Attest- och utbetalningsrutin

Transkript

1

2

3

4 est- och utbetalningsrutin est- och utanordningsinstruktionen är tillsammans med delegationsordningen viktiga dokument som har till syfte att skapa rationella och säkra rutiner. Därmed ges förutsättningar för en tillfredsställande intern kontroll samt ökad trygghet för anställda och förtroendevalda i organisationen. För att denna instruktion ska fylla sitt syfte och vara begriplig för alla definieras förekommande begrepp. Anledningen till detta är att det förekommer ett flertal definitioner av de begrepp som vanligtvis används i samband med attest- och utanordningsinstruktioner. Genom att definiera begreppen uppnås förståelse för vad som skall göras och varför. Definitionerna bidrar även till att stärka den interna kontrollen då attestanten genom sin namnteckning intygar att hon/han faktiskt utfört de kontroller som krävs. Syftet är att motverka att attestanten lättvindigt skriver under utan att ha utfört kontrollen. Inom Umeå studentkår skall följande begrepp/kontrollmoment användas: attest: skriftligt intyg, godkännande påskrift attestera: intyga skriftligt att något är riktigt attestera innebär att kontrollera och därefter bekräfta att rätt/behöriga personer har utfört handlingar på ett korrekt sätt och utifrån rätt förutsättningar. attestera är inte detsamma som att besluta. Beslutsrätt regleras i Umeå studentkårs delegationsordning. Detta utesluter dock inte att en beslutsfattare kan tilldelas attesträtt. esten har som syfte att dokumentera att kostnaden/utgiften får belasta den verksamhet, budgetpost eller organisatoriska del som attestanten har attesträtt för. esten är också en upplysning till den som har rätt att utanordna medel att sakunderlaget har godkänts av attestberättigad person. Alla ekonomiska transaktioner skall attesteras i enlighet med denna instruktion, såväl utbetalningar av alla slag (inkl. reseräkningar och lönetransaktioner) samt inbetalningar och interna transaktioner. 1

5 På grund av Umeå studentkårs organisation är det i många fall svårt för personer med attesträtt att i praktiken genomföra ovanstående attestkontroller, varför ett system med förattest tillämpas. Det innebär att den som genomfört beställningen, resan, utlägget förattesterar på fakturan. Med sin namnteckning uppger förattestanten. att att att att att kostnaden/utgiften är motiverad och rimlig samt i förekommande fall står i överensstämmelse med avtal kostnaden ligger inom ramen för attestområdets verksamhet och därför tilldelad budget beslut om anskaffning/ersättning/reseorder fattas av behörig tjänsteman eller förtroendevald rimlig kontroll av kvalitet, kvantitet, pris och övriga villkor har skett mottagande har skett och godkänts utanordna: godkänna till utbetalning Utanordning innebär ett slutligt godkännande av att betalningsunderlaget (fakturor etc.) är behandlat i föreskriven ordning så att utbetalning kan ske. Rätten att utanordna medför således ett slutligt ansvar för att alla utbetalningar är korrekta. Den som utanordnar ett belopp ska tillse: att utbetalningen framstår som rimlig och motiverad och ligger inom Umeå studentkårs verksamhetsområde att beloppet ryms inom tillgänglig budgetram att attestkontroll föregått utbetalningen Ingen får utanordna pengar till sig själv eller person som denne står i ett jävsförhållande till. Vidare gäller att attestant, utanordnare och betalningsmottagare alltid måste vara skilda personer. Förattestant och betalningsmottagare får dock vara samma person, i praktiken är detta ofta fallet. utfärda bokföringsorder: godkänna bokföringen av kostnad/intäkt inom organisationen Bokföringsorder innebär ett slutligt godkännande av att bokföringsunderlaget (interndebiteringar, omföringar, inbetalningar) är behandlat i föreskriven ordning så att bokföringen kan ske. Rätten att teckna bokföringsorder medför således ett slutligt ansvar för att alla bokföringarna är korrekta. 2

