Guide till föreningar som vill utveckla sin. gruppträning. gruppträningsguide

Transkript

1 Guide till föreningar som vill utveckla sin gruppträning gruppträningsguide

2 Varför denna guide? Antagligen håller din förening på att starta upp en gruppträningsverksamhet eller att utveckla er befintliga som ett led i förändringsresan Fokus Korpen. Vi hoppas att denna guide kan ge er pepp och stöd i utvecklingsarbetet! Använd materialet som en helhet, eller finn inspiration i valda delar MEDLEMMAR GEMENSKAP ENKELT DELTAGARE KRÅNGLIGT GLÄDJE ALLA ÄR VÄLKOMNA T Y D L I G T KVALITET OJÄMN KVALITET EJ TIDSENLIGT Gemenskap GEMENSKAP FOKUS KORPEN FÖRYNGRAD MÅLGRUPP RÄTT I TIDEN FÖRETAGS- IDROTT OTYDLIGT ALLA ÄR VÄLKOMNA GLÄDJE Bilden tillsammans med mål och vägval ligger som grund för Korpens gemensamma insatser och årliga verksamhetsinriktningar de närmaste fem åren. Gemensamma vägval det vi tillsammans ska fokusera Modernisera Vår gemensamma målbild 2018 beskriver Tydliggöra och ett nytt Utveckla och medlemskapet tillstånd där Stärka Korpen är marknadsföra vårt unika lokal kvalitetssäkra och medlemsbegreppet tydliga med vad vi är, vad vi gör erbjudande och samt hur samordna man enkelt närvaro Korpens blir medlem hos oss. extern kommunikation kärnverksamhet Vi har ännu fler ungdomar och arbetsplatser hos oss och de sportar och har kul med oss. Våra medlemmar är nöjda helt enkelt! Målbilden 2018 Innan ni påbörjar arbetet vill vi att du och dina föreningskompisar går vår enkla nätbaserade utbildning: Grön och skön grundutbildning i korpkunskap. På så vis får vi ökad samsyn om vad som är unikt med oss och vad vi tillsammans vill stå för. Det är ju vårt värdskap som är avgörande för hur väl våra medlemmar trivs hos oss! Du hittar utbildningen på har vi ett tydligt Korpen. Korpen är ett prisvärt alternativ för företagsidrott och annan vuxenidrott. Ett modernt motionserbjudande med bra kvalitet som också är attraktivt för ungdomar. Det ska vara enkelt att bli medlem och delta i Korpens verksamhet nära där människor bor och arbetar. Korpens erbjudande är tydligt och känt Fler ungdomar Fler arbetsplatser Deltagare i Korpens verksamhet är medlemmar Säkerställ att alla ledare i föreningen är Gröna och sköna utbildade i grundläggande korpkunskap! 2

3 Innehåll 1 Vad innebär kvalitet i Korpens gruppträning? 4 2 Gruppträning en historisk tillbakablick 5 3 Att starta upp gruppträning 6 Frågor att besvara innan uppstart Tio faktorer som är avgörande för en lyckad uppstart Rosersbergs IK startade upp gruppträning 4 Att utveckla och utvärdera gruppträning material från The Academy 8 Din roll som gruppträningsansvarig Årsplanering och rutiner Schemaläggning Mötesteknik Planeringsmodell för presentationer Uppföljningsteknik Kvalitetssäkring 5 Så här jobbar Korpen Linköping med sin gruppträning 20 6 Ledarrekrytering 3 goda exempel från verkligheten 22 7 Utbildning 24 8 Olycksfallsförsäkring 25 9 Söka pengar Korpen en del av svensk idrott 27 3

