as an obstacle to bid. It may therefore be of interest to explore how the different purchasing models are perceived by both municipalities and suppliers in order to find possible reasons for this trend and thus find ways to improve the possibilities for future cooperation between these parties. The study explores four different purchasing model traits used in public food procurement in Sweden, as well as how those municipalities that are represented in the study experiencing the local SMEs attitude towards local government choice of purchasing model. The study also looks at what aspects municipalities values into the choice of food in public procurement. The purchasing models represented in the study differ significantly, however, municipalities are experiencing two main areas, the procurement process and transportation of food, as problematic for the local SMEs. The study also shows that the valuation aspects that are focused mostly on regarding the choice of food in the public procurement are quality aspects and pricing of the food in question. These two aspects can be combined through a value-added model. II

5 Förord Denna studie är ett examensarbete på uppdrag från Västra Götalandsregionen och Länsstyrelsen. Studien genomfördes under våren 2013 som en sista etapp av Ekonomprogrammet med inriktning redovisning vid Högskolan Väst och innefattar 15 Högskolepoäng. Vi vill tacka Vara, Borlänge och Falköpings kommun samt Trollhättans Stad för deras engagemang och hjälpsamhet under studiens gång, vilket har varit avgörande för studiens slutförande. Ett särskilt tack vill vi rikta mot vår handledare Ann Svensson vid Högskolan Väst, Berit Mattsson vid Västra Götalandsregionen och Peder Karlsson vid Länsstyrelsen, samt Kaj Ringsberg vid Chalmers Tekniska Högskola. Dessa nyckelpersoner har varit till stor hjälp under studiens framtagande samt kommit med inspirerande idéer under vårt arbete med examensuppsatsen. III

6 Innehåll Sammanfattning... I Summary... II Förord... III Begrepp... VI Förkortningar... VII 1 Inledning Bakgrund Upphandlings processen Lagen om offentlig upphandling Inköpsmodeller Värderingsaspekter för livsmedel Problemdiskussion Forskningsfrågor Syfte Metod Ämnesval Vetenskapligt synsätt Undersökningsansats Datainsamling Urval Primär datainsamling Sekundär datainsamling Tillvägagångssätt Analysmetod Källkritik Tillförlitlighet/Överförbarhet Teori Upphandlings processen Hållbar upphandling Logistik Transportsträcka Transportkostnad Lokala företag och SME-företag Värderingsaspekter av livsmedel Kvalitet Kostnader Andra aspekter som värderas Analysmodell Empiri Hur skiljer sig kommunernas inköpsmodeller åt? Traditionell modell - Vara Kombination - Falköping IV

7 4.1.3 Kombination, egen modell - Trollhättan Hur uppfattar kommunerna att de lokala SME-företagen upplever valet av inköpsmodell? Traditionell modell - Vara Samlastningscentral - Borlänge Kombination - Falköping Kombination, egen modell - Trollhättan Vad värderar kommunerna in i upphandlingen av livsmedel? Kvalitet Kostnader Andra aspekter som värderas Sammanfattning av empiriska data Analys och Diskussion Hur skiljer kommunernas inköpsmodeller åt? Upphandlings processen Logistik Hur uppfattar kommunerna att de lokala SME-företagen upplever valet av inköpsmodell? Upphandlings processen Logistik Vad värderar kommunerna in i upphandlingen av livsmedel? Kvalitet Kostnader Andra aspekter som värderas Slutsats Hur skiljer kommunernas inköpsmodeller åt? Hur uppfattar kommunerna att de lokala SME-företagen upplever valet av inköpsmodell? Vad värderar kommunerna in i upphandlingen av livsmedel? Reflektion över studiens genomförande Förslag till fortsatta studier Källförteckning Bilagor A. Sammanställning av intervjuguide till individuell intervju V

8 Begrepp Direktupphandling: Hållbar upphandling: Inköpsmodell: Kommunal enhet: Kostenhet: Kökschef: Ett förfarande utan krav på anbud. Får användas om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Ett begrepp vida känt inom forskning beträffande offentlig upphandling, där offentlig upphandling ses från ett större perspektiv, med hänsyn till den egna organisationen, samhälle, ekonomi samt miljöansvar. Hur kommunen distribuerar livsmedlen till de olika enheterna. En enhet, till exempel skola eller äldreboende, som bedrivs av en kommun. Enhet som innefattar samtliga kök inom en kommun. Kommunanställd som ansvarar för köken. Mottagande kök: Kommunal köksenhet som har inga eller begränsade tillagningsmöjligheter. Oftast leveras maten varm till ett mottagande kök. Miljöstyrningsrådet: Regeringens expertorgan inom miljöanpassad offentlig upphandling. Samlastningscentral: Tillagande kök: Traditionell modell: Upphandlare: Leverantör levererar till ett centraliserat lager, där externa speditörer hämtar livsmedlen för samdistribution till de olika enheterna. Kommunal köksenhet med omfattande tillagningsmöjligheter. Ett tillagande kök tillagar mat som levereras till mottagande kök. Genom att leverantör levererar direkt till enheterna Tjänsteman anställd av kommun som arbetar med offentlig upphandling. VI

