Rapport. GIS-verksamheten i Finspångs kommun Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun.

Transkript

1 Rapport GIS-verksamheten i Finspångs kommun Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun Lars Rydvall

2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING SYFTE BAKGRUND METOD HISTORIK OCH ORGANISATION NULÄGE GIS-STRATEGI UPPFÖLJNING EKONOMI SAMARBETE OCH EXTERNA KONTAKTER KOMMENTARER OCH REKOMMENDATIONER...5 Granskning av GIS-verksamheten i Finspångs kommun 2

3 1 Inledning 1.1 Syfte Ernst & Young har fått i uppdrag av kommunrevisionen i Finspång att genomföra en granskning av på vilket sätt kommunen använder informationssystemet GIS (geografiska informationssystem)för att effektivisera verksamheters ändamålsenlighet och förbättra det ekonomiska utfallet. En översiktlig beskrivning görs av inom vilka användningsområden kommunen använder och planerar att använda GIS. I granskningen ingår att belysa med vilka andra kommuner och aktörer som kommunen samverkar om GIS för att öka effektiviteten. 1.2 Bakgrund Effektiv och ändamålsenlig hantering av geografisk information är ett viktigt stöd i många verksamheter. GIS är ett system som är till för att knyta samman verksamhetsdata från olika system för att möjliggöra analyser, presentationer mm och är en informationsteknik för hantering av geografiskt lägesbunden information. Utgångspunkten är en digital karta där objekt kan identifieras som punkter, ytor eller linjer. Till dessa objekt kan knytas information i tabeller eller textinformation. I GIS-lösningen kan det vara intressant att också koppla en position. Att snabbt hitta till rätt plats vid ett olyckstillbud kan vara avgörande för hur många liv som kan räddas. Nyttan med GIS är effektivisering av befintlig verksamhet, snabbare och bättre beslutsunderlag samt en bättre och enklare tillgång till information för fler i organisationen. GIS infördes i kommunen vid årsskiftet 2003/ användare utbildades i samband med detta. Beslutet att använda geografisk informationssystem var att effektivisera utnyttjandet av information samt att på ett enhetligt och enkelt sätt lagra aktuell och kvalitetssäkrad information. 1.3 Metod Dokument som berör GIS verksamheten har rekvirerats och studerats. Det kan konstaterats att det inte finns mycket officiella dokument gällande GIS. Intervjuer har genomförts med GIS ingenjör, användare inom kommunen, VD för Vallonbygden samt förvaltningscheferna för Socialförvaltning och Bygg och Miljö (tillika GIS samordnare). 2 Historik och organisation Geografisk informationssystem (GIS) är att samla all information som går att lokalisera till en plats på markytan. Det kan vara information om ledningar, bygglov, markägande, tomtgränser, adresser mm. Det kan även läggas in uppgifter om skolelever, hemtjänstens brukare, hållplatser, färdvägar för skolskjutsar etc. Merparten av den information en kommuner använder för ärendehantering är uppgifter som kan lagras som geografisk information. Vid införandet av GIS anlitades en konsult som utvärderade anbuden och som även var projektledare för installation och driftstart samt införande av driftorganisation. Därefter har en tjänst som GIS-ingenjör inrättats under Tjänsten är placerad i Bygg- och Granskning av GIS-verksamheten i Finspångs kommun 3

4 Miljö förvaltningens plan- och bygglovsavdelning. Chefen för Bygg- och miljöförvaltningen är GIS-samordnare inom kommunen. GIS-ingenjören svarar för teknisk kompetens och är systemadministratör för kommunens GIS-program. Kommunen beslutade efter utvärdering att GIS-programvara Solen skulle inköpas. Vid utvärderingen deltog representanter från kommunens förvaltningar och bolag. Vid införandet utbildades ca 150 personer i hur systemet kunde användas och förväntningarna var stora inom förvaltningarna. Implementationen gick snabbt och vid uppstarten vid årsskiftet 2003/2004 fanns grundfunktioner och grundmaterial driftsatt och tillgängligt för en stor del av de tilltänkta användarna. Det visades sig att grundfunktionerna inte var tillräckliga för respektive förvaltning/bolags enskilda behov och att det av kostnadsskäl var svårt anpassa behovet för de olika verksamheterna. Detta innebar att de positiva förväntningarna vändes till besvikelse inom vissa förvaltningar och att stödet från chefer i förvaltningar/bolag minskade. 3 Nuläge Antalet användare av GIS är inom Bygg- och miljöförvaltningen ca 16 stycken och räddningstjänsten ca 10 stycken. På serviceförvaltning är antalet användare två och kskontoret ca 15 användare. Inom humanistiska förvaltningen använder en person GIS för skolskjutsplanering. Vidare används det på FiNet, Finspångs Tekniska Verk och Vallonbygden. Det totala antalet användare går ej att fastställa men antalet användare är betydligt färre än de som finns registrerade som användare och som deltog i utbildningen i samband med uppstarten av GIS. Socialförvaltningen använder inte GIS utan har ett annat system för planering av verksamheten. Den projektgrupp för GIS bestående av medarbetare med fördjupad GIS-kompetens och som skulle arbeta med kompetensuppbyggnad och försörjning har inte varit aktiv under GIS-strategi Projektledaren utarbetade förslag till GIS-strategi för Denna fastställdes aldrig utan en ny omarbetades för 2005 men är inte heller fastställd. På grund av detta saknas en samlad bild på hur arbetet och utvecklingen av GIS skall hanteras. Detta har lett till att utvecklingen och användandet av GIS inte skett i den takt som var planerad. 3.2 Uppföljning GIS-ingenjören har vid två tillfällen genomfört utvärdering av GIS-verksamheten dels 2004 och dels hösten Vid den senaste enkäten besvarade 24 personer enkäten. Av den senaste enkäten framgår att användare och förvaltningschefer är positiva till att hitta fler användningsområden där GIS skulle kunna vara till nytta. Bristande kunskap och tid anges som skäl till användandet att inte är så högt. Går kommunen över till tunna klienter kommer det att krävas nya lösningar för ett antal användare. 3.3 Ekonomi Budgeten för GIS-verksamheten för 2006 är på totalt 882 tkr. Det saknas avtal om hur kostnaderna skall belasta kommunen respektive bolagen. Den använda fördelningen baseras på kalkylerade kostnader i samband med beslutet att införa GIS vilket var 800 tkr. Enligt uppgift fördes diskussioner om att kostnaderna skulle fördelas med 50 % på kom- Granskning av GIS-verksamheten i Finspångs kommun 4

