DIREKTDEBITERING Tjänstebeskrivning

Transkript

1 Instruktioner för faktureraren Version 4.4/

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄNT Vem är direktdebitering avsedd för? Vad är ett direktdebiteringssystem? Ansvar Fakturerarens avtal Betalarens avtal (fullmakt)... 5 TJÄNSTENS FUNKTION Fakturerarens åtaganden Hantering av fullmaktsuppgifter Förhandsmeddelande Förhandsmeddelande i nätet Uppläggning och sändning av debiteringsunderlag Granskning av debiteringsunderlaget i banken Annulleringar, korrigeringar och utredningar Faktureraren Betalaren Banken Debitering av betalarens konto Kreditering av fakturerarens konto Betalarens krediteringar Återrapportering Återbetalning till betalaren TIDTABELLER TERMINOLOGI FÖR SSYSTEMET Direktdebiteringsavtal Inkasseringsorder Inkommande referensbetalningar Förkastade transaktioner BESKRIVNING AV POSTER Fullmaktsmaterial Material för inkasseringsorder Direktdebitering Inkommande referensbetalningar...18 Bilagor 1 Avtal om direktdebiteringstjänst (publiceras senare) 2 Allmänna villkor för direktdebiteringsfullmakt (publiceras senare) Maksupalvelulaista johtuvat muutosehdotukset violetilla.

4 2 1 ALLMÄNT Direktdebitering är en effektiv och flexibel faktureringsmetod för både faktureraren och betalaren. Den kräver mindre manuellt arbete av såväl faktureraren och betalaren som hos banken samt erbjuder ett smidigt och förmånligt sätt att sköta fakturorna på förfallodagen. 1.1 Vem är direktdebitering avsedd för? Direktdebitering är avsedd för fakturerare som regelbundet fakturerar samma kunder enligt ett fast eller varierande belopp. Till sådana fakturerare hör bl.a. telefonbolag, energiverk, tidningshus, disponentbyråer och den kommunala sektorn. 1.2 Vad är ett direktdebiteringssystem? Betalarens bank inhämtar från betalarna fullmakter, dvs. tillstånd att debitera fakturabetalarnas bankkonton, och förmedlar uppgifter om fullmakterna till faktureraren. Faktureraren sänder till betalarna ett separat förhandsmeddelande om kommande debiteringar. Faktureraren sänder inkasseringsordern till banken i elektronisk form. Materialet med inkasseringsorder kan gälla debiteringskonton i en eller flera banker. I direktdebiteringstjänsten debiterar banken fakturabeloppen från betalarnas konton på förfallodagen och krediterar sedan totalbeloppet till fakturerarens konto. Då betalarens och fakturerarens konton finns i olika banker eller bankgrupper krediteras fakturerarens konto med de genomförda direktdebiteringarna omedelbart efter att medlen har betalats in på kontot av fakturerarens bank och fakturerarens bank har mottagit tillräckliga uppgifter för att utbetala beloppet. Då betalarens och fakturerarens konton finns i samma bank eller bankgrupp krediteras fakturerarens konto med de genomförda direktdebiteringarna senast följande bankdag efter debiteringsdagen. Faktureraren får återrapporteringen i elektronisk form från sin bank. 1.3 Ansvar Faktureraren lämnar direktdebiteringsmaterialet, som ska överensstämma med transaktionspostbeskrivningarna, till banken i enlighet med den avtalade tidtabellen. Faktureraren ansvarar också för att faktureringsgrunderna är obestridliga. Faktureraren ser till att direktdebiteringsmaterialet innehåller endast debiteringar som överensstämmer med givna fullmakter. Debiteringen av betalarens konto ska överensstämma med förhandsmeddelandet som sänts till betalaren. Betalningen registreras som godkänd om varken betalaren eller faktureraren annullerar eller ändrar på debiteringsuppgifterna senast den bankdag som föregår förfallodagen.

5 3 Betalaren ska se till att det finns tillräcklig täckning på debiteringskontot dagen före förfallodagen.

