Ekonomiska riktlinjer

Transkript

1 I CISV möts individer och perspektiv. I mötet skapar vi fredsutbildning. Vi är världsmedborgare för en öppen och rättvis värld, en gräsrotsorganisation på 200 platser världen över. Vi skapar läger och projekt, lokala som globala, av och för unga. Vi är CISV. Ekonomiska riktlinjer för CISV Sweden Version 2.9 uppdaterad Versionerna uppdaterades under perioden Version 2.1, antogs av CISV Swedens styrelse CISV Swedens ekonomiska riktlinjer är en sammanställning av beslut och praxis som gäller framförallt ekonomiska frågor, men även arbetsrutiner och praxis på en del andra områden. Förhoppningen är att den här sammanställningen ska underlätta arbetet på nationell och lokal nivå. Tvister rörande tolkning av dessa riktlinjer hänskjuts till CISV Swedens styrelse. Innehåll CISV Swedens nationella verksamhet... 2 För kommitté-, förbundsstyrelse-, arbetsgrupp- och representantarbete... 4 För kommitté-, förbundsstyrelse-, arbetsgrupp- och representantarrangemang... 6 Deltagande på internationella forum... 7 CISVs programverksamhet... 7 Stöd till programverksamheten... 8 Skador och försäkringar... 9 Policy för CISV Swedens fakturering och krav Miljö- och rättvisepolicy för CISV Sweden Se även separata dokument för: * Representation på AIM (Annual International Meeting) * Regler kring inställda internationella program samt avbokningar: länk.

2 CISV Swedens nationella verksamhet Verksamhetsplan, budget och verksamhetsrapport De nationella kommittéerna skriver varje år en verksamhetsplan som ska vara klar och CISV Swedens styrelse tillhanda i december. Med verksamhetsplanerna som underlag sätter CISV Swedens styrelse samman ett budgetförslag, inför CISV Swedens kommande verksamhetsår. Verksamhetsplanerna diskuteras med kommittéerna i förhållande till budgeten och vid behov görs justeringar innan det färdiga förslaget med verksamhetsplaner och en gemensam budget skickas till lokalföreningarna som årsmöteshandlingar. Efter diskussioner och eventuella förändringar på årsmötet i mars tas ett beslut på verksamhetsplan och motsvarande budget. Löpande under året rapporterar de olika kommittéerna sin genomförda verksamhet jämfört med det som planerats och budgeterats. De färdiga verksamhetsrapporterna ska vara CISV Swedens styrelse tillhanda så snart årets verksamhet har genomförts (vid varje årsskifte). Dessa rapporter presenteras sedan på årsmötet. Budgeterad och godkänd verksamhet Då budgeten klubbas på årsmötet beslutas samtidigt om vilken verksamhet som ska genomföras. De anslagna resurserna gäller som utgångspunkt bara till den verksamhet som årsmötet tagit beslut om. Samtidigt är budgeten enbart en uppskattning av kostnaderna för den verksamhet som årsmötet tagit beslut om. Då verksamhet blir billigare än planerat går dessa medel inte att använda till annat, om verksamhet blir något dyrare än budgeterat bör verksamheten fortfarande genomföras som planerat. Om kostnaden blir mer än ca 20 procent över budget bör frågan tas med CISV Swedens styrelse i förväg. Beslut om helt ny verksamhet under året (som medför kostnader) ska också tas av CISV Swedens styrelse. Schablonkostnader i budget gentemot verklig kostnad Ibland använder man i budgeten schabloner för kostnaderna istället för att försöka räkna ut exakt vad varje verksamhet kommer att kosta. Detta görs både för att det är enklare och för att man oftast inte vet långt i förväg exakt vilka som ska genomföra verksamheten vilket t.ex. påverkar resekostnaden. När schabloner har använts kan skillnaderna för varje arrangemang förstås bli högre framförallt för resor, men grundregeln är att billigaste resa gäller, många av resorna kommer att bli billigare och många kommer att bli dyrare. Beslutet i verksamhetsplanen gäller om hur många som ska delta. Initiativfonden Initiativfonden har skapats för att öka flexibiliteten i den nationella verksamheten under verksamhetsåret. Små budgetposter (under kr) har lyfts ut ur styrelsens och kommittéernas verksamhetsplaner. När en sådan verksamhet ska genomföras får kommittéerna ansöka om beloppet hos CISV Swedens styrelse. Ansökan kan också lämnas in för ny verksamhet (som inte finns med i verksamhetsplanen) om behov uppstår under året. Verksamhet bedriven genom CISV Sweden Normalt bedrivs inte mycket direkt verksamhet genom CISV Sweden. Det händer dock, och det finns även ett par återkommande aktiviteter som Batik och Regional Training Forum (RTF), det finns även mer tillfälliga. All verksamhet som bedrivs inom CISV Sweden bör eftersträva nollresultat. Då det inte alltid blir så, är det viktigt att det alltid är helt klart vem som är ansvarig för en aktivitet, innan den genomförs. Den ansvarige (d v s CISV Sweden Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 2

