Rapport avseende Förrådsredovisning. December 2005

Transkript

1 Rapport avseende Förrådsredovisning. December 2005

2 Innehåll Inledning...1 Risk för felaktigheter i förrådsredovisning...2 Granskningsansats...3 Iakttagelser...4 Slutsatser...8

3 Inledning Enligt den revisionsplan som antagits för 2005 års redovisningsrevision ska Deloitte utföra en särskild granskning av redovisningen av förråd inom hälsooch sjukvården i Region Skåne. Granskningen är en uppföljning till 2004 års granskning av förrådsredovisningen. Granskningen har utförts enligt plan och redovisas i denna rapport. Deloitte Region Skåne 1

4 Risk för felaktigheter i förrådsredovisning Region Skåne har ett stort antal förråd framförallt inom sjukvården. Värdet av förråd uppgår enligt balansräkningen till ca 271 Mkr. Enligt riktlinjer för redovisning av varulager och förråd ska enskilda förråd på enheterna redovisas som tillgång om det sammanlagda värdet överstiger 200 tkr. Riktlinjen har i sig inget stöd i god redovisningssed utan är ett resultat av den praktiska tillämpningen av redovisningen. Värdet av att ha kontroll på de mindre förråden har inte bedömts stå i rimlig proportion till kostnaden härför. Även om värdet av de mindre förråden ej upptas i redovisningen, uppgår det totala värdet i Region Skåne till ett betydande belopp, varför posten får anses vara väsentlig. Riskerna för felaktigheter när det gäller redovisningen av förråd är många. De väsentligaste frågeställningarna är om rätt kvantitet och existens fastställts samt om värderingen gjorts korrekt. Om inte inventeringar genomförs är det svårt att veta huruvida förrådet ska redovisas som tillgång eller inte. Risk finns därför att förråd omkostnadsbokförs trots att de egentligen skulle ha redovisats som en tillgång. I vår granskning av förrådsredovisningen 2004 framkom viss osäkerhet avseende tolkningen av riktlinjerna. Detta medför en ökad risk för att respektive enhet ska göra sina egna tolkningar av riktlinjerna, vilket kan medföra att regionen ej får en enhetlig redovisning av förråden. Vidare noterades avvikelser avseende tidpunkten för genomförd inventering. Då enheterna ej har en fungerande lagerredovisning är tidpunkten för inventeringen av väsentlig betydelse för att redovisningen av förråden ska bli korrekt. Deloitte Region Skåne 2

5 Granskningsansats Uppföljningsgranskning Granskningen för 2005 avseende förrådsredovisningen inriktas på de noteringar som gjordes under 2004 års revision. Då ett flertal av noteringarna från 2004 avsåg tolkning av riktlinjerna valde vi att genomföra granskningen i form av ett möte med representant från ekonomistaben, samt med representanter från några av de större sjukhusen i regionen samt med representant från Deloitte. Omfattning I samråd med ekonomistaben har fyra stycken enheter valts ut - USIL, UMAS, CSK och Lasarettet i Helsingborg. Dessutom var Gertrud Nylander-Lindsjö närvarande som representant för ekonomistaben. De tolkningssvårigheter som noterats vid 2004 års revision av förråden avsåg framför allt tolkning av när- och handförråd, tolkning av sammanlagda lager samt hur beloppsgränsen på 200 tkr används. Dessa områden utgjorde utgångspunkten för diskussionen om förrådsredovisningen. Vidare diskuterades det kring vikten av att inventeringen genomförs på balansdagen. Deloitte Region Skåne 3

6 Iakttagelser Tolkning av när- och handförråd Enligt Region Skånes riktlinjer ska när- eller handförråd inte tas upp som varulager. Dit räknas sådant material som avses att användas direkt i verksamheten efter det att varan ankommit till avdelningen/enheten. Sådant material kostnadsbokförs direkt. Det är t ex beställda varor från Skåneförrådet, apoteksvaror och textilier som löpande/dagligen hämtas av personalen för att ålagda uppgifter ska kunna utföras. Bokföringsnämnden tar upp när- eller handförråd i sitt uttalande Redovisning av förnödenheter BFN U 96:2. I uttalandet lämnas följande definition: Till förnödenheter räknas sådana omsättningstillgångar som förbrukas i ett företags normala tillverkningsprocess. Förnödenheter som är av väsentlig betydelse för företagets resultat och ställning skall redovisas som varulager i balansräkningen. Om förnödenheterna är av ringa värde eller om de direkt vid ankomsten till företaget har utlämnats för förbrukning eller till förråd för förbrukning (normalt handförråd) kan de kostnadsbokföras löpande. I praktiken är det upp till dem som inventerar att göra urvalet. Deltagarna var dock överens om vilka lager som var berörda. Exempel var kontorslager, avdelningarnas mindre förråd av plåster och bandage etc. Diskussionen kom vidare in på huruvida kökets lager av livsmedel skulle anses vara ett när-/ handförråd eller ett varulager. Med tanke på omsättningen på detta lager bedömdes det som korrekt att se detta som ett när-/handförråd, vilket innebär att det ej behöver medräknas i enhetens lagervärde. Vikten av att fortfarande inventera vissa förråd betonades för att behålla den goda interna kontrollen. Deloitte Region Skåne 4

