Protokoll styrelsemöte XIV

Transkript

1 Protokoll styrelsemöte XIV Tid: Tisdag, 12 maj, 2015, Plats: Marie Curie, KC Närvarande:,,, Anisa Zigaf, Ludvig Carlman Bydén, Anna Ouchterlony, Marie Bergengren, Marika Mourujärvi, Lisa Sandblom, Tom Allen, Elin Öhman öppnar möte 14.2 Formalia a. Val av mötesordförande Valdes. b. Val av mötessekreterare Valdes. c. Val av justerare Valdes. d. Fastställande av dagordning Anisa yrkade på att behandla 14.6 g, 14.8 b och 14.8 c innan 14.6 a. Dagordningen fastställdes i dess utsända skick med ovanstående yrkande Adjungeringar Inga Föregående mötesprotokoll Protokoll XIII, , lades till handlingarna Nästa möte 19 maj 12.11, lunchmöte, Sigges Lagun/KC:M Rapportering a. Astrid har precis som vanligt lett och förberett styrelsens möten, delvis tillsammans med Jorunn och Agnes. Hon har skrivit på hemsidan angående valberedningen av jubileumskommittén, har medverkat på phøsets temasläpp, tandem, G-punkt med Ks styrelse och Funktistack, vilka hon under de två sistnämnda även varit med och arrangerat, bland annat genom att utse Ekos två stipendiater. Hon har även varit på OK-möte och fört mailkonversation angående NR med KERUBs ordförande Ellen Rieloff. Dessutom har hon varit med under Jämlikhetspicknicklunchen med V- och W-sektionerna, svarat på Jämus enkät, skrivit på det gemensamma styrelsetestamentet, träffat Tommy Ljungdell gällande ommöblering av Wåtmarken inför fönsterbytet och planerat inför set extrainsatta sektionsmötet. b. * Anisa gick Sida 1 av 9

2 STYRELSEMÖTE Sedan förra rapporteringen har Agnes utöver hennes vanliga sysslor, renskrivit protokollet från sektionsmötet och stormötet samt skickat båda till respektive mötes justerare och mötesordförande. Inför det extrainsatta sektionsmötet har hon skickat ut kallelse och utlyst fyllnadsval, satt ihop en dagordning tillsammans med förra årets revisorer och besökt de tre första årskurserna för att informera inför mötet. Agnes har skrivit klart sitt testamente och skickat detta till Malin Bruce, sammanställt det gemensamma styrelsetestamentet och skickat till de nyvalda styrelsemedlemmarna och mailat ut en mall till testamente till sektionens avgående funktionärer med en uppmuntran om att ge deras efterträdare en schysst överlämning. Agnes har fyllt i JämUs enkät, börjat fixa inför K-sektionens jubileumspresent, deltagit i förberedelserna samt genomförandet av Funkis-tacket, varit på G-punkt och börjat förbereda inför det kommande styrelsemyset (mer information om detta kommer senare i veckan). Framöver kommer Agnes ha överlämningsmöte med Malin och ett med Malin, Astrid och Jorunn. Den 27:e maj ska hon på VOK-möte. Agnes planerar även att till nästa styrelsemöte lämna fram förslag på två riktlinjer. Nästa vecka tänker hon sätta ihop Funktionärsväven och genomföra det extrainsatta sektionsmötet. Till sist kommer hon i sommar samla in era verksamhetsberättelser, skriva sin egen del till verksamhetsberättelsen och administrera mailalisen vid månadsskiftet juni juli. c. Kassör Jorunn har haft diverse möten, bland annat med Tara Larsson och med styrelsen. Hon har varit på G-punkt med Ks styrelse och gyttjebrottats. Hon har även prata en massa med banken och har nu fixat så att sektionen ska ändra upplägget för bankkontona. Kontona kommer göras om till PG-konton, bland annat phøsets sparkonto kommer bli ett PG-konto. Detta kommer att uppdatera sektionens konton eftersom det nuvarande systemet är förlegat. När kontona gjorts om kommer även ett kort till styrelsen att komma. Utöver detta har Jorunn fixat funkistack tillsammans med övriga i styrelsen och skrivit på det gemensamma styrelsetestamentet. Hon har även varit på ett till Pengakollegiemöte och fått massa bra nya idéer om hur sektionen kan göra med sitt överskott av pengar bland annat. Jorunn har bokfört, betalat pengar, fixat med fakturor och andra vanliga grejer. Hon har beställt overaller. Hon och Tara har nu fixat så att Jorunn kan börja bokföra på nätet igen. Sida 2 av 9

