Planen uppdateras årligen och gäller under samma period som Verksamhetsplanen

Transkript

1 Kommunikationsplan

2 Innehållsförteckning 1. Kommunikation för en långsiktigt hållbar biosfär Bakgrund Biosfärområdets kommunikation Målgrupper Budskap Arenor och kanaler Aktivitetsplan

3 Planen uppdateras årligen och gäller under samma period som Verksamhetsplanen Kommunikation för en långsiktigt hållbar biosfär Efter fem års förberedelser blev Vänerskärgården med Kinnekulle utsett till biosfärområde enligt FN-organet Unescos regelverk. Utnämning innebär att Vänerskärgården med Kinnekulle upptas på Unescos världslista över biosfärområden. Det ger status, konkurrens- och marknadsföringsfördelar samt en unik möjlighet att uppnå en hållbar samhällsutveckling i de tre kommuner, Götene, Lidköping och Mariestad, som samverkar kring Biosfärområdet. Perspektivet hållbar utveckling gäller i hög grad även den kommunikation som ska omgärda Biosfärområdet. Vad, hur och med vilka ska Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle kommunicera för att kommunikationen ska bidra till Biosfärområdets utveckling? Utifrån dessa frågeställningar har denna kommunikationsstrategi och aktivitetsplan tagits fram. Syftet är att på ett konkret sätt peka på Biosfärområdets möjligheter att med hjälp av kommunikation stärka rollen som pådrivare och inspiratör för att bevara, stödja och utveckla Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle på både kort och lång sikt. Kommunikationsstrategi och aktivitetsplanen innehåller huvudbudskap, prioriterade målgrupper samt aktiviteter som en del av kommunikationsarbetet. Eftersom kommunikation och profilering hör ihop har en handbok för profilens användning tagits fram. 2. Bakgrund Ansökningsprocessen och utnämning Processen för Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle inleddes med en förstudie En ansökan om att bli biosfärkandidatområde lämnades in av de tre deltagande kommunerna Götene, Lidköping och Mariestad med stöd av Naturvårdsverket i juni Efter en bred förankringsprocess hos svenska myndigheter beslutade den svenska regeringen i maj 2009, att nominera Vänerskärgården med Kinnekulle till Unesco som Sveriges nästa biosfärområde. Det avgörande beslutet togs av Unesco, FN:s organ för utbildning, vetenskap och kultur. Beslutet kom den 2 Juni 2010, ett positivt beslut som innebär att området tagits upp på Unescos världslista över biosfärområden. Informationsinsatser och behov Under processen har Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle gjort insatser för att sprida information. Detta är en betydelsefull del av Biosfärområdets arbete 2

4 vars internationella regelverk från Unesco förutsätter en stark lokal förankring. Information och kommunikation blir här ett viktigt verktyg. Nu när Vänerskärgården med Kinnekulle fått sin status som biosfärområde har behovet av ett mer strukturerat informations- och kommunikationsarbete ökat. Det handlar om att utforma kommunikationen på ett tydligt och enhetligt sätt, men även om förslag på konkreta mål, arbetsmetoder och aktiviteter. 3. Biosfärområdets kommunikation Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle har en grundorganisation som vid behov förstärks med olika aktörer. Organisationens roll är att agera som pådrivare, inspiratör och paraply för projekt och verksamheter som tar form inom Biosfärområdets ram för hållbar samhällsutveckling. Det är en samordnande funktion, vilket även bör prägla kommunikationsarbete. Utifrån detta kan kommunikationsarbetet delas in i två övergripande delar: 1. Biosfärens/Biosfärområdets egen kommunikation i syfte att öka kännedomen om Biosfärområdet och dess möjligheter som drivkraft för samhällsutvecklingen. 2. Verksamheters och organisationers kommunikation kring satsningar och aktiviteter som tar form som en del av Biosfärområdet. Biosfärområdets egen kommunikation För att fullt ut lyckas med sin kommunikation bör Biosfärområdet slå vakt om biosfären som både begrepp och sammanhållande faktor. Syftet med det är att dels bevara biosfärens egen roll som motor för en långsiktigt hållbar samhällsutveckling, dels att utveckla biosfären som förstärkare av andras varumärken. Genom att Biosfärområdet äger sin egen kommunikation finns goda möjligheter att integrera kommunikationen i det löpande arbetet. Det är viktigt att Biosfärområdet alltid talar samma språk. Till stöd för detta arbete finns en visuell profil med tillhörande profilprogram. Genom att den används konsekvent blir material med Biosfärområdet som avsändare tydligt och enhetligt. I kommunikationsplanen ges förslag till huvudbudskap vars innebörd på ett eller annat sätt alltid bör finnas med när Biosfärområdet kommunicerar. Ett viktigt kommunikationsmedel för att sprida kunskapen om Biosfärområdet bland i första hand invånarna i de tre medverkande kommunerna, men även besökare, är olika aktiviteter. Denna plan avslutas därför med aktiviteter och informationsinsatser som skall genomföras under Dessa spänner över både längre och kortare tid, vissa genomförs en gång medan andra kan återkomma. Andras kommunikation I Biosfärområdet ligger en naturlig tillväxt- och utvecklingstanke utifrån ett långsiktigt hållbarhetsperspektiv (miljö, socialt, ekonomiskt). Detta skapar i sin tur idéer och drivkraft hos människor, offentliga verksamheter och privat näringsliv som ser 3

