Reglemente för Maskinteknologsektionen. Verksamhetsåret 2012/2013

Transkript

1 Reglemente för Maskinteknologsektionen Verksamhetsåret 2012/2013

2 Reglemente för MTS verksamhetsåret 2012/2013 Innehållsförteckning 1 SEKTIONSSTYRELSEN Ordförande Vice ordförande Sekreterare Kassör Studienämndsordförande Informationschef Marknadsföringsansvarig Näringslivsansvarig Intendent WebbansvarigWebmaster Festmaskinist Phadderigeneral Alumniansvarig Internationellt ansvarig UTSKOTT STUDIENÄMNDEN Uppgift Sammansättning Studienämndsordförande Vice studienämndsordföranden Vice studienämndsordförande-m Vice studienämndsordförande-dpu Vice studienämndsordförande-emm Informationsansvarig Profilansvarig Klassrepresentant FESTMASKINERIETFESTMASKINERIET Festmaskinist Kassör Stallchef Tryck/Biljett & Biljett/TryckTryck-&Biljettansvarig och Biljett- &Tryckansvarig Mat-&Sittningsansvarig Öl-&Baransvarig Sponsoransvarig Ljud-&Ljusansvarig Webb- & InfoWebb-&Infoansvarig Byggansvarig Gyckel-, boknings- och personalansvariggyckel-&personalansvarig... 13

3 Reglemente för MTS verksamhetsåret 2012/ PHADDERIET Generalen Kassör Sponsoransvarig Tryckansvarig Informationsansvarig Mat & sittning Öl-& Dryckansvarig Fusknolle -/ nolleuppdragsansvarig Appearance Överphadder Intendent INTENDENTUR Bilen INKÖPSPOLICY EKONOMISKT REGLEMENTE Syfte Budget Firmatecknare och teckningsrätt Tillgångar Avskrivningsplan Bokslut Placeringspolicy Äskningar från nämnden Revision Fördelning av kapital Fonder Bilfond Jubileum 5 och 10 år Inventarier MTS Inventarier Embassaden Evenemangsfonden Äskningsregler Frågor BILAGA 1- ÄSKNINGSFORMULÄR... 22

4 Förkortningar Förkortning IEI LinTek LiTH PPG MaFU MTS NMT SMART TFK PMD UU FUM Förklaring Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling Linköpings teknologers studentkår Tekniska högskolan vid Linköpings universitet Programplanegrupp LinTeks marknadsföringsutskott Maskinteknologsektionen Nordens maskinteknologer Sveriges maskinrelaterade teknologer Tekniska fakultetens kansli Programnämnden för Maskinteknik och Design LinTeks utbildningsutskott LinTeks fullmäktige

5 1 Sektionsstyrelsen Förutom det som stadgats har sektionsstyrelsen följande uppgifter: 1.1 Ordförande - Hålla kontakten med övriga sektioner, universitetet och LinTek. - Representera sektionen i PMD. Ansvara för att tillsätta två representanter förutom Studienämndsordförande i PMD. - Bjuda vice ordförande på mycket sprit på M-aktivas. 1.2 Vice ordförande - Ansvara för att ett reglemente för nästkommande verksamhetsår utarbetas. - Handa måldokument för Styrets långsiktiga arbete. - Ansvara för att en verksamhetsplan för Styret inför nästkommande verksamhetsår utarbetas. - Ansvara för att en verksamhetsberättelse sammanställs i tid. - Tillse att de förtroendevalda i Styret, FM och MPiRE tar del av stadgar och reglemente. - Deltaga vid FUM-möten som representant för MTS. - Sitta som arbetsmiljöombud för sektionen samt utse ytterligare två arbetsmiljöombud som har huvudansvaret för miljöfrågor och som rapporterar till vice ordförande om det pågående arbetet. Utse två arbetsmiljöombud på sektionen som har huvudansvaret för arbetsmiljö- och miljöfrågor och som rapporterar till vice ordförande om det pågående arbetet. - Ansvarar för att AMO förnyar Maskinteknologsektionens diplomering till Grön sektion samt att sektionens föreningar och utskott är införstådda i vad det innebär - Tillsätta och vara ansvarig för PubM. - Representera sektionen i PMD. - Tillse Se till att ordföranden är på mycket bra humör! - Bjuda ordföranden på mera sprit på M-aktivas.