4 1 Vad innebär kvalitet i Korpens gruppträning? Sedan 2011 har vi på olika sätt fört ett samtal inom Korpen om vad kvalitet innebär för oss. Det har visat sig att uppfattningen skiljer sig åt beroende på synsätt och erfarenheter. Om vi ska kunna jobba mot målbilden 2018 behöver vi hitta ett gemensamt synsätt på kvalitet som även är anpassningsbart för varje unik förening. Vi har kommit fram till att det kanske inte handlar om att definiera vad hög kvalitet är det handlar snarare om att hitta rätt kvalitet för Korpen. För oss handlar det såklart om korpkvalitet! Ta reda på hur medlemmarna upplever träningen i er förening! Korpens föreningar har möjlighet att årligen genomföra en Nöjd Medlems Index NMI. Läs mer om hur du går tillväga på: Genom vårt erbjudande av prismedveten motionsidrott ska vi verka för att uppnå rätt kvalitet för oss. Korpkvalitet innebär att vi uppfyller våra medlemmars behov och förväntningar och att vi tillsammans med våra medlemmar kontinuerligt arbetar med att utveckla vår verksamhet. Vi gör det genom att fokusera på nyckelorden kompetens, enkelhet, tillgänglighet och tydlighet. 4

5 2Gruppträning en historisk tillbakablick För dig som gruppträningsansvarig kan det vara intressant att veta historien bakom det vi engagerar oss i antingen på fritiden eller som yrke. Gymnastik i grupp har utövats i Sverige i över hundra år och det var Per Henrik Ling, även kallad gymnastikens fader, som bröt denna mark i mitten på 1800-talet. På den tiden var gymnastiken i högsta grad elitinriktad. Det var först i kölvattnet av de olympiska spelen i Stockholm 1912 som intresset för gymnastik väcktes hos vanligt folk. På 1930-talet började gymnastiken bli allt mer folklig. Den militära prägeln försvann succesivt, gymnastiken anpassades efter olika åldrar och den kvinnliga gymnastiken blev mer mjukare och mer rytmisk. Per Henrik Ling (17 ska gymnastikens fa Växjö och studerade och Köpenhamn. H i Lund där han ocks Esaias Tegnér sena Ling skapade ett gym Ling hade i Köpen takt inte bara med ska tidens kända skalder intresse för gymnasti stikpedagogen Guts var stilbildare. Ling perna om både frisk till sina landsmän. hade botats genom re Ling blev också fä akademien Karlberg drillade militären i a År 1813 fick Ling kungligt uppdrag att grunda Gymnastiska Centr Under 2000-talet är det säker, effektiv och upplevelsebaserad träning som gäller. Det har blivit populärt med enkla, effektiva träningspass och personliga dansinspirerande pass. Större fokus sätts på funktionell träning, core och pilatesinspirande pass används i större utsträckning än tidigare. utbildning av gymnastiklärare. Skolan, som nu heter Gymnastik- (GIH), har genom åren också haft stor internationell betydelse. Per Henrik Ling ( ) the Creator of Swedish Gymnas Växjö and studied both in Lund, Uppsala and Copenhagen. He w in Lund where he also met Esaias Tegnér who later was appointed a bis In Copenhagen Ling came into contact not only with the Scandinavi also with the interest of physical training. A German teacher of gymna 1839) became the model. Ling wanted to introduce the knowledge about physiotherapy to his compatriots. Ling himself got a strong constitution th Ling was also a master of fencing at the Royal Military Academy of and in 1813 he got the royal incitament to start the College of Physical Throughout the years the school has been of great international importan Husmorsgymnastik På och 50-talen var det dags för husmorsgymnastiken att göra entré. Det var en kvinna vid namn Elly Löfstrand som 1942 startade upp det, hon är även mamma till dagens seniorgymnastik (1957) var det Korpens tur att göra entré med pensionärsgymnastik, även Gymnastikförbundet började bedriva denna verksamhet. Nu började gymnastik även synas i TV, främst genom programmet Träna med TV. Detta följdes av programmet Morgonspasset på 1970-talet som sändes i både radio och TV med syfte att få folk att röra på sig. Utbudet växet På 1980-talet började utbudet av olika gruppträningsformer att växa. Susanne Lanefelt dök upp i TV-rutorna och blev omåttligt populär. Begreppen lättgympa, medelgympa och intensivgympa gjorde det enklare för motionärerna att välja rätt intensitet. Aerobic, funk och boxinspirerade pass såg också dagens ljus. Utbudet fortsatte bara växa under 1990-talet och träningskonventen blev ett nytt fenomen. Träningsformer som step up, spinning, bodytoning och bodypump introducerades på den svenska marknaden. I slutet av 1990-talet kom även yoga, tai chi, chi-gong och andra lugna, östeuropeiska träningsformer att vinna mark. Reflektera! Per Henrik Ling ( ) Vater der schwedischen Gymnasti in Växjö und studierte danach in Lund, Uppsala und Kopenhage meister in Lund, wo er auch gute Freunde geworden ist mit Esaias Tegné Växjö wurde. Ling hatte in Kopenhagen nicht nur Kontakt mit dem Skandinavismus Dichter, sondern auch mit dem Interesse an Gymnastik das in der Zeit lie Der Deutsche Gymnastikpädagog GutsMuths ( ) wurde ein S das Wissen der beiden Bewegungen Gymnastik und Physiotherapie an s breiten. Seine eigenen Leiden hatte geheilt durch regelmäßiges Fechten. L meister bei der Militär Akademie Karlberg in Stockholm und wurde ein Verbesserung der Körperhaltung und die allgemeine körperliche Ausbild Im Jahre 1813 erhielt Ling der Königliche Auftrag ein Gymnastische C zu gründen. Die Schule, die jetz Hochschule für Sport- und Gesundheit heißt, hat im Laufe der Jahre auch eine große internationaler Bedeutung Hur har träningen utvecklats i er förening genom åren? Vad är relevant att lära av er historia och ta med sig in i framtiden? Källa: En historisk tillbakablick Gymmix baskurs deltagarmaterial. 5

