Tjänsteskrivelse. Verksamhetsplaner för 2015

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Söder 1 (5) Datum Vår referens Jenny Ahlm Controller Jenny.Ahlm@malmo.se Tjänsteskrivelse Verksamhetsplaner för 2015 SOFS Sammanfattning har tagit fram verksamhetsplaner för 2015 som svar på Nämndsbudget Verksamhetsplanerna innehåller bland annat avdelningarnas åtaganden för 2015 kopplat till nämndens mål och till andra politiska styrdokument. Verksamhetsplanerna beslutas av respektive avdelningschef och går till nämnden för information. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att lägga informationen till handlingarna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse SoN Söder Verksamhetsplaner för 2015 Verksamhetsplan avdelning för individ- och familjeomsorg Verksamhetsplan avdelning vård och omsorg Verksamhetsplan avdelning för områdesutveckling Verksamhetsplan staben Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Söder Ärendet Kommunfullmäktige fastslår varje år budgeten för Malmö stad och beslutar samtidigt om de övergripande målen för kommunen. Därefter tar stadsområdesnämnden fram Nämndsbudget, ett dokument som innehåller nämndsmål och resursfördelning för stadsområdesförvaltningens verksamheter. Som ett svar på nämndsbudgeten tar förvaltningens avdelningar fram verksamhetsplaner som berättar hur man kommer att arbeta för att uppnå målen. I varje avdelnings verksamhetsplan bryts nämndsmålen ned i åtaganden och mått. Åtagandena uttrycker vad avdelningen åtar sig att uppnå i förhållande till kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen. Måtten anger på vilket sätt åtagandena ska följas upp. Samtliga avdelningars åtaganden beskriver på vilket sätt förvaltningen ska arbeta mot målen. Kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen är bara en del av de styrsignaler som verksamheten måste förhålla sig till. Andra exempel är lagstiftning, författningar, planer, handlingsprogram och riktlinjer. Verksamheten kan därför behöva ta fram kompletterande åtaganden som inte är kopplade till nämndsmålen och samtliga åtaganden samlas i avdelningarnas planering. I verk- SIGNERAD

2 samhetsplanerna beskrivs även det systematiska kvalitetsarbete som ska bedrivas under året. Verksamhetsplanerna beslutas av respektive avdelningschef och går till nämnden för information. 2 (5) Avdelningen för individ- och familjeomsorg, avdelningen för områdesutveckling och avdelningen för vård och omsorg har tagit fram varsin plan. Staben har tagit fram en gemensam plan för HR-avdelningen, ekonomiavdelningen och kommunikationsavdelningen. I tabellen nedan finns de åtaganden och mått som stadsområdesförvaltningen satt utifrån nämndsmålen. Målområde Nämndsmål Indikator Åtagande Mått 1 Stadsområdesnämnd Söder ska utveckla en bra dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i samverkan med Resultat av brukarundersökningar inom nämndens ansvarsområde avseende inflytande och Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att fortsätta kvalitetsutvecklingen av innehållet i genomförandeplaner Brukarnas (kvinnors och mäns) upplevelse av inflytande och delaktighet i brukarundersökningen nämnder, myndigheter och delaktighet Avdelningen för vård och omsorg Brukarnas (kvinnors och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet Antal medborgarförslag åtar sig att öka brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplan mäns) upplevelse av inflytande och delaktighet i brukarundersökningen 2 Fler kvinnor och män i stadsområde Söder ska bli självförsörjande Andelen kvinnor och män, med egen försörjning (förvärvsfrekvens) Antal hushåll med försörjningsstöd Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, där det är relevant att arbeta utifrån en genomförandeplan, upprätta en sådan tillsammans med klienten inom två månader från nybesöket Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionen för vuxna (missbruk) och som leder till insats, upprätta en vårdplan tillsammans med klienten Avdelning för områdesutveckling åtar sig att erbjuda utbildning i medborgardialog för politiker och tjänstemän Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att arbeta aktivt för att antalet kvinnor och män med försörjningsstöd som blir självförsörjande, ska öka Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att öka samverkan med Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen genom att öka antalet trepartssamtal med dessa aktörer Avdelning för områdesutveckling åtar sig att fortsätta arbetet på Framtidens Hus på Lindängen Förekomst av genomförandeplan i nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, som är upprättad inom två månader från nybesöket Förekomst av vårdplan i nya ärenden (missbruk) inom sektionen för vuxna Genomförd utbildning och antal deltagare Antal hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande Andel hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande Antal hushåll med försörjningsstöd som avslutats till arbete eller studier Andel hushåll med försörjningsstöd som avslutats till arbete eller studier Antal genomförda trepartssamtal tillsammans med Jobb Malmö Antal genomförda trepartssamtal tillsammans med Arbetsförmedlingen Antal personer i försörjningsstöd som blir självförsörjande genom arbete eller studier

3 Målområde Nämndsmål Indikator Åtagande Mått 3 Stadsområdesnämnden ska främja goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar, beakta barnets bästa i beslutsfattande Andelen flickor och pojkar inom stadsområdesnämndens fritidsverksamhet som anser sig Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att säkerställa att avdelningens barnsekreterare har samtal med placerade samt möjliggöra barn och ungas delaktighet vara delaktiga och ha inflytande barn, två gånger per halvår Avdelningen för individ- och år och inflytande Andel flickor och pojkar som varit dokumenterat delaktiga i ärenden som berör dem (slumpmässigt urval) familjeomsorg åtar sig att säkerställa, att för alla hushåll i vilka det finns barn och som ansöker om boende, skall barnens behov vara beaktade vid erbjudande om 4 Alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt fördelade utifrån behov 5 Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Söder ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet Jämställdhetsanalyser och genomförda åtgärder Andel kvinnor och män anställda inom nämndens verksamhetsområden som genomgått utbildning i normkritik och genus Resultat av brukarundersökningen inom ordinärt boende Resultat av brukarundersökningen inom särskilt boende boende åtar sig att anordna utbildning i jämnställdhetsanalys åtar sig att fortsätta att göra jämställdhetsanalyser åtar sig att erbjuda anställda kvinnor och män utbildning i normkritik och genus Kommunikationsavdelningen åtar sig att gå igenom tryckt material utifrån antidiskrimineringschecklistan Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att öka brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplan Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att genom brukarintervjuer kartlägga trygghetsbegreppet ur brukarnas, kvinnors och mäns, perspektiv Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att genomföra en brukarundersökning med de flickor, pojkar, kvinnor och män som erhållit insatser från avdelningens egen öppenvård Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, där det är relevant att arbeta utifrån en genomförandeplan, upprätta en sådan tillsammans med klienten inom två månader från nybesöket Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionen för vuxna (missbruk) och som leder till insats, upprätta en vårdplan tillsammans med klienten Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden på sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn och som rör ansökan om boende, upprätta en genomförandeplan tillsammans med klienten Andel placerade barn som haft samtal med barnsekreterare två gånger per halvår under innevarande Att barnens behov är dokumenterade i ärendet Genomförd utbildning Genomförda åtgärder efter jämställdhetsanalyser Andelen anställda kvinnor och män som genomgått utbildning i normkritik och genus Att en utvärdering och rapport utifrån antidiskrimineringschecklistan på tryckt material genomförts Brukarnas (kvinnors och mäns) upplevelse av inflytande och trygghet i brukarundersökningen Antal intervjuer Genomförd brukarundersökning Förekomst av genomförandeplan i nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, som är upprättad inom två månader från nybesöket Förekomst av vårdplan i nya ärenden (missbruk) inom sektionen för vuxna Förekomst av genomförandeplan i ärenden med insats Boende 3 (5)

