SpeedLedger e-bokföring Handbok

Transkript

1 SpeedLedger e-bokföring Handbok SpeedLedger e-bokföring, Handbok Copyright SpeedLedger AB 2009, All rights reserved

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Snabbguide kom igång på 15 minuter...8 Bankkoppling...8 Startguiden i e-bokföring...8 Att göra efter startguiden...9 Idén bakom e-bokföring...12 Enkelhet...12 Alltid avstämt...13 Mobilitet...13 Flexibel arbetsfördelning...13 Hur kör man e-bokföring?...14 Fördelar och begränsningar med e-bokföring...15 Varför har man inte jobbat så här tidigare?...16 Vem kan köra e-bokföring?...17 Att köra datorprogram över internet SaaS...18 Vilken internetanslutning krävs?...20 Säkerhet och behörighet...21 Bokföring historik och grunder...22 Lite historik...22 Debet och kredit...22 Skillnaden mellan kostnad och utgift, mellan intäkt och inkomst24 Resultat- och balansräkning SpeedLedger e-bokföring Handbok

3 Hur fungerar moms?...31 Lagar och myndighetskrav...35 Vad säger lagen om bokföring?...35 Två metoder att bokföra fakturor...36 e-bokföring förbereda sig och tänka igenom arbetssätt...39 Val av bokföringsmetod...39 Organisera en pärm för verifikationer...39 Kontantmetod förslag på arbetssätt...40 Bokföra fakturor direkt förslag på arbetssätt...43 Att arbeta med två eller fler verifikationsserier?...47 Organisera en bokföringspärm...48 e-bokföring så här kommer man igång...52 När ska man byta bokföringsprogram?...52 Hur kör man igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår?...52 Arbeta med ett testföretag...53 Starta e-bokföring...54 Beskrivning av varje funktion Bokföring...61 Översikt...61 Bokföring - Autokontering...63 Avancerad kontering...77 Bokföring - Kontering...82 Bokföring Journaler...91 e-dagsavslut...92 Rapporter...94 Rapporter Verifikationslista...96 SpeedLedger e-bokföring Handbok 3

4 Rapporter Huvudbok Rapporter Saldolista Rapporter Resultatrapport Rapporter Balansrapport Rapporter Momsrapport - skattedeklaration Rapporter SRU, Standardiserat Räkenskaps Utdrag Rapporter Betalningsjournal Rapporter Bokförda fakturor Leverantörsrapporter Leverantörsreskontralista Leverantörsrapporter Betalningsprognos Leverantörsrapporter Leverantörsfakturor Underhåll Kontoplan Underhåll Resultatgrupper Underhåll Budget Underhåll Ingående balanser Underhåll Perioder Årsinställningar Räkenskapsår Årsinställningar Verifikationsserier Årsinställningar Kontokopplingar Årsinställningar Årskontokopplingar Grunduppgifter Historik Import Export SpeedLedger e-bokföring Handbok

5 Beskrivning av varje funktion Fakturering Skapa ny Ny offert Skapa ny Ny faktura Skapa ny Ny kontantnota Skapa ny Ny kund Skapa ny Ny artikel Fakturera grupper Befintliga Offerter Befintliga Fakturor & kontantnotor Befintliga Kunder Befintliga Artiklar Grupper Beskrivning av varje funktion Kundreskontra Fakturor Obetalda Fakturor Kravhantering Fakturor Räntefakturering Fakturor Manuell inmatning av fakturor Kundrapporter Kundreskontralista Kundrapporter Inbetalningsprognos Kundrapporter Kundfakturor Kundrapporter Ränterapport Appendix A. Att arbeta med två eller fler verifikationsserier Organisera en pärm för verifikationer (flera ver.serier) Kontantmetod förslag på arbetssätt (flera ver.serier) SpeedLedger e-bokföring Handbok 5

6 Bokföra fakturor direkt förslag på arbetssätt (flera ver.serier)206 Fler än tre nummerserier? SpeedLedger e-bokföring Handbok

7 Snabbguide kom igång på 15 minuter Bankkoppling Om du har beställt e-bokföring Bank bör du läsa igenom en snabbguide för den bank du använder. Startguiden i e-bokföring Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen Välj vilket bankkonto som ska kopplas till bokföringen (oftast transaktionskontot om du har flera konton). Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt Här väljer du vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas: bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod) Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda. Du kan också klicka på länken Läs mer om de olika metoderna för att få mer information. Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår Klicka på Nytt räkenskapsår för att komma till nästa bild där räkenskapsårets start- och slutmånad och kontoplan väljs. SpeedLedger e-bokföring Handbok 7

8 Om du vill importera verifikationer och kontoplan från ett annat system skapa en SIE4-fil från ditt gamla system. Välj sedan Importera i Översiktsmenyn efter att du slutfört startguiden. Läs mer om hur det går till att importa data i stycket Import i kapitlet Beskrivning av varje funktion. Avsluta startguiden Efter att startguiden avslutas är det lämpligt att fundera på om du behöver göra några justeringar i kontokopplingar kontoplanen eventuella resultatgrupper ingående balanser Att göra efter startguiden Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon Gör så här om du inte importerat data utan vill mata in saldon från ditt gamla bokföringssystem manuellt: 1. Kör ut en saldolista ur ditt gamla bokföringsprogram med årets ingående balanser utgående saldon per dagen innan startdatumet för e-bokföring förändringen däremellan. 2. Mata in samma ingående balanser i e-bokföring. Det görs under Underhåll Ingående balanser. 8 SpeedLedger e-bokföring Handbok

9 3. Gör en första manuell verifikation i e-bokföring, där förändringen för varje konto enligt saldolistan ovan matas in. Datumet för denna verifikation blir också dagen innan startdatumet för e-bokföring. 4. Kör ut en saldolista från e-bokföringen. Kontrollera att den överensstämmer med saldolistan från ditt gamla bokföringsprogram. Synkronisera bankkontot Oavsett om du importerat data eller matat in saldon manuellt bör bankkontot synkroniseras med bokföringens konto för checkräkning (konto 1930 i BAS 2000). Det är inte nödvändigt göra detta steg innan du börjar bokföra, men du bör göra detta snarast. Gör så här för att synkronisera bankkontot med bokföringen: 1. Skriv ut en huvudboksrapport fram till startdatumet på kontot för checkräkning. Om du inte importerat data måste rapporten skrivas ut från ditt gamla bokföringssystem. I denna rapport framgår vilka bankkontohändelser som redan bokförts i annat system. 2. Gå till Autokontering. 3. De bankkontohändelser som syns i autokonteringen men redan är bokförda i annat system (enligt huvudboksrapporten) ska nu tas bort. Du gör det genom att välja Redan konterad i annat system på dessa rader. 4. Om det finns bankkontohändelser som varken är bokförda i annat system eller syns i autokonteringen måste dessa matas in via Manuell kontering. Gå först till Underhåll Kontoplan och ta bort spärren för manuell kontering på kontot för checkräkning (1930 i BAS 2000). Du kan spärra kontot igen för manuell kontering när bankkontot synkroniserats. SpeedLedger e-bokföring Handbok 9