6 3 Att starta gruppträning Ta er tid att fundera över följande frågeställningar innan ni startar upp gruppträning i er förening. Varför vill ni starta upp gruppträning i er förening? Det är inget självändamål att bedriva gruppträning, syftet och drivkraften behöver vara stark för att ni ska lyckas. Lägg ner tid på den här frågeställningen, det är här ni hämtar kraft under jobbiga stunder. Vilken är er målgrupp? Vem ska ni satsa på? Att vara till för alla är en härlig tanke men den är också omöjlig. För att få en populär grupp träningsverksamhet och lyckad marknadsföring måste ni veta vilka ni ska vända er mot. Vilken profil vill ni ha på er gruppträningsverksamhet? Vilket utbud ska ni fokusera på? Denna frågeställning hör givetvis ihop med målgruppen samt de resurser föreningen har, gällande både ekonomi och ledare. Hur kan ni optimalt hantera inkomstkällorna (fler medlemmar, högre värde per medlem och längre tid som medlem)? Hur kan ni optimalt hantera kostnadsområdena (kostnad för att rekrytera medlemmar, drift av verksamheten)? Hur mycket skall ni ta betalt? Tänk på att prisfilosofin anger vem du vill vara. Faktorer som är avgörande för en lyckad uppstart 1. Är marknaden tillräckligt intresserad av er valda verksamhetsidé för gruppträningen? Det är viktigt med en ordentlig omvärldsanalys. 2. Kvaliteten på verksamheten och kostnaderna i för hållande till omsättningen. 3. Lokalisering, tillgänglighet och synlighet: väljer du att etablera dig i bostadsområde, cityläge, inne i köpcentrum, industriområde, företagsby? Hur enkelt är det att nå din verksamhet, parkeringar/bussar/tåg/cykelbanor? 4. Tillgång till likvida medel dels kostar det att starta upp och sen krävs det uthållighet om det inte går som du tänkt dig. 5. Antal andra aktörer i ditt upptagningsområde. 6. Antalet invånare i ditt geografiska upptagningsområde. 7. Dina unikheter: kan dina potentiella medlemmar enkelt förstå varför de ska välja just din verksamhet? 8. Rätt paketering och prissättning. 9. Optimal organisation av verksamheten: attityd, kunskap, bemanning och arbetsbeskrivningar. 10. Tillräckligt stort fokus på marknadsföring och sälj. Tips Profilering är väldigt viktigt, instruktörerna är våra bästa reklampelare. På Korpens webshop finns korpenprofilerade kläder, gå in och titta på 6

