Organisationsöversyn kommunstyrelsens

Transkript

1 Dnr KS/2007: 129 Handläggare: Lina Widlund/Marie Sandström Koski Organisationsöversyn kommunstyrelsens förvaltningsorganisation, del 2 Ordförandens förslag til beslut Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med nedan redovisade förslag för beslut av fullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar ställa sig bakom redovisade planerade åtgärder samt i övrigt besluta enligt nedan redovisade förslag för beslut av styrelsen. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen uppdrog den 21 mars 2007 til förvaltningschefen vid kommunstyrelsens förvaltning och kommunchefen att i tre steg utreda, genomföra och lämna förslag til förändringar av organisationen fòr arbetet inom kommunstyrelsens ansvarsområde. De tre stegen omfattar: 1. Definitiva åtgärder från den med konsekvensbedömning til kommunstyrelsen Átgärder från den 1 januari 2008 att utreda med konsekvensbedömning til kommunstyrelsen den Átgärder från den att utreda til Syftet med åtgärdema är att uppnå en besparing på 2, 1 Mkr inom kommunstyrelsens förvaltning. Tjänstemännens tolkning av uppdraget har redovisats för kommunstyrelsen i samband med att styrelsen tagit beslut i del 1 av uppdraget den 25 april 2007, 124. Tolkningen av uppdraget är: En tydligförvaltningför kommunens ledning och samordning av kommunens sam lade organisation med fokus på strategiska och handläggande frågor. Del två av organisationsöversynen innehöll fòljande åtgärdsförslag: Arbetet med att föra ut självservice i löneadministration fortsätter. En tjänst som löneassistent tas bort från 2007/2008 på grund av effektivisering. Átgärden syftar til att minska administrationen. Inrätta en tjänst som ansvarig för kommunens planeringsarbete. Átgärden syftar til att tydliggöra och utveckla planeringsprocessen. Administratörstjänsten i den tilfållga organisationen tas bort - med besparing på minst konor. Átgärden syftar til att minska administrationen. Tjänsten som enhetschefpå personalkontoret tas bort - personalchefen är chefför personalkontoret. Átgärden syftar til att minska administrationen. Anställ en intäktsfinansierad EU-samordnarjänst i utvecklingsenheten. Átgärden syftar til att få ta del av EU-medel för näringslivets och kommunens räking. Flytta tjänsten som mark- och exploateringscheffrån byggnadsnämnden til kommunstyrelsen. Átgärden syftar til att satsa på ortsutveckling. För över ansvar och me del för kommunens marknadsföring til utvecklingsenheten, Budgeten minskar med 50 tkr. Átgärden syftar til att satsa på ortsutveckling w

2 . Omvärldsbevakning ingår i utvecklingsenhetens arbetsuppgifter och tjänsten som omvärldsbevakare ligger organisatoriskt där. Átgärden syftar til att satsa på ortsutveckling.. Friskvårdsverksamheten läggs ner i helhet eller delar med en besparing på minst tkr. Átgärden syftar til att privata aktörer ska främjas.. Ansvaret för planering av kommunens internutbildning och de personer som arbetar med det samt central a pengar som finns för det överförs til personalkontoret. Átgärden syftar til att skapa en stark och effektiv förvaltning.. Löneavdelningen överfòrs til service- och tekniknämnden. Átgärden syftar til att tydliggöra den olika förvaltningarnas uppdrag.. Systemägarskap för ekonomisystem, personaladministrativt system, dokumentoch ärendehantering samt informationssystem överfòrs til kommunstyrelsen. Átgärden syftar til att tydliggöra de olika fòrvaltningarnas uppdrag. IT -verksamheten blir helt finansierad av interna intäkter. Átgärden syftar til att kostnaden ska synas där den uppkommer. All IT-relaterad personal anställs i kommunstyrelsens förvaltning och ansvaret för IT-frågor tydliggörs. Átgärden syftar til att skapa en effektiv administration. Utredningar inom respektive sakområde har genomförts. Utredningarna redovisas i sin helhet i bifogade handlingar. Baserat på dessa utredningar har kommunchef Erik Hellqvist och til förordnad chef för kommunstyrelsens förvaltning Mattias Jansson tagit fram förslag fòljande förslag til beslut. Förslag som beslutas av kommunfullmäktige Friskvården slutar att arb eta med aktiviteter som riktar sig til alla anställda. Arbetet fokuseras på uppsökande motivationsarbete för definierade riskgrupper Möjlighet skapas fòr anställda att söka initial subvention från de av arbetsgivaravgiften avsatta riktade medlen til extern friskvård efter genomförd riktad insats från friskvård eller beteendevetare.. Delfinansiering av företagshälsovård upphör. IT -verksamheten blir intäktsfinansierad i syfte att synliggöra kostnaden för IT där den uppstår. Modellen för IT investeringar fòrändras så att de IT investeringar som efterfrågas av verksamheten också kan genomföras. Ny modell presenteras i samband med budget Ansvarig IT -strategisk funktion hos kommunstyrelsens förvaltning får omgående i uppgift att, med stöd av inlämnade funktionsbeskrivningar och redovisade verksamhetsbehov för alla nya system, avgöra om de är förenliga med kommunens IT-vision och IT-strategi. Kommunstyrelsen föreslår att reglementet justeras av kommunfullmäktige i enlighet med detta senast på sammanträdet den 19 september All personal med IT-relaterade arbetsuppgifter anställs i kommunstyrelsens förvaltning från och med den 1 januari Definition av vilka personer som avses ska tas fram senast den 31 maj w

