TJÄNSTEFÖRESKRIFT FÖR VÄRMLANDSARKIV NR: 3.0

Transkript

1 DATUM VÅR BETECKNING Dnr 012/ ERT DATUM ER BETECKNING HANDLÄGGARE Jan Löfgren TJÄNSTEFÖRESKRIFT FÖR VÄRMLANDSARKIV NR: 3.0 Riktlinjer för leverans av arkivhandlingar Fastställd: Ändrad: Lagar, förordningar och regler: Arkivlagen (1990:782) Arkivförordning (1991:446) RA-FS 2006:1 RA-FS 2003:3 RA-FS 1997:4 Särskilda anmärkningar: Innehåll 1. Anhållan om leverans 2. Var uppmärksam på materialets skick 3. Särskilt för film och fotografiskt material 4. Överenskommelse 4.1 Överenskommelser med statliga myndigheter 4.2 Överenskommelser med enskilda arkivbildare 5. Gallring, rensning 6. Arkivförteckning, etiketter, förvaringsmedel 7. Transport 8. Kvitto och godkännande av leverans 9. Särskilt att tänka på vid mottagande av enskilda arkiv 10. Rutinbeskrivning för leveranser BOX 475 TELEFON: ORG.NR: KARLSTAD TELEFAX: BESÖKSADRESS: ARKIVCENTRUM, HÖÖKSGATAN 2

2 VÄRMLANDSARKIV Anhållan om leverans En leverans kan initieras genom telefonsamtal, personlig kontakt, skriftlig kontakt eller på annat sätt. Dock skall i samtliga fall blankett för anhållan om leverans ifyllas med nödvändiga uppgifter. Blanketten skall därefter diarieföras, och eventuellt kan lämpligt bevakningsdatum beroende på förutsättningarna för leveransen sättas i diariet. Deponenter skall upplysas om; vad ett överlämnande innebär vad en deposition respektive en gåva innebär. att det är deponentens ansvar att gallringsbara handlingar skall vara åtskilda från handlingar vilka skall bevaras att packlistor skall medfölja leverans att deponenten i normalfallet står för transport 2. Var uppmärksam på materialets skick Har materialet varit utsatt för fukt eller kemikalier? Innehåller det mögel, skadliga föroreningar eller skadedjur? Om så är fallet konsultera bokbindare och närmaste chef för att göra en bedömning om materialet skall mottagas eller om vi skall neka ett mottagande. 3. Särskilt för film och fotografiskt material Var uppmärksam om det förekommer planfilms nitratnegativ. Om så är fallet skall dessa avskiljas från övrigt material. Är de kladdiga (på väg att lösas upp) eller avger en skarp doft bör de inte medtas i leverans, om de inte bedöms innehålla ett mycket unikt informationsvärde. När det gäller biograffilm på nitratbas skall stor försiktighet iaktas. Hantering av sådan film regleras i Sprängämnesinspektionens författningssamling SÄIFS 1989:4. När det gäller övrig film med rörliga bilder bör man vara särskilt uppmärksam om det rör sig om analoga elektromagnetiska medier, exempelvis VHSkassetter. Dessa tappar lätt information. Om det finns möjlighet att göra stickprov på filmernas kvalitet skall detta göras. Deponenter bör också upplysas om att elektromagnetiska medier är självförstörande, och att konvertering till digitalt format är enda sättet att rädda informationen. Glasplåtar skall behandlas med stor försiktighet. Stickprov på plåtarnas fysiska kvalitet bör göras. Håller exempelvis emulsionslagret på att släppa från glaset eller är plåtarna till stor del spräckta bör detta noteras. Var också uppmärksam på bildernas informationsvärde. Är fotona värda att omhänderta? Är det till exempel avfotograferingar av handlingar som finns i originalform i arkivet, röntgenbilder av svetsfogar, oidentifierade bilder utan några ledtrådar om motiv o s v bör man ifrågasätta om de skall tas emot för arkivering.

