Uppdaterad: Medlemsregistret. Fullversion

Transkript

1 Uppdaterad: Medlemsregistret Fullversion 1 1

2 Innehållsförteckning Vad du kan göra i medlemsregistret 9 Logga in 9 Vanliga inloggnings fel 9 Menyraden- för dig som är nybörjare 11 Medlemsregistret Medlemmar 12 Ny medlem med fullständigt personnummer 13 Vanliga felmeddelande 14 Ny medlem med ofullständigt personnummer 14 Ny medlem med utländskt personnummer 15 Prova på-person 16 Ny medlem med skyddade personuppgifter 17 Importera nya medlemmar via Excel 18 Vanliga felmeddelanden 20 Importera in nya medlemmar och lägg till dem i befintlig grupp 20 Gör prova på-person till medlem 22 Se medlemmar som har ofullständiga uppgifter 24 Lägg till de fyra sista siffrorna i personnumret 26 Medelmmar för godkännande - Registrerade av gruppadministratör 26 Vanliga fel 26 Avsluta medlemskap 28 Återaktivera ett avslutat medlemskap 29 Avliden person 30 Redigera och lägga till kontaktuppgifter 31 Redigera För och Efternamn 31 Redigera eller lägg till telefonnummer 32 Ändra synlig för 32 Redigera eller lägg till e-postadress 34 Ändra synlig för 34 Redigera eller lägg till adress 36 Folkbokföringsadress 37 Vanliga felmeddelande 37 Kontaktadress

3 Arbetsadress 38 Aktiv i idrott 39 Målsman 39 Lägg till övriga personuppgifter 40 IdrottsID-IID nummer 41 Skicka inloggningsuppgifter eller Återställ lösenord 41 Skicka inloggninsuppgifter 42 Återställ lösenord 42 Medlemsnummer 43 Medlem sedan och medlem t.om. 43 Ständig medlem 44 Tilldela person Grupper - Roller - Behörigheter 45 Grupper 45 Lägg in person i grupp/lag/familj eller arbetsrum 46 Roller 47 Filtrera roller 47 Vanliga felmeddelanden 48 Vilken roll? 49 Tillsätt roll 51 Behörigheter 52 Vilken behörighet? 53 Tillsätt behörighet 54 Kontakter 55 Skapa kontakter 55 Sök bland föreningens kontakter 56 Skriv ut adressetiketter till kontakter 56 Exportera kontakter till Excel 57 Lägg till kontakt i grupp 58 Ta bort en kontakt 59 Skicka e-post till en kontakt 59 Varje rubrik är en länk. För att snabbt se aktuellt avsnitt klicka på rubriken! 3 3

4 Roller 60 Skapa en ny roll 60 Se föreningens olika roller 61 Ta bort en roll 62 Styrelsen - ordförande - kassör - sekreterare Tillsätt dessa roller 63 Utövare roll vid Trupp-/gruppsida 65 Vanliga fel 67 Hur ändrar jag uppgifter på flera medlemmar samtidigt? 68 Ändra samma kontaktuppgifter på flera personer samtidigt 68 Ändra idrott/grupp/roll på flera personer samtidigt 71 Skriv ut till flera personer samtidigt 73 Skriv ut etiketter till flera personer samtidigt 74 Skriv ut adresslista till flera personer samtidigt 74 Exportera flera medlemmar till Excel samtidigt 75 Exportera medlemmar till Excel 76 Exportera medlemmar till Excel, välj kolumner 76 Exportera medlemmar till xml-fil för E-bokföringen 77 Avsluta/ta bort flera medlemmar samtidigt 78 Lista på e-postadresser till flera medlemmar samtidigt 79 Skicka meddelande till fler personer samtidigt 80 Grupper 84 Skillnad på grupp, lag, familj och arbetsrum 84 Skapa en ny grupp/lag/familj 84 Ska jag skapa gruppen under Föreningen eller Idrotten? 85 Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna (1) 85 Lägg till personer från medlemsregistret 86 Lägg till person(er) från annan grupp 87 Importera medlemmar till gruppen 88 Tillsätt en gruppadministratör för gruppen 88 Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna (2) 89 Skriv ut etiketter till medlemmar i en grupp 90 Exportera grupper till Excel 90 Ta bort grupper/lag/familjer 91 Lista e-postadresser på personer i grupp/lag/familj 91 Meddelande till grupp 92 Skriv e-post till personer i en grupp direkt från IdrottOnline 92 Vanliga fel

5 För att se skickade e-postmeddelanden 98 Skicka sms till medlemmar i en grupp 99 Aktivera gruppen (1) 99 Aktivera sms tjänsten (2) 100 Vanliga fel 100 Skicka brev till gruppens medlemmar 102 Aktivera Addoro brevtjänst 103 Licenser 105 Ansök om personlicens 105 Ansök om laglicens 107 Avgifter 108 Exempel 108 Rollista avgifter 114 Förberedelser 115 Bra att veta 115 Stegföljd för respektive avgiftshantering 116 Skapa avgift (1) 117 Skapa rabatter på grundavgiften (2) 120 Familjerabatt 120 Rollrabatt 124 Åldersrabatt 125 Tillsätt avgift - Endast vid manuellt medlemsurval 127 Vanliga fel 128 Betalstatus (3) Ny betalning - Avgiften aktiveras steg 1 av Vanliga fel 132 Ny betalning steg 2 av Markera avgiften som betald Manuell hantering 137 Ny betalning för grupper/lag/arbetsrum 139 Hur betalas avgifter som skickats till varukorgen?

6 Markera avgiften som betald Varukorgen och e-bokföringen 146 Vanligt fel 146 Synkronisering av avgifter i E-bokföringen 147 Redigera avgift 150 Ta bort avgift 150 Ta bort felaktig eller dubbel betalning på en person 151 Skriv ut avgifter - alla statusmarkeringar till PDF format 152 Skriv ut betalda avgifter till PDF format 153 Skriv ut obetalda och förfallna avgifter till PDF format 154 Skriv ut avgifter till Excel - alla medlemmar 155 Föreningsrapport 158 Skapa föreningsrapport 158 Vanliga fel 158 Skicka föreningsrapport till SF 159 SF-specifika frågor i föreningsrapporten 159 Förbund 160 Tillåt förbund att se föreningens medlemsregister 160 Statistik 161 Skapa statistik 161 Skapa en egen statistikrapport 163 Ta bort rapport 165 Varje rubrik är en länk. För att snabbt se aktuellt avsnitt klicka på rubriken! 6 6

7 Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Manualer Denna manual innehåller alla funktioner som finns inom IdrottOnline. Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig besöka vårt manualbibilotek på Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se. Beskriv noggrant ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Supportens mål är att svara på alla ärenden inom 24 h. Telefontid Torsdagar Telefonnummer:

8 Vad du kan göra i medlemsregistret Roll: Huvudadministratör, Klubb-/Förbundsadministratör Hantera medlemmar Tilldela roller och behörigheter Skicka meddelande till medlemmarna Föreningsrapporten Tilldela inloggningsuppgifter Skapa och tilldela avgifter Och mycket mycket mer! Logga in KLICKA PÅ HÄNGLÅSET uppe i högra hörnet på föreningens IdrottOnline sida. SKRIV IN DITT IID NUMMER ELLER DITT FULLSTÄNDIGA PERSONNUMMER SAMT LÖSENORDET. IID numret är ditt Idrotts ID. Det är personligt och du har samma IID nummer i alla föreningar som du är medlem i. Detta nummer innehåller endast siffror. Lösenordet är en automatiskt genererad siffer och bokstavskombination. Den kan ändras till ett personligt ord efter första inloggningen. Du har samma lösenord i alla föreningar som du är medlem i. VANLIGA FEL Inloggningen misslyckades! Antingen har du inte rättigheter att logga in på denna sida eller så är ditt användarnamn och eller lösenord felaktiga. Lösning: 1. Dubbelkolla att du har skrivit rätt lösenord och användarnamn. Ett tips är att kopiera direkt från e-postmeddelandet med lösenordet från IdrottOnline och klistra in i fälten. 2.Var noga med att skilja på stora och små bokstäver samt siffror och bokstäver. 3. Använder du ditt IID nummer prova istället med ditt fullständiga personnummer i format 8 8

9 ååmmddxxxx. Välj organisation-en rullista syns men det går inte att väja någon organisation i listan. Du är medlem i föreningen men rutan för aktiv i idrott har bockats ur. Lösning: 1.Du som Huvudadministratör kontaktar helpdesk@rf.se och de hjälper dig. 2. Du som Klubbadministratör kontaktar Huvudadministratören och ber om hjälp. 3. För att hjälpa övriga med detta problem gå in och bocka i rutan för aktiv i idrott. Spara. När du har loggat in ser du fliken MEDLEMSREGISTRET i toppmenyn. Klicka där och medlemsregistret öppnas. Huvudadministratören ser alla flikar men får inte automatiskt rollerna LOK-stödsansvarig firmatecknare och Idrottslyftsansvarig firmatecknare. Dessa kan du dock tillsätta dig själv. VANLIGA FEL Du ser inte alla flikar. Lösning: 1.Kontrollera om du har rätt roll. Är du Klubbadministratör kontaktar du Huvudadministratören. Är du Huvudadministratör kontakta helpdesk@rf.se och ange ditt ärende utförligt samt uppge din förenings namn. 9 9

10 Menyraden för dig som är nybörjare Det är från denna menyrad som du navigerar mellan de flikar som du har tillgång till med ditt inlogg. OM någon flik saknas betyder det att du inte har rätt roll eller behörighet för denna flik. Alla flikar som är tillgängliga syns inte i menyn utan finns under FLER. Klicka på pilen för att se hela listan. Denna manual handlar om Medlemsregistret och de funktioner som du administrerar från den fliken. När du har klickat på Medlemsregistret kommer du tillbaka till hemsidans startsida genom att klicka på Hemsida. För att Logga ut från sidan klickar du på Logga ut längst till höger i översta kanten

11 Medlemmar För att börja fylla på medlemsregistret med personer klicka på MEDLEMMAR i den lodräta menyraden till vänster på sidan. För att lägga in en person åt gången klicka på NY MEDLEM. Det går att registrera medlemmar med födelsedatum eller fullständigt personnummer. Fördelen med att använda fullständigt personnummer: Personens folkbokföringsadress hämtas och uppdateras automatiskt från folkbokföringsregistret När föreningen använder sig av licenser så behövs detta Vid en ev. LOK stödskontroll behöver de sista siffrorna kunna anges Vid närvaroregistrering av LOK stöd behövs fullständigt personnummer För att importera in flera medlemmar samtidigt klicka på LADDA NER IMPORTFIL

12 Ny medlem med fullständigt personnummer Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personnummret och vänta någon sekund. Personens namn och adress dyker upp i fältet. OM det stämmer klicka på NÄSTA. SPARA. Personen är nu medlem i föreningen. För tillsättning av roller behörigheter förklaras längre fram i manualen

13 VANLIGA FELMEDDELANDE Du fyller i rätt personnummer men fel namn dyker upp i fältet. Lösning: Dubbelkolla igen, med personen samt via att personnummret verligen stämmer. Om det gör det klicka på NÄSTA även om namnet i fältet är fel. SPARA medlemmen. Gå in igen på personens profil. Sök då upp namnet som var felaktigt. Fälten är nu redigerbara och du kan skriva in det korrekta namnet och adressen. SPARA. Ny medlem med ofullständigt personnummer Obligatoriska uppgifter: POSTADRESS och GATUADRESS Klicka på NY MEDLEM. Fyll i födelsedatum och klicka i rutan för OFULLSTÄNDIGT PERSONNUM- MER. Fyll i personens förnamn och efternamn samt kryssa i om det är en man eller kvinna samt postnummer och postort. NÄSTA. För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KONTAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SI- DAN

14 Du kommer nu få en informationstext om att dessa meddelmmar inte kommer kunna hanteras som de personen som har fullständigt personnummer. Detta betyder att de sista siffrorna måste kunna anges vid närvaroregistrering samt en ev. kontroll för LOK stödet. Det går inte heller att tilldela några roller på personen. SPARA. Ny medlem med utlänskt personnummer Klicka på NY MEDLEM. Fyll i födelsedatum i den följd som skrivs i Sverige. 19ååmmdd. Klicka i rutan framför UTLÄNDSK PERSON. Klicka i NATIONALITET. Fyll i FÖRNAMN, EFTERNAMN, KÖN, POSTNUMMER OCH POSTORT. NÄSTA. För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KON- TAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SIDAN