3 . Kommunstyrelsen uppdras att sälja Magasinet til Katrineholms Industrihus AB för bokfört värde med inriktningen att utveckla användandet med fokus på ett levande centru.. Kommunstyrelsen uppdras att sälja Stinsbostaden til KIAB för bokfört värde.. Kommunstyrelsen uppdras att sälja Östtorp under Kommunstyrelsen uppdras att sälja Gamla Klubbetorp under Kommunstyrelsen uppdras att sälja Lagerlundavägen 2 Valla under Förslag som beslutas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens förvaltning namnändras til kommunledningsförvaltningen.. Delar av den organisationsförändring kommunstyrelsen beslutade den 25 april 2007, 124, genomförs från och med den 1 september 2007 med innebörd att en biträdande kommunchef, tilika chef för kommunledningsförvaltningen, samt en cheftil förvaltningen näringsliv och tilväxt rekryteras, vilka bådablir underställda kommunchefen från detta datum.. Kommunchefen får i uppdrag att rekrytera dessa båda chefer med befogenhet att besluta om löne- och anställningsvilkor.. Kommunstyrelsens förvaltning (efter beslut namnändrad til kommunledningsförvaltningen) får ansvaret för: - Intern information (Lednings- och förändringsinformation) - Extern information (Strategisk kommunikation med omgivningen) Samhällsinformation (information om och marknadsföring av kommunala tjänster) - Marknadsfòring av Katrineholm i syfte att attrahera nya kommuninvånare. Förvaltningen Näringsliv och tilväxt får ansvaret för: - Marknadsföring av kommunen och näringslivets förutsättningar med syfte att fler företag lokaliseras til kommunen och att befintligt näringsliv utvecklas. En halvtids administrativ stödresurs, med en kostnad om kr inrättas på den nya förvaltningen. Medlen flyttas från kommunstyrelsens förvaltning.. F ör att kommunen ska arb eta systematiskt med kompetensplanerings ska metod och verktygsstöd för detta infòras, i enlighet med projektdirektiv KS/2006: med projektstar den 1 januari Efter projektet ska detta inrymmas i de budgeterade personalkostnaderna för personalkontoret och kostnader för systemet fördelas på respektive användare.. Investeringsmedel för införande av metod och verktygsstöd för kompetensplanering reserveras i investeringsbudget för Eventuellt justerat projektdirektiv ska presenteras för KS senast den 30 september Kommunstyrelsen ansvarar för strategisk kompetensplanering och strategisk kompetensutveckling. VIAN ansvarar för utformning och arrangemang av kompetensutvecklande utbildningsinsatser. Kommunstyrelsen föreslår att reglementet justeras av kommunfullmäktige i enlighet med detta senast på sammanträdet den 19 november w

4 Ärendets handlingar. Utredning fastigheter/lokaler, Utredning administration, Utredning om möjliga besparingar inom politisk ledning/kommunstyrelsen, Utredning ekonomikontoret, Utredning stab/ledning, Utredning delfinansiering av läkartid, Om teckning av bredbandsavtal, Förändringar av befattningar på IT-kontoret, Utredning om intäktsfinansierad IT-verksamhet, Utredning om systemägarskap för kommunstyrelsens förvaltning, Konsekvensutredning gällande att anställa all IT -relaterad personal inom kommunstyrelsens förvaltning, Utredning av möjliga besparingsåtgärder inom området kommunikationer, Utredning av möjliga besparingsåtgärder inom KS gemensamma verksamheter, Utredning om framtida organisering av KY-utbildningar, Utredning av möjliga besparingsåtgärder inom kommunsekretariat och arkiv, INDEA:s rapport Personalarbetet i Katrineholms kommun - en översyn, Öhrlings PricewaterHouseCoopers rådgivningsrapport, Utredning av information, kommunikation och marknadsfòring, w

5 ~öo,l-: z-z's6.')! IZatrineholms kommun \. Utredning fastigheter/lokaler 1 (3) KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Datum Vår beteckning KS/2007:129 Vår handläooare Mattias Jansson Förvaltningschef Ert datum Kommunstyrelsen Er betecnino Utredning fastigheter/lokaler Uppdraget Inom ramen for inventering av möjliga bespargsinsatser inom KSF så har nedanstående uppdrag lämats til extern konsult. ~ A vseende de fastigheter som forvaltngsmässigt men inte ägandemässigt överfordes til Katrineholms Fastighets AB (KF AB) ska foljande frågor belysas: Vilken strategi gä11er avseende kommunens ägande av fastighetema? Hur hanteras. ägaransvaret for. fastighetema? Vilken strategi gäller for fastighetemas forvaltnng? Hur foljs fastighetemas ekonomi upp? ~ A vseende de til KF AB ägandemässigt överforda fastigheter som nytjas av extema akörer, men som resultatmässigt garanteras av kommunen, ska foljande frågor belysas: Vilken strategi gä11er for fastighetemas ägande och forvaltnng? Hur foljs fastighetemas ekonomi upp ur kommunens intresseperspektiv? Syftet med översynen är att läma forslag til eventuella åtgärder som säner kommunens nettokostnad for fastighetema. Verksamhet Pga tidsbrist och avsakaden av for uppdraget samanstä11d relevant inormation så har det extema utrednngsuppdraget inte fullfoljts fult ut. Följande konstateranden har dock gjorts; Katrineholms kommun äger idag 55 fastigheter där ansvaret ligger under KS på fastigheter/lokaler. Därtöver bär KS kostnader for 14 fastigheter som ägs av KFAB. Kommunens fastighetsinnehav kan delas in i tre delar; Profifastigheter Exploateringsfastigheter Övriga fastigheter som kommunen av andra skäl är nödgade att äga Utredning Fastigheter KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

6 I l " Utredning fastigheter/lokaler Datum Fell Hittar inte referenskalla. Vår beteckning KS/2007:129 3 (3) kr 454 kr kr kr kr kr kr SUMMA kr I vad mån dessa forändrngar kan genomforas under 2007 är oklar. Bedömngen är att minst 500 tkr kan sparas i drifts och avskrvnngskostnader med de foreslagna mrändringara til Utredarens förslag Mark och exploaterigschefen uppdras att sälja Magasinet til KIAB for bokfort värde med inrngen att utveckla användandet med fokus på ett levande centr. Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Stinsbostaden til KIB for bokfort värde. Mark och exploaterigschefen uppdras att sälja Östtorp under 2007 Mark och exploateringschefen uppdras att sälja Gama Klubbetorp under 2007 Mark och exploaterigschefen uppdras att sälja Lagerlundavägen 2 Valla under 2007 KF AB uppdras att överfora Linnévägen 11 B til bostadsdivisionen KF AB uppdras avseende Aliden Julita att riva den tomma byggnaden och fora över den uthyrda byggnaden til bostadsdivisionen. KFAB uppdrasatt fora över fastigheten Vedebyvägen 67 Björkvik til bostadsdivisionen En fordjupad analys av kommunens kostnader for fastigheter som KF AB äger ska vara genomford senast En fordjupad analys och framtagande av strategi av kommunens ägande ska vara genomford senast Förvaltarppdrag per fastighet som KFAB forvaltar fastställs senast Utrednine: Fastieheter

