ARBOGA KOMMUN. Beslut om bolagisering av Arboga-kommuns fastighetsverksamhet. Kommunstyrelsen. Blad 12. Ks 79 Au 98 Dnr 100/

Transkript

1 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Blad 12 Ks 79 Au 98 Dnr 100/ Beslut om bolagisering av Arboga-kommuns fastighetsverksamhet Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde den 12 april 2010, 31, att en förändring av kommunens fastighetsförvaltning bör ske och fattade beslut om de förutsättningar som skulle råda under utredningen. Vid sammanträdet beslutades bland annat att kommunstyrelsens arbetsutskott skulle utgöra politisk ledningsgrupp och att kommunchefen skulle ansvara för ledning av projektarbetet. Syftet med förändringen är att få en ekonomisk balans i fastighetsförvaltningen och att skapa en fastighetsaktör med ekonomisk styrka som kan bidra till bostadsmässig utveckling av Arbogas bostadsutbud. Anledningen till föreslagna förändringar är fastighetsförvaltningens nuvarande och historiska ekonomiska utfall, fastighetsbeståndets underhållssituation och de ansträngda ekonomiska förutsättningarna för framtida förvaltning. Detta utgör i dag en stor belastning på hela kommunens ekonomi och verksamhet. Arbetsutskottet informerades om den pågående utredningen vid sitt sammanträde den 26 april 2010, 52, och om möjligheterna att förändra kommunens fastighetsförvaltning. Resultatet av utredningen presenterades för kommunstyrelsen den 31 maj 2010, 70. Vid arbetsutskottets sammanträde den 14 juni 2010 redogör kommunchefen för de förutsättningar som råder i ärendet gällande förändring av kommunens fastighetsorganisation samt för de slutsatser som kan dras till följd av dessa förutsättningar. Bland annat att fastighetsbeståndet skulle komma att delas upp i tre dotterbolag under ett koncernbolag. Vid kommunstyrelsens sammanträde presenteras förhandlingsprotokoll avseende förhandling enligt MBL 11 och 38 från den 10 juli 2010 mellan parterna Arboga kommun, Kommunal och SKTF. Ordförandes sign. Justeran ss sign.

2 ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Blad 13 Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Kommunens fastighetsverksamhet bolagiseras genom bildandet av ett koncernbolag samt tre dotterbolag bestående av bolagen för industrifastigheter, bostäder och verksamhetsfastigheter. 2. Lokalvården organiseras under tekniska nämnden, tekniska förvaltningen, med början den 1 oktober Kommunstyrelsen ges i uppdrag att under 2010 genomföra förändringen. Skickas till: Kommunfullmäktige Akten Ordres sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign Utdragsbestyrkande

3 9 ARBOGA KOMMUN ARBOGA KOMMUN Förhandlingsprotokoll Plats: Rådhuset Datum: Juli 2010 Parter: Arboga kommun, Kommunal och SKTF Ärende: MBL 11 och 38 Bolagisering av fastighetsförvaltningen i Arboga kommun För Arbetsgivaren: Kenneth Dalberg Mikael Hellberg För Kommunal: Johnny Edbom Åsa Sandegren För SKTF Carl-Johan Victorin i Förhandling har påkallats av arbetsgivaren enligt MBL 11 och 38 med anledning av att 1. Kommunens fastighetsförvaltning föreslås att bolagiseras. 2. Lokalvården organiseras under tekniska nämnden. 3. Kommunstyrelsen ges i uppdrag attunder 2010 genomföra förändringen. Verksamhetsförändringen kommer att ske i kontinuerlig samverkan med berörda personalorganisationer. 2 Arbetsgivarparten redogör för förslaget utifrån tidigare utsänd bilaga. 3 SKTF och Kommunal kräver att regler som medger meddelarfrihet och offentlighetsprincip skrivs in i bolagsordningen och gäller så länge som kommunen är maj oritetsägare i bolaget. SKTF och Kommunal framför att kommunen bör säkerställa kompetens i fastighetsfrågor (juridik) i sin egen organisation.