15 Prova på-person Obligatoriska uppgifter: POSTADRESS och GATUADRESS Det går att lägga in en Prova-på person med både fullständigt och ofullständigt personnummer. Vid ofullständigt måste du klicka i både PROVA-PÅ PERSON OCH OFULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER. Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personens personnummer. Fullständigt eller ofullständigt. Vid ofullständigt klicka i både Prova-på person och Ofullständigt personnummer. Ofullständigt personnummer Fullständigt personnummer NÄSTA. En Prova-på person kan inte få några roller tillsatta. Den räknas med i LOK stödsredovisningen även om den ligger inne med ofullständigt personnummer. Observera att nya regler för LOK stödet träder i kraft den 1 januari 2014 och då behövs fullständigt personnummer även på Prova på personer

16 För att kunna spara lägg in personens postadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM KONTAKTADRESS. FYLL I GATUADRESS. SPARA LÄNGST NER TILL HÖGER PÅ SI- DAN. Ny medlem med skyddade personuppgifter Klicka på NY MEDLEM. Fyll i personens personnummer. NÄSTA. Klicka i rutan framför PERSONEN HAR SKYDDADE PERSONUPPGIFTER. Fyll i ett Alias förnamn och ett alias efternamn. SPARA högst upp till höger på sidan. Personen sökes då upp i registret med sitt alias namn

17 Importera nya medlemmar via Excel Import av medlemmar är till fördel när ni tidigare haft ert medlemsregister i någon annan portal och nu vill lägga in det i IdrottOnline. Ni exporterar då registret till excell från det befintliga registret och väljer sedan att ladda ner importfil från IdrottOnline. Flytta över alla obligatoriska fält till IdrottOnlines importfil och spara. ÄNDRA INGA CELLER ELLER FLYTTA PÅ NÅGRA KOLUMNER. DE FÄLT SOM INTE ÄR OBLIGATORISKA LÄMNAR DU TOMMA. Det går att importera medlemmar med fullständigt och ofullständigt personnummer. KLICKA PÅ LADDA NER IMPORTFIL. Excelfilen lad- das ner på din dator. Öppna filen. När du öppnat filen börja med att se till att du är i början av arket. Dra markören längst till vänster. Kopiera från ditt egna excelark in de obligatoriska uppgifterna. SPARA och STÄNG Excel. Obligatoriska uppgifter i Importfilen: Förnamn, Efternamn, Kön, Fullständigt personnummer,gatuadress, Postnummer, Postort, Land 17 17

18 KLICKA PÅ IMPORTERA. För snabbast import rekommenderas inte fler än 100 medlemmar per importfil. KLICKA PÅ VÄLJ FIL. Hämta upp excelfilen från din dator och klicka på OK. Ha tålamod. Filen laddas upp. När importen är klar ser du info om de nya medlemmarna. GODKÄNN ÄNDRINGAR och klicka på FORTSÄTT. Är något fel så klicka på Avbryt och ändra i Excelfilen till rätt uppgifter och gör sedan om proceduren Välj fil.. När importen är slutförd syns denna ruta. Klicka på OK

19 VANLIGA FELMEDDELANDE IMPORTEN ÄR SLUTFÖRD MED FEL. Något eller några obligatoriska fält saknas. LÖSNING: Lättas är att du Exporterar rapporten och sedan stämmer av den med importfilen. Lägger till de som ska läggas till och sparar importfilen och importerar filen på nytt. Klickar du här på ok så stängs rutan och ingen import av de felmarkerade personerna har skett. De övriga medlemmarna har importerats i medlemsregistret. Importera in nya medlemmar och lägg till dem i befintlig grupp Finns det skapade grupper i medlemsregistret som du vill lägga till nya medlemmar i direkt vid import. Gör som följer: Ta reda på gruppens gruppid. KLICKA PÅ GRUPPER. Sök upp aktuell grupp. KLICKA PÅ SÖK

20 Gå in på gruppen genom att KLICKA PÅ LÄNKEN. Här syns gruppid. I IMPORTFILEN LÄGGER DU TILL GRUPPID I RÄTT KOLUMN. IMPORTERA FILEN. SE TIDIGARE BESKRIVNING PÅ SID Personen finns nu i den valda gruppen samt i medlemsregistret

21 Gör prova-på-person till medlem När en prova på person bestämmer sig att bli medlem i klubben behöver du inte registrera om profilen. Sök upp medlemmarna. KLICKA UR SÖK MEDLEMMAR OCH BEHÅLL SÖK PROVA PÅ- PERSONER I KRYSSAD. SÖK. Sökresultatet visar alla medlemmar som lagts in om prova på-personer. DE ÄR MARKERADE MED ETT GRÖNT P. DE PERSONER SOM ÄR GULMARKERADE ÄR REGISTRERADE MED OFULLSTÄNDIGT PERSONNUMMER

22 KLICKA PÅ NAMNET PÅ DEN PERSON SOM SKA BLI MEDLEM. KLICKA PÅ GÖR TILL MEDLEM. PERSONEN ÄR NU MEDLEM I FÖRENINGEN

23 Se medlemmar som har ofullständiga uppgifter Om en medlem har registrerats med ofullständiga uppgifter vid inträde i föreningen kommer dessa att upplysas i en gulrad högst upp i medlemsregistret. Det kan vara ofullständigt personnummer eller saknad av aktiv i idrott. FÖR ATT KORRIGERA SAKNAD AV AKTIV I IDROTT KLICKA PÅ LÄNKEN KLICKA HÄR FÖR ATT SE DEM MEDLEMMARNA SYNS I SÖKRESULTATET. MARKERA ALLA ELLER NÅGRA

24 KLICKA PÅ ÄNDRA IDROTT/GRUPP/ROLL. KLICKA I AKTIV I IDROTT OCH VÄLJ RÄTT IDROTT OM FÖRENINGEN HAR FLER ATT VÄLJA PÅ. SPARA. Högst upp syns hur många och vilka personer som får aktiv i idrott samtidigt

25 Lägga till de fyra sista siffrorna i personnumret Om en medlem är registrerad med ofullständigt personnummer går det inte att klicka ur rutan och fylla i de sista siffrorna. Det beror på att ett idrottsid redan har skapats och att systemet inte kan känna av att det är samma person. Vi letar en lösning på detta. För att korrigera ett ofullständigt personnummer behövs personen läggas in som en ny medlem och sedan får du avsluta och ta bort den ofullständiga profilen. Medlemmar för godkännande - Registrerade av gruppadministratör Om en ny medlem har registrerats av en gruppadministratör måste detta godkännas av en Klubb eller Huvudadministratör för att medlemmen ska vara korrekt inlagd i systemet. När detta sker får Klubb och Huvuadministratör ett e-postmeddelande att nya medlemmar finns att godkänna. Det är då här under denna länk som dessa medlemmar finns. KLICKA PÅ LÄNKEN KLICKA HÄR FÖR ATT SE DEM VANLIGA FEL Jag får e-post om att godkänna medlemmar men vill inte ha dessa. Lösning: Du har rollen som klubb eller huvudadministratör. För att ej få dessa meddelanden behöver du ta bort rollen

26 Sökresultatet visar då alla personer som väntar att få medlemskapet godkännt. KLICKA I ALLA SOM SKA GODKÄNNAS. KLICKA PÅ GODKÄNN MEDLEMSKAP. ÄR DET NÅGON MEDLEM SOM INTE GODKÄNNS KLICKA PÅ AVSLÅ MEDLEMSSKAP

27 Avsluta medlemskap Det går att AVSLUTA samt att AVSLUTA OCH TA BORT EN MEDLEM. AVSLUTA behåller sökbarheten och sparar uppgifterna om medlemmen skulle bli medlem igen. AVSLUTA OCH TA BORT tar även bort sökbarheten och inga uppgifter sparas. SÖK UPP MEDLEMEN. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR NAMNET. SKROLLA ÖVER AVSLUTA/TA BORT VÄLJ ÖNSKAT ALTERNATIV

28 Återaktivera ett avslutat medlemskap SÖK UPP MEDLEMEN UNDER UTÖKAD SÖKNING-AVSLUTADE MEDLEMSKAP. GÅ IN PÅ PERSONENS PROFIL. SKROLLA NER TILL STATUS-LÄNGST NER PÅ SIDAN. KLICKA PÅ PILEN

29 KLICKA UR RUTAN FRAMTÖF AVSLUTA MEDLEMSKAP OCH SPARA. Avliden person Har någon medlem tragiskt nog avlidit kommer detta att uppdateras automatiskt från folkbokföringen och låsas i idrottonline. Dessa personer kommer alltid att vara sökbara i registret och går inte att ta bort helt. DE SÖKES FRAM UNDER UTÖKAD SÖKNING OCH AVLIDNA PERSONER

30 Redigera och lägga till kontaktuppgifter Sök upp personen som du vill ändra eller lägga till kontaktuppgifter för. SÖK PÅ NAMN eller klicka på SÖK direkt. Gå in på personens medlemskort geonom att klicka på personens namn. Det är en länk. Nu ser du alla uppgifter som är inlagda på den valda personen. Nedan visas hur du ändrar och lägger till kontaktuppgifter. GRUPPER-ROLLER OCH BEHÖRIGHET VISAS I ETT SENARE SKEDE. SE AVSNITTET MED SAMMA NAMN. Du gör alla ändringar som du önskar och klickar sedan på SPARA. Ändras några uppgifter här så slår det igenom på ALLA organisationer som personen är medlem i inom IdrottOnline. Redigera För och Efternamn Ställ markören i önskat namnfält och ändra eller lägg till namn

31 Redigera eller lägg till telefonnummer Det går att lägga till 3 olika telefonnummer. Till Bostad, Mobil och Arbete. Det går att ställa in om respektive nummer skall vara synlig för Ingen, Besökare på hemsidan eller endast för inloggade i organisationen. Väljer man att kontaktuppgifterna kan vara synliga för hemsida eller inloggade betyder det att OM dessa uppgifter väljs som synbara på någon sidtyp så syns det utåt. Det betyder inte att de alltid syns! Fyll i eller ändra numret i fältet. Visa i org-endast inloggad i organisation Hemsidan-Besökare på hemsidan Ingen-Helt osynlig Ändra Synlig för KLICKA PÅ REDIGERA. Klicka i önskat visningsval. INGEN. Uppgifterna är ej synliga i något fall. VÄLJ

32 BESÖKARE PÅ HEMSIDAN I IDROTTONLINE. Alla som besöker sidan, medlemmar eller inte, ser uppgiften om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. Välj här om det gäller alla organisationer som personen är medlem i eller endast för någon utvald organisation. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ. VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ. ENDAST INLOGGAD I ORGANISATION. Endast de personer som är medlemmar och har inlogg kan se dessa uppgifter om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ

33 VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ. Redigera eller lägg till e-postadress Det går att lägga till 3 olika e-postadresser. Till kontakt, privat och arbete. Det går att ställa in om respektive nummer skall vara synlig för ingen, besökare på hemsidan eller endast för inloggade i organisationen. Det är e-postadressen Kontakt som används för utskickande av inloggningsuppgifter. Fyll i eller ändra adressen i fältet. Ändra Synlig för KLICKA PÅ REDIGERA. Klicka i önskat visningsval

34 INGEN. Uppgifterna är ej synliga i något fall. VÄLJ. BESÖKARE PÅ HEMSIDAN I IDROTTONLINE. Alla som besöker sidan, medlemmar eller inte, ser uppgiften om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. Välj här om det gäller alla organisationer som personen är medlem i eller endast för någon utvald organisation. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ. VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ

35 ENDAST INLOGGAD I ORGANISATION. Endast de personer som är medlemmar och har inlogg kan se dessa uppgifter om personen finns med i på någon sidtyp där administratören valt att visa kontaktuppgifter. Ex. Trupp-/Gruppsida. ALLA ORGANISATIONER PERSONEN ÄR MEDLEM AV. VÄLJ. VÄLJ ORGANISATION. VÄLJ. Redigera eller lägg till adress Används folkbokföringsadressen så är rutan framför ANVÄND BEFINTLIG ADRESS PÅ PER- SON i bockad. För att ändra eller lägga till kontaktadress eller arbetsadress klicka UR rutan

36 Folkbokföringsadress Om personen är registrerad med fullständigt personnummer så hämtas dennes adress från folkbokföringsregistret. När personen flyttar och har gjort en adressändring kommer denna adress att ändras automatiskt. Det går inte att ändra eller redigera folkbokföringsadressen men det går att ställa in SYNLIG FÖR. KLICKA PÅ REDIGERA. ÄNDRA TILL ÖNSKAT SYNLIG FÖR ALTERNATIV. Se tidigare avsnitt för beskrivning Klicka här! VANLIGA FELMEDDELANDE Folkbokföringsadressen är fel och jag kan inte ändra den. Lösning: Se efter om personen har gjort en officiell adressändring hos skatteverket. Uppgifterna hämtas någon gång i månaden. Om ja- kontakta helpdesk@rf.se