7 Så här gör vi! Exempel från en förening Rosersberg IK Rosersbergs IK har en korpsektion och hösten 2011 startade de upp gruppträning. Maria Rosén som var drivande i den processen berättar här om deras resa. Efterfrågan gjorde att vi vågade satsa! Så många människor som hört av sig och vill träna på nära håll. Att kunna gå eller cykla upp till sitt träningspass underlättar för att ta sig iväg. Startsträckan blir kortare. Tre glada amatörer var vi som gick en intensiv och mycket rolig introduktionshelg i slutet av augusti i Korpen Stockholms läns regi. Vi satte ett datum för att våga leda och gjorde det! Ett antal timmar hoppandes på gräsmattan hemma blev det innan dagen till slut kom, och det gick bra. Var så klart jättenervös, men som sagt det gick bra, och jag ser fram emot nästa gång det är min tur att leda passet, till dess går jag gärna på mina två kollegors pass. Vi har tur som är tre som håller samma pass, då kan vi ge varandra ärlig och rak feedback. Dessutom kan vi hjälpas åt när det är dags att sätta ihop ett nytt pass längre fram och kanske finns det också möjlighet att våga satsa på ytterligare ett pass i veckan. Redan efter första passet kom förfrågan om vi tänker starta fler pass i veckan! Det tar jag som ett gott betyg. Reflektera! Hur vill ni att er gruppträningsverksamhet ska uppfattas av medlemmarna? Vilken känsla vill ni att era medlemmar ska få när de tränar hos er? 7

8 4 Att utveckla och utvärdera gruppträning Följande kapitel är ett utdrag ur The Academys utbildning för gruppträningsansvariga. Texten är främst skriven för den gruppträningsansvariga inom den privata sektorn, något du som läsare bör ha med dig. De enda justeringar som vi har gjort är vissa begreppsändringar för att den bättre ska passa den ideella sektorn. Gruppträningsansvarig Med noggranna förberedelser bör själva genomförandet bli en skön resa. Trots minutiösa förberedelser blir det dock inte alltid som man tänkt sig. Det viktigaste är att ni har förberett er så att ni kan vara närvarande under genomförandet. De problem och oförutsedda händelser som uppstår måste ni kunna ta tag i direkt. Det handlar om att skapa en upplevelse för deltagarna på plats. Din roll som gruppträningsansvarig är att: Sätta mål, vision och planering för träningsverksamheten. Bidra med inspiration, glädje och möjligheter för andra människor att känna sig framgångsrika. Skapa resultat som går i linje med verksamhetens övergripande mål och vision. Hålla i möten kontinuerligt. Kunna hålla presentationer på ett inspirerande och trovärdigt sätt. Sätta och göra schema för de olika terminerna. Göra pass- och arbetsbeskrivningar som följer träningsverksamhetens mål och vision. Arbeta med strategisk rekrytering. Kvalitetssäkring, uppföljningar och feedback av instruktörerna. Budget och statistik för träningsverksamheten. Grupp, individ och teamutveckling. Driva processer. Ledarskap och coaching. 8 Ett material från Copyright

9 Årsplanering och rutiner Syfte Framförhållning och struktur i arbetet som gruppträningsansvarig, planera för genomförandet av viktiga processer i syfte att skapa en välplanerad verksamhet där aktiviteter planeras i god tid innan genomförandet. Frigöra tid och arbeta strategiskt med god framförhållning. Bli mer flexibel och effektiv i arbetet. Struktur trygghet Framförhållning Tydlig strategi/inriktning lätt att motivera beslut och ge argument Sätta gränser och tydliga ramar Öka flexibilitet Ekonomi/Budget Effektivare verksamhet Innehåll Uppdragsgivare Rutiner Processer Planeringsverktyg För att verksamheten ska flyta krävs det planering och struktur av såväl återkommande som nya arbetsuppgifter. Ett bra sätt att skapa överblick över verksamheten är att ha ett system för rutiner och en tidsplanering för de återkommande processer som gruppträningen har. På så sätt blir förväntningar och rutiner tydliga för såväl gamla som nya instruktörer de kommer lättare in i organisationen och vet vad som förväntas av dem. Exempel på uppdragsgivare Föreningen/styrelsen inriktning, prioriteringar, ekonomi, statistik, verksamhetsutveckling m.m. Instruktörer möten, utbildningsdagar, uppföljningar, utvecklingssamtal m.m. Medlemmar schema, gästinstruktörer, medlemsaktiviteter, kampanjer m.m. Exempel på rutiner Statistik Felanmälning av redskap t ex headset Informationsflöde t ex veckobrev till instruktörer Rutiner kring teknisk utrustning samt underhåll Underhåll av cyklar, maskinpark, redskap Exempel på processer Schemaläggning Föreläsningar för medlemmarna Möten för instruktörerna Vidareutbildning av instruktörer Uppföljningsperioder Rekrytering Planeringsverktyg Årsbasis Veckobasis Dagligbasis Genom att planera verksamheten så skapar du en grundstruktur för de viktiga arbetsuppgifter som ingår i gruppträningsansvariges roll. Du får översikt över vad arbetet innehåller och undviker att hamna i situationer där du inte hinner med de rutiner/ processer som är viktiga för verksamheten. Planering och framförhållning är A och O för att lyckas med att arbeta mer strategiskt och långsiktigt. Saknar du struktur riskerar du att alltför ofta hamna i brandsläckarsituationer där du springer på allt som krävs just för stunden. Ett material från Copyright 9