3 Jorunn ska även beställa märken och sångböcker till i sommar samt prata med Quixter angående kortbetalning till nollningen. d. PR-chef Marika har sedan sist planerat vårens funkistack tillsammans med Marie, lagt sig i alla ansvarsgrupper, varit toastmaster och spontant bakat paj till 60 personer. Hon är mycket nöjd med kvällen. Marika har skrivit testamente och haft en trevlig överlämning med Kajsa Jakobsson. De har tillsammans börjat planera PRutskottets sista möte för att få med idéer till nästa års utskott, som de båda är mycket taggade på att vara med i. Hon har skrivit sin allra sista rapportering i styrelsen och handskats med sin separationsångest över att lämna sin post som PR-chef på den bästa sektionen på LTH. e. Arbetslivskontakt Ludvig har förutom det utomordentligt trevliga funkistacket fortsatt runda av AKG-arbetet. Testamenten skrivs och utvärderingar görs. Till nästa AKG-möte kommer höstens AKG bjudas på fika. Ludvig har förutom detta letat efter en efterträdare. f. Sexmästare Sedan förra rapporteringen har sexmästeriet anordnat phøsets temasläpp i Mattehusets foajé. Tom var inte med, men arrangemanget var mycket lyckat ändå. På söndag är det dags för K-sektionens ballunch, vilken kommer hållas på Lophtet och rymma ca 70 personer. Sexmästeriets sista evenemang för terminen blir FETSMen med E-sektionen. Den kommer vara i Edekvata den 5 juni, och planeringen inför evenemanget är igång. Just nu genomförs en utvärdering i sexmästeriet, som behandlar både den hittills gånga terminen men också sexmästeristernas syn på engagemang. Detta för att det under terminen har varit väldigt svårt att få ihop tillräckligt med jobbare till de evenemang som sexet anordnar, och mästarna vill hitta orsaken och lösa problemet. Dessutom genomförs en engagemangskoll för att se vilka sexmästerister som vill engagera sig mer i utskottet, till exempel i de så kallade subutskotten. I kollegiet diskuteras mycket kring nollningen, framförallt nollelördagen och sittningar i samband med denna, samt resterande ET-slasquer för året. Då många sexmästerier inte kunde ta den ET-slasque som är precis innan sommaren kom förslaget att Tom står som ansvarig sexmästare för eventet, men kommer ha blandade sexmästerister från olika sektioner som jobbare. Sida 3 av 9

4 STYRELSEMÖTE g. Studierådsordförande Sedan senaste mötet har studierådet varit på CEQ-möte och planerat inför studiekväll och CEQ-fika. Onsdag den 20:e maj kommer utskottet hjälpa till med Speak Up Days. En utvärdering av utskottet har gjorts inför nästa år. Anisa har varit på SRX-möte (dock inte hela) där bl.a. kurskostnadsfaktorer och censurering av CEQ diskuterades. h. Jämlikhetsombud Lisa har varit på LiBe-möte och har meddelanden därifrån. Psykosociala skyddsronder kommer att starta i höst. Det finns nu en likabehandlingsplan för studenter vid Lunds Universitet för år 2015 och anonyma tentor kommer att införas i höst. Lisa har haft möten med utskottet samt med likabehandlingsombuden på V där de planerade inför ett lunchevent som hölls idag. Det var väldigt lyckat och det kom mycket folk. De hade hatti-fnatt JämU-style och kubb. De hade dock behövt göra fler uppsättningar med lekar då bara två grupper kunde köra i taget så de flesta som var där satt och pratade och fikade (vilket ju också är trevligt). Utskottet har också skickat ut en enkät till alla utskottsmedlemmar på sektionen som behandlar den sociala miljön och trivseln i utskotten. 35 personer har svarat, dock bara 5 styrelsemedlemmar. Det går dock svara i efterhand även om den officiella tiden är slut, för de ska inte sammanställa det förrän om en vecka. Phøset var bäst, där har alla svarat (utom ordföranden antar Lisa). Nästa vecka ska utskottet planera inför nollningen samt ha en terminsavslutning där de ska äta tapas och basta i Kårhuset. Lisa har även varit på G-punkt Ks styrelse, funkistack och phøsets temasläpp. i. Infochef Marie har påbörjat redigeringen av nästa nummer av ekolodet. InfU har satt ett preliminärt datum för release till lunchen 25/5 och smått börjat planera releasen. Marie har haft ett skypemöte med Hanna och Helena i Uppsala respektive Stockholm där det har diskuterat hur den gemensamma hemsidan ska se ut. Där kom de fram till en mall för hur den ska vara uppbyggd och ungefär vad man ska kunna få ut av den, samt att Hanna står för det tekniska. Hemsidan ska vara riktad mot både arbetsgivare och blivande studenter i två separata avdelningar och framställd så att man lätt kan se skillnader och likheter mellan programmen. Sida 4 av 9

