1. KONTROLL AV LÄROANSTALTSUPPGIFTERNA (GRUNDSKOLREGISTRET)

Transkript

1 OPETUSHALLITUS UTBILDNINGSSTYRELSEN DNR 3/012/2004 FÖRESKRIFT - ANVISNING X DATUM RÄTTEN ATT MEDDELA FÖRESKRIFTER FÖLJER AV Lag om antagningsregister och studentexamensregister (1058/ ) Förordning om systemet för gemensam ansökan till yrkesutbildning och gymnasieutbildning (1197/98 3 mom. 1 och 4) GÄLLER tillsvidare ÄNDRAR ANVISNING Utbildningsstyrelsens anvisning 5/012/2003, Länsstyrelserna KONTROLL AV LÄROANSTALTSUPPGIFTER FÖR LÄROANSTALTER SOM GER GRUNDLÄGGANDE UTBILDNING, GRUNDANDE AV SÖKANDEREGISTER FÖR AVGÅNGSKLASSERNA INOM DEN GRUNDLÄGGANDE UTBILDNINGEN OCH FÖR DEM SOM GENOMFÖR PÅBYGGNADSUNDERVISNING SAMT INSAMLING AV UPPGIFTERNA OM SLUTBEDÖMNING FÖR GEMENSAM ANSÖKAN TILL YRKESUTBILDNING OCH GYMNASIEUTBILDNING VÅREN KONTROLL AV LÄROANSTALTSUPPGIFTERNA (GRUNDSKOLREGISTRET) Bildandet av ett sökanderegister över avgångsklassisterna inom den grundläggande utbildningen och de som genomför lärokursen för påbyggnadsundervisning förutsätter att länsstyrelserna kontrollerar uppgifterna för de läroanstalter som ger grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning inom området för den gemensamma ansökan. Dessa uppgifter kan matas ut och uppdateras via onlinesystemet för gemensam ansökan på andra stadiet (grundskolregistret). I registret införs uppgifterna för alla de läroanstalter som har elever på avgångsklasser inom den grundläggande utbildningen eller elever som genomför påbyggnadsundervisning. Länsstyrelserna bör göra ändringar i grundskoleregistret för systemet för gemensam ansökan före Hakaniemenkatu 2 Hagnäsgatan 2 PL 380 PB HELSINKI HELSINGFORS Puhelin (09) Telefon (09)

2 2 Grundskolregistrets innehåll: område för gemensam ansökan Statistikcentralens kod för skolan skolans namn kommunens kod I kommunkoderna införs fr.o.m följande förändringar: Peräseinäjoki kommun (kommunkod 589) sammanslås med Seinäjoki stad (743) Loimaa kommun (431) sammanslås med Loimaa stad (430) Värtsilä kommun (943) sammanslås med Tohmajärvi kommun (848) Vehmersalmi kommun (919) sammanslås med Kuopio stad (297) Kullaa kommun (293) sammanslås med Ulvila stad (886) Karinainen kommun (219) sammanslås med Pöytyä kommun (636) Kangaslampi kommun (212) sammanslås med Varkaus stad (915) Sahalahti kommun (730) sammanslås med Kangasala kommun (211) Kiihtelysvaara kommun (251) och Tuupovaara kommun (856) sammanslås med Joensuu stad (167) Saari kommun (728) och Uukuniemi kommun (891) sammanslås med Parikkala kommun (580). 2. INSAMLING AV UPPGIFTER FRÅN SKOLORNA Länsstyrelserna samlar in uppgifter om avgångsklassister i den grundläggande utbildningen och elever som genomför påbyggnadsundervisning våren Uppgifterna kompletteras med de uppgifter som fås av Befolkningsregistercentralen. Uppgifterna används vid bildandet av registret över sökande i den gemensamma ansökan våren 2004 samt för utkörningen av de förhandsifyllda ansökningsblanketterna och slutbedömningsförteckningarna. Läroanstalten kan ge uppgifterna om avgångsklassisterna och dem som genomför påbyggnadsundervisningens lärokurs antingen på diskett och pappersutskrift eller i en separat elevförteckningsblankett (modell bifogas). Vid överföringen av uppgifterna bör man så långt som möjligt överföra uppgifterna i elektronisk form. Om det vid läroanstalter som ordnar vuxenutbildning finns avgångsklassister inom den grundläggande utbildningen som med stor sannolikhet inte kommer att söka via gemensam ansökan våren 2005, behöver uppgifterna om dessa studerande inte meddelas till registret över gemensam ansökan. Elevförteckningsblanketterna: Länsstyrelserna skickar elevförteckningsblanketterna samt en förteckning över skolornas nummerkoder (grundskoleregistret) till skolorna inom sitt område som ger grundläggande utbildning och påbyggnadsundervisning. Elevförteckningsblanketterna fylls i per klass. I dem antecknas skolans namn och nummerkod samt klassens nummer och bokstavskod. I blanketterna anges uppgifter om de elever som har för avsikt att fullgöra lärokursen för den grundläggande

