Vad är backup och vad är arkivering?

Transkript

1 Exempel från ett kunduppdrag Vad är backup och vad är arkivering? Backup och arkivering ur ett verksamhetsperspektiv Peter Bolt Program Manager EMC Consulting Sweden Arlanda Sky city 22/ EMC Corporation. All rights reserved. 1

2 Backup och arkiv är som äpplen och apelsiner - olika Backup Arkiv En sekundär kopia av information Används för återställning Förbättrar tillgängligheten av en applikation för att återställa till en viss tidspunkt (RPO) Typisk för korttidslagring (veckor och månader) Data skrivs över med viss periodicitet (ex. månadsvis) Uppfyller ej legala krav även om en del är tvingade till det i brist på annan lösning Primär kopia av information Tillgänglig för informationsåtkomst Förbättrar operationell effektivitet genom flytt av statisk / ostrukturerad data ut ur produktionsmiljön Typisk för långtidslagring (månader, år, decennier, för alltid) Data underhålls för analys, dess värde, eller pga lagkrav Användbart för uppfyllande av lagkrav och vid beaktande av informations-bevarande-policies 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 2

3 Varför arkivera? Två flugor i en smäll För IT-driften: Reducera kostnad Ökad prestanda Kontroll över tillväxt Reducera backupfönster Förbättra återställningstid För affären: Möta legala, regulatoriska och företagsövergripande krav och policies Stödja affärsprocess och transaktioner över lång tid Utvinna värde och business intelligence från historisk data 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 3

4 Backup, Återställning och Arkiv: Tre Separata Utmaningar Produktionsmiljön växer Tillväxt i produktionsmiljön är kostsam Kräver mer personal för prestanda justering, allokering, backup, konfiguration management Produktion Primär Lagring Backup krav är svårare att möta För lång tid för återställning Backuper är inte kompletta och/eller konsistenta Tapebackup infrastruktur är kostsam och komplext att administrera och drifta Backup Arkiverade Backup Tapes möter ej nya affärs- och legala krav och behov Arkiverad data är svår att accessa Användning av backup som arkivkälla leder till dublicerad data Svårt att möta legala och affärskrav och standards Arkiv 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 4

5 Den optimala Backup-, Recovery- och Arkivlösningen Den optimala Backup-, Recovery- och Arkivlösningen förbättrar servicenivåerna genom snabbare backup, återställning och återskapande av information. Genom att flytta oförändrad och/eller statisk data till ett aktivt arkiv frigörs plats i produktionsmiljön vilket leder till 1+1=3 värdebudskap. Man uppnår förbättrad prestanda och effektivitet i produktionsmiljön, snabbare backup och återställningsprocesser med backup-to-disk, och förbättrad online access till kritisk information via aktiv arkivering Traditional Approach Produktion Primär lagring Optimal Approach Backup Disk Produktion Mindre primär lagringsmiljö Primär lagring Backup Tape Arkivet blir en förlängning av produktionsmiljön Arkiv Ny Arkiv Teknologi Aktivt Arkiv Självadministrerande Fullt skydd Snabb access 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 5

6 Dagens lösning: Den kompletta Backup-, Recovery- och Arkivlösningen Förbättrad produktionsmiljö Statisk data flyttas automatiskt till ett aktiv arkiv Transparent till användare och applikationer Krymper backup / recovery miljön Inget behov av backup eller återställning av arkiverad data Förbättrad prestanda och tillförlitlighet genom backup-to-disk Förbättrad access till arkiverad data Online access stödjer nya krav och regelr Backup / recovery miljön är mindre Backup Möjliggörare: ATA technologi för backup-to-disk Produktion Den primära lagrinngsmiljön är mindre Primär Lagring Möjliggörare: Policybaserad mjukvara automatiserar flytten av data Aktivt Arkiv Möjliggörare: Aktiv arkiv tillhandahåller online access och blir en förlängning av produktionsmiljön 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 6

8 VAD arkivera? Contracts & Attachments Images Forms Manuals X-rays Instant Messages Ostrukturerad Strukturerad Rows and Columns Checks PDFs Rich Media Paper Claims Audio & Video XML Invoices Documents Records Web Pages 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 8

