Dataföreningen i Sverige Västra Kretsen

Transkript

1 Dataföreningen i Sverige Västra Kretsen ÅRSREDOVISNING för

2 STYRELSENS ÅRSREDOVISNING FÖR RÄKENSKAPSÅRET FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Verksamheten Föreningens verksamhet är att främja en sund utveckling och användning av informationsteknik i samhället, utveckla medlemmarnas kontakter och erfarenhetsutbyte, främja forskning, kunskapsspridning och utbildningsverksamhet, verka för god praxis och reglerade förhållanden mellan leverantörer/säljare och användare/köpare av produkter och tjänster och initiera för medlemmarna angelägna utvecklingsfrågor. Styrelsens sammansättning Ordförande /t.f. ordförande Vice Ordförande /t. f. Vice ordförande Kassör Övriga ledamöter Nina Llado-Ristorp* / Katerina Sjölander Katerina Sjölander Mikael Rasmusson Marianne Carlsson Daniel Peterson Tom Bergqvist Heléne Samuelsson Göran Lundin Victoria Nilsson Lissvall Conny Leinstedt Kontaktperson DF Kompetens Förmånsansvarig Aktivitet och Nätverk Marknadsansvarig Aktivitet och Nätverk Ansvarig för kansliet Adjungerad Aktivitets- och nätverksansvarig *Under året avgick Nina Llado-Ristorp som ordförande av personliga skäl. Hon ersattes av t.f. ordförande Katerina Sjölander, som t.f. vice ordförande utsågs Mikael Rasmusson. Styrelsen har under året haft 7ordinarie styrelsemöten, ett extra styrelsemöte som input till strategimöte med beredningsgruppen i Stockholm samt en strategi- och planeringsdag. Kretsens ordförande ingår i Dataföreningens huvudstyrelse i Stockholm. Styrelsens målsättning för år 2002 har varit att fortsätta på den inslagna strategin från Detta innebär att vi fortsatt att arbeta med att skapa och stödja lokala kontaktnät mellan människor i IT-branschen. Vi har dock fokuserat mindre Sidan 2 av 15

3 på att stärka kontaktytorna mellan näringsliv och högskolor. Vårt arbete har bland annat genomförts genom olika kvällsseminarier, nätverksbarer samt aktiviteter i föreningens nätverksgrupper. Medlemskåren Vid årets slut hade kretsen medlemmar mot föregående års medlemmar, det vill säga en minskning med 870 medlemmar (-13 %). Dessa är fördelade på ordinarie medlemmar (föregående år var ordinarie medlemmar (-11 %) och 711 studerandemedlemmar (föregående år var 950 studerandemedlemmar (-25 %)) samt 9 hedersmedlemmar vilket är ytterligare en medlem. Hedersmedlemmarna är Sigvard Jönsson, Kent och Ann-Marie Dejve, Lars-Erik Karlsson, Ulf Yngwe, Erik Bergsten, Anders Svedberg, Göran Claesson och Leif Åkesson. Under året har styrelsen genomfört uppföljning av slumpvis utvalda medlemmar som valt att inte förnya sitt medlemskap. Vi kom fram till att nedgången av antalet medlemmar till största delen beror på den allmänna konjunkturnedgången, dvs att människor lämnat IT branschen samt att företag inte längre betalar medlemskap för sina anställda. Förändring i medlemsantal i antal medlemmar Förändring per år Antal medlemmar År Totalt Ordinarie Student Förändring i medlemsantal i % År Totalt Studerande Ordinarie ,5 % ,5 % 62,9 % 24,7 % ,3 % -13,3 % 9,7 % % -15 % -5 % Sidan 3 av 15

4 % - 25 % - 11 % --- = uppgift saknas. Totalt i Sverige har Dataföreningen ca medlemmar. Sidan 4 av 15