5 Hanna ska höra av sig med förslag på webbhotell och därmed vilka kostnader det kommer innebära. Marie har planerat och hjälpt till att hålla i lekar till funkistacket, samt avslutat märkestävlingen som vanns av Moa Rosén i W14. Sedan har Marie även gjort ett tillägg i det gemensamma styrelsetestamentet om hur man fixar med sitt mailalias. Marie meddelade att till våren kommer inte utvärderingen av sektionen hinnas med utan att det blir till hösten. j. Öwerphøs Phøset har arrangerat en phadderkickoff med bra uppslutning samt ett temasläpp tillsammans med sexet och ett mindre kaosartat men ack så uppskattat eftersläpp i A-huset. Phøset har haft ett lunchmöte med K-phøs angånde de gemensamma eventen under nollningen, såsom SyKWäll och Stadskringwandring. Anna har haft möte med Emil (överphøs på M) och planerat nästa veckas phadderkickoff den 19 maj samt tillsammans med Felix Haglund planerat upplägget av sektionens egen phadderutbildning 22 maj. Den 6 maj hade phøset en heldag då de spånade kring manus på nollningsfilmen, och sedan haft ett möte med Philip Hansson som kommer att hjälpa till med filmning i augusti. Samma dag utnyttjade de matkupongerna som Anna hittat utomhus i vintras på Dagens Lunch på Kryddhyllan IDEON. Anna har haft kontakt med Rolf Larsson angående master studenter (Water Resources) och nollningen. De ska ha möte med honom imorgon onsdag 13 maj. Phøset har även fått in alla phaddergruppers val av teman. Det är många kreativa och roliga teman, så det känns mycket lovande. Dessutom har det kommit in många presentationer från styrelsemedlemmar till nolleguiden, men inte från alla. Anna var på ØPK skipthe i söndags, då hon målade kiosken och hade en i övrigt väldigt trevlig dag, som tog ut sin rätt igår. Hon har haft möte med Tom och diskuterat lite mer kring samarbete sexet och phøset. Slutligen har Anna beställt mat till funktistacket från Bryggan, på IKDC. k. Källarmästare Sedan föregående möte har Elin inhandlat nya bestick till Wåtmarken, det finns numera gott om gafflar och knivar där. Hon har även inköpt en ny AUX-sladd till högtalaren eftersom det var glapp i den ursprungliga. Sida 5 av 9

