Lönsam fakturering. Företagsekonomiska Institutionen Magisteruppsats vårteminen Handledare. Författare. Elving Gunnarsson

Transkript

1 UPPSALA UNIVERSITET Företagsekonomiska Institutionen Magisteruppsats vårteminen 2007 Lönsam fakturering Handledare Elving Gunnarsson Författare Viking Johansson Johan Rutgersson Inlämningsdatum

2 Sammandrag Idag är det vanligt att företag, vid fakturering mot kund, lägger på en fakturaavgift för att täcka de kostnader som är förknippade med hantering av fakturor. Om en kund inte betalar en faktura i tid kan företag ta ut lagstadgade påminnelseavgifter samt inkassoavgifter. Författarna valde att undersöka huruvida dessa kostnader inte bara täckte de faktiska kostnaderna utan även gav ett positivt täckningsbidrag för företag. Författarna ville även undersöka vilka effekter bara fakturaavgiften har. Författarna har samarbetat med ett företag där tillgång getts till företagets affärssystem för att utvinna information om faktureringsprocessen. Det empiriska underlaget för studien har innefattat drygt fakturor. Författarna har undersökt vilka intäkter i form av avgifter och kostnader i form av kundförluster och räntekostnader som företaget haft med respektive faktura. Studien visar tydligt att det finns en konstant snittintäkt per faktura som härrör från faktureringsavgifterna. De kostnader som är förknippade med fakturering är dock direkt proportionerliga mot fakturastorleken. Sammantaget betyder det att företaget har en förtjänst på faktureringen förutsatt att snittet av fakturabeloppet understiger drygt 800 kr. Studien visar även att företaget har en förtjänst på 6,82 % av det totala fakturerade beloppet. Av denna förtjänst utgörs hälften av fakturaavgifter.

3 Innehållsförteckning 1 Inledning Frågeställning och problematisering Uppsatsens syfte Definitioner och förkortningar Faktureringsflöde Avgränsningar Kronofogdemyndigheten Kvalitativa aspekter av faktureringsavgifter Kringkostnader för fakturering Teoretiskt ramverk Fakturaavgift Påminnelseavgift Krav Upprättande av amorteringsplan Ersättningsbelopp Kronofogden Metod Metodval Datainsamling Insamlingsprogrammet i pseudotermer Validering av programmet Kundförluster som faktureringskostnad? Fördelning över betalningssätten Etiskt perspektiv Källkritik Betald eller ej Betalningshistorik Transparens i undersökningen Empiri Faktiska kostnader Faktureringshistorik Fakturasammansättning Betalningsfrekvens Pappersfaktura E postfaktura Autogiro Intäkter och kostnader från faktureringsavgifter samt befarade kundförluster Intäkter och kostnader för pappersfakturor Intäkter och kostnader för e postfakturor Intäkter och kostnader för autogiro Analys Betalningsfrekvens Den korrekta procentsatsen kundförluster för pappersfakturor Räntekostnader för pappersfakturor Justerade kostnader för pappersfakturor Intäkter på fakturering av pappersfakturor Faktureringsintäkter på e postfaktura Faktureringsintäkter på autogiro Totala faktureringsintäkter I en värld utan fakturaavgifter Kan denna kunskap appliceras på andra företag? Slutsats och rekommendationer Referenser Elektroniska källor Lagar och förordningar Primärdata Muntliga källor

4 1 Inledning Under 2005 konsumerades varor och tjänster för totalt 2673 miljarder kronor i Sverige 1 och varje hushåll konsumerade för genomsnittligen kr. 2 Sedan 1995 har hushållens disponibla inkomst ökat varje år, samtidigt har standardökningen under denna period varit närmre 30 %. Det är framför allt de med arbete som gynnats av denna utveckling, men även studenter och arbetslösa har ökat sin standard. 3 Detta är inte någon unik trend för de senaste åren, med undantag för lågkonjunkturen under början på 90 talet har hushållens konsumtion stadigt ökat sedan mätningarna började Historiskt sett sträcker sig denna trend betydligt längre tillbaks i tiden. I snitt fördubblas vår konsumtion var 35:e år; för varje generation fördubblas den materiella levnadsstandarden. Kombinationen av teknisk utveckling och ekonomisk tillväxt har resulterat i att det som idag betraktas som normal levnadsstandard för 150 år sedan endast var förunnat kungligheter och andra exceptionellt rika medborgare. 5 Samtidigt som levnadsstandarden höjs och inkomsterna ökar så stiger hushållens skuldsättningsgrad. Skulderna ökar idag snabbare än inkomsterna något som ger hushållen en allt mindre marginal mot ökade kostnader. 6 Kronofogdemyndigheten beskriver samtidigt den ökade skuldsättningen och konsumtionen som en direkt anledning till det kraftigt ökade antalet betalningsförelägganden. Många svenskar lånar till konsumtion. De som inte har möjlighet att betala tillbaks lånen hamnar till slut hos kronofogdsmyndigheten var antalet registrerade betalningsförelägganden hos kronofogden stycken, en ökning med 56 % sedan år Företag som drabbas av kunder som inte betalar sina skulder får ökade administrativa kostnader, förluster för de skulder som aldrig betalas och i värsta fall, likviditetsbrist. Beroende på vilken typ av bransch ett företag verkar i blir effekten av kunder som inte betalar i tid olika. En nystartat bolag med liten kassa och ett fåtal stora kunder är beroende av att betalningarna sker enligt vad som avtalats. Större bolag med många små kunder har inte samma beroende av att deras fakturor inte betalas i tid. I takt med att hushållen köper allt fler tjänster och att betalningsgraden blir allt lägre så ökar företagens kostnader för hanteringen av betalningarna. När företaget Stjärn TV, nuvarande ComHem, 1992 införde en fakturaavgift på sex kronor för att täcka sina administrativa kostnader, väcktes starka reaktioner. I en artikel från TT går konsumentombudsmannen ut och avråder alla konsumenter från att betala denna avgift. 9 Konsumenternas starka reaktion väckte diskussionen huruvida det var tillåtet att ta ut denna typ av avgift. Konsumentverket menade att detta måste vara uppgjort när avtalet ingås. Idag är det betydligt vanligare att fakturaavgift tas ut, denna regleras inte i 1 SCB Nationalräkenskaper 2 SCB Hushållens utgifter 3 SBC Inkomstskillnader 4 SCB Nationalräkenskaper 5 Göteborgsposten Tillväxt för konsumtion 6 Finansinspektionen Rikare hushåll med större skulder 7 Dagens Nyheter Fogden varnar 8 Kronofogdsmyndigheten Betalningsförelägganden 9 TT Nyhetsbanken KO: VÄGRA BETALA FAKTURAAVGIFTER 2