6 4 1.4 Översikt av direktdebiteringssystemet BETALARE Förhandsmeddelande 4 FAKTURERARE Försäljningsres kontra Återrapportering 1 Fullmakter Kontoutdragsbokning 6 Fullmaktsuppgifter 2 Inkasseringsorder 3 7 BANK A 5 BANK B 1 Betalaren utfärdar en fullmakt hos sin bank. 2 Banken förmedlar fullmaktsuppgifterna till faktureraren. 3 Faktureraren sänder inkasseringsordern till sin bank. 4 Faktureraren sänder förhandsmeddelande till betalaren. 5 Bankerna debiterar betalarnas konton och krediterar fakturerarnas konton 6 Betalaren får kontoutdrag över utförda debiteringar. 7 Faktureraren får från sin bank återrapportering över genomförda och misslyckade debiteringar.

7 5 2 AVTAL 2.1 Fakturerarens avtal Faktureraren ingår med sin bank ett skriftligt direktdebiteringsavtal per tjänstekod. Tjänstekoden är en identifikationskod för direktdebiteringen som fastställs av fakturerarens bank och faktureraren och som särskiljer faktureraren samt eventuell enhet och faktureringsgrund hos faktureraren. Det ska finnas en separat tjänstekod för varje faktureringsgrund: t.ex. annonsbetalningar och prenumerationer på en tidning, kommunala dagvårdsavgifter och vattenavgifter eller fakturering från olika enheter inom ett företag. Vissa banker använder beteckningen faktureringskod för tjänstekoden. Betalarens fullmakter som gäller en viss betalningsgrund kopplas till tjänstekoden. Faktureraren ska använda samma tjänstekod för en faktureringsgrund i alla banker. Faktureraren kan ha direktdebiteringsavtal med samma tjänstekod vid flera olika banker. Om faktureraren vill lägga till en ny faktureringsgrund till direktdebiteringen ska denne ingå ett nytt avtal om detta med sin bank. Fakturerarens bank informerar de andra bankerna om avtalet, varefter dessa kan motta direktdebiteringsfullmakter från sina kunder gällande den aktuella tjänstekoden. 2.2 Betalarens avtal (fullmakt) Betalaren utfärdar fullmakter per faktureringsgrund via sin bank. Med direktdebiteringsfullmakt avses ett avtal mellan fullmaktsgivaren (betalaren) och faktureraren med vilket betalaren ger faktureraren rätt att debitera det fakturerade beloppet direkt från sitt konto enligt den bankförbindelse som anges i fullmakten. Bankförbindelsen kan vara ett kontonummer eller i stället för kontonumret en till kontot ansluten kontonummerenlig kod som banken givit. Banken tar emot betalarens fullmakt, registrerar uppgifterna i banken för kontroll av fullmakten och förmedlar fullmaktsuppgifterna vidare till faktureraren. Betalaren gör ändringar i fullmakten eller säger upp densamma via sin bank. Fullmakten, ändringar i den eller annullering av den träder i kraft vid betalarens bank omedelbart efter registrering vid banken. Betalarens bank informerar faktureraren om ändringar och annulleringar via fakturerarens bank. Om faktureraren tar emot fullmakter eller ändringar av dessa av betalarna, ska faktureraren lämna de av betalaren undertecknade fullmakterna till betalarens bank för registrering. Om faktureraren använder en egen, färdigtryckt fullmakt ska uppgifterna på denna motsvara de uppgifter som finns i fakturerarens direktdebiteringsavtal. En färdigtryckt fullmakt som avviker från den mall som bankerna har kommit överens om ska godkännas av fakturerarens bank innan fullmakten kan tas i bruk.