7 ,./ J' 2 OO:t ~ 223( IZatrineholms kommun " KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handläqqare Mattias Jansson Förvaltningschef Utredning administration Datum Vår beteckning KS/2007:129 Ert datum Kommunstyrelsen Er beteckninq 1 (2) Utredning administration Uppdraget Admistratörstjänsten i den tilfå1liga organsationen tas bort - med besparng på mist 200 tk. Atgärden syftar til att miska admstration. A vvaka med ställnigstagande krng be samanträdet i maj Verksamhet sparng på admstration til Idag finns sex ekonomiassistenter, fern assistenttjänster, en adminstratör, en sekreterare och en registrator i KSF' s administration. Löneassistenter hanteras utanor denna utrednng. Administratörstjänsten i den tilfå1liga organsationen tilkom ursprugligen for att stödja den tilfå1liga organsationen då f6rvaltnngschefen tilika var personalchef. Då den lösnigen nu upphört faller motivet for tjänsten. I den beslutade organsationen från finn en befattg som biträdande kommunchef. Befattnigen ställer, liksom kommunchef och KS-ordforande krav på visst administrativt stöd. Idag har kommunchef oeh KS-ordforande en sekreterare. Den teknska utvecklingen möjliggör, när teknken används fult ut, effektiviseringar i administrationen. Undertecknad bedömer det möjligt att inra det tilkommande stödbehovet for den nya befattgen inom befintlga sekreteraresurser. Arbetsmiljö Inga negativa arbetsmiljökonsekvenser bedöms foreligga under forutsättng att stöd omfordelas från andra kontor när valet administreras samt att den samlade administrativa resursen på Gröna kulle samarbetar när stöd behövs i kommunednngen samt i den gemensama vården av stadshuset. Framtida fakahantering for kommunednngen ska hanteras av kommunsekretarat eller av ekonomikontoret. Ekonomi Förslaget innebär en be sparing på 400 tkr. UtrednÎng administration KOMMUNSTYRELSENS FURVAL TNING Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning( katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

8 '" / Utredning administration Datum Vår betecking KS/2007: (2) Utredarens förslag Admnistratörstjänten i den tilfålliga organsationen upphör I IJtredninlZ administration

9 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handläqqare Kommunsekreterare Gunnar Westermark 'LCOt-t "'~ ~- Utredning besparing inom politisk ledning kommunstyrelsen Datum Ert datum Vår betecking KS/2007:129 1:r beteckninq 1 (1) Kommunstyrelsen Utredning av möjliga besparingar nom politisk ledning/kommunstyrelsen Uppdraget Uppdraget är att se över om det finns möjligheter til besparingar inom området politisk ledning - kommunstyrelsen. Verksamhet Kommunstyelsens samlade övergripande uppgift beskrivs enligt reglementets forsta paragraf på foljande sätt: "Kommunstyelsen är kommunens ledande politiska forvaltningsorgan med ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning." Kommunstyrelsen leder och samordnar plàneringen och uppfoljningen av kommunens ekonomi och verksameter. "De övergripande uppgiftema att leda och samordna kommunorganisationen innebär,forutom stying och uppfoljning enligt reglementets fjärde paragraf, ansvar och uppgifter inom foljande fuioner och områden: ekonomisk hushållning, personalpolitik, översiktlig planering och en långsiktigt hållbar utveckling, informationsverksamhet, näringslivspolitik samt arbetet med att effektivisera administrationen. Kommunstyrelsen har även ansvar för några områden som regleras genom speciallagstiftning, exempelvis krsledningsnämd. Övriga uppgifter som kommunstyrelsen ansvarar for är av skiftande karaktär, däribland intemationella, strategiska och administrativa frågor. Arbetsmiljö. Här lämas inget forslag som innebär påverkan på arbetsmiljön. Ekonomi Den ekonomiska ramen är tkr exklusive vänortsverksamheten. Infor 2007 har arodeskostnadema reducerats, vilket påverkat budgetramen med 959 tkr. Huvuddelen av budgeten avser aroden och andra kostnader som är direkt forknippade med förtroendemanarollen (3294 tkr). Hyror och lokalkostnader omsluter tkr. Andra större utgifter avser bl.a. tryckkostnader och porto. Utredarens förslag Efter genomgång av kommunstyrelsens budget visavi den verksamet som styrelsen ansvarar for gör vi bedömningen från tjänstemanahåll att inga ytterligare sparåtgärder kan uppnås utifrån gällande regelverk och beslut. Frågor om lokalkostnader har dock inte bedömts i detta samanang. I ~ änsten ~ l;\ad Wel~vút/~ Vlredning.r politi,k I.doing-KS Gunar Westermark KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

10 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handlä~~are Mattias Jansson Förvaltningschef Utredning Ekonomikontoret Datum Vår betecking KS/2007:129 Ert datum Kommunstyrelsen '2óDT~ 22'34 Er betecknin~ 1 (1) Utredning Ekonomikontoret Uppdraget. Inventerig av möjliga bespargsinsatser mom KSF (ny) Ekonomiontor Verksamhet F örändrngar på ekonomikontoret gör art bedömnngen är att ramen kan minskas något utan verksametspåverkan. Arbetsmiljö I dagsläget är bedömnngen att forändrigen kan ske utan negativa arbetsmiljökonsekvenser. Om detta skulle forändras så ska det lyfas i kommande budgetarbete. Ekonomi Ekonomikontoret har en budgetram på tkr. EkonomIkontorets ram miskas med 150 tk Utredarens förslag Ekonomikontorets ram minskas med 150 tk Utredning Ekonomikontoret KOMMUNSTYRELSENS FURVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

11 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handlã~~are Mattias Jansson Förvaltningschef Utredning Stab/Ledning Datum Ert datum Kommunstyrelsen 206::~ 2- Z. ':: 3 Vår beteckning KS/2007:129 Er betecknin~ 1 (1) Utredning Stab/Ledning Uppdraget. Inventerig av möjliga besparngsinsatser inom KSF (ny) Personalkostnadsminskngar på Stab och lednng Verksamhet I samband med nyrekreringar har personalkostnadema minskats. Arbetsmiljö Inga negativa arbetsmiljöko~sekvenser finns. Ekonomi Kostnadsmisknng på 100 tkr, helårseffekt. Utredarens förslag Minska personalostnadema på Stab/Lednng med 100 tk I Utredning Stab a Lediuog KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning( katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

