Samarbete ställer nya krav vid upphandling

Transkript

1 Nyhetsbrev 2, 2006 Beställaren Om upphandling på Västra banregionen Samarbete ställer nya krav vid upphandling Banverket och Vägverket ska nu tillsammans bygga ut väg och järnväg på sträckan Agnesberg Älvängen, mellan Göteborg och Trollhättan. För upphandlarna i de olika organisationerna innebär det att stötta i upphandlingsfrågor men också att jämka samman två olika kulturer. Och för leverantörerna gäller det att lära sig skillnaden mellan klassisk sektor och försörjningssektor. Banverket och Vägverket är båda statliga verk som följer lagen om offentlig upphandling (LOU) vid inköp och upphandlingar. Grunden till våra regler ligger i EUdirektiv, som är införlivade i svensk lag och som styr inköp över det så kallade tröskelvärdet. För närvarande motsvarar det cirka 45 miljoner kronor. Reglerna för upphandling över tröskelvärdet är uppdelade i två kapitel Upphandling av byggentreprenad även kallad klassisk sektor (kap 3, LOU) och Upphandling inom vatten-, energi-, transport- och telekommunikationsområdena även kallat försörjningssektorn (kap 4, LOU). Vägverkets entreprenadupphandlingar hanteras enligt den klassiska sektorn medan Banverket handlar i enlighet med reglerna för försörjningssektorn. Den klassiska sektorn, som alltså Vägverket tillhör, innebär ett något striktare förfaringssätt vid upphandlingar än försörjningssektorn. Blandar man sektorerna i ett projekt så är huvudregeln att man tillämpar det striktare förfaringssättet. När Banverket och Vägverket tillsammans nu ska bygga ut väg och järnväg mellan Agnesberg och Älvängen kommer det alltså att handlas upp enligt de klassiska reglerna undantaget BEST-arbetena.