6 1.3 Sekreterare - Tillse att mötesprotokoll justeras och blir tillgängliga för medlemmarna. - Hålla ordning i arkivet tillsammans med intendenten. - Ansvara för att sektionsfesten M-aktivas ordnas M-aktivas, en episk fest för de aktiva inom sektionen, ordnas. - Att assistera ordförande vid sammankallande av styrelsemöten. - Att ta fram och distribuera sektionsmojängen. - Tillsätta och vara ansvarig för AktU. - Vara glad och trevlig! 1.4 Kassör - Kontinuerligt övervaka hur intäkter och kostnader följer budget och informera Styret om MTS och Embassadens ekonomiska läge.vid differenser. - Kontinuerligt övervaka MTS och Embassadens ekonomiska resultat och arbeta för att budgeterat resultat uppnås. - Ansvara för att MTS och Embassadens tillgångar gagnar används på bästa sätt för studenter på Maskinteknologsektionens medlemmar program. - Ansvara för att tillsammans med berörd Styrelsemedlem upprätta postspecifika budgetar. att samtliga i Styret är informerade om postspecifika budgeteringar. - Kontinuerligt betala och skicka fakturor, samt hantera kontantanta medel. förse Styret och utskottsmedlemmar med medel för inköp å MTS och Embassaden vägnar. - Kontinuerligt föra bok över MTS och Embassadens intäkter och utgifter kostnader. - Tillsammans med Bistå intendenten i de ekonomiska frågorna arbeta med ekonomin kring försäljningen i mbtet av M-prylar och Embassadens pentry samt prissättning för uthyrning av M-bilen. - Redovisa resultatrapport för MTS och Embassaden vid ordinarie sektionsmöten. - Göra Upprätta budget för MTS och Embassaden inför nästkommande verksamhetsår till vårmötet. - Upprätthålla god kommunikation med sektionens revisorer och kassörer i FM och MPiRE. - Tillsammans med Sekreteraren, InfoC och Näringslivsansvarig äta pannkakor på torsdagar. 1.5 Studienämndsordförande - Ansvara för arbetet i studienämnden. - Har yttersta ansvaret för MTS åtagande om utbildningsbevakning gentemot LinTek. - Hålla kontakt med övriga studienämndsordföranden. - Representera sektionen i PMD. - Studentrepresentant i PPG-M, MI, Magister/Master. MEC Master. - Studentrepresentant i PPG-DPU. - Studentrepresentant i PPG-EMM, ENV Master. - Representera MTS i UU.

7 - Att i ovanstående uppgifter vara så pass förberedd att denne på bästa sätt kan diskutera och fatta beslut å MTS vägnar. - Att göra nödvändig information från ovanstående uppdrag tillgänglig för MTSs styrelse och medlemmar. - Att tillsätta de icke förtroendevalda posterna i studienämnden och sammankalla studienämnden till eventuella möten. - Att se till att ovanstående funktioner introduceras i deras respektive arbetsuppgifter. - Ansvara för att Manualen blir uppdaterad, tryckt och utdelad. - MTSs kontaktperson och representant på SMART. - Ansvara för anordnandet av SMART när LiTH ska stå som värd. - Ansvara för MTS:s nominering till Gyllene Moroten. 1.6 Informationschef - Handha Maskinteknologsektionens informationsverksamhet gentemot medlemmarna. - Ansvara för att Maskinteknologsektionens fotokatalog blir gjord och distribuerad. - Ansvara för att MTS:s sidor i en eventuell kårtidning såsom Lithanian blir gjorda. - Ansvara för att ett straffregister över sektionsstyrelsen sammanställs i verksamhetsårets inledning och distribueras till andra styrelser m fl. - Ansvara för utseendet på hemsidan i samarbete med webbansvarigwebmaster. - Ansvara för att en sektions- och/eller programtröja blir gjord. - Tillsätta, ett eventuellt informationsutskotts samt leda dess arbete. - Ansvara för det som visas på M-tvn tillsammans med webbansvarigwebmaster. - Ansvara för arbetet med sektionens grafiska profil samt se till att användningen av denna sker enligt dess manual. - Berätta en rolig historia på M-aktivas. 1.7 Marknadsföringsansvarig - Hålla kontakten med TFK, hålla sig underrättad om den delen på TFK som berör marknadsföring. - Ansvara för att studenter från sektionen representerar utbildningen under öppet universitet, mässor etc. - Tillse att sektionens studenter reser till sitt gamla gymnasium och informerar om de program som sektionen representerar, s.k. köttbullemissionering. - Hålla sig väl informerad om de program som sektionen representerar generellt för att kunna informera om utbildningen. - Tillse att sektionskatalogen programkatalogerna kontinuerligt revideras och årligen skickas delas ut till gymnasister i samråd med PMD. - Deltaga i TvärMafU, samarbetsorgan mellan de olika sektionerna. - Tillsätta ett marknadsföringsutskott samt leda och övervaka dess arbete. Tillsätta, leda och övervaka ett eventuellt marknadsföringsutskotts arbete.

8 1.8 Näringslivsansvarig - Ansvara för sektionens kontakter med näringslivet. - Ansvara för sektionens marknadsföring av de program som sektionen representerar mot näringslivet. - Tillsätta ett näringslivssutskott samt leda och övervaka dess arbete. Tillsätta, leda och övervaka ett eventuellt näringslivsutskotts arbete. - Vara bemötlig mot sektionens sponsorer vid evenemang som LARM - Deltaga i TvärNärA, samarbete mellan de olika sektionernas näringslivsansvariga under ledning av LinTek. - Se till att en casegrupp finns på Maskinteknologsektionen under namnet Casegruppen, vara denna behjälplig vid företagskontakter och underlätta dess arbete. 1.9 Intendent - Ansvara för förrådet i A-huset, tillsammans med sekreteraren, samt ansvara för lokalerna Combitoret mbtet, Embassaden och Stålkulan. - Tillse att det löpande kontorsarbetet kan ske utan hinder. - Ansvara för inköp av materiel till sektionen. - Ansvara för att sektionens märken i märkesbacken målas innan nolle-p. - Ansvara för sektionsbilen alternativt tillsätta ett bilutskott en bilansvarig som sköter detta. - Ansvara för försäkringsskyddet genom att se till att sektionens verksamhet och inventarier är fullgott försäkrade hos anlitat försäkringsbolag, samt uppdatera inventarielistan när behov uppstår eller minst en gång per läsår. - Tillsätta och ansvara för kakisarna, som sköter försäljningen i Embassadens pentry. - Ansvarar för att tillräckligt material finns för att Styret ska ha koll på det ekonomiska läget i Embassaden. - Ansvara för nycklar till sektionens utrymmen WebbansvarigWebmaster - Sköta om uppdatering och underhåll av sektionens hemsidor. - Sköta om underhåll och service av datorn i Combitoret mbtet. - Tillsätta, leda och övervaka ett eventuellt webbutskotts arbete. - Ansvara för MTVn M-tvn tillsammans med informationschefen Festmaskinist - Ansvara för att FestmaskinerietsFestMaskineriets medlemmar genomgår en festeristutbildning. - Ansvara för att FestmaskinerietsFestMaskineriets verksamhetsberättelse upprättas. - Leda FestmaskinerietsFestMaskineriets arbete och fungera som FestmaskinerietsFestMaskineriets ordförande vid möten. - Representera FestmaskinerietFestMaskineriet i FF, Förenade Festerier, och där utbyta information om kommande aktiviteter. - Informera sektionsstyrelsen om FestmaskinerietsFestMaskineriets aktiviteter och planer.