5 lag utan styrs vanligtvis av branschpraxis. I branschorganisationen Företagarnas skrift konsten att få betalt skrivs det: 10 När avtalet bekräftas/beställningen görs, konstaterar Du att det utgår en faktureringsavgift. Faktureringsavgiften skall omnämnas i en skriftlig avtals /orderbekräftelse. Genom att ta ut avgift för faktura kan man få täckning för företagets kostnader för denna administrativa hantering. Betalas inte en faktura innan förfallodatum har fakturautställaren rätt att ta ut en påminnelseavgift. Denna avgift regleras, i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Förfaller även påminnelsen har fakturautställaren rätten att, enligt samma lag, ta ut ytterligare en avgift för ett krav. Vidare kan avgift tas ut för upprättande av amorteringsplan samt för ränta från det ursprungliga förfallodatumet. Den ökade konsumtionen i kombination med att allt fler inte betalar sina skulder i tid ökar kraven på fungerande betalningsrutiner hos företagen. Utan väl fungerande rutiner kring fakturahantering och indrivning riskerar fordringsägaren höjda administrativa kostnader samtidigt som kundförlusterna ökar. Både autogiro och e faktura har lanserats som alternativ till den traditionella fakturan. Avsikten med dessa båda betalningssätt är att underlätta för såväl kund som fordringsägare, trots detta dominerar fortfarande den vanliga pappersfakturan. 1.1 Frågeställning och problematisering Tidigare har kostnaden för fakturering aldrig redovisats genom en fakturaavgift utan utgjorts av ett schablonpåslag på produkten eller tjänsten. Idag är det allt vanligare att företag tar ut denna del som en särredovisad kostnad. Författarnas avsikt är att undersöka huruvida fakturaavgiften avser de faktiska kostnader som kan kopplas till faktureringen eller om den lämnar ett positivt täckningsbidrag. Vidare kommer de lagstadgade avgifter som tas ut i samband med förfallna fakturor att undersökas på samma sätt. 1.2 Uppsatsens syfte Undersökningen syftar till att slutligen konstatera om fakturering är lönsam och i så fall, under vilka omständigheter. 10 Företagarnas Riksorganisation Konsten att få betalt 3

6 1.3 Definitioner och förkortningar Autogiro E postfaktura E faktura Pappersfaktura Faktureringscykel Faktureringsmetod Avskriven Återköp Betald/obetald KFM PTS En funktion från bankgirocentralen som ger en betalningsmottagare möjlighet att dra pengar från en kunds bankkonts. En faktura i PDF format som bifogas i ett e postmeddelande till kunden. En funktion från bankgirocentralen där kunden kan få sina fakturor representerade i sin Internetbank istället för på papper. En vanlig faktura på papper som skickas till kunden med posten. En period som sträcker sig från faktura till faktureringspåminnelse, till inkassofaktura och slutligen till avstängning av kund. Denna process tar ca två månader. Den typ av metod som kunden faktureras med, det vill säga en av autogiro, e postfaktura och pappersfaktura. En faktura skrivs av när kunden inte förväntas kunna betala fakturan. Det görs när företaget inte förväntar sig att få in pengarna, beroende på t ex konkurser hos kunder eller när kunden har ett stort antal mål hos kronofogdemyndigheten. Vid en avskrivning redovisas fakturabeloppet som en kundförlust. Ett återköp sker när en faktura har blivit felaktigt utställd eller när en kund kompenseras för någonting. I praktiken tas fakturan bort och det är som om den aldrig existerat. En faktura räknas som betald när den en inbetalning gjorts på fakturan och det inbetalade beloppet är det utställda beloppet plus minus 160 kr. Görs en så kallad överbetalning måste den godkännas av kundtjänstpersonal. Kronofogdemyndigheten Post och telestyrelsen 4