3 3 utbildningen eller lärokursen för den grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning under våren I förteckningen antecknas elevernas personbeteckning, efternamn och förnamn, telefonnummer och den lärokurskod som används i gemensam ansökan. I registret för den gemensamma ansökan uppdateras elevens personbeteckning och telefonnummer; efter- och förnamnen utgör kontrolluppgifter. De uppgifter som fås av skolorna och Befolkningsregistercentralen kräver elevens tillåtelse. Detta kräver att punkten om tillåtelse i blanketten har kryssats för. Lärokurskoderna för eleverna (skolnivå) som används vid genomförandet av den gemensamma ansökan är: 1 = lärokurs för den grundläggande utbildningen 2 = delvis individualiserad lärokurs inom grundläggande utbildning som specialundervisning (tidigare delvis anpassad lärokurs). Lärokursen är individualiserad i hälften eller mindre än hälften av de ämnen som hör till elevens studieprogram. 3 = lärokurs för träningsundervisning inom grundläggande utbildning 6 = helt eller till största delen individualiserad lärokurs inom grundläggande utbildning som specialundervisning. Över hälften av lärokurserna i de ämnen som hör till studieprogrammet är individualiserade) Skolorna fyller i elevförteckningsblanketterna i ett exemplar och sänder dem till länsstyrelsen senast det datum som länsstyrelsen meddelar. Disketter och pappersutskrifter: I regel sänder skolorna uppgifterna på diskett över avgångsklassisterna inom den grundläggande utbildningen och dem som genomför lärokursen för påbyggnadsundervisning. Länsstyrelserna bör därför använda ett program som kontrollerar elevförteckningsblanketterna (TOPLU). För att undvika eventuella fel bör läroanstalterna ombes att alltid skicka också en pappersutskrift. Uppgifterna skall vara exakt desamma och i samma ordning som i elevförteckningsblanketten. För att uppgifterna skall kunna införas i registret över sökande i den gemensamma ansökan bör det på disketten finnas en anteckning om elevens tillstånd att använda uppgifterna. Även i pappersutskriften bör det finnas samma anmärkning (ett kryss i punkten tillåtelse). Samma sak bör även uppmärksammas i grundskolornas egna program. 3. BILDANDET AV SÖKANDEREGISTER OCH FÖRHANDSIFYLLDA ANSÖKNINGSBLANKETTER Uppgifterna över avgångsklassisterna inom den grundläggande utbildningen och dem som genomför påbyggnadsundervisningens lärokurs uppdateras i registret över gemensam ansökan. Ifråga om det material som sänds för uppdatering kommer varje länsstyrelse överens om sin egen tidtabell med den som sköter uppdateringen, kontaktuppgifterna: AdeccoDataset /Nina Tapaninen, tfn , nina.tapaninen@adecco.fi. Sökanderegistret bör bildas och uppgifterna kontrolleras senast Utbildningsstyrelsen/TietoEnator samlar övriga uppgifter om sökande som behövs för genomförandet av gemensam ansökan (efternamn, förnamn, postadress, hemkommun och

4 4 modersmål) i sökanderegistret över gemensam ansökan via Befolkningsregister-centralen. TietoEnator kör ut de förhandsifyllda ansökningsblanketterna före medlet av januari 2005 och sänder dem till länsstyrelserna, som sänder dem vidare till läroanstalterna. 4. INSAMLING AV UPPGIFTER OM SLUTBEDÖMNINGEN Skolorna sänder uppgifterna om slutbedömningen våren 2005 av avgångsklassisterna inom den grundläggande utbildningen och dem som genomför lärokursen för påbyggnadsundervisningen till länsstyrelserna senast i enlighet med Utbildningsstyrelsens tidtabellsbeslut (Ubs DNR 18/011/2004, ). Uppgifterna bör så långt som möjligt sändas elektroniskt. Länsstyrelserna bör därför använda ett program som kontrollerar slutbedömningsuppgifterna (TARKO). Utbildningsstyrelsen sänder närmare anvisningar om programmet i april Generaldirektör Kirsi Lindroos Överinspektör Markku Hartonen BILAGOR Modell över elevförteckningsblankett Uppdateringanvisningar för elevförteckningsblanketten Anvisningar för kontroll av elevförteckningsdisketter (TOPLU) FÖR KÄNNEDOM TietoEnator Oyj/GS/Liisa Mylly Länsstyrelsernas regionala service-/verksamhetspunkter Finlands kommunförbund Undervisningsministeriet Utbildningsstyrelsens linjer elevförteckningar2005