9 Förkortningar LOU: SME-företag: MSR: Lagen om offentlig upphandling Små och medelstora företag Miljöstyrningsrådet VII

10 1 Inledning Detta kapitel inleds med en introduktion till ämnet offentlig livsmedelsupphandling, därefter presenteras upphandlingsprocessen, hur den offentliga upphandlingen av livsmedel ser ut samt en introduktion till olika typer av inköpsmodeller och vilka aspekter som kommuner kan tänkas värdera in i livsmedlens värde. 1.1 Bakgrund Matproduktionen har under många år varit ett debatterat ämne på grund av sin miljöpåverkan och hälsoaspekter. Konsumenter har blivit mer medvetna om vad de lägger på sin tallrik, vilket också lett till att ljus har kastats på hur matindustrin faktiskt fungerar. Den offentliga upphandlingen av livsmedel i Sverige står för en väsentlig del av den totala matkonsumtionen, mat som hamnar i skolor, på sjukhus och andra statliga organ (Brammer & Walker 2008). Den offentliga marknaden för livsmedel i Sverige uppgick till cirka 8,7 miljarder SEK 2012, där cirka 4,3 miljarder av de livsmedel som kommunerna köpte in till sina verksamheter hade svenskt ursprung och/eller var producerade i Sverige (Länsstyrelsen, 2012). Allt fler kommuner i Sverige har börjat använda sina inköpsmodeller som verktyg i syfte att öka deltagandet av lokala leverantörer i den offentliga livsmedelsupphandlingen. Anledningen till detta är att det finns en önskan om att det skall förekomma mer lokal producerad mat i kommunernas verksamheter (Ringsberg, mfl. 2013). Då resursåtgången är stor vid den offentliga upphandlingen av livsmedel får svenska kommuner och landsting en position där de kan ställa krav på leverantörer till att ta mer ansvar och tillsammans verka för en mer hållbar upphandling, där miljö-, socialt- och etisktansvar ingår (Brammer & Walker 2008). Debatten om mer lokal producerade livsmedel grundar sig i i det projekt som regeringen började arbeta med 2008; Sverige - det nya matlandet där målen inom den offentliga sektorn är att mat ska serveras i en tilltalande miljö och omgivning och genomsyras av kvalitet och matglädje samt öka förutsättningarna för SME-företag att lägga anbud (Regeringen, 2012). Anhöriga till äldre, föräldrar till skolbarn och kostchefer vill därför ställa krav på närproducerad mat i den offentliga livsmedelsupphandlingen för att de offentliga köken skall kunna servera måltider som genomsyras av kvalitet och matglädje (Miljöstyrningsrådet, 2010). Dock får inte kommuner ha som krav i sin upphandlig att råvarorna skall vara lokaltproducerade, då det skulle strida mot propotionalitetsprincipen i LOU (Kalmar kommun, 2012) Upphandlingsprocessen Arbetet med den offentliga upphandlingen är tidskrävande med många infallsvinklar att ta hänsyn till. De flesta kommuner har därför specifika avdelningar vars uppgift är att arbeta med själva upphandlingsförfarandet. Själva upphandlingsprocessen startar ett år innan några varor kan beställas, genom att upphandlare kontaktar leverantörer med sina önskemål, eller att leverantörer lämnar anbud till kommunerna angående vilka varor och till vilket pris de har att erbjuda. Potentiella och redan samarbetande leverantörer svarar sedan på kommunens anbud angående vilka varor som finns tillgängliga. När parterna 1