10 Hur?! Börja med att identifiera de rutiner och huvudprocesser som verksamheten har idag. Planera grovt in när dessa ligger på din årsplan. Från din årsplan kan du sedan bryta ner varje process i steg och planera för dem på vecko- och/eller dagligbasis. Exempel Huvudprocess Schemaläggning 1. Prioriteringar för verksamheten body mind, seniorträning 2. Budget och lönsamhet för pass (hur många pass och när statistikanalys) 3. Inventering av instruktörskår önskemål, idéer, rekryteringsbehov 4. Rekrytering? 5. Skapa schemat 6. Tillsättning av instruktörer Tänkvärt Vilka rutiner har du idag? Är du nöjd med din struktur och planering? Om inte vad kan du göra åt det? Vilka återkommande rutiner/processer har verksamheten idag? Hur kan du skapa en mer tydlig och effektiv verksamhet för dig själv, instruktörerna och medlemmarna? Vad fungerar idag, vad fungerar mindre bra, hur vill du att det ska fungera i framtiden? Schemaläggning Syfte Medvetandegöra processen schemaläggning med syfte att göra den effektiv, verksamhetsbaserad, se styrkor och svagheter i befintligt schema och skapa strategi utifrån föreningen, instruktörerna och medlemmarna. Innehåll Processen schemaläggning Faktorer som påverkar Faktainsamling Balans i schemat Processen schemaläggning Ett balanserat schema som möter de behov våra uppdragsgivare har kräver ett medvetet och noggrant arbete. Föreningen har ett ekonomiskt perspektiv som bygger på budget och lönsamhetskrav. Vår instruktörskår har andra krav som bygger på individuella färdigheter och önskemål. Vår tredje uppdragsgivare medlemmen är den som i slutänden behöver bli nöjd eftersom medlemmen är den som gör vår verksamhet möjlig, som betalar våra löner och kostnader genom att köpa vår produkt. Schemaläggningen sker i en process där vi kan se olika steg. 1. Prioriteringar för verksamheten/strategi 2. Budget 3. Faktorer som styr schemaläggningen 4. Önskemål och inventering 5. Skapa schema 6. Eventuell rekrytering och tillsättning av schemat 10 Ett material från Copyright