10 5. Kontrollera att ingående balansen för checkräkningskontot stämmer med bankkontoutdrag. När du gått igenom dessa steg ska bankkontot vara synkroniserat dvs. stämma exakt med kontot för checkräkning i bokföringen. Så länge bankkontot inte är synkroniserat syns ett meddelande i Autokonteringen där även differensen framgår. I meddelandet finns även en länk till en informationssida där åtgärderna ovan beskrivs. 10 SpeedLedger e-bokföring Handbok

11 Idén bakom e-bokföring Om du som företagare använder Internetbanken för att utföra betalningar, titta på kontoutdrag och banksaldon m.m. så finns merparten av företagets totala transaktionsinformation redan i Internetbanken. Genom att bygga in ett helt bokföringsprogram i Internetbanken kan bokföringen byggas upp oerhört mycket effektivare än om du kör ett traditionellt bokföringsprogram på din PC eller ditt lokala nätverk. Dessutom är bokföring och bankkonto alltid avstämda mot varandra vilket spar väldigt mycket tid vid bokslut, kvartals- och månadsrapporter. Att köra sin bokföring inne i internetbanken är det enda sätt som passar riktigt bra om du vill ha en komplett automatik mellan bokföring och internetbetalningar. Bokförings- och leverantörsreskontraprogram som körs på lokal PC eller nätverk är framtagna främst för att stödja betalningar som utförs från bankgiro eller plusgiro. Enkelhet Grundidén i e-bokföring är att uttnyttja kontohändelserna på ditt bankkonto för att bygga upp företagets bokföring. De betalningsuppdrag och bankkontohändelser som sker i Internetbanken visas i bokföringen, och konteras med ett klick enligt dina inställningar. Detta kallas autokontering. På detta sätt kan merparten av bokföringen (fakturor, betalningar, insättningar, uttag m.m.) byggas upp på en bråkdel av tiden det skulle ta att mata in den i ett traditionellt bokföringsprogram. Du behöver inte heller hålla reda på debet och kredit eller momsbokningar. Det enda du gör är att ange eller bekräfta bokningen av själva kostnaden eller intäkten direkt på skärmen som visar kontoutdraget. Allt annat sker automatiskt. SpeedLedger e-bokföring Handbok 11

12 Verifikationer som inte alls berör bankkontot (t.ex. kassatransaktioner, avskrivningar, dispositioner) matas in på sedvanligt sätt med en traditionell konteringsbild (Manuell kontering). e-bokföring innehåller också alla andra funktioner som du normalt hittar i ett bokföringsprogram rapporter, budget, kontoplaner, periodhantering, import/export, kostnadsställen, resultatenheter m.m. Alltid avstämt En annan stor fördel med e-bokföring är att bankkontot alltid stämmer med bokföringen! Du slipper alltså pricka av dessa mot varandra vid rapporter och bokslut. Mobilitet Med e-bokföring kan du jobba med bokföringen var som helst. Enda kravet är en dator med internetanslutning. Flexibel arbetsfördelning Det är också enkelt att ta hjälp med hela eller delar av bokföringen. Be ditt bankkontor förse din redovisningskonsult med en säkerhetsdosa (eller ansluta befintlig dosa till ditt företag). Du bestämmer själv konsultens behörighet (t.ex. bokföring men inte betala). Sedan kan du exempelvis bygga upp merparten av bokföringen själv med autokonteringsfunktionen och lämna mer komplicerade bokningar till konsulten som loggar in från sin dator. 12 SpeedLedger e-bokföring Handbok

13 Hur kör man e-bokföring? e-bokföring körs helt och hållet i din webb-läsare. Du installerar inget program på din dator utan kan köra från vilken dator som helst som har internetanslutning. SpeedLedger e-bokföring Handbok 13

14 Fördelar och begränsningar med e-bokföring Det finns en rad mycket tydliga fördelar med att använda e-bokföring: Enkelhet! Merparten av bokföringen byggs upp utan att du behöver veta skillnaden mellan debet och kredit. Du bygger upp din bokföring mycket effektivt eftersom du utgår från banktransaktioner och betalningsuppdrag som hela tiden läggs över automatiskt till bokföringen. Bankkonto och bokföring är alltid synkroniserade. Det är omöjligt att missa att bokföra banktransaktioner. e-bokföring passar perfekt för företag som betalar räkningar via internetbanken. Med andra bokföringsprogram får du ingen automatik mellan bokföring och internetbetalningar. Inga program behöver installeras på din dator. Allt körs över internet från valfri dator. Du kör alltid senaste versionen. Du slipper att ta säkerhetskopior! Detta sköts av SpeedLedger. (Den som vill ta egna säkerhetskopior kan göra det även med e- bokföring). Du kan arbeta med din bokföring från olika datorer kontoret, hemma, sommarstugan förutsatt att datorn du arbetar från har uppkoppling mot internet. Redovisningskonsulten kan arbeta från sitt kontor med samma data vilket gör att arbetsfördelningen mellan företagare och konsult kan skräddarsys och ändras enkelt. Med e-bokföring kan en företagare (även helt utan bokföringsutbildning) oftast bygga upp 80-90% av bokföringen. Du kan sedan enkelt ta hjälp av t.ex. en konsult med de mer komplicerade bokningarna. 14 SpeedLedger e-bokföring Handbok

15 Det finns också några begränsningar i e-bokföring: Du måste vara ansluten till internet hela tiden som du jobbar med din bokföring. Det krävs dock ingen speciellt snabb internetanslutning. Varför har man inte jobbat så här tidigare? Det finns två förutsättningar som gör att man inte jobbat med bokföring integrerad med bankkonto och betalningar på detta sätt tidigare: Att använda internetbank för betalningar och kontoöversikt har blivit möjligt och populärt för företag först på senare år. Antalet företag som är anslutna till internet dagligen har ökat dramatiskt de senaste åren. SpeedLedger e-bokföring Handbok 15