7 Tolkning av sammanlagda lager Enligt Region Skånes riktlinjer ska, för att redovisas som varulager, det sammanlagda värdet uppgå till kronor (riktvärde) och avsikten vara ett kortsiktigt innehav (ett år). I redovisningsreglerna nämns inget om sammanlagda lager, utan varulager oavsett antalet lagerplatser tas med vid beräkning av varulagervärdet. Tolkningen är att sammanlagda lager motsvarades av funktionen, dvs. varje klinik ska anses vara en sammanlagd enhet. Tolkningen som görs bedöms som tillfredsställande då det i stort omöjliggör att en klinik delar upp sina lager på flera platser och därmed undviker att redovisa något lager. Dessutom finns en övergripande kontroll genom att ekonomiavdelningen analyserar de inrapporterade lagervärdena. Analysen består främst i att de jämför dels de inrapporterade lagerplatserna, dels nivåerna på de olika lagerplatserna med tidigare års utfall. Detta medför att väsentliga avvikelser fångas upp av ekonomiavdelningen. Till exempel noteras i analysen om en klinik som tidigare har haft lager glömt att redovisa något lager för en period samt onormala lager förändringar mellan perioder. Beloppsgränsen Enligt Region Skånes riktlinjer ska, för att redovisas som varulager, det sammanlagda värdet uppgå till 200 tkr (riktvärde) och avsikten vara ett kortsiktigt innehav (ett år). I redovisningsreglerna finns inget stöd för en gräns på 200 tkr. Det framgår dock av Bokföringsnämndens uttalande redovisning av förnödenheter BFN U 96:2 att belopp till ringa värde kan kostnadsbokföras löpande. Det som Region Skåne därmed har gjort är att beloppsbestämma ringa värde. Undersökningar har gjorts av Region Skåne om hur andra landsting redovisar förråd. Det förekommer exempel där både högre och lägre gränser används, och ett landsting har helt slutat redovisa sina förråd. För att undvika att förråden utnyttjas som resultatutjämningsposter enades man om att förråden ska tas med och att beloppsgränsen bör vara kvar. Beloppsgränsen bör dock ses över med jämna mellanrum för att säkerställa att den ligger på en rimlig nivå. Den praktiska tillämpningen av beloppsgränsen på 200 tkr är att den ses som en riktlinje och används därmed med flexibilitet. Lagerställen som kommer under 200 tkr men som tidigare varit över tas fortfarande med i lagervärdet. När det efter ett par år står klart att lagret kommer att förbli lägre än 200 tkr exkluderas det från sammanställningen. Det poängterades dock att det är viktigt att bedömning görs framöver för att uppmärksamma om värdet återigen stiger över 200 tkr då det på nytt ska inkluderas i sammanställningen. Deloitte Region Skåne 5

8 Övrigt Vid tidigare års redovisningsrevisioner har det noterats att nivån på förråden varierar mellan sjukhusen. Nedan redovisas en tabell på hur stora förråd som var bokförda per sjukhus per Sjukhus Förråd Tkr USIL CSK 0 UMAS Helsingborgs Lasarett Lasarettet i Ystad Lasarettet i Landskrona 916 Lasarettet i Trelleborg Hässleholms Sjukhusorganisation Ängelholms Sjukhus Till viss del diskuterades även varför förråden varierar så mellan olika sjukhus. Det framkom att anledningen till att USIL har så mycket större förråd är att Region Skånes centrala blodbank finns på USIL. Vidare finns mer specialistvård på USIL vilket också medför ökade förråd. Från tabellen kan även noteras att CSK avviker från de övriga enheter med att inte ha något förråd upptaget i balansräkningen per En stor del av förklaringen ligger i att ortopedin är den klinik som har de största förråden. CSK har ingen ortopedi utan den finns i Hässleholm, vilket även förklarar varför Hässleholm har ett så stort förråd. Slutsatsen av jämförelsen blev att viss uppföljning skulle göras på de närvarande sjukhusen för att mer i detalj följa upp olikheter. Inventeringstidpunkt I Region Skånes riktlinjer framgår att inventering av förråden ska genomföras varje år. Detta stämmer väl överens med vad som framgår av gällande redovisningsregler. Inventering kan genomföras när som helst under året och även med rullande inventering dvs. att förvaltningen räknar exempelvis en artikel per dag. För att kunna genomföra en inventering under räkenskapsåret krävs att enheten har ett fungerande lagerredovisningssystem där in- och utleveranser registreras. Inventeringen blir i dessa fall en test på att lagerredovisningssystemet fungerar på ett tillfredsställande sätt. Om utfallet av inventeringen är tillfredsställande kan enheten per bokslutsdagen avläsa saldot från lagerredovisningssystemet och därmed ha lagersaldona klara. Om ett fungerande lagerredovisningssystem ej finns omöjliggör detta att inventering genomförs under räkenskapsåret. Det krävs i dessa fall att inventeringen görs på bokslutsdagen för att ett korrekt lagersaldo per denna dag ska kunna redovisas. Deloitte Region Skåne 6

9 I de utvalda enheternas fall finns inget fungerande lagerredovisningssystem och därmed utesluts det att inventering sker löpande under året. Inventeringen måste istället ske i anslutning till bokslutsdagen för att värdet på varulagret ska kunna fastställas på ett korrekt sätt. Deloitte Region Skåne 7

10 Slutsatser Slutsatsen av uppföljningsgranskningen är att Region Skånes riktlinjer för redovisning av förråd bedöms vara väl förankrade i gällande redovisningsregler samt att riktvärdet på 200 tkr är godtagbart. De tolkningssvårigheter som noterades i 2004 års granskning har diskuterats och deltagarna är överens om hur riktlinjerna används i praktiken. Några väsentliga avvikelser i tolkningen har ej noterats och tolkningarna bedöms vara rimliga. Viss uppföljning kommer att ske från enheternas sida för att stämma av att de diskuterade tolkningarna följs i bokslutet. Vi kommer därför att följa upp detta i bokslutet. Vidare kommer vi att följa upp att inventeringen i bokslutet görs i enlighet med Region Skånes policy. Deloitte Region Skåne 8