7 1.4 Faktureringsflöde För förstå varför författarna valt det teoretiska ramverket samt för att förstå vilka metodproblem som uppsatsen kommer att handskas med krävs en viss förståelse för hur faktureringsflödet hos fallstudieföretaget ser ut. Således placeras denna korta introduktion före det teoretiska avsnittet. Samtliga avgifter kommer att motiveras och förklaras djupare i det teoretiska avsnittet. Faktura Påminnelse Inkasso KFM Kundförlust En fakturacykel, cirka två månader Figur 1 Faktureringscykeln hos det aktuella företaget I början på varje månad skapas en faktura. En faktura har alltid förfallodatum i slutet på månaden för privatpersoner medan företag har 30 dagar på sig att betala från utställningsdatumet 11. Fakturor finns i tre lika varianter, nämligen pappersfakturor, e postfakturor eller autogirofakturor 12. I början på nästkommande månad, förutsatt att betalning inte har erhållits, ställs en påminnelsefaktura ut. Den upplyser kunden om att fakturan har förfallit och är behäftad med en lagstadgad påminnelseavgift på 50 kr. En påminnelsefaktura har alltid tio dagars förfallotid brutto 13. Givet att betalning fortfarande inte kommit företaget till handa vid förfallodatumet för påminnelsefakturan ställs en inkassofaktura ut. Den är behäftad med en lagstadgad inkassoavgift på 160 kr och har en förfallotid brutto på åtta dagar. Vid tidpunkten för inkassofakturans förfallning stängs samtliga kundens tjänster av och aktiveras inte igen förrän kunden har betalat sina utestående fordringar. Alla aktiviteter fram till detta ögonblick sker automatiskt av ekonomisystemet. Inkommer inte betalningen inom ett fåtal dagar görs en kreditupplysning på kunden. Sedan fattas ett beslut om huruvida kunden ska skickas till kronofogdemyndigheten eller skrivas av som en kundförlust. Det senare inträffar t ex om det visar sig att kunden redan har hundratusentals kronor i skuld vilket ger en låg förhoppning om att driva in pengarna. Skickas kunden till kronofogdemyndigheten läggs en kostnad av 640 kr på fakturan varav 300 kr betalas till kronofogdemyndigheten oberoende av indrivningsutfallet 14 och 340 kr tillfaller företaget. Det är således en risktagning för företaget att skicka en kund till kronofogdemyndigheten eftersom varje kundfordring som skickas dit kostar 300 kr för företaget. 11 Det datum då fakturan skapas 12 Se definitioner 13 Med brutto menar författarna att ingen hänsyn tas till helgdagar. En påminnelsefaktura utställd den 10:e förfaller således alltid den 20:e. Detta är företagets policy och är inte nödvändigtvis allmängiltigt 14 D v s huruvida kunden betalar sin fordring eller inte 5

8 1.5 Avgränsningar Kronofogdemyndigheten I och med att faktureringscykeln är avslutad och inkassofakturan förfaller kommer vissa kunder skickas till kronofogdemyndigheten. Då företaget har möjlighet att ta ut en kostnad på 340 kr från kunden för handläggandet av kronofogdemyndighetsförfarandet så det finns en möjlighet att tjäna pengar på denna del av faktureringen. Författarna har dock valt att inte fördjupa sig i denna del av indrivningsprocessen två anledningar, nämligen att antalet kunder som skickas till kronofogdemyndigheten är så få att en generalisering är omöjlig och att en förundersökning av författarna indikerade att varannan kund betalade vilket skulle implicera att det var ett nollsummespel för företaget. Författarna valde därför att helt bortse från denna del av inkassoförfarandet Kvalitativa aspekter av faktureringsavgifter Författarna har valt att helt fokusera på de finansiella aspekterna av faktureringsavgifter ur ett företagsperspektiv. Det finns även en rad mjuka värden att ta hänsyn till i relationen till kunden. Exempelvis kan kunden uppleva ett ökat värde genom att fler betalningssätt erbjuds. Kunden kan också uppleva ett negativt värde genom faktureringsavgifter och indrivning av obetalda fakturor. Författarna har dock valt att helt avstå från att vidare analysera dessa värden Kringkostnader för fakturering Fokus i undersökningen ligger på de direkta kostnaderna för faktureringen. Någon hänsyn har inte tagits till lön för de personer som är inblandade i faktureringen, kostnader för affärssystemen såväl mjukvarumässig som hårdvarumässig. Anledningen till detta är att arbetsinsatserna och resurserna för hanteringen av de aktuella frågorna är så små att de saknar relevant betydelse för resultatet. 6

9 2 Teoretiskt ramverk 2.1 Fakturaavgift Vid fakturering är det vanligt att en avgift tas ut, denna avgift ska täcka administration, kuvertering och porto. Fakturaavgiften regleras av branschpraxis och till viss del även av PTS. Företagarnas riksorganisation rekommenderar att eventuell faktureringsavgift och dess storlek tydligt framgår i samband med att avtalet ingås 15. Konsumentverket skriver att näringsidkaren i regel har rätt att ändra ett ingånget avtals villkor, förutsatt att kunden inte är bunden till köpet under en viss period. 16 PTS kan inte vidta några åtgärder mot fakturaavgiften i sig, men de reglerar att fakturaavgiften inte försämrar villkoren för konsumenten. Exempelvis är telebolagen skyldiga att erbjuda kunderna en specificerad telefonräkning utan att fakturaavgiften är högre än för den vanliga räkningen Påminnelseavgift Om inget annat avtalats gäller 30 dagars kredittid från utställandet av en faktura. Om fakturan inte betalats efter 30 dagar har borgenären rätt att ta ut referensränta 18 plus 8 %. 19 Det vill säga om referensräntan är 3 % blir det totala räntepåslaget 11 %. 20 I lagen om ersättning för inkassokostnader (1981:739) regleras att gäldenären är skyldig att betala påminnelseavgift vid skriftlig betalningspåminnelse. I 2 kan följande läsas: 2 Gäldenären är skyldig att utge ersättning för skriftlig betalningspåminnelse rörande skulden, om avtal därom har träffats senast i samband med skuldens uppkomst. Förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. reglerar den exakta ersättning som högst får tas ut vid påminnelse om inte särskilda skäl till annat finns. 1. femtio kronor för skriftlig betalningspåminnelse som avses i 2, Gäldenären är aldrig skyldig att betala för mer än en betalningspåminnelse, även om borgenären skulle skicka flera påminnelser. Detta regleras i 6 i lagen om ersättning för inkassokostnader (1981:739) 6 Avtalsvillkor, som innebär att gäldenärens skyldighet att ersätta kostnader som avses i 1 utvidgas utöver vad som följer av denna lag, är ogiltigt Företagarnas Riksorganisation Konsten att få betalt 16 Konsumentverket Faktureringsavgift 17 Post & Telestyrelsen Specificerad telefonräkning 18 Referensräntan fastställs av Riksbanken och motsvaras av reporänta vid utgången av föregående halvår. 19 Räntelag (1975:635) 20 Riksbanken Referensränta 21 Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. 7

