Driftnämnden Ambulans, diagnostik och hälsa Hälsa och funktionsstöd. Uppföljningsrapport

Transkript

1 Driftnämnden Ambulans, diagnostik och hälsa Hälsa och funktionsstöd Uppföljningsrapport

2 UPPFÖLJNINGSRAPPORT 1 Nämnd: DN ADH (Hälsa och funktionsstöd) Period: Jan-mar 2015 Kort sammanfattning: Resultatet för perioden januari-mars för förvaltningen Hälsa och funktionsstöds båda uppdrag uppgår till tkr. Volym och kostnadsutveckling, när det gäller hjälpmedel och subventionerade preventivmedel är oroande. För aktuell period kompenseras överskridandet med lägre personalkostnader på grund av vakanser. Periodens resultat: (tkr) Utfall-14 Utfall-15 Per bgt-14 Diff Hälso och sjukvårdsuppdrag Beställning från GNHH SUMMA Tillgänglighet och produktion redovisas under respektive uppdrag. Prognos: Ett negativt resultat på -192 tkr. Hjälpmedelscentrums prognos behöver kommuniceras med beställarnämnden Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Vissa tjänster är väldigt svårrekryterade vilket innebär viss begränsning i insatser till patienter. Kostnadsutveckling för tekniska hjälpmedel (handikappverksamheten) och subventionerade preventivmedel beror på orsaker som delvis ligger utanför förvaltningens mandat. Hjälpmedelscentrum förser sina kunder med hjälpmedel. Budget för hjälpmedelsförsörjningen bygger på en uppskattad volym där driftnämnden månadsvis får ett anslag från beställarnämnden. Intäkter från kunderna bokförs hos beställarnämnden. Bilagor: UR1 för Hälso och sjukvårdsuppdraget samt Hjälpmedelsuppdraget Personaluppföljning Intern kontroll 2

3 HÄLSO OCH SJUKVÅRDSUPPDRAG avser handikappverksamheten, kvinnohälsovården och ungdomsmottagningen Sammanfattning och analys Efter mars redovisar förvaltningen ett positivt resultat på 785 tkr. Personalbudgeten underskrids vilket beror på svårrekryterade vakanser och långtidssjukskrivning. Både produktionen och tillgängligheten har, i varierande utsträckning, påverkats av den lägre bemanningen. Hjälpmedelskostnader, regionvårdskostnader och kostnader för subventionerade preventivmedel överskrids. Detta är anledning till det försämrade resultatet jämfört med februari månad. Kostnadsökningen är oroande och kommer att följas under året. Åtgärder kommer att vidtas där det är möjligt. Prognos för 2015 är +400 Periodens resultat (tkr) Utfall-14 Utfall-15 Per bgt-15 Diff INTÄKTER PERSONALKOSTNADER MATERIAL, VERKSAMHET AVSKRIVN/RÄNTA SUMMA Personalkostnaderna underskrider budget med tkr. Detta beror på vakanser i samband med rekrytering och att vissa kompetenser är svårrekryterade. Rekrytering för att täcka vakanserna pågår. Kostnaderna för hjälpmedel överskrids med 920 tkr, regionvård med 400 tkr och subventionerade preventivmedel med 230 tkr. Prognos Förvaltningen prognostiserar ett överskott med 400 tkr i reslutat för året, fördelat enligt följande på uppdragen; Handikappverksamheten 100 tkr Kvinnohälsovården tkr Ungdomsmottagningen -800 tkr Prognosen bygger på att vissa vakanser kommer att finnas och att kostnadsökningen för hjälpmedel inte fortskrider. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Vissa tjänster är väldigt svårrekryterade vilket innebär viss begränsning i insatser till patienter. Överskridandet av tekniska hjälpmedel och subventionerade preventivmedel beror på orsaker som delvis ligger utanför förvaltningens mandat. Vad har hänt sedan förra månadsrapporteringen Kostnaderna för hjälpmedel, regionvård och subventionerade preventivmedel har ökat och överskrider budget. 3

