Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Kanslichef Riktlinjer Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen gäller för handlingar inom Habilitering & Hälsa (tidigare Handikapp & Habilitering) Stockholms läns sjukvårdsområde, Stockholms läns landsting.

2 2 (65)

3 Innehållsförteckning Bakgrund...2 Användningsområde...2 Giltighet...2 Allmänna handlingar:...2 Inte allmänna handlingar Gallras...2 Skrivmaterial/media...2 Habiliteringsjournaler...2 Om bilder/fotografier och film/video i behandlingsarbetet...2 Om Psykologtester testprotokoll...2 Dokumenthanteringsplanens upplägg...2 Uppdelningen är följande:...2 Genomförandeprocess...2 Arbetsgruppen för Habilitering & Hälsas dokumenthanteringsplan...2 Administrativa handlingar...2 Ekonomi och inköp...2 Personalhandlingar...2 Personalhandlingar...2 Information...2 Forskningshandlingar...2 Forskningshandlingar...2 Verksamhetsutveckling...2 Utbildning...2 Vårdrelaterade handlingar (65)

4 4 (65)

5 Bakgrund Under åren fanns en Habiliteringsnämnd inom SLL. Denna nämnd tillkom genom att den tidigare Omsorgsnämnden sammanfördes med den tidigare Sociala nämnden. Detta innebar att omsorgsverksamheten, BUP-verksamheten (dåvarande PBU) samt barn- och ungdomshemsverksamheten sammanfördes i en gemensam nämnd. Den nya nämnden fick även ansvar för en ny samordnad barnhabilitering som infördes i landstinget. År 1986 återtogs namnet Omsorgsnämnden och verksamheten sektoriserades under fem geografiska omsorgsstyrelser. År 1995 överförde största delen av landstingets omsorgsverksamhet för personer med utvecklingsstörning till primärkommunerna. Det var basverksamheterna boende, daglig sysselsättning, förskole- och särskoleverksamhet liksom vissa sociala stödfunktioner som överfördes och orsaken var ny lagstiftning till följd av 1989 års Handikapputredning. Den dåvarande Omsorgslagen upphävdes och ersattes av Lag (1993:387) om stöd och service för vissa funktionshindrade, LSS. Som ytterligare en följd av Handikapputredningen inleddes avveckling av kvarvarande vårdhemsverksamhet för personer med utvecklingsstörning i enlighet med Lag (1997:724) om avveckling av specialsjukhus och vårdhem. Jämsides med kommunaliseringen 1995 skedde en omorganisation av i SLL kvarvarande delar av omsorgsverksamheten, de s.k. expertverksamheterna som bestod av habiliteringscentra för barn och ungdomar respektive vuxna, habiliteringsverksamhet vid skolor med behandlingsavdelningar, föräldrautbildning mm. Såväl de geografiska upptagningsområdena som inriktningen på enheterna gjordes då också om. Samtidigt infördes en beställare/utförarmodell i verksamheten. Det inofficiella namnet nya Omsorgsnämnden användes under en tid för den nya och kraftigt bantade organisationen. årsskiftet 1998/1999 avvecklades den politiska Omsorgsnämnden och verksamheten överfördes till hälso- och sjukvården, direkt underställd dåvarande Produktionsnämnden. År 2000 skildes habilitering och barnpsykiatri åt och Handikapp & Habilitering bildades. Verksamheten lades under Södra Stockholms Produktionsområde, SSPO, underställt Produktionsstyrelsen. År 2001 gick SSPO upp i Stockholms Produktionsområde, SPO. År 2004 bildades Stockholms läns Sjukvårdsområde, SLSO, med egen styrelse byts verksamhetsnamnet till Habilitering & Hälsa. Verksamheten är fortfarande en resultatenhet inom SLSO. Användningsområde Denna dokumenthanteringsplan omfattar administrativa handlingar samt vårdhandlingar och ska tillämpas av samtliga verksamheter inom Habilitering & Hälsa. De uppräknade handlingarna är medieoberoende vilket innebär att informationen kan finnas på papper, databaser, datafiler, mail, cd m.m. I de fall informationen ska bevaras och det inte sker på papper måste verksamheterna se till att det finns förutsättningar för långtidslagring av informationen. Information om detta går att få från arkivredogörare och arkivansvarig inom SLSO samt från Landstingsarkivet. 5(65)