37 Kontaktadress Vill personen ha en annan adress än folkbokföringsadressen synlig så läggs den adressen in här under kontakadress. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER SÅ ATT FÄLTET ÖPPNAS. FYLL I ADRESSEN. ÄNDRA SYNLIG FÖR. Se tidigare avsnitt för beskrivning. Klicka här! Arbetsadress KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER SÅ ATT FÄLTET ÖPPNAS. FYLL I ADRESSEN. ÄNDRA SYNLIG FÖR. Se tidigare avsnitt för beskrivning.klicka här! 37 37

38 Aktiv i idrott Deltar du i föreningens verksamhet och har en utalad roll inom föreningen så är du Aktiv i idrott. Det kan t.ex. vara som ledare, utövare, styrelsemedlem, kioskansvarig eller funktionär. För att markera att personen är aktiv i idrott. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM IDROTTS- KOPPLING. Har föreningen fler idrotter är listan här längre än exemplet nedan. Målsman Här lägger du in kontaktadress till målsman om medlemmen är minderårig. Det går att lägga in 2 målmän. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM MÅLSMAN. Målsman hittas längst ner på personens profilkort. KLICKA PÅ LÄGG TILL MÅLSMAN. FYLL I PERSONNUMMER

39 FYLL I ÖVRIG KONTAKTINFORMATION. Vid e-postutskick till målmsamn så är det KONTAKT e-postadressen som används. Se personens avgifter KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM AVGIFTER. Här syns de avgifter som personen har blivit tillsatt samt dess status. För att se tidigare års avgifter klicka i VISA HISTORISKA AVGIFTER. Lägg till övriga personuppgifter Valen som går att göra här bestämms av förbundet. KLICKA PÅ PILEN TILL VÄNSTER OM ÖVRIGA PERSONUPPGIFTER. Fyll i de fält som finns tillgängliga

40 IdrottsID-IID nummer När en person blir medlem i en förening inom IdrottOnline skapas ett IdrottsID-IID nummer. Detta är ett unikt nummer som identifierar personen. Man har alltid samma IID nummer inom alla organisationer i IdrottOnline. IID numret kan inte ändras och det används även som personens användarnamn vid inloggning. PERSONENS IID NUMMER HITTAR MAN HÖGST UPP TILL HÖGER PÅ PERSONENS MEDLEMSKORT. Vid inloggning kan IID numret bytas ut per automatik mot personnens fullständiga personnummer. Skicka inloggningsuppgifter eller Åteställ lösenord När en person blir medlem och är registrerad med fullständigt personnummer finns alltid möjligheten att tilldela den personen persolinga inloggningsuppgifter. DENNA INLOGGNING INNEBÄR INTE ATT PERSONEN KAN REDIGERA ELLER ÄNDRA PÅ SIDAN. FÖR DETTA KRÄVS SEPARATA ROLLER ELLER BEHÖRIGHETER. Fördel med att tilldela medlemmarna inloggningsuppgifter: -De kan själva ändra sina kontaktuppgifter vid behov. -De kan betala föreningens avgifter via varukorgen, om detta val gjort av föreningen. -Personerna kan se information på hemsidan som kanske valts att endast visas för inloggade. PERSONER MED INLOGGNING KAN SE MIN SIDA, MÖTESPLATSEN, LOK, IDROTTS- LYFTET OCH BESLUTSSTÖD 40 40

41 Skicka inloggningsuppgifter KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖGER PÅ SIDAN FINNS SKICKA INLOGGNINGSUPPGIFTER. KLICKA DÄR. Inloggningsuppgifter skickas till den e-postadress som är inlagd under kontakt. det kan vara en väntetid på ca 5 minuter. Skicka inloggningsuppgifter betydet att det är första gången som personen får en inloggning. Åteställ lösenord KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖGER PÅ SIDAN FINNS SKICKA IN- LOGGNINGSUPPGIFTER. KLICKA DÄR. Åteställ lösenord betyder att personen tidigare fått ett lösenord i någon av de organisationer som den är medlem i

42 Medlemsnummer Ni kan själva välja att tilldela personen ett medlemsnummer. Denna tilldelning har ingen aktiv funktino inom systemet utan är endast frivillig uppgift. KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖGER PÅ SIDAN FINNS MEDLEMS- NUMMER. FYLL I ÖNSKAT NUMMER. Medlem sedan och medlem t.om. Dessa datum har ingen aktiv funktion i systemet utan är en frivillig uppgift som kan användas i sökmotorerna. FÖR ATT FYLLA I MEDLEM SEDAN KLICKA IN PÅ PERSONENS PROFILKORT. TILL HÖ- GER HITTAS MEDLEM SEDAN OCH MEDLEM T.OM. FYLL I ÖNSKAT DATUM

43 Ständig medlem Denna markering har ingen aktiv funktion. Den ger ingen behörighet och är inte kopplad till någon roll. Detta är en markering som är sökbar inom föreningen. Vill man skapa en roll som har Ständig medem som namn gör man detta under roller. FÖR ATT MARKERA EN PERSON SOM STÄNDIG MEDLEM GÅ IN PÅ PERSONENS PRO- FILKORT. TILL HÖGER SYNS STÄNDIG MEDLEM. KLICKA I RUTAN

44 Tilldela person Grupper - Roller - Behörigheter Medlemmar kan läggas in i grupper samt tilldelas roller och behörigheter för att kunna administreras och administrera delar av föreningens IdrottOnline sidan. DENNA TILLDELNING GÖRS INNE UNDER PERSONENS PROFILKORT. Grupper Här läggs personen in i grupper/lag/familjer eller arbetsrum. Gruppen måste först vara skapad och detta görs under fliken Grupper. Se sid 84 Klicka här! I första vyn syns vilka grupper/lag/familjer eller arbetsrum som personen är med i. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Här syns nu en överblick över alla grupper/lag/familjer eller arbetsrum som finns i föreningen. ÖVERST SYNS DE VALDA GRUPERNA FÖR DEN AKTUELLA MEDLEMEN

45 Har föreningen fler idrotter så finns en filtrerings möjlighet där man väljer idrotten som gäller. KLICKA PÅ PILEN TILL HÖGER FÖR ATT SE HELA LISTAN. VÄLJ RÄTT IDROTT. Lägg in person i grupp/lag/familj eller arbetsrum KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM DEN GRUPPEN/LAGET/FAMILJEN ELLER ARBETS- RUMMET SOM DU VILL LÄGGA TILL PERSONEN I. Till höger ser du alla grupperna som finns. i de övriga listorna syns de 5 största ur respektive grupptyp. EFTER ÖNSKAT VAL KLICKA PÅ VÄLJ HÖGST UPP TILL HÖGER PÅ SIDAN. Siffran till höger om gruppens namn berättar hur många medlemmar gruppen har. Jordgloben visar att gruppen är ett arbetsrum

46 Roller Här tilldelas roller som kan ger personen en viss utökad inloggning. Rollerna sorteras in i olika kategorier beroende på vem som har skapat rollen. Alla roller har inte en utökad funktion utan indikerar endast att personen har denna roll inom föreningen. Här visas det hur du tilldelar rollerna samt vilka utökade inloggninsrättigheter rollerna ger. För att skapa en roll gå till fliken ROLLER. Se sid xx. Klicka här! I första vyn syns vilka roller som personen har. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Här syns nu en överblick över alla roller som finns att tilldela. ÖVERST SYNS DE ROLLER SOM DEN AKTUELLA MEDLEMEN HAR IDAGSLÄGET. Filtrera roller Med hjälp av filtreringsverktyget hittar man lättare bland rollerna. Det går att filtrera roller som tillhör Föreningen eller Idrotten. VÄLJ I LISTAN. VAD ÄR SKILLNADEN? NÄR SKA JAG VÄLJA VAD? Föreningen väljs när personen ska kunna hantera hela föreningen oavsätt idrottskoppling. Idrotten väljs när personen endast ska ha tillgång till den aktuella rollen under idrottssidan. Detta gäller framför allt när föreningen har fler idrotter

47 Vem har skapat rollen? Ibland har det skapats flera roller med samma namn. Alla roller har inte en aktiv funktion så det gäller att välja rätt skapare till rollen för att den ska ge den behörighet som man önskar. Vill ni leta fram rollen som ger utbildningsmodulen så vet vi att det är SISU som är ägare till den rollen. Välj då SISU IDROTTSUTBILDARNA i listan. Filtreringsverktyget ska underlätta hittandet av roller. Om du inte vet ägaren till rollen välj ALLA och leta i listan eller sök på rollens namn. Vilken kategori har rollen? Aktiv, Aktivitetsledare, Anställd, Funktionär eller Organisationsledare. Utbudet av visade roller ändras beroende på vilka filtreringsval du gör. Alla roller finns inte under alla ägare och kategorier. SÖK MED HJÄLP AV ROLLENS NAMN. Vanliga felmeddelanden Rollen är utgråad och jag kan inte tillsätta den. Lösning: Se efter att du har filtreringsvalen inställda på rätt val. En roll kan finnas under Idrotten men inte under Föreningen

48 Vilken roll? Medlemsregistret och Föreningsinfo Huvudadministratör Klubbadministratör Tilldelas och tas bort av Tilldelas utav huvudadministratören Redigerarläge Redaktör hemsida Administratör hemsida Tilldelas av klubb eller huvudadministratören Tilldelas av klubb eller huvudadministratören Skillnad på dessa roller. Redaktör hemsida Administratör hemsida Skapa och redigera nyheter Har större behörighet än Redaktör hemsida. Denna kan även skapa si dor och ändra utseendet på hemsidan. Välja boxinställningar och färger. För att kunna skicka nyhetsbrev behöver Redaktör hemsida även ha rollen Redaktör nyhetsbrev. Skicka in LOK stödsansökan Ordförande Kassör LOK stödsansvarig firmatecknare Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Skicka in Idrottslyftet samt Anläggningsbidrag Ordförande Kassör Idrottslyftsansvarig firmatecknare Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Utbildningmodulen Utbildningsansvarig förening Utbildningsansvarig förbund Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Närvaroregistrera via appen Gruppadministratör och Aktivitetsledare Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Denna rollen skapas själv av föreningens klubbadministratör eller hu vudadministratör. Den kan döpas till Tränare, Lagledare eller liknande men måste vara skapad under Aktivitetsledarkategorin för att ge rätt funtion. Observera att båda rollerna behövs för registrering via appen

49 Närvaroregistrera via LOK fliken Aktivitetsledare Denna rollen skapas själv av föreningens klubbadministratör eller hu vudadministratör. Den kan döpas till Tränare, Lagledare eller liknande men måste vara skapad under Aktivitetsledarkategorin för att ge rätt funtion. Tillsätta och skapa avgifter Ordförande Kassör och Klubbadministratör Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av klubb eller huvudadministratören Tillsätts av huvudadministratören Ordförande och kassör behöver även ha rollen klubbadminidtratör Huvudadministratör Tillstätts av helpdesk Övriga roller har ingen aktiv funktion utan är en markering i systemet

50 Tillsätt roll KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM DEN ROLL SOM DU VILL LÄGGA TILL PÅ PERSO- NEN. KLICKA PÅ VÄLJ NÄR DU ÄR KLAR. Glöm ej att Spara innan du avbryter sessionen. SIFFRAN TILL HÖGER OM ROLLENS NAMN VISAR HUR MÅNGA I FÖRENINGEN SOM HAR DENNA ROLLEN. Huvud eller Klubbadministratören tillsätter alla roller i föreningen. Undantag är rollen Huvudadministratör som ändras och tillsätts av helpdesk@rf.se 50 50

51 Behörigheter Flera behörigheter är det samma som en roll. Vill du begränsa tillgången till ett visst område eller en viss funktion är det en behörighet som du ska tillsätta på personen. Du hittar behörigheterna under personens profil. I första vyn syns vilka behörigheter som personen har. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Är det så att personen har en roll tilldelad så kommer flera behörigheter att vara markerade. Här skiljer det sig på om RULLISTAN ÄR INSTÄLLD PÅ FÖRENINGEN eller någon av de idrotter som föreningen utövar. Är en behörighet utgråad och går inte att ändra eller lägga till betyder det att du behöver ändra rullistan till ex. Föreningen

