Mötesplats Stallarholmen Projektplan

Transkript

1 Sida: 1 (6) Mötesplats Stallarholmen Projektplan KS/2013:

2 Sida: 2 (6) 1 Bakgrund och projektbeskrivning har ambitionen att det i varje kommundel ska finnas en samlings- och mötesplats. Visionen är att ta fram en struktur eller modell för en mötesplats som bygger på nya samverkansformer, där en mångfald av verksamheter kan äga rum under både dag- och kvällstid och såväl unga som gamla kan mötas. Den ideella föreningen Drömfabriken i Stallarholmen har under närmare två års tid utformat en modell för en sådan mötesplats och nästa steg är nu att utveckla Mötesplats Stallarholmen i projektform. Projektet är ett uppdrag till föreningen Drömfabriken från genom offentlig-privat samverkan för att utveckla en mötesplats för både unga och gamla. Mötesplats Stallarholmens (hädanefter kallad MPS) verksamhet ska kunna ge förutsättningar för människor i livets alla skeden; barn, unga, vuxna och äldre, att mötas på ett enkelt sätt. Samtidigt ska kommunala verksamheter, som till exempel skolan, kunna dra nytta av MPS. Att bygga upp ett kreativt forum för aktiviteter inom områdena kultur, hälsa, näringsliv och socialt engagemang på ett och samma ställe, utgör ytterligare ett mål med MPS. Verksamhetens utformning ska kunna utgöra en modell för liknande initiativ i övriga kommundelar i. För att driva projektet och hålla samman aktiviteter och verksamheter kommer en projektledarfunktion att tillsättas senast under juli Tidsplan och resursbehov Projektet beräknas starta efter beslut i kommunstyrelsen den 30 april 2014 och skall pågå till den 31 december 2016 med kontinuerliga avstämningar och utvärderingar. Projektledarfunktion 2014 finansiering kronor Projektledarfunktion 2015 finansiering kronor Projektledarfunktion 2016 finansiering kronor Drömfabriken ansvarar för tillsättandet av en projektledarfunktion med uppdrag att driva projektet enligt uppsatt syfte och mål.

3 Sida: 3 (6) 3 Organisation Projektledaren driver och arbetar med projektet i riktning mot uppsatt syfte samt för att de angivna målen för projektet skall uppfyllas. Projektägare är kommunstyrelsen i. Driftsansvarig för projektet är föreningen Drömfabriken i enlighet med upprättat samarbetsavtal med. Projektledare är ansvarig för att projektarbetet utförs enligt beskrivningen och mål. Styrgruppen ska innefatta representanter från socialkontoret, utbildningskontoret, kulturkontoret, kommunikationsavdelningen, ideella verksamheter samt Drömfabriken. Styrgruppen skall vara ett stöd för projektledaren genom hela projektiden för driva projektet i rätt riktning för att nå uppsatta mål. Sammankallande och deltagande i styrgruppen är projektledaren. Projektledaren ansvarar för återrapportering till projektägaren minst en gång per år inför årsskiften eller enligt beslut från kommunstyrelsen. 3.1 Projektkalkyl Projektet finansieras av med kronor kronor kronor Medlen skall utgöra finansiering av kostnader för en projektledarfunktion under hela projekttiden. Behövs för projektet ytterligare medel svarar Drömfabriken för att hitta finansiering utan extra stöd från kommunen. 3.2 Ansvar, befogenheter Drömfabriken och projektledaren har ansvar för att projektet drivs enligt syftet och mot de uppsatta målen, följer samarbetsavtalet, organiserar en styrgrupp och återkopplar till kommunstyrelsen.