5 Kansliet Kanslifunktionen på Viktoriainstitutet på Viktoriagatan fungerar mycket bra. Kansliet har bemannats av Anita Jakobsson och Anders Öhlund (student) som skött administration och webmasterrollen. Ekonomin hanteras av Karin Håkansson. Ansvarig för kansliet från styrelsens sida har varit Victoria Nilsson- Lissvall. Under året har dessa arbetat för att förbättra rutinerna kring administrationen. På Viktoriainstitutet hålls kretsens styrelse- och arbetsmöten. På institutet har Dataföreningen också en kontinuerlig bemanning av kansliet, en löpande telefonservice samt en marknadsföring av Dataföreningen genom att vi har personer på plats under dag- och kvällstid. På så vis kan personalen berätta om föreningen samt besvara frågor. Närvaron och synligheten bland studenter är därför väldigt hög. Under året fick kansliet ett eget rum på Viktoriainstitutet. Tidigare delade kansliets rum med andra personer på Institutet. Program- och aktivitetverksamheten Kretsens verksamhet under år 2002 har varit fokuserad på att fortsatt skapa och stödja lokala kontaktnät mellan människor i IT-branschen. Vi har dock fokuserat mindre på att stärka kontaktytorna mellan näringsliv och högskolor under detta år. Ansvarig för denna samordning har varit adjungerande styrelseledamoten Conny Leinstedt. Två större satsningar gjordes under året Comdex 2002 samt ITQ-konventet. Under året såg vi en mycket positiv trend på aktivitetssidan, där vi har 30 % ökning av antalet genomförda aktiviteter jämfört med föregående år. Följande nätverksgrupper finns inom kretsen: 1. ITQ Ansvarig: Ewa Pan Genomfört 7 aktiviteter med ca 120 deltagare totalt. Målsättningen med ITQ är: Att verka för kunskapsutbyte inom branschgränserna. Att medlemmar när så krävs agerar mentorer inom gruppen. Att gruppen ska medverka till att informera om yrkets möjligheter och förutsättningar inom gymnasieskola och yrkesinriktad utbildning. Sidan 5 av 15

6 2. Säkerhet Ansvarig: Anders Möller Genomfört 3 aktiviteter med ca 160 deltagare totalt. Målet med nätverket är att föreläsningarna skall behandla aktuella ämnen och hålla en hög kvalitet, så att nätverksträffarna blir högintressanta, utvecklande som ökar engagemanget för säkerhetsarbetet i västra Sverige. 3. Borås Ansvarig: Bengt Holmgren tillsammans med Patrik Hedberg Genomfört 1 aktiviteter med ca 40 deltagare totalt. Nätverket är ett lokalt nätverk för Boråsregionen med en ambition att regelbundet ordna sammankomster, där man under informella former får ta del av och diskutera andras erfarenheter. Verksamheten har skett i starkt samarbete med Borås Högskola. 4. Skaraborg Ansvarig: Kenneth Ahlfeldt Genomfört 2 aktiviteter med ca 25 deltagare totalt. Nätverket är ett lokalt nätverk för region Skaraborg med motsvarande ambitioner som Borås. 5. Projektstyrning Ansvariga: Göran Lundin/Hans Hjertqvist Nätverket har under året startats upp och kommer att ha en aktiv verksamhet under det kommande verksamhetsåret. De hade en träff i december för att förbereda vårens träffar, och kommer att ha minst 2 träffar under våren Nätverkets syfte är att utbyta erfarenhet inom projektledningsområdet genom att genomföra ett antal möten där en diskussion om intressanta ämnesområden skapas mellan föredragshållare och övriga deltagare. 6. Nätverket Baren Ansvarig: Freddie Hahn Genomfört 2 aktiviteter med ca 65 deltagare totalt. Syfte är mingel och de två genomförda träffarna var en demo av Götatunneln samt glöggprovning. Sidan 6 av 15

7 7. Usability Ansvarig: Lena Andreasson Genomfört 6 aktiviteter med ca 220 deltagare totalt. Nätverket, som startade i början av 2002, har redan rönt stort intresse och planerar under året ett flertal fortsatta aktiviteter. Marknadsföring och information DF Väst har under 2002 gjort ett försök att öka kommunikationen och dialogen med medlemmar genom att ge ut ett elektroniskt Medlemsbrev. Första brevet gick ut i juni och följdes upp av en enkät. Mottagandet var positivt så ytterligare 2 brev gavs ut under hösten. Förutom mailutskick har dessa medlemsbrev publicerats på DF Västs hemsida. Utöver detta har med visst mellanrum blänkare skickats ut om vad som är på gång i kretsen. I någon form kommer breven och på gång-blänkarna att fortsätta under Den stora telekommässan Comdex Nordic arrangerades i Göteborg under januari 2002 där den hamnade i tuff konkurrens med huvudstäderna i Norden. Dataföreningen deltog på mässan med en välbesökt monter och lyckades värva ett 100-tal nya medlemmar i samband där med. Mässan blev en framgång vilket gjorde att Comdex 2003 anordnades januari Även 2003 deltog DF Väst med en mindre monter och ett välbesökt seminarium. Ekonomi Västra kretsen redovisar för verksamhetsåret 2002 ett underskott (förlust) om 360 Tkr. Vilket är en betydligt större förlust än vad som budgeterats (120 Tkr). Det stora underskottet kan i stort hänföras till de två stora satsningar som genomfördes under året ITQ konventet samt Comdex Se separat avsnitt nedan. Intäkterna består av medlemsavgifter, 550 kr / ordinarie medlem. Dessa fördelas på två sätt från DF Sverige. Dels genom en fast årlig del på 150 Tkr och dels genom att 100 kr / ordinarie medlem fördelas mellan kretsarna i Sverige. Vilket innebär att en del av de större kretsarna subventionerar de mindre. Övriga delar av medlemsintäkten går till kostnader för Dataföreningen Sverige, som är ansvarig för, och har kostnader för, bl a - Prenumeration Computer Sweden - Medlemsregister - Dataföreningens web, utveckling och drift - Informationsspridning och presshantering - Personal samt övrig administration Sidan 7 av 15