11 Faktorer som påverkar lokaler, hur många salar målgrupp; privatpersoner, företag, skolor, åldersgrupper efterfrågan; statistikanalys, enkäter, erfarenheter instruktörstillgång utrustning, (vilken utrustning finns för de olika passen) ekonomi (licenser, hur många pass, resurser) öppettider Faktainsamling Du behöver mycket fakta som beslutsunderlag när du skapar ditt schema. Ju mer du vet om verksamheten desto fler argument skapar du för behövliga förändringar av schemat. Du tar mindre risker om du undersöker och samlar in fakta detta sparar även tid i beslutsprocessen och skapar i sig en handlingsplan framåt t ex vad du behöver göra för inköp, nyrekryteringar, vilka utbildningar som behövs etc. Exempel på frågeställningar i faktainsamlingen kan vara; Deltagarflöde var ligger anläggningen, hur ser deltagarflödet ut idag, kan vi skapa ett jämnare deltagarflöde? Trender i branschen vad behöver vi utveckla? Vad har fungerat, vad har fungerat mindre bra? Statistikanalys. Omvärldsanalys hur ser konkurrensen ut på orten? Vilka rekryteringskanaler har vi för nya instruktörer, nya medlemmar? Hur ser vår marknadsföring ut idag, vad har den gett? Nyheter som följer branschens utveckling och skapar nya behov nya målgrupper och variation för befintliga medlemmar. Låga trösklar för nya medlemmar baspass på attraktiva tider. Tydliga passbeskrivningar mot medlemmar och instruktörer. Specialpass som extra krydda till schemat t ex danspass, pilates etc. Skapa schema När du gjort de viktiga stegen i processen kommer du till själva schemaläggningen. Du behöver göra en analys av hur det fungerat, addera din faktainsamling och börja skapa schemat. 1. Identifiera vilka pass som fungerar och låt dem vara kvar. 2. Identifiera vilka som inte fungerar och plocka bort. 3. Flytta ev. ett självgående pass till mindre attraktiv tid till förmån för ett pass som behöver marknadsföras (t ex nyhet). 4. Se över balansen mellan baspass, totalpass och specialpass. 5. Se över balansen av typer av pass. 6. På tider där många vill träna lägg pass som attraherar en bred målgrupp. 7. Addera nyheter (t ex pilates). 8. Synkronisera med instruktörstillgång/önskemål. 9. Uppstår behov av nyrekrytering och/eller investeringar i redskap. Balans i schemat Ett balanserat schema bygger på att vi tillfredsställer olika behov hos våra medlemmar och skapar nya behov hos våra medlemmar. Vi behöver ha en mix på schemat där alla medlemmar kan hitta något för dem genom att vi har: Lagom antal pass som möjliggör spridning över tider och inriktning. Fördelning och inriktning på passen. Balans mellan olika nivåer på passen. Ett material från Copyright 11

12 Tänkvärt Hur ser schemat ut idag? Finns möjlighet för nya medlemmar att komma in i verksamheten? Hur ligger passen fördelade på inriktning samt nivå? Vad finns på schemat som främjar nyrekrytering av medlemmar? Vilka argument för lönsamhet finns för att satsa på utveckling av utbudet? Vad fungerar idag, vad fungerar mindre bra, hur vill du att det fungerar i framtiden? Planering för schema Budget: Salar/tider: Verksamhetsprioriteringar: Typer av pass/antal: Nyheter: Önskemål: Behov redskap/rekrytering: Mötesteknik Syfte Att skapa en tydlig mötesstruktur med bra informationsflöde och relevant innehåll. Innehåll Mötesstruktur Innehåll Informationsflöde Förberedelse Uppföljning Mötesstruktur I syfte att skapa ett väl fungerande informationsflöde behöver vi ha möten i föreningen där ledarna samlas och får likriktad information. Inte sällan konkurrerar dessa möten med en rad andra faktorer i mötesdeltagarnas liv. Familj, heltidsarbeten, sociala skäl mm är sådant vi behöver ta hänsyn till då vi skapar vår mötesstruktur. En grundregel är att ha färre möten med relevant innehåll där de kallade känner att det känns meningsfullt och viktigt att närvara. Möten som hålls ofta där deltagarna kanske behöver offra värdefull tid tenderar att bli ointressanta och syftet med mötet går förlorat då bara ett fåtal av de kallade dyker upp. Frågeställningar som hjälper dig att skapa en bra mötesstruktur kan vara: Hur ofta? Ett stort uppstartsmöte inför varje termin/schemaperiod är en realistisk målsättning för en normalstor förening. Mötet behöver innehålla en mix av information, kompetensutveckling (kanske en föreläsning) och social samvaro för att främja grupputvecklingen och vi-känslan. Småmöten? Mindre möten där en specifik grupp är kallade för att få information/utbildning/lösa problem inom sitt område. Till exempel cykelinstruktörer som arbetar fram en passbeskriving och kör ett pass tillsammans med 12 Ett material från Copyright