4 Personal Antalet anställda uppgår per till 290 (varav 16 visstidsanställda). Det är en minskning jämfört med motsvarande siffra föregående år som var 305 (varav 26 visstidsanställda). Av de 290 medarbetarna har 219 heltidsanställning och resterande 71 har deltidsanställning. Föregående år hade 223 medarbetare heltid och resterande 82 deltid. Fördelningen mellan män och kvinnor på 12,9/87,1 procent ( uppgick värdet till 6,9/93,1 procent). Antalet snittanställda kvartal uppgick till 297 medarbetare, vilket är en minskning med 14 jämfört med motsvarande period föregående år. Att antalet snittanställda såväl som antalet anställda har minskat jämfört med föregående år beror dels på vakanshållningar för en ekonomi i balans under kvartal , dels på svårighet att återbesätta vakanser. Att återbesättning ej har kunnat ske har berott på flera olika faktorer. I vissa fall finns inte aktuella professioner att tillgå på arbetsmarknaden, då det är bristyrken. I andra fall har det berott på lägre lönenivå jämfört med kommunal verksamhet. Arbetad tid, dvs. tid då medarbetare är i tjänst är procentuellt i förhållande till annan tid likvärdig 2015 med motsvarande period föregående år; 75,9 procent 2015 jämfört med 76,5 procent Dock sett till arbetad tid i timmar enskilt uppgår det till cirka 5000 timmar färre 2015 jämfört med motsvarande period föregående år. Det har sin orsak i att förvaltningen har färre anställda i tjänst med bakgrund av ovan nämnda. Beträffande den arbetade tiden uppgår den näst intill uteslutande av ordinarie schemalagd tid. Förvaltningen tillämpar endast marginellt mertid/övertid. Antalet timanställda omräknat i tjänster uppgick för den aktuella perioden till 2,5 tjänster (3,05 tjänster motsvarande period 2014). Sjukfrånvaron uppgår till 5,5 procent vilket är i samma nivå som motsvarande period föregående år (5,7 procent). Gällande fördelningen mellan könen är det en marginell överrepresentation för den manliga andelen medarbetare. Vid en uppdelning av sjukfrånvaron kan glädjande konstateras att den långa sjukfrånvaron har minskat från 52 procent till 34,5 procent. Detta har sin förklaring i att HFS har fått tillbaka ett antal medarbetare efter lång rehabilitering. I några enstaka fall har också övergång till sjukersättning tillsvidare skett. Det finns fortfarande ett antal medarbetare som varit sjukskrivna under mycket lång tid. Den absoluta majoriteten av dessa har sjukdomsorsaker som inte är arbetsrelaterade. Arbetsgivaren, dvs. närmsta chef med stöd av HR arbetar långsiktigt med rehabiliteringsplaner och i samarbete med Försäkringskassan, företagshälsovård och andra berörda aktörer för att stödja medarbetarna. Vad det anbelangar den korta sjukfrånvaron så har den ökat från 27,1 procent föregående år till 39,5 procent Skälen till detta är oklara då dokumentation systemmässigt inte sker gällande sjukdomsorsaker när sjukskrivning uppgår till max 14 dagar. Kostnader för sjukfrånvaron har ökat rejält från cirka 287 tkr till 423 tkr 2014 jämfört med Detta har sin grund i att den korta sjukfrånvaron har ökat, där arbetsgivaren tar en större del av kostnaden. Andelen långa sjukskrivningar, som arbetsgivaren har lägre kostnad för, har minskat rejält. Dessutom har rehabiliteringsinriktade åtgärder genom upphandlad företagshälsovård ökat under Detta som en följd av att arbetsgivaren försöker ta en ännu mer aktiv roll i att rehabilitera sjukskrivna medarbetare åter i arbete. 4