8 Budget utfall 2002 Tkr Administratio Aktiviteter Diverse Budget Utfall Intäkter under år 2002 bestod till större delen av medlemsavgifter (660 Tkr). Intäkterna understiger de budgeterade intäkterna med cirka 150 Tkr. Detta beror på ett lägre medlemsantal (-870 medlemmar för år 2002) samt en förändrad modell av fördelningen av medlemsintäkterna under året. Västra kretsen har en kortsiktig fordran på DF Kompetens om 200 Tkr som skulle utbetalas Denna fordran flyttades fram två år på grund av det ekonomiska läget inom DF Kompetens. Fordran kommer in under Q Föreningen har sedan tidigare placerat 700 Tkr på ett högräntebärande konto i SEB. Kontot ger 3 % ränta och räntan utbetalas 1 gång/månad. Västra kretsens finansiella ställning är mycket god trots årets underskott. Kassabank uppgår till Tkr. Summa eget kapital uppgår till Tkr. Under år 2002 har föreningens största omkostnader omfattat löner (410 Tkr), Utställningar o mässor (188 Tkr), årsmöte 2002 (120 Tkr). De finansiella förutsättningarna har under året försämrats gentemot tidigare år. Styrelsen har därför beslutat att aktiviteter som görs skall vara självfinansierade. Beträffande föreningens ekonomiska ställning och resultat i övrigt hänvisas till efterföljande balans- och resultaträkning. ITQ-konventet Det beslutades att västra kretsen skulle genomföra ITQ-konventet på ordinarie styrelsemöte. Vi kan nu konstatera att projektet inte lyckades nå upp till de målsättningar som var ställda. Vid den rekapitulation styrelsen har gjort av projektet framkom det information om att projektet efter hand hade fått stora problem inom projektgruppen med medlemmar som inte fullföljt sina åtaganden. Inte heller projektledningen har fungerat tillfredställande genom att inte förmedla de interna problemen vidare till sin styrgrupp, dvs styrelsen i västra kretsen. Sidan 8 av 15

9 Även styrelsen har inte agerat fullt ut på bästa sätt när det gäller projektets uppföljning ekonomiskt, utan har litat på de muntliga rapporter som projektledningen redovisat. Rapporteringen från projektledningen till styrelsen har fokuserats på marknadsförings-insatser, m.m. Genom dessa allvarliga brister har man heller inte avblåst en aktivitet som man borde kunnat förutse skulle innebära alltför höga kostnader ställt mot de låga intäkter, dvs alltför få anmälningar. Kostnaderna för genomförandet av ITQ-konventet blev dryga 370 Tkr. Merparten av detta är kostnad för projektledning, dvs ersättning för den tid projektledaren lagt ner. Projektledningen har ålagts att skriva en slutrapport som skall finnas framme till årsmötet Comdex 2002 Ambitionen för Comdex 2002 stakades ut av Dataföreningen Sverige och styrdes också initialt av dessa, men ansvaret togs under resans gång över av Västra kretsen efter förfrågan från Centralt håll där man ej ville driva aktiviteten vidare. Efter övervägande ansågs mässan så viktig för regionen att Västra Kretsen valde att ta över ansvaret för att skapa innehåll i montern. Åtagandet för arrangemanget skulle delas mellan deltagande föreningar från Norden, Norge, Finland och Sverige. Västra kretsen skulle påta sig resterande kostnader. Dataföreningen Sverige skötte de ekonomiska transaktionerna genom att fördela kostnaderna enligt beslutet ovan. Kostnaden för Comdex 2002 uppgår till 60 Tkr enligt redovisningen för Västra kretsen. Därtill skall läggas kostnaden för Anita Jakobssons ordinarie kanslitid, vilken utnyttjades för Comdex, c:a 200 timmar, men som inte särredovisats. Projektledningen har ålagts att skriva en slutrapport som skall finnas framme till årsmötet Lärdomar/Åtgärder för framtida stora åtaganden - att särredovisa stora aktiviteter i budgeten - att den fortlöpande ekonomiska rapporteringen alltid skall ställas gentemot budget och alltid avkrävas. Kommer inte detta in skall projektet avblåsas. - att en ideell förening inte bör genomföra aktiviteter i storleksordning som ITQ-konventet. Dessa bör genomföras i samarbete med en professionell partner, exempelvis DF Kompetens AB. - att beslutsunderlag och protokoll skall vara tydliga. - att tillse att projektledningen har den erfarenhet och förståelse som krävs för att genomföra ett stort åtagande. Redan gjorda åtgärder - beslut om framtagande av rutin för ett protokolls innehåll - instruktioner för tydligare protokoll - en person ur styrelsen alltid skall agera oponent till större aktiviteter för att vi skall ha full kontroll på alla delar av aktiviteten och dess konsekvenser. Sidan 9 av 15