9 Festmaskinisten förbehålls rätten att däcka på valfri festerifest, om han eller hon så önskar/blir önskad Phadderigeneral - Ansvara för att Phadderiets medlemmar genomgår en phadderistutbildning. - Ansvara för att Phadderiets verksamhetsberättelse upprättas. - Leda MPiRE:s arbete och fungera som Phadderiets ordförande vid möten. - Informera sektionsstyrelsen om Phadderiets aktiviteter och planer. - Representera Phadderiet vid generalsmöten och där utbyta information om kommande aktiviteter Alumniansvarig - Att marknadsföra alumniföreningen gentemot sektionens medlemmar och alumner. - Administrera och marknadsföra alumninätverket å MTS vägnar. - Ansvara för att en gång om året producera en alumnitidskrift samt tillgodose att denna skickas ut till alla alumner. - Sköta mottagandet av sektionens alumner i samband med alumnidagar, samt att minst en gång om året anordna en dag för sektionens alumner. - Ansvara för att sektionens mentorsverksamhet fungerar. - Tillsätta, leda och övervaka ett eventuellt alumniutskottsarbete. - Tillsätta ett alumniutskott samt leda och övervaka dess arbete. - Gå på av LiU Alumni anordnade event och möten Internationellt ansvarig - Att marknadsföra och informera om utlandsstudier gentemot sektionens medlemmar. - Att verka som kontaktperson för de MTS-studenter som befinner sig utomlands. - Att verka som kontaktperson för inresande studenter. - Att verka som kontaktperson för de studenter som läser på sektionens två masterprogram Mechanical Engineering och Energy and Environmental Engineering. - Se till att information finns tillgänglig på engelska. - Att arrangera och medverka i aktiviteter som riktar sig till sektionens masterstudenter, bland annat LiU World Cup och mottagningen. - Tillse att information om utlandsstudier på sektionens hemsida kontinuerligt revideras. - Tillsätta, leda och övervaka ett eventuellt internationellt utskott. - Tillsätta det internationella utskottet samt leda och övervaka dess arbete. - Hjälpa sektionens medlemmar att bli faddrar till masterstudenter. - Att medverka i LintU, LinTeks internationella utskott, som representant från MTS. - Att medverka i de råd och samarbeten som är av relevans för internationella studier.

10 2 Utskott Varje styrelsemedlem har rätt att inför styrelsen föreslå tillsättandet av ett eget utskott. Utskottets syfte och storlek ska fastställas av Styret. Utskottets syfte och storlek fastställs av respektive styrelsemedlem i samråd med resten av Styret. Det åligger den styrelsemedlem som ska tillsätta ett utskott att informera sektionens medlemmar om möjligheten att söka platser i utskottet. 3 Studienämnden 3.1 Uppgift Studienämnden har till uppgift att: - Representera MTS:s medlemmar i frågor rörande utbildning. - Representera MTS i PMD, PPG och UU. - Att se till att samtliga programobligatoriska kurser inom MTS utvärderas. - Att se till att samtliga klasser inom MTS som läser programobligatoriska kurser ges möjlighet att representeras på utvärderingsmöten. - Aktivt verka för att utveckla de kurser som MTSs medlemmar läser. - Genomföra MTSs åtagande om utbildningsbevakning gentemot LinTek 3.2 Sammansättning Studienämnden består av: - Studienämndsordförande. - Vice studienämndsordförande M. - Vice studienämndsordförande DPU. - Vice studienämndsordförande EMM. - Två klassrepresentanter från varje klass som under aktuellt läsår läser programobligatoriska kurser på något program under MTS. - Profilansvarig. - Informationsansvarig. 3.3 Studienämndsordförande - Se Vice studienämndsordföranden Sektionens vice studienämndsordförande delar gemensamt ansvaret: - Att kalla till eventuella möten med klassrepresentanterna utanför kursutvärderingarna. - Att ansvara för att utvärdering sker av de obligatoriska kurserna på det program som representeras. Det innebär att man ska planera, sammankalla, utföra, samt att följa upp kursutvärderingsmötena. - Att tillsammans med SnOrdf utse vem som ersätter SnOrdf i PPG eller vem som sitter som ytterligare representant. - Att vara kontaktperson för det program man representerar gällande eventuella problem med kurser samt att följa upp problemen. - Att sammanställa protokoll från kursutvärderingsmötena.