10 2.3 Krav Om en faktura inte betalats efter betalningspåminnelsen förfallit till betalning kan borgenären skriftligen framställa krav mot gäldenären. 5 i inkassolagen (1974:182) reglerar vad som gäller vid framställande av krav. 5 Krav mot en gäldenär skall framställas skriftligt. Kravet skall innehålla tydlig uppgift om borgenärens namn och om det förhållande som fordringen grundar sig på. Är det fråga om en fordran som har överlåtits eller pantsatts och kan gäldenären på grund härav ej med befriande verkan betala till överlåtaren eller pantsättaren, skall kravet innehålla en tydlig upplysning om detta förhållande. I krav bör lämnas anvisning om lämpligt betalningssätt. I krav skall vad som fordras i kapital, ränta och ersättning för kostnader anges var för sig. I fråga om ränta skall särskilt anges beloppet av upplupen ränta, räntesatsen samt den tid och det kapitalbelopp som ligger till grund för ränteberäkningen. I samband med krav skall anges viss skälig tid inom vilken gäldenären har att betala frivilligt eller anmäla om han har någon invändning mot kravet. Lag (1981:738). Lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader reglerar vilken ersättning borgenären har rätt att ta ut. Denna ersättning uppgår idag till etthundrasextio kronor enligt förordning (1981:1057). 2.4 Upprättande av amorteringsplan Vidare kan kredittagaren bli skyldig att betala ersättning om 150 kr för upprättande av en amorteringsplan. Planen ska vara skriftlig samt omfatta hela kredittagarens kvarstående skuld, ha tillkommit i samråd med kredittagaren och lämnats eller skickats till kredittagaren. 2.5 Ersättningsbelopp Storleken på ersättningsbeloppen regleras enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Samtliga inkassokostnader är befriade från moms. Beloppet justeras emellanåt (senast 1 juli 2003). Lagens regler är tvingande, kreditgivaren får alltså inte genom avtal utvidga kredittagarens skyldighet att ersätta kostnaderna. Ersättning för inkassokostnader lämnas, om det inte finns särskilda skäl till annat, med högst femtio kronor för skriftlig betalningspåminnelse som avses i 2, etthundrasextio kronor för krav som avses i 3 1, etthundrafemtio kronor för upprättande av amorteringsplan som avses i 3 2. Förordning (2003:294). 2.6 Kronofogden Betalas inte en fordran inom angiven tid eller efter att en skriftlig påminnelse kan fordringsägaren vända sig till kronofogdemyndigheten för att fastslå att betalningsskyldighet föreligger samt fordrans storlek. Ansökningsavgiften för denna tjänst är 300 kronor som läggs till skulden, kreditgivaren får utöver detta debitera 340 kronor Kronofogden Betalningsföreläggande och handräckning 8