11 är överens skrivs det i sin tur ett upphandlingskontrakt, vilket vanligtvis brukar gälla i tvåårsperioder (Bergström, 2005) Lagen om offentlig upphandling Den offentliga upphandlingen styrs av olika lagar och direktiv. LOU (lagen om offentlig upphandling) är den mest inflytelserika lagen när det gäller upphandling av livsmedel i Sverige. Lagen härstammar från olika EU-direktiv, vars syfte är att öppna upp för handel mellan de europeiska länderna inom EU och motverka diskriminering mellan leverantörer(brammer & Walker, 2008). De principer som kommuner skall följa vid köp av varor (även tjänster) är: Ickediskriminering Likabehandling Transparens Proportionalitet Ömsesidigt erkännande Med ickediskriminering är det främst två punkter som principen omfattar; diskriminering av geografiskt läge och diskriminering på grund av nationalitet. Det betyder att vilket land som helst inom EU har rätt att lämna anbud och får inte avisas på grund av ovanstående punkter. Principen om likabehandling går något hand i hand med ickediskrimineringsprincipen på sådant sätt att alla leverantörer ska ha samma förutsättningar att lämna anbud. Transparens handlar om tydlighet i upphandlingsunderlaget. Det betyder att det skall klart framgå vilka krav kommunerna ställer på varan (eller tjänsten) som skall upphandlas och på vilket sätt inkommande anbud från leverantörerna utvärderas av kommunerna. Med propotionalitetsprincipen vill LOU försäkra att de krav som ställs på leverantörerna i upphandlingsunderlaget är rimliga och vara i proportion till det som upphandlas. Kraven som ställs skall alltså vara nödvändiga och inte vara utformade på sådant sätt att det hindrar leverantörer att delta i livsmedelsupphandlingen. Ömsesidigt erkännande innebär att de certifikat och intyg som kan påverka upphandlingen skall vara godkända i samtliga EU- och ESS-länder (Miljöstyrningsrådet, ). Dock kan lagar och regler (både internationella och nationella) vara barriärer för kommuner att få in fler SME-företag. Detta kan påverka tillväxten negativt i kommunen eller regionen. Det är därför viktigt att de europeiska länderna ger riktlinjer och mer ekonomiskt utrymme i upphandlingsbudgeten för att kommuner skall kunna köpa livsmedel från samtliga intresserade aktörer på marknaden (Brammer & Walker, 2008) Inköpsmodeller Det förekommer olika typer av inköpsmodeller. I detta avsnitt redogörs två olika modeller, traditionell modell och samlastningscentral. Traditionell modell I en traditionell upphandlingsmodell ombesörjer varje leverantör transporterna själva till kommunens enheter. Priset för transporterna ingår i varans pris i form av ett transportpålägg. Pålägget brukar normalt vara på en procentsats mellan sex och tolv 2

12 procent. När transporten ingår i varans pris får inte kommunerna ställa allt för höga krav på leverantörens distributionstjänst (Vägverket, 2008). Dock finns det möjlighet för kommunerna att ställa högre krav på lastbilarna om leverantören ska köpa ny lastbil. Kraven får inte vara för långtgående, men krav på fordonens miljöklasser enligt EUdirektiv tillåts (Upphandlingsförfarande, 2009). Det finns åsikter om att den traditionella modellen orsakar onödigt många transporter till varje enskild enhet i kommunerna och att kommunerna inte har lika god kontroll över själva logistiken vid en traditionell distributionslösning (Vägverket, 2008). Samtidigt förs det diskussioner om att den traditionella modellen försvårar för lokala SME-företag att konkurrera när de behöver upprätta en egen distributionslösning (Borlänge kommun, 2001). Motargument till dessa diskussioner är att det finns lösningar för de leverantörer som saknar egen distribution genom att dessa leverantörer kan ordna sin distribution genom att samarbeta med de leverantörer som har ett välutvecklad distributionskedja (Upphandlingsförfarande, 2009). Det positiva med den traditionella modellen är att kommuner slipper kostnader för anläggningar som ska fungera som varulager för de inköpta livsmedlen (Vägverket, 2008). Samlastningscentraler Samlastningscentral innebär att kommunens leverantörer levererar sina varor till ett leveransställe, det vill säga till en samlastningscentral. Där samordnas varorna till de enskilda enheterna och en transportör kör ut varorna till kommunens verksamheter. Denna distributionslösning upphandlas externt, det vill säga att det blir en upphandling för livsmedlen och en upphandling av distributionen (Vägverket, 2008). En av fördelarna med samlastningscentraler är att det skapar bättre konkurrensförutsättningar för lokala SME-företag genom att distributionen till kommunens verksamheter redan är löst. En annan fördel är möjligheten att minska distributionens miljöpåverkan. Då leverantörer eller producenter bara levererar till en leveranspunkt minskar transportsträckorna, då den totala transportlängden inom kommungränserna blir kortare. Färre och kortare leveranssträckor medför en minskning av avgaser vilket är positivt för människor i närmiljön. Trafiksäkerheten ökar genom färre leveranser runt de områden där lastbilar lossar godset. I vissa fall finns det även möjligheter att styra leveranserna till tidpunkter då det vistas få människor vid leveransstället (Borlänge kommun, 2001) Värderingsaspekter för livsmedel Att bara fokusera på kostnader är inte relevant inom den offentliga upphandlingen av livsmedel. Även om livsmedlen främst ska köpas in till lägsta pris har det visat sig att livsmedlens kvalitet är en viktig del i om ett anbud från leverantör blir antaget eller inte (Brammer & Walker 2008). När ett livsmedels värde diskuteras är det alltså inte dess kostnader som är den primära frågan utan vad livsmedlet tillför kunden. För att utvärdera en varas kvalitet, utöver de krav som ställs i kravspecifikationen i förfrågningsunderlaget, utförs smaktester där lukt, smak, konsistens och utseende testas (Upphandlingsförfarande, 2009). För att de produkter som tillagas ska vara av god kvalitet är det flera kommuner i Sverige som arbetar för att tillagningen av maten skall ske så nära serveringen som möjligt. Vid tillagningen av råvarorna uppstår det svinn, till exempel innehåller en del produkter tillsatser som påverkar hur slutprodukten blir, kan det tänkas vara en del av livsmedlets värde (Naturvårdsverket, 2009). 3