10 Övrigt I augusti år 2002 samlades representanter från kretsens styrelse och nätverksgrupperna för att ta fram strategier och planera för fortsatt arbete under år Styrelsen beslutade år 2000 att dela ut stipendium om maximalt 10 Tkr för uppsatser inom IT-området. Den akademiska delen av uppsatserna kommer att utvärderas av representanter från Viktoriainstitutet. Den näringslivsorienterade delen kommer att utvärderas av styrelsen. Under år 2000, 2001 och år 2002 har inget stipendium utdelats. Som medlem i Dataföreningen erbjuds ett antal förmåner som ex - Computer Sweden - rabatt på tidningar och böcker - samt gratis IT-juridisk rådgivning (se nedan) Föreningen har sedan ett flertal år tillbaka ett avtal med advokatbyrån Lagerlöf & Leman. Under året har vi överfört avtalet till advokatbyrån Setterwalls. Som medlem i Dataföreningen i väst får man viss kostnadsfri rådgivning. Rådgivningen är i första hand avsedd att lämnas per telefon och omfattar enklare IT-rättsliga frågor. Exempelvis kan de olika standardavtal som finns beskrivas och användningsområden diskuteras samt även andra IT-relaterade frågor tas upp. På föreningens hemsida hittar du som medlem en rad intressanta frågeställningar i ämnet, så kallade FAQer. Fliken heter FAQ. För övrigt utnyttjades tjänsten inte alls under år Därför vill vi åter fästa uppmärksamhet på samarbetet med Setterwalls och berätta att byrån står till medlemmarnas förfogande. Föreningen har under 2002 infört en ny medlemsförmån. I samarbete med Regus erbjöd DF Västra Kretsen alla sina medlemmar gratis anslutning till Regus Global Membership samt rabatt på många av Regus tjänster. DF Lounge är en möjlighet för dig som medlem att arbeta effektivt även om du ej befinner dig på din hemmaort. Genom samarbetet med Regus får du kostnadsfritt tillgång till alla Regus lokaler runt om i världen. Där kan du stanna till för att skicka mail, faxa, skriva ut eller bara koppla av om du har tid över vid ett besök i en främmande stad. Du kan även hyra en arbetsplats/ skrivbord per timme (nuvarande pris 16 kr/timme) med Internetkoppling och telefon, sk "touch down". Totalt anslöt sig 25 medlemmar till erbjudandet. I slutet av 2002 infördes en ny medlemsförmån på prov i Västra Kretsen. I samarbete med IDG erbjöds medlemmarna i Västra Kretsen att gratis testa analysbrevet Executive Report som innehåller sammanfattningar av rapporter från flera väletablerade analysföretag. Under de två sista veckorna 2002 hann 62 medlemmar nappa på erbjudandet. Sidan 10 av 15