2 S A M A R B E T S P R O J E K T ingående entreprenader. Ett objekt kan oftast delas upp på mer än ett sätt. När vi nu ska handla upp vägutrustning för 45: an diskuterar vi till exempel att handla upp vägräckena för hela sträckan i en entreprenad, berättar Dan. I det här fallet tycker vi att det är viktigt att räckena ser likadana ut längs hela stråket och då kan man tänka sig att vi lyfter ut dessa och gör en separat upphandling. Dan Sandros, sektionschef för upphandling på Vägverket Region Väst. Vad är det då för skillnad mellan klassisk sektor och försörjningssektor? Det finns en del saker som skiljer sektorerna åt, berättar Dan Sandros, sektionschef för upphandling på Vägverket Region Väst. Inom försörjningssektorn, som Banverket handlar i, kan den upphandlande enheten upprätta och tillämpa ett särskilt system för urval på förhand av leverantörer. De får då delta i selektiv och förhandlad upphandling detta saknar motsvarighet i den klassiska sektorn. Inom försörjningssektorn upplever jag också att det finns något större möjligheter att begära in kompletteringar genom att man lättare kan tillämpa förhandlad upphandling, fortsätter Dan. Den enda gången något som liknar en förhandling kan förekomma inom den klassiska sektorn är om anbuden som har kommit in inte är kompletta eller om endast en anbudsgivare finns. Men då förhandlar man med alla anbudsgivare och syftet är mer att få kompletta anbud än att förhandla om pris eller villkor. Inget får ändra förutsättningarna för upphandlingen. Hur är intresset för att lämna anbud på den här typen av entreprenader? Vi brukar få drygt en handfull anbud på de stora entreprenaderna, 100 mkr och uppåt, berättar Dan. Det är väl ungefär så många entreprenörer i Sverige som kan ta den här typen av arbeten. Men både Vägverket och Banverket har många mindre entreprenader också, där de mindre företagen kanske har större möjlighet att konkurrera. Oftast har vi tre eller fler anbudsgivare, säger Dan. I 95 % av fallen är det så. Det som kan avskräcka mindre företag från att lämna anbud är de många kraven, tror Dan. Det är mycket arbete med ett anbud för en liten entreprenör. Men det är få mellanstora företag som lämnar anbud. Antingen är det stora eller små anbudsgivare. I varje projekt som Vägverket genomför diskuteras hur man ska göra bra gränsdragningar för att få lämpliga storlekar på Måste ni ställa samma krav i alla entreprenader? Inom vissa områden skulle vi nog inte behöva göra det, medger Dan. De krav vi ställer i stora entreprenader tenderar att smitta av sig även på mindre. Både Vägverket och Banverket har en vilja att differentiera kraven, men det är lättare att säga än att genomföra har det visat sig. De statliga myndigheterna ställer många olika typer av krav i upphandlingarna. Det kan till exempel vara miljökrav, kompetenskrav, kvalitetskrav, utförandekrav, krav på att anbudsgivarna inte ska ha skatteskulder med mera, med mera. Det handlar om att vi som statliga myndigheter har krav på oss att vara ett gott föredöme, säger Dan. Vi ska ligga i framkant. På det sättet kan man säga att vi är politiska verktyg. Vad är upphandlings roll i samverkansprojektet Agnesberg Älvängen? Nu jobbar projektledarna med upplägget på hela projektet, berättar Dan. Vår roll är att stötta i upphandlingsfrågor. Ta bort krav som inte hör hemma i upphandlingen, minska ner skall-kraven, hjälpa till med textformuleringar och mycket annat. Helt enkelt hjälpa till med att få ett bra förfrågningsunderlag. Vissa krav hör hemma i kontraktskedet och ska kontrolleras där, säger Dan. Kommer de in i upphandlingen som upphandlingskrav ökar risken att anbuden inte blir kompletta. Vi pratar också upphandlingsstrategier i aktuella projekt. I samverkansprojektet är en sådan fråga hur vi ska hantera förorenade massor som ska tas om hand vid sidan om själva huvudprojektet. Ska vi tillhandahålla tipplatser eller inte? Ska det vara en egen entreprenad eller ingå i en större entreprenad? I de här diskussionerna är vi ett bollplank för projektledarna. Sedan försöker vi hjälpa till att samordna de två kulturerna - väg och järnväg, tillägger Dan. Det är ju två organisationer som nu har en gemensam projektorganisation. Vi ska jämka samman kraven, samtidigt som de krav vi ställer ska spegla oss båda - Banverket och Vägverket. Faktaruta Klassisk sektor: byggentreprenad (Vägverket) Försörjningssektorn: vatten-, energi-, transport- och telekommunikationsområdena (Banverket) 2 Beställaren