6 Giltighet Dokumenthanteringsplanen är specifik och ska enbart användas av Habilitering & Hälsa inom SLSO. Den nu framtagna planen skall gälla retroaktivt för hela verksamheten och ersätter Bevarande- och gallringsplan för handlingar inom Handikapp & Habilitering SLSO samt Bevarande- och gallringsplan för personakter inom omsorgen, s.k. omsorgsakter, LA Allmänna handlingar: En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och antingen har till eller hos myndigheten. Arkivlagen reglerar arkivvården för stat, kommun och landsting. Den talar mer detaljerat om hur informationen ska vara strukturerad för att myndigheten ska tillgodose allmänhetens rätt till insyn, den egna verksamhetens behov, rättskipningens behov och framtidens forskning. Inte allmänna handlingar Arbetsmaterial och utkast är inte allmänna handlingar och hör därför egentligen inte hemma i en bevarande- och gallringsplan för offentlig förvaltning. De har ändå tagits med för att det inte ska råda någon osäkerhet om att sådana handlingar kan kastas så fort de har blivit inaktuella för verksamheten. Förutsättningen är att handlingarna är av tillfällig karaktär och att de inte innehåller unik och viktig information. Kopior och dubbletter är allmänna handlingar men kan gallras vid om de är av uppenbart ringa betydelse, vilket de ju ofta är. Att en handling skall bevaras innebär att den skall sparas för all framtid. Om skall bevaras anges detta i dokumenthanteringsplanen med ordet. Gallras De handlingar som uppstår inom en offentlig förvaltning, är allmänna handlingar och får därför inte gallras utan att ett gallringsbeslut har fattats. Att en handling kan gallras innebär att den kan förstöras efter en viss tid. Att kan gallras anges i planen med en så kallad gallringsfrist, det vill säga den tid som måste förflyta innan får gallras. Om gallringsfristen är 3 år innebär detta att kan gallras först när tre hela kalenderår har förflutit. Vissa handlingstyper kan gallras vid, vilket anges med i dokumenthanteringsplanen. Det innebär att handlingarna kan gallras när verksamheten inte längre har något behov av dem, det vill säga när de inte längre är aktuella. Skrivmaterial/media Det skrivmaterial som används vid producerandet av allmänna handlingar ska vara godkänt av Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP). Med skrivmateriel avses här pennor, färgband, toner, skrivare, fax, kopiatorer osv. ar som bevaras på papper ska vara upprättade på åldersbeständigt eller arkivbeständigt papper. De handlingar som produceras i elektronisk form ska bevaras i av landstingsarkivet godkända format alternativt skrivas ut på papper om detta inte innebär att sökvägar och informationssammanställningar gallras. 6 (65)

7 Habiliteringsjournaler Patientjournalen omfattar handlingar som rör habiliteringen av funktionshindrade barn, ungdomar och vuxna. Patientjournalen upprättas i samband med att en enskild begär insatser. Den innehåller handlingar som tillkommer i samband med ansökan och beslut om insatser, journalanteckningar av de som deltar i vården, utredningar, korrespondens etc. Habiliteringsjournaler bedöms ha ett betydande forskningsvärde. Huvudlinje i dessa anvisningar är alltså att alla habiliteringsjournaler skall bevaras för framtiden. Vissa handlingar i dessa har dock bedömts ha en mera kortsiktig betydelse och kan gallras efter hand. erna har beräknats med hänsyn till vårdens behov och lagstiftningens krav. Gallring bör verkställas kontinuerligt vid lämpliga tidpunkter, dock senast vid avställning av journalen. Om bilder/fotografier och film/video i behandlingsarbetet Bilder, fotografier, film och video används ibland i terapeutiskt syfte och ibland som arbetsmaterial. Det ankommer på behandlaren att bedöma ifall materialet har använts som ett led i vård eller behandling eller om det är att betrakta som arbetsmaterial. Informationen på bild/foto/film/video kan gallras efter att sakuppgift som utgör underlag för bedömning, behandling eller åtgärd dokumenterats i journalen. Enheten har ansvaret för att det material som ska bevaras i sin helhet överförs/konverteras till ett av landstingsarkivet godkänt format. För mer information rörande konvertering av bilder/fotografier samt film/video hänvisas till Landstingsarkivet. Om Psykologtester testprotokoll Psykologtester omfattas av testsekretess och är en viss handlingstyp som det råder oro och oklarhet omkring. Psykologtesterna, såväl protokoll som utvärdering/sammanfattning är att betrakta som journalmaterial och tillhör därför patientens journal. leverans av journaler till landstingsarkivet är det viktigt att hela journalen är fullständig. Hela journalen omfattas av sekretess och det sker alltid sekretess- och men prövning när någon begär att få ut en journal från landstingsarkivet. De särskilda sekretessbestämmelserna för testmaterial beaktas självklart då. Dokumenthanteringsplanens upplägg Planen är uppdelad i åtta avdelningar för att underlätta sökningen efter specifika handlingar. Gemensamt är dock att den första kolumnen anger vilken handlingstyp som avses, den andra kolumnen anger ifall skall bevaras eller om den kan gallras efter en angiven tidsperiod. Den tredje kolumnen registrering anger hur handlingarna ska hållas ordnade, den fjärde kolumnen Plats visar vilken nivå eller vilka nivåer inom organisationen som hanterar denna typ av handling och därigenom också har det slutliga bevarandeansvaret för den. Under kolumnen finns anmärkningar där sådana behövs för att förtydliga någonting eller för att ge en kompletterande förklaring. Ibland finns där också en alternativ 7 (65)