11 3.5 Vice studienämndsordförande-m Det åligger vice studienämndsordförande-m att: - Vara studentrepresentant i PPG-M, MI, Magister/Master Master MEC. 3.6 Vice studienämndsordförande-dpu Det åligger vice studienämndsordförande-dpu att: - Vara studentrepresentant i PPG-DPU. 3.7 Vice studienämndsordförande-emm Det åligger vice studienämndsordförande-emm att: - Vara studentrepresentant i PPG-EMM, Master ENV. 3.8 Informationsansvarig - Att uppdatera studienämndens hemsida och interna administrationssystem. - Se till att studienämndens möten protokollförs. - Ansvara för uppdatering och administrering av Manualen i samråd med SnOrdfen. 3.9 Profilansvarig - Att ansvara för att planera upp vilka profilkurser som ska utvärderas. Att vara kontaktperson för representanter som går på programmens olika profiler. - Att se till att utvärderingar sammanställs Klassrepresentant Det åligger Klassrepresentanten: - Att sammanställa klassens åsikter kring aktuell kurs inför varje kursutvärderingsmöte. - Att närvara på kursutvärderingsmöten. - Att förmedla klassens åsikter under kursutvärderingsmöten. - Att uppmuntra alla klasskamrater att delta i kursutvärderingar. - Att vidarebefordra eventuella utbildningsfrågor till vice studienämndsordförande eller studienämndsordförande. - Att ordna lämplig ersättare i samband med eventuellt avsägande av posten som klassrepresentant. 4 FestmaskinerietFestMaskineriet Förutom det som stadgats gäller följande för FestmaskinerietFestMaskineriet: FestmaskinerietFestMaskineriet består av, förutom Festmaskinisten, 11 Festmekaniker. FestmaskinerietFestMaskineriet ansvarar för att en sponsrad stadskarta planeras, färdigställs och trycks i god tid före nolle-p:s start hösten efter verksamhetsårets slut. 4.1 Festmaskinist Se 1.11.

12 4.2 Kassör Inför varje arrangemang skall Kassören göra upp en budget, samt ansvara för eventuell kassa under arrangemanget. Dessutom skall Kassören med jämna mellanrum informera Festmaskinisten, Festmekanikerna samt sektionsstyrelsens Kassör om den ekonomiska situationen i FestmaskinerietFestMaskineriet. Kassören ska även föra bok överbokföra inkomster och utgifter under året. 4.3 Stallchef Stallchefens huvudansvar är Le Mans som äger rum under hösten. Stallchefen skall tiden innan Le Mans planera och vara en drivande kraft så att arrangemanget blir så bra som möjligt. Stallchefen är även sekreterare för FestmaskinerietFestMaskineriet. Efter Le Mans blir Stallchefens huvuduppdrag att hjälpa Sponsoransvarige med en sponsrad stadskarta. Stallchefen är även vvice ordförande för FestmaskinerietFestMaskineriet. 4.4 Tryck/Biljett & Biljett/TryckTryck-&Biljettansvarig och Biljett-&Tryckansvarig I denna post delar två personer på ansvaret för att alla trycksaker samt tryckrelaterade uppgifter blir gjorda i god tid och med bra resultat. Till exempel sånghäften, tidningar, flygblad, affischer, etc. 4.5 Mat-&Sittningsansvarig Mat-&Sittningsansvarige ansvarar för att mat och matrelaterade prylar handlas in och tillreds. Vid caterade sittningar ska Mat-&Sittningsansvarige ta fram menyförslag. Till uppgifterna hör även att ordna med dekor, hovmästare, servitörer/servitriser och annat som kan relateras till postense till att kök samt eventuella köksredskap är bokade/beställda. Det är även Mat- &Sittningsansvarigs uppgift att se till att festlokal, kök samt eventuella köksredskap är bokade/beställda. 4.6 Öl-&Baransvarig Har till uppgift att beställa, brygga och inventera dryck till alla arrangemang. Öl- &SpritansvarigÖl-&Baransvarige har också till uppgift att söka serverings- samt platstillstånd om detta krävs. Öl-&Spritansvarig har huvudansvaret för Pub- M.Öl-&Baransvarige är också serveringsansvarig under FestMaskineriets arrangemang. 4.7 Sponsoransvarig Sponsoransvarige sköter försäljning av annonser och annat företagsrelaterat som kan bidra till att arrangemangen blir så billiga som möjligt för studenterna. 4.8 Ljud-&Ljusansvarig Ljud-&Ljusansvariges uppgifter är att ordna ljud- och ljusutrustning, samt att se till att det finns en DJ om så behövs, till FestmaskinerietsFestMaskineriets arrangemang. 4.9 Webb- & InfoWebb-&Infoansvarig Webb- & Info-ansvarigeWebb-&Infoansvarige ser till att Festmaskineriet FestMaskineriet syns och hörs på Iinternet. Till uppgifterna hör att skapa,