4 Sida: 4 (6) 4 Idé och mål har ambitionen att det i varje kommundel ska finnas en samlings- och mötesplats. Syftet med MPS är att ta fram en struktur eller modell för en mötesplats som bygger på nya samverkansformer, där en mångfald av verksamheter kan äga rum under både dag- och kvällstid och såväl unga som gamla kan mötas. MPS skall bygga upp verksamheten utifrån fyra huvudsakliga delar; bredd av olika aktiviteter, samarbete med andra organisationer och verksamheter, frivilligarbete och volontärarbete och en sammanhållande personalfunktion. Genom att ta tillvara och stödja det ideella engagemang som finns starkt uttalat i Stallarholmen och bygga vidare på det redan påbörjade arbetet med en mötesplats finns mycket goda förutsättningar för ett framgångsrikt projektresultat Samband med andra organisationer eller projekt MPS skall vara ett projekt i vars primära syfte är att öka och utveckla nätverk, stödja ideella samarbeten och knyta an dessa till bland annat kommunala verksamheter. MPS ska kunna ge utrymme för olika föreningsverksamheter som till exempel pensionärsföreningar och annan föreningsverksamhet i Stallarholmen. MPS ska kunna utgöra en motor i kommundelen och bedriva en verksamhet som präglas av stor bredd. Inom följande områden skall projektet arbeta vidare med att utveckla mötesplatsen; kultur, näringsliv, hälsa och socialt engagemang. Verksamheterna inom mötesplatsen ska utföras av många samarbetspartners. Det ska finnas ett nära samarbete med kommunala verksamheter som till exempel skolan, kulturskolan och socialkontoret. Lokalt ska samarbeten utökas med kyrkans verksamhet, näringslivet och föreningslivet. Bildningsförbunden bör också vara en partner och andra viktiga samarbetspartners kan vara myndigheter som Arbetsförmedlingen och landstinget. Att organisera en frivilligbyrå där ideella krafter samlas och används inom bland annat skola, vård, omsorg och kultur är en viktig del av projektet. Att göra MPS till ett nav för den lokala frivilligbyrån där man arbetar målmedvetet med att samla och utbilda frivilligkrafter som används inom nämnda områden är en mycket prioriterad del av projektet.

5 Sida: 5 (6) Mål Antal samarbetspartners med kontinuerlig verksamhet inom MPS skall öka med minst 10 nya under projekttiden med övervägande del av icke kommunala samarbetspartners. Projektet skall utforma en modell för mötesplatser i övriga kommundelar som andra kan använda sig av och vidareutveckla med sina egna förutsättningar. Modellen, eller delar av modellen, skall anpassas för att kunna implementeras i s verksamhet, projektet ska beskriva hur implementering kan gå till. Implementering i verksamheten ska bygga på kommunens värdegrund. MPS skall utgöra bas för att söka finansiering för aktuella underprojekt under hela projekttiden. Projektet ska ta fram modell och skriftligt beskriva hur ickekommunal finansiering söks och kan sökas. MPS ska sträva efter ökad grad av extern finansiering av projektets verksamhet inför projektavslutningen. Mål och uppfyllelse av dessa skall följas upp genom planering av milstolpar och inom angivna tidsramar. Arbetsformer 4.2 Kravdialog Styrgruppen skall sättas samman i direkt anslutning till att en projektledare är anlitad och projektarbetet är påbörjat, dock senast 1 augusti Styrgruppen skall hålla möte minst en gång i kvartalet under hela projekttiden och projektledaren ansvara för att dessa möten hålls. Återrapportering skall göras till kommunstyrelsen minst inför varje årsskifte för uppföljning och insyn i projektets resultat under hela projekttiden. 4.3 Ändringshantering Alla former av förändringar av mål inom ramen för projektet skall diskuteras och godkännas av styrgruppen innan någon förändring av arbetet sker. Ändringar får ej heller genomföras som på något sätt strider mot det upprättade samarbetsavtal mellan Strängnäs kommun och Drömfabriken för projektets genomförande.

6 Sida: 6 (6) 4.4 Dokumenthantering Projektdokumentation skall föras under hela projekttiden, såsom mötesanteckningar, genomförande av aktiviteter, statistik över deltagare, antal timmar aktivitetsgrad och övriga angivna mål och liknande som berör projektets genomförande. Dokumentationen skall finnas tillgänglig och väl organiserad. Detta är projektledarens ansvar att tillse. Sekretess och säkerhet skall beaktas och följas enligt allmänt rådande lagar och förordningar i dessa frågor samt personuppgiftslagen, vilket är projektledarens ansvar att tillse. Modellen och arbetssättet för mötesplatsen skall beskrivas så att andra skall kunna tillgodogöra sig erfarenheterna och på ett enkelt sätt kunna sätta sig in i funktionen av arbetet. 4.5 Kvalitetssäkring Projektanalys Återrapportering till kommunstyrelsen enligt överenskommen ordning i samarbetsavtalet Kvalitetsplan All redovisning skall hållas i god ordning och styrgruppen skall ha full insyn i arbetets fortlöpning. Finns oklarheter eller annat som gör att projektets syfte och mål inte efterföljs skall detta korrigeras i enlighet med upprättat samarbetsavtal. 4.6 Informationsspridning Spridning av projektet och resultatet av det samma ska planeras i projektet början av projektledaren och styrgruppen. Särskilt viktigt är att inför projekts avslutning utforma modellen för mötesplatsen så att andra enkelt kan använda denna för liknande arbetssätt i övriga kommundelar och tätorter. 4.7 Miljö Hållbarhetsaspekter och konkret miljöförbättringsarbetet, tillgänglighet och liknande skall beskrivas och finnas med under hela projekttiden.