3 alternativt en lokalförening) hanterar eventuell vinst/förlust, samt har det övergripande ansvaret för hela aktiviteten. Fondansökan för CISV Swedens utbildningar Utbildningar i CISV Swedens regi ska vara gratis. CISV Sweden söker externa bidrag för att finansiera verksamheten. Vill kommittéer skapa andra utbildningar än Impact eller annan verksamhet får kommittéerna söka fondmedel utanför ordinarie verksamhet, läs mer här nedanför. Annan fondansökan och externa projekt CISV stöttar och uppmuntrar alla projekt som ligger inom föreningens syften, såväl lokala, nationella som internationella. Alla projekt som ska hanteras av CISV Sweden måste i förväg godkännas av CISV Swedens styrelse eller förbundssekreteraren, eftersom de tar både ideella och betalda resurser i anspråk. Vi eftersträvar att ca 10 procent av projektbudgeten ska användas för att täcka kostnader för CISV Swedens administration. Fondansökningar görs i samråd med förbundssekreteraren. Resebidrag för lokalföreningar med lång resväg CISV Umeå och CISV Östersund har möjlighet att söka bidrag för deltagande på nationella forum samt utbildningar (Impact). Bidrag ges till reskostnader för aktiviteter söder om Stockholms-trakten. Om aktiviteten är i Göteborg ges bidrag för reskostnaden från Stockholm till Göteborg tur och retur. Bidrag ges till reskostnader för två deltagare på nationella forum och samtliga deltagare på utbildningar (Impact). För att förenkla hanteringen ges bidrag till halva totala reskostnaden. Årsmötet beslutar i varje års budget om totalt maxbelopp för resebidraget. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 3

4 För kommitté-, förbundsstyrelse- och representantarbete D v s planering, arrangerande av utbildningar el liknande samt deltagande i externa utbildningar. Ersättning för utlägg För att ersättning ska utgå krävs att kvitto inlämnas och att beskrivning av kostnaden görs på särskild blankett. Kvitton och beskrivning ska skickas in snarast efter kostnaden och max 1 månad senare, om detta av någon anledning inte är möjligt ska förbundskassören meddelas, i god tid. OBS! För att få ersättning för kostnader i december månad måste kvitton vara inskickade till kassören senast 10 januari. Adjungerade medlemmar Ersättning för kostnader för deltagande i möten, utbildningar, aktiviteter mm utgår normalt enbart för ordinarie medlemmar i kommittéer. Adjungerade medlemmar kan i vissa fall få ersättning. Ordförande eller motsvarande ansöker om det hos CISV Swedens styrelse. Traktamente/schablonersättning Då det inte är möjligt att styrka kostnaden med kvitto, kan CISV Swedens styrelse i vissa fall besluta om traktamente eller schablonersättning. Beslut görs av ordförande och förbundskassör i samråd för att överensstämma med övrig policy. Kostnader i samband med utlandsresor Nödvändiga visa för CISV Swedens representanter täcks av CISV. Detta gäller bara kostnader som är nödvändiga för att fullfölja den del som representationen eller projektet kräver. Reseersättning För att få ersättning för resa till möten, utbildningar etc. krävs att man rest på billigaste sätt (enligt normen SJ förbokad en vecka innan). För resor längre än 70 mil får man ersättning för förbokade flygresor. Resor med bil ersätts med 1,85 kr/km. Med hyrbil ersätts den faktiska kostnaden (inklusive försäkring och självriskreducering). Då bil används ska den fyllas med så många passagerare som möjligt. Vilka som åkt med (och vilken kommitté/grupp/lokalförening de deltagit för) måste anges för ersättning. Ersättning för resor utgår under förutsättning att den planerade resan och verksamheten har genomförts. Vid inställd resa/arrangemang kan ej av- eller ombokningsbar biljett ersättas endast under förutsättning att förbundskassör eller ekonomiansvarig kontaktats i rimlig tid. För resor som inte skett på billigaste sätt, utgår ersättning motsvarande billigaste resa. Ersättning för matkostnader under resa ersätts ej om det är möjligt att lösa genom att ta med mat, hemifrån eller från login där mötet eller utbildningen varit. I de fall det inte är möjligt kan kost ersättas med max 50 kr för en resa på minst fyra timmar. Parkering m m Andra kostnader som parkering, vägtull m m ersätts naturligtvis som del i resan men ska också räknas in när man jämför olika resealternativ. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 4