8 6 TJÄNSTENS FUNKTION 3.1 Fakturerarens åtaganden Efter att direktdebiteringsavtalet har ingåtts ska faktureraren ha beredskap att ta emot fullmaktsuppgifter från banken och behandla dem i sitt faktureringssystem. Faktureraren sänder förhandsmeddelanden till sina betalare om kommande debiteringar och materialet för inkasseringsordern enligt överenskommen procedur. Om faktureraren avstår helt från användning av direktdebitering, ska faktureraren säga upp de direktdebiteringsavtal som har ingåtts med banken samt meddela tydligt till alla som betalar genom direktdebitering om ändringen av faktureringssätt. Om faktureraren vill avbryta direktdebitering för en enskild betalare, ska faktureraren komma överens om detta och om ändring av faktureringssättet med betalaren. Faktureraren ska förvara fullmaktsuppgifterna i sitt system, så att man vid behov kan återgå till direktdebitering. Då faktureraren önskar säga upp fullmakten för en enskild betalare, ska faktureraren underrätta betalaren om detta och övergå till annan fakturering. Betalarens fullmakt gäller fortfarande vid banken om inte betalaren själv säger upp den. Banken kan avföra fullmakter som inte har aktiverats för debitering under ett och ett halvt år. 3.2 Hantering av fullmaktsuppgifter Fakturerarens bank förmedlar en sammanfattning av fullmaktsuppgifterna från sina egna kunder och från andra banker till faktureraren antingen i elektronisk form (se punkt 6.1) eller som en lista. Både en ny fullmakt och ändringar av fullmakter ska hos faktureraren entydigt och med absolut säkerhet kunna kopplas till rätt fakturerad kund. Om fakturerarens system inte kan koppla fullmakten till rätt kund, ska faktureraren kontakta sin bank som utreder uppgifterna i den ursprungliga fullmakten. Faktureraren kopplar en ny fullmakt till en tjänstekod med referensnummer och/eller med identifikationsuppgifterna eller namnet på den som faktureras samt lägger till bankförbindelsen till betalarens uppgifter. Dessa uppgifter måste stämma överens med uppgifterna i faktureringssystemet. Kopplingsuppgifterna för en ändrad eller annullerad fullmakt är den gamla bankförbindelsen, den fakturerades identifikationsuppgifter och/eller referensnumret. När faktureringssättet har ändrats till direktdebitering ska faktureraren i det första förhandsmeddelandet som sänds till betalaren tydligt informera om ändringen av faktureringen. Fullmaktsändringarna är ändringar av bankförbindelse eller komplettering av bristfälliga identifikationsuppgifter. Faktureraren hanterar annan bankförbindelse som lämnats i fullmakten på samma sätt som ett kontonummer.

9 7 Då betalaren byter bank kan faktureraren få en ny fullmakt trots att den tidigare fullmakten ännu gäller. Den fullmakt av betalaren som har det senaste transaktionsdatumet och som avser en gällande fullmakt ersätter alltid tidigare fullmakter. Faktureraren får inte använda fullmaktsuppgifter för upprätthållande av andra uppgifter. 3.3 Förhandsmeddelande Faktureraren är skyldig att på förhand meddela betalaren om kommande debiteringar. Förhandsmeddelandet är en fakturaliknande utredning av grunderna och villkoren för den kommande debiteringen. Betalaren har inte rätt till återbetalning (punkt 3.12) om faktureraren har lämnat förhandsmeddelandet minst 4 veckor före förfallodagen. Förhandsmeddelandet ska finnas betalaren tillhanda senast 8 dagar före förfallodagen. Förhandsmeddelandet ska tydligt avvika från övriga fakturablanketterna som faktureraren använder. Om det med förhandsmeddelandet följer en gireringsblankett, bör beloppsfältet gärna fyllas med texten. Betalaren och faktureraren kan komma överens om att förhandsmeddelandet ersätts med ett annat specifikt definierat förfarande, till exempel ett årligt meddelande. Förhandsmeddelandet måste åtminstone innehålla följande uppgifter: FÖRHANDSMEDDELANDE OM fakturerarens namn beloppet som ska debiteras bankförbindelse enligt fullmakten referensnummer och/eller meddelande förfallodag namnet på den som faktureras faktureringsgrund Av förhandsmeddelandet kan dessutom framgå när transaktionen har sänts till banken Förhandsmeddelande i nätet Beroende på enskilda bankers rutiner kan förhandsmeddelandet lämnas genom att förmedla fakturauppgifterna i nätet. (Obs! Förmedlingstjänsten Finvoice får inte användas för sändning av förhandsmeddelanden.) Betalaren går via länk från sin nätbank till den tjänst där fakturauppgifterna finns. Faktureraren svarar för framställning av fakturauppgifterna. En beskrivning av detta finns i tjänstebeskrivningen i Finansbranschens Centralförbunds nätbankslänk. 3.4 Uppläggning och sändning av debiteringsunderlag