13 förbättra, förnya samt uppdatera FestmaskinerietsFestMaskineriets webbsidor. Webb- & InfoWebb-&Infoansvarige dokumenterar och publicerar bilder samt artiklar från olika arrangemang som kan vara intressanta för M-studenten. Det är även Webb- & Info:sWebb-&Infoansvariges uppgift att se till så att information om kommande arrangemang når ut till studenter via e-post och hemsidan, samt skaffa sig, för FestmaskinerietFestMaskineriet, behövlig information från omvärlden Byggansvarig Byggansvarige är ansvarig för att allt som FestmaskinerietFestMaskineriet ska och bör bygga blir byggt på ett för behoven tillfredsställande sätt. Dessutom ansvarar Byggansvarige för att det finns någon ordning på FestmaskinerietsFestMaskineriets attiraljer samt fungerar som FestmaskinerietsFestMaskineriets bilansvarige då bilen brukaslogistikansvarige. Tillsammans med representanter från Styret och Phadderiet håller Byggansvarige god ordning nere på VTI Gyckel-, boknings- och personalansvariggyckel-&personalansvarig GyckelansvarigeGyckel-&Personalansvarige ser till att FestmaskinerietFestMaskineriet skriver och övar in gyckel. Till uppgifterna hör också att kontakta andra festerier eller gycklande grupper för underhållning på egna arrangemang, samt att svara på inbjudningar ifrån andra arrangörer. Det är Gyckelansvariges uppgift att Gyckel-&Personalansvarige fungerar också som bokningsansvarig och bokar allt som ska bokas, såsom festlokal, städning, bil, vakt och sjukvårdare. GyckelansvarigeGyckel-&Personalansvrige ska även se till att det finns jobbare till de olika FestMaskineriets arrangemangen, samt ordna ett fungerande sittnings- och arbetsschemnanarbetsschema att arbeta efter. Har även ansvar över städningen på FestMaskineriets arrangemang. 5 Phadderiet Förutom det som stadgats gäller följande för Phadderiet. Phadderiet består av 11 personer inklusive Generalen. 5.1 Generalen Se Kassör Huvudansvarig för Phadderiets ekonomi. Tecknar enskilt Phadderiets firma samt kan enskilt göra uttag från Phadderiets konton. Håller koll på Phadderiets tillgångar, bokför, budgeterar och ser till att allting gällande ekonomin sköts korrekt. Ansvarar även för biljettfaddrarna och deras arbete under nolle-p. 5.3 Sponsoransvarig Förvärva ett enormt kapital från diverse intresseorganisationer för att göra nollep så fördelaktigt som möjligt för nollan genom att erbjuda annonsplatser i M-

14 balken och på faddertröjor. Samarbeta med andra Phadderiers sponsoransvariga för att bevara en god stämning på LiTH. 5.4 Tryckansvarig Ser till att M-balk och phadderbok görs i god tid innan det är för sent. Samverkar med sponsoransvarig så att annonserna blir fina och sponsorerna nöjda. Tryckansvarig är även ansvarig för Phadderiets hemsida och ser till att den fungerar till fullo. 5.5 Informationsansvarig Gör alla biljetter, och ser till att rätt information står på dem. Fixar sånghäften med roliga sånger i. Gör en snygg och rolig öletikett. Bestämmer hur faddertröjan skall se ut. Dock skall alla faddertröjor vara i samma färg oavsett program förutom klassfaddertröjorna som skall vara svarta. Ser till att detta blir tryckt i rättan tid. Fixar inbjudningar till fester och ser till att folk får dem, t.ex. ser till att sektionens hedersmedlemmar och representanter från LinTek blir inbjudna till nollesittningen. Fungerar som sekreterare på Phadderiets möten 5.6 Mat & sittning Mat och sittning har huvudansvaret för att rätt mat och rätt mängd beställs samt även att den Nollan/fadder/Phadderist/festerist/mamma/pappa/LinTekmedlem som kräver specialkost får detta. Har även sittningar under sitt ansvar och är den person som har sista ordet vid dessa tillställningar. 5.7 Öl-& Dryckansvarig Håller kontakten med bryggeriet och ser till att tillstånd blir sökta hos socialstyrelsen och följer dem. Är kompis med öl-faddrarna. Ser till att det alltid finns ojästa drycker till de som sådana önskar 5.8 Fusknolle -/ nolleuppdragsansvarig Ansvarig för fusknollorna, hur deras karaktärer är samt hur deras avslöjande ska gå till. Knåpar även ihop nolleuppdrag till alla nollan och följer upp dessa. I posten ingår också ansvaret för fuskföreläsningen vilket innebär att hitta fuskföreläsare samt att gå igenom hur den ska gå till. 5.9 Appearance Ser till att kläderna blir snyggast dvs fixar fram bra tema, mönster, tyger. Gyckelansvarig, ser till att gyckel skrivs och övas in. Är bokningsansvarig för gyckel, alltså ser till att få gästgycklare till egna arr och ser till att Phadderiet får visa upp sig på andras arr. Alltid vara gladast i Phadderiet utan att skratta Överphadder Bossar över phaddrarna. Ser till att de går alla utbildningar. Håller koll på deras planer och verksamheter. Får skälla på dem om de inte sköter sig. Väljer ut specialphaddrar med hjälp av övriga Phadderiet. Informerar klassphaddrarna om MPiREs verksamheter.