5 Gällande sjukfrånvaron vid förvaltningen så finns angivet i arbetsmiljöplanen för 2015 att en fördjupad analys av sjukfrånvaron ska ske. Detta kommer att ske senare i år. Analysen får visa vilka åtgärder som kan bli aktuella för att kunna minska sjukfrånvaron vid förvaltningen. Beträffande inhyrd personal så har sådan inte använts vid förvaltningen hittills under Personalkostnaderna uppgår till milj kr. Det är likvärdigt med motsvarande period föregående år men innebär ett överskott på cirka 1,7 milj kr jämfört med budget. Detta har sin grund i att verksamheterna dras med ett antal ofrivilliga vakanser som inte har kunnat besättas på grund av orsaker som har nämnts tidigare. Medarbetarundersökningen genomfördes under september föregående år och resultatredovisning har skett på respektive arbetsplats under slutet av Arbete med handlingsplaner har skett under kvartal 1 och följer lagd plan. Utförandet har sett olika ut med separata handlingsplaner för arbetsplatser utifrån resultatet, men också i vissa fall att det har förts in åtgärder i enheternas aktivitetsplaner. Inom personalområdet som helhet har mycket fokus i förvaltningens verksamheter legat på skyddsronder som har genomförts under kvartal 1. Dessutom lever ständigt frågan kring hur vi bäst kompetensutvecklar våra befintliga medarbetare och hur vi kan attrahera ny kompetens för att återbesätta vakanta tjänster. Detta är ett arbete som ständigt pågår och som det sker diskussioner kring. Tillgänglighet Andel utförda hörapparatutprovningar inom 60 dagar, mål 80% 93,6 97,9 94,4 81,8 70,6 85,4 95,9 93,7 86,2 59,8 70,2 87,9 5

6 Utförda nybesök mars 60 dgr 90 dgr Syncentralen 95% 100% Hörselvården 91% 97% Dako 81% 89% Habilitering, barn 82% 94% Habilitering, vux 69% 100% Alla verksamheter klarar tillgängligheten inom 60 och 90 dagar. Undantaget vuxenhabiliteringen som inte klarar tillgängligheten inom 60 dagar. Produktion Sjukvårdande behandling Utfall ack mars Utfall ack mars Förändring fg år Årsbudget % av Antal % 2015 årsbgt Barnhab ,5% ,1% Vuxenhab ,3% ,3% Hörselv ,7% ,0% Syncentr ,1% ,7% Dako ,3% ,7% KHV ,8% ,1% UM ,6% ,6% (% av årsbudget jämförelsetal är 25%) Läkarbesök Utfall ack mars Utfall ack mars Förändring fg år Årsbudget % av Antal % 2015 årsbgt Barnhab ,6% ,0% Vuxenhab ,5% 50 66,0% Hörselv ,5% ,0% Syncentr ,3% 20 20,0% KHV ,2% ,9% UM ,6% ,1% (% av årsbudget jämförelsetal är 25%) Audionommottagningen, tolkverksamheten, kvinnohälsovården och ungdomsmottagningen klarar produktionsmålen medan syncentralen, hörselteamet, barn- och vuxenhabiliteringen på grund av vakanser inte når upp till produktionsmålen. 6

7 Kvalitetsredovisning 95 avvikelser har inkommit det första kvartalet. 58 är avslutade och 52 är riskbedömda. Försenade fakturor och remisser, utebliven tolk från Semantic och problem med kallelsesystemet för cellprovtagning är vanligt återkommande avvikelser. Kvinnohälsovården i Kungsbacka har startat ett projekt med förändrat arbetssätt för att öka delaktighet och eget ansvar för patienterna. Kvinnohälsovården har startat en projektgrupp för att förbereda införandet av kallelsesystemet Rock-it. Förbättrad och utvecklad teknik, trådlöshet inom hörapparater har gjort att fler patienter med hörselnedsättning som tidigare var svåra att möta nu kan få hjälp. Kvaliteten för patienterna ökar i takt med att komponenter till hörapparater utvecklas. Arbete med kvalitetsregister för föräldrastöd är ett led i att öka kvaliteten för patienterna och säkerställa att alla föräldrar till barn inom habiliteringen får evidensbaserat föräldrastöd. Mål för 2015 är att föräldrarna till alla nya barn erbjuds detta stöd. Arbete är påbörjat med att erbjuda deltagande i kvalitetsregister för små barn med autism, men svårigheter med rekrytering av specialpedagoger och psykologer gör att införandet går långsammare än planerat. Samverkansprojekt mellan BUP (barn- och ungdomspsykiatri) och habiliteringen med att bilda AST-team (autismspektrumtillstånd) har stannat upp. Detta beror dels på att det inte har gått att få fram en projektledare dels på att ekonomiska förutsättningar övervägs. Förbättringsarbete mellan hjälpmedelscentrum och habiliteringen pågår vad gäller barnhjälpmedelsprocessen. 7