6 STYRELSEMÖTE Volleybollnätet och volleybollen har kommit och användes redan igår. Elin håller på och skriver på en riktlinje till denna samt planerar att placera en pärm i arkivet med kvittenser. Utlåning av prylarna kommer som sagt fungera på samma sätt som med högtalaren. Imorgon hålls kafé i Wåtmarken under lunchen och kommer även att göra så nästa onsdag. Elin har bokat in en överlämning med Manfred nästa måndag för att lämna över i lugn och ro. Han verkar taggad på att komma igång med styrelsearbetet. Från Aktus håll så genomfördes Tandem i helgen med 200 LTH:are på fyra bussar. På torsdag är det JFF (Kårens tack till alla funktionärer på sektionerna) med fotbollsturnering som startar klockan 11 på Smörlyckan. Lagen är fulla men man är varmt välkommen dit även om man inte spelar, det bjuds på gratis lunch i form av grillat. På kvällen är det sittning och eftersläpp i Gasque. Har man inte anmält sig till sittningen är man varmt välkommen ändå på eftersläppet, det är gratis och ta med leg och kårleg. Den 21 maj håller Maskin picknickhäng i Maskinparken med live-musik och mat och 23 maj är det alltså dags för Slaget om Lund. Elin påminner igen om att det den 24 maj är sektionsstyrelseturnering i form av ultimate frisbee. Där får man ta med sig egen mat att grilla och så blir det gött häng med alla styrelser, nyvalda styrelsemedlemmar är också välkomna. l. Övriga meddelanden Agnes meddelar att David mailat och vill berätta att nästa vecka är det Speak Up Days. Tom ville påminna om FETSMen den 5 juni, boka datumet! * Mötet ajournerades i 5 minuter 14.7 Beslutsuppföljning a. Städning av NR Astrid meddelade att hon fört mailkorrespondens med Ellen Rieloff, KERUBs ordförande, om städningen av NR i enlighet med vad som styrelsen tidigare hade kommit översens om och läste upp utdrag ur konversationen. KERUB vill att W- styrelsen ska städa NR en gång per termin genom att torka ur mikrovågsugnarna. Astrid har gett Ellen förslaget att ta upp frågan i husstyrelsen. Marie tycker att deras krav känns rimliga men att det inte verkar förstå att sektionen städar Sida 6 av 9

7 Wåtmarken varje dag. Marie tycker att det känns som en bra sak att ta upp det i husstyrelsen för att det kanske klargör saker och ting. Astrid undrar hur styrelsen ställer sig i frågan. Agnes tycker att husstyrelsen ska reda ut vad överenskommelserna är mellan KC och respektive studentorganisation samt vad de är för befogenheter de olika organisationerna har. Agnes tror också att man inte kan stänga ute vissa studentgrupper och troligtvis kommer inte husstyrelsemötet ändra det nuvarande läget dramatiskt. Ludvig föreslog att till nästa år bjuda in dem på olika evenemang för att öppna upp en dialog. Marika sa att KERUB kanske hade en trevlig approach men att de kanske inte fick det svar de hoppats på. Astrid undrade vad styrelsen tycker om att öppna upp Wåtmarken så att sektionens lokal blir lika tillgänglig som KERUBs lokal om det kommer upp som förslag. Styrelsen instämde i att man inte ställer sig negativ till att öppna upp Wåtmarken om detta kommer på förslag på husstyrelsemötet Pågående projekt a. Nollningsschemat och utskotten och styrelsens medverkande Anna gick igenom årets nollningsschema. Det styrelsen och utskotten kommer medverka i och således behöver planera inför är att i lv. 0 bjuder styrelsen nollorna på lunch på torsdag i kombination med presentation. I lv. 1 ska styrelsen hålla i ett tältnöje på onsdagen den 3:e september. I lv. 2 håller styrelsen i sillafrukost på nollelördagen. Den 15:e september i lv. 3 är det sektionssafari då alla utskott ges en chans att visa upp sig. 17:e september är det idrottsdag där det finns möjlighet att synas om man vill. Nollegasque är den 19:e september. Måndag den 21:a september är det spelkväll i Wåtmarken. Agnes uppmanade alla att studiekvällarna ska lämnas fria från nollnings och övriga sektionsaktiviteter så att alla sektionens medlemmar kan studera i lugn och ro på dessa. Sektionssafari planerar respektive utskott. Förslag till tältnöje som kom fram under styrelsemötet var kål stötning, grönsaks-bowling, twister och photo both. Styrelsen beslutade att fortsätta diskussionen på facebook. Fram till den 21:a maj kan man komma med förslag och den 28:e maj röstar styrelsen mellan förslagen. * Anna gick b. Motion angående införande av vice studierådsordförande (Bilaga 1) Anisa gick igenom sitt förslag och berättade om de förändringar hon vill göra. Hon vill formulera om bakgrunden till följande: Som studierådsordförande har man, med studierådet vid sin sida, stor chans att påverka utbildningen på sitt eget program såväl som på hela LTH. Detta innebär att posten ofta kräver att man, förutom att leda utskottet och sitta med i styrelsen på sektionen, även sitter som representant i programledningen, SRX, UNC och UNX. Posten medför ofta administrativt arbete samtidigt ska man dra i många trådar, vilket kan leda till att studierådets arbete hämmas. Sida 7 av 9