13 1.2 Problemdiskussion I Sverige tillagas det nästan mål mat varje dag i offentliga kök. Detta är mat som serveras på skolor, på äldreboenden samt i andra kommunala och regionala verksamheter. Dock är det väldigt få lokalproducerade livsmedel som används i kommunens verksamheter (Länsstyrelsen 2013). Alla leverantörer, både internationella och lokala, har möjlighet att lägga anbud i kommunernas upphandling av livsmedel. Det har dock visat sig att trots att information finns tillgänglig för leverantörer, är intresset från de lokala producenterna svalt. Det blygsamma intresset från lokala producenter gör att regionen går miste om positiva ekonomiska och sociala effekter, till exempel ökad tillväxt. Vad gör då kommunerna för att öka möjligheterna för näretablering? Utifrån detta perspektiv kan det vara av intresse för både kommuner och lokala leverantörer att utforska tänkbara orsaker till denna utveckling och på så sätt finna vägar till att förbättra möjligheterna för framtida samarbeten mellan dessa parter. Enligt Länsstyrelsen (2013) är det alltså inte efterfrågan som är problemet med att det saknas närproducerade/lokala livsmedel, utan själva upphandlingsprocessen verkar avskräcka de lokala SMEföretagen då kraven som ställs upplevs som svåra att bemöta. Även logistikprocessen kan antas vara delaktig i problematiken med att fånga upp de lokala SME-företagen. Ett problem med distributionssystem där leverantörer själva skall leverera till köken är att det lokala SME-företagen får svårt att konkurrera med de större företagen när de behöver skapa en egen distributionskedja (Borlänge kommun, 2001). Att få en fungerande distribution till kommunernas verksamheter kan därför upplevas som ett oöverkomligt hinder (Miljöstyrningsrådet, 2008) då en del av de lokala SME-företagen saknar resurser för det (Borlänge kommun, 2001). Tanken med samlastningscentraler är att det skall öppna upp möjligheten att träffa avtal med lokala SME-företag som inte har en egen distributionskedja (Borlänge kommun, 2001). Om leverantörerna bara behöver köra ut sina varor till ett leveransställe ökas deras förutsättningar att lämna anbud i upphandlingsförfarandet, men påverkar införandet av samlastningscentraler deltagandet av lokala producenter? (Kalmar kommun, 2012). En annan fördel för både producenter och kommuner är att kvalitet och priskonkurrensen ökar vilket medför ett bredare spektra för de lokala leverantörerna och lägre varupris för kommunerna. Istället för att en grossist, som oftast kan leverera det mesta, kan de lokala producenterna konkurrera med dessa jättar och erbjuda kommunerna kvalitetsvaror. Om samlastningscentraler genererar i fler samarbeten med lokala leverantörer, öppnar det då upp möjligheter att effektivisera ordermottaget vid köken? (Borlänge kommun, 2001). Genom en samlastningscentral kan inköpskostnaderna för livsmedlen minska då leverantören inte behöver ha ett lika stort transportpålägg. Beroende på leverantörstyp kan priset för kommunen minska med mellan två procent och tio procent. Prisreduktionen skiljer sig lite beroende på om det är ett SME-företag eller om det är en grossist. Frågor som väcks är om det är mer gynnsamt för kommunerna att starta upp samlastningscentraler för att kunna förhandla fram lägre priser för varorna? (Kalmar kommun, 2012). En annan fråga som tåls att fundera på är om det enbart är livsmedlets försäljningspris som styr vilken leverantör som vinner anbudet. Vad värderar kommunerna egentligen in vid valet av livsmedel? Kommunerna kan välja livsmedel genom att sträva efter lägsta pris. Tidigare studier har dock visat att den kvalitet som ett 4