16 Vem kan köra e-bokföring? I princip alla företag som använder Internetbanken kan köra sin bokföring där. Systemet passar bäst för de företag som använder Internetbanken som huvudmetod vid betalning av leverantörsfakturor. e-bokföring riktar sig främst till mindre och medelstora företag som inte har behov av att flera personer jobbar samtidigt med bokföring och leverantörsfakturor. 16 SpeedLedger e-bokföring Handbok

17 Att köra datorprogram över internet SaaS Under 1980-talet kom de första bokföringsprogrammen för småföretagare. De kördes i DOS-miljö. Användargränssnittet var enkelt men fungerade i regel bra för bokföring. Programmen installerades oftast på en isolerad dator. Under 1990-talet utvecklades program och operativsystem. Windows ersatte DOS och programmen blev mer användarvänliga. På de flesta kontor med mer än en arbetsplats infördes lokala nätverk så att flera personer kunde arbeta med samma program och data. Det nya sättet att köra datorprogram är över internet. Detta kallas allmänt för SaaS (Software as a Service). Man hyr i regel programmen för en fast avgift per månad istället för att köpa dem. Gemensamt för SaaS-program är att man inte behöver installera dem på sin dator. Man kan därmed få access till olika programvaror omedelbart och man kan vara säker på att man alltid kör senaste versionen av ett program. En del SaaS-leverantörer kräver att man konfigurerar sin dator med s.k. certifikat för att hantera säkerheten vid inloggning till SaaS-tjänsterna. I Internetbanken hanteras säkerheten med hjälp av säkerhetsdosan. Den genererar engångskoder som gör att man inte behöver installera certifikat på sin dator. Man kan därför logga in från vilken dator som helst utan någon konfiguration av datorn först. Många experter menar att man på sikt kommer att köra alla sina program över internet. Det gör att kraven på den dator man använder minskar. Med en mycket enkel dator kan man då få omedelbar tillgång till mycket avancerade programvaror som ligger lagrade var som helst i världen. En av de verkligt stora fördelarna med SaaS är att man kan jobba i realtid med data som ligger lagrad på olika geografiska ställen. e-bokföring är ett exempel på detta; bankdata som ligger lagrad centralt integreras i företagets bokföringsprogram. SpeedLedger e-bokföring Handbok 17

18 18 SpeedLedger e-bokföring Handbok

19 Vilken internetanslutning krävs? För att kunna köra e-bokföring krävs att du hela tiden har en internetanslutning aktiv och att du är inloggad i Internetbanken. Det behövs dock ingen speciellt avancerad internetanslutning. En vanlig uppringd modemanslutning fungerar alldeles utmärkt. 56 KBit/s är att rekommendera. Har du ADSL eller annat bredband blir programmet förstås ännu snabbare. En viktigare parameter än själva modem-hastigheten är tiden för att koppla upp sig mot internet. För en vanlig uppringd analog modemanslutning tar det i regel sekunder innan man är uppkopplad vilket kan upplevas som onödig väntetid. Denna tid kortas ned avsevärt om man går över till en uppringd ISDNanslutning eller bredband typ ADSL eller kabel. I dessa fall är normal uppkopplingstid ett par sekunder eller mindre. SpeedLedger e-bokföring Handbok 19

20 Säkerhet och behörighet e-bokföring är ett av de absolut säkraste sätten att köra sin bokföring på. Ditt data skyddas av omfattande brandväggar och säkerhetssystem. Säkerhetskopior av såväl bankdata som bokföringsdata sköts också av SpeedLedger dagligen. Detta är något som man ofta missar som småföretagare. Den som ändå vill ta egna säkerhetskopior kan när som helst kopiera kontoplan, balanser och verifikationer till sin egen hårddisk eller floppydisk. Risken att bli utsatt för stöld eller förlust av data är betydligt större med traditionella bokföringsprogram som körs på lokal PC eller nätverk. Vid inbrott är risken stor att just datorn är det som stjäls. En havererad hårddisk kan också få ödesdigra konsekvenser om man inte varit väldigt noga med daglig säkerhetskopiering. 20 SpeedLedger e-bokföring Handbok

21 Bokföring historik och grunder Lite historik Den dubbla bokföringen där varje transaktion bokförs i två kolumner, debet och kredit, utvecklades av handelsmän i Venedig och dokumenterades för första gången av matematikern och munken Luca Pacioli år Hans skrift Summan där denna bokföringsteknik beskrevs gjorde Pacioli världsberömd. Luca Pacioli Principerna har levt kvar och gäller än idag även om gåspennan delvis tagits över av datorer. Debet och kredit Debet och kredit har alltid varit lite kryptiskt för alla som inte jobbar med bokföring. Även de som jobbar dagligen med bokföring behöver ibland en fusklapp för att vara säkra på hur en transaktion ska bokföras. Varför finns då debet och kredit? Det finns alltid två sidor av en transaktion. Pengar har spenderats på något och de kommer någonstans ifrån. Man får in pengar från någon och de hamnar någonstans osv. Detta är anledningen till att varje transaktion bokförs i två kolumner: debet-kolumnen (till vänster) kredit-kolumnen (till höger) SpeedLedger e-bokföring Handbok 21

22 På varje transaktion ska summa debet = summa kredit. Det gäller även hela bokföringen respektive all bokföring inom ett visst datum intervall. Här kommer några exempel på hur transaktioner bokförs. Vid en kostnad gäller följande: själva kostnaden bokas som debet t.ex:: konto 6200 Telekostnader, debet 100 kr var pengarna kom ifrån bokas som kredit t.ex: konto 1930 Bankkonto, kredit 100 kr... presenterat i tabellform: Debet Kredit 6200 Telekostnader 100 kr 1930 Bankkonto 100 kr Summa 100 kr 100 kr En intäkt bokas på följande sätt: själva intäkten bokas som kredit t.ex:: konto 3010 Försäljning, kredit 200 kr vart pengarna tog vägen bokas som debet t.ex: konto 1910 Kassa, debet 200 kr... i tabellform: Debet Kredit 3010 Försäljning 200 kr 1910 Kassa 200 kr Summa 200 kr 200 kr Ibland presenteras beloppen i en och samma kolumn med debet-belopp som positiva och kredit-belopp som negativa värden. Då ser det ut så här: 22 SpeedLedger e-bokföring Handbok