8 HJÄLPMEDELSUPPDRAG avser hjälpmedelscentrum Sammanfattning och analys Verksamhetens utförande går enligt plan. Hjälpmedelskostnaderna ökade mer än förväntat i början av året, men är lägre än budgeterat efter mars månad trots volymökning. Resultat för perioden är ett överskott på 301tkr. Trenden med volymökning och kostnadökning förväntas fortsätta och prognos på helår är ett underskott om -592 tkr. Prognosen behöver kommuniceras med beställarnämnden. Tillgängligheten ligger kvar på samma höga nivå som föregående år. Periodens resultat (tkr) Utfall-14 Utfall-15 Per bgt-15 Diff INTÄKTER PERSONALKOSTNADER MATERIAL, VERKSAMHET HJÄLPMEDELSKOSTNADER REGIONBIDRAG OCH RÄNTOR SUMMA Periodens positiva resultat beror till största del på att personalkostnaderna understiger budget. Samtidigt har personalstyrkan utökats mot föregående år för att möta de ökade beställningsvolymerna från kunderna. Hjälpmedelskostnaden för perioden understiger budget. Utfallet mellan 2014 och 2015 är inte jämförbart då omfördelning av budget och ansvar har gjorts mellan beställarnämnd och utförarnämnd. Driftnämnden är nu resultatansvarig nämnd. Prognos Prognosen för Hjälpmedelscentrum är ett underskott på -592 tkr. Anledningen till detta är att trenden med kontinuerlig volymökning förväntas fortsätta även om det inte visar sig i utfall på hjälpmedelskostnader efter mars månad. Prognosen behöver kommuniceras med beställarnämnden. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Hjälpmedelscentrum förser sina kunder med hjälpmedel. Budget för hjälpmedelsförsörjningen bygger på en uppskattad volym där driftnämnden månadsvis får ett anslag från beställarnämnden. Vad har hänt sedan förra månadsrapporteringen Resultatet efter mars månad är bättre än efter februari, men det går inte att dra några slutsatser efter en enskild månad. Prognosen bygger på fortsatt långsikt volymökning. 8