4 4 Arbetsgivaren biträder Kommunal och SKTF's förslag. 5 Förhandlingen avslutas i enighet den Vid protokollet Mikael Hellberg Justeras den 2010 Justeras den 2010 För Arboga kommun För Kommunal Kenneth Dalberg Jonny Edbom Justeras den 2010 För SKTF 1n L Carl-Johan Victorin

5 TJÄNSTESKRIVELS ARBOGA KOMW Korrmitnknncliet 0 Datum Kenneth Dalberg , kenneth.dalberg@arboga.se iga(_bteckn Förändring av kommunens fastighetsorganisation Bakgrund Kommunens fastighetsförvaltning har sedan 1992 organiserats under tekniska nämnden tillfördes även förvaltningen av Arbogas bostadsfastigheter, som tidigare organiserats i en stiftelse av HSB. Arbogabostäder, ABO, har under de senaste 15 åren, samtliga år, visat på ett underskott i resultatet. Därutöver skrevs bostadsfastigheterna ned med kr vid övertagandet från stiftelsen till kommunen. Kommunstyrelsen gav kommunchef, Ks 31, i uppdrag att utreda en förändring av kommunens fastighetsorganisation med inriktning på konsekvensen av en bolagisering som kan leda till en sammanslagning med Sturestadens fastighetsorganisation. Ett första steg i utredningen redovisades till kommunstyrelsen i maj där en SWOT - analys gjorts över för och nackdelar med en bolagisering. Uppdraget har kompletterats med en bedömning av de ekonomiska konsekvenserna för kommunens finansförvaltning och verksamheten om en bolagisering genomförs. Även slutsatser i tidigare utredningar har beaktats. Lokalvård Lokalvården bedrivs idag helt i egen regi som en enhet under fastighetsförvaltningen. Enheten upprättar städavtal med förvaltningarna efter respektive behov. Denna verksamhet har inte en naturlig koppling till fastighetsförvaltningen utan kan med fördel fortsättningsvis organiseras vid tekniska förvaltningen. De hanterar idag även kosten som en servicefunktion till flera förvaltningar. Associationsform för fastighetsförvaltningen Kommunen har under perioden genomfört fyra utredningar om fastighetsorganisationen. Dessa pekar på att associationsformen för att förvalta kommunens fastigheter bör vara aktiebolag. (se bilagor) Bolagsbildning Kommunen har i nuläge följande bolag: Arboga Energi AB Sturestadens fastighets AB Seniorbostäder i Arboga AB Mälarenergi Elnät AB VAFAB Miljö AB Västmanlands Lokaltrafik AB helägt 50,00 % ägarandel 50,00 % ägarandel 10,20 % ägarandel 4,53 % ägarandel 2,73 % ägarandel Senast ändrat:

6 2 (5) Med ytterligare bolag bör kommunen för att stärka kontrollen över bolagen bilda ett koncernbolag under vilket kommunens bolag placeras som dotterbolag. Med denna konstruktion finns även möjlighet att hantera enskilda underskott i något av dotterbolagen. Efter bildande av fastighetsbolag och överföring av kommunens fastighetsbestånd till denna kan fastighetsbolaget säljas till Sturestadens fastighetsbolag vilket innebär att ett bolag med en balansräkning på över en miljard bildas. Därmed bildas ett fastighetsbolag som har kapacitet att vara en stark aktör inom bostadssektorn i kommunen. Om en försäljning av fastighetsbolaget till Sturestadens fastighetsbolag skall övervägas är det intressant att redan i nuläge lägga bostadsfastigheterna, industrifastigheterna och verksamhetsfastigheterna i olika bolag. Detta skulle innebära att kommunen bildar ett koncernbolag med tre dotterbolag till vilka kommunens samtliga fastigheter säljs. Under detta koncernbolag kan i ett nästa steg kommunens övriga bolag organiseras som dotterbolag. Förslag till bolagsorganisation Ekonomi Vid en överföring av kommunens fastighetsbestånd till ett bolag uppkommer kostnader för återföring av moms samt lagfartsavgifter. Vidare kan kapitalkostnaden bestående av ränta och amortering tillsammans beräknas till ca 7% som följer den nivå som Sturestaden använder vid kapitaliseringen av försvarets centrallager. Moms Vid en bolagisering av kommunens fastighetsförvaltning skall den moms som kommunen dragit av genom Ludvikasystemet återföras för perioden de senaste 10 åren. Dock med den restriktionen att denna minskas med en tiondedel för vart år som förflutit sedan momsavdraget skett. Bolaget har sedan rätt att få denna moms återbetalat med en tiondedel årligen. Således fås ingen kommunal kostnad, utan bolaget förlorar en ränta på beloppet som återförs för den period som förflyter tills momsen är återbetald från skattemyndigheten. Ett alternativ för kommunen är att kommunen finansierar denna kostnad och återfår momskostnaden från bolaget då denna återfås från skattemyndigheten.