4 Målområde Nämndsmål Indikator Åtagande Mått 6 Stadsområdesnämnd Söder ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet 7 Stadsområdesnämnd Söder ska i samverkan med andra utveckla fritid och kultur för kvinnor och män, flickor och pojkar i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter 8 Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Söder, ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö 8 Nämnden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö Upplevd trygghet hos kvinnor och män i Malmös områdesundersökning (MOMS) Fallolyckor bland kvinnor och män 75 år och äldre i hemmet Antal anmälda hatbrott i stadsområde Söder Antal våldsutsatta kvinnor och män som söker stöd och hjälp av individoch familjeomsorgen Könsuppdelad besöksstatistik Åldersuppdelad besöksstatistik Förekomst av samarbetsformer med föreningar och andra delar av civilsamhället kring mötesplatserna Antal kvinnor och män, flickor och pojkar som är hemlösa av sociala orsaker Antal kvinnor och män, flickor och pojkar som är hemlösa av strukturella orsaker Andelen ekologiskt och etiskt certifierade inköp Kommunikationsavdelningen åtar sig att ta fram ett grafiskt uttryck tillsammans med övriga stadsområdesförvaltningar för individ- och familjeomsorgen Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att inom del av hemtjänsten genomföra läkemedelsgenomgång Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att implementera riktlinjer för fallprevention inom delar av hemtjänsten Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att utbilda personal i riskbedömningsinstrumentet FREDA Avdelning för områdesutveckling åtar sig att förse verksamheter inom avdelningen med relevant information gällande kommungemensamma verksamheter inom SRF Avdelningen för områdesutveckling åtar sig att i mindre skala fortsätta med riktade insatser i samarbetet med kulturinstitutioner och fria aktörer för att öka tillgång till kulturen på Lindängen Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att arbeta för att öka antalet kvinnor och män som får förstahandskontrakt till de lägenheter som stadsområdet blivit tilldelade från lägenhetsenheten Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att säkerställa, att för alla hushåll i vilka det finns barn och som ansöker om boende, skall barnens behov vara beaktade vid erbjudande om boende Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden på sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn och som rör ansökan om boende, upprätta en genomförandeplan tillsammans med klienten Avdelningen för områdesutveckling åtar sig att fortsätta arbeta i samverkan med övriga förvaltningar, fastighetsägare och byggföretag för att skapa ett tryggt och attraktivt Lindängen centrum åtar sig att minska antalet tjänsteresor med taxi i jämförelse med 2014 En sammanställning av grafiskt material producerat för individ- och familjeomsorgen i Stadsområdesförvaltning Söder Statistikjämförelse före och efter genomgång Statistikjämförelse före och efter implementering Genomförd utbildning Information genomförd på verksamhetsmöte/apt i alla verksamheter Antal insatser Antal övertag av lägenhetskontrakt Att barnens behov är dokumenterade i ärendet Förekomst av genomförandeplan i ärenden med insats Boende Beskrivning av arbetet kring Lindängen i samverkan med övriga aktörer Antalet tjänsteresor med taxi 4 (5)

5 Målområde Nämndsmål Indikator Åtagande Mått 9 Stadsområdesnämnd Söder ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar av livsmedel som görs av verksamheten Andel timmar som utförs av timavlönade kvinnor och män Frisknärvaro Sjukfrånvaro Andel heltidstjänster Andel ofrivilligt deltidsanställda kvinnor och män Ansvariga Eva Stener, avdelningschef för individ- och familjeomsorgen Helen Hansson, avdelningschef för vård och omsorg Anna-Carin Mårtensson, enhetschef för områdesutveckling Christian Hagård, enhetschef för områdesutveckling Christer Eriksson, ekonomichef Katja Ligneman, kommunikationschef Annika Andersson, HR-chef åtar sig att öka andelen inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor i jämförelse med 2014 åtar sig att aktivt arbeta för att frisknärvaron ska uppgå till minst 93 procent för förvaltningens anställda kvinnor och män åtar sig att aktivt arbeta för att andelen arbetade timmar som utförs av månadsavlönade kvinnor och män i förvaltningens verksamheter uppgår till minst 90 procent åtar sig att aktivt arbeta för att säkerställa att det vid samtliga annonserade tillsvidaretjänster erbjuds heltid eller önskad tjänstgöringsgrad åtar sig att aktivt arbeta för att alla tillsvidareanställda medarbetare (kvinnor och män) som anmäler önskemål om högre sysselsättningsgrad får sina behov tillgodosedda inom sex månader HR-avdelningen åtar sig att erbjuda förvaltningens chefer utbildning i Adato, rehabiliteringsprocessen och förebyggande arbete för att öka frisknärvaron Andelen inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor Frisknärvaron fördelad på kvinnor och män Andelen timmar som utförs av timavlönade kvinnor och män Andelen annonser där det framgår heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Andelen tillsvidareanställda kvinnor och män som fått sitt önskemål tillgodosett inom sex månader Andel chefer (kvinnor och män) som genomgått utbildning 5 (5)

6 VerksamhetsPLaN Avdelningen för individ- och familjeomsorg Stadsområdesförvaltning Söder 2015 Foto: Istockphoto.com

7 1 Inledning Kommunfullmäktige fastslår varje år budgeten för Malmö stad och beslutar samtidigt om de övergripande målen för kommunen. Därefter tar stadsområdesnämnden fram Nämndsbudget, ett dokument som innehåller nämndsmål och resursfördelning för stadsområdesförvaltningens verksamheter. Som ett svar på nämndsbudgeten tar förvaltningens avdelningar fram verksamhetsplaner som berättar hur man kommer att arbeta för att uppnå målen. Malmö stad använder sig av en målkedja som består av kommunfullmäktigemål och nämndsmål som omsätts i åtaganden och aktiviteter. För varje moment i målkedjan konkretiseras vad som ska utföras. Arbetet med att uppnå intentionerna i mål och åtaganden sker genom de aktiviteter som genomförs i verksamheten. Verksamhetsplanerna är ingen politisk produkt utan förvaltningens budskap till stadsområdesnämnden och till de egna medarbetarna om hur man planerar att arbeta. När verksamhetsplanerna är klara svarar chefer på åtagandena genom att tillsammans med sina medarbetare planera, genomföra och följa upp olika aktiviteter. Aktiviteterna samlas i enhetens eller sektionens arbetsplan. Kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen är bara en del av de styrsignaler som verksamheten måste förhålla sig till. Andra exempel är lagstiftning, författningar, planer, handlingsprogram och riktlinjer. Verksamheten kan därför behöva ta fram kompletterande åtaganden som inte är kopplade till nämndsmålen. Det kan exempelvis handla om åtaganden kopplade till styrdokument eller åtaganden för stödfunktioner i förvaltningen. I verksamhetsplanen beskrivs även det systematiska kvalitetsarbete som ska bedrivas under året. Kvalitetsarbetet baseras på identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyner, analyser, synpunkter och avvikelser. Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 2(15)

8 2 Planering av verksamheten 2.1 Omvärld Befolkningsutveckling Antal invånare i stadsområde Söder 2015 fördelat på ålder Förändring 2015 Ålder Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Förändringar på nationell, regional och lokal nivå Ny lagstiftning avseende familjehem Den 1 juli 2015 planeras en ny lagstiftning avseende skärpta krav på familjehems- och jourhemsplaceringar träda i kraft. Effekter av detta är att utredningsförfarandet och godkännandet av familjehem och jourhem kan komma att bli mer omfattande samt att det ställs nya krav på tilltänkta familjehem och jourhem i form av obligatorisk utbildning. Svårigheter att rekrytera inom vissa yrkesgrupper Både på nationell och europeisk nivå har det under flera år funnits svårigheter avseende att rekrytera och behålla erfarna socialsekreterare inom barn- och ungdomsvård. Detta har inte förändrats nämnvärt utan är alltjämt aktuellt. Situationen får konsekvenser för de barn och familjer som kommer i kontakt med individ- och familjeomsorgen men också för de enskilda socialsekreterarna. Ökande flyktingströmmar Ökande flyktingströmmar till Sverige och Malmö innebär att den lokala befolkningsökningen kan påverkas under flera år framöver. Enligt Migrationsverket måste samhället bereda sig på att ta emot mellan och personer bara under Stadsområdesförvaltning Söder kommer behöva hantera dessa ökade behov, inte enbart avseende försörjning och bostäder, utan också vad gäller stöd- och behandlingsinsatser samt boendelösningar och ett socialt omhändertagande av ensamkommande barn. Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 3(15)

9 2.2 Resurser Lokaler Avdelningen för individ- och familjeomsorg har tillgång till cirka 160 lägenheter. Behovet av ytterligare lägenheter kommer sannolikt att öka parallellt med den stadiga befolkningsökningen. Individ- och familjeomsorgen har även ansvaret för 3 sociala boenden med sammanlagt 17 platser. Sedan länge finns långtgående planer på ytterligare ett socialt boende i stadsområdet. Behovet är mycket stort men planeringen har hittills inte kunnat realiseras. har även en beställning hos LiMa (Lokal i Malmö) gällande en lämplig lokal för socialt boende för missbrukare. Denna beställning har ännu inte resulterat i något erbjudande Personal och kompetens Avdelningen för Individ- och familjeomsorg består av 215 medarbetare. Avdelningen är indelad i två enheter med fokus på barn och familj respektive vuxna. 87 procent av avdelningens medarbetare är kvinnor och 13 procent är män. Avdelningens första linjens chefer har i genomsnitt 16,5 medarbetare. Planering pågår för att dela nuvarande enheten för vuxna i 2 enheter med inriktning ekonomiskt bistånd respektive boende och missbruk. En av förvaltningens målsättningar är att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare och en av utmaningarna för förvaltningen är att säkerställa att dess medarbetare har tillräcklig kompetens för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Inom avdelningen för individ- och familjeomsorg innebär en majoritet av tjänsterna myndighetsutövning vilket ställer höga krav på medarbetarnas kompetens. Det har under de senaste åren varit särskilt svårt att rekrytera erfarna medarbetare till enheten för barn och familj och dess utredningssektioner. Dessa rekryteringssvårigheter kan man dock se även på regional och nationell nivå. 2.3 Utveckling Utvecklingsområden Lean och det systematiska kvalitetsarbetet inom avdelningen för individ- och familjeomsorg Individ- och familjeomsorgen har sedan 2012 drivit ett utvecklingsarbete avseende implementering av Lean i hela organisationen. Satsningen är genomförd med hjälp av konsulter och 2015 är det sista året som avdelningen planerar att ta hjälp utifrån. Från och med 2016 ska Lean-arbetet stå på egna ben och vidare utveckling samt utbildning av nya medarbetare behöver hanteras inom verksamheten. Detta ställer stora krav på planeringen av innevarande år, så att avdelningen säkert har den kompetens och struktur som behövs för att kunna driva arbetet själv från och med Under 2015 behöver individ- och familjeomsorgen arbeta vidare med att få delarna i kvalitetsledningssystemet på plats. Det innebär primärt att fastställa de kvarvarande arbetsprocesserna, utveckla arbetet med interna och externa tvärprocesser samt ta fram rutiner för hur beslutade förbättringsåtgärder ska återföras in i verksamhetens arbete. Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 4(15)