52 Vilken behörighet? Alla föreningar har inte tillgång till alla behörigheter. Detta beror på att vissa behörigheter är kopplade till licenser vilket inte alla använder sig av. Här nedan och i vyn i alla exempel visas alla behörigheter. Var inte orolig om någon fattas i din förening. Det är inget fel utan endast så att ni ej har tillgång till dem. Avgifter SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT Administrera avgifter REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT Administrera avgifter Hemsida Administrera hemsida Redigera hemsida Licenser Administrera licenser Ansök om licenser Hantera kategorisering Hantera licenser Meddelande Skicka brev Personadministration Skapa medlem Skapa medlem som ska godkännas 52 52

53 Tillsätt behörighet KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM DEN BEHÖRIGHET SOM DU VILL LÄGGA TILL PÅ PERSONEN. KLICKA PÅ VÄLJ NÄR DU ÄR KLAR. Glöm ej att Spara innan du avbryter sessionen. HÖGST UPP TILL VÄNSTER SER DU VILKA BEHÖRIGHETER SOM PERSONEN HAR

54 Kontakter Kontakter filken hittar du i den lodräta menyn till vänster på sidan under medlemsregistret. Kontakter är som en adressbok där ni i föreningen kan spara kontaktuppgifter till sponsorer, domare kommunen och andra personer som ni ofta har kontakt med. Skapa kontakter KLICKA PÅ SKAPA KONTAKT. Välj om du vill spara kontakten i Föreningen eller i Idrotten. Det kan vara bra att spara kontakter i Idrott om ni har en flersidrottsförening så är det lättare att hitta dem när ni söker. SKRIV IN NAMNET på den nya kontakten sedan SÖK DUBBLETT. Hittas ingen så väljer du INGEN AV OVANSTÅENDE. Fyll i den nya kontaktens uppgifter och klicka på SPARA

55 Sök bland föreningens kontakter Fyll i önskad information i sökfälten och klicka på SÖK. Det går att utföra utvalda funktioner i sökresultatet. Här listas dessa. Skriv ut adressetiketter till kontakter Det går att skriva ut adressetiketter till valda kontakter eller alla kontakter. Sök fram de kontakter som du vill skriva ut etiketter till. KLICKA PÅ SKRIV UT och välj SKRIV UT ETIKETTER. Vill du printa ut en adresslista över kontakterna gör du som tidigare men klickar på SKRIV UT OCH VÄLJER SEDAN ADRESSLISTA. En MemberExport.pdf i Adobe Acrobat skapas då och du kan välja att öppna listan eller spara ner den på din dator

56 Exportera kontakter till Excel Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du EXPORTERA ALLA MEDLEMMAR TILL EXCEL. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du EXPORTERA MARKERADE MEDLEM- MAR TILL EXCEL - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även EXPORTERA MARKERADE MEDLEMMAR TILL EXCEL, VÄLJ KOLUMN - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Det går ej att välja bort Kontakttyp, Förnamn, Efternamn och organisation

57 Lägg till kontakt i grupp För att samla kontakter som hör ihop kan du dela in dem i grupper. För att koppla en kontakt till en grupp gör du så att du markerar den kontakten i sökresultatet som du vill koppla till en grupp. Det kan vara en eller flera kontakter. KLICKA PÅ LÄGG TILL I GRUPP. Har du inte någon grupp skapad väljer du LÄGG TILL I NY GRUPP. Namnge gruppen och kommer du nu på att du vill lägga till fler personer i samma grupp så KLICK- AR DU PÅ LÄGG TILL

58 Vill du lägga till en kontakt i en redan skapad grupp väljer du Lägg till i befintlig grupp. Ta bort en kontakt Använd sökfunktionen för att hitta kontakten och MARKERA DEN DU VILL TA BORT genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. VÄLJ TA BORT. En varningsruta dyker upp för att försäkra dig att du verkligen vill ta bort kontakten. KLICKA PÅ OK i varningsrutan och kontakten tas bort. Skicka e-post till kontakt ANVÄND SÖKFUNKTIONEN FÖR ATT FÅ FRAM DE KONTAKTER VARS E-POSTADRES- SER DU VILL SE. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på SKICKA E-POST. Ett nytt fönster öppnas med de markerade kontakter e-postadresser. Tänk på att kontakter du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. För att ta fram alla kontaternas e-postadresser klicka då på SKICKA E-POST TILL ALLA KONTAK- TER I LISTAN. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram

59 Roller Roller filken hittar du i den lodräta menyn till vänster på sidan under medlemsregistret. Många roller är redan skapade av Riksidrottsförbundet eller någon annan organisation inom idrotten. Men det kan ibland vara nödvändigt för föreningen att själv skapa någon roll. EXEMPEL PÅ DETTA KAN VARA HEDERSMEDLEM ELLER STÄNDIG MEDLEM För att sedan kunna ge en rabatt till alla med den rollen inom avgiftshanteringen. EN ANNAN ROLL ÄR TRÄNARE/LE- DARE för att kunna närvaroregistrera LOK stödet. Skapa en ny roll KLICKA PÅ SKAPA ROLL. NAMNGE ROLLEN OCH VÄLJ ROLLKATERGORI. SPARA

60 AKTIVITETSLEDARE ANSTÄLLD FUNKTIONÄR ORGANISATIONSLEDARE Vid närvaroregistrering Vid Ständig medlem och Hedersmedlem Vi saknar i dagsläget en neutral rollkategori och har det som ett önskemål i vidare utveckling. Under tiden väljer ni kategori enligt ovan. När rollen är skapad går det sedan att tillsätta den i medlemsregistret under medlemmar och personens profilkort. Se tillsätt roll på sid 41 Klicka här! Se föreningens olika roller För att se de roller som finns tillgängliga för föreningen klicka på ROLLER och sedan SÖK. Då syns hela listan på alla roller i sökresultatet

61 Ta bort en roll Sök fram den roll som du vill ta bort. MARKERA DEN GENOM ATT SÄTTA EN BOCK I RUTAN TILL VÄNSTER om rollnamnet. KLICKA PÅ TA BORT. SPARA. Rollen tas bort ur föreningens rollista. Det går endast att ta bort en roll som är skapad av föreningen. Det går bara att ta bort en roll i taget. Tänk på att när du tar bort en roll så försvinner även alla kopplingar till denna roll

62 Styrelsen - Ordförande - Kassör - Sekreterare Tillsätt dessa roller När nya styrelsemedlemmar har tillträdit behöver detta uppdateras i IdrottOnline för ett korrekt register. KLICKA PÅ MEDLEMSREGISTRET. TILL HÖGER FINNS ROLLER I FÖRENINGEN. KLICKA PÅ LÄGG TILL/ÄNDRA. Detta är en snabbfunktion. Det går även att ändra rollerna under personens profil. OBSERVERA ATT DETTA FÖRUTSÄTTER ATT PERSONERNA FÖRST ÄR INLAGDA SOM NY MEDLEM OCH FINNS REGISTRERADE I MEDLEMSREGISTRET! 62 62

63 Sök upp den nya styrelsemedlemmen. SKRIV IN FÖRNAMN I SÖKMOTORN. SÖK. MARKERA NAMNET I RUTAN TILL VÄNSTER. KLICKA PÅ ROLLEN SOM PERSONEN SKA HA. SPARA. Huvudadministratör kan endast ändras av helpdesk. Maila helpdesk@rf.se Idrottslyftsansvarig ändras under personens profil

64 Utövare roll vid Trupp-/gruppsida När funktionen Trupp-/gruppsida ska användas måste rollen Utövare tillsättas för att personen ska listas som just utövare och inte övrig i listan. En förutsättning för att denna sidtyp och funktion ska fungera korrekt är att förbundet har skapat dessa rollegenskaper som ni i föreningen ska kunna välja mellan. Om dessa ej syns efter tillsättning av roll kontakta ert förbund. Tillsätt utövare roll Sök upp personen som ska ha rollen tillsatt. GÅ IN PÅ PERSONENS PROFIL. KLICKA PÅ REDIGERA VID ROLLER

65 För att tillsätta rollen Utövare FILTRERA FRAM DEN GENOM ATT VÄLJA IDROTTEN I RULLISTAN. Är det många i föreningen som har denna roll syns den under de 5 VANLIGASTE ROLLERNA. OM INTE SÖK UNDER ALLA ROLLER. KLICKA I RUTAN TILL VÄNSTER OM ROLLEN. ROLLEN ÄR TILLSATT

66 Nu ska rollegenskaper väljas. KLICKA PÅ KUGGHJULET SOM SYNS EFTER TILLSÄTTNINGEN AV ROLL. VÄLJ ETT VÄRDE. SPARA. För att rollen och egenskaperna ska sparas klicka sedan på VÄLJ SPARA INNAN DU AVSLUTAR VANLIGA FEL Inga värden finns att välja Lösning: Kontakta ert förbund och be dem skapa utövaregenskaper 66 66

67 Hur ändrar jag uppgifter på flera medlemmar samtidigt? För att snabba upp vissa funktioner som du vill utföra på fler än en person samtidigt använder du dig av knappvalen som syns i sökresultatets meny. Ändra samma kontaktuppgifter på flera personer samtidigt GÖR EN BLANKSÖKNING GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK

68 ALLA FÖRENINGENS MEDLEMMAR SYNS I SÖKRESULTATET. De listas med 20 st per sida. Det går endast att se en sida i taget samt ändra uppgifter på de medlemmar som syns på samma sida. UTÖKA ANTAL PERSONER PER SIDA GENOM ATT ÄNDRA I RULLISTAN ANTAL PER SIDA Vill du ändra uppgifter på alla som heter Andersson så söker du upp dem genom att SKRIVA AN- DERSSON I EFTERNAMN FÄLTET OCH KLICKAR PÅ SÖK

69 KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS. KICKA PÅ ÄNDRA KONTAKTUPPGIFTER

70 FYLL I ÄNDRINGEN OCH SPARA. Just i detta exempel så kommer alla markeras med ständig medlem indikeringen. För att ändra adress på alla samtidigt måste de från start ha samma adress inlagd. Detta är möjligt vid familjer. Ändra idrott/grupp/roll på flera personer samtidigt Vi använder samma exempel som tidigare. Alla andersson. KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS

71 KLICKA PÅ ÄNDRA IDROTT/GRUPP/ROLL GÖR AKTUELL ÄNDRING/TILLÄGG OCH KLICKA PÅ SPARA

72 Skriv ut till flera personer samtidigt Vi använder samma exempel som tidigare. Alla andersson. KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS. SKROLLA ÖVER SKRIV UT VÄLJ MELLAN Skriv ut etiketter Skriv ut etiketter för alla medlemmar Adresslista 72 72

73 Skriv ut etiketter till flera personer samtidigt Markerar du medlemmar så är det för dessa som etiketterna skrivs ut. Markerar du inga medlemmar så skrivs etiketter till alla medlemmar i hela föreningen. Skriv ut adresslista till flera medlemmar samtidigt Markerar du medlemmar så är det för dessa som adresslista skrivs ut. Markerar du inga medlemmar så skrivs adresslista till alla medlemmar i hela föreningen. Filen skapas och visas som PDF 73 73

74 Exportera fler medlemmar till Excel samtidigt Se vårt exempel från start på. Vi använder oss av alla Andersson i föreningen. KLICKA I RUTAN I DEN MÖRKBLÅ RADEN SÅ ATT ALLA ANDERSSON MARKERAS. SKROLLA ÖVER EXPORTERA. VÄLJ MELLAN Exportera medlemmar till Exel Exportera medlemmar till Exel, välj kolumner 74 74

75 Exportera medlemmar till Excel Markerar du medlemmar så är det för dessa som listan skapas. Markerar du inga medlemmar så skrivs listan ut på alla medlemmar i hela föreningen. Exportera medlemmar till Excel, välj kolumner Markerar du medlemmar så är det för dessa som listan skapas. Markerar du inga medlemmar så skrivs listan ut på alla medlemmar i hela föreningen

76 Exportera medlemmar till xml-fil för E-bokföringen Se vårt exempel från start på. Vi använder oss av alla Andersson i föreningen. Markerar du medlemmar så är det för dessa som listan skapas. Markerar du inga medlemmar så skrivs listan ut på alla medlemmar i hela föreningen. SKROLLA ÖVER E-BOKFÖRING. VÄLJ MELLAN Exportera medlemmar för e-bokföring Swedbank e-bokföring 76 76

77 Avsluta/ta bort flera medlemmar samtidigt GÖR EN BLANKSÖKNING GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK. MARKERA DE MEDLEMMAR SOM DU VILL AVLUSTA/TA BORT. SKROLLA ÖVER AVSLUTA/TA BORT 77 77

78 VÄLJ MELLAN Avsluta medlem - sökbarheten finns kvar och uppgifter sparas Ta bort medlem - sökbarheten försvinner inga uppgifter sparas Lista på e-postadresser till flera medlemmar samtidigt MARKERA DE MEDLEMMAR SOM DU VILL HA FRAM E-POSTADRESSEN FÖR. SKROLLA ÖVER LISTA E-POSTADR 78 78