5 möjligheterna att utveckla befintliga och nya verksamheter inom ramen för Biosfärområdet. För Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle är denna positiva effekt redan verklighet. Ett exempel är projektet för att utveckla hela Biosfärområdet som Ekoturistdestination. Ett annat är Fiskeområdet. Ett tredje är Förstudien om socialt entreprenörskap. Detta är tydliga exempel på hur Biosfärområdet redan har genererat nya idéer och tankar inom olika områden. Fler kan väntas, liksom fler aktiva aktörer, bland annat inom kulturturismutveckling. Att kommunikation ingår som en del av dessa och kommande satsningar är givet. I vissa fall är det redan planerat för informationsskyltar etc. För Biosfärområdet är det därför en särskild utmaning att för organisationer och näringsidkare som driver verksamheter påvisa nyttan med att förknippas med biosfären. Biosfären ska vara så attraktiv att andra aktörer ser möjligheter att stärka sitt eget varumärke med hjälp av biosfären. Det kan exempelvis handla om att biosfärens logotype får lov att användas i vissa sammanhang eller att man gör korrekta hänvisningar till Biosfärområdet. Kommunikativa målsättningar Tydligare, synligare och tillgängligare biosfärområde Öka kunskapen om biosfären som begrepp och drivkraft för en positiv samhällsutveckling Inspirera till utveckling av befintliga och nya verksamheter utifrån begreppet hållbar utveckling Göra biosfären så attraktiv att begreppet bidrar till att stärka andras varumärken 4. Målgrupper Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle har kontakt med en stor mängd aktörer. Det ställer krav på att Biosfärområdets kommunikation är samstämmig och tydlig. Eftersom Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle är ett samarbetsprojekt som finansieras till största delen av Götene, Lidköping och Mariestads kommuner, är det viktigt att kommunikationen formas och sköts av biosfärkontoret för att bli samstämmig. Målgrupperna kan delas upp i interna och externa. Nedan listas de målgrupper som berörs av förslagen i denna kommunikationsstrategi och aktivitetsplan. I denna aktivitetsplan ingår inte aktiviteter direkt avsedda för att locka turister och besökare till området. Turister hänvisas till temasidan. Interna målgrupper Biosfärområdets egen organisation, t ex styrelse, medlemmar Kommunledningar i Götene, Lidköping och Mariestad Ambassadörer 4

6 Externa målgrupper Invånare i Götene, Lidköping och Mariestad Kommunala tjänstemän inom relevanta områden i Götene, Lidköping, Mariestad Politiska nämnder med intresse i biosfären i Götene, Lidköping och Mariestad Finansiärer Besökare som redan är här eller besöker webben Näringsidkare Berörda organisationer och nätverk Västra Götalandsregionen Länsstyrelsen i Västra Götalands län Högskolor och universitet, berörda fakulteter Naturvårdsverket Boverket Riksantikvarieämbetet Tillväxtverket Jordbruksverket Riksdagsmän från Västra Götaland Regeringen, berörda departementet Hovet Hertiginnan av Västergötland Svenska programkommittén för MAB Svenska Unescorådet Unesco WNBR (World Network of Biosphere Reserves) Allianser Biosfärområdet har mycket att vinna på att utveckla samverkan med aktörer. Därigenom kan allianser formas som ett stöd i kommunikationsarbetet. Det innebär att positiv kommunikation kring Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle kan spridas även av tredje part, vilket ger ökad effektivitet och även trovärdighet. 5. Budskap Biosfärområdet bör ha ett antal strategiska budskap som ligger till grund för all kommunikation. Budskapen ska vara tydliga och lätta att förstå, även av målgrupper som inte är direkt insatta eller har bakgrundskunskap. Formuleringarna varieras och paketeras utifrån målgrupp. Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle är en drivkraft för en långsiktigt hållbar samhällsutveckling ur ett globalt och lokalt perspektiv, men med särskilt fokus på nyttan för invånare i Götene, Lidköping och Mariestad. 5