14 livsmedel representerar spelar en stor roll vid valet av livsmedel. Att bara beakta livsmedlens pris är alltså inte relevant (Brammer & Walker, 2008). Så frågan är då om det finns andra aspekter som kommunerna värderar in i ett livsmedels värde? Begreppet hållbar upphandling uppkommer i både media och rapporter från MSR. Hållbar upphandling är väsentlig att nämna då Västra Götalandsregionen önskar mer lokal-/regionproducerat i kommunernas verksamheter. Hållbar upphandling är till viss del sammankopplat med närproducerat, då hållbar upphandling handlar om att öka det sociala ansvaret. Genom att möjliggöra för lokala SME-företag att lämna anbud stöttar kommunerna den lokala ekonomin (Rimmington, Smith & Hawkins, 2006). Samtidigt är miljöfrågor viktigt för kommunerna, där diskussioner om möjligheter till att minska utsläpp från transporterna till och från köken förs (Borlänge kommun, 2001). Vi har fått i uppdrag av Västra Götalandsregionen och Länsstyrelsen att göra en analys av olika inköpsmodeller som används i den offentliga upphandlingen av livsmedel. Det är främst tre inköpsmodeller som är aktuella, traditionellmodell, samlastningscentral och en kombination av traditionellmodell och samlastningscentral. Uppdraget innebär bland annat att klargöra vad som skiljer de studerade kommunernas inköpsmodeller åt. Uppsatsen ämnar inte någon fördjupning i juridiska lagar och frågeställningar som rör den offentliga upphandlingen. 1.3 Forskningsfrågor Hur skiljer kommunernas inköpsmodeller åt? Hur uppfattar kommunerna att de lokala SME-företagen upplever valet av inköpsmodell? Vad värderar kommunerna in i upphandlingen av livsmedel? 1.4 Syfte Uppsatsens syfte är att kartlägga de studerade kommunernas inköpsmodeller, hur dessa kommuner tror att leverantörer upplever vald inköpsmodell samt vad kommunerna värderar i upphandlingen av livsmedel. 5

15 2 Metod I detta avsnitt presenteras de metodologiska val vi har gjort för genomförandet av denna studie. Först presenteras vårt ämnesval för att sedan gå vidare till det vetenskapliga synsätt som vi har angripit studien med. Därefter behandlas undersökningsansats, datainsamlingsmetod samt analysmetod och avslutningsvis en diskussion kring källkritik, tillförlitlighet och validitet. 2.1 Ämnesval Eftersom vi båda läser på Ekonomprogrammet med inriktning redovisning vid Högskolan Väst, föll det naturligt att vi skulle skriva vår kandidatuppsats inom detta område. Under introduktionen till examensarbetet fanns det uppdragsgivare på plats där de presenterade olika ämnen som de önskade att studenter tog sig an. Vi föll för ett av Länsstyrelsens och Västra Götalandsregionens ämnen, nämligen offentlig livsmedelsupphandling. Syftet med uppdraget var att kartlägga olika inköpsmodeller och analysera vad som är karaktäristiskt för respektive inköpsmodell. Mat i dagsläget har blivit både omdiskuterat som omdebatterat i både media och i hushållen runt om i landet (och för den delen Europa). Tanken med denna uppsats är att förklara hur de undersökta inköpsmodellerna skiljer sig åt, med fokus på upphandlingsförfarande, logistik, värdering av livsmedelsupphandling. I detta ämnesval hade vi begränsade kunskaper om hur den offentliga livsmedelsupphandlingen fungerar samt logistikprocessen kring att få ut maten till skolor, sjukhus och andra statliga verksamheter. Därför ansåg vi ämnet ännu mer intressant då vi fick möjligheten att studera något vi inte kunde så mycket om. 2.2 Vetenskapligt synsätt För att skapa en helhet och djupare förståelse för detta fenomen var det viktigt att vi först fick en överblick om vad offentlig upphandling var för något. Den offentliga upphandlingen av livsmedel är ett komplext studiefenomen, och för att vi skulle kunna besvara våra forskningsfrågor var det därför viktigt att få en helhet i problematiken som våra uppdragsgivare efterfrågade. Vi valde att utforma egna forskningsfrågor istället för att titta på hypoteser som tidigare studier frambringat. Detta för att vi var av uppfattningen om att studien skulle utveckla vår egen förståelse bättre om vi utformade frågeställningarna själva, och genom datainsamlingen besvara dem. Därför grundar sig studien främst i ett hermeneutiskt synsätt, där de olika aspekterna av fenomenet uppmärksammas och skapar en helhet av det ämne som studeras. Valet av synsätt grundar sig i det valda ämnets komplexitet, där flera olika element påverkar utgångspunkten. Hermeneutik lägger även mycket fokus på att människors handlingar och tankesätt är viktiga att ta hänsyn till vid studier av olika fenomen (Bryman & Bell, 2005). Det valda ämnet för studien är av sådan karaktär att människors handlande och attityder spelar en avgörande roll, och motiverar ytterligare valet av det hermeneutiska synsättet. Datainsamlingen genomfördes genom intervjuer som vi sedan analyserade och tolkade. 6