7 3 (5) Lagfartsavgift Lagfartskostnaderna är idag 3 % på försäljningsvärdet. Vid en bolagisering kan bokförda värdet användas, om inte en annan värdering gjorts som innebär ett lägre marknadsvärde. I kalkylerna nedan har bokförda värdet använts vilket innebär att ABO:s fastigheter värderats lägre än lånebeloppen som belastar fastigheterna. Samtidigt som hela lånebeloppet fått belasta bolaget i kalkylen. Därmed fås en jämförbarhet i kalkylen för bolag och fortsatt förvaltning vid tekniska förvaltningen. Kostnaden för lagfarten belastar det nya bolaget vilket innebär att denna inte belastar kommunen med en merkostnad. Ekonomiska konsekvenser vid en bolagsbildning Kommunens fastighetsförvaltning uppvisar ett underskott i förvaltningen av hyresfastigheterna ABO. Underskottet har under de senaste 10 åren uppgått till ett sammanlagt belopp på över 22 miljoner kronor, varav de senaste tre åren uppgått till över 4 miljoner vardera år. Trots överskridandena påtalas i utredningarna att underhållet på kommunens fastigheter har eftersatts. Detta innebär att en ökning av det periodiska underhållet behöver ske för att kommunens förmögenhet i fastigheter skall bibehålla sitt värde. Utredningen, som Sturestadens Vd Robert Wibom varit projektledare för visar att kommunens kostnader för förvaltningen av fastighetsbeståndet kan effektiviseras betydligt. En översyn av denna bör innebära att det underskott som finns idag på ca kr bedöms kunna hanteras genom en effektivisering av fastighetsförvaltningen. Kapitalkostnaderna bedöms även vara högre i den kommunala bokföringen än vad dessa kommer att bli i ett bolag. Med en bolagisering bör dock kommunen som fortsatt långivare till bolagen i likhet med hanteringen gentemot Arboga Energi ta ut en avgift för finansieringen om 0,75%. I tabellerna nedan har jämförelse gjorts dels för fastighetsförvaltningen dels för kommunens finansförvaltning.

8 4 (5) Finansförvaltningen 2009 åts redovisning Före bolagsbildning Räntor Efter bolagsbildning Utlåning summa -Verksälnhetsfastigheter -Lagfartskos#naiter Räntor. ` -från'abo, -från verksam hetsfastigheter - Utgiftsräntor Borgensavgift titt koncernen Räntare" s iitat kr kr kr kr 3,00% kr 5,00% kr 3,00% kr kr kr kr kr 3% 3,00% 3,00% kr 0,75% Underskott2009 e kl försäljnin kr Resultat kr kr Bolaget 2009 års redovisning Fastighetsförvaltningen kr kr kr Fastighetsbolag kr kr kr kr 3,00% kr kr 3% kr 5% kr kr 3,00% kr 3,25% kr 3,25% kr 3,25% kr 0,75% kr kr kr