12 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handläiiiiare Mattias Jansson Förvaltningschef Utredning Delfinansiering av läkartid 700',+:.'l-5'S- 1 (1) Datum Vår beteckning 20Ò KS/2007:129 Ert datum Er beteckninii Kommunstyrelsen Utredning Delfinansiering av läkartid Uppdraget Inventering av möjliga bespargsinsatser inom KSF (ny). Delfinansierig av läkarid Verksamhet Delfinansiering av kostnaden for foretagsläkarid i rehabiltering har futs sedan ett nyt foretagshälsovårdsavtal träfades med stora kostnadsökngar. Medlen var avsedda som en övergångsbestämelse. Benägenheten att söka pengara är låg. Arbetsmiljö Arbetsmiljölagen sätter krav att foretagshä1sovård måste anitas då det behövs for rehabilterigen. Inga negativa konsekvenser, forutsatt att forändrngen intepåverkar benägenheten att söka foretagshälsovård. Ekonomi 150 tkr är avsatt for delfinansiering på 30 procent av foretagsläkarid. Det kommer att bli en viss negativ ekonomisk påverkan for de arbetsplatser som tidigare tagit del av finansierigen. Utredarens förslag Delfinansiering av foretagshälsovård upphör Utredning delfnansieriog KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

13 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING '2C q--: L ZZ l- Om teckning av bredbandsavtal Datum (1) Vår beteckning /, S /260 l-: (27 Vår handläggare Ert datum Er beteckninq KS Kommunstyrelsen Om teckning av bredbandsavtal Verksamhet Ett avtal med fiberanslutningar til Verksamet i katrneholms kommun går ut under 2008 och kommer att tecknas om enligt nu gällande ramavtalsprislista med Utsikt. Detta påverkar inte verksametema på något sätt. Arbetsmiljö Inga arbetsmiljökonsekvenser kan identifieras. Ekonomi Då prisema på bredbandsmarknaden har sjunt kommer om tecknandet av avtalet ge utrymme for en raminsknng på kr for IT -kontoret. Utredarens förslag Utredaren foreslår Kommunstyelsen att fatta beslut om denna ramnsknng på ITkontoret. konsekvensbeskrvning 2007 nätavt.i KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

14 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Förändring av befattningar på IT-kontoret Datum 'LOO 't~ :L :' Vår beteckning ks/ze '7 : l 2~ Vår handläggare Ert datum Er betecknini: KS Kommunstyrelsen 1 (1) Förändring av befattningar på IT -kontoret Verksamhet Idag finns det nio personer på IT -kontoret som har gama befattngar som är felakiga. Befattgara som kommer att upphöra är Driftchef, IT -chef, Systemforvaltare, Systemadministratör, PC-teknker, IT-support samt internonsult. Detta berör totalt 9 tjänster. För att anpassa verksameten på IT-kontoret til idag gä11ande verksamet kommer det erbjudas 9 tjänster som IT-tekner. Så1unda kommer foljande tjänster finnas på IT -kontoret en IT -chef, två grppledare, en ITcontroller, en assistent samt tolv IT -teknker. Arbetsmiljö Eftersom detta är en anpassning til hur IT -kontoret arbetar idag bedöms det inte få några negativa arbetsmiljökonsekvenser. Ekonomi Eftersom vissa av dessa tjänster är lönesatta efter befattning som nu upphör beräkas en raminknng på kr vara genomforbar från Detta under forutsättningar att forhandlingara med fackforbunden faller väl ut. Utredarens förslag Utredaren foreslår Kommunstyelsen att fatta beslut om dessa organsationsforändringar på IT -kontoret. konsekvensbeskrvning 2007 it-tjänster KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

15 '" IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING '~. -r') ',Lb Utredning om intäktsfinansierad IT verksamhet Datum (2) Vår beteckning iæ /Zc:T2 t 27 Vår handläggare Ert datum Er betecknlnii KS Kommunstyrelsen Utredning om intäktsfinansierad IT verksamhet Uppdraget IT verksameten blir helt finansierad av intema intäker. Atgärden syftr til att kostnaden ska synas där den uppkommer. Verksamhet I dag finansieras IT verksameten på flera sätt i Katrineholms kommun. IT -kontoret har c:a 50%av drftbudgeten skattefinansierad direkt från Kommunstyelsen och c:a 50% intemdebiteras övrga forvaltnigar. I huvudsak så finansieras gemensama kostnader centralt och verksametsspecifika kostnader där de uppkommer. I detta ingår til större del den pedagogiska IT -verksameten som bedrvs inom Bam- och ungdomsforvaltnngen. Den pedagogiska och til viss del den admistrativa ITverksameten som finns på Utbildnigsforvaltnngen är budgeterad där och ingår til större del inte i den fordelnig som omnäms ovan. Bam- och Ungdomsforvaltningen har egen IT -investerings budget for sin pedagogiska verksamet. Utbildningsforvaltnngen har egen IT -investerings budget for pedagogiska och administrativa IT investeringar. Övrga IT investerigar i Katrineholms kommun är budgeterade under IT -kontoret. Arbetsmiljö En intäksfinansierad IT verksamet i Katrneholms kommun bedöms inte ge några långsiktiga negativa arbetsmiljökonsekvenser. Att forändra arbetssätt skapar alltid oro hos dem som berörs men med öppenhet, tydlighet och samverkan bedöms oron vara hanterbar under övergångsperioden. Ekonomi En forutsättning for att IT verksameten ska fugera med intäksfinansiering är att de budgeterade medlen for IT verksamet i Katrineholms kommun fordelas til forvaltnngama. En fordelningsmodell utifrån vad som innehas En fordelning av IT kostnaden kommer att ge en bättre och mer genomtän verksamhetsnytokalkyl för vare IT investering i Katrineholms kommun. konsekveosbeskrvoiog 2007 kostod IT KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: komm unstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

16 Utredning om intäktsfinansierad IT verksamhet Datum Vår beteckning (2) Utredarens förslag Utredaren är positivt inställd til art låta IT verksameten bli intäksfinansierad i syfe att syniggöra kostnaden for IT där den uppstår. En forutsättng for detta är att modellen for IT investeringar forändras så art de IT investerigar som efterfrågas av verksameten också kan genomforas. Modellen for investeringara tag fram under hösten och pressenteras for kommun styelsen. Nya och tydligare överenskommelser gä1lande alla investeringar och system måste skrvas med forvaltningama. 'l~ ;e~ Hasse Haglund kon~ekvengbeskrivnimi 2007