16 Frågorna var utformade på sådant sätt att det fanns tolkningsutrymme för respondenterna (Patel & Davidsson, 2003). Vi försökte utforma öppna frågor då vi ville skapa ett samtal mellan oss och respondenterna. Detta tillvägagångssätt kallas för kvalitativ inriktning, där vi valde mellan deduktiv och induktiv metod. Deduktiv metod grundar sig i teori och induktiv metod utifrån empiri (Bryman & Bell, 2005). Utifrån det hermeneutiska synsättet har studien ett induktivt tillvägagångssätt, där vi under hela studiens gång har samlat in information utifrån empiriska studier, och utgör även grunden för den valda teorin. 2.3 Undersökningsansats För att besvara vår forskningsfråga samt utveckla vår egna kunskap inom offentlig livsmedelsupphandling valde vi att göra empiriska studier med kvalitativ inriktning. Vi valde den kvalitativa inriktningen då den gav oss en djupare kunskap än vad en kvantitativt inriktad studie hade gjort samtidigt som den kvalitativa inriktningen verkar i symbios med det vetenskapliga synsätt som vi valde. Arbetet med en kvalitativ studie är mer omfattande både tids- och arbetsmässigt. Vi ansåg dock att den kvalitativa inriktningen skulle bidra med en växande förståelse för de studier som framgår nedan. En kvalitativ studie innebar att intervjuer genomfördes med respondenter inom det område vi valde att avgränsa studien till. Den kvalitativa undersökningen bestod också av bearbetning och löpande analyser av rapporter och vetenskapliga artiklar (Patel & Davidsson,2003 ), där rapporterna främst rörde logistikperspektivet på frågeställningen och de vetenskapliga artiklarna behandlar själva livsmedelsupphandlingsförfarandet, där värdering av livsmedel ingick. I inledningen av studiens uppkomst var vår kunskap om offentlig upphandling begränsad, där vi under studiens gång har tillgodosett oss med relevant kunskap. Som ett resultat är studien explorativ i sin karaktär, där vi ämnade att beskriva hur de aspekter som studien omfamnar yttrade sig, vad de innefattade samt ytterligare egenskaper. En prägel som den explorativa ansatsen har är att uppmärksamma de likheter som finns i den data som samlats in samt ta hänsyn till de sammanhang som data samlades in under (Allwood, 2004). Att beakta de situationer som datan har samlats in under var av stor vikt i studien, då de områden som studien omfattar, innefattar i hög grad ett samspel mellan människor som är verksamma i upphandlingens olika steg. Vidare är studien formad efter olika teman, grundad på de likheter som påträffades i den empiri som insamlades. De teman som studien utgår ifrån är upphandlingsförfarande, logistik och värdering av livsmedel. Vår kunskapsresa startade när vi besökte Tillväxtdagen i Vara, ett konvent där både kommuner, upphandlare och leverantörer presenterade fördelarna med lokalproducerad mat. Vi valde att delta på detta konvent för att få en introduktion till ämnet offentlig upphandling av livsmedel. Besöket på Tillväxtdagen i Vara var även uppstarten av vår empiriinsamling. Därefter började vårt arbete med att söka efter vetenskapliga artiklar, rapporter och andra dokument för att fördjupa oss i ämnet. Själva arbetsgången av datainsamlingen startade med litteraturinsamling. Vi valde att börja med teoriavsnittet för att säkerhetsställa att vår datainsamling ringade in de områden som var relevanta för 7

17 vårt undersökningsområde. En del rapporer fick vi tilldelade från vår uppdragsgivare men för att vidga våra egna vyer sökte vi även efter rapporter och andra dokument på egen hand. När större delen av teorin var färdigställd utformade vi de intervjufrågor som skulle användas vid intervjuer med fokusgrupper och enskilda respondenter. Som vi nämnde tidigare är teoriavsnittet utformat efter den empiri som samlades in. Detta medförde att ytterligare litteratursökningar gjordes under studiens gång då empirin skulle utgöra grunden till vald teori. Detta medförde att teoriavsnittets innehåll ändrades under studiens gång. 2.4 Datainsamling Det fanns olika tillvägagångssätt att samla in information för att få våra forskningsfrågor besvarade. Vi använde oss av både primär- och sekundärdata för att tillgodose den information som var nödvändig för att slutföra vår uppsats. Den information som vi valde att samla in var; redan befintliga dokument, som rapporter och vetenskapliga artiklar, men också genom djupintervjuer och fokusgrupper för att skapa ett samtal med och mellan respondenterna. Enkäter är också en källa till information, men vi valde att inte genomföra enkäter då vi ville att den empiriska datainsamlingen skulle ha sin grund från intervjuer från verksamma personer inom studieområdet Urval Respondenterna skulle ha god kunskap inom vårt ämnesval och även vara involverade i frågan om närproducerade livsmedel. Tanken var att vi skulle skapa oss en uppfattning om hur de olika kommunerna hade arbetat fram sina inköpsmodeller och vad det var som gjorde dessa inköpsmodeller framgångsrika. Valet av kommuner gjordes med hänsyn till respektive kommuns inköpsmodell. Vi lade stor vikt vid urvalet av kommunerna, att de skulle täcka de tre inköpsmodeller som studien innefattade: De tre inköpsmodellerna innefattade: Samlastningscentral Traditionell modell Kombination mellan samlastningscentral och Traditionell modell Dessa tre inköpsmodeller finns representerade i ett stort antal kommuner runt om i Sverige, och framförallt i Västra Götaland. Vidare gjordes ett urval av fyra kommuner, där dessa kommuner täckte de inköpsmodeller som studien ämnade omfatta. Det slutgiltiga valet av kommuner blev: Vara - Traditionell modell Borlänge - Samlastningscentral Falköping Nystartad samlastningscentral + traditionell modell Trollhättan Samlastningscentral, egen modell Studien var ett uppdrag av Västra Götalandsregionen, vilket medförde att valet av kommuner skedde inom detta geografiska område. Dock gjordes ett undantag i samband 8