11 Framtiden I framtiden vill vi i styrelsen fortsätta med aktiviteter och medlemsrekrytering som bidrar till en dynamisk förening. Vi kommer att fortsätta arbeta aktivt för att få rätt mix av både män och kvinnor, unga och gamla i både styrelsen och hela föreningen. Vi vill att föreningen skall bli en plats dit människor, som arbetar med eller är intresserade av IT, känner att de kan vända sig för att hålla sig uppdaterade med vad som händer inom branschen. Vi vill satsa både tid och pengar på marknadsföring av föreningen och på att bli en röst i den regionala debatten. Vår ekonomiska målsättning är att föreningen ska redovisa ett nollresultat år För att detta skall lyckas krävs bl a att vi måste fokusera på medlemsvård för att behålla våra medlemmar. Vilket också innebär att vi kommer att se över våra medlems-förmåner. Målsättningen från Dataföreningen centralt är att medlemsbidraget till kretsarna ska uppgå till 165 kr/medlem i mån av resurser. Fram till att målet är uppnått måste vi hushålla med våra resurser. Därför har vi redan nu påbörjat arbetet med att finna nya intäktskällor för att långsiktigt kunna driva västra kretsen med en ekonomisk balans. Vi har bland annat infört regeln att förtäring på aktivitets/nätverksträffarna ska vara självfinansierande. Vi kommer också att fortsätta att hitta nya former av tillskott i kassan. Den stora telecommässan Comdex Nordic har arrangerats i Göteborg under januari Dataföreningen har deltagit på mässan med en välbesökt monter och lyckats värva ett 100-tal nya medlemmar i samband med mässan. I montern hade vi med oss representanter från SBA och ECDL. Dessutom bjöd föreningen på ett intressant och välbesökt seminarium, ca 60 medlemmar kom. Under 2003 kommer vi fortsätta att arbeta aktivt med att stärka banden med kretsarna i Sverige och fokusera på synergieffekter med södra kretsen. Under 2003 kommer vi fortsätta att arbeta aktivt med att stärka banden bland annat med södra och östra kretsen. Vår målsättning från 2001 att attrahera 200 nya studerandemedlemmar under året har dessvärre inte gått i uppfyllelse. Då IT branschen tog en annan vändning har vi valt att fokusera på andra mål. För år 2003 planerar vi ej riktade aktiviteter mot studenter. I en undersökning om vad medlemmarna ser för nytta med föreningen framkom att man bland annat uppskattar olika medlemsförmåner typ rabatter. Detta har vi tagit fasta under 2002 och arbetet kommer att fortsätta under Som nämnts ovan kan vi idag erbjuda rabatter på Regus. Andra förmåner som kommit tillstånd är gratis prov-prenumeration på Executive Report och prenumeration på IT Newsletter från BRG (Business region Göteborg). Huvudföreningen har visat intresse för vårt förmånsarbete i västra kretsen och givit oss positiv feedback på detta. Sidan 11 av 15

12 Det finns intresse för både Regus och Executive Report erbjudandet från medlemmar i andra kretsar och vi kommer gå vidare med att utöka båda dessa förmåner till att gälla alla kretsar. Hjärtat i verksamheten är nätverkande och kontaktskapande. Det är genom mötet med andra som man inspireras, får feedback, får nya idéer och skapar nya konstellationer. Genom att skapa goda förutsättningar för nya kontakter kan föreningen aktivt bidraga till att både medlemmarnas, deras arbetsgivares och regionens nytta ökar. För att klara ovanstående målsättning och få en större utväxling på aktiviteterna vill vi i styrelsen uppmana alla medlemmar att bli aktiva och delaktiga i föreningens arbete. Sidan 12 av 15

13 RESULTATRÄKNINGAR INTÄKTER Medlemsavgifter, kretsens andel DF Kompetens, kretsens andel Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Personalkostnader Övriga föreningskostnader Avskrivningar SUMMA KOSTNADER RESULTAT FÖRE FINANSIELLA INTÄKTER OCH KOSTNADER Ränteintäkter Räntekostnader RESULTAT EFTER FINANSIELLA INTÄKTER OCH KOSTNADER ÅRETS RESULTAT Sidan 13 av 15

14 BALANSRÄKNINGAR TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Inventarier Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kundfordringar Skattefordringar Övriga kortfristiga fordringar Interimsfordringar Post och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget Kapital Konferensfond Utvecklingsprojekt Balanserat resultat Redovisat resultat _ Summa eget kapital Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Förutbetalda intäkter och upplupna kostnader Momsskuld Övriga kortfristiga skulder Summa skulder SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL Sidan 14 av 15

15 För 2002 vill vi i styrelsen tacka alla Er som på olika sätt aktivt deltagit eller stöttat Västra Kretsens arbete. Göteborg / 2003 Katerina Sjölander Marianne Carlsson Mikael Rasmusson Heléne Samuelsson Conny Leinstedt Daniel Petersson Victoria Nilsson Lissvall Tom Bergqvist Göran Lundin Vår revisionsberättelse har angivits den / 2003 Ulf Nankler Auktoriserad revisor Jan Hanner Auktoriserad revisor Sidan 15 av 15