3 Storsatsning Göteborg Trollhättan Just nu pågår en storsatsning på kommunikationerna mellan Göteborg och Trollhättan. Banverket bygger ut Norge/Vänerbanan till dubbelspår och Vägverket bygger ut riksväg 45 till fyrfältsväg med motorvägsstandard. På sträckan mellan Agnesberg och Älvängen kommer Banverket och Vägverket tillsammans att bygga ut väg och järnväg. Där löper järnväg och väg parallellt på ett smalt område och det blir en utmaning att samordna byggvägar, arbetsfordon, transporter etc. En gemensam projektorganisation har skapats för utbyggnaden mellan Agnesberg och Älvängen Claes Hedqvist är övergripande projektledare. Peter Fjällhed är entreprenadansvarig. Bo Björklund är projekteringsansvarig. De här tre utgör ledningen för samarbetsprojektet och har lång erfarenhet från anläggningsbranschen både i Sverige och utomlands. Den 22 km långa sträckan är indelad i fyra etapper med varsin delprojektledare Agnesberg-Bohus, delprojektledare skall tillsättas. Bohus-Nödinge, delprojektledare Carl-Anton Holmgren. Nödinge-Nol, delprojektledare Anders Nordeman. Nol-Älvängen, delprojektledare Gabriella Burel. Per-Inge Söderström är delprojektledare för BEST-arbetena på hela sträckan. Ett platskontor kommer att etableras i Nol hösten Hela platsorganisationen kommer att vara placerad på kontoret som ligger i Tudors gamla lokaler. Allt i projektet görs gemensamt för Banverket och Vägverket och tanken är att man i projektet skall utnyttja den kompetens som finns inom båda verken. Banverket och Vägverket samverkar även för resterande utbyggnad av väg och järnväg mellan Trollhättan och Göteborg. En koordineringsgrupp med företrädare för Banverket, Vägverket, Trollhättans Stad, Lilla Edets kommun och Ale kommun träffas också regelbundet för att utbyta information, erfarenheter och idéer. Visste du att... De geotekniska förutsättningarna i Göta Älvdalen kräver omfattande grundförstärkningar. Bara på sträckan Älvängen Agnesberg kommer det att krävas ca meter kalkcementpelare = 2-3 årsproduktioner i Sverige! Kvalitet, miljö och Gunnel Helgeson arbetar sedan i mars 2006 som kvalitetssamordnare vid projektenheten på Västra banregionen. I hennes uppgifter ingår bland annat att delta vid utvärdering av anbud. Gunnel går igenom att de kriterier som satts i förfrågningsunderlagen (FU) är uppfyllda. Kriterierna kan variera något mellan upphandlingarna men utgångspunkten är kraven i FU2000. Där står vilka kriterier som skall redovisas i anbudet. Det viktigaste är att man som anbudslämnare verkligen läser alla dokument, säger Gunnel. Där framgår kraven och det är dem som anbudet värderas mot. Identifieringen av kvalitetskritiska arbeten och produkter i anbudet är mycket viktigt, menar Gunnel. Det ger oss en bild av att entreprenören eller konsulten har förstått vad jobbet handlar om och att de kan identifiera de kritiska momenten i arbetet. Tänk också på att den organisation och de olika planer vi frågar efter ska vara specifika för projektet som anbudet gäller. I anbuden är det också viktigt att man visar att företaget har en systematisk hantering av t ex miljö- och säkerhetsrisker och kan beskriva förebyggande åtgärder. Även miljöoch säkerhetskraven finns specificerade i FU2000. Inom båda områdena ställs det olika kompetenskrav. Personal Beställaren 3

4 K VA L I T E T I P R O J E K T E N säkerhet i projekten som ska arbeta med vissa uppgifter ska till exempel ha viss grundläggande utbildning, fortbildning och gått igenom läkarundersökningar. Revisioner Som kvalitetssamordnare gör Gunnel också olika revisioner och har då ett samordningsansvar för miljö, kvalitet och säkerhet. Vid externa revisioner besöker hon entreprenörer och konsulter, tillsammans med Rolf Hallberg som är säkerhetshandläggare och Bo Lannblad som är miljöhandläggare. Revisionerna går till så att jag ställer frågor utifrån standarden SS-EN ISO 9001:2000 för att få en bild av hur de lever upp till den, berättar Gunnel. Vi följer även upp arbetet på plats för att bland annat se hur egenkontrollerna fungerar. Revisioner av konsulter, till exempel av byggoch systemhandlingar, handlar mycket om att se hur flöden och kommunikation fungerar och att ansvarsområden är tydligt definierade. För entreprenörer handlar det om att deras metoder och uppföljning fungerar och att det finns en koppling mot beställarens projektorganisation. Leverantörerna måste ha ett system och handlingsprogram för att till exempel identifiera och hantera säkerhets- och miljörisker. Banverket följer också upp att riskanalyserna är gjorda. - Det är jätteviktigt, säger Gunnel. Både att de är gjorda och att de sedan följs upp. Uppföljning och erfarenhetsåterföring är A och O. Det är något jag kommer att koncentrera mig på i mitt arbete. Entreprenören och konsulten ska också kunna visa att de har en egen intern kontroll och uppföljning. Man ska inte heller glömma att underentreprenörer också måste ha alla tillstånd och utbildningar. Kraven som ställs på den som skriver kontrakt med oss gäller också dennes underentreprenörer. Banverket genomför också interna revisioner på egna platskontor och internt i projektorganisationen. Arbetet stäms då av mot vårt projektledningssystem, berättar Gunnel. Vi måste ju leva upp till våra egna krav också. Gunnel Helgeson är kvalitetssamordnare vid projektenheten på Västra banregionen. Beställaren 4