15 5.11 Intendent Intendenten är bokningsansvarig i Phadderiet. Den ansvarar för att boka lokaler och materiel till Phadderiets arrangemang.. Intendenten har även ansvar för att boka alla övriga tjänster, t.ex. städning eller vakter, till arrangemang. Intendenten ser till att alla områdestillstånd blir sökta och godkända hos Polisen, Kommunen och privata ägare, t.ex. inför Nolle-eden i Vallamassivet. Intendenten är också bilansvarig i Phadderiet. Den tar kontakt med Intendenten i Styret eller bilansvarig i Bilgruppen när problem uppstår med M-bilen. Intendenten har stenkoll på Phadderiets alla prylar, samt håller god ordning i Phadderiets förråd belägna i A-Huset och VTI tillsammans med representanter från styret och FM. 6 Intendentur 6.1 Bilen M-bilen får hyras ut till MTS medlemmar och andra sektioner/föreningar på universitetet. Bilbokning får sträcka sig över för dessa kan ske tidigast två veckor i förväg och under maximalt 24 timmar sammanlagt. Dessa bokningsrestriktioner gäller ej för sektionens verksamhetsorgan när de utför uppdrag för sektionen. Sektionsbilens underhåll sköts av sektionens bilansvarige som leds av Intendenten alternativt Intendenten själv. Avgift 7 Inköpspolicy Avgiften för användande av M-bilen bestäms av sektionsstyrelsen med hänsyn till MTS ekonomi samt omkostnader för M-bilen. Vid inköp av produkter och tjänster för Maskinteknologsektionens räkning ska alternativ med minimal inverkan på miljön väljas framför andra alternativ när detta är ekonomiskt möjligt. Det vill säga produkter med någon form av miljöeller rättvisemärkning väljs framför andra alternativ. Vid större engångsinköp skall produktens hela livscykel tas i beaktning vid ekonomisk avvägning. 8 Ekonomiskt reglemente Detta reglemente beskriver vilka ekonomiska styrmedel som finns och vilka rutiner sektionen använder sig av i det årliga arbetet. Det beskriver också hur sektionen bör placera och fondera likvida medel och ekonomiskt överskott. Speciella fonderingar, deras syfte och regler tas också upp. Detta ska vara ett långsiktigt dokument med riktlinjer för styrelsens arbete och fungera som ett stöd och inte som ett hinder. Förvaltning av medel är ett område där behovet av utvärdering är av största vikt, varför detta ska utvärderas och revideras årligen. 8.1 Syfte Maskinteknologsektionens verksamhet växer i och med ett ökat antal studerande på våra utbildningar. Syftet med det ekonomiska reglementet är att ge riktlinjer för hur styrelsen ska hantera sektionens ekonomi. Förändring i verksamheten

16 8.2 Budget kräver rutiner på arbete. Dessa rutiner regleras i detta reglemente. har en omfattande ekonomisk verksamhet vilket kräver goda och genomtänkta rutiner för hantering, sparande och fondering av det ekonomiska kapitalet. Detta ska ge kontinuitet i styrelsens arbete och bidra till stabilitet i sämre tider och vid oförutsedda händelser, se till att vi använder pengarna. Detta reglemente beskriver vilka ekonomiska styrmedel som finns och vilka rutiner sektionen använder sig av i det årliga arbetet. Det beskriver också hur sektionen får och bör placera och fondera likvida medel och ekonomiskt överskott. Speciella fonderingar, deras syfte och regler tas också upp. Detta ska vara ett långsiktigt dokument med riktlinjer för styrelsens arbete och fungera som ett stöd och inte som ett hinder. Förvaltning av medel är ett område där behovet av utvärdering är av största vikt, varför detta ska utvärderas och revideras årligen. Verksamhetsbudget Sektionsstyrelsen och ansvarig för respektive verksamhetsområde ger förslag på budget. inför varje verksamhetsår. Dessa skall sedan fastställas av ett sektionsmöte. Syftet med budgeteringen är: Att ge styrelsen styrmedel och beslutsunderlag för kommande verksamhetsår. Tillsammans med övriga styrdokument utgöra underlag till verksamheten inom respektive enhet för det kommande verksamhetsår. Ligga till grund för budgetjämförelse och uppföljning vid verksamhetsårets slut. Inför vårmötet ska sektionsstyrelsen presentera en budget för nästkommande verksamhetsår. Ansvarig för respektive verksamhetsområde planerar och ger förslag på budget för sin delverksamhet. Budgeten ska tas fram på så detaljerad nivå som möjligt, med förtydligande kommentarer om antaganden som görs för att nästkommande styrelse ska förstå vad olika belopp grundar sig på. de personer som ska arbeta med budgeten, vilket däremot inte Arbetsunderlaget behöver inte visas som underlag för beslut vid sektionsmöten. Det bör dock finnas tillgängligt vid förfrågan. Budgeten ska vara skriven på ett sådant sätt att den går att förstå utan större ekonomiska förkunskaper. Det ska vid presentation av budget och budgetuppföljning vara möjligt att göra jämförelser med föregående års budget och utfall. Arrangemangsbudget Vid varje enskilt arrangemang för MTS firma är ansvarig inom verksamhetsområdet ansvarig för att en budget ska upprättas. Denna budget ska presenteras för sektionsstyrelsen minst 10 läsdagar innan utförandet av arrangemanget för godkännande. Arrangemangsbudgeten ska ligga inom ramen för verksamhetsbudgeten.