18 med valet av Borlänge kommun. Valet motiverades med karaktären av deras samlastningscentral, där projektet var långt gånget och gav oss nödvändig information för att grundligt utvärdera denna modell. En kommun med en likvärdig kunskap och erfarenhet inom fenomenet samlastningscentral gick inte att finna i Västra Götalandsregionen, då Falköpings kommun var i uppstarten av sin samlastningscentral. När kommunerna var fastställda valde vi att gå vidare i urvalet av respondenter. Vi valde upphandlare samt upphandlingschefer och kostchefer som respondenter inom vardera kommun. Då vår studie var av kvalitativ art valde vi också att genomföra fokusgruppsintervjuer. Genom fokusgruppintervjuerna fick vi en möjlighet att studera respondenternas föreställningar, attityder och värderingar kring ämnet offentlig upphandling av livsmedel. Mer ingående innebär en fokusgrupp en grupp av individer som under till exempel en forskares ledning diskuterar ett valt ämne (Wibeck, 2010). De olika befattningar som ingick i fokusgrupperna var upphandlare, leverantörer, politiker och näringslivschefer. Detta medförde variation i datainsamlingen. Vi valde att arbeta på detta sätt för att få variation mellan respondenternas svar och som Trost (2005) beskriver är det inte ovanligt att kvalitativa studier skall bringa viss variation mellan intervjugrupperna Primär datainsamling För att få en utförlig bild av hur de olika inköpsmodellerna fungerade och vilka karaktäristiska särdrag de hade genomfördes intervjuer med upphandlare eller upphandlingschefer på tidigare nämnda kommuner. Vardera kommun representerade olika inköpsmodeller; traditionell modell, samlastningscentral, kombination mellan samlastningscentral och traditionell modell samt en egen inköpsmodell som en av de besökta kommunerna hade utvecklat själv. Vi valde också att göra intervjuer med kostchefer i de frågor som rörde värdering av livsmedel i den offentliga upphandlingen Sekundär datainsamling Den sekundära datainsamlingen kom främst från vetenskapliga artiklar, rapporter och facklitteratur beträffande offentlig upphandling. De sekundära källorna i denna uppsats har används som underlag för att vi skulle få en generell överblick av vårt valda studieområde och vilka komponenter som forskare ansåg var aktuella och relevanta i den offentliga upphandlingen av livsmedel. De vetenskapliga artiklarna var av primär art, då författarna till de vetenskapliga artiklarna hade studerat olika aspekter inom livsmedelsupphandlingen och själva utformat teorier och slutsatser utifrån sina egna studier (Grüttner & Gregersen, 2011). Vi var intresserade av vilka områden som hade studerats för att öka vår möjlighet att finna information med god kvalitet, så de valda källorna användes också som redskap och inspirationskälla för vidare informationssökning bland rapporter som hade skrivits inom ämnet (Rienecker & Jørgensen, 2006). De vetenskapliga artiklar som används införskaffades genom utförlig informationssökning i databaser med företagsekonomisk inriktning. Tio artiklar valdes ut och granskades för att säkerställa att de var vetenskapliga och bidrog med relevant information för vår studie. Artiklarna hade både nationell (svensk) som internationell bakgrund för att ge den teoretiska grunden en så nyanserad bild som möjligt. Den 9