10 8 Faktureraren lägger upp direktdebiteringsmaterialet enligt beskrivningen i punkt 6.2. Faktureraren använder i inkasseringsordern den bankförbindelse som framgår av fullmakten, dvs. kontonummer eller annan kontonummerenlig kod som banken givit. Faktureraren ser till att materialet innehåller endast inkasseringsorder som tillhör de överenskomna tjänstekoderna. En direktdebiteringssats kan innehålla bara inkasseringsorder och annulleringar som hör till en specifik tjänstekod, dock så att annulleringarna gäller tidigare order. I samma material kan finnas order för olika förfallodagar och banker. Enligt rekommendation bör direktdebiteringsmaterialet till fakturerarens bank och förhandsmeddelandena till betalarna sändas samtidigt, helst senast två veckor före förfallodagen. De absoluta tidsramarna för inlämnandet av materialet är tidigast 60 kalenderdagar före förfallodagen inkasseringsorder senast 4 bankdagar före förfallodagen annulleringar senast 2 bankdagar före förfallodagen Faktureraren kommer överens om hur materialet ska sändas och om materialets tekniska karaktär med sin bank. Rutinerna kan variera mellan olika banker. Faktureraren ska spara det sända debiteringsunderlaget åtminstone till den bankdag som följer på förfallodagen ifall materialet måste sändas på nytt. Reservsystem till direktdebiteringssystemet är gireringar med referensnummer, vilket betyder utsändning av normalt utskrivna, referensförsedda fakturor till betalarna. Faktureraren ska tydligt meddela betalaren om avvikande faktureringsmetoder när reservsystemet används. Fakturerarens bank sänder ut inkasseringsordern till de andra bankerna utgående från betalarnas bankförbindelser. 3.5 Granskning av debiteringsunderlaget i banken Banken utför följande granskningar av det mottagna materialet: granskning av avtals- och fullmaktsuppgifter granskning av materialets formella korrekthet granskning av enskilda inkasseringsorder och förhindrande av upprepad behandling av samma material Vid korrekthetsgranskningen ska materialet uppfylla följande kriterier: datumet då satsposten genererades har rätt format datumet för generering av satsposten får inte vara senare än behandlingsdagen ska vara högst 10 dagar före behandlingsdagen strukturen motsvarar punkt 6.2 i föreliggande instruktioner för faktureraren uppgifterna i summaposten överensstämmer med de sammanräknade beloppen i de mottagna transaktionerna

11 9 antalet formellt felaktiga transaktioner får uppgå till högst 50 stycken om materialet innehåller över 250 transaktioner 20 procent av transaktionerna om materialet innehåller 250 transaktioner eller färre med samma tjänstekod, utskrivningsdag och klockslag godkänns endast en materialsats Banken godkänner inte felaktigt material och underrättar faktureraren om detta. Banken returnerar enskilda inkasseringsorder som förkastats i korrekthetsgranskningen till faktureraren och meddelar orsaken med en kod (se punkt 5.4). 3.6 Annulleringar, korrigeringar och utredningar Faktureraren Faktureraren kan annullera en enskild inkasseringsorder genom att sända en annulleringstransaktion till sin bank enligt en överenskommen tidtabell. Faktureraren sköter alla korrigeringar och utredningar som berör material och transaktioner. Faktureraren utreder även orsaken till ett förkastande i enlighet med bankens anvisning, korrigerar materialet och sänder det på nytt. Banken gör inga korrigeringar i inkasseringsorder som redan har behandlats. När förfallodagen, beloppet, faktureringsgrunderna eller betalarens bankförbindelse är felaktiga sänder faktureraren en annullering av den ursprungliga ordern och en ny korrigerad inkasseringsorder. Faktureraren sänder ett förhandsmeddelande i enlighet med den korrigerade inkasseringsordern till betalaren. I annulleringen ska följande uppgifter motsvara den ursprungliga inkasseringsordern betalarens ursprungliga bankförbindelse fakturerarens tjänstekod fakturerarens krediteringskonto förfallodag referensnummer debiteringens ursprungliga belopp Samma material kan inte innehålla både en inkasseringsorder och en annullering av ordern. Annulleringen misslyckas om motsvarande debiteringstransaktion redan är utförd eller om betalaren har annullerat den eller ändrat innehållet i inkasseringsordern. Fakturerarens bank förmedlar annulleringarna, korrigeringarna och eventuella utredningsbegäranden till betalarens bank Betalaren Betalaren kan ändra uppgifter i inkasseringsordern eller annullera inkasseringsordern före förfallodagen. Om inkasseringsordern redan finns i betalarens bank kan betalaren göra ändringen antingen hos faktureraren eller i sin egen bank. Banken förmedlar uppgiften om att betalaren har annullerat direktdebiteringen till faktureraren antingen omgående eller på förfallodagen beroende på bankens rutiner. Betalarens bank