9 Personal Antalet anställda uppgår per till 75 (varav fyra visstidsanställda). Det är en ökning jämfört med motsvarande siffra föregående år som uppgick till 70 (varav fem visstidsanställda). Av de 75 medarbetarna har 73 heltidsanställning. Motsvarande period föregående år hade 67 medarbetare heltid. Fördelningen mellan män och kvinnor var 57,3/42,7 procent ( uppgick värdet till 55,7/44,3 procent). Antalet snittanställda har ökat från 70 medarbetare 2014 till 73 medarbetare Detta följer lagd planering. Verksamheten har tillförts budget för en hjälpmedelstekniker. Två tjänster har konverterats från visstidsanställningar till heltidstjänster på grund av att de innehaft anställning i mer än två år. Under kommande månader kommer ett antal pensionsavgångar att ske vid verksamheten och det finns plan för hur verksamheten ska bemannas utifrån ovan nämnda. Sett till arbetad tid så är den procentuellt likvärdig då den ökat med 0,5 procent till 83,5 procent 2015 jämfört med Sett till arbetad tid enskilt så har den ökat med cirka 1000 timmar. Det är en naturlig ökning eftersom antalet anställda har ökat med ungefär motsvarande. Den arbetade tiden utgörs näst intill uteslutande av ordinarie schemalagd arbetstid. Mertid/övertid används marginellt och de timanställda omräknat i tjänster uppgår till 3,75 tjänster (3,25 tjänster 2014). Timanställda används främst vid arbetstoppar och vid sommarperioden. Sjukfrånvaron är låg och uppgår till 2,6 procent, vilket är en marginell ökning med 0,3 procent jämfört med motsvarande period föregående år. Männen har en marginell överrepresentation gällande sjukfrånvaro. Vid en uppdelning av sjukfrånvaron kan konstateras att den till den absoluta majoriteten består av korttidsfrånvaro, dvs. sjukskrivning i 1-14 dagar (73,3 procent). Positivt är att sjukfrånvarokostnaderna har sjunkit med ca tkr i jämförelse med föregående år. Personalkostnaderna uppgick för perioden till milj kr. Det innebär ett överskott jämfört med budget om ca 277 tkr. Beträffande inhyrd personal så har sådan inte använts vid verksamheten hittills under 2015 frånsett avtal med Samhall. Arbetet med handlingsplan utifrån resultatet av medarbetarundersökning har skett under kvartal 1. Huvuddelen av de förbättringsåtgärder som kom fram vid medarbetarundersökningen är inkluderat i verksamhetsplanen. Styrkorna var övervägande och i dem tar verksamheten sats för att fortsätta utvecklingsarbetet. Inom personalområdet som helhet har mycket fokus i verksamheten legat på genomförande av skyddsronder under kvartal 1. Dessutom finns behov av utbildning av nyanställd personal och plan föreligger för detta. 9

10 Tillgänglighet 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% Lagervaror med leverans inom 5 arbetsdagar Beställningsordrar med leverans inom 15 arbetsdagar Avhjälpande underhåll avslutat inom 10 arbetsdagar Högprioriterade varor med leveranstid inom 2 arbetsdagar jan-mars ,0% 93,1% 94,3% 100,0% jan-mars ,4% 91,6% 91,7% 100,0% Tillgängligheten är god och håller sig på samma höga nivåer som under föregående år. Produktion Antal mottagare med hjälpmedel

11 Antal Huvudhjälpmedel Antalet mottagare av hjälpmedel och antalet huvudhjälpmedel har fortsatt att öka och har årsökningstakter om fem respektive tio procent. Kvalitetsredovisning Tre nya processer har implementerats i verksamheten. Dessa är produktens livscykel, utprovningsprocessen och utbildningsutbudet. Antalet avvikelser har varit 39 under första kvartalet. En stor del av avvikelserna avser hjälpmedelscentrum som berörd enhet. Ingen av avvikelserna har varit av allvarlig karaktär. Driftnämnden Ambulans, diagnostik och hälsa Ann Molander Driftnämndens ordförande Gun Harplinger Förvaltningschef 11

12 Bilaga personal; Hälso- och sjukvårdsuppdraget Anställda snitt Yrkeskategori Snittanställda 2014 Snittanställda/ Sysselsättningsgrad 2014 Snittanställda 2015 Snittanställda// Sysselsättningsgrad 2015 Administration-Ledning Ekonomi- och transportpersonal HoS sjuksköterskor mfl HoS undersköterskor mfl Läkare Medicinsk sekreterare Rehab/Paramed Tandvårdspersonal Teknisk personal Övrig personal Summa: Arbetad tid Totalt 2015 Totalt 2014 Timmar % Timmar % LAGSTADGAD LEDIGHET ,3% ,1% NÄRVARO ,2% ,5% SEMESTER ,6% ,9% SJUKFRÅNVARO ,5% ,7% STUDIER MED LÖN/DEL AV LÖN 582 0,7% 999 1,0% ÖVRIG LEDIGHET/KOMP ,8% ,8% Totalt: % % 12

13 Procent Antal timmar i procent Närvaro 75,9% 76,5% Frånvaro 24,1% 23,5% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Arbetad tid Närvaro 75,9% 76,5% Frånvaro 24,1% 23,5% Sjukfrånvaro K 5,4 5,8 M 7,2 4,6 Total 5,5 5, Sjukfrånvaro av total tid K M Total ,4 7,2 5, ,8 4,6 5,7 Kort (-14 dgr) 39,5 27,1 Mellan (15-90 dgr) 26 20,9 Lång (91- dgr) 34,