11 3 Metod För att genomföra uppsatsens syfte har författarna fått full tillgång till ett företags ekonomisystem. Då delar av materialet är känsligt ur konkurrenssynpunkt kommer företaget att hållas anonymt. Det aktuella företaget kommer vidare i uppsatsen att refereras till som företaget. Författarna har med hjälp av ett eget programmeringsverktyg kunnat utvinna information ur företagets ekonomisystem. Företaget har fullt ut ställt upp för att underlätta författarnas arbete. Tidigare erfarenhet, hos en av medförfattarna, av ett identiskt affärssystem gav en god grundförståelse för systemets uppbyggnad och funktion. Detta gav också möjlighet att på ett tidigt stadium kunna bedöma vilken information som skulle behövas och huruvida denna var tillgänglig i systemet. 3.1 Metodval Författarna har valt att göra en kvantitativ studie av faktureringsflödet. Denna syftar till att undersöka hur många fakturor som skapas samt hur varje faktura förändras under hela faktureringsflödet. Med förändringar avser författarna bland annat om fakturan blivit modifierad, en påminnelse har skickats och huruvida den betalats eller ej. Författarna ämnar samla in information om så många fakturor som möjligt för att få ett stort underlag för analys. Det empiriska underlaget kommer således att utgöras av endast primärinformation från företagets databas. För att skapa förståelse kring företagets rutiner samt insyn i beslutsprocesser har ett flertal intervjuer samt löpande samtal skett med företagets fakturaansvarige. Om inget annat anges refererar informationen till dessa samtal. 3.2 Datainsamling I och med tillgången till företagets affärssystem och dess interna databas, med all information gällande fakturor och betalningar, kunde information utvinnas utan påverkan från en yttre part. Detta leder till att all information författarna utvinner ur systemet är opåverkad av företaget eller någon annan part. Den eftersökta informationen är i sin natur binär, antingen är en faktura betald eller inte eller antingen har det skapats en påminnelsefaktura eller inte och så vidare. Detta medför också att informationen är i sin natur tillförlitlig och att informationen som utvunnits av författarna kan bedömas vara valid. På grund av komplexiteten i databasstrukturen samt det faktum att faktureringsprocessen i sig är flerdelad är dock inte all väsentlig information lättillgänglig. En faktura kan skapas, teoretiskt sett modifieras ett oändligt antal gånger för att slutligen hamna i ett sluttillstånd som kan vara en av fyra möjliga: avskriven, återköpt, obetald eller betald. Med förändring avses att fakturabelopp eller fakturaposter ändras. En förändring kan exempelvis vara en påminnelseavgift som debiteras. För att utreda hur fakturan förändrats och vilka avgifter som förknippats med denna måste varje förändring fakturan utsätts för mätas och det slutgiltiga tillståndet på fakturan måste kontrolleras. Eftersom underlaget för studien är väldigt stort saknas möjlighet till manuell granskning av varje faktura. För att tillgodogöra sig det stora informationsunderlaget har således ett informationsutvinningsprogram, skrivet av författarna i scriptspråket Perl, skapats. Programmet används för att sortera ut givna fakturor, följa varje förändring hos respektive faktura, notera slutresultat samt summera data för det totala antalet fakturor. I uppsatsens empiriska underlag presenteras stycken fakturor som följts från faktureringsdag till sluttillstånd mellan åren Det finns möjlighet att ta ut information från 2003 och 2004 men informationen bedömdes vara snarlik den från 2005 varför författarna valde att starta på

12 3.2.1 Insamlingsprogrammet i pseudotermer Insamlingsprogrammet, nedan kallat programmet, väljer ut en delmängd av den totala mängden fakturor baserat på ett antal variabler, nämligen faktureringsmånad, högsta och lägsta fakturavärde samt faktureringsmetod och sparar ner dem i en lista. Sedan går programmet igenom listan och följer varje faktura individuellt för att kontrollera vilka förändringar som gjorts, vilka faktureringsavgifter som är debiterade samt vilket slutstadium fakturan befinner sig i. Vidare summerar det statistik för den utvalda delmängden fakturor. Ur statistiken kan författarna utläsa summan av alla obetalda fakturor, det vill säga alla befarade kundförluster och summan av respektive avgift som kommit företaget till handa Validering av programmet På grund av programmets grundläggande påverkan på det empiriska underlaget är det av stor betydelse att den output som fås ur programmet är korrekt. För att säkerställa detta har programmet brutits ned i mindre delar och varje funktion har kontrollerats för sig, dels programmeringsmässigt logiskt men också via stickprovstester. Vid stickprovstesterna har författarna redan känt till det korrekta utfallet och sedan testat huruvida programmet kommer fram till samma sak. Programmet har sedan testats i sin helhet och utsatts för systematisk stickprovskontroll. Författarna har även, i samråd med företaget, kontrollerat realismen i all output. 3.3 Kundförluster som faktureringskostnad? Kundförluster som uppkommer i ett företag behöver nödvändigtvis inte belasta faktureringsfunktionen i företaget. Rimligtvis borde denna kostnad kunna fördelas ut över fler resultatenheter i ett företag eftersom flera enheter kan påverka dessa kostnader. Säljavdelningar kan exempelvis göra kreditbedömningar av potentiella kunder och gallra ut kunder med svag betalningsförmåga. Denna proaktiva handling kan minska kundförlusterna. Ska säljavdelningen således vara skyldiga att bära en del av dessa kostnader? Författarna anser att så inte är fallet och motiverar detta med tre anledningar: 1. Företagets indrivningsrutiner torde vara det som har tyngst påverkan på huruvida indrivning av fordringar är lyckas eller ej. Till exempel ökar chansen för betalning om tiden kortas mellan det att fakturan förfaller och en påminnelse skickas ut Den andra anledningen är att se verksamheten som en process från försäljning, produktion och slutligen fakturering. Således skulle ett misslyckande att driva in pengar vid faktureringstillfället ligga faktureringsenheten närmast i flödet. Följaktligen vore det naturligt att faktureringsfunktionen bar kostnaden. 3. Den tredje anledningen av rationella skäl. I slutändan handlar detta om en internfördelning av kostnader. Författarna anser att faktureringsfunktionen för enkelhetens skull bör bära alla kostnader för kundförluster. På så sätt kan försäljningsavdelningen fokusera på försäljning och dess ökning medan faktureringsfunktionen kan specialiseras sig på vad de kan bäst indrivning Fördelning över betalningssätten Det har, i undersökningen, visat sig tydligt att kundförlusterna har en stark koppling till vilken betalningsform som kunden har valt. Författarna kunde ha valt att slå samman samtliga kundförluster, oberoende av betalningssätt, och fördela kostnaden schablonmässigt över respektive faktura. Istället valde författarna att låta de olika betalningsformerna bära kostnaden för respektive 23 Företagarnas riksorganisation Konsten att få betalt 10