13 Vilka bör vara med? Respektera att alla inte behöver vara med på alla möten. Utgå ifrån syftet med mötet och kalla de som behöver vara delaktiga. Information kan spridas till övriga via mail och de som deltar känner att det är fokus på deras område vilket gör det intressant att närvara. Sociala möten Möten där huvudsyftet är att umgås tillsammans. Ta gärna hjälp av olika personer för att sätta innehållet i dessa träffar. Vi har alla olika uppfattning om vad som är en trevlig samvaro och vi har också olika behov av att vara med i dessa sammanhang. Medvetandegör mötesstrukturen! Låt samtliga få veta hur mötesstrukturen ser ut på anläggningen och vilka möten de förväntas delta i. Skriv gärna in i samarbetsavtalet att t ex ett uppstartsmöte per termin är obligatoriska. Innehåll Var noga med att tänka igenom syfte/mål med mötet och skriv ner detta i en inbjudan till de kallade. I inbjudan bör det tydligt framgå: Vilka som är kallade Syfte Tidsram (tid, plats, hur långt) Vilka förberedelser behöver deltagarna göra Evenetuellt förberedelsematerial skall finnas med Information som är av mer kort natur kan kommuniceras via t ex en anslagstavla återigen är det viktigt att säkerställa att alla känner till att de förväntas titta på tavlan då de kommer till anläggningen. Information som är mer övergripande och rör verksamheten i stort kommuniceras med fördel på t ex uppstartsmöten där alla är samlade. Tänkvärt Behöver alla all information? Ett för stort informationsflöde tenderar tyvärr att bli ointressant och viktig info kan gå förlorad. Förberedelse Oavsett mötets innehåll är förberedelsen din viktigaste del! Utmaningar inför ett möte kan exempelvis vara att skapa: hög närvaro effektivitet intresse en röd tråd tidsram högt engagemang bra möteslokal, hjälpmedel aktiviteter inbjudan, förberedelsematerial Se till att planera och förbered i god tid! Att nå en punkt där intresset att vara med på kommande möten blir ett måste för deltagarna själva är en härlig känsla. Informationsflöde För att information ska nå mottagaren bör föreningen ha en tydlig struktur även för informationsflöde. Viktigt är att alla känner till vilken information de förväntas ta till sig och var/hur de kan få denna! Ett system för löpande information kan vara ett veckobrev som skickas ut via mail glöm dock inte att kontrollera att alla tycker det är OK med info via mail och om inte vilket alternativ finns då (t ex postfack). Ett material från Copyright 13

14 Uppföljning Att vara med på ett möte där beslut fattas, problem diskuteras eller löses utan att det följs upp är lika med döden för nästa möte. Kommunicera ut resultatet av mötet, tacka deltagarna, medvetandegör ev. handlingsplaner och beslut som skall genomföras och vem/vilka som är ansvariga. Till exempel genom veckobrev eller protokoll. Tänkvärt Vilka möten hålls idag inom gruppträningen/ föreningen? Är de välbesökta? Vem ansvarar för mötena måste det alltid vara samma person som är sammankallande. Behöver alla vara med på alla möten? Finns det en tydlig strategi för informationsflödet idag? Vilka olika informationskanaler finns? Känner alla till var och vilken information som sprids? Hur kan du skapa en känsla av mervärde på mötena? Hur skapa en känsla av att inte vilja missa ett möte? Vad fungerar idag, vad fungerar mindre bra, hur skulle du vilja att det fungerade i framtiden? Planeringsmall för presentationer Syfte/mål med mötet Målgrupp/deltagare Inledning Innehåll Summering Avslut Uppföljningsteknik Syfte Öka medvetenheten över hur, vad och varför vi arbetar med uppföljning i vår verksamhet. Även hitta nya infallsvinklar att arbeta med uppföljningar för att utveckla instruktören. Innehåll Syfte och grundidé med uppföljningar? Vad är viktigt när vi gör uppföljningar? Vilken roll har du som uppföljare? Vad är viktigt att ta hänsyn till när vi arbetar med uppföljningar? Tillvägagångssätt (innan, under och efter uppföljning). Uppföljningsschema. Uppföljningsunderlaget. Vad kan vara utmanande i uppföljningar? Att själv fylla på med energi och kunskap. Praktisk träning i att göra uppföljningar med feedback. För att kontinuerligt vara uppdaterad och fokuserad på rätt saker är det viktigt att vi som gruppträningsansvariga har en nutidsbaserad uppfattning över verksamheten. Genom att kontinuerligt arbeta med uppföljningar hjälper vi till att bibehålla, utveckla och höja kvalitén hos instruktörerna. Och även snabbt kunna göra en punktinsats om det krävs. Uppföljningen är även till för att du som ansvarig ska kunna skapa dig en uppfattning om utbildningsbehovet, bygga teamkänsla och förtroende i gruppen. Att arbeta med uppföljningar handlar mycket om att skapa relationer och kommunikation, att nå ut och få andra människor att öppna upp för feedback och möjligheter till förändring! 14 Ett material från Copyright