23 Belopp 3010 Försäljning -200 kr 1910 Kassa 200 kr Summa 0 kr Skillnaden mellan kostnad och utgift, mellan intäkt och inkomst Orden låter lika men i bokföringssammanhang finns viktiga skillnader. Ett exempel: Vi köper en resa för kr av en resebyrå. Beloppet betalas in i maj men resan går av stapeln först i juli. Utgiften sker i maj. Det var då pengarna betalades ut. Kostnaden sker i juli. Det är då vi egentligen förbrukar pengarna. Tiden mellan utgiften i maj och resan i juli har vi en fordran på resebyrån på kr. Om resebyrån av någon anledning under denna tid ställer in resan vill vi ha tillbaka pengarna. Samma princip gäller om ditt företag köper och förbrukar en vara eller tjänst den 1 oktober men betalar den 1 november dvs. med 30 dagars kredit. I detta fall sker kostnaden först och utgiften 30 dagar senare. I bokföringen skapar man i regel en verifikation då kostnaden uppstår och en när betalning sker (utgift). Då ser det ut så här: 1 oktober då kostnaden uppstår: Debet Kredit 6110 Kontorsmaterial 900 kr 2440 Leverantörsskulder 900 kr SpeedLedger e-bokföring Handbok 23

24 Summa 900 kr 900 kr...eller med moms: 1 oktober: Debet Kredit 6110 Kontorsmaterial 720 kr 2641 Ingående moms 180 kr 2440 Leverantörsskulder 900 kr Summa 900 kr 900 kr 1 november då vi betalar fakturan uppstår utgiften: Debet Kredit 2440 Leverantörsskulder 900 kr 1930 Bankkonto 900 kr Summa 900 kr 900 kr Efter 1 november finns inget saldo på konto 2440 Leverantörsskulder längre vi är ju inte längre skyldig leverantören pengar. Men under perioden 1 oktober till 1 november ligger det ett kredit-saldo på 900 kr. Detta är vår leverantörsskuld. Alla skulder som finns i företaget ligger som kredit-saldon i bokföringen. Skuldkonton börjar med 2. Nästa exempel är om vi säljer en vara eller tjänst den 10 januari och får betalt den 10 februari, dvs. ca 30 dagar senare. Återigen skapar vi en verifikation i bokföringen vid respektive tillfälle: 10 januari då intäkten uppstår: 24 SpeedLedger e-bokföring Handbok

25 Debet Kredit 3010 Försäljning kr 1510 Kundfordringar kr Summa kr kr...eller med moms: 10 januari: Debet Kredit 3010 Försäljning 960 kr 2611 Utgående moms 240 kr 1510 Kundfordringar kr Summa kr kr 10 februari då vi får betalt uppstår inkomsten: Debet Kredit 1510 Kundfordringar kr 1930 Bankkonto kr Summa kr kr Efter den 10 februari finns inget saldo kvar på konto1510 Kundfordringar eftersom vi inte har någon fordran kvar. Mellan 10 januari och 10 februari har vi en fordran på 1200 kr och detta syns under perioden som ett debet-saldo på konto 1510 Kundfordringar. Alla fordringar ligger som debet-saldon i bokföringen. Fordringar och övriga tillgångar har kontonummer som börjar med 1. SpeedLedger e-bokföring Handbok 25

26 Resultat- och balansräkning De två viktigaste rapporterna som du skapar från bokföringen är resultaträkningen och balansräkningen. Dessa två rapporter utgör huvudinnehållet i den årsredovisning som alla aktiebolag, stora som små, måste skicka in till patent- och bolagsverket senast 7 månader efter slutet på varje räkenskapsår. I resultaträkningen och balansräkningen kan du utläsa det mesta om företagets ekonomiska status. En resultaträkning presenterar alltid vad som hänt i företaget under en period dvs. fr.o.m. ett datum t.o.m. ett annat datum. Balansräkningen däremot visar statusen i företaget vid en viss tidpunkt t.ex. 31 dec. Därför brukar man visa två balansräkningar tillsammans med en resultaträkning: En balansräkning vid periodens början t.ex. 1 jan. Den kallas ingående balans (IB). En balansräkning vid periodens slut t.ex. 31 dec. Den kallas utgående balans (UB). Resultaträkningen för perioden blir helt enkelt en sorts specifikation över vad som hänt mellan de två balansräkningarna. Resultaträkningen Resultaträkningen är en uppställning av årets (eller periodens) intäkter och kostnader med resultatet (vinsten eller förlusten) längst ner. En enkel resultaträkning kan se ut så här: 1 jan 31 dec Intäkter (KSEK) Kostnader Årets vinst SpeedLedger e-bokföring Handbok

27 En lite mer detaljerad resultaträkning kan se ut så här i ett aktiebolag: 1 jan 31 dec Intäkter (KSEK) Varukostnader Bruttovinst 800 Övriga externa kostnader -200 Personalkostnader -300 Rörelseresultat 300 Finansiella kostnader -50 Resultat efter finansiella kostn. 250 Skatt -50 Resultat efter skatt 200 Det finns mallar för hur en resultaträkning bör vara uppställd. Gemensamt för resultaträkningar är att de börjar med intäkterna. Sedan kommer olika typer av kostnader och sist resultatet (vinsten eller förlusten). Ibland visar man också resultat efter olika kostnadsgrupper t.ex. bruttovinst. Det är ganska vanligt att man i resultaträkningen även har en kolumn för jämförelse med föregående period eller budget. Balansräkningen I balansräkningen kan du se hur mycket ett bolag är värt bokföringsmässigt dvs. hur stort det egna kapitalet är vid en viss tidpunkt. Det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder. Ex: 31 dec Tillgångar (KSEK) SpeedLedger e-bokföring Handbok 27

28 Skulder Eget kapital I en balansräkning brukar man summera skulder och eget kapital och sedan kontrollera att summan stämmer med tillgångarna: 31 dec Summa tillgångar (KSEK) Eget kapital Skulder Summa eget kapital och skulder En lite mer detaljerad balansräkning kan se ut så här: 31 dec Anläggningstillgångar (KSEK) Omstättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa eget kapital och skulder Och så lägger vi till en kolumn för ingående balans: 1 jan 31 dec Anläggningstillgångar (KSEK) Omstättningstillgångar SpeedLedger e-bokföring Handbok