10 Arbete med våld i nära relationer Avdelningen för individ- och familjeomsorg har en speciellt riktad tjänst som ska medföra att kvaliteten i arbetet med våldsutsatta personer förbättras. Medarbetaren som innehar tjänsten ska arbeta som samordnare i dessa ärenden och därmed underlätta för alla inblandade tjänstemän men också för sökanden. Under året kommer ett utvecklingsarbete att bedrivas och externa medel är sökta för detta ändamål. Bland annat ska process och rutiner för arbetet upprättas Samarbeten internt och externt Samarbete med Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen I Framtidens hus på Lindängen, bedriver individ- och familjeomsorgen verksamhet inom området ekonomiskt bistånd, det så kallade Områdesteamet. En av strategierna i detta arbete är att arbeta tätt tillsammans med Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen för att kunna förkorta vägen från att en kvinna eller man ansöker, till upprättad planering för självförsörjning. Rent konkret så är de olika verksamheterna samlokaliserade i Framtidens hus, vilket innebär att de faktiska avstånden mellan verksamheterna är minimalt och i sin tur medför bättre samverkansmöjligheter. Hittills har detta samarbete kunnat realiseras inom ramen för områdessatsningen på Lindängen. De medel som anslagits för denna satsning upphör under innevarande år, vilket medför att verksamheterna behöver hitta alternativa vägar till finansiering om det nuvarande konceptet ska kunna drivas vidare. Samarbete med Region Skåne Sektionerna för ekonomiskt bistånd (specifikt Team unga vuxna) och Fosietorp vårdcentral har ett samarbetsprojekt som blivit beviljat medel från Finsam under tre år. Syftet med projektet är att utarbeta en metod som efter framtagandet ska implementeras i ordinarie verksamhet. Tanken är att IOF ska fånga upp ungdomar som uppbär försörjningsstöd och vid behov kunna erbjuda kontakt med Fosietorp vårdcentral i de fall där den sökande har psykisk eller fysisk ohälsa. Samarbetet kommer att fortsätta under Individ- och familjeomsorgen i Malmö stad har utarbetat en lokal överenskommelse som rör arbetet med psykisk ohälsa hos barn och vuxna. I stadsområde Söder kommer IOF tillsammans med en vårdcentral, BUP samt grundskola och förskola, träffas och utarbeta lokala rutiner för ett samarbete kring målgruppen. Samarbete med Utbildningsförvaltningarna Avdelningen för individ- och familjeomsorg har under lång tid haft regelbundna träffar med representanter från skolorna i stadsområdet, med avsikten att på ett bra sätt kunna samverka kring de barn och ungdomar som blir föremål för insatser från IOF. När stadsdelarna slogs samman och skolverksamheten flyttades från stadsområdesförvaltningen, upphörde träffarna helt. Med början 2015 ska detta samarbete byggas upp på nytt och tillsammans kommer verksamheterna bland annat diskutera gemensamma rutiner och hur information kan spridas till berörda tjänstemän (exepelvis hur anmälningsförfarandet till socialtjänsten ska se ut). Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 5(15)

11 3 Mål och åtaganden I detta kapitel är verksamhetens åtaganden samlade. Det är åtaganden till nämndsmål, verksamhetsspecifika mål samt andra styrdokument och verksamhetsområden där verksamheten behöver åtaganden. 3.1 Kommunfullmäktigemål, nämndsmål, åtaganden och mått Nedan följer de mål som kommunfullmäktige antagit i budget Kommunfullmäktigemålen är nedbrutna i nämndsmål, vilket uttrycker på vilket sätt stadsområdesnämnden ska bidra till uppfyllelsen av de gemensamma målen. I varje avdelnings verksamhetsplan bryts nämndsmålen ned i åtaganden och mått. Åtagandena uttrycker vad avdelningen åtar sig att uppnå i förhållande till kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen. Måtten anger på vilket sätt åtagandena ska följas upp. Varje avdelning ska bidra till målen utifrån sina förutsättningar. Detta innebär att vissa avdelningar kanske kan göra mer än andra för att nå målen. Samtliga avdelningars åtaganden avspeglar tillsammans på vilket sätt förvaltningen ska arbeta mot målen. Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och delaktighet står högt på dagordningen Stadsområdesnämnd Söder ska utveckla en bra dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i samverkan med nämnder, myndigheter och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, där det är relevant att arbeta utifrån en genomförandeplan, upprätta en sådan tillsammans med klienten inom två månader från nybesöket Förekomst av genomförandeplan i nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, som är upprättad inom två månader från nybesöket Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionen för vuxna (missbruk) och som leder till insats, upprätta en vårdplan tillsammans med klienten Förekomst av vårdplan i nya ärenden (missbruk) inom sektionen för vuxna Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättningar för självförsörjning Fler kvinnor och män i stadsområde Söder ska bli självförsörjande Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att arbeta aktivt för att antalet kvinnor och män med försörjningsstöd som blir självförsörjande, ska öka Antal hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande Andel hushåll med försörjningsstöd som blivit självförsörjande Antal hushåll med försörjningsstöd som avslutats till arbete eller studier Andel hushåll med försörjningsstöd som avslutats till arbete eller studier Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 6(15)

12 Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att öka samverkan med Jobb Malmö och Arbetsförmedlingen genom att öka antalet trepartssamtal med dessa aktörer Antal genomförda trepartssamtal tillsammans med Jobb Malmö Antal genomförda trepartssamtal tillsammans med Arbetsförmedlingen Malmös barn och unga ska få det stöd och den utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential Stadsområdesnämnden ska främja goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar, beakta barnets bästa i beslutsfattande samt möjliggöra barn och ungas delaktighet och inflytande Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att säkerställa att avdelningens barnsekreterare har samtal med placerade barn, två gånger per halvår Andel placerade barn som haft samtal med barnsekreterare två gånger per halvår under innevarande år Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att säkerställa, att för alla hushåll i vilka det finns barn och som ansöker om boende, skall barnens behov vara beaktade vid erbjudande om boende Att barnens behov är dokumenterade i ärendet Malmö ska vara en öppen, jämställd och inkluderande stad, fri från diskriminering, där alla ges lika rättigheter och möjligheter och där mångfalden är en tillgång Alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt fördelade utifrån behov åtar sig att anordna utbildning i jämställdhetsanalys Genomförd utbildning åtar sig att fortsätta göra jämställdhetsanalyser Antal genomförda jämställdhetsanalyser åtar sig att erbjuda anställda kvinnor och män utbildning i normkritik och genus Andelen anställda kvinnor och män som genomgått utbildning i normkritik och genus Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Söder ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att genomföra en brukarundersökning med de flickor, pojkar, kvinnor och män som erhållit insatser från avdelningens egen öppenvård Genomförd brukarundersökning Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, där det är relevant att arbeta utifrån en genomförandeplan, upprätta en sådan tillsammans med klienten inom två månader från nybesöket Förekomst av genomförandeplan i nya ärenden inom sektionerna för ekonomiskt bistånd, som är upprättad inom två månader från nybesöket Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 7(15)

13 Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden inom sektionen för vuxna (missbruk) och som leder till insats, upprätta en vårdplan tillsammans med klienten Förekomst av vårdplan i nya ärenden (missbruk) inom sektionen för vuxna Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden på sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn och som rör ansökan om boende, upprätta en genomförandeplan tillsammans med klienten Förekomst av genomförandeplan i ärenden med insats "Boende" I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum Stadsområdesnämnd Söder ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att utbilda personal i riskbedömningsinstrumentet FREDA Genomförd utbildning Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Söder, ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att arbeta för att öka antalet kvinnor och män som får förstahandskontrakt till de lägenheter som stadsområdet blivit tilldelade från lägenhetsenheten Antal övertag av lägenhetskontrakt Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att säkerställa, att för alla hushåll i vilka det finns barn och som ansöker om boende, skall barnens behov vara beaktade vid erbjudande om boende Att barnens behov är dokumenterade i ärendet Avdelningen för individ- och familjeomsorg åtar sig att i alla nya ärenden på sektionen för vuxenmottag och boendetillsyn och som rör ansökan om boende, upprätta en genomförandeplan tillsammans med klienten Förekomst av genomförandeplan i ärenden med insats "Boende" Malmö ska vara en hälsofrämjande och klimatsmart stad där det är enkelt att göra hållbara val Nämnden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö åtar sig att minska antalet tjänsteresor med taxi i jämförelse med 2014 Antalet tjänsteresor med taxi åtar sig att öka andelen inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor i jämförelse med 2014 Andelen inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 8(15)