7 Huvudbudskap Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle är en tillgång i samhällsutvecklingen. Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle har unik status i Sverige. Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle ingår i Unescos världsnätverk för biosfärområden. Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle är förebild för hållbar utveckling i världen. Exempel på stödjande argument En tillgång i samhällsutvecklingen Biosfärområden är ur ett internationellt perspektiv stora turistmagneter. Biosfärområdet stärker basen för mänsklig välfärd Biosfärområdet är en samlande kraft för en positiv hållbar utveckling istället för restriktioner och begränsningar. Biosfärområdet ökar kunskapen om områdets unika natur- och kulturvärden. Har unik status i Sverige Biosfärområdet har ett unikt landskap med Vänerskärgården och platåbergen. Biosfärområdet utvecklar Sveriges första ekoturistdestination Förenar tre kommuner i en strategiskt satsning på områdets framtid. Biosfärområdets koordinator är även nationell koordinator för biosfärområden. Ingår i Unescos världsnätverk och förebild för hållbar utveckling i Världen Biosfärområdet är ett av två områden i Sverige på Unescos världsnätverk, Biosfären skall vara modellområde och förebild för hållbar utveckling i världen. Biosfärområdet är aktivt i Unescos internationella nätverk. Biosfärområdets koordinator är delegat för Sverige i den globala styrelsen för MAB, ICC Kommunikativt budskap I Sverige är biosfärområden ett relativt nytt begrepp. Det innebär att ordet biosfär inte är utslitet, utan tvärtom kan användas som intresseväckare och markör för något positivt. Exempel på sådana kommunikativa budskap kan vara Mitt i biosfären..., Du är en del av biosfären..., Sveriges nyaste och fräschaste biosfär Arenor och kanaler Arenor och forum Biosfärområdet har genom sina huvudmän Götene, Lidköping och Mariestad goda möjligheter att synas på olika platser i området. Många av de mest välbesökta platserna i respektive kommun drivs av kommunerna, helt eller delvis, vilket underlättar kontakterna. Kommunernas bibliotek är ett exempel, men även turistattraktioner runt omkring i området. 6

8 Biosfärområdet bör via utökade kontakter med Västra Götalandsregionen kunna nå nya arenor, exempelvis vid aktiviteter som genomförs av Regionutveckling, Miljösekretariatet och Kultursekretariatet. Även på nationell och internationell nivå kan det finnas arenor som Biosfärområdet kan synas på. Här gäller det att som en del av kommunikationsarbetet ha beredskap för tillfällen som kan dyka upp. Interna kanaler Den interna kommunikationen avser beslutsfattare (politiker och tjänstemän) i de tre samverkande kommunerna Götene, Lidköping och Mariestad. För att skapa delaktighet och engagemang samt förankra biosfären som framgångsfaktor, inte bara i kommunledningen utan i alla förvaltningar/nämnder, krävs ett aktivt och planerat kommunikationsarbete. Detta är särkilt viktigt efter politiska val. Exempel på interna kanaler: Styrelsemöte Nyhetsbrev/utskick Informationsmöten När det gäller Biosfärområdets egen hemsida ska den fungera som både intern och extern informationskanal. Det ställer krav på en tydligare uppdelning och anpassning av materialet. Externa kanaler Med externa kanaler vänder sig Biosfärområdet till vitt skilda målgrupper, både vad gäller engagemang och intresse. I vissa fall finns möjlighet att direkt anpassa innehållet utifrån målgrupp, medan man i andra bör anpassa kommunikationen så att den passar många. Möjlighet till fördjupning kan då finnas på Biosfärområdets hemsida. Exempel på externa kanaler: egen och andras Dagspress Fackpress Radio och tv Viss populärpress Informationsskyltar Informationsmaterial Biosfärområdet har en egen hemsida. Informationen struktureras så att den vänder sig till i huvudsak de tre grupperna Invånare/besökare, Näringsidkare/ambassadörer/övriga intressenter, Uppdragsgivare/Myndigheter/ Forskare. Till framför allt de två första grupperna bör informationen göras kommunikativ, attraktiv och tillgänglig. Biosfärområdet bör även bistå med material för kommunernas och turistbolagens webbplatser. Materialet ska på ett marknadsmässigt sätt presentera och locka till biosfären/biosfärområdet och vara så 7