9 NÄR arkivera? Vad styr och driver på arkivering? När ärendet är klart? När man måste arkivera! När det är fullt på disken! På en gång! Ny Teknik Backup problem Applikationsavveckling 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 9

10 VAD och NÄR? Styrs bl.a av: Retention policies Företagsdirektiv Lagar och förordningar PUL, Datainspektionen, SOX, Basel... Arkivlagen, Patientjournallag Bevarande- och gallringsplaner Kostnader för Lagring Återsökning Applikationsnedläggning Krav på service & tillgänglighet Krav på att säkra informationen 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 10

11 HUR arkivera? / HUR komma igång? För leverantören? Rent tekniskt - Inga problem, vi har lösningen för er mha HW, SW, Tjänster, ILM, Arkiv på stan osv... För kunden? Hur komma igång? Vem äger problemet och processen? Arkivarien, Dokumentenheten, IT,...??? Vem driver processen? Vem finansierar? Vem skall vi ta hjälp av? Nomenklatur? Metadata? 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 11

12 Pågående projekt Olika drivkrafter Lika behov Offentlig sektor och vården: Direktiv och kostnader, Riksarkivet, Landstingsarkivet, Forskning, Arvet, Vår historia Behov av Lagrings- och arkivstrategier Industrin: Kvalité och kostnader: Dokumentation för kundvård, garantier, uppföljning etc. CAD-filer, B.O.M, ritningar, krasch- och ljudfiler, reservdelslistor, broschyrer mm Bank & Finans: Säkerhet och direktiv: Transaktioner, fakturor, rådgivning, tel- och korrespondans Handel: Kostnader och effektivitet. Transaktioner, order och fakturor Internationella företag Olika lagar och förordningar i olika länder avseende samma typ av information. Aktuellt för telekom, bank, tillverknings- & fordonsindustri Kostnadsjakt Ordning och reda Lagar Direktiv Bolagskoden SOX EU s 8:e direktiv 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 12

13 Referensmodell elektronisk dokumenthantering SFA Andra system Kundregister Kundtjänsthandläggare Betjäna Visa Kommunicera Försäkringsregister Handlägga Handläggare Upprätta Andra register Arkivarie Redovisa Söka När ärendet är klart! Myndigheter Arbetsgivare Ta emot Fördela Metadata Grupprum Dokument i ärenden Arbetsflöden Andra dokument Blanketter Mallar Arkivera Skicka ut Den försäkrade Allmänheten Den försäkrade Allmänheten SFA användare RFV Kontorsstödsenheten Ankomstarkiv Öppna Diarieföra Kommunicera Upprätta/ändra Visa Söka/FAQ Redigera Publicera Myndigheter Arkivmyndighet Andra Den försäkrade Allmänheten Andra externa aktörer Version EMC Corporation. All rights reserved. 13

15 E-Arkivets del i ILM (Några slutsatser) Kan vara slutstationen Kan även användas i början, för att därefter accessas under processens gång kostnadsbesparingar och tillgänglighetsfördelar Kan hjälpa verksamheten att göra rätt från början Är en del att beakta vid systemutveckling och införande av IT-system 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 15

16 EMC s metodik och verktyg Workshops Gemensam målbild VAD är ett arkiv? Idag/Imorgon? Vad kan arkiveras idag / imorgon? Vilka intressenter har vi? / Målgrupp? Effekter på verksamheten och dess konsekvenser Gemensamt språk, nomenklatur KNA / Business case Kravfångst & EMC Web tool Verksamhetsdrivet Klassificering Policies och regler Coaching och kundskapsöverföring 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 16