5 Böter CISV Sweden betalar inte någon typ av böter. Taxi CISV Sweden ersätter ej resor gjorda med taxi, utom vid tillfällen då taxi är det enda resealternativet. Kost och logi För kommitté- och styrelsemöten ska logi i första hand ordnas gratis. Om så ej är möjligt utgår ersättning för boende på vandrarhem. Kost ersätts med maximalt 200 kr per person och möte, mot kvitto. Ersättning för alkohol utgår ej. Internet-, telefon- och faxkostnader Ersättning för Internet, telefon- och faxkostnader kan ansökas om hos CISV Swedens kassör och utgår med 100 kr per kvartal till ordförande (alt. till av kommittén utsedd administratör eller liknande). För övriga medlemmar, representanter eller ledamöter utgår ersättning utgår med 50 kr per kvartal. I fall där större kostnader är nödvändiga ersätts den faktiska kostnaden men äskning måste ske i varje enskilt fall från CISV Swedens styrelse. OM det är möjligt i förväg. Kopierings/utskriftskostnader Kopiering kan göras på kansliet om man inte har möjlighet att kopiera gratis någon annanstans. Kostnader för kopiering av utbildningsmaterial, guider etc ersätts faktisk kostnad mot kvitto, om möjlighet ej finns till gratis kopiering eller rabatterat pris. Uppmuntran För varje år utgår 100 kr per person för uppmuntran. Syftet med uppmuntran är att påverka kommitté-, representant- och styrelsearbetet positivt. Uppmuntran ska alltså ske på ett kreativt sätt, gemensamt inom gruppen. Ersättning för alkohol utgår ej. Utlandsboende Om en styrelse- eller kommittémedlem flyttar utomlands och begär kostnadstäckning för sina resor i samband med uppdraget, utgår kostnadsersättning med max kr per resa (tur och retur). Vid utlandsvistelse utgår ingen extra ersättning för telefon- och internetkostnader. Konto-/kreditkort Styrelseledamöter har möjlighet att ha kreditkort via CISV Sweden för att förenkla för att hålla isär CISV pengar för dem som har många transaktioner. Personen står själv som ansvarig för kortet, men årsavgiften betalas av CISV. Ansökan måste göras via förbundskassören och ekonomiansvarig i styrelse. Alla kostnader ska redovisas. Arvodering All ev arvodering inom CISV Sweden beslutas av CISV Swedens styrelse. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 5

6 För kommitté-, förbundsstyrelse-, arbetsgrupp- och representantarrangemang Kost och logi Logi ska ordnas på billigaste sätt. Kost ersätts med maximalt 200 kr per person och möte, mot kvitto. I verksamhetsplanerna budgeteras för kost och logi med schablonbeloppet 450 kr per person och möte. Avgift vid sen avbokning För att CISV även i fortsättningen ska kunna hålla kostnadsfria utbildningar krävs god planering och framförhållning. Det är därför viktigt att alla respekterar sista anmälningsdag. Den som avbokar sin plats efter sista avbokningsdag, alternativt helt uteblir, till en utbildning, årsmöte, Höstmöte eller liknande, som arrangeras av CISV Swedens styrelse eller en nationell kommitté, får betala en avbokningskostnad på 250 kr. Avbokningskostnaden betalas av den enskilde deltagaren eller lokalföreningen. I inbjudningar ska därför alltid anges: ett datum för sista anmälningsdag, ett datum för sista dag för avbokning (förslagsvis 1-2 veckor i förväg) samt att avgiften tas ut vid för sen avbokning eller då en anmäld deltagare uteblir. Överbliven mat Torrvaror ska sparas i den mån det är möjligt till kommande arrangemang. Färskvaror delas ut till köksstab/stab/deltagare. Material och kopiering Kommittéerna uppmuntras att i möjligaste mån använda arrangerande lokalförenings material, första förbandslåda etc. Annars ska materialkostnaden räknas in i arrangemangets budget. Kostnader för kopiering av material etc. till utbildningar etc. ska inräknas i utbildningens budget. Telefon/internet/fax etc Kostnader för särskilda telefon/internet/fax kostnader ska räknas in i arrangemangets budget. Reseersättning För arrangemang samma policy som för arbete (se ovan). Utbildning Deltagande på all nationell utbildning ska vara gratis för deltagarna (dock bekostas deltagarnas resa av deltagaren själv eller respektive lokalförening). Lokalföreningarna uppmanas att i största möjliga mån bidra till resekostnaderna för intresserade medlemmar. Kostnader för internationell utbildning avgörs från år till år via budgeten. Reseutjämning Det är upp till arrangerande grupp att besluta om reseutjämning, om det praktiseras bör information ges i förväg. Köksstab Köksstab ska ordnas på billigaste sätt, dvs. i första hand rekryteras lokalt, alternativt resa gratis om ledig plats finns i bil. I andra hand ska köksstab rekryteras från närliggande lokalförening. Tack/uppmuntran Arrangörerna uppmuntras tacka arrangerande lokalförening med ett skriftligt tack. Extern stab/köksstab tackas enligt riktlinjen en symbolisk gåva à max 100 kr. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 6