6 Förattest tecknas av den person som genomfört beställningen, resan, utlägget osv. genom att dagens datum och egen namnteckning skrivs med bläck direkt på betalningsunderlaget (originalfaktura, kvitto e dyl.). esteringsrätt tillkommer förtroendevald i enlighet med kårstyrelsens beslut. est tecknas av attestberättigad person (se estantförteckningen) direkt på atteststämplat/attestmarkerat betalningsunderlag (originalfaktura, utbetalningsallegat eller liknande) genom att fakturan atteststämplas samt dagens datum och signatur skrivs med bläck eller annan varaktig skrift på härför avsedd plats. est får inte tecknas av den som själv skall motta betalningen eller av den som står i ett jävsförhållande till den som skall motta betalningen. Personer med attesträtt skall framgå av särskild attestantförteckning. Om attesträtten är begränsad skall detta också framgå av attestantförteckningen. estantförteckningen skall finnas vid ekonomiavdelningen och hos varje attestant samt på Umeå studentkårs hemsida. Om någon förändring avseende attesträtt sker skall befintlig attestantförteckning omedelbart makuleras och ny upprättas. Det är av största vikt att attestantförteckningen alltid är uppdaterad. Vid frånvaro och/eller vikariatsförordnande gäller att attesträtt behandlas på samma sätt som delegation (se vidare i Umeå studentkårs delegationsordning). Den som attesterar under ordinarie attesträttinnehavares frånvaro ska alltid skriva dagens datum i anslutning till sin namnteckning. Varje attestant och övriga som kontrollerat fakturan är skyldiga att till överordnad chef framföra varje tveksamhet eller direkta felaktigheter som upptäckts vid granskningen av betalningsunderlag. Den som attesterar bekräftar och ansvarar för: att kostnaden/utgiften är motiverad och rimlig samt ligger inom ramen för attestområdets verksamhet och därför tilldelad budget att beslut om anskaffning/ersättning/reseorder fattats av behörig tjänsteman eller förtroendevald att rimlig kontroll av kvalitet, kvantitet, pris och övriga villkor skett att mottagande skett och godkänts att kontering är rimlig enligt kårens kontoplan att handlingarna är kompletta och formellt riktiga att handlingen kan överlämnas för beslut om utbetalning Den som utanordnar/utbetalar ett belopp ska tillse: att utbetalningen framstår som rimlig och motiverad och ligger inom Umeå studentkårs verksamhetsområde att beloppet ryms inom tillgänglig budgetram att attestkontroll föregått utbetalningen. 3

7 Utanordningsrätt tillkommer firmatecknare och kontotecknare enligt kårstyrelsens beslut. Övrigt: Om den utbetalning som ska godkännas innehåller en rekvisition med angivet maxbelopp och kontering som hanterats enligt attestinstruktionen och undertecknats av utbetalningsansvarig, kan denna handling ersätta själva utbetalningsordern. Ytterligare attestkontroll och utanordning behövs inte för sådana underlag. När kreditnota skickas till kund måste utbetalningsorder tecknas då detta kan jämställas med utbetalning (att avsäga sig en intäkt). Den som tecknar bokföringsorder för ett belopp ska tillse: att bokföringen framstår som rimlig och motiverad och ligger inom Umeå studentkårs verksamhetsområde att beloppet ryms inom tillgänglig budgetram att attestkontroll föregått bokföringen. Rätt att teckna bokföringsorder tillkommer ekonomiavdelningens tjänstemän samt kanslichef och kårordförande. 4

8 Umeå studentkår Biblioteksgränd Umeå Tel: Styrdokument Utförs av den som har bäst kännedom om betalningsunderlaget. Generell attesträtt tillkommer: Linus Lundström Kårordförande 13/14 Vid ordförandes frånvaro: Cecilia Wagenius 1:a vice ordf. 13/14 Emma Strömberg 2:e vice ordf. 13/14 Begränsad attesträtt tillkommer: Valnämndens ordförande 13/14 (avseende valnämndens budgetområde) Lars Göran Bokeskog (avseende anställdas frånvarorapporter) Kanslichef Utanordningsrätt tillkommer: Linus Lundström Ceciliga Wagenius Emma Strömberg Lars-Göran Bokeskog Veikko Karjalainen firmatecknare firmatecknare firmatecknare kontotecknare kontotecknare