5 munen och 50 % på de kommunala bolagen. Vallonbygden anser att de aldrig deltagit i diskussioner om fördelning av kostnader och har därmed ifrågasatt fördelningsmodellen. De betalar ca 50 tkr/år med hänvisning till den nytta de har av GIS. Tekniska Verkens dåvarande VD medgav att de kunde stå för 60 % av de kostnader som belastar bolagen. Totalt betalar bolagen därmed 248 tkr respektive 52 tkr per år för användandet av GIS. Detta baseras på kalkylerade kostnader på 800 tkr/år och inte verkliga kostnader. Intäkten från bolagen uppräknas per/år med 1 2 %. Kostnaderna för Bygg- och miljönämnden har därmed blivit högre men förväntas 2006 hamna på avsatt ram pga. föräldraledig personal, senareläggning av projekt och att anställd personal arbetat som kassör i föreningen GIS-Östergötland. Avskrivning av den gjorda grundinvesteringen upphör under 2008 men troligtvis bör nya investeringar göras med hänsyn till nya tekniska lösningar. 3.4 Samarbete och externa kontakter. Kommunen har en omvärldsbevakning inom GIS-området och är medlemmar i kartografiska sällskapet och ULI. I Östergötland finns föreningen,gis-östergötland, som träffas regelbundet för erfarenhetsutbyte mm. Finspång representeras i den av kommunstyrelsens ordförande som ordförande i föreningen och av kommunens GIS-ingenjör som är kassör/sekreterare i föreningen. Användare av GIS har varit på studiebesök på andra kommuner för att se hur de arbetar med informationen. De kommuner som kommit längst är oftast de större och de har betydligt större användning av GIS inom de mjuka sektorerna tack vare större folkmängd. Inom tekniska området bedömer GIS-samordnaren att kommunen ligger långt framme i GIS-användningen. 4 Kommentarer och rekommendationer Införandet av GIS skedde med entusiastiskt engagemang från projektledningen vilket innebar höga förväntningar inom kommun/bolag. Vid införandet uppstod många tekniska problem som ledde till att de positiva förväntningarna vändes till besvikelse. Detta har lett till att förvaltningar/bolag fått en skeptisk bild av GIS som medfört att utvecklingen till att använda GIS för fler ändamål inte skett i den takt som var planerad. Det bör fastställas en strategi för den fortsatta GIS utvecklingen vilken är viktig med hänsyn till att det kommer att behövas investeringar i ny programvara/teknik och för att GIS användandet skall utvecklas. De oklarheter som finns gällande kostnadsfördelningen bör redas ut med de kommunala bolagen då det föreligger behov av investera i programvaror och licenser. Vilka ekonomiska effekter som har uppnåtts med GIS är svårt att mäta. Efter inrapportering av information för olika ändamål har det troligtvis inneburit både resursbesparingar och ökad av kvalité i erhållen information. Besparingar framhålls ha åstadkommits då underlag för upphandling av samhällsbetalda tjänster togs fram via GIS. För att utveckla och erhålla uppslag på användningsområden bör kontakter inledas med kommuner som är längre fram i GIS användandet. Granskning av GIS-verksamheten i Finspångs kommun 5

6 Bilaga 1 Källförteckning Intervjuer: Elin Kopp, GIS-ingenjör Bo Peterson, förvaltningschef Bygg- och Miljö samt GIS-samordnare Lars Rundborg, ekonom Britt-Marie Ellersten, förvaltningschef Socialförvaltningen Britt-Marie Thor, avdelningschef äldreomsorg Hans Nygren, skolhandläggare Skolförvaltningen Hans Lindberg, utvecklingschef Samhällsbyggnadsavdelningen Mikael Rådegård, VD, Vallonbygden AB Roger Sjögren, ekonom, Vallonbygden AB Dokument: Sammanträdesprotokoll KSAU Au 489 Geografisk Informationssystem Sammanträdesprotokoll KSAU Au 375 Geografisk Informationssystem Sammanträdesprotokoll KS Ks 306 Geografisk Informationssystem Sammanträdesprotokoll KSAU Au 134 GIS förfrågningsunderlag Sammanträdesprotokoll KSAU Au 232 GIS upphandling urval av anbud GIS-strategi för Finspångs kommun, bilaga till projektrapport Förslag till handlingsplan i en fortsatt utvecklings- och införandeprocess för GIS i Finspång, bilaga till projektrapport GIS-strategi för Finspångs kommun 2005, ej fastställd Granskning av GIS-verksamheten i Finspångs kommun 6