29 Summa tillgångar Eget kapital Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa eget kapital och skulder Summa tillgångar och Summa eget kapital och skulder måste vara lika stora i varje balansräkning. Vinsten i resultaträkningen för perioden 1 jan 31 dec i exemplet ovan är 200 KSEK. Den siffran syns också som skillnaden i eget kapital i balansräkningen vid periodens början (1 jan) jämfört med balansräkningen vid periodens slut (31 dec). Det egna kapitalet har ökat från KSEK till KSEK. Det finns mallar även för hur balansräkningar bör vara uppställda. Gemensamt för alla är att: Summa tillgångar = Summa eget kapital och skulder Förändringen i Eget kapital mellan två balansräkningar = Vinsten (eller förlusten) i resultaträkningen för samma period Hur fungerar moms? Moms, eller mervärdesskatt som det egentligen heter, är en statlig skatt som de flesta företag är skyldiga att redovisa. Tanken är att varje led i värdekedjan ska betala en skatt på det mervärde som man tillför, en mervärdesskatt. Rent praktiskt går det till så att man lägger på momsen (oftast 25%) på allt som säljs inom landet. Detta får kunderna betala. Sedan håller man reda på sammanlagda momsbeloppet på allt man köpt in under perioden (oftast en månad). Skillnaden däremellan blir momsen på det SpeedLedger e-bokföring Handbok 29

30 värdetillägg man tillfört och därmed det belopp som ska skickas in till staten. En del företag redovisar inte alls moms. Det kan bero på att de i huvudsaken sysslar med varor eller tjänster som inte är momspliktiga t.ex. utbildning. Vissa varor och tjänster har lägre momssats t.ex.: 12% hotell, camping, livsmedel 6% nyhetstidningar, kultur och idrott De flesta övriga varor och tjänster har momssatsen 25%. Hur ofta redovisas moms? Företag som omsätter mer än 1 miljon SEK per år redovisar moms varje månad i skattedeklarationen. Mindre företag redovisar moms en gång per år. Det sker då i företagets självdeklaration. Skatteverket beslutar om moms ska redovisas månadsvis eller årsvis för ett företag. När redovisas moms? För företag som redovisar moms månadsvis måste både skattedeklarationen och momsbeloppet vara myndigheten tillhanda senast den 12:e i andra månaden efter varje periodens utgång. Momsen för januari redovisas den 12 mars, momsen för februari redovisas den 12 april osv. I januari och augusti får man 5 dagar extra på sig dvs. redovisning sker den 17. Stora företag (omsättning > 40 MSEK) redovisar moms tidigare; den 26:e i månaden efter periodens utgång. 30 SpeedLedger e-bokföring Handbok

31 Hur går det till när momsen redovisas och betalas? Skatteverket skickar ut en skattedeklaration varje månad (en A4-sida) eller, för vissa mindre företag (se ovan), en gång per år. På den övre halvan redovisas momsen och på den nedre anställdas avdragna skatter samt arbetsgivaravgifter. Så här går man tillväga vid momsredovisningen: Från sitt bokföringssystem kör man ut en momsrapport som innehåller de saldon som ska föras in på skattedeklarationen. Beloppen förs över till skattedeklarationen med vanlig kulspetspenna. Deklarationen postas till lokala Skatteverket så att den kommer fram senast den 12:e. Det summerade totalbeloppet för moms, anställdas avdragna skatter samt arbetsgivaravgifter betalas in till myndigheten så att det kommer fram den senast 12:e. Man bokför momsredovisning och momsbetalning i sitt bokföringsprogram. e-bokföringen ger förslag på bokföringsorder i samband med att man skriver ut momsrapporten. Skatteverket är mycket noga med att alla företag både skickar in sina skattedeklarationer och betalar aktuella belopp exakt i tid. Förseningar leder till straffavgifter. Vad händer om företaget köpt in mer än man sålt under en månad? I detta fall blir moms-att-betala negativt dvs. man får en fordran på skatteverket. Om fordran överstiger det man är skyldig för anställdas avdragna skatter samt arbetsgivaravgifter den månaden så betalar myndigheten ut mellanskillnaden. Ibland får man vara beredd på att skicka in kompletterande information som styrker de stora inköp man gjort under perioden, speciellt om företaget visar sig få momsfordran flera månader i rad. SpeedLedger e-bokföring Handbok 31

32 Elektronisk skattedeklaration, eskd Den som hellre redovisar skatten elektroniskt kan göra det via internet. Via skatteverkets hemsida kan man ansöka om eskd. Med hjälp av identifieringssystemet Bank-ID som hämtas från internetbanken kan du logga in hos skatteverket och redovisa skattedeklarationen via internet istället för på pappersblanketten. eskd är ett alternativt sätt att skicka in själva skattedeklarationen. Beloppet man är skyldig betalas in som vanligt och påverkas inte av att man redovisar via eskd. e-bokföring stöder eskd. När du kör rapporten Moms i e-bokföring kan du spara en fil som du sedan hämtar från skatteverkets hemsida. Länk till skatteverkets sida finns också under momsrapporten i e- bokföring. Hur bokförs momsen? Bokföringsmässigt talar man om... Utgående moms som är momsen på det du säljer. Den ska betalas till staten och ska alltså gå ut vid momsredovisningen. Utgående moms redovisas löpande som en skuld. Ingående moms som är momsen på det du köper in. Den drar du av vid momsredovisningen och ska därmed gå in. Ingående moms redovisas löpande som en fordran. 32 SpeedLedger e-bokföring Handbok

33 Lagar och myndighetskrav Vad säger lagen om bokföring? Alla näringsidkare, aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar är bokföringsskyldiga. Företagaren är personligen ansvarig för att bokföringen sköts. Allt bokföringsmaterial ska arkiveras och förvaras inom landet i 10 år. Enligt bokföringslagen (BFL 1999:1078) ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Resultatet blir i praktiken en verifikationslista i kronologisk ordning med tillhörande verifikationer. När man sköter bokföringen med dator jobbar man vanligen löpande endast med grundbokföringen. Huvudboken blir då en utskrift av samma data där transaktionerna sorteras och summeras per konto. Bokföringslagen innebär också följande: Verifikationer ska finnas för varje affärshändelse. En verifikation är en handling (faktura, kvitto etc.) som i detalj beskriver och bekräftar en affärshändelse (bokföringstransaktion). För bl.a. bokslutsföretag ska fordringar och skulder noteras löpande under året och... bokföras så snart det kan ske sedan en faktura eller liknande handling utfärdats eller mottagits, alternativt bokföras när fakturorna betalas (ej bokslutsföretag) Allt räkenskapsmaterial t.ex.verifikationer och bokföringsböcker,ska arkiveras under minst 10 år. SpeedLedger e-bokföring Handbok 33