14 Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna Stadsområdesnämnd Söder ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar åtar sig att aktivt arbeta för att frisknärvaron ska uppgå till minst 93 procent för förvaltningens anställda kvinnor och män Frisknärvaron fördelad på kvinnor och män åtar sig att aktivt arbeta för att andelen arbetade timmar som utförs av månadsavlönade kvinnor och män i förvaltningens verksamheter uppgår till minst 90 procent Andelen timmar som utförs av timavlönade kvinnor och män åtar sig att aktivt arbeta för att säkerställa att det vid samtliga annonserade tillsvidaretjänster erbjuds heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Andelen annonser där det framgår heltid eller önskad tjänstgöringsgrad åtar sig att arbeta för att alla tillsvidareanställda medarbetare (kvinnor och män) som anmäler önskemål om högre sysselsättningsgrad får sina behov tillgodosedda inom sex månader Andelen tillsvidareanställda kvinnor och män som fått sina behov tillgodosedda inom sex månader 3.2 Verksamhetsspecifika mål och åtaganden Verksamheten behöver även ta fram kompletterande åtaganden som inte är kopplade till nämndsmålen. I detta avsnitt redovisas de verksamhetsspecifika mål som verksamheten behöver förhålla sig till. Det kan handla om mål som finns i kommunövergripande planer eller i andra typer av styrdokument. Styrdokument Effektmål Målindikator Åtaganden Mått Utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering Det ska vara lätt för både kvinnor och män i Malmö stad att förena förvärvsarbete och föräldraskap Medarbetare i Malmö stad ska ha möjlighet till arbetstid som är flexibel om verksamheten tillåter åtar sig att se över förläggning av möten med hänsyn till föräldrars behov En förvaltning som är fri från trakasserier, repressalier och sexuella trakasserier åtar sig att, tillsammans med Malmö mot Diskriminering utbilda förvaltningens chefer och förvaltningsråd i diskrimineringslagstiftningen Andel chefer (kvinnor och män) som deltagit i utbildningen vid Ledarforum den 26 januari Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 9(15)

15 Styrdokument Effektmål Målindikator Åtaganden Mått Strategi och handlingsplan för sexuell hälsa Diskriminering och kränkning på grund av sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska minska. Sexuella trakasserier ska minska Andel av förvaltningens medarbetare som i medarbetarenkäten anger att de varit utsatta för sexuella trakasserier av chef eller kollega på arbetsplatsen ska minska till 1 procent åtar sig att öka medarbetarnas kunskaper om diskrimineringsgrunderna genom månadens fråga 3.3 Övriga åtaganden Förutom åtaganden till nämndsmål och verksamhetsspecifika mål kan verksamheten behöva åtaganden till specifika verksamhetsområden eller processer. Verksamhetsområde eller process Arbetsmiljöprocessen och den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet Åtaganden åtar sig att öka arbetstagarnas kunskaper inom arbetsmiljöområdet genom att genomföra de åtgärder som den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet visar på Mått Genomförd implementering av det Malmö stad gemensamma introduktionsmaterialet för nya medarbetare Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 10(15)

16 4 Systematiskt kvalitetsarbete Stadsområdesnämnd Söder beslutade i januari 2014 om Styr- och ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete. Syftet med systemet är att ge stadsområdesförvaltningen en ram för arbetet med att säkra kvaliteten i verksamheten. Utgångspunkten för styr- och ledningssystemet är bland annat Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I styr- och ledningssystemet anges att varje avdelning årligen ska ta fram en planering för sitt kvalitetsarbete. Planeringen ska beskriva vilket utvecklingsarbete som ska bedrivas och baseras på identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyn, analyser, synpunkter, avvikelser eller förbättringsförslag från de kvinnor och män som berörs av verksamheten. Planeringen förnyas varje år men en del av utvecklingsarbetet är mer långsiktigt. Nedan beskrivs verksamhetens planerade utvecklingsarbete inom områdena: Processkartläggning och processförbättring Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare Samverkan Hantering av avvikelser och synpunkter Risk- och händelseanalyser Mäta och analysera resultatet 4.1 Processkartläggning och processförbättring Varje avdelningschef har ansvar för att det finns framtagna beskrivningar över avdelningens viktigaste processer samt rutiner, checklistor och andra standardiserande dokument. Avdelningschefen har även ansvar för att följa upp om processerna efterlevs och vid behov utbilda eller på annat sätt se till att det finns förutsättningar för medarbetarna att följa processerna. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Kartläggning, införande och förbättring av arbetsprocesser IOF Implementering av minst en framtagen arbetsprocess påbörjas av samtliga arbetsgrupper Sektionschefer Kartläggning, införande och förbättring av arbetsprocesser IOF Färdigställande av implementeringen av minst en framtagen arbetsprocess görs av samtliga arbetsgrupper Sektionschefer Upprättande av rutiner och checklistor IOF Identifiering av vilka rutiner och checklistor som behövs för att stödja de egna arbetsprocesserna görs av samtliga arbetsgrupper Sektionschefer Upprättande av rutiner och checklistor IOF Översyn av de befintliga rutinerna och checklistorna samt upprättande av ytterligare rutiner vid behov görs av samtliga arbetsgrupper Sektionschefer Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 11(15)

17 Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Processuppföljning IOF Påbörja undersökning avseende vilka verktyg (mätpunkter, stickprov, kollegiegranskning, etc.) som kan vara tillämpliga för att följa upp processernas efterlevnad Enhetschefer, Sektionschefer Processuppföljning IOF Ta fram rutin för revidering av arbetsprocesser och tillhörande rutiner Enhetschefer Kommunikation av processer och rutiner IOF Samtliga framtagna arbetsprocesser och tillhörande rutiner och checklistor görs tillgängliga på Komin Lean-koordinator 4.2 Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare Varje avdelningschef har ansvar för att det finns verktyg för att undersöka vad de kvinnor och män som berörs av avdelningens verksamhet anser är bra kvalitet på verksamheten. Avdelningschefen ska också se till att det finns en utarbetad metod för att arbeta med kvalitetsförbättringar och för att det finns möjligheter för medarbetarna att lyfta fram förbättringsförslag. Det är viktigt att varje avdelning har en uttalad plan för hur medarbetarna ska involveras i planeringen av åtaganden och aktiviteter för året. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Medarbetarnas delaktighet i förbättringsarbetet IOF Fortsatt utbildning av samtliga medarbetare i att löpande använda tavelmöten för att på dessa kunna lyfta förslag till förbättringar och även ingå i det praktiska förbättringsarbetet Enhetschefer Medarbetarnas delaktighet i förbättringsarbetet IOF Fortsatt utbildning av samtliga arbetsgrupper i att löpande använda tavelmöten för att få regelbunden information om verksamhetens arbete och resultat Enhetschefer Brukarinflytande IOF Påbörja inventering av på vilka sätt som verksamheten arbetar med brukarinflytande i nuläget Enhetschefer, Sektionschefer Brukarinflytande IOF Ta fram förslag till metoder, genom vilka verksamheten kan öka brukarnas möjlighet till inflytande Enhetschefer, Sektionschefer Brukarinflytande IOF Påbörja implementering av metoder, genom vilka verksamheten kan öka brukarnas möjlighet till inflytande 2016 Enhetschefer, Sektionschefer Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 12(15)

18 4.3 Samverkan Processen och rutinerna ska säkerställa att samverkan med andra verksamheter möjliggörs. Syftet med samverkan är att säkerställa att administrativa gränser inte innebär hinder för de kvinnor och män som är berörda av servicen. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Intern och extern samverkan IOF Identifiering av lokala (SoF Söder) processer och rutiner för samverkan som krävs för att säkra den enskildes behov av insatser, påbörjas av samtliga arbetsgrupper Sektionschefer Intern och extern samverkan IOF Framtagande av de lokala processer och rutiner som identifierats, påbörjas av samtliga arbetsgrupper Sektionschefer Intern och extern samverkan IOF Identifiering av interna (Malmö stad) samt externa processer och rutiner för samverkan som krävs för att säkra den enskildes behov av insatser, påbörjas av samtliga arbetsgrupper Enhetschefer, Sektionschefer Intern och extern samverkan IOF Framtagande av de interna och externa processer och rutiner som identifierats, påbörjas av samtliga arbetsgrupper Enhetschefer, Sektionschefer Kommunikation av samverkan IOF Publicering på Komin av identifierade och gällande dokument som reglerar samverkan Lean-koordinator 4.4 Hantering av avvikelser och synpunkter Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med avvikelser för avdelningens verksamhet, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska. Varje avdelningschef har också ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med synpunktshantering för avdelningens verksamhet. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Avvikelsehantering IOF Påbörja arbetet med att upprätta rutin för analys av inkomna avvikelser Kvalitetscontroller Avvikelsehantering IOF Säkerställa att medarbetare känner till möjligheten att använda sig av avvikelser samt att de vet hur man praktiskt gör Kvalitetscontroller Tillsyn och granskning IOF Upprätta rutin för att tillvarata synpunkter från tillsyn och granskning Enhetschefer Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 13(15)