79 VÄLJ LISTA EPOSTADRESSER. DU FÅR DÅ EN LISTA SOM DU KAN KOPIERA OCH KLISTRA IN I DITT E-POSTPROGRAM Ett tips är att klistra in adresserna under Hemlig kopia så att inte alla mottagare ser varandras adresser

80 Skicka meddelande till flera personer samtidigt GÖR EN BLANKSÖKNING GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK. MARKERA DE MEDLEMMAR SOM DU VILL SKICKA E-POST TILL. KLICKA PÅ MEDDELANDE 80 80

81 KONTROLLERA AVSÄNDAREADRESS. OM DEN ÄR FELAKTIG ÄNDRA. SKRIV IN ÄMNE OCH MEDDELANDET SOM DU VILL SKICKA. KLICKA PÅ SKICKA

82 LISTAN PÅ MOTTAGARE SYNS LÄNGST NER I RUTAN. Detta är en snabb förklaring av funktionen Meddelande. För detaljerad förklaring se sid Klicka här! 82 82

83 Grupper För att lättare kunna söka upp och hantera medlemmar finns möjligheten att placera in medlemmar i grup- per. Det finns 4 typer av grupper. 3 av dem skapar du här. Skillnad på grupp, lag, familj och arbetsrum Grupp Lag Familj Arbetsrum Avgiftshanteringen är kopplad till denna typ. Går att välja att tillsätta en avgift på valda grupper. Licenser är kopplade till denna typ av grupp. Avgiftshanteringen är kopplad till familje gruppen. Du kan välja att skapa en familj och sedan skapa en rabatt till just familjen. En egen hemsida inom hemsidan. Denna grupp är markerad med en jordglob så att det lätt går att skilja på om den skulle ha samma namn som en annan typ av grupp. Det går att begränsa behörigheten till ar betsrummet med roller. Arbetsrummet skapas i strukturen av huvudad ministratören eller administratören i föreningen. Endast helpdesk kan ta bort arbetsrummet. Skapa en ny grupp/lag/familj KLICKA PÅ SKAPA GRUPP, SKAPA LAG ELLER SKAPA FAMILJ. En ny dialogruta öppnas där du kan fylla i gruppnamn och en kort beskrivning av gruppen

84 Ska jag skapa gruppen under Föreningen eller Idrotten? Det går att skapa en grupp/lag/familj både under Föreningen och under en specifik idrott. Detta ställer du in i rullistan från startvyn. IDROTTSRELATERADE GRUPPER skapas under idrotten. Exempel på dessa kan vara ett lag. P13 eller Damer 77. FÖRENINGSRELATERADE GRUPPER skapas under Föreningen. Exempel på detta kan vara en grupp för styrelsen eller en familj som ska kopplas till avgiftshanteringen. Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna 1 Du kan gå till väga på två sätt när du lägger in personer i grupperna. Antingen så går du via fliken GRUPPER. SÖKER UPP GRUPPEN GENOM ATT STÄLLA IN RÄTT KRITERIER I SÖKMOTORN. KLICKA PÅ SÖK

85 KLICKA PÅ GRUPPENS NAMN. Lägg till person från medlemsregistret KLICKA PÅ LÄGG TILL. SÖK PÅ NAMN ELLER GÖR EN BLANKSÖKNING. BLANKSÖKNING GÖR DU GENOM ATT DIREKT KLICKA PÅ SÖK. KRYSSA I RUTAN BAKOM NAMNET/NAMNEN PÅ DEN PERSON/PERSONER SOM DU VILL LÄGGA TILL I GRUPPEN. KLICKA PÅ SPARA

86 Lägg till person(er) från annan grupp KLICKA PÅ LÄGG TILL PERSON(ER) FRÅN ANNAN GRUPP. VÄLJ I LISTEN FRÅN VILKEN BEFINTLIG GRUPP DU VILL LÄGGA TILL PERSONER. KLICKA PÅ SÖK. KLICKA I RUTAN TILL HÖGER OM DE NAMN SOM DU VILL LÄGGA TILL I DIN GRUPP. SPARA

87 Importera medlemmar till gruppen KLICKA PÅ IMPORTERA MEDLEMMAR TILL GRUPPEN. Du behöver här ha de personer som du vill lägga till i gruppen på vår importfil som du hämtar hem från medlemmar. Ändra inga kolumner eller celler för att få en korrekt import. KLICKA PÅ VÄLJ FIL. HÄMTA UPP FILEN FRÅN DIN DATOR. OK. Tillsätt en gruppadministratör för gruppen Gruppadministratören är den som kan hantera gruppens medlemmar. FÖR ATT TILLSÄTTA DEN ROLLEN PÅ EN PERSON SOM FINNS I GUPPEN KLICKAR DU I RUTAN BAKOM PERSO- NENS NAMN. SPARA

88 Lägg in personer i grupperna/lagen/familjerna 2 Eller så går du in på personens profilkort. Skrollar ner till GRUPPER. KLICKAR PÅ REDIGERA. KLICKAR I RUTAN FRAMFÖR DEN GRUPP SOM PERSONEN SKA VARA MED I. VÄLJ OCH SPARA

89 Skriva ut etiketter till medlemmar i en grupp MARKERA DEN ELLER DE GRUPPER som de gäller genom att kryssa i rutan till vänster om gruppnamnet, KLICKA PÅ SKRIV UT ETIKETTER. Du får nu fråga om du vill skriva ut till alla i gruppen eller endast till gruppadministratören. MAR- KERA DITT VAL OCH KLICKA PÅ OK. Väljer du att inte markera någon grupp i sökresultatet så skrivs det ut etiketter till alla medlemmar i alla grupper. Så vill du skriva ut etiketter till alla behöver du inte markera några grupper. Exportera grupper till Excel När du ska exportera till Excel kan du välja att EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL eller EX- PORTERA GRUPPER TILL EXCEL VÄLJ KOLUMNER. Du börjar med att markera vilka grupper du vill exportera genom att kryssa i rutan till vänster om gruppnamnet. VÄLJ EXPORTERA OCH SEDAN EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL ELLER EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL VÄLJ KOLUMNER. Markerar du inga grupper kommer alla grupper att exporteras. VÄLJER DU EXPORTERA GRUPPER TILL EXCEL VÄLJ KOLUMNER kan du själv klicka ur de kolumner som du inte vill ha med på exportlistan. OK. Filen skapas nu och när det är klart klickar du på den blå länken för att öppna filen

90 Ta bort grupper/lag/familjer MARKERA DEN GRUPP DU VILL TA BORT GENOM ATT BOCK I RUTAN TILL VÄNSTER OM GRUPPNAMNET. Välj sedan TA BORT uppe till höger på sidan. Ett nytt fönster öppnas med en fråga för att försäkra att du verkligen vill ta bort gruppen. KLICKA PÅ OK och gruppen tas bort. Arbetsrum kan endast tas bort av helpdesk. Lista e-postadresser på personer i grupp/lag/familj Använd sökfunktionen för att söka fram grupperna. Markera de grupper vars medlemmars e-postadresser du vill se. KLICKA PÅ LISTA E-POSTADRESSER. Du kan nu välja om du vill skicka till alla medlemmar eller endast till gruppadministratören. GÖR DITT VAL OCH KLICKA PÅ OK

91 Meddelande till grupp Här kan du skicka meddelande till föreningens grupper på 3 olika sätt. E-post direkt från IdrottOnline Sms Brev Skicka e-post till personer i en grupp direkt från IdrottOnline Sök upp gruppen som du vill skicka e-post till. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN

92 KLICKA PÅ MEDDELANDE. KLICKA I E-POST. ÄR AVSÄNDAREADRESSEN RÄTT? OM INTE ÄNDRA 92 92

93 Vill du att mottagarna av e-postmeddelande ska svara men till en annan adress. KLICKA I RUTAN ANVÄND SVARSADRESS. FYLL I DEN ADRESS SOM SVAREN SKA GÅ TILL. Utforma e-postmeddelandet. ANGE ÄMNE. Detta är den rubik som mottagaren ser i sitt meddelande

94 SKRIV MEDDELANDETEXT LÄGG TILL SNABBKODER-OM DU VILL Snabbkoker är en automatisk ifyllning av namn eller idrottsid. Det ändras efter mottagare och gör e-postmeddelandet mer personligt. STÄLL MARKÖREN I E-POSTMEDDELANDET DÄR DU VILL INFOGA SNABBKODEN. MARKERAD ÖNSKAD SNABBKOD I RUTAN TILL HÖGER. KLICKA PÅ DEN BLÅ PILEN OCH SNABBKODEN INFOGAS

95 KONTROLLERA MOTTAGARE. KLICKA UR RUTAN TILL VÄNSTER OM NÅGON AV DE MARKERADE PERSONERNA INTE SKA HA DETTA MEDDELANDE. VÄLJ ADRESS. Har personen målsmans adresser tillagda går det att välja på dessa i rullistan till höger

96 AVMARKERA DE/DEN ADRESS SOM INTE SKA FÅ MEDDELANDET. Målsmans adress läggs till under personens profil. Klicka på Medlemmar och sök upp personen och lägg till adressen undrer länken Målsman. Lägg till målsman. VANLIGA FEL Personen har målsmans e-postadress tillagt men det syns inte i listan LÖSNING: Byt webbläsare och listan öppnas. IE 10 har en bugg i just denna funktion KLICKA PÅ SKICKA

97 För att se skickade e-postmeddelanden KLICKA PÅ SKICKAT TILL VÄNSTER. Här syns information om vem som har skickat meddelandet, när det skickades samt vilka mottagarna var. Du ser även om meddelandet har misslyckats att nå vissa mottagare

98 Skicka sms till medlemmar i en grupp -Det går endast att skicka Sms till en grupp med max 50 medlemmar -Alla som ska få smset måste vara med i gruppen -Den som skickar smset måste vara med i gruppen -För att aktivera gruppens smstjänst behöver du vara Gruppadministratör i gruppen -Dubbelkolla att alla medlemmar i gruppen har ett mobilnummer inlagt i medlemsregistret FÖR ATT KUNNA SKICKA SMS TILL EN GRUPP MÅSTE SMS TJÄNSTEN OCH GRUP- PEN FÖRST VARA AKTIVERADE. Aktivera gruppen (1) KLICKA PÅ MÖTESPLATSEN. I VÄNSTER MENYN KLICKAR DU PÅ AKTUELL GRUPP. GRUPPEN ÄR NU AKTIVERAD. Aktivering görs endast första gången du ska skicka sms till gruppen. Men måste göras på alla grupper separat

99 Aktivera sms tjänsten (2) Välj den gruppen som du vill aktivera sms tjänsten för genom att klicka I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN. KLICKA PÅ MEDDELANDE. KLICKA I SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS OCH PÅ AKTIVERA SMS. VANLIGA FEL Skicka till Gruppwall/SMS är utgråad och jag kan inte klicka i rutan. Du är antagligen inte med i gruppen samt har inte rollen Gruppadministratör. För att aktivera gruppen behöver du ha den rollen. Lösning: Är du klubbadministratör lägger du in dig själv och tilldelar dig rollen som gruppadministratör för gruppen

100 Information gällande tjänsten och SMSgrupp syns. KLICKA PÅ AKTIVERA. NU ÄR TJÄNSTEN AKTIVERAD! Frågor och Svar Det är helt kostnadsfritt att skicka meddelande och sms från appen och er idrottonline sida oberoende på hur många som ni skickar meddelandet/smset till. Det kostar som ett enda sms när du svarar på ett meddelande oberoende på hur många som ingår i gruppen. Du väljer själv från vilken enhet som du vill skicka eller svara på ett meddelande men alla meddelande och hela konversationen utgår alltid från er grupps Gruppwall i Mötesplatsen. Det är aldrig ett personligt mobilnummer som syns som avsändare utan det är ett automatiskt genererat nummer som skapas när smset skickas ut för första gången. För varje nytt sms som skapas från start genereras ett nytt nummer

101 Sök upp aktuell grupp och markera den i rutan till vänster och klicka på MEDDELANDE. Klicka i SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS. Ditt registrerade mobilnummer syns nu i avsändarrutan. Detta kommer inte att synas utåt till mottagarna utan det genereras ett nytt nummer som är det som syns utåt i konversationen. Det är helt kostnadsfritt att skicka smset från datorn. SKRIV ÖNSKAT MEDDELANDE I MEDDELANDETEXTRUTAN dubbelkolla gärna i Mottagarrutan att alla medlemmar har mobilnummer registrerat innan du klickar på SKICKA