12 10 informerar betalaren om ändrings- och annulleringsrutinerna. Banken returnerar inkasseringsordern till faktureraren i den form som ordern var vid annulleringstillfället och lägger till orsakskoden för annulleringen (se terminologi, kapitel 5.4) och bankens arkiveringskod. Banken sänder ingen separat information till faktureraren om ändringar av belopp som betalaren har gjort, utan utförd debitering anges i återrapporteringen. Betalaren utreder betalningen direkt med faktureraren Banken Faktureraren och banken svarar gemensamt för utredningar som berör fullmakten. 3.7 Debitering av betalarens konto Betalarens bank debiterar betalarens konto utifrån den inkasseringsorder i elektronisk form som faktureraren har sänt. Före debiteringen kontrollerar banken att betalaren har en giltig fullmakt för direktdebitering av den aktuella betalningen. Om en inkasseringsorder saknar täckning kan banken göra en ny debitering under de tre följande bankdagarna efter förfallodagen om så har överenskommits med faktureraren. Faktureraren informerar betalare om omdebittering används eller inte. 3.8 Kreditering av fakturerarens bank Betalarens bank krediterar fakturerarens bank för genomförda direktdebiteringar senast den första bankdagen efter debiteringen. 3.9 Kreditering av fakturerarens konto När betalarens och fakturerarens konton är i olika banker eller bankgrupper krediteras fakturerarens konto för genomförda direktdebiteringar omedelbart efter att medlen har betalats in på kontot av fakturerarens bank och fakturerarens bank har fått de uppgifter som behövs för utbetalning av beloppet. När betalarens och fakturerarens konton är i samma bank eller bankgrupp krediteras fakturerarens konto för genomförda direktdebiteringar senast den första bankdagen efter debiteringsdagen Betalarens krediteringar Krediteringar till betalaren kan inte förmedlas i direktdebiteringsmaterialet. Faktureraren kan göra krediteringar av felaktiga betalningar i följande faktura med hjälp av fakturabetalningstjänsten eller genom att separat överenskomma med betalaren om krediteringssätt Återrapportering

13 11 Faktureraren får Inkommande referensbetalningar (se postbeskrivningen, kapitel 6.3) och information om förkastade transaktioner som återrapportering på överenskommet sätt. Banken returnerar faktureraren alla andra direktdebiteringar utom fakturerarens lyckade annulleringar. Hur återrapporteringen sänds beror på bankernas egna rutiner. De inkommande referensbetalningarna innehåller både utförda debiteringar och misslyckade inkasseringsorder. Banken meddelar en orsakskod för misslyckade inkasseringsorder till faktureraren. På behandlingsdagen skapas materialet för de förkastade transaktionerna i banken av enskilda förkastade transaktioner eller förkastade material/satser. Materialet med förkastade transaktioner motsvarar materialet som sänts. Faktureraren registrerar direktdebiteringar som utförts i sin reskontra och driver in obetalda fordringar enligt sina egna inkasseringsrutiner Återbetalning till betalaren En betalare i konsumentställning har rätt att kräva av sin bank att det direktdebiterade beloppet från betalarens konto återbetalas i sin helhet inom åtta (8) veckor efter debiteringsdagen. Begäran om återbetalning ska lämnas skriftligt. Förutsättning för återbetalning är att det direktdebiterade beloppet inte framgår exakt av den fullmakt som betalaren har gett och att det debiterade beloppet är större än vad betalaren rimligen har kunnat förvänta sig utifrån tidigare konsumtionsbeteende, villkoren i ramavtalet och andra omständigheter. Betalaren ska jämte sitt återbetalningskrav förete en utredning av varför direktbetalaren anser att det direktdebiterade beloppet är större än förväntat. Betalaren har inte rätt till återbetalning om faktureraren har underrättat betalaren om direktdebiteringen på överenskommet sätt minst fyra (4) veckor före förfallodagen. Betalarens bank ska återbetala hela det direktdebiterade beloppet eller informera betalaren om återbetalningsvägran inom tio bankdagar efter att betalaren har lagt fram sin begäran om återbetalning. Om villkoren för återbetalning uppfylls och betalarens bank återbetalar det direktdebiterade beloppet till betalaren, informerar betalarens bank fakturerarens bank om återbetalningen. Fakturerarens bank korrigerar direktdebiteringstransaktionen på fakturerarens konto och krediterar kontot i betalarens bank. Endast konsumenter har rätt att kräva återbetalning, förutsatt att betalarens bank och betalaren inte har kommit överens om annat. 4 TIDTABELLER Direktdebiteringens tidsgränser är: 1 förhandsmeddelande till betalaren: senast 8 dagar före förfallodagen