9 Umeå studentkår Biblioteksgränd Umeå Tel: Styrdokument Med denna delegationsordning, delegerar kårstyrelsen beslutanderätt i vissa frågor inom sitt ansvarsområde till angivna befattningshavare. Syftet med en delegationsordning är att underlätta det löpande arbetet inom en organisation, så att beslut alltid fattas på lämplig nivå, sett ur såväl ett demokratiskt som ett pragmatiskt perspektiv. En delegationsordning syftar vidare till att det aldrig ska råda någon tvekan om vem i en organisation som har rätt att fatta beslut i ett ärende. Två viktiga omständigheter beträffande en delegationsordning bör i detta sammanhang betonas, nämligen (1) att ansvaret för ett ärende, och de beslut som fattas däri, ligger kvar på den som delegerat beslutanderätten, och en delegation är således inte ett sätt att frånsäga sig ansvar, samt (2) att den som delegerat en beslutanderätt när som helst kan återkalla delegationen. Om inget annat anges, får en delegerad beslutanderätt enligt denna delegationsordning inte vidaredelegeras. Undantaget är kårordföranden som alltid har rätt att förordna någon av de båda vice kårordförande att inträda i kårordförandes ställe. En av kårstyrelsen vid senare tidpunkt än datum som ovan utfärdad delegation till viss person eller organ i enskild fråga, gäller i det ärendet framför denna delegationsordning. Givetvis gäller också Umeå studentkårs stadgar framför delegationsordningen. Delegationsordningen gäller tills vidare, även över verksamhetsår, till dess att den upphävs av kårstyrelsen eller ersätts av ny eller reviderad delegationsordning. Kårstyrelsens arbetsutskott (AU) består av kårstyrelsens, tillika kårens, ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. Beslut fattade av arbetsutskottet ska meddelas kårstyrelsen vid nästkommande sammanträde. Arbetsutskottet är beslutsmässigt med två (2) ledamöter närvarande. Beslut fattas med relativ majoritet samt ska protokollföras och justeras av samtliga deltagande i beslutet. Till kårstyrelsens arbetsutskott delegeras: utse Umeå studentkårs studeranderepresentanter när antalet nominerade ej överstiger antalet platser. fastställa Umeå studentkårs yttranden i remissärenden och dylikt. besluta om inköp/åtaganden inom de arvoderades budgetområden överstigande ½ prisbasbelopp 1. i övrigt fatta beslut på kårstyrelsens vägnar i frågor som ej tål uppskov. 1 Prisbasbeloppet för 2013 är satt till kr.

10 Till kårordförande delegeras: självständigt teckna avtal i Umeå studentkårs namn, i ärenden av ringa principiell och/eller ekonomisk natur 2. självständigt teckna ekonomiska avtal (inkl anställningsavtal) i Umeå studentkår namn i ärenden där kostnaden för kåren understiger 1 prisbasbelopp 1 och ryms inom fastställda budgetramar. Detta förutsatt att avtalet inte också har en principiell betydelse som är mer än ringa (se ovan). självständigt teckna ekonomiska avtal i Umeå studentkår namn med sponsorer/annonsörer upp till 1½ prisbasbelopp 1 i inbringade intäkter till kåren, förutsatt att avtalet inte också har en principiell betydelse som är mer än ringa (se ovan). representera Umeå studentkår i förhandlingar med sektionsföreträdare, övriga kårer, universitetet, samt andra externa intressenter. Denna befogenhet kan av kårordföranden för ett visst ärende delegeras till annan befattningshavare 3. besluta om att avböja att inkomma med synpunkter på remisser. med sitt namn underteckna från Umeå studentkår eller dess organ utgående skrivelser. Denna befogenhet kan av kårordförande för ett visst ärende delegeras till annan befattningshavare fastställa kårens pressmeddelanden innan de skickas till media. Denna befogenhet kan av kårordförande för ett visst tillfälle delegeras till annan befattningshavare på kårstyrelsens vägnar utfärda kallelse till kårfullmäktige. Kan uppdras åt annan befattningshavare att göra i kårordförandes namn. vara arbetsledare för kårens anställda, innefattandes att besluta om fördelning av arbetsuppgifter inom kansliet inom ramen för de anställdas anställningsavtal samt fastställa arbetsbeskrivningar. godkänna timrapporter för anställd personal inför löneutbetalningar. bevilja/beordra mertid och/eller övertid för anställd personal, inom fastställda budgetramar. besluta om ledighet för anställd personal. företräda arbetsgivarsidan, dvs. kårstyrelsen, i löneförhandlingar med anställd personal samt att fastställa slutliga löner inom fastställda budgetramar. besluta om kansliets öppettider. vid behov besluta om att förordna vikarie för anställd personal inom fastställda budgetramar samt att själständigt teckna anställningsavtal i Umeå studentkår namn i detta avseende. Beslut om längre vikariatsförordnanden än en vecka ska fattas av kårstyrelsen. vid behov besluta om att anställa tillfällig personal vid arbetstoppar inom fastställda budgetramar. Beslut om längre anställningar än en vecka ska fattas av kårstyrelsen. fatta beslut, upp till ½ prisbasbelopp 1, inom budgetområdet för studiesociala frågor. 2 Med ärenden av ringa principiell natur avses exempelvis enklare överenskommelser med andra kårer, sektionerna eller universitetet, avtal med tydlig koppling till löpande verksamhet, avtal som skall tecknas om utan större förändringar i avtalets huvuddrag, avtal som endast innebär en konfirmering/förtydligande av inom kåren redan behörigt fattade beslut eller som ryms inom ramen för sådana beslut etc. Avtal av ringa principiell natur får inte strida mot av kåren genom beslut eller praxis fastställda ståndpunkter. 3 Med annan befattningshavare menas förtroendevald eller tjänsteman.