102 Skicka brev till gruppens medlemmar IdrottOnline samarbetar med ett företag som heter Addoro. De tillhanda håller en tjänst som underlättar det administrativa arbetet inom förening och förbund. Ni skapar mallen och allt annat sker automatiskt från idrottonline. Kostnaden är låg och utformningen enkel! Läs mer på Vad kostar det? Fler än 100 st utskick per gång kostar 6,90 kr per styck inkl. moms. Allt ingår! Färre än 100 st per gång 7,90 kr per styck inkl. moms. Allt ingår! Aktivera Addoro brevtjänst KLICKA I BREV. SKRIV IN ETT ANVÄNDARNAMN

103 SE ÖVER KONTAKT UPPGIFTERNA KLICKA PÅ REGISTRERA. LÄS OCH GODKÄNN AVTALET FRÅN ADDORO. Därefter sker all utformning från addoros tjänst och support kring detta hittar du på

104 Licenser Alla idrotter använder sig inte av licenser men de som gör det kan ansöka om dessa här. Det är ert förbund som skapar Licenstyp och Licensperiod. OM det inte finns någon av dessa att välja i listan så betyder det att förbundet inte har skapat dem. Kontakta då ert förbund för vidare information. Ansök om personlicens KLICKA I RUTAN FRAMFÖR PERSONLICENS. VÄLJ IDROTT I LISTAN. VÄLJ LICENSTYP I LISTAN. VÄLJ LICENSPERIOD I LISTAN

105 KLICKA PÅ SÖK. EN LISTA PÅ DE PERSONER SOM DU KAN ANSÖKA LICENS FÖR SYNS I SÖKRESULTA- TET. KRYSSA I RUTAN TILL VÄNSTER OM NAMNET OCH KLICKA PÅ ANSÖK. (observera att i exemplet ovan så finns ingen ny period, därav saknas knappen ansök) Detta skickas nu till förbundet som behandlar er ansökan. Har ni frågor kring licenser kontakta ert Specialförbund. Se länken nedan för rätt förbund. Medlemsforbund/

106 Ansök om laglicens KLICKA I RUTAN FRAMFÖR LAGLICENS. VÄLJ IDROTT I LISTAN. VÄLJ LICENSTYP I LISTAN. VÄLJ LICENSPERIOD I LISTAN. KLICKA PÅ SÖK. EN LISTA PÅ DE LAG SOM DU KAN ANSÖKA LICENS FÖR SYNS I SÖK- RESULTATET. KRYSSA I RUTAN TILL VÄNSTER OM NAMNET OCH KLICKA PÅ ANSÖK. Detta skickas nu till förbundet som behandlar er ansökan

107 Avgifter Börja med att läsa om vår exempelförening BK Challange. De ger dig en inblick i hur det är tänkt att ni ska bygga upp er avgiftshantering. Exempel Vår exempelförening BK Challange-Boxning har två avgifter i sin förening. En medlemsavgift på 1000 kr samt en träningsavgift på 500 kr. Alla medlemmar ska betala medlemsavgiften men alla med rollen ständig medlem ska betala 100 kr mindre än alla andra och är man kopplad till en skapa familjegrupp betalar man en total familjeavgift på 1500 kr. Är du junior under 18 år betalar du endast 700 kr för medlemsavgiften och 250 kr för träningsavgiften. De lägger upp sin avgiftshantering så här: Först ser de till att alla familjer är samlade i familjegrupper som skapats under fliken Grupper och Skapa Familj. De namnger varje grupp efter familjens efternamn samt namnet på familjeadministratören för att särskilja familjer med samma efternamn. De har själva skapat rollen Ständig medlem under fliken Roller och tilldelat den till de personer som berörs. Sedan skapar de en grupp för alla som ska ha Träningsavgiften. Detta gör att de kan tillsätta denna avgift på alla som ingår i den gruppen. Automatisk tillsättning. Därefter går de in i avgiftshanteringen under fliken Avgifter. Det är Huvudadministratören i föreningen som har den uppgiften just här hos dem. Hon klickar på Skapa. Hon börjar med att skriva in Medlemsavgift vid Namn. De skriver inte in någon specifikation här eftersom detta görs i ett senare skede. Rätt Fel

108 De har inte tid att manuellt gå in och tillsätta avgifter på varje enskild person och de vill utnyttja fördelen med att systemet själv känner av vilken rabatt som ska ges till vilken medlem, därför väljer de Medlemsurval: Alla medlemmar Grundavgiften för alla som inte har en rabatterad avgift är 1000 kr, detta skrivs in under Grundavgift. Däremot har de kommit överräns om i föreningen att de vill lägga lite extra tid på att manuellt klicka i vem som har betalat avgiften. Detta för att de inte har så många medlemmar och de vill inte knyta sig till bankavgiften som uppkommer vid betalning via varukorg. De väljer under Hantering av betalningar: Manuell hantering. Manuell hantering av avgifterna kan passa för en förening med få medlemmar. Men vill ni lägga så lite tid som möjligt på ert administrativa arbete och slippa handpåläggning rekommenderar vi er att se över betalning via varukorgen eller SpeedLedger. Där sker hanteringen till största del automatiskt! Innan hon sparar den skapade avgiften så lägger hon in rabatter. Först var det ju rollrabatten på Ständig medelm. Hon klickar på Roll. Väljer Ständig medlem i rullistan och fyller i 100 kr i fältet för rabatt. Avgift med rabatt är nu 900 kr för dem med rollen ständig medlem. Sen klickar hon på Ålder. Alla juniorer ska endast betala 750 kr för medlemskapet vilket gör att hon skriver in Junior under beskrivning och väljer Ålder 0-17 i rullistan för ålder och lägger in 250 kr som rabatt vilket ger en summa på 750 kr att betala

109 Nu växlar hon till Familj och det är ju bestämt att det ska vara ett totalpris för alla familjemedlemmar. Detta pris är 1500 kr. Spara avgift. Systemet känner själv av hur mycket varje medlem ska betala i medlemsavgift. Faller man in under flera rabattkategorier så väljer systemet den avgift som är mest fördelaktig för medlemmen. Familjerabatt slår högre än någon annan rabatt. Nu skapar hon Träningsavgiften och lägger där in åldersrabatten Junior under 18 år. Medlemsurval blir här Medlemmar i grupp/lag eftersom de valt att gruppera och lägga in alla som ska träna i den skapade gruppen som heter Träningsavgift. Hon väljer gruppen med samma namn samt skriver in grundavgiften på 500 kr. Hantering av betalningar blir även här manuell hantering. Hon skrollar ner till Rabatter och klickar på Ålder. Fyller i Junior samt intervallen upp till 17 år. Lägger in 250 kr i Rabatt och ser då att Avgift med rabatt för alla upp till 17 år som finns med i gruppen Träningsavgift får betala 250 kr. Spara avgift

110 BK Challenges huvudadministratör är färdig med föreningens skapande av avgifter och för att dubbelkolla att allt är som hon vill klickar hon på Avgifter till vänster och ser då de avgifter med rabatter som hon skapat. Hon vill även ta en titt och se att alla medlemmar har fått de avgifter tillsatt som planerat. Hon klickar på Tillsätt och får då upp alla medlemmar med de tillsatta avgifterna samt ser att de som ska ha rabatter har fått dessa

111 För att skicka ut avgifterna så att varje medlem eller familj får notis om detta och att Bk Challenge kan invänta betalningen så behöver huvudadministratören nu skicka ut dessa avgifter. Hon klickar på Betalstatus. Nytt betalutskick. Utskick av avgifterna måste göras manuellt även om ni valt att tillsätta avgifterna automatiskt. Hon vill skicka ut båda avgifterna samtidigt till alla medlemmar i föreningen. Därför skriver hon in Alla i Mottagarfältet samt väljer Medlemsavgift samt Träningsavgift i Avgifter fältet. Hon skriver in Förfallodatum samt Benämning

112 När hon klickar på Nästa så ser hon i en vy alla medlemmar i hela föreningen som fått dessa avgifter skickade till betalning. Det går att ta bort någon avgift om hon skulle vilja det. Eftersom BK Challenge valt att manuellt hantera sina inkommande betalningar så kan de här välja att skicka ett e-postmeddelande till alla medlemmar. Där skriver hon in föreningens bankgiro samt en hälsning så att medlemmen vet vad som gäller. Skicka. Hon kan nu invänta att betalningen ska komma in till föreningens bankgiro. När första betalningen har inkommit går hon återigen in i avgiftshanteringen för att markera detta. Hon klickar på Betalstatus. Även om de inte har så många medlemmar så vill hon snabbt och enkelt söka upp personen som har betalat. Hon ställer in Utskickad under Status och skriver in personens namn under Mottagare. Klickar på Enter. Hon får då upp medlemmen med detta namn och kan markera de avgifter som han nu betalt som just betalda

113 Rollista avgifter Administrera avgifter - Hantera avgifter - Betala föreningsavgift SKAPA, TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH TA BORT AVGIFT Huvudadministratör Ordförande Kassör Administrera avgifter TILLSÄTTA, AKTIVERA NY BETALNING OCH SKRIVA UT BETALSTATUS Klubbadministratör Förbundsadministratör Idrottsansvarig REDIGERA AVGIFT ÄNDRA SUMMA ELLER RABATT Huvudadministratör Ordförande Kassör Administrera avgifter KONTAKT FÖR SPEEDLEDGER LÄSES UT UNDER VÅR REFERENS PÅ FÖRENING- ENS FAKTURA E-bokföringskontakt BETALA FÖRENINGSAVGIFT Ordförande Kassör Huvudadministratör

114 Förberedelser SKAPA FAMILJER Om ni har rabatter kopplade till era avgifter. Te.x att en familj med 2 eller flera medlemmar endast betalar en totalsumma. Så behöver ni skapa dessa familjer samt lägga in medlemmarna i dessa innan ni kan koppla dem till avgifterna. Hur du gör detta, de sid: 35 Klicka här! SKAPA GRUPP Ska en avgift vara kopplad till en specifik grupp behöver gruppen vara skapad innan. Se sid: 35 Klicka här! SKAPA ROLL Om ni vill ge en speciell rabatt till ex. Ständig medlem eller hedersmedlem behöver ni själva skapa den rollen och tillsätta på personen innan ni kan skapa en rollrabatt. Se sid: 50 för att skapa roll Klicka här! Se sid: 37 för att tillsätta roll Klicka här! Bra att veta Observera! Tillstätt avgift betyder att en markering görs i systemet. Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv. För att aktivera avgiften behövs en Ny betalning göras. Detta visar vi under Betalstatus. Sid: Klicka här! Vid medlemsurval ALLA behöver tillsättningen inte ske. Men observera att NY BETALNING måste göras! Innan detta går det inte att markera avgiften som betald eller se vilka avgifter som förfallit

115 Steg följd för respektive avgiftshantering Manuell hantering 1. Skapa avgift 2. Skapa rabatter om de ska finnas 3.1 Vid medlemsurval ALLA - gör Ny betalning under Betalstatus 3.2 Vid Medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift 4. Gå till Betalstatus och gör Ny betalning 5. Invänta betalning och markera avgift som betald under betalstatus Varukorgen 1. Skapa avgift 2. Skapa rabatter om de ska finnas 3.1 Vid medlemsurval ALLA - gör Ny betalning under Betalstatus 3.2 Vid Medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift 4. Gå till Betalstatus och gör Ny betalning 5. Avgiften markeras automatiskt som betald eller förfallen E-bokföringen 1. Skapa avgift 2. Skapa rabatter om de ska finnas 3. Vid Medlemsurval INGET (MANUELL HANTERING) - Tillsätt avgift 4. Synkronisera E-bokföringen med IdrottOnline 5. Skapa faktura mallar i E-bokföringen 6. När betalning registrerats genereras en betalstatus till E-bokföringen som sedan skickas till IdrottOnline

116 Skapa avgift (1) Första steget är att skapa de avgifter som ska finnas i föreningen. Ni ska skapa generella avgifter och inte döpa dem efter en specifik period. Detta skrivs in i ett senare skede. KLICKA PÅ AVGIFTER. KLICKA PÅ SKAPA. SKRIV IN NAMN PÅ AVGIFTEN. Observera att det ska vara ett gernerellt namn. Ingen bestämd tid eller annan benämning. Du skapar avgifterna en gång och återanvänder dem år efter år. l