14 Sjukfrånvaro uppdelad 27, ,5 20, ,5 Kort (-14 dgr) Mellan (15-90 dgr) Lång (91- dgr) Sjukfrånvarokostnader Sjukfrånvarokostnader Timanställda omräknat i tjänster tim 2,5 tjänster tim 3,05 tjänster 14

15 Bilaga personal; Hjälpmedelsuppdraget Anställda snitt Yrkeskategori Snittanställda 2014 Snittanställda/ Sysselsättningsgrad 2014 Snittanställda 2015 Snittanställda// Sysselsättningsgrad 2015 Administration-Ledning Ekonomi- och transportpersonal HoS sjuksköterskor mfl HoS undersköterskor mfl Läkare Medicinsk sekreterare Rehab/Paramed Tandvårdspersonal Teknisk personal Övrig personal Summa: Arbetad tid Totalt 2015 Totalt 2014 Timmar % Timmar % LAGSTADGAD LEDIGHET ,1% ,1% NÄRVARO ,7% ,5% SEMESTER ,4% ,6% SJUKFRÅNVARO 603 2,4% 527 2,2% STUDIER MED LÖN/DEL AV LÖN 206 0,8% 121 0,5% ÖVRIG LEDIGHET/KOMP 400 1,6% 492 2,0% Totalt: % % 15

16 Procent Antal timmar i procent Närvaro 83,5% 83,0% Frånvaro 16,5% 17,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Arbetad tid Närvaro 83,5% 83,0% Frånvaro 16,5% 17,0% Sjukfrånvaro K 1,9 2,3 M 3 2,3 Total 2,6 2,3 Sjukfrånvaro av total tid 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 K M Total ,9 3 2, ,3 2,3 2,3 Kort (-14 dgr) 73,3 85,3 Mellan (15-90 dgr) 0 0 Lång (91- dgr) 26,7 14,7 16

17 Sjukfrånvaro uppdelad 85,3 73,3 14,7 0 26,7 Kort (-14 dgr) Mellan (15-90 dgr) Lång (91- dgr) Sjukfrånvarokostnader Sjukfrånvarokostnader Timanställda omräknat i tjänster tim 3,75 tjänster tim 3,25 tjänster 17

18 Bilaga internkontroll Driftnämndens interna kontrollplan för 2015, uppföljningsrapport Hälsa och funktionsstöd Område Kontrollmoment Återrapportering Patientomhändertagande Att fastställda vårdriktlinjer efterlevs I avvikelsesystemet rapporterar personalen risker för vårdskador samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. Respektive chef har ansvaret för uppföljning via avvikelsesystemet och att inkomna avvikelser hanteras och om ny rutin behöver tas fram så förankras detta på APT. Patientsäkerhet och kvalitet Att struktur finns för att säkerställa att systematiskt patientsäkerhetsarbete bedrivs Avser sekretess och informationsöverföring. Avvikelser hanteras i avvikelsesystemet. Personal Upphandling Informationssäkerhet Ekonomi Att kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt identifieras systematiskt på förvaltningsnivå Att följsamhet till gällande upphandlingsavtal säkerställs Säkerställa att personal inte tar del av journaler man inte har behörighet till Att delegationsordning finns för fakturahantering och att den efterlevs Sker genom kartläggning av kommande pensionsavgångar och andra avgångar som är överskådliga. Fokus på individuella utvecklingsplaner att matcha mot verksamhetsuppdragens innehåll. Övergripande kompetenskartläggning genom kompetenskartläggningssystemet Olivia och kompetensverifiering. Chefer och personal som genomför beställningar har kunskap om gällande avtal. Stickprov kommer att genomföras. Verksamhetschefen ansvarar för att loggkontroller genomförs regelbundet enligt fastställd rutin. En ny rutin för attestordning är framtagen i Agresso. 18