8 gallringsfrist som ska tillämpas på handlingar av lite äldre datum, beroende på förändringar i lagstiftning eller i dokumentationssättet. Det är därför viktigt att även läsa informationen i anmärkningskolumnen noggrant för att göra en korrekt bedömning. Uppdelningen är följande: Administrativa handlingar Ekonomi och inköp Personalhandlingar Information Forskningshandlingar Verksamhetsutveckling Utbildning Vårdrelaterade handlingar När det gäller ekonomi-, inköp och personalhandlingar så hanteras dessa handlingar huvudsakligen inom SLSO:s centrala förvaltning. I de fall som ni söker inte finns upptagen i dokumenthanteringsplanen så hänvisar vi till de mer omfattande planerna som SLSO har upprättat: Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd personal, miljö och löner, SLSO Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd Administration och Verksamhetsstöd Vård- och Patientsäkerhet, SLSO Bevarande och gallringsplan för Verksamhetsstöd Ekonomi, SLSO 07/143 Genomförandeprocess Den dokumenthanteringsplan som nu föreligger har arbetats fram inom en arbetsgrupp med representanter från olika verksamhetsgrenar samt med medverkan från en arkivarie med placering på SLSO. Planen har gått på remiss till samtliga chefer med uppmaning att förankra den i sina arbetsgrupper. Arbetsgruppen för Habilitering & Hälsas dokumenthanteringsplan Agneta Stavheim Nilsson, Administrativ handläggare, Verksamhetsområde Länscentret Britt-Marie Blomquist, Administratör, Habiliteringscenter Norrtull för barn, Verksamhetsområde Stockholm Carina Sigfrids, Administratör, Habiliteringscenter Täby för barn, Verksamhetsområde Norr Hans Wermeling, Kansli- och utvecklingschef, Ledning och Stab Ingela Askelind, Administratör, Hjärnskadecenter, Verksamhetsområde Länscentret Jessika Eklund, Arkivarie, Landstingsarkivet/SLSO Monica Owen, Enhetschef, Habiliteringscenter Södertälje för barn, ungdomar & vuxna, Verksamhetsområde Söder Reneé Tenglund, kreterare, Kanslienheten 8 (65)

9 Administrativa handlingar Adressregister Akter till diariet Diarieförs SLSO:s Ansvarsärenden/ anmälningsärenden Arbetsmaterial, utkast och kopior Diarieförs Chefläkare/ SLSO:s Arbetsmiljöärenden Diarieförs SLSO:s Anmälan om arbetsskada Arkivbeskrivning Arkivförteckning Attestantförteckning Diarieförs SLSO:s Avtal/kontrakt av tillfällig betydelse Avtal/kontrakt av varaktig betydelse 2 år efter avtalstidens slut / Diarieförs SLSO:s Uppdateras kontinuerligt Arkivläggs av efter det att gallringsbara handlingar enligt denna plan har avlägsnats. Under förutsättning att handlingarna är av tillfällig betydelse och inte innehåller viktiga sakuppgifter. Arkivläggs vid uppdateringar Arkivläggs vid uppdateringar Oftast rörande administration t.ex. Leasing-, service-, inköpsavtal, hyreskontrakt/avtal, avtal om handledning, avtal med föreläsare. Oftast rörande verksamheten t.ex. vårdöverenskommelser, samarbetsavtal, avropsavtal, köpekontrakt, konsultavtal, samverkansavtal 9 (65)

10 Avvikelserapport gällande arbetsmiljö Avvikelserapport gällande miljö Avvikelserapport gällande patientsäkerhet Begäran om förstöring/ ändring av patientjournal Behörighetsblankett avseende olika system Beslut, verksamhetens egna anmärkning anmärkning anmärkning Registreras i Händelsevis Registreras i Händelsevis Registreras i Händelsevis Diarieförs SLSO:s 6 mån efter att behörigheten upphört att gälla Löpnummerordning Beslutsregister Brandskyddskontroll, checklista Brandskyddskontroll, protokoll Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. T.ex. Heroma, Raindance, Clockwork. Förvaras tillsammans med besluten När ny När nytt 10 (65)