5 P E R S O N A L Kontakta upphandlingsfunktionen Lars Roos Funktionsansvarig för upphandlingsfunktionen. Drift & Underhåll, Entreprenader och Tjänster för banområden och övriga sektioner. Tel: lars.roos@banverket.se Glenn Svensén för banområden och övriga sektioner. Tel: glenn.svensen@banverket.se Ann-Karin Börjesson Assistent på Upphandlingsexpeditionen, som handlägger administrationen kring samtliga upphandlingar inom Västra banregionen samt sköter statistikrapportering. Tel: upphandling.brv@banverket.se Sten Janson för banområden och övriga sektioner. Tel: sten.janson@banverket.se Helene Sandqvist Assistent på Upphandlingsexpeditionen, som handlägger administrationen kring samtliga upphandlingar inom Västra banregionen samt sköter statistikrapportering. Tel: upphandling.brv@banverket.se Claes Hellman för nybyggnation på Projektenheten. Tel: claes.hellman@banverket.se Carina Ryberg Assistent på Upphandlingsexpeditionen, som handlägger administrationen kring samtliga upphandlingar inom Västra banregionen samt sköter statistikrapportering. Tel: upphandling.brv@banverket.se Christine Källner för nybyggnation på Projektenheten. Tel: christine.kallner@banverket.se 5 Beställaren

6 B Porto Betalt Mutor och bestickning I kontakter mellan kunder och leverantörer förekommer ibland erbjudanden om förmåner i kontakt- eller relationsbefrämjande syfte. Det kan vara allt från måltider och presenter till evenemangsbesök och resor. I Sverige kan allt detta under vissa omständigheter klassas som muta enligt brottsbalken. Den som tar emot eller begär en muta kan dömas för mutbrott och den som lämnar eller erbjuder en muta kan dömas för bestickning. Reglerna om mutor och bestickning i brottsbalken omfattar alla anställda, oavsett vilken befattning man har. Det är viktigt att som anställd i Banverket ha hög integritet och att vår opartiskhet och vår objektivitet inte kan ifrågasättas. Vi måste ha en hög tröskel och iaktta särskild försiktighet så att vi inte hamnar på fel sida om lagen. Av Banverkets regler på området framgår bland annat att man som anställd alltid ska tacka nej till att delta i semester- och rekreationsresa eller till att låta sig bjudas på teater, musikal, idrottsevenemang eller liknande om man kan anta att man får erbjudandet i egenskap av anställd i Banverket. På kan du läsa mer om regler och policys kring mutor och bestickning. Upphandlingar hösten 2006 På under Leverantörer, Aktuella upphandlingar, Västra banregionen, kan du hitta våra pågående upphandlingar. Där finns regionspecifika tidplaner för upphandlingar, vilka objekt, när de skickas ut samt kontraktstid. Detta gör vi för att göra upphandlingarna kända så snart som möjligt. Listan uppdateras regelbundet. Redaktion Nyhetsbrev 2, 2006 Utkommer med två nummer om året. Citera gärna, men ange källan. Ansvarig utgivare: Lars Roos Redaktör: Kerstin Olsson Telefon E-post kerstin.a.olsson@banverket.se Banverket Västra banregionen Box Göteborg Prenumeration Vill du ha ett eget exemplar av Beställaren? Skicka namn och adress till: upphandling.brv@banverket.se. Tidigare nyhetsbrev finner du under Leverantörer, Aktuella upphandlingar, Västra banregionen på Nästa nummer utkommer vintern Tel: Fax: e-post: vastrabanregionen@banverket.se Det här är Västra banregionen Banverket är uppdelat i fem banregioner. Dessa ansvarar var och en för att främja järnvägens utveckling inom sin region. De har till uppgift att förvalta bannätet och hålla i kontakterna med järnvägens kunder och intressenter. Västra banregionen omfattar största delen av Hallands, Värmlands och Västra Götalands län. Regionen förvaltar cirka 265 mil järnväg. Göteborg är knutpunkten för fem järnvägslinjer. Det passerar en stor del nationellt och internationellt gods. Göteborgs Hamn spelar en viktig roll, som porten mot Europa och övriga världen. Västra banregionen har cirka 150 anställda. Regionkontoret ligger i Göteborg. För att garantera lokalkännedom och tillgänglighet finns det banområdeskontor i Göteborg, Falköping och Karlstad. Stab Information, Banverket Västra banregionen, 2006/06-015