117 GÖR ETT MEDLEMSURVAL Medlemsurvalet indikerar vem denna avgift ska tillsättas på. UNDERLÄTTA ARBETET GENOM ATT VÄLJA AUTOMATISK TILLSÄTTNING, ALLA MED- LEMMAR. Detta betydet att när en ny medlem läggs till i registret så tillsätts avgiften automatiskt. Detta passar bra när det är en avgift som alla ska betala. Gäller det specifika avgifter som inte alla ska betala väljer du inte detta alternativ. Alla medlemmar- Avgiften tillstätts automatiskt på alla medlemmar. Medlemmar i idrott Medlemmar i vald idrott får denna avgift tillsatt automatiskt Medlemmar i grupp/lag- Grupper/Lag som väljs i listan får denna avgift tillsatt automatiskt Inget (Manuell tillsättning)- Gå in på varje medlem en och en och tillsätta avgifterna. SKRIV IN GRUNDAVGIFTEN. Grundavgiften är den avgift som alla utan rabatter betalar. Det är utifrån den summan som sedan rabatterna skapas. Det går att redigera denna summa om avgiften skulle höjas till kommande år

118 SKRIV IN HUR AVGIFTEN SKA BETALAS. Betalning genom varukorgen Personen får avgiften skickad till sin personlinga varukorg. Medlemmen behöver inlogg för att kunna betala avgifterna via detta val. De med kontokort eller genom bankgiro, som vilken räkning som helst. Föreningen behöver ha en registrerad ordförande med e-postadress, bank/postgiro samt organisationsnummer angivet. Manuell betalning Föreningen skickar ut en avi eller får betalning direkt vid medlemskapets start och betalning sker kontant eller via bank/postgiro. E-postmeddelande med betalinfo kan skickas direkt från avgiftshanteringen. SpeedLedger E-bokföringstjänst genom Swedbank där återrapportering sker automatiskt. Avtal med banken måste göras samt uppläggning av avgifterna även i SpeedLedger. För att läsa mer besök deras hemsida: OM INGA RABATTER SKA FINNAS KOPPLADE TILL AVGIFTEN KLICKA PÅ SPARA. FINNS RABATTER FORTSÄTT TILL NÄSTA STEG INNAN DU SPARAR

119 Skapa rabatter på grundavgiften (2) Nästa steg är att lägga in eventuella rabatter kopplade till den skapade avgiften. Rabatt kan tillsättas för FAMILJ, ROLL OCH ÅLDER. Det går att skapa fler rabatter för samma avgiftstyp. Systemet känner då själv av vem/vilka som har kriteriet att få respektive rabatt. FAMILJERABATT Familjeavgiften måste tillsättas och markeras som betald samtidigt på alla familjemedlemmar. Använder ni Varukorgen som hantering av betalningar så kommer avgiften att skickas till den personen i familjen som är markerad som Gruppadministratör i sin familj. Använd familjerabatter för att exempelvis kunna ge syskonrabatt eller att ge ett totalpris för en familj. Det går bara att använda en typ av familjerabatt för en avgift. Du kan välja mellan tre olika varianter på rabatt. PRIS PER PERSON - PRISSTEGE - TOTALPRIS FAMILJ Pris per person Varje person i familjen får den angivna summa i rabatt på den totala avgiften. KLICKA PÅ FAMILJ. KLICKA PÅ PRIS PER PERSON

120 ANGE MINIMUM ANTAL FAMILJEMEDLEMMAR SOM MÅSTE INGÅ I FAMILJEN FÖR ATT RABATTEN SKA GÄLLA. ANGE BELOPP SOM SKA DRAS AV PÅ AVGIFTEN FÖR VARJE PERSON. DU KAN ÄVEN VÄLJA ATT ANGE RABATTEN I %. TOTALT ATT BETALA MED RABATT SYNS TILL HÖGER

121 Prisstege Ju fler personer som ingår i familjen ju mer rabatt ges. KLICKA PÅ PRISSTEGE. ANGE HUR MYCKET RABATT SOM GES OM DET ÄR 1 PERSON I FAMILJEN. KLICKA PÅ LÄGG TILL RAD. ANGE RABATT FÖR DEN ANDRA PERSONEN OSV. TOTALA PRISET FÖR HELA FAMIL- JEN ÄR DÅ DEN SUMMA SOM SYNS PÅ DEN SISTA MEDLEMS RABATTEN. ÄR DET FLER MEDLEMMAR ÄN DE SOM ÄR INLAGDA FÖR RABATT SÅ FÅR DE SAMMA RABATT SOM DEN SIST TILLAGDA. SUMMAN KOMMER DÅ ATT TILLSAMMANS FÖR ALLA MEDLEMMAR VARA SLUTSUMMAN

122 Totalpris familj Ange en summa på den totala avgiften som ska gälla för hela familjen oavsätt hur många medlemmar den har. KLICKA PÅ TOTALPRIS FAMILJ. FYLL I SUMMAN SOM SKA DELAS LIKA PÅ ALLA FAMILJEMEDLEMMAR. OM INGA ÖVRIGA RABATTER SKA SKAPAS SÅ KLICKA HÄR PÅ SPARA AVGIFT. Tänk på att totalsumman kommer att delas lika på de familjemedlemmar som finns. Det kan se konstigt ut när du ser i betalstatusvyn men den totala summan blir den som du angivit i rabatten

123 ROLLRABATT Om en utvald roll i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ROLL. VÄLJ VILKEN ROLL RABATTEN SKA GÄLLA FÖR SKRIV IN RABATTEN. SLUTSUMMAN SYNS DÅ UNDER AVGIFT MED RABATT. RABATEN KAN SKRIVAS I KR ELLER I %

124 OM FLER ROLLER SKA HA RABATT KLICKA PÅ LÄGG TILL RAD. FYLL I RABATT FÖR DEN ANDRA ROLLEN. OM INGA ÖVRIGA RABATTER SKA SKAPAS SÅ KLICKA HÄR PÅ SPARA AVGIFT. ÅLDERSRABATT Om en viss åldersgrupp i medlemsregistret ska ha rabatt på medlemsavgiften KLICKA PÅ ÅLDER

125 SKRIV IN EN BESKRIVNING SAMT ANGE ÅLDERSPANNET. ANGE SUMMA PÅ RABATTEN. SLUTSUMMAN FÖR AVGIFTEN SOM PERSONER MED DENNA RABATT SKA BETALA SYNS NU TILL HÖGER UNDER AVGIFT MED RABATT. VILL DU ANGE YTTERLIGARE ÅLDERSSPANN FÖR DENNA AVGIFT SÅ KLICKAR DU PÅ LÄGG TILL RAD. Klicka på spara när du är helt klar med avgiftsskapandet

126 För att se de avgifter som finns skapade i föreningen klicka på den vita rubriken AVGIFTER. Tillsätt avgift - Endast vid manuellt medlemsurval Om ALLA har valts som medlemsurval vid skapande av avgiften behöver detta steg inte utföras. Observera! Tillstätt avgift betyder att en markering görs i systemet. Avgiften är i detta läge ännu inte aktiv. För att aktivera avgiften behövs en Ny betalning göras. Detta visar vi under Betalstatus. Sid: 130 Klicka här! KLICKA PÅ TILLSÄTT

127 SÖK UPP ÖNSKAD PERSON ELLER FAMILJ MED HJÄLP AV SÖKMOTORN. Du behöver inte fylla i alla sökkriterier utan välj några få. SÖK. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR VARJE MEDLEM SOM SKA HA AVGIFTEN TILLSATT. KLICKA PÅ TILLSÄTT AVGIFT. Är det en familjeavgift behöver du klicka i rutan framför alla namn på de medlemmar som finns i familjen. Är det en enskild avgift klickar du i rutan framför det namnet. VANLIGA FEL Man tror att Tillsätt betydet att avgiften är aktiverad. Detta är dock fel. Tillsätt är en markering för dig som sköter avgiftshanteringen i föreningen och för systemet att denna avgift ska skickas ut eller notifieras till medlemmen. För att göra detta inom systemet behövs en Ny betalning utföras

128 VÄLJ ÖNSKADE AVGIFT/AVGIFTER OCH KLICKA PÅ TILLSÄTT AVGIFTER. Här syns de avgifter som är skapade med Medlemsurval Inget (manuell tillsättning) Avgiften är nu tillsatt men inte aktiverad. För att aktivera avgiften klicka på Betalstatus. Se kommande steg

129 Betalstatus (3) Ny betalning - Avgiften aktiveras steg 1 av 2 För att systemet ska veta att en avgift väntar på att bli betald behöver en ny betalning göras. DETTA STEG GÖRS AV MANUELL HANTERING SAMT VARUKORG. EJ AV E-BOKFÖRINGEN HANTERADE AVGIFTER DÄR DETTA SYN- KRONISERAS AUTOMATISKT. KLICKA PÅ BETALSTATUS. KLICKA PÅ NY BETALNING

130 ANVÄND SÖKMOTORN UNDER MEDLEMMAR FÖR ATT SÖKA FRAM DEN ELLER DE PERSONER SOM AVGIFTEN SKA AKTIVERAS FÖR. Här kan du söka på namn, grupp, lag, familjer eller alla. SKA ALLA PERSONER I MEDLEMSREGISTRET HA DENNA AVGIFT AKTIVERAD SÅ SKRIV ALLA. ÄR DET SÅ ATT EN NY MEDLEM HAR LAGTS TILL UNDER SÄSONGEN OCH AVGIFTEN ENDAST SKA AKTIVERAS PÅ DEN PERSONEN SKRIV IN PERSONENS NAMN I FÄLTET. Är det fler personer med samma namn så skiljer dem sig åt med födelsenumret efter namnet

131 VANLIGA FEL Det blir dubbla betalningar av samma avgift till en person. Detta betyder att du gjort en ny betalning och valt ALLA varje gång. Då får personen den avgiften aktiverad igen. Systemet känner inte av att avgiften redan finns. Lösning: Plocka bort de överföldiga betalningarna genom att ta bort det. Här får status inte vara betald. Om så är fallet ändra först till obetald/förfallen status och sedan tar du bort avgiften. DU KAN LÄGGA TILL FLER MOTTAGARE TILL SAMMA UTSKICK. BLANDA PERSONER MED FAMILJER OCH GRUPPER. HELT FRITT. VÄLJ VILKA AVGIFTER ELLER VILKEN AVGIFT SOM SKA AKTIVERAS. DU KAN VÄLJA FLERA AVGIFTER SOM SKA AKTIVERAS SAMTIDIGT. Det går ej att skriva in Alla under avgifter och då markera att alla avgifter som finns tillsätts. Du måste söka upp dem en och en

132 Status är per default inställt på UTSKICKAD. Det kan vara att ni vår pengar kontant eller på ert konto. VÄLJ ATT KLICKA I BETALD. Då kommer aktivering och markering ske samtidigt

133 ANGE FÖRFALLODATUM. Förfallodatum är obligatorisk. Efter detta datum kommer avgiften att markeras som Förfallen i systemet. Ingen påminnelse kommer automatiskt att skickas till medlemmen. Det är endast en markering i systemet. ANGE BENÄMNING. Här specificerar du året eller exempelvis terminen som avgifterna avser. NÄSTA

134 Ny betalning steg 2 av 2 Här ser du vilka val du gjort och kan redigera innan du klickar på skicka om något skulle misstämma. Du kan ta bort avgifter eller lägga till. FÖR ATT TA BORT KLICKA PÅ X PÅ RESPEKTIVE AV- GIFT. FÖR ATT LÄGGA TILL STÄLL MARKÖREN I TEXTFÄLTET OCH SKRIV IN NAMNET PÅ AVGIFTEN. Du kan skicka ett e-postmeddelande till alla mottagare om du vill. KLICKA I RUTAN SKICKA E-POST

135 Skriv in valfritt meddelande. SKICKA. Det skickas aldrig ut något automatiskt meddelande oavsätt vilken hantering ni har valt. Du behöver alltid klicka i rutan framför Skicka e-post för att skicka meddelande till mottagaren.. SÅ HÄR SER MEDDELANDET UT. SYMBOLFÖRKLARING MANUELL HANTERING VARUKORGEN E-BOKFÖRINGEN

136 Markera avgiften som betald MANUELL HANTERING KLICKA PÅ BETALSTATUS. Alla medlemmar som fått en avgift aktiverad syns i sökresultatet längst ner. Den aktuella statusen syns till vänster

137 För att söka fram en specifik person SKRIV IN NAMNET UNDER MEDLEMMAR. STATUS SKA VARA INSTÄLLD PÅ OBETALD (UTSKICKAD/FÖRFALLEN) FÖR ATT ÄNDRA STATUS PÅ AVGIFTEN KLICKA PÅ PILEN TILL HÖGER OM UTSKICK- AD/FÖRFALLEN. VÄLJ BETALD. STATUSEN ÄR NU MARKERAD SOM BETALD I SYSTEMET