15 Syfte med uppföljningen 1. Föreningens styrelse vet hur statusen är på grupp träningen, helt enkelt kunna svara på frågan hur gruppträningen utvecklas/går i föreningen. 2. Den gruppträningsansvariga får information om hur det ser ut på golvet, som sedan kan användas till schemaläggning, utbildning, rekrytering. Har och skapar bra kontakt med gruppen. 3. Medlemmen får en kvalitetssäkring på träningen, vi håller vad vi lovar. 4. Instruktören får hjälp till utveckling, stöd och råd i sin roll. Vilken roll har du som gör uppföljningar? Du som uppföljare representerar föreningen. Medlemmen ser att föreningen jobbar med kvalitetssäkring, detta skapar förtroende hos medlemmarna. Instruktören känner sig behövd, sedd och viktig i sitt arbete. Vad är viktigt när vi gör uppföljningar? Att du som grupträningsansvarig är förberedd samt har en plan över vilka instruktörer som ska prioriteras och varför? Sätt ramen för vad du vill få ut av en uppföljningsperiod, vad ska det leda till? Ha gärna ett mål, beroende på var ni befinner er som förening inom instruktörskvalitet. Tillvägagångssätt Innan Under Efter uppföljning Innan uppföljningen Skapa en bra start för dig och instruktörerna genom att skicka ut ett frågeunderlag där du kan skapa dig en uppfattning över vad de själva tycker att de befinner sig samt vad de vill utveckla/förbättra och varför. Då har du lättare att göra en uppskattning över hur stort arbetet kan bli. Helt enkelt lär känna dina instruktörer samt att de kommer ha lättare att ta emot feedback. Att du själv som gruppträningsansvarig är säker på uppföljningsunderlaget så att du kan släppa fokus på dig själv och underlaget när du ger feedback till instruktören. Planera väl och se till att göra ett uppföljningsschema, hur många och vilken period är den bästa att arbeta med uppföljningar. Informera och ge förutsättningarna till instruktörerna över vad du kommer att bedöma och varför du är där. Skicka/dela ut och gå igenom uppföljningsunderlaget innan uppföljningen för att de ska bli insatta. Detta gör att de lättare kan ta till sig feedbacken. Informera instruktörerna, medlemmarna och föreningen/styrelsen när du kommer att göra upp följningar. Skapar ofta en positiv och förväntans full atmosfär. Berätta för instruktörerna vad ni vill att uppföljningsperioden ska leda till, vad som är syftet och målet. Kolla av om du kan/ska ge feedback direkt efter passet eller om ni ska boka en annan dag, kan vara skönt att ha de gjort innan passet. Praktiskt hur görs en uppföljning? Med hjälp av uppföljningsunderlaget och vid behov med videokamera för att konkret kunna hjälpa instruktören i att se teknik, kommunikation m.m. Sitt längst bak i salen där du inte tar någon uppmärksamhet från instruktören. Se till att instruktören på ett positivt sätt berättar varför du är i salen. Sätt igång med uppföljningen, följ underlaget och gör stödanteckningar. Direkt efter passet, ge instruktören bekräftelse. Ge feedback eller stäm av den bokade tiden för feedbacken. Vad tittar vi på? Uppföljningsunderlaget (se sid 17). Uppföljningsunderlaget är uppdelat i huvudgrupper vilket gör att det går att applicera på flera typer av pass. Ett material från Copyright 15