8 STYRELSEMÖTE Arbetsuppgifterna för studierådsordförande hade underlättats om det fanns en vice studierådsordförande samt en ekonomiansvarig. Detta hade inneburit att studierådsordförande kan ha någon att bolla idéer med samt att en del av arbetsbördan kan fördelas på fler personer. Posten som studierådsordförande hade blivit mycket mer attraktiv i och med detta och arbetet i studierådet hade blivit mer effektivt, vilket innebär att studierådet kan göra mer för sektionens medlemmar. Jorunn kommenterade att det borde stå ekonomiansvarige överallt för att inte blanda ihop det med kassören. Jorunn sa också att hon inte ser något behov av att denna ska sitta med i ekonomiutskottet, självklart får den gärna sitta med men det kommer nog inte ge SRWs ekonomiansvarige något. Lisa såg att det står samtidigt två gånger efter varandra. Anisa sa att hon kommer göra ändringar utifrån dessa kommentarer. Agnes tyckte om den nya bakgrunden och styrelsen instämde i att innehållet är bra. Styrelsen ställde sig bakom motionen. c. Excel/Matlab-kurs, SRW Anisa berättade om att SRW vill erbjuda två mindre kurser i Excel och Matlab av ekostudenter för ekostudenter samt att de som håller i kurserna blir arvoderade. PLED har sagt ja till att arvodera en person på 8 timmar. Anisa förklarade att om SRW inte kan komma överens med PLED om att arvodera två personer skulle hon eventuellt vilja finna en lösning där sektionen bekostar denna hjälp. Jorunn undrade varför två olika personer ska hålla i detta. Anisa sa att detta beror på att de fått in intresse från två personer som vill hålla i var sitt program. Jorunn är inte säker i dagsläget huruvida sektionen kan bekosta en sådan kurs. Anisa återkommer när hon fått klara besked från PLED och Astrid kollar med de andra styrelserna hur de brukar göra och presidiebeslut Inga Övriga frågor Agnes framförde en fråga som hon fått in via mail från David Gustavsson om vad styrelsen tror att sektionen är beredd på att betala för att hyra en projektor och duk till evenemang i Gasquesalen. I dagsläget kostar det 500 :- att hyra en 2m x 2m projektorduk. Så som förslaget ser ut nu kommer kåren köpa in en projektor och tillhörande 4m x 4m stor duk och att det kommer kosta 900 :- att hyra detta. Tom förtydligade att det som erbjuds idag är att hyra duken, projektor får man hitta själv, den nya lösningen innefattar alltså både större duk och projektor för 900 :-. Astrid sa att de i OK diskuterat detta och få sektioner kände stort behov av att kunna hyra detta. Jorunn tror inte att detta är något som vår budget rymmer och att sektionen inte har något behov av det, speciellt inte då Sida 8 av 9

9 sektionen nästan aldrig hyr gasque. Tom sa att i Sexkollegiet har en del sektioner nämnt att det finns intresse av detta. Marika tyckte att det låter som en bra investering för kårens del. Styrelsen sammanfattade att priset låter rimligt men att detta oavsett pris inte är av intresse för W-sektion då sektionen nästan aldrig hyr Gasquesalen. Jorunn sa att man gärna får kolla på projektorer i andra hand till Wåtmarken eftersom vi har en duk där. Jorunn undrade hur stora märken styrelsen vill trycka och hur många. Styrelsen tycker att 7cm x 7cm ser bra ut. Jorunn föreslog att köpa in 200 st KRAW-märken och 200 st av Moa Roséns märke. Styrelsen tyckte att det lät bra. Lisa undrade hur styrelsen vill ha svaren från JämUs enkät. Agnes föreslog att beroende på vad för kommentarer som kommit in bör detta kanske tas upp på skiphtet. Marika föreslog nästa styrelsemöte för att läsa upp svaret. Styrelsen höll med om detta. Astrid undrade om styrelsen vill ta vidare konceptet en vecka med styrelsen. Lisa föreslog att styrelsen börjar med detta nästa termin. Astrid sa att konceptet redan då borde vara utformat. Marie föreslog att detta läggs upp på hemsidan. Astrid tog på sig att skriva till första veckan och Lisa tar andra veckan Mötesordförande avslutar mötet Sida 9 av 9