11 Till ansvarig för utbildningsfrågor delegeras: fatta beslut inom sitt budgetområde upp till ½ prisbasbelopp 1. representera Umeå studentkår i förhandlingar med sektionsföreträdare, övriga kårer, universitetet, samt andra externa intressenter i ärenden som rör utbildningsbevakning och utbildningskvalitet. Denna befogenhet kan av utbildningsansvarig för ett visst ärende delegeras till annan befattningshavare 4. inom området utbildningsbevakning och utbildningskvalitet sköta omvärldsbevakningen av nämnda område samt löpande informera kårstyrelsen samt övriga befattningshavare 4 och medlemmar om händelser på nationellt och lokalt plan. Till ansvarig för studiesociala frågor delegeras: fatta beslut inom sitt budgetområde upp till ½ prisbasbelopp 1. representera Umeå studentkår i förhandlingar med sektionsföreträdare, övriga kårer, universitetet, samt andra externa intressenter i ärenden som rör studiesociala frågor. Denna befogenhet kan av studiesocialt ansvarig för ett visst ärende delegeras till annan befattningshavare 4. inom området studiesociala frågor sköta omvärldsbevakningen av nämnda område samt löpande informera kårstyrelsen samt övriga befattningshavare 4 och medlemmar om händelser på nationellt och lokalt plan. Till informationsansvarig delegeras: fatta beslut inom sitt budgetområde upp till ½ prisbasbelopp 1. representera Umeå studentkår i förhandlingar med sektionsföreträdare, övriga kårer, universitetet, samt andra externa intressenter i ärenden som rör information och marknadsföring. Denna befogenhet kan av informationsansvarig för ett visst ärende delegeras till annan befattningshavare 4. inom området information och marknadsföring sköta omvärldsbevakningen av nämnda område samt löpande informera kårstyrelsen samt övriga befattningshavare 4 och medlemmar om händelser på nationellt och lokalt plan. 4 Med annan befattningshavare menas förtroendevald eller tjänsteman.

12 Till Kanslichef delegeras: leda arbetet för kårens tjänstemän, innefattandes besluta om fördelning av arbetsuppgifter inom kansliet inom ramen för de anställdas anställningsavtal och fastställda befattningsbeskrivningar. godkänna tidrapporter för anställd personal inför löneutbetalningar. inom fastställda budgetramar beordra mertid och/eller övertid för anställd personal. bevilja ledighet för anställd personal. Beslut om sammanhängande ledighet längre än 25 arbetsdagar skall dock fattas av kårstyrelsen. besluta om tillfälliga förändringar i kansliets öppettider och telefontider. inom fastställda budgetramar besluta om resor med reseersättning för anställd personal. inom fastställda budgetramar besluta om att förorda vikarie för anställd personal samt att självständigt teckna anställningsavtal i Umeå studentkårs namn i detta avseende. Beslut om längre vikariatsförordnanden än en vecka skall dock fattas av kårstyrelsen. inom fastställda budgetramar besluta om att anställa tillfällig personal samt att självständigt teckna anställningsavtal i Umeå studentkårs namn i detta avseende. Beslut om längre anställningar än en vecka skall dock fattas av kårstyrelsen. företräda arbetsgivaren, dvs. kårstyrelsen, i löneförhandlingar med övrig anställd personal samt att inom fastställda budgetramar och i samråd med ordföranden fastställa slutliga löner. inom fastställda budgetramar fatta beslut samt självständigt teckna avtal inom budgetområdena Löner, Personalkostnader, Kansli och Gemensamma kostnader upp till ½ prisbasbelopp 1. Beslut av omfattande och/eller principiell natur ska dock fattas av kårstyrelsen och avtal som följer härutav ska tecknas av utsedd firmatecknare. inom fastställda budgetramar besluta om erforderliga åtgärder i arbetsmiljö- och jämställdhetshänseende för att uppfylla lagens och/eller kårstyrelsens krav. Beslut av omfattande och/eller principiell betydelse skall dock fattas av kårstyrelsen. vid behov besluta om rehabiliteringsutredning och övriga rehabiliteringsinsatser. inom fastställda budgetramar beställa material för kansliets löpande verksamhet. besluta om utbetalning av förmåner enligt av kårstyrelsen fastställda anställningsvillkor.

13 Till Kanslist delegeras: i enlighet med av kårfullmäktige fastställt reglemente självständigt fatta beslut om utfärdande av medlemsbevis. självständigt beställa support och service av medlemsregistret. Beställning som överstiger 1/8 prisbasbelopp 1 sker först efter godkännande av kanslichefen. självständigt beställa urval ur medlemsregister och LADOK. Beställning som överstiger 1/8 prisbasbelopp 1 företas dock först efter godkännande av kanslichefen. självständigt fatta beslut om att uppdatera och justera datalistor till underlag för terminsutskick. inom fastställda budgetramar beställa material för kansliets löpande verksamhet upp till 1/8 prisbasbelopp 1. vara arbetsledare för extrapersonal på expeditionen. Till Informationssekreterare delegeras: inom fastställda budgetramar beställa material för sin löpande verksamhet inklusive höstkampanj, upp till ½ prisbasbelopp 1. självständigt kontakta externa företag för att erbjuda samarbete med US i syfte att nå det budgeterade målet. handha US grafiska profil och vid behov göra ändringar i denna. självständigt ombesörja layout och utskick av e-kårren, nyhetsbrev och StudentUmeå samt utveckling och uppdatering av desamma. ansvara för service och underhåll av US betalstationer. Till Kamrer delegeras: inom fastställda budgetramar självständigt beställa inkassobevakning i ärenden avseende Umeå studentkårs akutlånefond. självständigt besluta om räntepåslag i ärenden avseende Umeå studentkårs akutlånefond i enlighet med av kårstyrelsen fastställda direktiv, om inte studiesocialt ansvarig presidial meddelat annat beslut. självständigt besluta om påminnelseavgift/efterskänkning av påminnelseavgift i ärenden avseende Umeå studentkårs akutlånefond, om inte studiesocialt ansvarig presidial meddelat annat beslut. tillsammans med kanslichef/ ordförande verkställa utbetalningar.

14 Till Organisationssekreterare delegeras: ombesörja upprättande, utskick och arkivering av kallelser och handlingar till AU, KS, KF, SJCKMS styrelse, SJCKMS AU, GutBev, Valnämnden samt DokSek. Detta inbegriper bokning av lokaler och mötesförplägnad. inom fastställda budgetramar självständigt fatta beslut inom budgetområde Organisationskostnader upp till ett ¼ prisbasbelopp 1. för stiftelsen J.C Kempes minnes stipendiefonds räkning utforma/beställa mtrl., annonser mm. upp till ett ½ prisbasbelopp 1. sköta löpande kontakt med kårens sektioner, föreningar och andra till Umeå studentkår knutna organ. löpande sköta samt uppdatera register över de, av Umeå studentkår valda, representanterna i universitetscentrala organ av permanent natur samt kårens stiftelser och bolag Till all personal och samtliga arvoderade delegeras: efter samråd med politiskt tillsatt informationsansvarig besluta om att publicera information på Umeå studentkårs webbsida. Envar svarar inför ansvarig utgivare för det material han eller hon tillskapar och/eller publicerar på Umeå studentkårs hemsida eller annars i Umeå studentkårs namn. Vad gäller de statiska kårsektionerna på hemsidan samt alla övriga informationsområden åläggs ansvar i enlighet med separat avtal mellan ansvarig utgivare och personal samt Umeå studentkårs informationspolicy.