7 Deltagande på internationella forum Representation på AIM (Annual International Meeting) För en mer detaljerad beskrivning, se separat policy. CISV Sweden bekostar deltagande fullt ut, dvs resa, kost och logi (med boendeform som möjliggör ett bra deltagande), för följande på AIM: Trustee Tillträdande trustee, de år en sådan finns. De båda juniorrepresentanterna (NJR) Ordförande CISV Sweden bekostar vanligen deltagande (ej resa) för stipendiater. Detta avgörs varje år via budgeten. Dessa stipendier kan gälla även Pre-AIM alternativt IJBC (International Junior Branch Conference). Huruvida de gör så beslutas i samband med utlysandet. Deltagande på ETG (European Trustee Gathering) CISV Sweden bekostar deltagande fullt ut, dvs. resa, kost och logi, för följande på ETG: Trustee Tillträdande trustee, de år en sådan finns. Deltagande på IJBC (International Junior Branch Conference) CISV Sweden bekostar fullt ut deltagande för: Två juniorrepresentanter Deltagande på EJBM (European Junior Branch Meeting) CISV Sweden bekostar fullt ut deltagande för: Två juniorrepresentanter Europeiska workshops Avgörs från år till år efter behov. Vid bokning av resa till Regional Training Forum (RTF) står CISV Sweden för hela kostnaden upp till 2700 kr. Om kostnaden överstiger 2700 kr skall deltagaren kontakta ekonomiansvarig i CISV Swedens styrelse och få kostnaden godkänd innan biljetten bokas. CISVs programverksamhet Normalt genomförs all programverksamhet i lokalförenings regi. För annan verksamhet se nästa kapitel. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 7

8 Internationell stab Internationell stabs kostnader såsom internationell försäkring, medlemsavgift och resa bekostas i enlighet med överenskommelse mellan de två lokalföreningarna. Resor för internationell stab som ingår i CISV Swedens promotionarbete bekostas av CISV Sweden. Internationell stab på Seminarieläger CISV Sweden ersätter deltagaravgiften för svensk internationell seminarielägerstabs utbildning, samt betalar den internationella medlemsavgiften. Internationells stabs kostnader, såsom resa, bekostas av deltagaravgifterna. Regler kring inställda internationella arrangemang samt avbokningar Se separat policy. Stöd till programverksamheten Stöd till arrangören Mosaik CISV Sweden stödjer godkända mosaikprojekt med 5000 kr per projekt. Seminarieläger Stöd till arrangerande lokalförening utgår med kr. Barnby (V), Interchange (IC), Step Up (f d Summer Camp) (C), Youth Meeting (YM) och IPP Utgår inget stöd, då deltagaravgift fördelas. Läs mer om ersättningen till lokalföreningarna här. Stöd till deltagande Barnby, juniorledare (JC) 20 procent av resan bekostas av CISV Sweden, om två externa fonder är sökta. Lokalföreningarna rekommenderas att också betala 20 procent av resan. Ansökan om bidraget sker på speciell blankett. För att ha rätt till bidrag måste ansökan och uppvisande av andra ansökningar och kvitto på resan ha skett senast två månader efter aktivitetens slut. Interchange, juniorledare (JL) 20 procent av resan bekostas av CISV Sweden, om två externa fonder är sökta. Lokalföreningarna rekommenderas att också betala 20 procent av resan. Ansökan om bidraget sker på speciell blankett. För att ha rätt till bidrag måste ansökan och uppvisande av andra ansökningar och kvitto på resan ha skett senast två månader efter aktivitetens slut. Step Up (f d Summer Camp) Stöd utgår ej Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 8