19 Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Åtgärdande av fel IOF Säkerställa att det finns rutiner för åtgärdande av fel som upptäcks via synpunkter/klagomål, avvikelser, intern kontroll, tillsyn, riskanalys och egenkontroll Enhetschefer 4.5 Risk- och händelseanalyser En del av det systematiska kvalitetsarbetet handlar om att göra risk- och händelseanalyser. Händelseanalyser görs vid en specifik avvikelse eller händelse. Riskanalyser görs löpande genom att avdelningen går igenom verksamhetens risker utifrån verksamhetens processer och verksamhetens mål. Riskerna hanteras både enskilt och tillsammans för att användas som underlag för utvecklingsarbete och intern kontroll. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Rutiner för risk- och händelseanalys IOF Ta fram rutin för risk- och händelseanalys med fokus på: När analys ska genomföras. Hur (med vilket verktyg) analys ska genomföras. Återkoppling av resultatet, in i verksamheten Enhetschefer, Kvalitetscontroller, Utv.sekreterare 4.6 Mäta och analysera resultatet Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med att tillvarata kunskaper från granskningar och tillsyner. Förvaltningschefen har ansvar för att det tas fram resultatindikatorer kopplade till nämndens mål för verksamheten samt övergripande nyckeltal för att följa utvecklingen. Varje avdelningschef har ansvar för att det finns mätetal som följer upp utvecklingen av avdelningens verksamhet. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Kvalitetsuppföljning IOF Ta fram mätpunkter i samtliga sektioner samt på enhets- och avdelningsnivå, med syftet att kunna följa utvecklingen mot uppsatta mål Avdelningschef, Enhetschefer, Sektionschefer Kvalitetsuppföljning IOF Genomgång av nuvarande mall till kvalitetsberättelse i syfte att ta fram förslag på hur den kan förbättras Utv.sekreterare Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 14(15)

20 5 Hur följs verksamhetsplanen upp? Verksamhetsplanen och dess åtaganden följs upp genom olika dokument såsom delårsrapporter, årsanalys, kvalitetsberättelse och vid behov även verksamhetsberättelse. Årsanalysen är stadsområdesnämndens samlade berättelse om vad som gjorts under året i förhållande till mål och budget. Avdelningen för individ- och familjeomsorg, Verksamhetsplan 15(15)

21 Foto: Andreas Offesson Avdelningen för vård och omsorg VerksamhetsPLAN 2015 Stadsområdesförvaltning Söder

22 Innehållsförteckning 1 Inledning Planering av verksamheten Omvärld Resurser Utveckling Mål och åtaganden Kommunfullmäktigemål, nämndsmål, åtaganden och mått Verksamhetsspecifika mål och åtaganden Övriga åtaganden Systematiskt kvalitetsarbete Processkartläggning och processförbättring Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare Samverkan Mäta och analysera resultatet Hur följs verksamhetsplanen upp? Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 2(16)

23 1 Inledning Kommunfullmäktige fastslår varje år budgeten för Malmö stad och beslutar samtidigt om de övergripande målen för kommunen. Därefter tar stadsområdesnämnden fram Nämndsbudget, ett dokument som innehåller nämndsmål och resursfördelning för stadsområdesförvaltningens verksamheter. Som ett svar på nämndsbudgeten tar förvaltningens avdelningar fram verksamhetsplaner som berättar hur man kommer att arbeta för att uppnå målen. Malmö stad använder sig av en målkedja som består av kommunfullmäktigemål och nämndsmål som omsätts i åtaganden och aktiviteter. För varje moment i målkedjan konkretiseras vad som ska utföras. Arbetet med att uppnå intentionerna i mål och åtaganden sker genom de aktiviteter som genomförs i verksamheten. Verksamhetsplanerna är ingen politisk produkt utan förvaltningens budskap till stadsområdesnämnden och till de egna medarbetarna om hur man planerar att arbeta. När verksamhetsplanerna är klara svarar chefer på åtagandena genom att tillsammans med sina medarbetare planera, genomföra och följa upp olika aktiviteter. Aktiviteterna samlas i enhetens eller sektionens arbetsplan. Kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen är bara en del av de styrsignaler som verksamheten måste förhålla sig till. Andra exempel är lagstiftning, författningar, planer, handlingsprogram och riktlinjer. Verksamheten kan därför behöva ta fram kompletterande åtaganden som inte är kopplade till nämndsmålen. Det kan exempelvis handla om åtaganden kopplade till styrdokument eller åtaganden för stödfunktioner i förvaltningen. I verksamhetsplanen beskrivs även det systematiska kvalitetsarbete som ska bedrivas under året. Kvalitetsarbetet baseras på identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyner, analyser, synpunkter och avvikelser. Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 3(16)

24 2 Planering av verksamheten I det här kapitlet kan du läsa om de förutsättningar som vård- och omsorgsverksamheten står inför vid planeringen av år Exempelvis förändringar i omvärlden och verksamhetens resurser. Du kan också läsa om verksamhetens strategier och utvecklingsområden under året. 2.1 Omvärld Vård- och omsorgsverksamheten berörs av vad som händer i omvärlden, hos exempelvis regering, riksdag och Socialstyrelsen, i Malmöregionen i stort och inom den egna organisationen. Verksamhetens avdelningar har kontinuerlig bevakning av förändringar som kan komma att påverka verksamheten så som förändringar i lagstiftningen, nya föreskrifter som reglerar verksamhetsområdet samt kommunspecifika mål, planer och garantier. Det ställer krav på verksamheterna att ta fram och implementera nya rutiner eller riktlinjer Befolkningsutveckling När det gäller befolkningen som är 65 år och äldre förväntas alla åldersgrupper, förutom gruppen år, att öka. Den procentuellt största ökningen står grupperna år samt 90 år och äldre för. Detta kommer sannolikt att leda till att antalet kvinnor och män som får stöd och hjälp av vård- och omsorgsverksamheten kommer att öka Antal invånare i stadsområde Söder 2015 fördelat på ålder Förändring 2015 Ålder Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Förändringar på nationell, regional och lokal nivå Översyn av betalningsansvarslagen och nytt samverkansavtal I början av mars kom slutbetänkandet Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård (SOU 2015:20). Utredningen är en översyn av lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. I betänkandet framgår förslag om att vårdplanering ska ske på tre istället för fem dagar efter att brukaren är utskrivningsklar. Det pågår även ett arbete att ta fram nytt samverkansavtal mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne som ska börja gälla Avtalet syftar till att skapa förutsättningar för att bättre samordna insatser från sjukhus, primärvård, äldreomsorg och annan socialtjänst med medborgaren i centrum och fokus på kvalitet och kostnadseffektivitet. Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 4(16)

25 Ny patientlag Patientlagen infördes i syftet att stärka och tydliggöra patientens ställning samt att främja patientens integritet, självbestämmande och delaktighet. Den nya lagen innebär bland annat följande: Informationsplikten gentemot patienten utvidgas och förtydligas. Det klargörs att hälso- och sjukvård som huvudregel inte får ges utan patientens samtycke. Patientens möjlighet att få en ny medicinsk bedömning utvidgas. Patienten ska ges möjlighet att välja utförare av offentligt finansierad primärvård och öppen specialiserad vård i hela landet. I övrigt innehåller den nya lagen motsvarigheter till nuvarande bestämmelser om exempelvis vårdgaranti, fast vårdkontakt, fast läkarkontakt, individuell planering samt val av behandlingsalternativ och hjälpmedel. Nytt verksamhetssystem och nya arbetssätt En viktig förändring för verksamheten är införandet av ett nytt verksamhetssystem för vård och omsorg. Från och med 1 januari 2015 har dokumentationssystemet Procapita ersatt Origo. Samtidigt startades en nationell implementering av ett nytt bedömningsinstrument där äldres behov är i centrum (BIC). BIC är ett behovsinriktat och systematiskt arbetssätt, med strukturerad dokumentation av äldre personers behov utifrån ICF, Internationell klassificering av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa. Utifrån BIC ska biståndsbeslutet innehålla mål för den samlade insatsen och omfatta vad den enskilde kan utföra själv, samt utgå från ett salutogent syn- och arbetssätt. I Malmö stad har även beslut tagits gällande en modell för biståndsbeslut i tid. Syftet är att ge brukare med behov av stöd från hemtjänsten större möjligheter att i dialog med personalen bestämma hur stödet ska utföras. Övergången till ett nytt verksamhetssystem, införandet av BIC och ICF samt en ny modell för biståndsbeslut tid, kommer att ta resurser i anspråk. Det handlar både om fortsatta utbildningsinsatser för medarbetare och chefer, samt att mer tid behöver avsättas vid dokumentation. Malmö stad har i samband med ovanstående dessutom infört nya avgifter inom vård och omsorg från och med 1 januari Resurser Inom vård och omsorg utgörs resurserna i hög grad av förvaltningens medarbetare. Det är deras kompetens och engagemang som skapar verksamheter av god kvalitet. Förutom medarbetarna är det viktigt att ha tillgång till ändamålsenliga lokaler i form av exempelvis särskilda boenden Lokaler Vård- och omsorgsverksamheten står inför en generationsväxling med främst 30- och 40-talister som målgrupp. Dessa generationer kommer sannolikt att ha andra krav på både boende och insatser än dagens brukare. Befolkningsprognosen visar att antalet äldre kommer att öka framöver. I och med att utvecklingen av hemtjänst och hemsjukvård möter fler av de äldres behov görs bedömningen att det inte krävs fler boendeplatser under Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 5(16)