9 5 (5) Slutsats En sammantagen bedömning visar goda möjligheter till en effektivisering av fastighetsorganisationen och förvaltandet genom följande åtgärder: - Utveckling av organisationen - Utveckling av den långsiktig planering av fastighetsunderhållet - Utveckling av strategin för vilka lokaler som kommunen behöver för sin verksamhet - Rekonstruktion av fastighetsbeståndet av bostäder. Sammantaget innebär detta att nuvarande underskott vid fastighetsförvaltningen bör övergå till ett överskott som kan utnyttjas till att förstärka underhållet av fastigheterna. En bolagisering med de förändringar som uppstår i kapitalkostnaderna ger bolaget ytterligare resurser som kan utnyttjas antingen till ett högre värde på bolaget vid försäljning eller till att ytterligare avsätta medel för underhåll. Förslag till beslut i KsAu Kommunchefen ges i uppdrag att uppta erforderliga förhandlingar med personalorganisationerna för beslut i Kommunfullmäktige i augusti enligt inriktningen 1. Kommunens fastighetsverksamhet bolagiseras genom ettbildande av ett koncernbolag samt tre fastighetsbolag enligt ovan. 2. Lokalvården organiseras under tekniska nämnden. 3. Kommunstyrelsen ges i uppdrag att under 2010 genomföra förändringen. ke'nneeytt- Kommunchef Bilagor: - Förändring av Arboga kommuns fastighetsorganisation dat: ABO - i vilken form, Granholm dat: Analys av budgetöverskridande 2007 vid Tekniska nämnden febr Revisionsrapport: granskning av underhållet av fastigheter, gator och vägar, Arboga Kommun dat: SA80, ANALYS AV ABO cia't: 2f7b'?--/l-15

10 Förändring av Arboga kommuns fastighetsorganisation Utredning på uppdrag av Kommunstyrelsen Robert Wibom

11 Innehåll Innehåll...2 Inledning...4 Uppdraget...4 Förutsättninga r... 4 Genomförande...4 Due Diligence...5 Projektgrupp...5 Nulägesanalys...6 Lokalförsö rjning... 6 Hyresmodell och internhyror... 6 Ekonomi... 7 Intäkter... 7 Kostnader... 7 Benchmarking...7 Organisationsstruktur...7 Bemanning...7 Fastighetsbestånd... 8 Fastighetsförvaltning... 8 Fastighetsbeståndets status... 8 Alternativa förvaltningsformer...11 Inledning...11 Kommunal förvaltning...11 Styrkor...11 Svagheter...12 Möjligheter...12 Hot...12 Kommunalt aktiebolag...12 Styrkor...12 Svagheter...12 Möjligheter

12 Hot Summering...14 Bilagor... Fe!! Bokmärket är inte definierat. Områden för informationsinsamling

13 Inledning Uppdraget Vid Kommunstyrelsens sammanträde 12 april 2010 i Arboga kommun behandlades en information om förslag till förändring av kommunens fastighetsorganisation efter inkommen skrivelse. "Syftet är att få en ekonomisk balans i fastighetsförvaltningen och att skapa en fastighetsaktör med ekonomisk styrka som kan bidra till bostadsmässig utveckling av Arbogas bostadsutbud" ( 31). Kommunstyrelsen gav uppdraget till kommunchefen att ansvara för att utreda en förändring av kommunens fastighetsverksamhet med inriktning på att pröva förutsättningarna för att bilda ett kommunalt bolag. Vid KS Au 26 april 2010 beslutades vidare att beslutsunderlag för ställningstagande skulle finnas till sammanträdet den 25 maj Förutsättningar l utredningen har Lokalvårdsenheten förutsatts inte komma att ingå i en förändrad organisation och har därför inte ingått i utredningen. Genomförande För att kunna lägga fram ett beslutsunderlag på fem veckor har utredningen koncentrerat sig på att skapa en översiktlig bild av nuläget i fastighetsverksamheten och principiellt utvärdera alternativen för framtida associationsform. Vald undersökningsmetod är en så kallad Due Diligence. Arbetsgången har varit följande: 1. Förberedelse Arboga kommun klargör förutsättningarna för utredningen Organisationen för projektet fastställs (styrgrupp/ks Au, projektgrupp, referensgrupp) Fastställande av tidsplan Analysområden (informations- /frågelista) fastställs 2. Informationsinsamling Innehållet i analysområdena sammanställs av Arboga kommun 3. Analys Analys av den framtagna informationen och kompletterande intervjuer 4