13 kundförlust. Motiveringen är att åskådliggöra dessa betalningskaraktäristika hos varje betalningssätt för att skapa en ökad förståelse och tydlighet. Pappersfaktura är den fakturametod kunder ges om de inte aktivt väljer en annan betalningsform. Detta kan ha en påverkan för vilket betalningssätt som är förenat med flest kundförluster. Kunder som aktivt väljer en annan, mer förmånlig, betalningsform kan också antas vara en betalningsstark grupp. Således skulle pappersfaktura ha en överrepresentation av betalningssvaga kunder. Författarna har valt att inte gå djupare in på ämnet men vill ändå belysa detta fenomen. 3.4 Etiskt perspektiv På grund av tillgången till affärskritiska data och annan information som kan vara relevant för konkurrenter inom samma bransch kommer författarna, som nämnts ovan, att hålla företagets identitet dold. Författarna väljer således att beskriva företaget i generella termer för att en utomstående inte ska kunna skilja ut företaget. Ytterligare en anledning att hålla företaget anonymt är att faktureringsavgifter kan uppfattas negativt av kunder. Speciellt om avgifterna inte bara visar sig täcka de faktiska kostnaderna, utan även är en inkomstkälla. Företaget har själva valt att ställa upp, genom att ge författarna full tillgång till nödvändiga data, trots de etiska problem som kan uppstå. Företaget har gjort bedömningen att den information som kommer fram gör det möjligt för dem att fatta bättre finansiella beslut gällande prissättning, interna kostnader samt generella strategiska beslut. 3.5 Källkritik Betald eller ej På grund av systemets förmåga att avgöra huruvida en faktura är betald eller inte kan en inbetalning göras på fakturan som är mindre än det faktiska beloppet. Faktureringssystemet känner av det och lägger på en post på nästkommande faktura som en underskjutande inbetalning. I författarnas program tas dock inte hänsyn till denna problematik utan betalningen hanteras endast binärt, det vill säga antingen betald eller inte. 24 I teorin kan således en kund betala sin faktura utan påminnelseavgift och sedan inte betala nästkommande faktura. Då har programmet räknat faktureringsavgiften som en intäkt som inte egentligen finns. Författarna bedömer dock den påverkan som liten och menar vidare att en kund som betalar en faktura sannolikt även betalar den följande Betalningshistorik På grund av oklara rutiner hos kundtjänstpersonalen hanterades vissa kunder som inte förväntades kunna betala sina fordringar på ett felaktigt sätt under år Dessa fakturor återköptes 25 då istället för att skrivas av 26 vilket resulterade i att fakturan raderades ut ur systemet istället för att accepteras som en kundförlust. Således är siffran obetalda fakturor för låg eftersom vissa obetalda fakturor raderades ur systemet Transparens i undersökningen Den primärdata som aggregerats och presenterats i nedanstående empiriska undersökning är inte publik information. Det är således inte möjligt för en extern part att kontrollera reliabiliteten och validiteten i nedanstående data. Detta är en olycklig bieffekt av att informationen till viss del är av hemlig art då den kan utnyttjas av konkurrenter till företaget eller leda till försämrade kundrelationer. 24 Se definitioner 25 Se definitioner 26 Se definitioner 11

14 Författarna har ingen positiv eller negativ uppfattning gällande faktureringsavgifter utan är endast intresserade av att undersöka om det är möjligt att generera en större vinst genom dem. De kommer således inte att förespråka varken det ena eller det andra utan endast presentera en deskriptiv analys om huruvida detta är möjligt eller inte. 12

15 4 Empiri Företaget i vår fallstudie har till dags dato ungefär tio tusen kunder och verkar i en bransch som säljer produkter och tjänster på månadsbasis till främst privatkonsumenter. All empiri som används är hämtad ur affärssystemet i början av maj vilket sammanföll med slutet av faktureringscykeln som började i början på mars. Företaget säljer produkter och tjänster över hela Sverige men ingenting internationellt. De använder sig av en odifferentierad marknadsföring och demografiskt sett har de en heterogen kunduppsättning. Kunderna kan således inte hänföras till en specifik geografisk plats, utbildningsnivå, lönesegment eller eventuella minoriteter. Företaget har i skrivande stund 16 anställda. Alla kostnader och intäkter anges alltid i kronor. 4.1 Faktiska kostnader Teoretiskt sett kan alla kostnader som lokalkostnader, licenskostnader för mjukvara, direkt lön och direkta material såsom papper och kuvert hänföras till faktureringen. Vi kommer endast att hantera de direkta kostnaderna i form av kuvertering, utskrift, och porto samt eventuella kostnader som är förknippade med tekniska lösningar för de olika betalningssätten 27. Att skriva ut, kuvertera och frankera ett brev kostar företaget 7 kr per kund. Företaget hyr in en underleverantör för detta och kostnaden inkluderar även tryckkostnader för kuverten. För en e postfaktura är företagets kostnad per faktura 0 kr och autogiro kostar företaget 2 kr för varje dragning. Att skicka en kund en pappersfaktura, en påminnelsefaktura och en inkassofaktura kostar alltså företaget totalt 21 kr då det sker tre separata utskrifter, kuverteringar samt tre portokostnader. Påminnelsefakturor och inkassofakturor för obetalda e postfakturor och autogirofakturor skickas också per vanligt papper med post. Således kostar dessa också 7 kr per styck för företaget. 4.2 Faktureringshistorik Företaget har arbetat i sitt nuvarande affärssystem sedan Således finns historisk faktureringsinformation att tillgå från den tidpunkten och framåt. Företaget fakturerade fram till sommaren 2006 endast med vanliga pappersfakturor. Vid den tidpunkten fanns heller ingen fakturaavgift förknippad med faktureringsmetoden. Vid faktureringen i juni 2006 skedde en förändring, företaget införde nämligen två nya faktureringssätt: Autogiro samt e postfaktura. E postfakturorna togs i stordrift direkt medan autogiro utvärderades med hjälp av ett mindre antal kunder. I oktober 2006 implementerades en påminnelseavgift som debiterades på varje faktura när en fakturapåminnelse skrevs ut och skickades till kund. På samma sätt implementerades även en inkassoavgift på 160 kr som varje inkassofaktura behäftades med. Tidigare saknade alltså företaget samtliga intäkter som är förknippade med dagens faktureringsmetod. Under januari 2007 utvärderades autogirosatsningen som föreföll att vara lyckad vilket ledde till att autogiro implementerades i storskalig drift i affärssystemet. I samband med att företaget erbjöd samtliga kunder två elektroniska sätt att bli fakturerade på, det vill säga autogiro och e postfaktura, behäftades även varje pappersfaktura med en fakturaavgift på 20 kr. 27 Se avgränsningar 13