14 12 2 debiteringsmaterialet till fakturerarens bank: tidigast 60 kalenderdagar före förfallodagen senast 4 bankdagar före förfallodagen 3 annulleringar av inkasseringsorder till banken: senast 2 bankdagar före förfallodagen 4 kreditering av utförda direktdebiteringar till faktureraren: omedelbart efter att medlen har betalats in på kontot av fakturerarens bank och fakturerarens bank har fått de uppgifter som behövs för utbetalning av beloppet, i det fall att betalarens och fakturerarens konton är i olika banker eller bankgrupper senast den första bankdagen efter debiteringsdagen, i det fall att betalarens och fakturerarens konton är i samma bank eller bankgrupp 5 TERMINOLOGI FÖR SSYSTEMET 5.1 Direktdebiteringsavtal Ett direktdebiteringsavtal är ett avtal mellan faktureraren och banken om direktdebiteringstjänsten. Fakturerarens tjänstekod (faktureringskod) En kod som identifierar faktureraren, fakturerarens eventuella underenheter eller faktureringsgrunden. Koden avtalas med faktureraren. Tjänstekodens namn (faktureringsgrund) Ett namn på faktureringsgrunden som skrivs ut på betalarens kontoutdrag per bank. Namnet avtalas med faktureraren. Fakturerarens kod (kundkod) En identifikationskod som faktureraren har fått av avtalsbanken. Koden kan antingen vara affärs- eller samfundssignum, personbeteckning eller en kod som banken ger. Avtalsbanken använder koden för att koppla faktureraren till sitt eget kundregister. Fakturerarens kontonummer Ett kontonummer som är kopplat till fakturerarens direktdebiteringsavtal och används för kreditering av utförda direktdebiteringstransaktioner. 5.2 Fullmakt En fullmakt är ett skriftligt avtal mellan faktureraren och betalaren. Betalaren ger en fullmakt per tjänstekod. Betalarens bankförbindelseuppgift

15 13 I regel numret på kontot som direktdebiteras. Bankförbindelseuppgiften kan även vara en av banken angiven kontonummerenlig kod. Namnet på den som faktureras Namnet på fakturamottagaren som betalaren uppgett på fullmakten. Namnet behöver inte vara detsamma som betalarens namn. Referensnummer Uppgift med vilken faktureraren kan identifiera den som faktureras. Referensnumrets uppbyggnad följer den standard som bankerna har fastställt. Guiden Referensnummer och referensnumrets kontrollsiffra finns på Finansbranschens Centralförbunds webbplats. Identifikationsuppgifter för den som faktureras Uppgift med vilken faktureraren kan identifiera den som faktureras, t.ex. referensnummer, telefonnummer, kundnummer, namn. Fullmaktens arkiveringskod En kod som ges för fullmakten då denna registreras. Den ursprungliga fullmakten kan tas fram med hjälp av koden. Fullmaktens datering Den dag när fullmakten har getts. Fullmaktens transaktionsdag Den dag då fullmakten eller en ändring av fullmakten börjar gälla eller fullmakten upphör att gälla. Vid underhållstransaktioner är transaktionsdagen lika med körningsdagen. Betalarens gamla bankförbindelse Tidigare bankförbindelse som ska anges i bankförbindelseuppgifterna då fullmakten ändras. 5.3 Inkasseringsorder Med inkasseringsorder avses en debiteringsorder i direktdebiteringsystemet. Material Med material avses en grupp samtidigt levererade transaktioner som hänför sig till en tjänstekod för faktureraren. Materialet kan innehålla inkasseringsorder och annulleringar av tidigare sända order. Överföringssats Överföringssats är ett eller flera direktdebiteringsmaterial i elektroniskt format som sänds till banken på en gång. Materialet kan sändas av faktureraren eller fakturerarens servicecenter som i en överföringssats kan sända direktdebiteringsmaterial från flera fakturerare. Förfallodag