34 Varje räkenskapsår ska bokföringen avslutas med årsbokslut (balansräkning och resultaträkning). Undantag: Enskild näringsidkare med och handelsbolag med enbart fysiska personer som delägare och som har en omsättning lägre än 20 prisbasbelopp (ej bokslutsföretag). Räkenskapsår ska sammanfalla med kalenderår för enskild näringsidkare och handelsbolag. Andra bokföringsskyldiga får ha räkenskapsår som slutar den 30 april, den 30 juni eller den 31 augusti. Annat räkenskapsår får användas endast efter dispens av Riksskatteverket. Räkenskapsårets längd ska normalt omfatta 12 månader. När bokföringsskyldighet inträder eller vid omläggning av räkenskapsår, får räkenskapsåret dock variera mellan 1 dag och 18 månader. När bokföringsskyldighet upphör kan räkenskapsåret variera mellan 1 dag och 12 månader. Om skattskyldig bedriver flera verksamheter ska samma räkenskapsår användas. Två metoder att bokföra fakturor Det finns två metoder att bokföra fakturor på: bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod) Enligt bokföringslagen ska bokslutföretag, bl.a. företag med omsättning högre än 20 prisbasbelopp (>758 KSEK år 2002) bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas. Det bokföringssätt man använder för fakturor bör överensstämma med det redovisningssätt för moms som företaget registrerat hos skatteverket: 34 SpeedLedger e-bokföring Handbok

35 Bokföringsmetod Bokföra fakturor direkt Kontantmetod Redovisningsmetod för moms Faktureringsmetod Bokslutsmetod Om du är osäker på hur ditt företag redovisar moms titta på momsregistreringsbeviset som skatteverket skickat ut. Hittar du inte beviset ring skatteverket och fråga hur ditt företag ska redovisa momsen. För företag som redovisar moms i självdeklarationen spelar det ur momssynpunkt ingen roll vilken bokföringsmetod man använder eftersom momsredovisning sker endast en gång per år. Bokföra fakturor direkt För företag med omsättning högre än 20 prisbasbelopp gäller att alla fakturor ska bokföras löpande så snart det kan ske sedan en faktura eller liknande handling utfärdats eller mottagits. Vitsen med detta är att kostnader och intäkter bokförs på det datum då kostnaden resp. intäkten uppstår. Det ger en mer korrekt bild av företagets verksamhet än om fakturor bokförs på betaldatum. Metoden att bokföra fakturor direkt innebär i praktiken att varje faktura bokförs vid två tillfällen en gång när den utfärdas/mottages, och en gång när den betalas. För kundfakturor gäller då: När fakturan utfärdas bokas intäkt mot fordran. När fakturan betalas bokas fordran mot bankkonto (eller liknande). För leverantörsfakturor gäller: När fakturan mottages bokas kostnad mot skuld. När fakturan betalas bokas skuld mot bankkonto (eller liknande). SpeedLedger e-bokföring Handbok 35

36 Metoden att bokföra fakturor direkt betyder också normalt att man redovisar moms enligt detta mönster dvs. med faktureringsmetod för moms. Kontantmetod Bl.a. företag med omsättning lägre än 20 prisbasbelopp kan istället använda kontantmetoden. Då bokförs varje faktura löpande en gång när den betalas. För kundfakturor gäller då: När fakturan betalas bokas intäkt mot bankkonto (eller liknande). För leverantörsfakturor gäller: När fakturan betalas bokas kostnad mot bankkonto (eller liknande). Normalt redovisas då momsen enligt samma mönster dvs. med bokslutsmetod för moms. Bokslutsmetoden för moms fungerar så att varje faktura redovisas momsmässigt på betaldagen löpande under året. I den sista perioden under beskattningsåret ska moms redovisas också på fakturor som är obetalda vid periodens slut. Under det följande beskattningsåret måste man se till att moms på obetalda fakturor inte blir dubbelredovisad i samband med betalning. 36 SpeedLedger e-bokföring Handbok

37 e-bokföring förbereda sig och tänka igenom arbetssätt Val av bokföringsmetod Ett beslut som måste tas tidigt är vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas: bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod) Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda. Organisera en pärm för verifikationer Här kommer ett förslag på hur ett litet företag kan jobba med en och samma pärm för alla fakturor och verifikationer. Skaffa ett pärmregister med följande flikar: 1. Verifikationer 2. Kundfakturor obetalda 3. Leverantörsfakturor obetalda, inlagda för betalning 4. Leverantörsfakturor obetalda, ej inlagda för betalning Förslaget innebär att man har en verifikationsserie. SpeedLedger e-bokföring Handbok 37

38 För ett litet företag räcker det ofta med en pärm. Om den blir full kan man med fördel flytta över de äldsta verifikationerna i en annan pärm. Låt oss ta en titt på det löpande arbetet med bokföring, fakturor och verifikationer. Kontantmetod förslag på arbetssätt Med kontantmetoden bokförs fakturorna bara en gång på betaldagen. Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 2, 3 och 4 och vidare till flik 1. Där bokförs de sedan i betaldatumordning via autokonteringen eller manuell kontering. Kundfakturor När du skickar en kundfaktura: Sätt in kopia sist bakom flik 2. Fakturadatum ska finnas angivet på fakturan. 2 Kundfakt När du får betalt från en kund: Ta fram fakturan från flik 2. Skriv eller stämpla betaldatum längst ner. 1 Verif. 2 Kundfakt 38 SpeedLedger e-bokföring Handbok

39 Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). Fakturan kan nu bokföras i autokonteringen om den betalades till bankkontot, annars i manuell kontering. Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig. Leverantörsfakturor När du tar emot en leverantörsfaktura: Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturan. Sätt in den sist bakom flik 4. 4 Levfakt ej inlagda När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning: Ta fram fakturan från flik 4. Skriv eller stämpla betaldatum längst ner. Sätt in den bakom flik 3 i datumordning (betaldatum). 3 Levfakt inlagda 4 Levfakt ej inlagda När en leverantörsfaktura blir betald: Ta fram fakturan från flik 3. 1 SpeedLedger e-bokföring Handbok 39 Verif. 3 Levfakt inlagda

40 Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). Fakturan kan nu bokföras i autokonteringen om den betalades från bankkontot, annars i manuell kontering. Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig. Övriga verifikationer Sätt in dem i datumordning... bakom flik 1. Dessa kan nu bokföras i autokonteringen om det gäller genomförda in- eller utbetalningar på bankkontot, annars i manuell kontering. 1 Verif. Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som programmet ger dig. 40 SpeedLedger e-bokföring Handbok