16 4.3 Fakturasammansättning Med fakturasammansättning menar författarna vilken sammansättning av olika fakturametoder som existerarr i dagsläget, det vill säga hur stor andel som använder sig av pappersfaktura, e postfaktura eller autogiro. Januari Februari Pappersfaktura Epostfaktura Pappersfaktura Epostfaktura Autogiro Autogiro Mars April Pappersfaktura Epostfaktura Pappersfaktura Epostfaktura Autogiro Autogiro Figur 2 Faktureringssammansättning hos företaget Efter faktureringen vid januari månad var det första gången företaget erbjöd autogiro till samtliga kunder. Dessa blev informerade per brev där företaget förklarade att de kunde erbjuda två elektroniska sätt attt betala på och ett per papper. De två tidigare var inte förknippad med någon kostnad men att få en pappersfaktura kostade 20 kr. Efter den informationen skedde en relativt stor förändring av fakturasammansättningen. Företaget hade dock, sedan juni månad erbjudit e postfaktura men antalet kunder med e postfaktura hade stabiliserat sig på en liknande stor andel som vid januarifaktureringen, därav visas endast januari i ovanstående grafer. Standardvalet av fakturametod är pappersfaktura, kunden har dock möjlighet att själv välja e postfaktura eller autogiro. Dessa båda alternativ finns tillgängliga exempelvis genom företagets hemsida där det går att ansökaa om e postfaktura direkt eller ladda ner ansökan om autogiro. En anmälann om autogiro som kommer in före månadsskiftet behandlas innan nästkommande fakturering. Något som inte syns i ovanstående grafer, men bör tilläggas, är attt många kunder även rör sig från e postfaktura till autogiro. Kunder rör sig alltså inte bara från pappersfaktura till de andra betalningssätten. Däremot sker i princip ingen flytt från någon elektronisk faktureringsmetod till pappersfaktura. För autogiro krävs en aktiv handling, där kunden själv skriver ut och fyller i en blankett som hon eller han senare skickar in vilket kan uppfattas som ett hinder. Av alla inkommande autogiroansökningar blir 80 % godkända. Anledningen till de 20 % som inte godkänns är att kunderna inkommer med felaktig information. 14

17 4.4 Betalningsfrekvens Företagets kunder betalar i stor utsträckning sina fakturor, men ett antal förfallna fakturor finns i regel efter varje avslutad faktureringscykel 28. Allmänt kan sägas att desto längre bakåt i tiden ju färre obetalda fakturor. Det förklaras enklast med att indrivningen i vissa fall pågår under en längre tid än en faktureringscykel, t ex i samband med avbetalningsplaner. Vissa kunder med stora skulder eller kunder som inte förväntas att kunna fullgöra sina fordringar skickas inte till kronofogden, endast en liten del av denna grupp betalar tillslut sina skulder. Det finns tydliga variationer mellan betalningsfrekvensen och vilken faktureringsmetod som används. Pappersfakturor har lägst betalningsfrekvens av de olika betalningssätten. Autogiro har högst betalningsfrekvens tätt följt av e postfaktura. Med betald faktura avses att antingen är ursprungsfakturan, påminnelsefakturan eller inkassofakturan är betalad. Nedanstående tabeller är uppdelade per faktureringsmetod och tid. Viktigt att notera i nedanstående tabeller är att återköpta fakturor inte räknas som en obetald då den är felaktigt utställd Pappersfaktura Det är en tydlig trend att desto längre bak i tiden fakturorna är utställda ju lägre andel obetalda fakturor finns det. Till och med i skrivande stund betalar kunder in fordringar som härrör till Det är tydligt att det finns ett litet antal kunder som betalar in långt efter fakturans förfallodatum. Helår Antal fakturor Obetalda i % , ,518 Tabell 1 andel betalade fakturor i procent per år Månad Antal fakturor Obetalda i % Juni ,701 Juli ,713 Augusti ,139 September ,941 Oktober ,04 November ,61 December ,05 Januari ,414 Februari ,91 Mars ,54 Tabell 2 andel betalade fakturor i procent per månad 28 Se Definitioner 29 Denna siffra är troligtvis för låg. Se källkritik. 15