17 r -o IZatrineholms kommun \. Utredning om systemägarskap for kommunstyrelsens forvaltning ~o.-:. ~ Z:.L os 1 (2) KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Datum Vår beteckning ~GI2C-::-lZC) Vår handläggare Anders Hjerling Ert datum Er betecknini: KS Kommunstyrelsen Utredning om systemägarskap för kommunstyrelsens förvaltning Uppdraget I kommunstyrelsens beslut från den 21 mars (Idéer om ny organsation for kommunstyrelsens ansvarsområde) anges att målet är att skapa en stark forvaltnng for kommunens ledng och samordnig av kommunens samlade organsation. Projektet EFFEKT har bland anat fått i uppdrag att göra denna konsekvensutrednng med utgångspunen att systemägarskap for ekonomisystem, personaladministrativt system, dokuent- och ärendehanterigssystem samt inormationssystem överfors til KS. Atgärden syftar til att tydliggöra de olika forvaltningaras uppdrag. Systemägarskapet innebär dock inte att KSF måste forvalta systemen. De bör forvaltas av den forvaltnng som har lämplig kompetens for uppdraget. Beskrivning av dagens systemägande Funionen systemägare och systemforvaltare behandlas i ett antal olika dokuent, til exempel IT-strategi (1996), IT-säkerhetspolicy for användare (2004) och konsekvensbedömnngen av STRIT (2006). Projektgrppen har kommit fram til att tolkngen av begreppen är olika i de olika dokuenten. Många system med'likvärdig fuionalitet och olika ägare gör det svår att samordna kommunens resurser. Til exempel finns ett antal olika dokument- och ärendehanteringssystem. Projektet tolkar tilsvidare begreppet informationssystem som övergrpande system for hantering och spridnng av information och kommunkation. Kommunstyelsens hantering av systemen kan ibland komma i konflkt med system som inforskaffats av en fackforvaltnng. Systemägarskap _ KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: VX Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

18 '" Utrednng om systemägarskap for kommunstyelsens forvaltnng Datum Vår beteckning 2 (2) Förväntade effekter Verksamhet Fördelen med ett samat ägande är möjligheten att effektivisera IT-arbetet genom konsolidering av system. Ett forändrat systemägarskap kommer att kräva utbildningsinsatser. Ekonomi Konsolideringen innebär effektivare forvaltnng oeh utveckling av systemen. Färe system bör på sikt inebära lägre kostnader for kommunen. På kort sikt innebär en forändrad systemstr ökade kostnader for bland anat licenser och utbildning. Arbetsmiljö På kort sik innebär konsolidering av system ökad stress och merarbete. Dessutom kan arbetsbelastnngen öka under inforandet av ett nyt system. Utredarens förslag Utredaren foreslår: att defintion av begrepp for system ska ske i arbetet med revidering av IT -strategi for Katrneholms Kommun att projektledaren for projekt EFFEKT, med stöd av IT-rådet, får i uppdrag att foreslå for kommunstyelsen vilka system som ska överföras til kommunstyelsen. att projektledaren for projekt EFFEKT, med stöd av IT-rådet, får i uppdrag att ta fram en handlingsplan for överforing och eventuell integration mellan system. att ansvarg IT -strategisk fuion hos kommunstyelsens forvaltnng får i uppgift att, med stöd av inlämade fuionsbeskrivningar oeh redovisade verksametsbehov for alia nya system, avgöra om de är forenliga med kommunens IT -vision och IT -strategi. I tj änsten / /"il I I / I It /lî/' r'~ f//,... (C /( tlî1 Y~í' It 1~-"7 Anders Hjerling \/ SvstemäJarskan

19 '.:1 I. - IZatrineholms kommun \. Konsekvensutrednng gällande Aft anställa all IT-relaterad personal inom kommunstyrelsens förvaltning 1 (4) KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Datum Vår beteckning '''&!Zct 1-: 125 Vår handläggare Ert datum Er beteckninii KS Kommunstyrelsen Konsekvensutred n i ng gällande Att anställa alllt-re/aterad personal inom kommunstyre/sens förvaltning Uppdraget I KS beslut av , 95, Idéer om ny organisationför kommunstyrelsens ansvarsområde, anges att målet är art skapa en stark forvaltnig for kommunens lednng och samordnng av kommunens samlade organsation. Projektet EFFEKT har bland anat fått i uppdrag att göra denna konsekvensutrednng med utgångspunen att all IT -relaterad personal anställs i KSF och ansvaret for IT - frågor tydliggörs. Atgärden syfar til att skapa en effektiv adminstration. Projektgrppens tolkng av uttrycket effektiv administration är att begreppet avser: Admnistration av IT -infastr. Projektgrppens tolkng av uttcket IT-relaterad personal är som foljer: Med IT-relaterade arbetsuppgifter avses sådant arbete som liknar det som utfors på IT -kontoret, d v s leverantörsbeställning, köp, installation, underhåll och avveckling på pc-arbetsplatser, skrivare, servar och IT -nätverk. Projektgrppen har utrett forekomsten av IT -relaterad personal på Bar- oeh ungdomsforvaltningen, Kommunstyelsens forvaltnig samt Utbildningsforvaltngen. Vi har fut att det gäller tre - fya som är anställda utanor IT -kontoret. En mer exak uppgift har änu inte redovisats av respektive forvaltnng. Verksamhet Förvantade effekter Beslutets genomforande under1ättar skapande och underhåll av ett gemensamt nätverk for kommunkation och serveradministration. Det ger forutsättningar for att skapa: - en tydlig ledning med gemensama mål for IT-infrastruen - ökad åtkomst til fuioner i kommunens nätverk Ny IT-organs.tlon KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Posladress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: VX Telefax: kommunstyrelsensforvallning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nurimer