14 4. Rapportering Informationsinhämtningen och analysen sammanfattas till en rapport som muntligt och skriftligt redovisas för K5 Au Due Diligence "Due Diligence" kan översättas till ungefär "tillbörlig aktsamhet". Med uttrycket "due diligence" undersökning ("DD") avses den omfattande analys av förhållanden i olika avseenden som t ex en köpare och säljare bör företa inför ett förvärv/transaktion av ett företag/fastighetsbestånd. Begreppet hör hemma i den anglosaxiska rättssfären men har allt mera vunnit insteg även på den svenska marknaden. Den uppenbara avsikten med en DD inför ett förvärv är att köparen önskar information om det aktuella företaget. Han behöver underlag för beslut såväl om huruvida ett förvärv bör ske och till vilket pris som om sättet och villkoren för förvärvet. En frågelista har sammanställts med begäran om information inom olika områden. Denna redovisas i bilaga 1. Informationen/dokumenten har sammanställts och granskats som underlag för analyser och rekommendationer. I denna undersökning ligger alltså värdet för Arboga kommun att känna till konsekvenserna inför en förändring av fastighetsorganisationen. Projektgrupp Den direkta projektgruppen har bestått av: Kenneth Dalberg, Kommunchef, sammankallande Björn Holmer, tf Fastighetschef, sakkunnig Robert Wibom, Sturestadens Fastighets AB, projektledare Projektgruppen har inte haft formella möten utan har mycket frekvent träffats underhand. En referensgrupp bestående av fastighetsorganisationens medarbetare under ledning av Björn Holmer har sammankallats under utredningstiden. 5

15 Nulägesanalys Lokalförsörjning Behovet av lokaler för de kommunala verksamheterna varierar alltid över tiden. För att undvika onödiga kostnader på grund av outnyttjade eller dåligt anpassade lokaler och för att tillgodose olika myndighetskrav är det angeläget att ha en kontinuerlig process, lokalresursplanering ( LRP). Denna i sin tur ger förutsättningarna för att få en rationell fastighetsförvaltning med så lågt resursutnyttjande som är möjligt. Det går inte att ange vilken effektivitet det samlade beståndet har vad avser yttre effektivitetändamålsenlighet för verksamheterna. Lokalresursplanering har inte genomförts i kommunen. Den totala ytan i ägda verksamhetsfastigheter för kommunal verksamhet motsvarar ca 6,2 kvm/innevånare. Inhyrt bestånd ökar detta nyckeltal ytterligare. Sammantaget är detta mer än genomsnittet för kommuner och får betecknas som något förhöjt. Vid en nyckeltalsundersökning som SKL, Sveriges kommuner och landsting, senast genomförde visade ett 70-tal kommuner ett medeltal om 4,9. Detta förhållande bör leda till en fördjupad analys. Hyresmodell och internhyror Det grundläggande syftet med att ha ett internhyressystem är det ska bidra till en bättre hushållning med lokalresurser. Internhyressystemet ska ge information om vad lokaler kostar som en andel av verksamheten totalt kostar. Genom att synliggöra dessa blir det lättare att prioritera för kommunledning och verksamheter. En viktig faktor för att ett sådant system att fungera är inslag av incitamentsmöjligheter. Det är inte klarlagt efter vilken eller vilka principer som internhyror sätts och det saknas också formaliserade upplåtelseavtal mellan fastighetsorganisationen och verksamheterna i kommunen. Av detta följer att det saknas en glasklar gränsdragning i ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och verksamhetsutövarna. Gränsdragning Vilka funktioner och tjänster i en verksamhetslokal ska bekostas av hyresgästen och vilka ska "ingå i hyran"? Frågan kan ofta leda till oenigheter men också att hyresvärden får ta kostnader som i allmän betraktelse borde vara en angelägenhet för hyresgästen. Syftet är ju att ur ett koncernperspektiv välja den gränsdragning som totalt leder till lägsta kostnad. Två faktorer är då avgörande - var finns kompetensen och vem kan påverka omfattning och utfall till bästa lösning att hantera den enskilda frågan. Detta ger förutsättningar för att professionellt hantera lokalförsörjningen. 6