9 attraktivt att kommuner och turistbolag ser nyttan i att ge biosfären/biosfärområdet utrymme på sina webbplatser. På sikt blir en ny målgrupp aktuell i sammanhanget, nämligen svenska och utländska turister som bland annat kan nås via samverkan med Västsvenska Turistrådet. Media Media är en viktig kanal för att sprida kunskap och kännedom till stora grupper. Även specifika målgrupper kan nås via ett framgångsrikt mediearbete. I aktivitetsplanen ingår mediebearbetning som en del, men för att förstärka den bör en särskild medieplan utformas. För att nå invånarna i hela Västra Götalandsregionen bör media i hela Västra Götaland förses med information om Biosfärområdet. Dessutom bör riksmedia inom press, radio och tv bearbetas i syfte att inspirera dem att göra reportage om Sveriges Biosfärområde. Även viss fackpress kan vara intressant inom områden som natur och samhällsutveckling samt turism. I ett skede där turister aktivt ska lockas till Biosfärområdet krävs en än bredare mediebearbetning med ett anpassat turistbudskap. 7. Aktivitetsplan Nedan följer förslag på olika aktiviteter som alla syftar till att göra Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle tydligare, synligare och tillgängligare. Aktiviteterna i den sammanställda tabellen spänner i första hand över perioden Vissa aktiviteter genomförs dock löpande och andra kan återkomma som ett årligt inslag ibiosfärområdets kommunikation. Inför varje aktivitet är det lämpligt att ta fram en enkel kommunikationsplan med syfte, målgrupp, budskap samt vad som ska genomföras. Detta för att inte tappa bort något, exempelvis mediekontakter. Aktivitetsplaner för Fiskeområdet, EuroMAB 2011 samt Ekoturistdestination görs separat och läggs till detta dokument som bilagor. Intern kommunikation För att ta vara på den potential som finns bör den interna kommunikationen med kommunerna Götene, Lidköping och Mariestad intensifieras, särskilt mot de enheter som inte naturligt blivit involverade/ informerade. Här formas en bra plattform för den totala kommunikationen. Informationsmöten Eftersom det var val 2010 ser sammansättningarna olika ut i kommunfullmäktige. Därför behövs en ny informationsrunda till kommunstyrelse, kommunfullmäktige och kommunledning i de tre kommunerna. En möjlighet är att bjuda in alla tre kommunernas kommunstyrelse och kommunledningar (även samhällsbyggnadsnämnden i Lidköping där ansvarsfördelningen är annorlunda) till ett halvdagsseminarium. Information till grupper bör prioriteras efter vilken anknytning de har till Biosfärområdet. Samordna informationsmöten i möjligaste mån. 8

10 Kommunernas intranät Undersök möjligheterna att publicera information på kommunernas intranät. Denna information bör anpassas brett då intranätet nås av fler än prioriterade målgrupper. Nyheter/Nyhetsbrev Innehållet anpassas för en bredare målgrupp där kommunerna ingår som en del. Nyhetsbrevet ska ge bilden av Biosfärområdet som en stark aktör och drivkraft samt spegla utvecklingen av olika verksamheter, aktiviteter etc. Det kan även ge en internationell utblick för att bidra till kunskapsspridning om biosfärområdenas potential för samhällsutveckling. Prenumeranterna får även blänkare om nyheter direkt när de läggs ut på hemsidan. Material till Medlemmar Biosfärföreningens medlemmar ska få information samt ett diplom när medlemsavgiften betalats in. Detta material tas fram under Extern kommunikation Biosfärområdets potential ligger i att flera av målgrupperna nås av information och därmed blir intresserade och nyfikna på Biosfärområde Vänerskärgården med Kinnekulle. Översyn av Biosfärområdets hemsida I takt med att Biosfärområdets blir mer känd kommer fler att besöka Biosfärområdets hemsida. Det märktes inte minst vid utnämningen av Biosfärområdet. Under halvåret efter utnämningen nådde hemsidan unika besökare. Det är viktigt att innehållet struktureras utifrån olika målgrupper. Det ska vara enkelt för alla att hitta det de söker. n bör innehålla ett ordentligt pressrum med information, pressreleaser, pressbilder samt kontaktpersoner som är fria för användning. En sida med riktad informationsmaterial som går att ladda ner skall också finnas. Biosfärpresentation på andras webb Ta fram material till kommunernas och turistbolagens webbsidor som presenterar Biosfärområdet på ett profilerande och kommunikativt sätt. Aktiv mediebearbetning En enkel plan för mediebearbetning tas fram. Planen ska innehålla förslag på pressinformation både när det gäller generell kunskapsspridning och aktuella händelser. Dessutom planeras tidpunkt för distribution och en lista över media tas fram samt vilka medier som bör bearbetas personligt. Även pressmöten i samband med exempelvis seminarier och invigningsaktiviteter planeras. Biosfärområdets huvudbudskap förpackas så att det blir medialt intressant. Särskild omsorg bör initialt 9