16 14 Förfallodagen anger när kontot ska debiteras. Om förfallodagen för den ursprungliga inkasseringsordern inte är en bankdag, ändrar fakturerarens bank förfallodagen till följande bankdag. Referensnummer Referensnumret identifierar inkasseringsordern och/eller den som faktureras. Kod för faktureringsgrund Tillåtna koder för faktureringsgrund 70 Hyra 71 Elavgift 72 Vattenavgift 73 Telefonavgift 74 Försäkringspremie 75 Läkararvode 76 Sjukhusavgift 77 Skolavgift 78 Prenumeration 79 Medlemsavgift 80 Skatt 81 Mervärdesskatt 82 Arbetsgivaravgift 83 Licens 84 Avbetalning 85 Factoringavgift 86 Kreditkorts- och avbetalning 89 Faktura 90 Övrig Den faktureringsgrund som motsvarar koden skrivs ut i klartext på betalarens kontoutdrag enligt bankens rutiner. Meddelande En text som faktureraren förmedlar till betalaren och som banken skriver ut på betalarens kontoutdrag. 5.4 Inkommande referensbetalningar Återrapporteringen för direktdebiteringar följer samma uppbyggnad som inkommande referensbetalningar. Betalningsdag Den dag då betalarens konto har debiterats. Om debiteringen misslyckas anges i fältet förfallodagen eller den dag då det sista debiteringsförsöket utfördes. Bokningsdag Den dag då banken krediterade fakturerarens konto med betalningen. Arkiveringskod En kod som banken ger betalningstransaktionen och som kan användas för att identifiera det ursprungliga betalningsuppdraget. Arkiveringskoden anger när betalningsuppdraget har getts och i vilken bank. Förmedlingssätt Förmedlingssätt för direktdebiteringstransaktioner är A. Namnkälla

17 15 Namnkälla för direktdebiteringstransaktioner är A. Kod för återrapportering Kod som banken använder för att meddela faktureraren att debiteringen har utförts. Värdena är: blank eller 0 = utförd 1 = konto saknas 2 = täckning saknas Ei veloitettu 3 = inte betalningstjänstkonto 4 = betalaren har annullerat 5 = banken har annullerat 6 = annulleringen har inte kopplats 7 = fullmakt saknas 8 = felaktig förfallodag 9 = fel format 5.5 Förkastade transaktioner Direktdebiteringsmaterialets mottagningskontroll skriver ut en listfil över förkastade transaktioner. Faktureraren kan hämta listan i elektronisk form omedelbart efter sändningen. Beroende på banken kan listan också skrivas ut på papper eller också kan transaktionerna förmedlas i en elektronisk transaktionsförteckning. Listan innehåller sändnings- och mottagningsuppgifter om materialet, transaktionsspecifika orsaker till förkastandet och totalantalet förkastade transaktioner. Om hela materialet förkastats, skrivs enskilda transaktioner inte nödvändigtvis ut på listan. 6 BESKRIVNING AV POSTER Bankerna har kommit överens om en standard för posterna men i hanteringen av posterna förekommer skillnader mellan bankerna som framgår av bankernas egna tjänstebeskrivningar. Direktdebiteringssystemet följer följande beskrivningar av poster: Följande förkortningar används: AN = alfanumerisk uppgift N = numerisk uppgift O = obligatorisk uppgift V = valfri uppgift En fil består av en satspost, transaktionsposter och en summapost. Posterna åtskiljs från varandra med gränstecken. Varje post slutar med tecknen carriage return och line feed. I beskrivningen av posten fastställs fältens längd och form. Ett numeriskt fält fylls med förnollor. Att alfanumeriskt fält fylls i från vänster och slutet av fältet fylls vid behov ut med mellanslag.