5 ELEVFÖRTECKNING FÖR REGISTRET ÖVER GEMENSAM ANSÖKAN TILL ANDRA STADIET 01. OMRÅDE FÖR GEMENSAM ANSÖKAN NAMN OCH NUMMERKOD: / 15. LÄROANSTALTENS NAMN OCH NUMMERKOD: / 16. KLASS I LÄROANSTALTEN: 9 10 / A B C D E F G H I J K L M 02 ANSÖKNINGS- 12 PERSON- 03 T ILLNAMN 04 FÖRNAMN 08 TELEFONNUMMER 1 09 TELEFONNUM MER 2 17 LÄRO- TILL- BLANKETTENS NR 1 BETECKNING KURS 2 STÅND 3 1) Ifylls på länsstyrelsen 2) Lärokurs: Lärokurs för den grundläggande utbildningen = 1, Delvis individualiserad lärokurs = 2, Lärokurs för träningsundervisningen = 3, Helt eller till största delen individualiserad lärokurs = 6. 3) Jag tillåter att dessa uppgifter och Befolkningsregistercentralens uppgifter får användas vid uppgörande av sökanderegister för gemensam ansökan till andra stadiet och förhandsfyllning av ansökningsblanketten (kryss i rutan). elevförteckning2005

6 TOISEN ASTEEN YHTEISHAKU TALLENNUSOHJE PERUSKOULUN OPPILASLUETTELOLOMAKE Laatinut Liisa Mylly puh. (09) TIETO LOMAKKEELLA POSITIO PITUUS MUOTO SELITYKSIÄ Korttitunnus = 1, vakio Tapahtumalaji 2 1 x = tyhjä Aluekoodi = 01-21, kohdasta 01 Hakulomakkeen numero kohta 02 Tarkastusmerkki 10 1 = tyhjä, vakio Henkilötunnus x kohta 12 Oppilaitoskoodi kohta 15 Luokka x numero+kirjain, 10=0, kohta 16 Koulutaso kohta 17 Puhelinnumero x kohta 08 Puhelinnumero x kohta 09 Lupa 69 1 x kohta 18 lomakkeen reunassa = X, jos merkitty = tyhjä, jos puuttuu Tyhjä x = tyhjä Muotokoodin selitykset: 9= numeerinen tieto, tyhjä sallittu Tietueen pituus = 80 HUOM! Hakijatietoja ei tallenneta, jos hakijan hakulomakenumero puuttuu. Puhelinnumerottomissa lomakkeissa puhelinnumerokentät jätetään tyhjiksi. SUKU- JA ETUNIMIÄ EI TALLENNETA! C:\Documents and Settings\ophirke\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\OPLUET2005.DOC 1 (1) :40

7 TOISEN ASTEEN YHTEISHAKU TALLENNUSOHJE Oppilasluettelolevykkeiden tarkastusohjelma (TOPLU) Perusopetuksen oppilasluettelo koneellisessa muodossa lääninhallituksille Laatinut: Liisa Mylly p. (09) LOMAKKEEN TIETO POSITIOT PITUUS MUOTO SELITYKSIÄ Korttitunnus = 1, vakio Tapahtumalaji 2 1 x = tyhjä Aluekoodi = 01-21, kohdasta 01 Hakulomakkeen numero = tyhjä, kohta 02 Tarkastusmerkki 10 1 = tyhjä, vakio Henkilötunnus x kohta 12 Oppilaitoskoodi kohta 15 Tyhjä 26 1 x = tyhjä Luokka x numero+kirjain, 10=0, kohta 16 Tyhjä 29 1 x = tyhjä Koulutaso kohta 17 Tyhjä 31 1 x = tyhjä Puhelinnumero x kohta 08 Puhelinnumero x kohta 09 Lupa 72 1 x = x, jos lupa tietojen käyttöön on = tyhjä, jos lupaa ei ole annettu Tyhjä x = tyhjä Nimi x kohdat 03 ja 04 Muotokoodin selitykset: 9= numeerinen tieto, tyhjä sallittu. Tietueen pituus = 110 C:\Documents and Settings\ophirke\Local Settings\Temporary Internet Files\OLK14\OPLUKONE2005.DOC 1 (1) :41