41 Bokföra fakturor direkt förslag på arbetssätt Med metoden bokföra fakturor direkt bokförs fakturorna två gånger en gång direkt när de utfärdas/mottages och en gång när de betalas. Fakturorna vandrar från bevakningsflikarna 2, 3 och 4 och vidare till flik 1. Sedan bokförs de via autokonteringen eller manuell kontering ena kopian i utfärdande- /mottagandedatumordning, den andra i betaldatumordning. Kundfakturor (om du inte använder e-bokföringens fakturering och kundreskontra) När du skickar en kundfaktura: Se till du har två kopior kvar själv. Fakturadatum ska finnas angivet på fakturorna. Sätt in den ena bakom flik 1. Den bokförs i manuell kontering i fakturadatumordning. 1 Verif. Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig. Sätt in den andra kopian sist bakom flik 2. 2 Kundfakt SpeedLedger e-bokföring Handbok 41

42 När du får betalt från en kund: Ta fram fakturan från flik 2. Skriv eller stämpla betaldatum längst ner på fakturan. Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). 1 Verif. 2 Kundfakt Fakturan kan nu bokföras i autokonteringen om den betalades till bankkontot, annars i manuell kontering. Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig. Leverantörsfakturor När du tar emot en leverantörsfaktura: Kopiera så att du har två exemplar av fakturan. Skriv eller stämpla ankomstdatum högst upp på fakturorna. 4 Levfakt ej inlagda Sätt in båda exemplaren sist bakom flik 4. När du lägger in en leverantörsfaktura för betalning: Ta fram fakturorna från flik 4. Skriv eller stämpla betaldatum längst ner. 3 1 Levfakt inlagda Verif. 4 Levfakt ej inlagda 42 SpeedLedger e-bokföring Handbok

43 Sätt in den ena bakom flik 1 i datumordning (ankomstdatum). Den kan nu bokföras i autokonteringen. Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig. Sätt in den andra kopian bakom flik 3 i datumordning (betaldatum). När en leverantörsfaktura blir betald: Ta fram fakturan från flik 3. Sätt in den bakom flik 1 i datumordning (betaldatum). Fakturan kan nu bokföras helautomatiskt i autokonteringen via länken Godkänna automatiska verifikationer. 1 Verif. 3 Levfakt inlagda Skriv det verifikationsnummer på fakturan som programmet ger dig. Om fakturan inte betalades från bankkontot bokförs den i manuell kontering istället för via autokonteringen. Övriga verifikationer Sätt in dem i datumordning... bakom flik 1. Dessa kan nu bokföras i autokonteringen om de berör bankkontot, annars i manuell kontering. 1 Verif. Skriv det verifikationsnummer på varje verifikation som programmet ger dig. SpeedLedger e-bokföring Handbok 43

44 Att arbeta med två eller fler verifikationsserier? För att enkelt kunna kontera verifikationerna i kronologisk ordning kan det vara smidigt att ha dem i olika serier. Då kan du kontera alla kontohändelser i autokonteringen i en följd (i utfärdande- /mottagandedatumordning) utan att sticka emellan med manuell kontering för de transaktioner som inte berör bankkontot och ändå få verifikationerna i kronologisk ordning inom varje nummerserie. I Appendix A - Att arbeta med två eller fler verifikationsserier? i slutet på denna handbok för finns exempel på arbetssätt med flera verifikationsserier. Antalet verifikationsserier ställs in på Årsinställningar Verifikationsserier. 44 SpeedLedger e-bokföring Handbok

45 Organisera en bokföringspärm Här kommer ett förslag hur en bokföringspärm kan se ut. Bokföringspärmen och verifikationspärmen (se ovan) är de två pärmar som behövs i ett litet företag för att hålla god ordning på sin bokföring. Skaffa ett pärmregister med följande flikar: 1. Kontoplan och systembeskrivningar 2. Balans- och resultatrapporter 3. Skattedeklaration och momsrapporter 4. Skattekonto 5. Budgetar och prognoser 6. Huvudbok 7. Verifikationslista 8. Avstämningar, balanskonton 9. Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt Flik 1 Kontoplan och systembeskrivningar Under denna flik kan det vara praktiskt att ha en utskrift av kontoplanen. SpeedLedger e-bokföring Handbok 45

46 Dessutom krävs det enligt bokföringslagen att en beskrivning av hur man byggt upp sin bokföring (inkl. systemdokumentation och behandlingshistorik) ska finnas tillgänglig, om det behövs för att ge en överblick över systemet. I en mycket liten verksamhet är det ibland inte nödvändigt att upprätta någon särskild systemdokumentation, eftersom en överblick framkommer direkt av bokföringen. Flik 2 Balans- och resultatrapporter Balans- och resultatrapporter skriver man ut månadsvis, kvartalsvis eller årsvis utifrån eget behov. Dessa två rapporter är nödvändiga för att se hur företaget går. De ingår också i den årsredovisning eller årsbokslut som de flesta företag ska skicka in varje år (se Årsredovisningslagen resp. Bokföringslagen). Flik 3 Skattedeklaration och momsrapporter Denna flik blir aktuell senast den 12 i varje månad för de flesta företag. Företag med omsättning under 1 miljon SEK kan istället redovisa moms i självdeklarationen en gång per år. Skattedeklarationen skall i så fall vara skatteverket tillhanda senast den 12 februari året efter beskattningsåret (se Skatteverkets momsbroschyr). Flik 4 Skattekonto Här sätter du lämpligen alla kontoutdrag från skatteverket samt underlag på de skatteinbetalningar som företaget gör. 46 SpeedLedger e-bokföring Handbok