16 Ekonomi För djupare analyser och prognostiseringar har års resultat i första hand använts. Frånsett möjligheten att verifiera eventuell felaktig information för detta år är mervärdet litet, utifrån uppdragets inriktning, att djupdyka i tidigare års resultat. Analysen som är gjord för varje fastighet i beståndet har varit tillräcklig för att fästa uppmärksamheten på förhållanden som bör leda till nödvändiga åtgärder. Intäkter Utredningen visar på relativt låga interna hyror och i vissa fall även externa lokalhyror. Vad gäller det första har en förklaring getts ovan och vad avser det senare är det frågan om det finns resurser för en effektiv kontraktsvård från hyresvärdens sida. I båda fallen spelar också policies in. Höga vakanstal spelar slutligen in. Att det finns outhyrda bostäder och kanske också externa lokaler är förståeligt men att det även finns verksamhetslokaler som är outnyttjade och som fastighetsorganisationen blir bokförda för bör övervägas mot ovan sagda om vem som kan påverka. Kostnader Vad avser den inre effektiviteten - kostnadseffektiviteten finns frågetecken beroende på brister i den insamlade informationen men det får ändå anses klarlagt att flera kostnadsslag är höga. Resultatet talar också för sig själv. Benchmarking Slutligen kan man kanske säga att det inte spelar roll var bokföringen sker så länge det är inom kommunen - det externt uppvisade resultatet blir detsamma. Mot detta kan argumenteras att det är angeläget för alla kommunala verksamheter att mäta och jämföra sin verksamhet. Nyckeltal är användbara vid analys av effektivitet och vid jämförelser med andra kommuner och kommersiella fastighetsföretag för att identifiera rationaliserings - och förbättringsmöjligheter. Utredningen visar också att detta är av yttersta vikt för fastighetsverksamheten. detta sker på ett aktivt och organiserat sätt idag. Inget tyder på att Organisationsstruktur Den nuvarande fastighetsorganisationen sorterar idag under den tekniska nämnden. Förvaltningen består av de tre delarna Bostadsfastigheter, ABO, Verksamhetsfastigheter och lokalvård. Bemanning Vid tidpunkten för denna rapport uppgår bemanningen till 4,5 tjänster för förvaltningsadministration. Därtill kommer ca 1,5 inhyrda konsulttjänster. Tekniker och hantverkare uppgår till 15 tjänster och ytterligare 3 tjänster (så kallade kombitjänster). Bemanningen är hög trots att vissa naturliga avgångar och avtal om avgångar har träffats under årets inledande månader. Utredningen har gjort en översiktlig bedömning av vilka kompetenser och vilken bemanning som kan behövas för framtiden. En fördjupning av denna bör vila på en definiering av de politiska kraven, 7

17 kommunledningens synpunkter och hyresgästernas servicebehov (facilitiy management) och gränsdragning mellan hyresvärdens och hyresgästens ansvar. Det behövs också en grundligare inventering och analys av den kompetens som finns i organisationen. En sammanfattning av detta arbete ska mynna ut i en kom petensförsörjningsplan för att underlätta framtida kompetensöverföring och utveckling av humankapitalet. Strukturkapital kan i viss mån ersätta humankapital. IT-stöd, manualer, förvaltningsplaner, fastighetsbeskrivningar, driftstatistik etc gör det lättare att utföra arbetet, höjer kvaliteten och minskar antalet fel - tid som läggs på icke värdeskapande arbete. Bra strukturkapital betyder att färre människor kan uträtta mer. Små kommuner med färre fastigheter och mindre komplexa organisationer kan nå lättare resultat på det här området. Fastighetsbestånd En väsentlig del av beståndet består kultur- och kvalitetsfastigheter som speglar Arbogas djupa historiska rötter. Utredningen tar fasta på ansvaret att förvalta Arbogas kulturarv. Någon genomgående beskrivning av beståndet och dess sammansättning görs inte i denna rapport. Tekniska handlingar - Ritningar, driftinstruktioner mm finns i digitala mappar, strukturerat efter objekt och typ av ritning. Beståndet har följande areor baserat på inkomna underlag: ABO kvm Verksamhetsfastigheter kvm Uppgifterna är tyvärr behäftade med osäkerheter. Det framgår inte vilket ytbegrepp som har redovisats I något fall är inte ytan entydig Fastighetsförvaltning Objektvisa förvaltningsplaner som instrument för den kort- och långsiktiga styrningen används inom många offentliga och privata fastighetsorganisationer. Förvaltningsplanen innehåller förutom fakta om objektet (fastighetsdata),uppgifter om hyresgäster och dess verksamhet/hyresavtal framför allt bedömningar om framtida intäkter och kostnader. För de senare sker en nedbrytning på drift, underhåll, investeringar, administration och andra kostnader. Planen kompletteras med nyckeltal för alla områden (se tidigare Benchmarking). Utredningen anser det väsentligt att förvaltningsplaner utvecklas inom fastighetsverksamheten, oavsett framtida organisationsstruktur. Fastighetsbeståndets status Fastighetsdrift Kommunen har ingen plan för planerad fastighetsdrift. Idealt är att objektvisa driftplaner används för att få andelen akuta och oplanerade åtgärder att understiga 20% av den totala fastighetsdriften. 8