20 Konsekvensutredning gällande Aft anställa all IT-relaterad personal inom kommunstyrelsens förvaltning Datum Vår beteckning 2 (4) - möjligheter for ett elektroniskt flöde, exempelvis dokumenthanterig - ökad säkerhet genom ett system som reglerar behörighetema for alla användare - ett nätverksoperativ i hela kommunen vilket underlättar administrationen - gemensam serveradministration vilket ger högre säkerhet och effektivare användnng - konsolidering av system - automatisering av programnstallationer i hela kommunen En samordning av kommunens nätverk for kommunkation och IT -relaterad personal underlätt behörighetsadminstrationen. Til exempel skapas forutsättgar for: - en kontakpun for användama. -. en enhetlig rutin vid bestä11ning av IT -resurser. - en gemensam standard for behörigheter i hela kommunen. - automatiserig av kontohanterig - att admistrativa rättigheter samordnas - att samla säkerhetsansvaret under en nämd. Kommunstyelsens arbete med att folja upp och utveckla IT -strategin for den kommungemensama IT -infastren underlättas. Kompetensutveckling och kompetensövedoring inom IT -organsationen underlätts genom en samordnad analys av det totala kompetensbehovet och en planering med möjlighet til effektivisering av lärandet. Med en gemensam ITorgansation kan även kompetensen spridas och beroendet av enskilda personer minskar. Samordningen underlättar skapande av en gemensam registrering av ITrelaterade frågor. Det möjliggör strerad uppfoljning och analys. Att medarbetare är placerade utanor egna lokaler kan ha en positiv effekt for verksameten på kort sikt eftersom det underlättar den dagliga kontaken mellan användare i forvaltningama och IT -kontorets medarbetare. Nödvändiga fôrutsättningar För att nå de forväntade effektema forutsätts att spelregler for, och kunskaper om, beställning av IT -stöd byggs upp inom kommunen. Förvaltningama behöver bygga upp en strategisk planering och ansvarsfordelning for detta intemt i enlighet med kommunstandard. Detta understryker behovet av en IT -strateg som bland anat ska foreträda kommunens sarlade "beställaroll", en fuion helt skild från drift av ITinfastr och andra IT -relaterade systemfuioner. Nv IT -oreani!'ation 0705 t 1

21 Konsekvensutredning gällande Aft anställa all IT-relaterad personal inom kommunstyrelsens förvaltning Datum Vår beteckning 3 (4) När det gäller de pedagogiska verksametemas behov av att säkerställa det pedagogiska arbetet med stöd av IT och anan media krävs att verksametema har tilgång til lokalt placerade IT -teknker. Att bara byta organsationstilhörighet räcker inte for att nå samsyn och skapa synergieffekter. Det krävs systematiskt och långsiktigt arbete for att bygga upp en ny, gemensam identitet for IT-relaterad personal. Risker Farhågor fins från de pedagogiska verksametema att denna organsationsforändring kan leda til kvalitetsforsämgar for sina verksameter. Som exempel kan nämas - att IT -kompetens inte kommer att fias kvar på plats for att säkerställa det pedagogiska uppdraget - att ansvarsområdena blir oklara mellan IT -verksameten och de pedagogiska verksametema - att de pedagogiska verksametema inte ska kua påverka IT -teknkemas uppdrag fult ut. Ekonomi Förvantade effekter Ett samanållet ansvar i kommunorgansationen skapar möjligheter til samordningsvinster, til exempel en gemensam serverhall och övervakg som kan innebära kortare och fåre driftstopp. En ökad standardisering innebär att vissa arbetsuppgifter forändras så att servicegraden kan anpassas efter forvaltningaras behov. Risker Det administrativa arbetet på IT -kontoret ökar med en större organsation. Farhågor finns på utbildningsforvaltnngen att IT-kostnadema kan bli högre än idag samtidigt som servicen blir säme. Organisationsforändrigen medfor kostnader, til exempel for personal- och ledningsstöd (Se pun nedan under arbetsmiljö). Arbetsmiljö Förvantade effekter Ökad kompetensspridnng skapar en god läniljö och öka flexibilteten samt minskar sårbarheten vid frånvaro. Genom en enhetlg grpptilhörighet kan anställda med sama arbetsinnehåll få utveckling i det dagliga arbetet, men även en långsiktig utveeklingsplan med möjlighet til specialisering. Grupptilhörigheten ger även möjlighet til ett gemensamt synsätt i fråga om problemhantering oeh prioritering av uppgifter. Nv IT -or.ani..tioo

22 Konsekvensutrednng gä11ande Aft anställa all IT-relaterad personal inom kommunstyrelsens förvaltning Datum Vår beteckning 4 (4) Det är lättare att rekrera och behålla personal i en större organsation. Kontaknät och nätverk kan delas och utvecklas, extern och intemt. Risker Ökad komplexitet kan resultera i svårgheter för IT -personalen att hålla sig uppdaterad. Detta kräver kompetensutvecklingsinsatser. Risk finns att arbetsmiljön forsämas om forändrgsstödet är otilräckligt eller ej professionellt. Otydlighet kan uppstå när kraven från verksametema skiljer sig från prioriteringama i den samade IT -organsationen. Farhågor firms på utbildningsforvaltng om en lägre grad av support for den pedagogiska personal en. Detta skulle skapa stress och minskad IT -användning for elevema. Dessutom är det viktigt med närhet, personlig kontak och de relationer som skapats mellan tekner och användare. Det finns en oro att lednigsansvaret for IT-personal kan upplevas som otydligt av medarbetaren som är "integrerad" i verksamet med anan lednng. Utredarens förslag Jag foreslår att all personal med IT -relaterade arbetsuppgifter anställs i kommunstyelsens forvaltning i enlighet med kommunstyelsens beslut. I tj änsten /'.." i" / i,./ ;l ri,/ /..' /1" "1:? W"', /d j. i~.t l/( t t-::?y / L l/"t~'l Anders Hj erling j v Nv IT-ore:anisation

23 IZatrinehOlms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Vår handlä~~are Kommunsekreterare Gunnar Westermark '2CCYT: 2LLL Utredning besparingar inom kommuniktationer 1 (1) Datum Vår beteckning KS/2007:129 Ert datum Er betecknin~ Kommunstyrelsen Utredning av möjliga besparingsåtgärder nom området kommunikationer Uppdraget Se över om det finns möjlighet til besparingar inom området kommunkationer. Verksamhet Kommunstyrelsen ansvarar for budgetering av kommunens kostnader för kommunkationer. Det innefattar underskottstäcknng for den trafik som bedrivs inom ramen for Länstrafiken Sörmland. I detta ingår stadstrafik med buss, landsbygdstrafik med buss samt tågtrafik. Tidigare redovisades tågtrafken separat, men från senaste årsskifte ingår den i underskottsfördelningen från länstrafiken och inbegriper således såväl Sörmlandspilen som UVEN. Genom beslut i kommunstyrelsen den 25 april 2007 ersätts två av dagens stadsbusslinjer med ett nyt trafikupplägg bestående av tre busslinjer. Arbetsmiljö Budgetområdet berör inga arbetsmiljöforhållanden inom Katrineholms kommun. Ekonomi Budgeten omsluter tkr til vilket kommer tiläggsanslag med kronor. Utredarens förslag En genomgång av kommunens åtaganden leder til bedömningen från tjänstemanahåll att vi inte kan se något utrymme för besparingar. I tjänsten ~ ll~"~j We&bvv~a\lL Gunar Westermark Utredningar kommunikationer KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Telefon: Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