19 litteratur som valdes till teoriavsnittet i studien valdes genom en utförlig informationssökning efter facklitteratur skriven av erkända författare med stor kunskap inom offentlig upphandling. Sökord De sökord och kombinationer av sökord som användes vid informationssökningen var följande: Procurement Public procurement Procurement AND Sweden Procurement AND methods Procurement AND rules Procurement AND sustainability Procurement AND food Public procurement AND groupage Public procurement AND logistics Public procurement AND transport 2.5 Tillvägagångssätt Vi inledde vår datainsamling genom att besöka kommunerna Vara och Falköpings informationsmöten för lokala SME-företag. Det var Länsstyrelsen i Västra Götaland som ordnade dessa informationsträffar. Vi hade fått information om att det skulle vara flera upphandlare på dessa möten, och såg då en möjlighet att genomföra intervjuer genom fokusgrupper. Dock blev det inte så då det endast var en upphandlare närvarande vid informationsträffen i Vara och två upphandlare i Falköping. Vi löste detta genom att expandera våra tänkta respondenter i fokusgruppen till samtliga deltagare på mötet. Detta upplevde vi som positivt då vi fick möjlighet att öppet ställa frågor till samtliga närvarande och på så sätt starta ett samtal. De respondenter som deltog på dessa informationsträffarna var; upphandlare, politiker, näringslivschef, leverantörer som redan samarbetade med kommunerna (inklusive grossist), leverantörer som informationsmötet var riktade till samt Länsstyrelsen Västra Götaland. Detta berikade vår studie genom att vi fick de lokala leverantörernas syn på kommunens inköpsmodell och på så sätt se om kommunernas uppfattning om hur de lokala SME-företagen upplevde deras inköpsmodeller stämde överens. Vi valde att anteckna under mötets gång då vi inte fick möjlighet att lämna förfrågan om det var möjligt för oss att spela in samtalet under informationsmötena. Vi besökte två informationsträffar och således genomfördes två fokusgruppsintervjuer. Nästa steg i datainsamlingen var att kontakta respektive upphandlare i ovannämnda kommuner (Vara, Falköping, Borlänge och Trollhättan). Anledningen var att de kunde bidra med information om hur deras inköpsmodeller fungerade. Vi fick även möjligheten att få upphandlarnas uppfattning om hur de trodde att lokala SME-företag upplevde deras inköpsmodell. Detta var relevant för att vi skulle kunna besvara vår frågeställning. Intervjuerna spelades in med hjälp av diktafon efter medgivande av vardera respondent. Syftet med att spela in intervjuerna var att vi skulle få möjlighet att 10

20 lyssna på dem igen samt för att säkerhetsställa att vi inte missade något viktigt under intervjuernas gång. Totalt genomfördes fyra djupintervjuer, där vardera respondent representerade en kommun. Intervjuer med respondenter som arbetade med livsmedlens värde genomfördes, på så sätt kunde studien bidra med en djupare förståelse för hur de olika kommunerna värderade livsmedel i upphandlingen. Respondenterna som vi valde var kostchefer inom respektive kommun. Varför vi valde kostchefer berodde på att under insamlingen av data från respektive upphandlare, framkom det att upphandlarna saknade djupare kunskap om livsmedlens värde, vi blev därför hänvisade till att ta kontakt med kostchef. Totalt genomfördes tre intervjuer. Den första intervjun med kostchef gjordes under informationsträffen i Falköping. Här spelades dock inte intervjun in, utan anteckningar togs under tiden. Nästa intervju med kostchef gjordes i samband med intervju av upphandlare. Den tredje kostchefen hade ingen möjlighet att avsätta tid för intervju på plats hos respondenten, därför genomfördes intervjun genom mailkontakt. Vår empiriinsamling innefattar sju intervjuer med enskilda respondenter och två intervjuer med fokusgrupper, totalt nio intervjuer. Bland de enskilda intervjuerna genomfördes en tillsammans med kostchef och upphandlare och en intervju med kostchef via mailkontakt. Valet av respondenter är en viktig del inom den kvalitativa intervjuforskningen. Vid kvalitativa intervjuer kan inte antalet respondenter vara för stor, som nämndes tidigare så tar kvalitativa studier tid, därför valde vi att begränsa antalet respondenter till fem intervjuer på plats, tre via mailkontakt samt två fokusgrupper. Då vi önskade att respondenterna skulle få tala fritt, men utifrån olika teman blev vår intervjuform delvis strukturerad (Dalen, 2008). Vi ansåg att denna typ av intervjuform var mest lämpligast för vår studie, då en helt strukturerad intervjuform lämpar sig bättre för kvantitativa studier (Patel & Davidsson, 2003). 2.6 Analysmetod Vid analys av den data som samlades in använde vi oss av tematisk analys, en analysmetod som syftar till att se olika teman utifrån den data som analyseras. Metoden är vanligt förekommande i kvalitativa studier och ger goda möjligheter till frihet och flexibilitet i analysarbetet. Vi ville att intervjupersonerna och intervjusituationen skulle ha ett öppet förhållningsätt till de frågor som vi ställde. Det var därför vi valde att göra en delvis strukturerad intervjuguide där vi delade upp frågorna i olika teman och på så sätt skapa ett samtal (Braun & Clarke, 2006). Att ha tematisk analys som metod möjliggör för forskarna att identifiera, analysera och rapportera det insamlade materialet så detaljerat som möjligt (Braun & Clarke, 2006). Vi tyckte att detta var ett intressant och passande metodval för vår studie då vi ville förstå och tolka respondenternas verklighet och uppfattningar om de olika teman som studien har delats in i. Innan vi utformade intervjuguider valde vi därför att diskutera vad för teman vi ville ha. Utifrån det uppdrag vi fick var det skilda aspekter som delvis redan då kunde kategoriseras under var sitt tema. Dock modifierades våra teman något efter att vi hade kommit fram till våra forskningsfrågor då vi tyckte att det var viktigt att forskningsfrågorna och 11