18 Fullmaktsmaterial Fullmaktsmaterialets sorteringsordning - betalarens bankförbindelseuppgift - behandlingskod - transaktionsdag SATSPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Materialkod AN 4 O SVVA Postens kod N 1 O 0 = satspost Posten skapad, dag N 8 O ååååmmdd Posten skapad, tidpunkt N 4 O hhmm Sändande bankgruppens kod AN 3 O Se Gireringsguiden Fakturerarens tjänstekod N 9 O Tjänstekodens namn AN 30 V EDI-kod - EDI-kodbeteckning - fakturerarens EDI-kod AN AN AN AN EDI-kod - Reserv Reserv AN 84 V 160 O = obligatorisk, V = valfri EDI-koden, dvs. Electronic Data Interchange-koden, är förenlig med SFS EDI-kodbeteckning (AN 4) värde = 0037, då FO-numret används som fakturerarens EDI-kod värde = 9991, då banken ger fakturerarens EDI-kod värde = bbbb kan även förekomma FULLMAKTSPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Materialkod AN 4 O "SVVA" Postens kod AN 1 O 1 = fullmaktspost Behandlingskod AN 1 O 1 = ny, 2 = ändring, 3= uppsagd, 4 = underhållstransaktion *) Referensnummer N 20 V Identifikationsuppgifter för den som faktureras AN 30 V Namnet på den som faktureras AN 35 O Fullmaktens arkiveringskod AN 20 O Fullmaktens bankförbindelsekod AN 1 O 1 = kontonummer, 2 = annan bankförbindelse Reserv AN 2 V reserverad för fullmaktstyp Reserv AN 3 V Betalarens bankförbindelseuppgift N 14 O Transaktionsdag AN 8 V ååååmmdd Reserv AN 5 V Betalarens gamla bankförbindelse N 14 V vid ändring Reserv AN 2 V reserverad för önskad förfallodag 160 O = obligatorisk, V = valfri V V

19 17 *) Behandlingskod med värde 4 = underhållstransaktion används i särskilt överenskomna undantagsfall. SUMMAPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Materialkod AN 4 O "SVVA" Postens kod AN 1 O 9 = summapost Antal fullmakter N 6 O Reserv AN 149 V 160 O = obligatorisk, V = valfri 6.2 Material för inkasseringsorder Direktdebitering SATSPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Postens kod N 1 O 0 = SATSPOST Postens ordningsnummer N 6 O 0 Posten skapad, dag N 6 O ååmmdd Posten skapad, tidpunkt N 4 O hhmm Fakturerarens tjänstekod N 9 O Mottagande bankgruppens kod AN 3 O Se Gireringsguiden Myntenhetens kod AN 1 O 1 = euro Reserv AN 90 V 120 O = obligatorisk, V = valfri POST FÖR INKASSERINGSORDER Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Postens kod N 1 O 3 = direktdebitering Postens ordningsnummer N 6 O Transaktionens typkod N 2 O 50 = inkasseringsorder Förfallodag N 6 O ååmmdd Behandlingskod N 1 O 0 = inkasseringsorder, 1 = annullering Betalarens bankförbindelseuppgift N 14 O Belopp N 11 O 2 decimaler Kod för faktureringsgrund AN 3 V se punkt 5.3 Fakturerarens kontonummer N 14 O Namnet på den som faktureras AN 19 V Referensnummer N 20 O Meddelande AN 23 V 120 O = obligatorisk, V = valfri

20 18 SUMMAPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Postens kod N 1 O 9 = summapost Postens ordningsnummer N 6 O Transaktionens typkod N 2 O 50 = inkasseringsorder Antal inkasseringsorder N 6 O Beloppet av inkasseringsorder N 12 O 2 decimaler Antal annulleringar N 6 O Annulleringarnas belopp N 12 O 2 decimaler Reserv AN 75 V 120 O = obligatorisk, V = valfri 6.3 Inkommande referensbetalningar SATSPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Postens kod N 1 O 0 = satspost Posten skapad, dag N 6 O ååmmdd Posten skapad, tidpunkt N 4 O hhmm Sändande bankgruppens kod AN 2 O Se Gireringsguiden Fakturerarens referensbetalningskod AN 9 O Myntenhetens kod AN 1 O 1 = euro Bankspecifik reservering AN 9 V Reserv AN 58 V 90 O = obligatorisk, V = valfri TRANSAKTIONSPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll Postens kod N 1 O 3 = referensbetalning, 5 = direktdebitering Fakturerarens kontonummer N 14 O Bokningsdag N 6 O ååmmdd Betalningsdag N 6 O ååmmdd Arkiveringskod AN 16 O Referensnummer N 20 O Betalarens namnförkortning AN 12 V Myntenhetens kod AN 1 O 1 = euro Namnkälla AN 1 V A, se punkt 5.4 Belopp N 10 O 2 decimaler Korrigeringskod N 1 O 0 = debitering, 1 = korrigering Förmedlingssätt AN 1 V A, se punkt 5.4 Kod för återrapportering AN 1 O se punkt O = obligatorisk, V = valfri SUMMAPOST Uppgiftens namn Form Längd O/V Innehåll