17 Projektupplägg och metod (Kravfångst & EMC Web tool ) Projekten genomförs normalt i 4 steg med syfte att analysera de utvalda systemen som sedan ligger till grund för hur den framtida lagrings- och arkiveringsstrategin bör se ut. 1. Starta upp projekt 2. Samla in information 3. Analysera enkätsvar 4. Utveckla lösning (lagringsstrategi) Implementera* Lagringsstrategi * Implementering är utanför omfattningen för detta uppdrag Syfte: Att starta upp projektet samt skräddarsy frågeformuläret efter "Kundens" verksamhet Att rulla ut Web-enkäten till systemägare för de identifierade systemen för att samla in nödvändig information Att analysera enkätsvaren och identifiera problem, utmaningar och möjligheter Att utveckla en långsiktig lagringsstrategi för "Kunden" Implementera lagringsstrategi Aktiviteter: Fastställa administrativa rutiner för projektet Anpassa frågeunderlaget efter "Kundens" verksamhet Identifiera max 40 system inklusive systemägare Skicka ut webenkäten till max 40 systemägare Driv på informationsinsamlandet Analysera skillnader mellan verksamhetskrav och IT-leverans Analysera hur verksamhetskraven kommer att ändras i framtiden Annan detaljerad analys Utveckla lösningar för att överbrygga nuvarande och framtida utmaningar N/A Leverans: Frågeunderlag anpassat till "Kundens" verksamhet Detaljerad information om de max 40, för studien, utvalda systemen Skillnader mellan verksamhetskrav och IT-leverans Prognostiserad utveckling av verksamhetskrav Andra utmaningar Prioriterad lista över lösningar "Kundens" lagringsstrategi N/A 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 17

21 Kunden Kundlogga Svar till följande frågor: 19. Hur mycket information är lagrat i systemet/applikationen idag? 20. Vilken datatillväxt har systemet/applikationen? 21. Hur länge sparas informationen i systemet/applikationen? 22a. Hur länge måste informationen sparas enligt policies eller lagar? 23. Finns information som måste gallras / raderas efter förutbestämd tid? (ex. krav enligt PUL) 24a. Hur stor del av informationen är lämpligt att lägga i ett elektroniskt arkiv, dvs information som troligen ej ändras eller får ändras. Ex.vis inscannat mtrl, fakturor, bilder mm. 25. Finns det funktioner för att gallra information i systemet? Beskriv dem 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 21

22 Policy-Based Content and Storage Management CONTENT LIFECYCLE Create/Capture Change Route Approve Publish Retire Attributes Owner Project ID Action Flag Customer ID Version Regulated flag etc. Rules Move on <event> Copy on <event> Move on <state change> Archive Policies If <subject to regulation> then <Move Copy Delete Purge> on <event state change> When <contract_approved> then <Move Copy Archive> etc EMC Corporation. All rights reserved. 22

23 TACK FÖR VISAT INTRESSE Frågor och funderingar? Kontakta: EMC Sverige, Web-applikationen EMC enligt ovan För kravfångst och verksamhetsdriven IT Web-applikationen generellt Idéforum Utbildning AB: Boknings- och passersystem Bemanningssystmen Föreningssystem Cupsystem Idéforum Utbildning AB Bragegatan Sundsvall EMC Corporation. All rights reserved. 23

24 EMC i siffror $9.66 billion in revenue in FY 2005 $4.49 billion in systems $3.58 billion in software $1.57 billion in services 2005 revenue growth of 17% $5.5 billion in cash and investments ~31,000 employees $10B investments in R&D and acquisitions since July 2003 Strategic security acquisitions RSA Security and Network Intelligence World s Top 10 Product Technology Companies Ranked by Market Value as of Market Close September 7, 2006 Microsoft* Cisco IBM* Intel* HP* Oracle SAP Dell* EMC* Symantec Market Cap ($B) Estimated Revenue Growth % 12% 2% 10% 5% 10% 13% 5% 12% 5% Estimated EPS Growth % 20% 10% 35% 43% 15% 16% 16% 28% 5% Note: All Revenue and EPS numbers are based on calendar-year consensus estimates.* Consensus EPS estimates reflects the adoption of FAS EPS has been restated to include the Employee Stock Option Expense for comparison purposes. Other adjustments: IBM '05 revenue adjusted to exclude PC unit. Cisco '05 revenue adjusted to include Scientific Atlanta. Oracle '05 revenue adjusted to include Siebel. Symantec '05 revenue adjusted to include VERITAS 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 24

25 EMC s Vision Payer Check Payee Deposit Check Encoding Check Processed / Imaged Electronic Transfer of Funds Check / Payment Posted Secure Check Image Archived Customer Inquiry Secure Re-archived 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 25

27 För att möjliggöra hantering av informationens livscykel har EMC förvärvat några av världens ledande företag leverage optimize JAN. JAN. JAN. JAN. JAN. protect store 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 27