3 VÄRMLANDSARKIV Om några oklarheter förekommer kring mottagande av film och fotografiskt material skall fotograf eller närmaste chef konsulteras. 4. Överenskommelse 4.1 Överenskommelser med statliga myndigheter Överenskommelse om villkoren för mottagande av leverans bör skrivas före mottagande. När det gäller mottagande av statliga handlingar kan detta göras utifrån redan befintlig ramöverenskommelse eller med stöd av villkor upprättade av Riksarkivet. Överenskommelse med statlig myndighet undertecknas av arkivchef eller ställföreträdande arkivchef. Överenskommelse skall skrivas i två exemplar och parterna skall behålla varsitt. 4.2 Överenskommelser med enskilda arkivbildare När det gäller mottagande av leveranser från enskilda arkivbildare kan detta ske på tre olika sätt: som deposition (av FVA:s styrelse fastställd ersättning årligen utgår) som deposition från deponent vars verksamhet upphör skall en engångsavgift uttas som gåva (äganderätten till handlingarna övergår till Värmlandsarkiv, som fritt förfogar över dem) Överenskommelse med enskild arkivbildare skrivs enligt mall som fastställts av Föreningen Värmlandsarkiv. Överenskommelse skall skrivas i två exemplar och parterna skall behålla varsitt. 5. Gallring, rensning All föreskriven gallring av handlingar skall normalt vara verkställd före leverans. Om även gallringsbara handlingar medföljer vid leverans skall det tydligt framgå vilket material som skall gallras. Det gallringsbara materialet skall vara åtskilt från övriga handlingar, förvarat i boxar vilka skall vara märkta med vad dessa innehåller samt vid vilken tidpunkt materialet skall gallras Material som övertaliga kopior, arbetsmaterial o dyl som inte är arkivmaterial bör avlägsnas före leverans. 6. Arkivförteckning, etiketter, förvaringsmedel I de fall arkivförteckning har upprättats skall sådan följa leveransen i minst två exemplar. I de fall arkiven är ordnade och förtecknade vid leverans; skall etiketter vara hela ordentligt fastsatta och innehålla begriplig information, bör handlingarna levereras i för ändamålet lämpliga förvaringsmedel. i de fall det förekommer brister i något av detta skall Värmlandsarkiv debitera myndighet enligt ingånget avtal. förslag lämnas till enskild deponent om kostnader för åtgärdande av brister i leveransen 7. Transport Normalförfarandet vid mottagande av arkivleveranser är att nedpackning, transport och uppackning ombesörjs av den överlämnande myndigheten eller

4 VÄRMLANDSARKIV deponenten. I undantagsfall kan nedpackning, transport och/eller uppackning ombesörjas av Värmlandsarkiv (max 5 hyllmeter), som då efter fastställd taxa debiterar överlämnande myndighet eller deponent för full kostnadstäckning. 8. Kvitto och godkännande av leverans Kvitto skall i normalfallet vara upprättat och översänt till överlämnande part senast två månader efter leverans. I kvittot skall framgå fylliga uppgifter om vad som mottagits av Värmlandsarkiv. Kvitto skall upprättas i två exemplar varav parterna undertecknar båda och behåller varsitt. Undertecknande av kvitto innebär att Värmlandsarkiv godkänt leveransen enligt tidigare undertecknad överenskommelse. Kvittot skall innehålla uppgifter om överlämnande myndighet eller enskild, arkivbildare, leveransens omfattning, leverans- och diarienummer. Leveransoch diarienummer skall ifyllas i särskild leveransliggare. Kopia av kvitto skall också lämnas till Värmlandsarkivs ekonomiassistent för debitering av överlämnande myndighet eller vid deposition av enskild. 9. Särskilt att tänka på vid mottagande av enskilda arkiv Har det upprättats en anhållan om leverans? Är det en gåva eller en deposition? Förutsättningarna mellan deponent och FVA regleras i avtal. Vid gåva räcker det att notera detta i reversal Deponenten/givaren skall bifoga en lista (packlista) över leveransens innehåll, med uppgifter om arkivbildare samt om möjligt en kortfattad historik Finns arkivförteckning skall sådan vid leverans medfölja i två exemplar. Deponenten/givaren står för alla kostnader av transporten till arkivdepå Om arkivet inte överstiger 5 hm och anses vara omistligt eller tillräckligt intressant att bevara kan vi åta oss transport. Undantag kan göras efter beslut av arkivchef eller ställföreträdande. Gallringsbara handlingar tas inte emot som gåva Gallringsbara handlingar skall vara åtskilda från handlingar som skall bevaras Gallringsbara handlingar skall levereras i flyttlådor och vara märkta med innehåll, datering samt år för gallring Är handlingarna fuktskadade, mögliga eller angripna av insekter, kemikalier eller annat skall vi noga överväga om vi skall ta emot dem. Samråd med arbetsledare och bokbindare. Gör upp förutsättningarna i separat avtal före leverans om åtgärder behöver vidtas för att få arkivet i acceptabelt skick. Tänk noga igenom formuleringar i avtal och konsekvenserna om deponenten kräver att villkor skrivs i avtal för tillgänglighet av arkivet. Innehåller depositionen föremål bör man ifrågasätta om de skall tas emot för arkivering.

5 VÄRMLANDSARKIV Thomas Kvarnbratt arkivchef Jan Löfgren 1:e arkivarie