24 IZatrineholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handlä~~are Kommunsekreterare Gunnar Westermark -z OD 1- :LLLO Utredning besparingar i gemensamma verksamheter 1 (1) Datum Vår beteckning KS/2007: 129 Ert datum Er betecknini: Kommunstyrelsen Utredning av möjliga besparingsåtgärder nom KS gemensamma verksamheter Uppdraget Se över om det finns möjlighet til besparingar inom området kommungemensamt. Verksamhet Kommunstyrelsen ansvarar för budgetering av kommunens kostnader for medlemskap i Sveriges Kommuner och Landsting, Regionfdrbundet Sörmland, Mälardalens Energikontor, Mälardalsrådet, Julitaforbundet, Samordningsforbundet RAR (Rehabilitera och Aktivera med gemensama resurser) oeh Stockholm Business Allance (SBA). Däril deltar Katrineholms kommun i den med landstinget gemensama patientnärden samt är parer i utvecklingsprojektet Brains & Bricks. Utöver dessa åtaganden finns resurser budgeterade för stöd til Handelscentrum, til invandrarföreningar och til Nyhemslyfet/riangelgården/Tolerans. Även avgifter til tonsättares och aristers intresseforeningar (Stim/SAMI), stipendiekostnad förknippad med KY -utbildnng hos Haluxa samt aroden for borgerlig begravning återfinns inom budgetområdet. Arbetsmiljö Budgetområdet berör inga arbetsmiljöforhållanden inom Katrineholms kommun. Ekonomi Budgeten omsluter här tkr. Utredarens förslag En genomgång av samtliga åtaganden leder til bedömningen från tjänstemanahåll att vi inte kan se något utrymme för omedelbara besparingar. I tj änsten cavv~~ lùes\er\i\a.c~ ~ar Westermark utredningar kommungemensamma KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

25 ~ Y ; IZatrineholms kommun \. NÄRINGSLlVSFÖRVAL TNINGEN -ZQ6l: LSO Utredning 1 (2) Datum Vår beteckning K'/2ool: \25-00) Vår handläqqare Ert datum Er beteckninq Utredning Att utreda framtida organsering av KY-utbildnigar. Verksamhet KY -utbildningar är en strategiskt viktigt form av utbildnng for vår närngsliv eftersom den avspeglar ett konket behov av utbildng/fortbildng på våra foretag. Om det bedöms att behovet inte finns eller kan lösas på anat sätt, blir det ingen KYutbildnng. Prakikinslaget "lärande i arbetslivet" (LIA) utgör direkta kontaer studenter och arbetsgivare emellan där Katrneholms närngsliv har tilfålle att visa upp och marknadsfora sig. Enligt olika utvärderingar är det känt att KY -utbildningar i hög grad leder til anställng. Ky-utbildnngama har ett riksintag vilket inebär art de elever som reser hit är til stor delbosatta här under studietiden och presumtiva kommunnnevånare efter genomgången utbildning. De som bosätter sig i Katrineholm under studietiden innebär dessutom en positiv skatteffekt for kommunen. Andra positiva fakorer är, enligt ett betänande: "Eftergymasiala yrkesutbildngar SOU 2006:115", att kvalificerad yrkesutbildnngen ökat med nästan 70% medan kommunal påbyggnadsutbildnng minskat med över 70% och att fler kvinnor än män studerat på eftergymnasial yrkesutbildnng (det är flera unga kvinnor än män som flytar ut från Katrieholm idag). Vidare påpekar man att det krävs ett flexibelt oeh effektivt utbildnngssystem och en fortsatt utbyggnad av eftergymasial utbildnng i forsta hand den eftergymasiala yrkesutbildningen som har stark arbetslivsanytning. Man anser också att KY-utbildningama utgör en viktig del, i en framtida Yrkeshögskola. Idag har Närngslivsforvaltningen ett prioriterat verksametsmål som heter "bibehålla nivån på 500 KY studerande i Katrneholm". För närarande finns en samverkan mellan Närngslivsforvaltningen (NLF) oeh Viadidak. Det innebär att när NFL genom sina närngslivskontaker kommer i kontak med eller forutser behov av KY - utbildnngar påbörjar man ett arbete att forana forslag til utbildnigar genom att träffa nyckelpersoner inom närngslivet. Inledande kontaker med myndigheten i Hässleholm sker och därefter ansöker NLF om att få drva utbildnngen. Efter att ansökan är inskickad och utbildnngen är initierad sker en överläming av ansvaret til Viadidak som skall sköta marknadsforing, anonsering och rekrytering av e1ever. Viadidak anitar också utbildnngsanordnare samt administrerar hanteringen av studentema. Samarbetet och arbetsfordelningen har inte fallt väl ut och är en del i att elevantalet har sjunt til ca: 280 i dagsläget. Utredning or 3_ 2007 maj KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm_se Postgiro Bankgiro Org.nummer

26 _d Utredning Datum Vår beteckning 2 (2) Arbetsmiljö Förslaget berör nuvarande Närgslivsforvaltnng oeh Viadidak Om kommuntyelsen går påutredarens forslag bör en administrativ resurs motsvarande en halvtid omfordelas til forvaltningen. Det är omöjligt att ta på sig hela ansvaret for NLF med nuvarande bemanng. Ekonomi Medel som krävs for ansöknngar, resor, anonserig, lobbying, guidnng samt vä1omstpresenter til KY -studentema (enligt upparbetat arbetssätt) skall tildelas NLF. Utredarens förslag NLF foreslås ett totalansvar for KY -utbildnngara i Katreholms kommun. Bedömer kommunstyelsen att en sådan utveckling inte är att foredra ser vi det som nödvändigt att verksametsmålet "bibehålla nivån på 500 KY studerande i Katrneholm" flytas til Viadidak eller anan lämplig huvudman. ~.'"...-~.~ ~Conny Petrén Förvaltningsterf-ärgSliVsfòrvaltningen Utrednine nr mai