26 Bostadssituationen i stadsområdet är ansträngd, vilket gör det svårt att erhålla en lägenhet. Utbudet av handikappanpassade lägenheter är mycket begränsat. Vård- och omsorgsverksamheten ser ett behov av ett utökat antal seniorlägenheter och SoL-boendeplatser för personer med psykiska diagnoser Personal och kompetens Förvaltningens största verksamhet är vård och omsorg som fram till den 31 mars bestod av två avdelningar. Syftet med att skapa en gemensam avdelning för vård och omsorg var att få en gemensam verksamhetsutveckling och en mer kostnadseffektiv organisering av resurserna. Inom avdelningen för vård och omsorg, med fokus på verksamhet arbetar 647 personer. 93 procent av avdelningens medarbetare är kvinnor och sju procent är män. Första linjens chefer på avdelningen har i genomsnitt 27 medarbetare. Inom enheten för bistånd arbetar 31 personer varav 6 procent är män och 94 procent är kvinnor. En av förvaltningens målsättningar är att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare. En av utmaningarna för förvaltningen är att säkerställa att varje medarbetare har tillräcklig kompetens för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Inom vård- och omsorgsverksamheten pågår en generationsväxling bland de kvinnor och män som berörs av vården vilket kommer att innebära ändrade krav på de insatser och boendeformer som tillhandahålls. Dessutom förväntas ett nytt hälso- och sjukvårdsavtal som innebär att fler och mer krävande insatser ska utföras inom hemsjukvården kommer leda till ökat behov och därmed större svårigheter. Båda förändringarna får konsekvenser på de kompetenskrav som ställs på de medarbetare som möter brukarna. Inom vård och omsorg är det redan en ansträngd situation när det gäller att rekrytera och behålla sjuksköterskor i hemsjukvården. Biståndshandläggarna är också en yrkesgrupp där det är svårt att rekrytera erfarna medarbetare som kan hantera det komplexa myndighetsansvaret. Personalomsättningen är stor vilket fått till följd att arbetsbelastningen ökat med risk för sjukskrivningar Förvaltningens bemanningsenhet inom vård och omsorg är en del i förvaltningens personalstrategi för att kvalitetssäkra medarbetarnas kompetens, öka personalkontinuiteten samt minska antalet timavlönade till förmån för trygga anställningar inom förvaltningens vård och omsorgsverksamhet. 2.3 Utveckling I detta kapitel beskrivs viktiga utvecklingsområden för vård och omsorg i söder, samt interna och externa samarbeten Utvecklingsområden Individcentrerat förhållningssätt utifrån brukarens perspektiv Vård och omsorgs satsning på ett individcentrerat och salutogent förhållningssätt är en del av ett långsiktigt utvecklingsarbete med utgångspunkt i Sveriges kommuner och landstings (SKL) framgångsfaktorer för äldreomsorgen. Som ett led i arbetet med framgångsfaktorerna Individanpassad omsorg och Brukarorienterad organisationskultur fortsätter verksamheten att arbeta utifrån det salutogena synsättet som fokuserar på faktorer som främjar och bevarar brukarnas hälsa. Satsningen syftar till att stärka brukaren så att denne kan behålla sina färdigheter. Arbetssättet understöds av bedömningsmodellen BIC (äldres behov i centrum) som införts Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 6(16)

27 Den nationella brukarundersökningen Syftet med den nationella brukarundersökningen är att kartlägga kvinnor och mäns uppfattning om den vård och omsorg de får. Resultaten används för jämförelser mellan kommuner och verksamheter och som underlag för utveckling och förbättring av vården och omsorgen för brukarna. Undersökningarna är ett av verksamhetens viktigaste utvärderings- och planeringsunderlag när det gäller att följa brukarnas nöjdhet och verksamhetens kvalitet över tid. Verksamheten kommer fortsätta att ha fokus på ett gott bemötande och hjälpens utförande utifrån brukarens inflytande och delaktighet. Välfärdsteknologi Vård- och omsorgsverksamheten fortsätter jobba med att använda läsplattor och smarta telefoner som arbetsverktyg. Triagehandboken som applikation används som redskap för säkrare bedömningar av vårdnivån inom hemsjukvården. Dessutom fortsätter utvecklingen av dataspel och introduktion av surfplattor för brukare och omvårdnadspersonal inom äldreomsorgen. Syftet är att ge brukarna fler möjligheter till social interaktion, öka de kognitiva förmågorna samt erbjuda nya former av förströelser. Sedan 2013 pågår ett testprojekt med digitala lås inom hemtjänstområde Hermodsdal-Gullviksborg, vilket kommer fortsätta under Från januari 2015 har ytterligare ett test med digitala lås startat i hemtjänstområde Balladen och detta kommer att utvärderas året ut. Tillsammans med de fyra andra stadsområdena vill söder under året påbörja upphandling av digitala lås för hemtjänsten inom Malmö stad och införa nyckelfri hemtjänst. En nyckelfri hemtjänst förväntas leda till effektivare vård och omsorg med sänkta kostnader, och en förbättrad arbetsmiljö med mindre stress som följd Samarbeten internt och externt Samarbete med Region Skåne Ett samverkansavtal finns mellan Kommunförbundet Skåne och Region Skåne. Utöver detta finns även ett gemensamt lokalt avtal mellan vård- och omsorgsverksamheten inom Stadsområdesförvaltning Söder, primärvården och psykiatrin där bland annat fortbildningssatsningar för legitimerad personal planeras. Även sektionschefer inom enheten för HSL och bemanning träffar regelbundet verksamhetsansvariga för primärvården för att säkerställa patientsäkerheten. Djur som resurs Vård- och omsorgsverksamheten har sedan tidigare ett samarbete med Sociala resursförvaltningen kring hund i tjänst. Genom att det satsas på djur som resurs har flera undersköterskor utbildats till pedagogiska hundförare som nu är verksamma inom särskilda boenden och dagverksamhet i stadsområdet. Samarbete med HR-strategiska med att bli en attraktivare arbetsgivare De fokusområden som identifierats när det gäller att bli en attraktiv arbetsgivare är att minska andelen timavlönade och öka månadsanställningar. Tre åtgärder är planerade: att upphandla ett schemaverktyg för att optimera planeringen, att kunna erbjuda chef i beredskap och att erbjuda introduktionsdagar för nyanställda biståndshandläggare. Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 7(16)

28 3 Mål och åtaganden I detta kapitel är verksamhetens åtaganden samlade. Det är åtaganden till nämndsmål, verksamhetsspecifika mål samt andra styrdokument och verksamhetsområden där verksamheten behöver åtaganden. 3.1 Kommunfullmäktigemål, nämndsmål, åtaganden och mått Nedan följer de mål som kommunfullmäktige antagit i budget Kommunfullmäktigemålen är nedbrutna i nämndsmål, vilket uttrycker på vilket sätt stadsområdesnämnden ska bidra till uppfyllelsen av de gemensamma målen. I varje avdelnings verksamhetsplan bryts nämndsmålen ned i åtaganden och mått. Åtagandena uttrycker vad avdelningen åtar sig att uppnå i förhållande till kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen. Måtten anger på vilket sätt åtagandena ska följas upp. Varje avdelning ska bidra till målen utifrån sina förutsättningar. Detta innebär att vissa avdelningar kanske kan göra mer än andra för att nå målen. Samtliga avdelningars åtaganden avspeglar tillsammans på vilket sätt förvaltningen ska arbeta mot målen. Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått Malmöborna ska kunna känna sig stolta över sin unga, globala och moderna stad där frågor om jämlikhet, jämställdhet, antidiskriminering, miljö och delaktighet står högt på dagordningen Stadsområdesnämnd Söder ska utveckla en bra dialog med kvinnor och män, flickor och pojkar i samverkan med nämnder, myndigheter och civilsamhälle som ger inflytande och delaktighet Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att fortsätta kvalitetutvecklingen av innehållet i genomförandeplaner Brukarnas (kvinnors och mäns) upplevelse av inflytande och delaktighet i brukarundersökningen Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att öka brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplan Brukarnas (kvinnors och mäns) upplevelse av inflytande och delaktighet i brukarundersökningen Malmöborna ska ha tillgång till en växande arbetsmarknad och ges förutsättningar för självförsörjning Fler kvinnor och män i stadsområde Söder ska bli självförsörjande Malmös barn och unga ska få det stöd och den utbildning de behöver för att växa upp under trygga och jämlika förhållanden och utveckla sin fulla potential Stadsområdesnämnden ska främja goda uppväxtvillkor för flickor och pojkar, beakta barnets bästa i beslutsfattande samt möjliggöra barn och ungas delaktighet och inflytande Malmö ska vara en öppen, jämställd och inkluderande stad, fri från Alla oavsett kön, ålder, etnicitet, religion eller annan trosuppfattning, åtar sig att anordna utbildning i jämnställdhetsanalys Genomförd utbildning Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 8(16)