17 Ett preliminärt ekonomiskt resultat för varje arrangemang ska redovisas i jämförelse med den godkända budgeten på ett styrelsemöte 10 antal läsdagar efter anordnat arrangemang. Det slutgiltiga resultatet ska redovisas snarast. Likviditetsbudget En likviditetsbudget ska upprättas inför varje verksamhetsår som ett arbetsunderlag för att nästkommande styrelse. Med en likviditetsbudget ska styrelsen kunna planera sin verksamhet och förutspå eventuella brister av likvida medel. Befogenheter Ansvariga inom varje verksamhetsområde äger rätt att omfördela resurser efter behov under kr. Större ändringar som inte påverkar verksamhetsårets resultat ska ha ett officiellt beslut från ett styrelsemöte. Beslut som påverkar resultatet med mer än 10 % av omsättningen skall tas på ett sektionsmöte. Enskilda beslut som påverkar årsresultatet mer än ett halvt prisbasbelopp ska tas på ett sektionsmöte. Ändringar som inte påverkar verksamhetsårets resultat ska ha ett officiellt beslut från ett styrelsemöte. 8.3 Firmatecknare och teckningsrätt Firmatecknare för Maskinteknologsektionen är enligt stadgarna styrelsens ordförande och kassör var för sig. Teckningsrätt för sektionens samtliga konton har sektionens firmatecknare, person som har rätt att teckna föreningens firma, dvs. ingå avtal i föreningens namn. Maskinteknologsektionens firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga MTS konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare för Festmaskineriet är enligt stadgarna Festmaskinisten och Festmaskineriets kassör var för sig. Festmaskineriets firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga Festmaskineriets konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare för phadderiet MPiRE är enligt stadgarna Phadderigeneralen och phadderiets kassör var för sig. Phadderiets firmatecknare äger teckningsrätt för samtliga phadderiets konton samt äger rätt att teckna föreningens firma, dvs ingå avtal i föreningens namn. Firmatecknare har rätt att tillfälligt delegera sin teckningrätt till andra förtroendevalda inom MTS. Teckningsrätt för berörda konton inom de olika verksamhetsområdena kan delegeras till respektive ordförande och kassör genom ett beslut på ett styrelsemöte. Tillexempel har MPiRE:s ordförande (phadderigeneralen) och kassör teckningsrätt för MPiRE-kontot om styrelsen beslutar detta på ett möte.

18 8.4 Tillgångar Det skall kontinuerligt föras bok över alla sektionens tillgångar och varje år ska värdet av dessa inventeras och godkännas av revisorerna. Tillgångar Inventarier som köps in för mer än kr skall skrivas av på minst tre år. 8.5 Avskrivningsplan En avskrivningsplan ska upprättas för samtliga inventarier som köps in och ämnas att skrivas av under minst tre år. Denna plan ska finnas tillgänglig för kommande sektionsstyrelsen. 8.6 Bokslut I slutet av varje verksamhetsår ska ett förenklat bokslut göras. 8.7 Placeringspolicy Enligt skattemyndigheternas regler får en ideell förening inte ha eget kapital som inte återförs till verksamheten. För att förtydliga till vad ett eventuellt överskott ska gå fonderas eventuellt överskott i fonder beskrivna nedan. På grund av detta ska eventuellt överskott och överflödigt eget kapital fonderas till särskilda ändamål istället för att läggas på hög. För att verksamheten ska fungera måste dock sektionen ha eget kapital och likvida medel. Eget kapital: För att verksamheten ska ha ett kapital för dåliga tider behövs pengar för att täcka upp för negativa resultat. Ett eget kapital på cirka 30 % av sektionens omsättning är rimligt att ha. Likviditet: För att sektionens årliga verksamhet skall fungera behöver vi cirka kr i likvida medel. Detta betyder att så mycket pengar skall finnas på kontot i början av varje verksamhets år. Minst kr av dessa skall inte vara bundna i fonder. Undantag från dessa regler kan ges för att uppfylla skatteverkets regler. 8.8 Äskningar från nämnden Inför varje kalenderår ska sektionsstyrelsen äska pengar av MD-nämnden. Äskningen omfattar endast det angivna kalenderåret, vilket betyder att sektionstyrelsen är skyldig att även äska en del för nästkommande verksamhetsår. Äskade belopp får endast användas till de ändamål som beskrivs i äskningen. Ej utnyttjat äskningsbelopp kan endast användas under det gällande kalenderåret och inte föras vidare till kommande kalenderår. Det är endast det utnyttjade beloppet som ska faktureras. 8.9 Revision Revisorerna ska under året:

19 - Kontinuerligt följa upp bokföringen för MTS, Embassaden, Festmaskineriet och Phadderiet. - Rapportera till sektionsmedlemmarna under varje sektionsmöte. - Kontinuerligt läsa igenom protokoll från styrelsemöten och följa upp att styrelsen följer fattade beslut. - Finnas till hjälp för kassörerna under året - Vara klar med sin revision senast 31 augusti efter avslutat verksamhetsår Fördelning av kapital Sektionsstyrelsen ger förslag på fördelning av eventuellt överskott. Detta skall sedan godkännas på årets höstmöte. Bilfond: Maxbelopp kr Jubileum 5 år: Maxbelopp kr, kr. Jubileum 10 år: Maxbelopp kr Inventarier MTS: Maxbelopp kr. Inventarier Embassaden: Maxbelopp kr. Evenemangsfond: Obegränsad Fonder Fondernas syfte är att avsätta pengar för särskilda ändamål för att på så sätt inte belasta ett års resultat. Sektionen har några olika fonder för sparande till olika evenemang och liknande. Till dessa fonderas pengar varje år utefter en budget. Vid eventuellt överskott tas beslut om fördelning mellan fonderna på ett sektionsmöte. Pengar kan läggas i dessa fonder utefter de regler för placering som angetts ovan. Om sektionen skulle vara i behov av likvida medel eller eget kapital kan de fonderade pengarna användas till detta. De olika fonderna är: Bilfond Jubileum 5 år Jubileum 10 år Inventarier MTS Inventarier Embassaden Evenemangsfond Nedan beskrivs de olika reglerna för varje fond.