9 Seminarieläger 20 procent av resan bekostas av CISV Sweden om två externa fonder är sökta. Lokalföreningarna rekommenderas att också betala 20 procent av resan. Ansökan om bidraget sker på speciell blankett. För att ha rätt till bidrag måste ansökan och uppvisande av andra ansökningar och kvitto på resan ha skett senast två månader efter aktivitetens slut. Youth Meeting för deltagare 16 år och äldre 20 procent av resan bekostas av CISV Sweden om två externa fonder är sökta. Lokalföreningarna rekommenderas att också betala 20 procent av resan. Ansökan om bidraget sker på speciell blankett. För att ha rätt till bidrag måste ansökan och uppvisande av andra ansökningar och kvitto på resan ha skett senast två månader efter aktivitetens slut. IPP 20 procent av resan bekostas av CISV Sweden om två externa fonder är sökta. Lokalföreningarna rekommenderas att också betala 20 procent av resan. Ansökan om bidraget sker på speciell blankett. För att ha rätt till bidrag måste ansökan och uppvisande av andra ansökningar och kvitto på resan ha skett senast två månader efter aktivitetens slut. Ansökan om 20% från CISV Sweden ska sändas till förbundskassören. Länk till ansökan Skador och försäkringar Resor med egen bil Föraren är ansvarig för att en täckande försäkring finns samt att kontrollera vem/vilka som får köra bilen. CISV Sweden bekostar inga privata försäkringar. Självrisk vid stöld eller skada Om en privat bil blir stulen eller skadad ersätter CISV Sweden självrisk med max kr, under förutsättning att bilen används som transport i samband med ett nationellt arrangemang eller annan verksamhet som bedrivs av CISV Sweden, och att minst hälften av de som åker har betald resa av CISV Sweden. Hyrbil Självriskreducering ska alltid tecknas. Självrisk vid stöld eller skada Vid stöld eller skada på en hyrbil ersätter CISV Sweden endast självrisk med max kr. Annan utrustning Om en specifik utrustning behövs för genomförandet av en CISV-aktivitet, och denna enklast/billigast lånas privat (t ex en kamera eller laptop) ska det avtalas i förväg med ansvarig arrangör och försäkringsskyddet ska klargöras. Vid stöld/skada ersätter CISV självrisk med max kr. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 9

10 Policy för CISV Swedens fakturering och krav CISV Swedens kassör ställer regelbundet ut fakturor mot lokalföreningarna för transfereringskostnader och kostnader för deltagande på forum. I vissa fall förekommer även fakturor mot aktiva medlemmar för lån, deltagaravgift för arrangemang eller liknande. Fakturering Fakturering sker med en betalningsfrist på 30 dagar. Fakturor skickas normalt med e-post. 12 procent ränta utgår från förfallodagen tills full betalning erhållits. Ränta under 50 kr debiteras dock inte. Krav 1 Har betalning inte influtit inom 40 dagar utgår ett första krav med texten: Efter kontroll har CISV Sweden funnit att din lokalförening fortfarande har obetalda fakturor. Vänligen betala in aktuell skuld snarast. Observera att ränta och kravavgift tillkommer vid utebliven betalning. Har betalning skett någon av de senaste dagarna kan du bortse från denna påminnelse. Krav 2 Har betalning inte influtit 20 dagar efter första kravet utgår ett andra krav med texten: Trots tidigare påminnelse är ovanstående fakturor fortfarande obetalda. Vi ber dig betala dem omgående för att undvika ytterligare åtgärder. Har betalning skett någon av de senaste dagarna kan du bortse från denna påminnelse. Vidare krav Har betalning inte influtit 10 dagar efter andra kravet kontaktas, när det gäller lokalföreningar, lokalföreningens styrelse, när det gäller aktiva medlemmar, medlemmen och i andra fall lämnas ärendet till inkasso. Kan vid kontakt med lokalförening eller medlem överenskommelse inte nås om betalning ska CISV Swedens styrelse informeras varvid CISV Swedens styrelse bör besluta om att ärendet lämnas till inkasso. Påminnelseavgift Krävs mer än en påminnelse utgår påminnelseavgift 50 kr. Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 10

11 Miljö- och rättvisepolicy för CISV Sweden Antagen av årsmöte 2004 CISV Swedens verksamhet ska präglas av ett miljötänkande. Det innebär att i val av mötesoch verksamhetslokaler samt arrangerande av möten och annan egen verksamhet ska följande iakttagas: Miljöbelastning för transport till och från mötet och verksamheten Användande av ekologiska och rättvisemärkta matvaror och produkter Möjlighet till återvinning av använt material Ek_riktlinjer_2.9_februari 2015.doc 11