47 Flik 5 Budgetar och prognoser Att göra budgetar och prognoser är inget krav från myndigheterna utan helt frivilligt. Antingen sätter man in dem bakom denna flik eller tillsammans med balans- och resultatrapporterna bakom flik 2. Flik 6 Huvudbok Huvudboken är en utskrift av alla transaktioner sorterade per konto och inom varje konto i datumordning. En huvudboksutskrift är nödvändig när t.ex. balanskonton ska stämmas av. Vanligtvis skriver man ut huvudboken för enskilda konton löpande under året vid behov. I samband med bokslut skrivs hela huvudboken ut (alla konton). Flik 7 Verifikationslista En verifikationslista är en utskrift av verifikationer i verifikationsnummerordning. Ett vanligt arbetssätt är att skriva ut det intervall som man bokfört vid varje bokföringstillfälle. På så sätt har man alltid en uppdaterad verifikationslista i pärmen. Om man inte gör det löpande bör hela verifikationslistan skrivas ut i samband med bokslut. Flik 8 Avstämningar, balanskonton Varje gång man tar fram en balansräkning bör de största balansposterna stämmas av. Vid bokslut ska alla balansposter stämmas av. Avstämningen går till så att man jämför saldot på ett balanskonto med någon typ av extern lista eller rapport. Exempel: Bokföringskontot för varulager stäms av med en inventeringsrapport. Bokföringskontot för plusgiro stäms av med kontoutdrag från plusgirot. SpeedLedger e-bokföring Handbok 47

48 Bokföringskontot för inventarier stäms av med en inventarielista. osv. Flik 9 Årsbesked, kontrolluppgifter, övrigt Här finns plats för diverse övrig information som hör ihop med bokföringen. 48 SpeedLedger e-bokföring Handbok

49 e-bokföring så här kommer man igång När ska man byta bokföringsprogram? Det går alldeles utmärkt att köra igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår. Ofta är det faktiskt enklare att byta bokföringsprogram mitt i räkenskapsåret än att göra det vid skifte av räkenskapsår eftersom man mitt i året bara har ett räkenskapsår aktivt. Hur kör man igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår? Om du kör igång e-bokföring mitt i ett räkenskapsår så är det lämpligt att först bestämma ett startdatum, t.ex. ett månadsskifte, och sedan föra över det som har hänt under räkenskapsåret fram till startdatumet på något av följande sätt: Föra över saldon manuellt. Ingående balanser matas in manuellt. Förändringssaldon fram till startdatum för e-bokföring för respektive konto läggs in på en manuell verifikation (med datum förslagsvis dagen innan startdatumet). eller... Importera data (transaktioner, ingående balanser och kontoplan). Alla verifikationer som gjorts i ditt gamla program förs över till e- bokföring. Båda metoderna beskrivs under stycket Starta e-bokföring nedan. SpeedLedger e-bokföring Handbok 49

50 Arbeta med ett testföretag Du kan när som helst testa funktioner i e-bokföring genom att starta ett testföretag som du når från Notera numret på testföretaget om du vill gå in på samma testföretag igen senare. 50 SpeedLedger e-bokföring Handbok

51 Starta e-bokföring När du loggar in i Bokföring första gången kommer du automatiskt in i e- bokföringens startguide. Guiden hjälper dig att: 1. Välja bankkonto att koppla till e-bokföringen samt ange startdatum för avläsning av bankkonto. 2. Välja bokföringsmetod, bokföra fakturor direkt eller kontantmetod. 3. Skapa ett nytt räkenskapsår och välja kontoplan. Startguiden tar ca minuter att gå igenom. Efter att du kört startguiden bör du synkronisera bankkontot med bokföringens konto för checkräkning (konto 1930 i BAS 2000) och ta bort eventuella bankkontohändelser som redan bokförts i annat system. Eventuellt kan du också behöva lägga upp egna konton i kontoplanen och/eller resultatgrupper t.ex. kostnadsställen. SpeedLedger e-bokföring Handbok 51

52

53 Välja bokföringsmetod, kontantmetod eller bokföra fakturor direkt Här väljer du vilken metod för bokföring av fakturor som ska användas: bokföra fakturor direkt när de utfärdas/mottages och när de betalas, eller bokföra fakturor endast när de betalas (kontantmetod) Se mer i stycket Två metoder att bokföra fakturor under kapitlet Lagar och myndighetskrav för att avgöra vilken metod du bör använda. Du kan också klicka på länken Läs mer om de olika metoderna för att få mer information. Valet går att ändra när som helst genom att välja Arkiv Grunduppgifter och fliken Bokföring. Välja kontoplan och skapa ett nytt räkenskapsår Klicka på Nytt räkenskapsår för att komma till nästa bild där räkenskapsårets start- och slutmånad väljs. SpeedLedger e-bokföring Handbok 53

54 Välj start- och slutmånad på första räkenskapsåret samt vilken kontoplan som ska användas. Om du väljer en av mini-kontoplanerna kommer motsvarande kompletta kontoplan att lagras som mallkontoplan. Från mallkontoplanen kan du sedan plocka konton till din egen kontoplan. Detta sker i Underhåll Kontoplan genom att klicka på Lägg till från mallkontoplan. Om du vill importera verifikationer och kontoplan från ett annat system, välj Import från Översiktsmenyn efter att du slutfört startguiden. Genom att importera data förs verifikationer som gjorts i det gamla bokföringsprogrammet över till e-bokföring. Du kan titta på enskilda verifikationer och transaktioner i e-bokföring även för perioden innan startdatumet och det gamla programmet behöver inte användas mer. Läs mer om hur det går till att importera data i stycket Import i kapitlet Beskrivning av varje funktion. Avsluta startguiden Efter att startguiden avslutas är det lämpligt att fundera på om du behöver göra några justeringar i kontokopplingar kontoplanen 54 SpeedLedger e-bokföring Handbok

55 eventuella resultatgrupper ingående balanser Se över kontokopplingarna Kontokopplingarna styr stora delar av automatiken i e-bokföring. T.ex. anges här vilka konton i bokföringen som motsvarar bankkonto, kundreskontra, leverantörsreskontra samt hur momsen ska bokas. Justera kontoplanen Tänk igenom om företaget använder några konton som är företagsspecifika, t.ex. försäljningskonton för olika produktgrupper med olika momssatser. I så fall bör du gå till Underhåll Kontoplan och lägga till dessa (antingen nu eller senare). Lägga upp resultatgrupper och resultatenheter Att använda resultatgrupper, eller underdimensioner, subkonton, objekt som de kan heta i andra bokföringsprogram, är ett sätt att förfina redovisningen för internt bruk och har inget med den externa redovisningen till myndigheter att göra. Gå till Underhåll Resultatgrupper för att lägga upp och ändra resultatgrupper och resultatenheter. Mata in ingående balanser eller göra en första verifikation för överföring av saldon Gör så här om du inte importerat data utan vill mata in saldon från ditt gamla bokföringssystem manuellt: 1. Kör ut en saldolista ur det gamla bokföringsprogrammet med utgående saldon per dagen innan startdatumet för e-bokföring. SpeedLedger e-bokföring Handbok 55