20 8.12 Bilfond Denna fond finns till för att samla in pengar för att vid behov kunna köpa in en ny sektionsbil. Sektionsbilen är nödvändig för det kontinuerliga arbetet och därför anser styrelsen att det är viktigt att lägga pengar på detta. Dessa pengar skall inte gå till reparationer och liknande av den nuvarande bilen utan det skall vara en årlig utgift som budgeteras. När pengarna tas ut ska de läggas som en tillgång och en avskrivningsplan ska upprättas. vilket sedan skrivas av på minst tre år. För att ta ut pengar ur denna fond måste ett sektionsmötesbeslut tas Jubileum 5 och 10 år Sektionen har två fonder som ska användas för jubileumsfirande. En fond där pengar samlas i 5 år till 45 års-, 55 års- osv. jubileum och ett där pengar samlas in under 10 år till 50 års-, 60 års- osv. jubileum. Till dessa konton budgeteras en viss summa varje år och när det är dags att ha ett jubileum kan alla pengar tas ut utan ett sektionsbeslut. En budget skall skrivas av sektionsstyrelsen och beslutas om på ett styrelsemöte Inventarier MTS För att vid behov kunna göra större förändringar av MTS utrymmen (Stålkulan och mbtetcombitoret) sparas det pengar i denna fond. De ska endast användas till stora inköp som nya soffor eller datorer. De skall inte användas till mindre ändringar som nya hyllor och liknande. Till sådana ändringar budgeteras en summa varje år. Om den budgeterade summan inte behövs fullt ut under ett år ska de resterande pengarna fonderas till denna fond. För att ta ut pengar ur denna fond krävs ett styrelsebeslut Inventarier Embassaden För att vid behov kunna göra större förändringar av Embassaden sparas det pengar i denna fond. De ska endast användas till stora inköp som nya soffor eller helt nya möbler. De skall inte användas till mindre ändringar som nya hyllor och liknande. Till sådana ändringar budgeteras en summa varje år. Om den budgeterade summan inte behövs fullt ut under ett år ska de resterande pengarna fonderas till denna fond. För att ta ut pengar ur denna fond krävs ett styrelsebeslut Evenemangsfonden Denna fond finns till för sektionens medlemmar. Ur denna fond kan vem som helst av sektionens medlemmar äska pengar till diverse olika evenemang som gagnar sektionens medlemmar och som det inte redan är budgeterat för. Det kan vara tillexempel hel- och halvtidssittningar, jubileumsfirande m.m. För att äska pengar ska man följa de regler som beskrivs i punkt 8, Äskningsregler. Beslut om godkännande eller ej tas av sektionsstyrelsen vid belopp under kr och av ett sektionsmöte vid större summor Äskningsregler Alla medlemmar i MTS har möjligheten att äska pengar ur evenemangsfonden för att kunna genomföra ännu bättre och mer prisvärda arrangemang. För att en

21 äskning skall behandlas av styrelsen måste en äskningsmall användas, se bilaga 1. Innan äskning av pengar bör nedanstående policy läsas. Ju tidigare en äskning inkommer desto bättre. Äskningar skickas till sektionens kassör och skall vara denne tillhanda senast 20 läsdagar innan avsett arrangemang äger rum. För summor över kr behövs ett sektionsmötesbeslut vilket till exempel betyder att en äskning för arrangemang i januari skall beslutas om på höstmötet. Styrelsen äger rätt att ändra det äskade beloppet efter vad som anses rimligt. Beviljat belopp betalas ut efter att arrangemanget genomförts, mot sedvanlig kvittoredovisning i de fall där kvitto erhålles. Enskilda beslut tas om pengarna erfordras i ett tidigare skede. Om utfallet blir lägre än äskat belopp ges bara ersättning för den faktiska kostnaden, även om ett högre belopp beviljats. Följande punkter beaktas när styrelsen fattar beslut om äskningar: Marknadsföring och representation av MTS. För att en äskning skall beviljas är det ett krav att MTS marknadsförs under arrangemanget genom till exempel exponering av dess logotyp. Arrangemangets deltagare bör informeras om att arrangemanget genomförs i samarbete med MTS. Ändamålet för äskningen skall komma så många av MTS medlemmar som möjligt tillgodo. Ju fler medlemmar som får ta del av äskningen desto större äskning kan beviljas. Tidigare inköpt materiel. Om den materiel det äskas pengar för redan finns i MTS ägo kommer äskningen att avslås. Äskningar för alkohol beviljas ej. Äskas pengar för representation på sittningar skall priset för det alkoholfria alternativet anges. Varje äskningssituation är unik. Äskningen bedöms enskilt utifrån den rådande situationen. Till exempel påverkar summan pengar som finns i fonden och om liknande arrangemang nyligen ägt rum Frågor Frågor kring äskningspolicyn eller äskningar i stort besvaras av MTS kassör och ordförande. De nås på e-postadresserna kassor@embassaden.liu.se respektive ordf@embassaden.liu.se

22 Bilaga 1- Äskningsformulär Datum Arrangör Ansvarig Datum när äskningen lämnats in till kassören. Namnet på arrangör (t.ex. klass eller förening) som ordnar arrangemanget Namnet på den person som är ansvarig Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter till den ansvarige. E-post och telefonnummer. Ändamål En kortfattad beskrivning av arrangemanget, vilka som kommer bli inbjudna, när och var arrangemanget ska äga rum och hur många som beräknas komma. Budget Summa som äskas Övrigt Bifoga budget för arrangemanget. Beskrivning av de ingående posterna och specificera vad äskningen ska användas till. Belopp i kr Övriga kommentarer. Nedanstående skall fyllas i av en firmatecknare för MTS. Datum för beslut: Signatur: Beviljas med summan: Beviljas ej Motivering till beslut: