Sessionssalen Rådhuset, Vaxholm. Mikael Vigvinter (C), ordförande Anders Flodin (M), vice ordförande Ljiliana Lindgren (M) Lars Wessberg (M)

Transkript

1 93-95 Plats och tid Beslutande Sessionssalen Rådhuset, Vaxholm Mikael Vigvinter (C), ordförande Anders Flodin (M), vice ordförande Ljiliana Lindgren (M) Lars Wessberg (M) Gittan Hultberg (M) Bengt Sandell (S) Olle Almquist (S) Ersättare Margaretha Pettersson (S) Övriga deltagare Marie Viklund, klk Susanne Edén, sbf Lena Strand, sbf Roland Karlsson, sbf Rickard Andersson, sbf Sekreterare... Lena Strand Ordförande... Mikael Vigvinter (C) Justerande... Bengt Sandell (S) BEVIS Organ Sammanträdesdatum Justeringen har tillkännagivits genom anslag Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Kommunkansliet Underskrift...

2 2(8) Innehållsförteckning 93 Justering och fastställande av föredragningslistan 3 94 Förändrad planlösning kommunhuset 4 95 Renovering av golvet på bottenvåningen i kommunhuset 7

3 3(8) 93 Justering och fastställande av föredragningslistan Nämnden för teknik, fritid och kultur beslutar att utse Bengt Sandell (S) att justera protokollet senast att fastställa föredragningslistan

4 4(8) 94 Dnr 124/ Förändrad planlösning kommunhuset Konsekvensanalys arbetsmiljö placering bottenplan, öppna arbetsytor Konsekvensanalysen är framtagen utifrån ett generellt perspektiv Nämnden för teknik, fritid och kultur beslutar att uppdra till tekniska enheten att anpassa planlösningen i kommunhuset i samråd med kommunledningskontoret. Ärende En utredning kring den fysiska arbetsmiljön har genomförts under hösten Denna har påvisat att tidigare verksamhet i lokalerna påverkat betongplattan och orsakat emissioner som idag kan påverka inomhusmiljön negativt. Dry-IT, som genomfört utredningen, föreslår att ett golv byggs upp med en distansmatta från golvet som möjliggör en luftning mellan betongplattan och nytt övergolv. Staden bör genomföra denna åtgärd. I samband med renoveringen uppstår möjligheten att ändra planlösning. Det finns två huvudargument för varför arbetsgivaren vill genomföra detta. Dels för att på ett mer professionellt sätt ta emot externa besök och dels för att frigöra fler arbetsplatser i byggnaden. När vi idag tar i mot externa besök, genomförs mötena i tjänstemannens arbetsrum alternativ i konferenslokal med placering inne på avdelning. Med en ändrad planlösning skulle alla externa besök ske i en separat del och besökare skulle inte behöva vandra genom korridorer på respektive avdelningar. Kommunhuset har varit trångbott under flera år och detta har lösts hittills genom förtätning i befintliga kontorslokaler. Brist på mötesrum är tidvis ett stort problem. En ändrad planlösning skulle förutom fler konferensrum generera ca 15 fler arbetsplatser. En planlösning med öppna arbetsytor skulle innebära en mer ekonomisk användning av ytorna. Mindre yta kring varje skrivbord, men mer funktionsanpassning av lokalerna. Ett utkast på planlösning har diskuterats vid arbetsplatsträffar i kommunhuset.

5 5(8) Generellt - Egna arbetsplatsen Generellt Konferens och besök RISK/konsekvens Besök måste planeras och lokal bokas. Spontana arbetsmöten måste förflyttas till grupprum. Personlig inredning eller pyntning vid egna arbetsplatsen begränsas. Upplevd störning från ljud i lokalen Upplevd negativ kontroll från kollegor Inordning i gemensamma ordnings- och uppföranderegler Medarbetare på plan 2 som tidigare haft besök i egna arbetsrummet eller i mötesrum på avdelningen, får längre till besöksrum bottenplan mer tid för förflyttning. MÖJLIGHET/konsekvens Ökat informationsflöde och delaktighet. Ökad insyn i varandras arbete minskar sårbarhetens inom gruppen. Förenklat samarbete genom närhet till kollegor. Tillräckligt antal arbetsplatser Nytt och fräscht och funktionellt. Enhetlig utformning som skapar lugn Fokus på samarbetsformer, hänsyn och gemenskap bidrar till fortsatt arbete kring kränkande särbehandling Öppet landskap ger en förbättrad luftbehandlingseffektivitet än nuvarande lokaler Tillräckligt många mötesrum Anpassade mötesrum till olika sorters möten (storlek, utrustning, ljudisolering, säkerhet) Offentliga rum med professionell utformning Offentliga rum för professionella möten. Kostnad för genomförd ombyggnation uppskattas till 4,7-5,0 mkr. Detta belastar investeringsbudget 2014.

6 6(8) Yrkanden Anders Flodin (M) yrkar att uppdra till tekniska enheten att anpassa planlösningen i kommunhuset i samråd med kommunledningskontoret. Lars Wessberg (M) yrkar bifall till Anders Flodin (M) förslag. Ordförande finner bifall till Anders Flodins (M) och Lars Wessbergs (M) yrkande. Protokollsutdrag till: Kommunchefen Marie Viklund Tekniska enheten Roland Karlsson Ekonomienheten

7 7(8) Dnr 124/ Renovering av golvet på bottenvåningen i kommunhuset Nämnden för teknik, fritid och kultur beslutar att tillstyrka renovering av bottenvåning i kommunhuset. att överlåta till tekniska enheten att bestämma om renoveringen skall belasta driftsbudgeten eller investeringsbudgeten. Ärende Under hösten 2013 har en inomhusmiljöutredning gjorts till följd av upplevda hälsobesvär som kopplats till lokalerna. En okulär undersökning och fuktindikering av grundplatta gjordes. En undersökning genomfördes av grundplatta samt materialprovtagning från borrkärna för luktbedömning samt konstruktionsingrepp gjordes i yttervägg för att kontrollera väggens fuktstatus. Uppdraget inkluderade även muntliga redogörelser från 3 personer ur personalen samt granskning av äldre VOC-mätningar som utförts i lokalerna. Materialprover från betongen togs från 4 nivåer mellan 0-80 mm. Betongproverna visade på en avvikande sötaktig kemisk lukt, möjligen orsakad av tvätt- och rengöringsprodukter för bilar. Vid genomgång av tidigare utförda VOCmätningar i rumsluft kan ämnen från den tidigare verksamheten spåras, dock i väldigt små mängder. VOC-proverna visar även att en betydande andel av provtagen rumsluft innehåller aldehyder, vilket kan indikera en nedbrytning av linoleummattor. Då mattorna lokalt är mycket slitna med sprickor, är detta en trolig orsak. Provpunkter placerade i yttervägg på det övre planet, där utvändiga plåtar kring fönster saknades visade ej på fuktrelaterade skador. För att avlägsna problemet med kemiska ämnen som eventuellt emitterar från betongplattan till rumsluft är rekommendationen att golvytor åtgärdas. Att ytskiktet, dvs linoleummattan verkar avge aldehyder, vilket är ett tecken på nedbrytning av mattan är ytterligare en faktor som kräver åtgärder av golvytorna. Då emissionerna baserat på luktintryck sitter så pass djupt ner i betongen, är rekommendationen att samtliga golvytor på det nedre planet ventileras. Detta innebär i praktiken att golvytorna friläggs från linoleummatta eller annat ytskikt

8 8(8) som idag ligger ovan betongplattan. Därefter monteras ett mekaniskt ventilerat golv. Där matta ligger direkt limmad mot plattan rekommenderas ett platonsystem. Innan lokalerna sätts i drift, ska funktionen säkerställas, dvs ett undertryck under golvet i jämförelse med rumsluft ska råda. Där oljeavskiljaren är placerad behövs särskilt åtgärd. Bedömd kostnad för åtgärd uppskattas till 2,7-3,3 mkr. och kommer att belasta driftsbudgeten dels 2013 och dels Yrkanden Anders Flodin (M) yrkar att nämnden överlåter till tekniska enheten att bestämma om renoveringen skall belasta driftsbudgeten eller investeringsbudgeten. Ordföranden finner bifall till Anders Flodins (M) yrkande. Protokollsutdrag till: Kommunchefen Marie Viklund Tekniska enheten Roland Karlsson Ekonomienheten