När du väl har en plan och vet vad du vill med evenemanget, bör du fråga dig dessa fem saker:

Transkript

1 Evenemangsguide Vi har tagit fram den här evenemangsguiden som kommer att hjälpa dig att planera, skapa och vara värd för dina egna framgångsrika evenemang, -stegför-steg. Sätt upp mål Det är extremt viktigt att planera, och ett evenemang utan målsättning eller planering kan potentiellt bli misslyckat. För att se till att det går som du har tänkt dig måste du skapa en övergripande plan för evenemanget som innehåller följande målsättningar; Specifikt När du väl har en plan och vet vad du vill med evenemanget, bör du fråga dig dessa fem saker: Vad Vad är det jag vill uppnå med det här evenemanget? Varför Varför vill jag uppnå detta? Vem Vem skulle jag vilja få hjälp av med att nå mitt mål? Var Var kommer jag att hålla evenemanget? Vilka Vilken utrustning och vilka material kommer jag att behöva? Mätbart Ett mål måste vara mätbart, så att du vet att du är på rätt väg. Låt olika uppgifter bli en del av din evenemangsplan och sätt upp deadlines. När du har avslutat en uppgift kommer det att vara tydligt var du är i din planering och att du gör framsteg. Uppnåeligt Titta på frågorna ovan och fundera på om dina mål är realistiska. Är det möjligt att uppnå dem inom den tidsperioden du har satt upp. Om du vill skapa ett evenemang som kommer att gå smidigt, måste du räkna med att lägga ner tid och arbete, såväl som att ha rätt attityd och resurser.

2 Relevant & Realistiskt Ju mer du satsar på ett evenemang, desto mer får du ut av det. Men vad exakt är det du vill få ut av att skapa ditt eget evenemang? Dina mål och förväntningar måste, än en gång, vara realistiska. Tidsmässigt Fundera på när på året skulle vara den bästa tiden för att hålla i ditt evenemang och när människor med största sannolikhet kan närvara. Se också till att inga konkurrerande evenemang är inplanerade nära inpå. Vad är din fokus? Dina målsättningar kommer att avgöra vilken typ av evenemang du vill ge och vilken fokus du vill ha. Det kan vara allt från; Försäljningsevenemang Verksamhetsbyggande & Rekrytering Produktlanseringar Möten Konferenser HBM-kurser Vilken målgrupp har du? Efter att du har frågat dig vilka dina målsättningar är, har du säkert också funderat på anledningen till att arrangera ett evenemang. Då vet du förmodligen också vem du vill ska närvara. Du behöver fundera på följande för att bättre förstå vilken målgrupp du har. Demografi: ålder, plats Psykologi: deras intressen, hobby och personlighet Detta kommer också att hjälpa dig att förstå hur du på bästa sätt kan kommunicera med din målgrupp. Skulle de föredra att få vanlig post om evenemanget, eller e-post? Använder de sociala medier och kan du i så fall annonsera om ditt evenemang där? Vi kommer att prata mer om det här i Erbjudande-delen av den här guiden.

3 Evenemangplanering; grundläggande aspekter Här följer några grundläggande aspekter att tänka på när du organiserar ditt evenemang - använd dem som en checklista när du börjar planera; Evenemangsplaneringen börjar med efterforskningar! Närvara vid andra evenemang, utställningar, möten och mässor för att få en känsla för vad som fungerar och vad som inte fungerar. Börja också leta efter hotell och andra platser där du skulle vilja hålla i ditt evenemang. Skapa en tidsplan och skriv in när du vill ha avslutat vissa uppgifter. Kom överens om ett datum då mötet kommer att äga rum och kontrollera att viktiga gäster kan närvara vid dessa datum/tider. Besök platsen för att se om den är lämplig för ditt evenemang och din publik. Överväg om det är lätt att ta sig dit och om det finns parkering för alla. Vilka rum i lokalen kommer du att behöva hyra och hur mycket kommer det att kosta? Läs kontraktet noggrant för att se vad som ingår och vad som inte ingår. Kontrollera vad hotellet har att erbjuda. Kan dina gäster köpa lunch, förfriskningar eller något att dricka där? Överväg också att boka hotellrum för gäster om evenemanget kommer att pågå i mer än en dag. Försök att intressera hotellägarna för ditt evenemang och ge dem anledningar, som publicitet, till att vilja ha evenemanget på just deras hotell. Detta skapar goda arbetsförhållanden. Ta dig en ordentlig titt på själva rummet/lokalen och fundera på hur du kommer att ge din presentation. Du kanske behöver bord eller enbart stolar, och den främre delen av lokalen, där talaren kommer att stå, måste vara väl synlig. Se till att ett registreringssystem som är enkelt att använda finns på plats. Skapa en annonserings- och marknadsföringsplan för att skapa publicitet för evenemanget. Kommer du att använda hotellets utrustning, eller kommer du att hyra den? Hotellet kan eventuellt ha den utrustning du behöver. I vilket fall som helst är det väsentligt att du provar den för att kontrollera att allt fungerar! Som du kan se är det en rätt omfattande lista att gå igenom innan du kan sätta igång på allvar.