18 Kostnaderna för tillsyn och skötsel ligger väl högt. Det finns också anledning att fördjupa analys av kostnaderna sophantering och lokalvård. Indikationer finns om att fastighetsverksamheten blir bokförda kostnader som borde belasta verksamheterna. Underhåll En byggnads yttre ska hållas i vårdat skick. Underhållet ska anpassas till byggnadens värde från historisk, kulturhistorisk, miljömässig och konstnärlig synpunkt samt till omgivningens karaktär. Särskilt värdefulla byggnader ska underhållas så att deras särart bevaras. Också de tekniska egenskaperna ska bevaras under den ekonomiska livslängden. Fastighetsbeståndets underhållssituation är allmänt känd som ansträngande. Utredningen har inte genomfört någon verifikation av den grova underhållsplan som SABO på uppdrag av kommunen presenterade i november Generellt kan konstateras att underhållet är eftersatt och att SABO i sin rapport påvisar att behovet egentligen kräver en budgetökning om ca 44%. Detta stöds även av den mycket höga andelen felavhjälpande underhåll (akutåtgärder ) som motsvarar ca 65% av total drift och planerat underhåll. Investeringar Kommunen har ingen långsiktig plan för fastighetsinvesteringar. Pågående investeringsprojekt under 2010 kommer i något fall att färdigställas under 2011 men därefter finns inget redovisat. För att uppnå en effektiv förvaltning behövs en planering för såväl verksamhetsinriktade- som fastighetsrelaterade investeringar. Utredningen har också kommit till slutsatsen att det senare behovet är fortsatt stort för att få rimliga prestanda i beståndet. Energi Kommunen har inte en kontinuerligt förd energistatistik. Tillgängligt för utredningen har varit energideklarationerna som är genomförda med underlag från mestadels Detta innebär att också att det finns objekt som inte har kunnat analyseras på grund av att de understiger tusen kvadratmeter och då inte har deklarerats. Energideklarationer Det är förvånande att ingen av de redovisade byggnaderna är klassad som komplex. Det saknas en logik kring urval och metod för redovisade åtgärdsförslag då det endast för 20 % av byggnaderna finns identifierade. Kopplingen till EPC-avtalet ( Energy Performance Contracting - se vidare nedan ) är den mest sannolika. Byggnader med mycket hög specifik förbrukning (lika med hög besparingspotential) har lämnats utan förslag på åtgärd och karaktären på de redovisade åtgärderna visar en tyngdpunkt åt styr- och övervakning ibland installationsteknik. Energiprestanda Sammanfattningsvis är den specifika energiförbrukningen påtagligt hög /orimlig för det redovisade beståndet. Inom ramen för analysen är det inte säkerställt om utfallet beror på faktiska energirelaterade omständigheter i byggnaderna och/eller kvalitetsbrister som omfattar sannolika sakfel i energideklarationerna. 9