29 Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått diskriminering, där alla ges lika rättigheter och möjligheter och där mångfalden är en tillgång Malmöbor med behov av stöd och hjälp ska bemötas med respekt och ges förutsättningar för en meningsfull tillvaro med inflytande över sin vardag och i samhället sexuell läggning, funktionsnedsättning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska mötas av en likvärdig och tillgänglig verksamhet inom nämndens ansvarsområde där resurserna är likvärdigt fördelade utifrån behov Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Söder ska känna sig trygga med och ha inflytande över hur stöd och hjälp utformas inom nämndens verksamhet åtar sig att fortsätta att göra jämställdhetsanalyser åtar sig att erbjuda anställda kvinnor och män utbildning i normkritik och genus Genomförda åtgärder efter jämställdhetsanalyser Andelen anställda kvinnor och män som genomgått utbildning i normkritik och genus I Malmö ska alla känna sig trygga och vara säkra såväl i hemmet som i stadens offentliga rum Stadsområdesnämnd Söder ska genom samverkan med övriga nämnder, myndigheter och civilsamhälle motverka våld i nära relationer och bidra till att skapa trygghet i hemmet och i det offentliga rummet Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att öka brukarnas (kvinnors och mäns) medverkan vid upprättande och uppföljning av genomförandeplan Brukarnas (kvinnors och mäns) upplevelse av inflytande och trygghet i brukarundersökningen Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att genom brukarintervjuer kartlägga trygghetsbegreppet ur brukarnas, kvinnors och mäns, perspektiv Antal intervjuer I Malmö ska alla kunna utvecklas och stärkas med hjälp av en meningsfull fritid och kultur Stadsområdesnämnd Söder ska i samverkan med andra utveckla fritid och kultur för kvinnor och män, flickor och pojkar i alla åldrar inom stadsområdets verksamheter Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att inom del av hemtjänsten genomföra läkemedelsgenomgång Statistikjämförelse före och efter genomgång Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att implementera riktlinjer för fallprevention inom delar av hemtjänsten Statistikjämförelse före och efter implementering Malmö stad ska skapa en hållbar stadsstruktur för Kvinnor och män, flickor och pojkar i stadsområde Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 9(16)

30 Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått en växande befolkning och fortsätta utvecklas som en attraktiv och tillgänglig stad Söder, ska ha tillgång till bostad och en attraktiv och tillgänglig stadsmiljö Malmö ska vara en hälsofrämjande och klimatsmart stad där det är enkelt att göra hållbara val Nämnden ska minska sin negativa påverkan på klimat och miljö Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna Stadsområdesnämnd Söder ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar åtar sig att minska antalet tjänsteresor med taxi i jämförelse med 2014 Antalet tjänsteresor med taxi åtar sig att öka andelen inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor i jämförelse med 2014 Andelen inköp av ekologiska och etiskt certifierade varor Malmö stads medarbetare ska ha bra arbetsvillkor och ska med hög kompetens och kunskap möta Malmöborna Stadsområdesnämnd Söder ska vara en attraktiv arbetsgivare där anställda kvinnor och män inom nämndens verksamheter har hög kompetens, goda arbetsvillkor och likvärdiga förutsättningar åtar sig att aktivt arbeta för att frisknärvaron ska uppgå till minst 93 procent för förvaltningens anställda kvinnor och män Frisknärvaron fördelad på kvinnor och män åtar sig att aktivt arbeta för att andelen arbetade timmar som utförs av månadsavlönade kvinnor och män i förvaltningens verksamheter uppgår till minst 90 procent Andelen timmar som utförs av timavlönade kvinnor och män åtar sig att aktivt arbeta för att säkerställa att det vid samtliga annonserade tillsvidaretjänster erbjuds heltid eller önskad tjänstgöringsgrad Andelen annonser där det framgår heltid eller önskad tjänstgöringsgrad åtar sig att aktivt arbeta för att alla tillsvidareanställda medarbetare (kvinnor och män) som anmäler önskemål om högre sysselsättningsgrad får sina behov tillgodosedda inom sex Andelen tillsvidareanställda kvinnor och män som fått sitt önskemål tillgodosett inom sex månader Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 10(16)

31 Kommunfullmäktigemål Nämndsmål Åtaganden Mått månader 3.2 Verksamhetsspecifika mål och åtaganden Verksamheten behöver även ta fram kompletterande åtaganden som inte är kopplade till nämndsmålen. I detta avsnitt redovisas de verksamhetsspecifika mål som verksamheten behöver förhålla sig till. Det kan handla om mål som finns i kommunövergripande planer eller i andra typer av styrdokument. Styrdokument Effektmål Målindikatorer Åtaganden Mått Plan för vård- och omsorgsverksamheten i Malmö stad Alla brukare ska aktivt erbjudas att medverka i upprättande och uppföljning av genomförandeplaner. Alla brukare ska kunna påverka när och hur beviljade serviceinsatser utförs. Avdelningen för vård och omsorg åtar sig prova brukarplanerad schemaläggning. Antal brukare, kvinnor och män, som erbjudits att delta i schemaläggning Alla brukare ska informeras om någon annan personal än planerat ska utföra hjälpen, eller om den planerade tiden ändras. Brukarens upplevda trygghet ska öka. Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att arbeta i enlighet med Malmö stads värdighets garantier för hemtjänsten Brukarundersökningen Nöjdheten hos brukaren vad gäller bemötande ska öka. Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att fortsätta med dagliga aktiva diskussionerna på arbetsplatserna gällande vad ett gott bemötande innebär, både mellan varandra i personalgruppen såväl som i mötet med brukaren. Protokoll från APT Samtliga stadsområdesnämnder ska rapportera i de nationella kvalitetsregistren Senior Alert och Palliativregistret. Avdelningen för vård och omsorg åtar sig att använda de nationella kvalitetsregistren Senior alert, BPSD och Svenska palliativregistret Utförda åtgärder enligt de nationella kvalitetsregistren Utvecklingsplan för jämställdhetsintegrering Det ska vara lätt för både kvinnor och män i Malmö stad att förena förvärvsarbete och föräldraskap Medarbetare i Malmö stad ska ha möjlighet till arbetstid som är flexibel om verksamheten tillåter ser över förläggning av möten med hänsyn till föräldrars behov En förvaltning som är fri från trakasserier, repressalier och sexuella tra- åtar sig att, tillsammans med Malmö mot Diskriminering ut- Andel chefer (kvinnor och män) som deltagit i utbildningen vid Ledarfo- Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 11(16)

32 Styrdokument Effektmål Målindikatorer Åtaganden Mått kasserier bilda förvaltningens chefer och förvaltningsråd i diskrimineringslagstiftningen rum den 26 januari Strategi och handlingsplan för sexuell hälsa Diskriminering och kränkning på grund av sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck ska minska. Sexuella trakasserier ska minska Andel av förvaltningens medarbetare som i medarbetarenkäten anger att de varit utsatta för sexuella trakasserier av chef eller kollega på arbetsplatsen ska minska till 1 procent åtar sig att öka medarbetarnas kunskaper om diskrimineringsgrunderna genom månadens fråga 3.3 Övriga åtaganden Förutom åtaganden till nämndsmål och verksamhetsspecifika mål kan verksamheten behöva åtaganden till specifika verksamhetsområden eller processer. Verksamhetsområde eller process Arbetsmiljöprocessen och den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet Åtaganden åtar sig att öka arbetstagarnas kunskaper inom arbetsmiljöområdet genom att genomföra de åtgärder som den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet visar på Mått Genomförd implementering av det Malmö stad gemensamma introduktionsmaterialet för nya medarbetare Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 12(16)