11 läggas på lokala medier med ett budskap anpassat för invånarna i de tre kommunerna Götene, Lidköping och Mariestad. Nedan exempel på ämnen/rubriker för pressinformation som sprider generell kunskap och som kan genomföras under Seminarier Ett antal seminarier kommer att genomföras. Seminarierna arrangeras i samband med de projekt som pågår. Nyheter/Nyhetsbrev Se nyheter/nyhetsbrev under intern kommunikation ovan. Informationspunkter Upp till tre informationspunkter där det rör sig mycket folk i respektive kommun, förses med informationsskyltar om Biosfärområdet. Kommunikativt budskap, enkelt att ta till sig och med tydlig biosfärprofil. Informationsbroschyr I vår biosfär Tilltalande och lättillgänglig broschyr tas fram. Storytelling kring både lokala verksamheter och biosfärens roll för hållbar utveckling i världen. Biosfärambassadörer Under 2011 kommer en ny grupp biosfärambassadörer att utbildas. Ambassadören berättigas skylt/flagga/klisteremblem i verksamhetens lokaler och marknadsföring. Biosfärambassadörskapet utformas som ett win-win-koncept där verksamheter har nytta av utnämningen samtidigt som biosfären utvecklas i hållbar riktning. Kryddas gärna med kända ambassadörsnamn, exempelvis kronprinsessan, landshövdingen etc. Biosfärhelg för allmänheten I samband med MAB:s 40-års jubileum kommer en biosfärdag utses. Biosfärdagen kommer troligtvis vara i november. Aktiviteter i samband med biosfärdagen arrangeras lokalt. Aktiviteter i samtliga kommuner är viktigt. Samordna med lokalt kulturliv. Spelmän, folkdans, föreställningar, uppvisningar, öppet hus etc. Möjlig koppling till mat och människans utnyttjande av naturen. Möjlighet för Biosfärambassadörerna att visa upp sig. Informationsinsatser i varje kommun på strategiska platser, exempelvis Lidköpings torg lördag förmiddag. Under invigningshelgen agerar Biosfärområdet samordnare och draglok för lokala aktörer ska det vara attraktivt att ansluta sig och aktivera sig under Biosfärhelgen. Biosfäraffisch Lokal konstnär skapar affisch Välkommen till biosfären. Kan bli årlig aktivitet som gynnar lokala kulturlivet. 10

12 Biosfärstipendium Instifta ett biosfärstipendium som syftar till att uppmärksamma/belöna arbete för hållbar utveckling. Allt från lokal ekobonde till kanotturism och kooperativa föreningar. Jury med lokala potentater samt ett namn med nationell tyngd. 11

13 Aktivitetslista Aktivitet Målgrupp Åtgärd/Kanal Kostnad Kallelse styrelsemöte Styrelsen e-post Styrelsens protokoll Styrelse Allmänhet e-post Seminarier Berörda interna och externa målgrupper Affisch Riktad inbjudan Press Annons Allmänhet Uppdatera löpande -infosida med riktat infomaterial att ladda ner -Pressida Nyhetsbrev Kommuner Skolor Företagare Press Prenumeranter Interna målgrupper Externa målgrupper Externa målgrupper Uppmana till prenumeration Nyhetsutskick Prenumeranter e-post Utskick 5 ggr/år Träffar Pressinfo Lokal Regional/Nationell Internationell Tema Inbjudan till tävling till utformning av representationsgåva Inbjudan samt infomöte för Kommuner Presslista 1 Presslista 2 Presslista 3 Externa målgrupper Politiker Berörd personal e-post Press Utskick Annonsering Brev Träff Inbjudan samt infomöte för informatörer Informatörer externa målgrupper Brev Träff Informationsträff ang. Interna målgrupper Träff ansökan LONA för 2012 Informationsmaterial till Medlemmar Utskick medlemmar Informationsfolder Allmänhet Tryck Populärversion VP Allmänhet Tryck Cirkulera 3 st. befintliga Allmänhet Allmänna - 12

14 rollups om verksamheten Kontaktperson på Universitet/Högskolor Tillgängliggöra kontaktgrupper Utlysning av nominering till Biosfärstipendiat Prisceremoni Nätverka genom sociala medier Flagga SLU Karlstads universitet Press Nätverk Externa målgrupper Interna målgrupper Externa målgrupper Allmänhet Biosfärkontor Kommunerna platser. Exv. kommunhus, arenor, museer Kontakt e-post Annonsering Press Träff Internet Flaggstänger 13