27 ,, ~!J Katrneholms kommun \. KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Vår handläqqare Kommunsekreterare Gunnar Westermark Zt50~1 :-L.GS Utredning kommunsekretariatlarkiv 1 (3) Datum Vår beteckning KS/2007:129 Ert datum Er betecinq Kommunstyrelsen Utredning av möjliga besparingsåtgärder inom kommunsekretariat och arkiv Uppdraget Uppdraget är att se över om det finns möjliga bespargar utifrån verksametens syfte. Verksamhet Syfet med verksameten är att med offentligheten som grd och med beakde av bevarandefrågoma sköta den centrala hanteringen av in- och utgående post och sköta hanterigen av alliäna handlingar. Det sistnämda gä11er såvä1 arkivryndighetens handlingar som basen for dagens arkivbildnig genom bl.a. utfårdande av råd och anvisnigar for den kommunala organsationen. Sekretaratet ansvarar for den centrala nämdadmnistrationen och har som uppgift att tillhandahålla kommunstyelsen och kommunlmäkige ett allsidigt och opariskt underlag i berednngen av ärenden. Vidare ska kommunsekretaratet tillhandahålla nämnder/forvaltngar administrativ stöd och erbjuder for detta ändamål ett gemensamt datorbaserat verksametssystem for ärende- och dokuenthantering. Utöver dessa grduppgifter svarar sekretaratet för kontaker med länstrafiken och SJ ifråga om trafkplanering for kollektiva transporter samt bistår styrelsen i frågor gällande infastren för vägar ochjämvägar. Detta uppdrag har tillkommt utan att extra resurser tilforts. Från den 1 jun kommer sekretaratet även att få ansvaret for kommunens övergrpande säkerhetsarbete som det uttcks i lagstiftnigen om extraordinära händelser. I den målstyda verksameten krävs uppfoljning oeh återrapportering för att inte forlora styngen. Sekretaratet har ett ansvar for sådana frågor och att anpassa beredningsprocessen til den övergrpande planeringens inrktning. För att kua fullgöra kraven på uppfoljningar och att utveckla kompetensen på detta område krävs att sekretaratet forfogar över tilräckliga personella resurser. Färe handläggare riskerar att leda til ett konserverande arbetssätt och ger inte utre att utveckla arbetsmetodema. Mot bakgrud av kommunfullmäkiges och -styelsens viljeinrktng och am- UtrednIngar kommunsekretaat-arkiv KOMMUNSTYRELSENS FÖRVAL TNING Besöksadress: Djulögatan 41 Postadress: KATRINEHOLM ww.katrineholm.se Telefon: Telefax: kommunstyrelsensforvaltning~katrineholm.se Postgiro Bankgiro Org.nummer

28 4 f /' Utredning kommunsekretariatlarkiv Datum Vår beteckning 2 (3) Fell Hittar inte referenskälla. KS/2007:129 bitioner samt med beakande av revisionens påpekanden i ovanstående hänseenden skulle en stagnation i ärendeberedning och uppfoljning vara olycklig. Til foljd av vakanser bland handläggande personal har sekretaratet inte klarat sitt uppdrag anat än hjälpligt det senaste året. Til foljd av den nyligen avslutade rekreringen bedöms bemanngen åter vara fultalig inom den näraste tiden. Arbetsbelastnigen bland assistenter, kommunarkivare och registrator ger i nuläget inte utrye for utvecklingsarbete, vilket skulle behövas framor allt inom området dokuenthanterig. Det finns en stor efterfågan bland forvaltngama på bätte admnistrativt stöd i form av bl.a. mallar. Även från uppdragsgivaren efterfågas möjlighet att hämta dokuent från kommunens webb-plats. Verktyget for detta firms (Lex) men det krävs tid for att utveckla både arbetssätt och rutiner for ändamålet. Den akella arbetssituationen är sådan att resursema måste läggas på kvalitetssäkg istället for utvecklingsarbete. Kommunsekreteraren har som chef for kontoren ansvaret for personalutveckling och arbetsledng. Situationen har genom åren utvecklats på ett sätt som leder til att allt mindre tid finns över for ledngsfuionen. Det är i längden inte acceptabelt. Samtidigt är det kommunsekreteraren, som i samverkan med andra kommunala futioner, hanterar frågor om inastr. Dessa är av mycket stor betydelse for kommunens utveckling i stort. Med dagens arbetssituation är det därfor oroande att dessa frågor tenderar att kräva mer tid. Det är nödvändigt for kommunens utveckling att kua folja det som sker, att sluta allanser och ta initiativ fore andra akörer for att inte tappa mark til formån for andra. Ett sådant arbete bör vara prioriterat och inte bedrvas i konkens med andra viktiga uppgifter. Det är bakgrden til att vi akaliserat frågan om att överfora ansvaret och uppgiften til anan fuion i kommunen. Det har sedermera resulterat i forslag om att uppgiften tilfors forvaltngen Närngsliv och tilväxt. En sådan forändrng av ansvaret ger bätte utrmre for kommunsekreteraren att fokusera på grduppgiftema och däred att upprättålla god kvalitet på arbetet. Emellertid har frågan uppkommit om att samtidigt överfora ekonomiska resurser i storleksordnigen kronor från kommunsekretaratet til Närngsliv och tilväxt. En sådan omfordelning skulle enligt vår bedömnng leda til behov av att miska de personella resursema, vilket direkt motverkar syfet med att avlastas arbetsuppgiften. Det blir då handläggarionema som drabbas och i forlängnngen medfor det troligen att kommunsekreteraren får återgå til ärendehandläggnng i större utsträcknng, varid ledningsfuionen forsvagas. I ett sådant läge är det bättre att endast överfora ansvaret for infastrrfrågor oeh behålla ansvaret for kollektivtafiken men med bibehållna ekonomiska och personella resurser. Resursema behövs for att klara dagens personalbudget och kontorets grduppgifter. Arbetsmiljö Utan någon forändring i övrgt präglas arbetssituationen idag av stora inslag av negativ stress. Påfrestningama är stora på framfor allt personalen inom sekretariatet. Utrednini:ar