4 Gästtalare Tänk om du kunde få människor som Anthony Chaplin, Nikken Europes VD, att prata vid ditt evenemang och motivera, uppmuntra och inspirera dina gäster. Ben Woodward, Nikken Europes nyaste medlem i företagsledningen, har gedigen erfarenhet av nätverksmarknadsföring. Som vår europeiska försäljningschef skulle han vara en fantastisk talare vid ditt evenemang. Om ditt evenemang fokuserar på träning, HBM eller motivation, skulle Larry Proffit vara en idealisk gästtalare! Eller är det ett produktlanseringsevenemang du arrangerar? Vem skulle då vara bättre än Dave Balzer, eller Roger Drummer; produktexperter som vet hur man imponerar och informerar en publik. Julie Gostick, Nikken Europes produktutvecklingschef, skulle också vara en fantastisk talare för produktlanseringar, eftersom hon har kunskapen om både produkterna och hur man bäst marknadsför dem. Curtis Bennett, också känd som Thermo-Guy, är grundaren av Thermografix Consulting Corporation. Curtis har talat vid många konferenser och evenemang, inklusive "14th Annual International Congress on Anti-Ageing Medicine" i Chicago, och han har enormt mycket kunskap om termal- och temperaturteknologi och kommer säkerligen att inspirera alla närvarande. Vill du fokusera på Nikkens verksamhets- och rekryteringsverktyg? Då skulle Mari Daly, Nikken Europes marknadsföringschef, vara en idealisk gästtalare vid ditt evenemang. Hon skulle uppmuntra användningen av dessa verktyg, förklara dess fördelar och hur du får ut det mesta möjliga av dem. Om du har tillräckligt många närvarande gäster vid ditt evenemang, se tabellen nedan, finns det en möjlighet att bjuda in en av de nämnda gästtalarna. Vem kommer att hjälpa dig att motivera människor? Ta kontakt och se till att det händer. Gästtalare Krav på antal närvarande Teman/experter Marknadsföring, produkter, Mari Daly / Julie Gostick / Ben verksamhets- 50+ Woodward /rekryteringsverktyg, motivation, försäljning, målsättning Anthony Chaplin / Larry Proffit Motivation, träning, målsättning Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett 200+ Nikkens produkter, näring, teknologisk expertis

5 REGISTRERING En av de viktigaste faktorerna bakom ett framgångsrikt evenemang är en effektiv registrering. Här följer några huvudsakliga råd att tänka på när du förbereder för registrering: Kostnader: Hur mycket kommer Konsulenters/Gästers biljetter att kosta? Hur mycket kommer du att spendera på evenemangsmaterial? Biljetter Välj om du tar betalt vid själva evenemanget, eller om biljetter kan köpas i förväg. Fundera på hur många biljetter, informationsblad etc. du vill använda och som behöver skrivas ut. Material Har du skapat och skrivit ut namnskyltar för de som kommer att närvara, och band för namnskyltarna? Du kan antingen ge olika utskrifter till gästerna när de registrerar sig, eller så kan du placera ut dem på stolarna innan de anländer. Har du tänkt ge presenter eller provexemplar av produkter till de närvarande vid evenemanget? Att lägga en speciell gåva på varje stol skulle vara en trevlig överraskning för dina gäster (även om det bara är en penna med Nikkens varumärke). Eller varför inte sätta ihop ett Evenemangspaket som t.ex. skulle kunna innehålla; en present, evenemangsprogram, produktinformationsblad och formulär för feedback. Gör paketet till en souvenir från evenemanget som de kan ta hem. Erbjudanden & Marknadsföring Det finns många olika sätt att marknadsföra ditt evenemang beroende på din målgrupp. Här följer endast några exempel; Sociala Medier Facebook, Twitter, LinkedIn eller bloggar Annonsering - affischer, bilder, utställningar, flygblad om evenemang & och annan litteratur om evenemanget Personliga rekommendationer - både muntliga eller gjorda online genom vänner, familj & kunder