18 4.4.2 E postfaktura Betalningsfrekvensen hos kunder e postfaktura sedan implementeringen juni 06. Månad Antal fakturor Obetalda i % Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari ,14 Februari ,26 Mars ,44 Tabell 3 antal betalade obetalade fakturor per månad Autogiro Betalningsfrekvens hos kunder med autogiro. Under månaderna juni 2006 till januari 2007 var detta endast möjligt för en utvald pilotgrupp. Efter januari månad erbjöds dock alla kunder denna möjlighet. Månad Antal fakturor Obetalda i % Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari Februari Mars ,13 Tabell 4 antal betalade obetalade fakturor per månad Sammanfattningsvis är pappersfakturor de som är behäftade med flest obetalda fakturor medan både autogiro och e postfakturor har en väldigt hög betalningsfrekvens. 4.5 Intäkter och kostnader från faktureringsavgifter samt befarade kundförluster Som föregående stycke visade är både e postfaktura och autogiro båda betalningsformer med en hög andel betalande kunder. Vidare är de dessa två betalningsformer inte heller förenade med någon fakturaavgift. Detta betyder dock inte att företaget inte har några intäkter som är förknippade med faktureringen av dessa. En del av de kunder som betalat sina fakturor har gjort så efter det att de både fått påminnelse med påminnelseavgift samt inkassohot med en inkassoavgift. Pappersfakturor är som tidigare beskrivits förbundna med en fakturaavgift. När en faktura förfaller läggs en påminnelseavgift på fakturabeloppet. Betalas fakturan ger detta företaget en extra intäkt om 50 kr. Hinner påminnelsefakturan förfalla och därmed generera en inkassofaktura har denna ett ytterligare påslag med 160 kr. Således blir summan ursprungssumman plus 210 kr. Av den anledningen ses aldrig inkassoavgiften på 160 kr utan den är alltid adderad på en 16

19 tidigare utställd påminnelseavgift. Detta är förklaringen till varför författarna i nästa stycke kommer att ange den intäkt som sker vid den tidpunkten som P+I, det vill säga påminnelse plus inkassoavgift. Med befarade kundförluster menar författarna än så länge endast fakturor som inte är betalda vid den givna tidpunkten då informationen samlades in. Detta betyder inte att kunden nödvändigtvis aldrig kommer att betala sin fordran. Författarna kommer att återkomma till denna problematik Intäkter och kostnader för pappersfakturor Eftersom varje utställd faktura kostar företaget 7 kr är denna siffra subtraherad från förtjänsten för faktureringen. Kostnaderna för utskick av påminnelsefaktura och inkassofaktura är bortdragna från respektive intäkt de producerar. Teckenförklaring Antal A Snitt P P+I K Netto Effekt Antalet utställda fakturor De nettointäkter som fakturan med fakturaavgift ger upphov Det genomsnittliga fakturavärdet i kronor De nettointäkter som påminnelsefaktura ger upphov till Nettointäkter från fakturor som gått både till påminnelse samt inkasso. Summa befarade kundförluster Summan av alla intäkter (A+P+P+I) minus (K) och minus kostnad för fakturor som var felaktigt utställda. 100*(Netto /(summa utställda fakturor summa avskrivna fakturor)) det vill säga hur många procent utöver det korrekt fakturerade beloppet som företaget får in på sin fakturering. Tabell 5 Teckenförklaring Månad Antal A P P+I K Netto Effekt i % Juni ,83 Juli ,43 Augusti ,32 September ,01 Oktober , ,91 9,42 November , ,14 0,95 December , ,68 1,65 Januari , ,57 3,84 Februari , ,23 3,84 Mars , ,62 2,28 Tabell 6 Intäkter, kostnader och effekt på pappersfakturor Författarna väljer att presentera informationen mer detaljerad för de sista två månaderna. Anledningen till detta är att undersöka exakt vilka effekter bland annat fakturaavgiften har fått för företaget. Det kommer att tydliggöras varför författarna valt att dela upp den beroende på snittfaktura längre ned i analysen. Gränserna för varje fakturaintervall som bildar det totala fakturaspektrumet kan tyckas vara godtyckliga men anledningen till att intervallen inte är jämnt fördelade är att författarna ville ha en jämförbar mängd fakturor i varje intervall. En uppdelning med lika stora intervall hade givit en betydligt större andel fakturor i intervallen i mitten på grund av att företaget ofta fakturerar dessa belopp. 17

20 Februari 07 Antal Snitt A P P+I K Netto Effekt i % kr , , , , , , , , , , , , , , , , max , , , Tabell 7 Intäkter, kostnader och effekt i februari månad Mars 07 Antal Snitt A P P+I K Netto Effekt i % kr , , , , , , , , , , , , max , , , Tabell 8 Intäkter, kostnader och effekt i mars månad Intäkter och kostnader för e postfakturor Det är tydligt i nedanstående tabeller att den tidigare visade goda betalningsfrekvensen hos kunder med e postfaktura resulterar i minimala befarade kundförluster och således skapar de relativt få påminnelseavgifterna och inkassoavgifterna en positiv resultateffekt på faktureringen. Månad Antal Snitt P P+I K Netto Effekt i % Juni , Juli , Augusti , September , Oktober , November , December , Januari , Februari , Mars , , , Tabell 9 Intäkter, kostnader och effekt på e postfakturor Februari 07 Antal Snitt P P+I K Netto Effekt i % kr , kr , kr , kr , kr , kr , max kr Tabell 10 Intäkter, kostnader och effekt i februari månad 18