33 4 Systematiskt kvalitetsarbete Stadsområdesnämnd Söder beslutade i januari 2014 om Styr- och ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete. Syftet med systemet är att ge stadsområdesförvaltningen en ram för arbetet med att säkra kvaliteten i verksamheten. Utgångspunkten för styr- och ledningssystemet är bland annat Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I styr- och ledningssystemet anges att varje avdelning årligen ska ta fram en planering för sitt kvalitetsarbete. Planeringen ska beskriva vilket utvecklingsarbete som ska bedrivas och baseras på identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyn, analyser, synpunkter, avvikelser eller förbättringsförslag från de kvinnor och män som berörs av verksamheten. Planeringen förnyas varje år men en del av utvecklingsarbetet är mer långsiktigt. Nedan beskrivs verksamhetens planerade utvecklingsarbete inom områdena: Processkartläggning och processförbättring Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare Samverkan Mäta och analysera resultatet 4.1 Processkartläggning och processförbättring Varje avdelningschef har ansvar för att det finns framtagna beskrivningar över avdelningens viktigaste processer samt rutiner, checklistor och andra standardiserande dokument, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska. Avdelningschefen har även ansvar för att följa upp om processerna efterlevs och vid behov utbilda eller på annat sätt se till att det finns förutsättningar för medarbetarna att följa processerna, i den mån inte ledningsuppgifterna enligt lag eller annan författning åligger medicinskt ansvarig sjuksköterska. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Kartläggning, införande och förbättring av arbetsprocesser VOO Framtagning av rehabprocess 2015 Utvecklingssekreterare VOO Framtagande av delegeringsprocess inom HSL 2015 MAS Upprättande av rutiner och checklistor VOO Framtagande av rutin gällande granskning av HSLdokumentation 2015 MAS 4.2 Delaktighet hos brukare, medborgare och medarbetare Varje avdelningschef har ansvar för att det finns verktyg för att undersöka vad de kvinnor och män som berörs av avdelningens verksamhet anser är bra kvalitet på verksamheten. Avdelningschefen ska också se till att det finns en utarbetad metod för att arbeta med kvalitetsförbättringar och för att det finns möjligheter för medarbetarna att lyfta fram förbättringsförslag. Det är viktigt att varje avdelning har en uttalad plan för hur medarbetarna ska involveras i planeringen av åta- Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 13(16)

34 ganden och aktiviteter för året. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Brukarinflytande VOO Undersökning av på vilka sätt som verksamheten kan öka brukarnas möjlighet till inflytande. 2015/2016 Avdelningschef Brukarinflytande VOO Utvecklingsarbete gällande genomförandeplaner. 2015/2016 Enhetschefer, SAS Tillgänglighet VOO Upprättande av arbetsformer och rutiner för hur verksamheten ska göras tillgänglig, exempelvis lokaler, telefontider, e-postpolicy, information 2015/2016 Avdelningschef 4.3 Samverkan Processen och rutinerna ska säkerställa att samverkan med andra verksamheter möjliggörs. Syftet med samverkan är att säkerställa att administrativa gränser inte innebär hinder för de kvinnor och män som är berörda av servicen. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Intern och extern samverkan VOO Identifiering av de processer och rutiner för samverkan som krävs för att säkra den enskildes behov av insatser 2015 Avdelningschef Intern och extern samverkan VOO Beskrivning och fastställande av de processer och rutiner för samverkan som krävs för att säkra den enskildes behov av insatser 2015 SAS, MAS, Utvecklingssekreterare Intern och extern samverkan VOO Identifiering av de processer och rutiner som krävs för samverkan mellan nämnder, myndigheter, vårdgivare, föreningar med flera 2015 Avdelningschef Intern och extern samverkan VOO Beskrivning och fastställande de nya processer och rutiner som krävs för samverkan mellan nämnder, myndigheter, vård SAS, MAS, Utvecklingssekreterare Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 14(16)

35 Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande 4.4 Mäta och analysera resultatet givare, föreningar med flera Varje avdelningschef har ansvar för att det finns ett systematiskt arbete med att tillvarata kunskaper från granskningar och tillsyner. Förvaltningschefen har ansvar för att det tas fram resultatindikatorer kopplade till nämndens mål för verksamheten samt övergripande nyckeltal för att följa utvecklingen. Varje avdelningschef har ansvar för att det finns mätetal som följer upp utvecklingen av avdelningens verksamhet. Vad? Vem? Utvecklingsarbete Tidplan Ansvar för utförande Egenkontroll VOO Utveckling av egenkontroller i syfte att säkra verksamhetens kvalitet 2015 Enhetschefer Utveckling av mätetal VOO Framtagande och kontinuerlig uppföljning av nyckeltal för hemtjänsten i samarbete med HR- och ekonomiavdelningen 2015 Enhetschefer Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 15(16)

36 5 Hur följs verksamhetsplanen upp? Verksamhetsplanen och dess åtaganden följs upp genom olika dokument såsom delårsrapporter, årsanalys, kvalitetsberättelse och vid behov även verksamhetsberättelse. Årsanalysen är stadsområdesnämndens samlade berättelse om vad som gjorts under året i förhållande till mål och budget. Avdelningen för vård och omsorg, Verksamhetsplan 16(16)

37 Foto: Johan Bävman Avdelningen för områdesutveckling VerksamhetsPLAN 2015 Stadsområdesförvaltning Söder

38 Innehållsförteckning 1 Inledning Planering av verksamheten Omvärld Resurser Utveckling Mål och åtaganden Kommunfullmäktigemål, nämndsmål, åtaganden och mått Verksamhetsspecifika mål och åtaganden Övriga åtaganden Systematiskt kvalitetsarbete Hantering av synpunkter Risk- och händelseanalyser Mäta och analysera resultat Hur följs verksamhetsplanen upp?... 15

39 1 Inledning Kommunfullmäktige fastslår varje år budgeten för Malmö stad och beslutar samtidigt om de övergripande målen för kommunen. Därefter tar stadsområdesnämnden fram Nämndsbudget, ett dokument som innehåller nämndsmål och resursfördelning för stadsområdesförvaltningens verksamheter. Som ett svar på nämndsbudgeten tar förvaltningens avdelningar fram verksamhetsplaner som berättar hur man kommer att arbeta för att uppnå målen. Malmö stad använder sig av en målkedja som består av kommunfullmäktigemål och nämndsmål som omsätts i åtaganden och aktiviteter. För varje moment i målkedjan konkretiseras vad som ska utföras. Arbetet med att uppnå intentionerna i mål och åtaganden sker genom de aktiviteter som genomförs i verksamheten. Verksamhetsplanerna är ingen politisk produkt utan förvaltningens budskap till stadsområdesnämnden och till de egna medarbetarna om hur man planerar att arbeta. När verksamhetsplanerna är klara svarar chefer på åtagandena genom att tillsammans med sina medarbetare planera, genomföra och följa upp olika aktiviteter. Aktiviteterna samlas i enhetens eller sektionens arbetsplan. Kommunfullmäktigemålen och nämndsmålen är bara en del av de styrsignaler som verksamheten måste förhålla sig till. Andra exempel är lagstiftning, författningar, planer, handlingsprogram och riktlinjer. Verksamheten kan därför behöva ta fram kompletterande åtaganden som inte är kopplade till nämndsmålen. Det kan exempelvis handla om åtaganden kopplade till styrdokument eller åtaganden för stödfunktioner i förvaltningen. I verksamhetsplanen beskrivs även det systematiska kvalitetsarbete som ska bedrivas under året. Kvalitetsarbetet baseras på identifierade förbättringsområden utifrån exempelvis granskningar, tillsyner, analyser, synpunkter och avvikelser. Avdelningen för områdesutveckling, Verksamhetsplan 2(15)

40 2 Planering av verksamheten Avdelning för områdesutveckling ansvarar för medborgarkontor, bibliotek, mötesplatser, fritidsverksamhet, fältgrupp och förebyggande verksamhet samt samordnar förvaltningens arbete med stadsutveckling, närdemokrati, trygghet, folkhälsa, näringsliv och samverkan mellan skola, socialtjänst och polis. Områdesprogram Lindängen ligger också under avdelning för områdesutveckling. Avdelningens fokus ligger på att skapa engagemang och fånga upp medborgarnas behov och önskemål. I detta kapitel presenteras de förutsättningar och utmaningar som avdelning för områdesutveckling står inför vid planeringen av år 2015, exempelvis avdelningens resurser samt omvärldsförändringar. 2.1 Omvärld Det ställs allt högre krav på fritids- och kulturverksamheter för att möta förändrade behov och samhällsutmaningar. Bland annat visar befolkningsprognosen på en ökning av antalet barn och unga i stadsområdet. Då många av verksamheterna vänder sig till denna målgrupp kommer den förväntade befolkningsökningen sannolikt att påverka verksamheterna på olika sätt Befolkningsutveckling Prognosen visar att stadsområdets befolkning förväntas att öka med nästan 1,5 procent under 2015 (från till kvinnor, män, flickor och pojkar). De största procentuella ökningarna finns inom åldersgrupperna 6-15 år, år samt 90 år och äldre. Avdelningen för områdesutveckling, Verksamhetsplan 3(15)