19 Miljömässigt (COZ-påverkan) något mer fördelaktig. Trots allmänt förhöjd specifik värmeförbrukning är fjärrvärmeandelen hög i byggnadsbeståndet. I Arboga är dessutom biobränsleandelen extra fördelaktig i fjärrvärmesystemet då även spetslasten är förnybar genom att bioolja används. Elanvändning har normalt en hög miljöpåverkan. Arboga köper dock uteslutande el från vatten- och vindkraft vilket innebär låg miljöpåverkan. Ingångsvärde belastas emellertid av det faktum att beståndet har en påtagligt hög specifik förbrukning av fastighetsel. Slutsatsen blir att beståndet generellt uppvisar dåliga energiprestanda och att byggnadernas energitekniska värde är lågt och sannolikt tekniskt begränsat. EPC-avtalet Kommunen har under 2006 tecknat ett avtal med dåvarande TAC Svenska AB (idag Schneider Electric ) om driftoptimering, leverans och installation av utrustning. Tidsplanen beträffande Schneiders EPC-projekt är för närvarande oklar. Företaget har inte genomfört sina åtaganden enligt avtal och frågan är om det inom avtalet ska investeras ytterligare eller inte. Utredningen har översiktligt låtit bedöma avtalets innehåll. Slutsatsen blir att det finns många inslag och "konstruktioner" i avtalet som är underliga och bristfälliga till nackdel för kommunen. Då inte allt material har ställts till förfogande måste en fördjupning ske inför en eventuell associationsförändring av fastighetsförvaltningen eftersom det finns oklara villkor kopplade till ersättningar för besparingsåtgärder och om fastigheterna avyttras. övrigt Mot bakgrund av innehållet i den tillgängliga informationen har utredningen även låtit genomföra fullständig besiktning av samtliga driftutrymmen i beståndet för att kunna balansera analysen. Resultatet pekar på ett behov av fortsatt stora investeringar för att komma tillrätta med uppenbara brister och fel i mediasystemen. Den visar också med tydlighet på behovet att få tillstånd en planerad fastighetsdrift, där rätt utförd tillsyn och skötsel eliminerar onödiga kostnader. Administration Förvaltningsadministrationen indikerar högre kostnader än vid jämförelse med andra kommuner vilket också kan vara naturligt. För att driva en fastighetsverksamhet behövs normalt flera specialisttjänster - fastighetschef, förvaltare, fastighetsingenjörer, projektledare, marknadsförare/uthyrare med fler. Dilemmat för Arboga är att dessa kompetenser, över tiden, egentligen kräver en verksamhetsvolym som är större än beståndets storlek. Dessa utgör alltså ett undantag från den uppfattning som Rådet för främjande av kommunala analyser (RKA) i flera studier har visat - nämligen att ökad storlek för en kommun med automatik leder till lägre kostnader. 10

20 Alternativa förvaltningsformer Inledning Granskningen av kommunens fastighetsverksamhet visar att lokalförsörjningen och därmed också fastighetsförvaltningen behöver struktureras om. Kommunen har inte haft tillräckliga resurser för att driva förvaltningen effektivt och har inte kunnat hålla underhållet på rätt nivå med resultat att fastigheterna har blivit i sämre skick än önskvärt. Det är viktigt att underhållet inte skjuts på framtiden och att driftskostnaderna tyglas. Ändamålsenlig förvaltning kräver förutom investeringsmedel att förvaltningsorganisationen har spetskunskap inte bara om kulturhus och byggnadsunderhåll utan också om intelligenta tekniska installationer för kontroll och styrning av ventilation och energiförbrukning. Utvecklingsmöjligheterna är många och oavsett framtida form för förvaltningen (association) är "att göra - listan" diger för att professionalisera verksamheten fullt ut. Kärnfrågan är hur kommunen kan rekrytera den nödvändiga kompetens som behövs och vilket speciellt agerande som behövs för att säkra sin kompetensförsörjning och dessutom vilken tid som står till förfogande? Inför det givna uppdraget är det viktigt att reflektera över de reala effekterna av en transaktion: hur påverkas verksamhet och kostnader. Två andra aspekter är också viktiga att beakta. Den första är redovisningsmässiga. Den andra är skattemässiga, där momsfrågan är komplicerad. Utredningen har inte kunnat fördjupa sig i dessa på grund av informationsbrist. I det nedanstående redovisas ett försök till en övergripande SWOT-analys. (SWOT som är en akronym byggd på de engelska orden "Strengths ", "Weaknesses", "Opportunities " och "Threats" är ett frekvent förekommande företagsekonomiskt planeringshjälpmedel, där man försöker finna styrkor, svagheter, möjligheter och hot vid en strategisk översyn). Kommunal förvaltning Styrkor Kommunens kulturfastigheter vid Arbogaån är sinnebilden för Arboga. De bär Arbogas själ. Kommunen äger fastigheterna och kontrollerar därigenom deras användning och förvaltning fullt ut. Mer precist har kommunfullmäktige fullständig insyn i förvaltningen och, inom sina ekonomiska ramar, total kontroll över såväl om- och tillbyggnader, underhålls- och rationaliseringsinvesteringar som försäljningar. Investeringsmedel kan lånas upp med kommunal säkerhet och därmed på förmånliga villkor. 11