138 Ny betalning för grupper/lag/arbetsrum För att aktivera en avgift som gäller för en grupp/lag/arbetsrum KLICKA PÅ BETALSTAUS. NY BETALNING. SKRIV IN NAMNET PÅ GRUPPEN/LAGET/ARBETSRUMMET I RUTAN MEDLEMMAR

139 VÄLJ I LISTAN. Har ni arbetsrum som har samma namn som en grupp särskiljer de sig med en markering om att det är ett arbetsrum. VÄLJ AVGIFTER. VÄLJ STATUS. Har hela laget redan betalat klicka på betald och alla spelare kommer att markeras som betalda i systemet

140 SKRIV IN FÖRFALLODATUM SKRIV IN BENÄMNING. NÄSTA. KONTROLLERA ATT STEG 2 AV 2 STÄMMER. SLUTFÖR

141 Hur betalas avgifter som skickats till varukorgen? När avgiften är skickad till betalning får medlemmen ett e-postmeddelande som säger att det finns avgifter att betala i varukorgen. Det ser ut så här: Tänk på att medlemmen behöver ha ett personligt inlogg för att kunna betala sina avgifter via varukorgen. Tilldela alla medlemmar detta samt instruera dem om hur de går tillväga för att lättast betala avgifterna som skickas hit! MEDLEMMEN LOGGAR IN PÅ FÖRENINGENS SIDA VIA HÄNGLÅSET TILL HÖGER. KLICKA PÅ VARUKORGEN I TOPPMENYN. Varukorgen visar hur många avgifter som väntar på att bli betalda

142 Här syns en samatställning på de avgifter som finns i varukorgen. De enskilda avgifterna syns högst upp. Är man gruppadministratör för en familj och har en familjeavgift att betala syns den under familjevarukorg. I exemplet nedan finns inga avgifter i familjevarukorgen. KLICKA PÅ GÅ TILL BETALNING. Varukorgen är personlig och avgifter som finns där går inte att betalas via någon annans inloggning. Är personen minderårig så behöver föräldern ha tillgång till barnets inloggning för att kunna betala avgiften

143 Avgifterna är automatiskt i kryssade. Här klickar medlemmen ur rutan framför avgifterna om de vill vänta att betala någon avgift. VÄLJ BETALNINGSALTERNATIV. KLICKA PÅ BETALA

144 FYLL I BETALNINGSINFORMATIONEN SOM EFTERFRÅGA. KLICKA PÅ BETALA. När betalningen är genomförd kan kvitto skrivas ut och man kan direkt klicka sig tillbaka till varukorgen. Det prickas nu automatiskt av i avgiftshanteringen att medlemmen betalt sin avgift. Det sker med viss fördröjning. Är det en familjeavgift så skickas avgiften till den person som är markerad som gruppadministratör i den familjegruppen. Är det en totalfamiljerabatt så delas summan upp i lika delar på antal medlemmar. Den betalas av gruppadministratören och prickas då av automatiskt på alla medlemmar i familjen

145 Markera avgiften som betald VARUKORGEN OCH E-BOKFÖRINGEN INGEN MANUELL MARKERING BEHÖVER GÖRAS. NÄR AVGIFTEN ÄR BETALD VIA VA- RUKORGEN ELLER FAKTURA SÅ MARKERAS DEN AUTOMATISKT SOM BETALT I SYS- TEMET. VANLIGT FEL Okänd medlem Ta INTE bort en medlem från medlemsregistret som har fått en avgift aktiverad. Detta kommer medföra att namnet på medlemmen försvinner och istället syns OKÄND i fältet. Det går inte att se vem som är borttagen via avgiftshanteringen. Lösning: Ta först bort betalningen innan medlemmen raderas från registret

146 Synkronisering av avgifter i E-bokföringen För att återkopplingen och hela flödet ska fungera korrekt vid användning av SpeedLedger så måste ni synkronisera avgiftshanteringen med dem. Vi har inte tillgång till en egen testmiljö och kan därför inte ta egna bilder på flödet som finns där. Vi har fått låna de bilder som nu visas av en förening och döljer därför informationen där namnet visas. I e-bokföringen i Swedbank så måste du först gå in under INSTÄLLNINGAR INSTÄLLNINGAR FÖR KUNDFAKTURA OCH SEDAN BOCKA I RUTAN FRAMFÖR SYNKRONISERA KUND- REGISTER MED RF. Gå till KUNDFAKTURERING KUNDREGISTER. Där trycker du på knappen RF IdrottOnline för att hämta in medlemmarna och avgifterna från IdrottOnline

147 Under KUNDFAKTURERING OCH GRUPPER kan du nu se de grupper/avgifter som kommit in från de avgifter du skapade och tillsatte i IdrottOnline. Här kan du nu se den medlemsavgift som skapades tidigare. Den delas upp i 4 grupper på grund av att vi satte olika rabatter; en familjerabatt, en rollrabatt samt en åldersrabatt. Nu går du vidare till KUNDFAKTURERING - GRUPPFAKTURERING, här skapar du först en NY FAKTURAMALL. Under Avi kan du också välja att skriva ut avier istället för fakturor om du önskar det

148 Här skriver du ett namn på mallen och väljer sedan, från drop-down listan, vilken grupp du vill fakturera med den här mallen. Bocka i vilken/vilka fakturamallar du vill skriva ut, och markera om du vill fakturera samtliga medlemmar eller endast de medlemmar som tillkommit i gruppen och som ännu inte fakturerats. Slutligen trycker du på knappen Skapa fakturor av valda mallar

149 Redigera avgift Redigera avgiften genom att KLICKA PÅ SYMBOLEN PENNAN. Gör önskade ändringar och KLICKA PÅ SPARA AVGIFT. Ta bort avgift Det går inte att ta bort en avgift som har blivit tillsatt på någon medlem. Välj då att Inaktivera avgiften. KLICKA PÅ PILEN TILL HÖGER OM AVGIFTENS NAMN. VÄLJ TA BORT

150 Ta bort felaktig eller dubbel betalning på en person Har en ny betalning skapas av misstag och måste raderas KLICKA BETALSTATUS. SÖK UPP PERSONEN GENOM ATT SKRIVA IN NAMNET UNDER MEDLEMMAR. KLICKA PÅ KRYSSET TILL HÖGER OM BETALDATUM. Är avgiften redan markerad som betald går det inte att ta bort betalningen. ändra då först status till förfallen eller utskickad och ta sedan bort betalningen

151 Skriv ut avgifter - alla statusmarkeringar till PDF format Förfallen, utskickad och betald KLICKA PÅ BETALSTATUS. VÄLJ STATUS ALLA KLICKA PÅ SKRIV UT

152 Skriv ut betalda avgifter till PDF format KLICKA PÅ BETALSTATUS. VÄLJ STATUS BETALD. KLICKA PÅ SKRIV UT

153 Skriv ut obetalda och förfallna avgifter till PDF format KLICKA PÅ BETALSTATUS. VÄLJ STATUS OBETALD FÖRFALLEN KLICKA PÅ SKRIV UT

154 Skriv ut avgifter till Excel - alla medlemmar KLICKA PÅ MEDLEMMAR. SKROLLA ÖVER EXPORTERA OCH VÄLJ EXPORTERA MEDLEMMAR TILL EXCEL, VÄLJ KOLUMNER. Har ni många medlemmar i föreningen ha tålamod, det tar tid att hämta hem den informationen som behövs

155 KLICKA UR RUTAN FRAMFR MARKERA ALLA. SKROLLA LÄNGST NER I KOLUMNRADEN DÄR DU HITTAR ALLA AVGIFTER SOM FINNS SKAPADE. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR DE AVGIFTER SOM DU VILL EXPORTERA INFORMATION OM

156 Det går att exportera betalstatus och betaldatum. KLICKA PÅ OK EXCELFILEN SKAPAS. HA TÅLAMOD. När filen är klar KLICKA PÅ FILEN HAR SKAPATS! KLICKA HÄR FÖR ATT ÖPPNA DEN. DU VÄLJER NU OM DU VILL ÖPPNA ELLER SPARA FILEN. KLART!

157 Föreningsrapport Föreningsrapporten visar hur många medlemmar som är aktiva i föreningen samt uppgifter angående vem som har utvalda roller i föreningen. Dessa uppgifter är intressanta för varje SF - Specialförbund och kan ligga som grund för föreningsavgiften. Skapa föreningsrapport KLICKA PÅ SKAPA FÖRENINGSRAPPORT. VANLIGA FEL Det finns ingen rapport! Förbunden bestämmer själva när varje rapport ska in. Det är dem som skapar rapporten. Om det inte finns någon rapport att fylla i betyder det att ingen rapport ska göras. Har ni frågor gällande föreningsrapporten kontakta alltid ert förbund i första hand. Ordförande, Kassör och Sekreterare är obligatoriska uppgifter att rapportera och dessa tillsätts i medlemsregistret och förs automatiskt in i föreningsrapporten. Antal medlemmar som visas är lika med de antal personer som är registrerade som medlemmar i MEDLEMSREGISTRET och markerade som AKTIVA I IDROTTEN. Antal ledare är samtliga som redovisas under kategorierna: ORGANISA- TIONSLEDARE, AKTIVITETSLEDARE OCH FUNKTIONÄRER i den aktuella idrotten. Uppdateringar av personer i medlemsregistret korrigeras i föreningsrapporten fram till dess att den skickas till SF. Medlemmar som ligger i Åtgärdslistan kommer inte med i rapporten. För att ändra antalen i medlems- och ledarstatistiken är det möjligt att skriva över de siffror som redan står i tabellerna

158 Skicka föreningsrapporten till SF Alla medlemmar som har KLUBBMEDLEMS BEHÖRIGHETER KAN FYLLA I RAPPORTER För att skicka in behöver du vara KLUBBADMINISTRATÖR. Tidigare rapporter syns längst ner i fönstret. För att skicka rapport fyller du i de uppgifter som SF:et har angivit i rapporten, det kan finnas ev. frågor som de vill ha besvarade. För att skicka rapporten klickar du på knappen SKICKA TILL SF. Ert specialförbund får då rapporten skickat till sig digitalt. När du klickar på knappen ändras också föreningsrapportens status till skickad i fältet STATUS. Rapporten kan även sparas utan att skickas och då klickar man på knappen SPARA FÖRENINGS- RAPPORT och kan därmed skickad in vid senare tillfälle. SF-specifika frågor i föreningsrapporten Ett SF kan lägga till frågor specifika för just er idrott. Om ert SF lagt till någon fråga syns den när du öppnar er föreningsrapport

159 Förbund Tillåt förbund se föreningens medlemsregistet KLICKA PÅ FLIKEN FÖRBUND. MARKERA JA genom att klicka i den vita cirkeln till höger om Ja om du vill tillåta förbund att uppdatera personuppgifter eller på NEJ om du inte vill ge tillåtelse. SPARA

160 Statistik Statistikfliken visar statistik över din förening baserat på vad som är registrerat i IdrottOnline. Personer som finns registrerade med ofullständiga personuppgifter, Prova på samt Kontakter inkluderas inte i statistiken. Skapa statistik Under tabellerna finns funktioner för att skapa egen tabell. VÄLJ EN ROLLKATEGORI OCH VÄLJ EN ROLL

161 VÄLJ ÅLDERSINTERVALL. Du kan lägga till flera åldersintervaller genom att klicka på LÄGG TILL ÅLDERSINTERVALL. KLICKA PÅ SKAPA TABELL. RESULTATET SYNS DÅ UNDER ÅLDERSTABELLEN

162 Skapa en egen rapport När du skapat rapporten öppnas den antingen i Excel eller Notepad beroende på vilket format du valt. Den är personifierad, dvs inga namn eller personuppgifter kopplas till resultatet. NAMNGE DIN RAPPORT VÄLJ ROLLKATEGORI, ROLL OCH ROLLEGENSKAP

163 Här kan du välja om rapporten ska gälla hela föreningen eller en specifik sektion. VÄLJ FILFORMAT och där väljer du antingen EXCEL ELLER TEXT. KLICKA PÅ SKAPA RAPPORT

164 Du kan nu välja vilka uppgifter du vill ska visas i rapporten. KLICKA UR DE UPPGIFTER SOM DU INTE VILL HA MED. OK. KLICKA PÅ UPPDATERA för att se den färdiga rapporten. Tidigare skapade rapporter ser du längst ner på sidan under Rapporter. KLICKA PÅ RAPPOR- TENS NAMN OCH DEN ÖPPNAS. Ta bort rapport För att ta bort skapade rapporter, markera den rapport som skall tas bort och klicka på knappen TA BORT RAPPORT