6 Evenemangsprogram- schema som sammanfattar program, tider, platser & ämnen Har du tänkt erbjuda speciella rabatter för de som närvarar vid evenemanget? Enbart 10 % rabatt kan vara den där lilla extra motiveringen som kommer att öka försäljningen av biljetter. Eller varför inte hålla i ett lotteri vid ditt evenemang - detta kan också kan annonseras. Nikkens Evenemangskalendar Du kan hitta Nikkens Evenemangskalendar både på MyNikken och på Nikkens webbsajt för allmänheten. Där kan du finna information om evenemang och dela med dig av informationen till andra Nikkenkonsulenter! Innehåll & marknadsföring vid ditt evenemang Marknadsföringen slutar förstås inte när ditt evenemang börjar. Du bör också marknadsföra produkterna och affärsidéen vid ditt evenemang och även efter att det har avslutats. Du kanske kan ta med dig produktprover och produkter till ditt evenemang och visa hur t.ex. PiMag Vattensystemet och Air Power5 Pro fungerar, och hur du byter filter på specifika produkter. I slutändan handlar det om att skapa en utställning där produkter och material är koordinerade på ett sätt som rent visuellt gör störst intryck. För att hjälpa dig med detta har vi skapat en speciellt designad webbshop som heter "Nikkens verktyg" ("Nikken tools") där du kan köpa material du kan använda vid ditt evenemang Förutom PowerPoint- presentationer kan du hitta Nikkens material, som t.ex. våra YouTube - videos, här: Om du har några andra frågor eller funderingar angående ditt evenemang, tveka inte att kontakta Nikken Europe Events Team: events@nikken.co.uk.

7 Logistik Skapa ditt eget evenemangsprogram Bekräfta plats, arrangemang, yta, områden med produktutställningar, sittplatser och scenarrangemang Bekräfta vad programmet kommer att innehålla, inklusive ankomst och vilka talare som kommer att delta och vilken tid Bekräfta om du kommer att erbjuda förfriskningar Om du säljer biljetter, hur ska du sälja dem och hur många siktar du på att behöva vid ditt evenemang? Kontakta hotellet, kontrollera att allting är på plats och be dem om hjälp om de behöver det Kommer du att ha ett registreringsbord på plats? Om du har det, se till att det finns väl synliga skyltar i närheten, så att det är tydligt för gästerna vart de ska gå När logistiken är avklarad, kan du fokusera på att marknadsföra och kommunicera! Produktion & AV(AudioVisuell)-utrustning Visuella hjälpmedel & PowerPoint- presentationer När du ger din PowerPoint- presentation, eller använder dig av videos eller musik, skulle vi råda dig att ladda ner dessa i förhand och inte spela upp dem direkt från internet. Ha dem till hands på din bärbara dator, så att du kan öppna dem närhelst det behövs. Se till att du har tillräckligt många exemplar av allt material du har tänkt dela ut, om det behövs i samband med din presentation. Kommer du att behöva en projektor och en skärm för din presentation? Och viktigast av allt, kontrollera att du har alla nödvändiga kablar till din bärbara dator. Musik / ljud: Musiken du väljer måste vara relevant för evenemanget; tänk noggrant efter vem din publik består av och vad som vore mest lämpligt. Mikrofoner - välj mellan en traditionell mikrofon, en myggmikrofon eller headsets (för evenemang med 50 eller fler deltagare rekommenderar vi en traditionell mikrofon du håller i handen, så att ljudet sprids på ett effektivt sätt) och se till att ett AV- ljudsystem har installerats. Gästtalare Utför alltid en ljudkontroll, se till att allt fungerar och att även människorna längs bak kan höra talaren! Översättning Kommer du att behöva en översättare om du har bjudit in en gästtalare till ditt evenemang? Du kan välja mellan simultantolkning och konsekutiv tolkning. Definitioner Simultantolkning: tolken översätter från originalspråket så fort hon eller han kan formulera sig, medan talaren pratar oavbrutet. Tolken sitter i en ljudisolerad kabin och talar in i en mikrofon, medan hon/han klart och tydligt ser och hör talaren. Publiken hör simultantolkningen genom hörlurar. Konsekutiv tolkning: tolken översätter efter att talaren har avslutat. Talet är uppdelat i segment och tolken sitter eller står bredvid talaren under tiden, lyssnar och antecknar. När talaren tar en paus eller har avslutat, återger tolken en del av talet, eller hela talet.

8 Feedback på evenemanget & fira din framgång! Du klarade det! Du planerade och utförde ditt eget evenemang. Visst känns det fenomenalt?! Nu är det dags att ta itu med några extra uppgifter, inklusive: Utvärdering av evenemanget: Att ge ut utvärderingsformulär är ett effektivt sätt att samla in åsikter från dina besökare. Det kommer att hjälpa dig att arrangera ett ännu bättre evenemang nästa gång. Och hur tyckte du själv att det gick? Skriftligt tack: Till gästtalare, VIP-gäster, deltagare. Pressmeddelande: Du kanske kan skriva ett kort pressmeddelande om ditt evenemang och skicka det till olika tidningar, tidskrifter etc. Svara på "vad", "varför", "när" och "hur" i pressmeddelandet - man vet aldrig, det kanske blir publicerat i en tidskrift och kommer att skapa ännu mer publicitet för affärsmöjligheten, dig och dina framtida evenemang. Dela med dig av foton/videos: Använd dig av olika sajter online, som t.ex. Facebook, Twitter, YouTube och Flickr, för att dela med dig av foton och videos från ditt evenemang. Dessa kan användas för framtida publicitet. Och slutligen... Fira! Du förtjänar det. Producerat av Nikken Europe