11 Brev, inkomna samt utgående Förs upp på postlista / Chefsbrev Kanslienheten Dagordning Delegationer 2 år efter åtagandets slut Diarieförda handlingar SLSO:s Diarium SLSO:s Dokumenthanteringsplan Diarieförs SLSO:s Enkäter, frågeformulär Enkäter, sammanställning Diarieförs SLSO:s Enkätsvar/underlag Film-, video- och ljudband rörande verksamheten Flödesschema/ Processbeskrivningar anmärkning / Gäller även e-post. Avser korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation. Om det blir ett ärende i frågan eller ifall brevet leder till åtgärd ska ärendet diarie- föras av. Anteckna diarienumret i postlistan så att ärendet lätt går att återfinna. För mer information, se H&H:s rutin Hantering av allmänna handlingar. Arkivläggs av efter att gallringsbara handlingar enligt denna plan har avlägsnats. Hos SLSO:s huvud. Ett exemplar av frågeformuläret Under förutsättning att sammanställning är gjord, annars. T.ex. presentationsmaterial gällande verksamheten. 11 (65)

12 Fondansökan Fondansökan, kopia Fotografier rörande verksamheten Följebrev Försäkringsbrev anmärkning / Försäkringsärenden Diarieförs SLSO:s Förteckning över digitala system ar från jubileer, invigningar och andra tillställningar ar inkomna för kännedom Kanslienheten splaner Information om indragna legitimationer, från Socialstyrelsen/HSAN Informationsmaterial, egenproducerat T.ex. till Allmänna arvsfonden, Jerringfonden, Majblomman m.fl. Gallras när nytt T.ex. inbjudningar, program, fotografier, presentationer. Under förutsättning att inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ärendet. T.ex. angående miljöarbete, hot och våld. Ett exemplar av varje version. Inspektionsmeddelande Instruktioner, se manualer 12 (65)

13 Inventarieförteckning Kallelser till möten / Klagomål Diarieförs SLSO:s Kontrakt, se avtal Kopior / Krishanteringsplan Diarieförs SLSO:s Konsekvensanalys/ Riskanalys Diarieförs SLSO:s Korrespondens Förs på postlista Korrespondens av rutinmässig karaktär Kvalitetskontroll, handlingar rörande Kvittenser av behörigheter, nycklar och liknande 6 mån efter det att behörigheten upphört att gälla / / Tolkcentralen Brev, e-post, telefonsamtal. Gäller både för kännedomskopia och egenupprättad kopia. Ett exemplar av varje version. Gäller även e-post. Avser korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation. Om det blir ett ärende i frågan eller ifall brevet leder till åtgärd ska ärendet diarieföras av. Anteckna diarienumret i postlistan så att ärendet lätt går att återfinna. För mer information, se H&H:s rutin Hantering av allmänna handlingar. Gäller även e-post. Under förutsättning att korrespondensen inte Innehåller viktig eller unik sakinformation, t.ex. kallelser till möten. 13 (65)

14 Larmrapporter/ Orderrapport Leveransreversal till Landstingsarkivet Lista över behöriga kontobeställare Lista över behöriga signeringsansvariga Manualer: Original Kopior Medarbetarsamtal/ Utvecklingssamtal Logglistor för BEDAdatorer MBLförhandlingsprotokoll Medarbetarundersökningar Meddelande om uppsägning av prenumeration 2 år / 6 mån efter det att behörigheten upphört att gälla 6 mån efter det att behörigheten upphört att gälla Kanslienheten Kanslienheten 2 år / Kanslienheten / Miljöbokslut, egna Diarieförs SLSO:s Minnesanteckningar, se protokoll Mottagningsbevis, rekommenderat brev Kronologiskt Kvitto på levererade handlingar. Gäller användarmanualer upprättade för verksamhetens system. 1 exemplar av varje version bevaras. Kopia på enhet gallras vid 14 (65)

15 Organisationsplaner Patientärenden Diarieförs SLSO:s Registrator Personalförteckning Planeringskalendrar PM Pro Memoria Policydokument och riktlinjer Polisanmälan om stöld/inbrott anmärkning Diarieförs SLSO:s Postlistor Prenumerationsbeställning T.ex. Lex Maria, LSS, Patientnämnd. Det ska framgå i patient- journalen att ett diariefört ärende finns, antingen i journalanteckning eller kopia av anmälan eller dyligt. Detta gäller samtliga former av patientärenden som diarieförs. T.ex. semesterlistor Ett PM är ett kort internt dokument där en medarbetare eller en grupp beskriver en idé, en erfarenhet, ett förslag eller dylikt. Ett PM kan också beskriva motiven och arbetet bakom en produkt som tagits fram. Initiativtagare till ett PM kan vara en enskild medarbetare, en chef eller Utvecklingsforum. Verksamhetens egna. 1 exemplar av varje version bevaras 15 (65)

16 Presentationsmaterial, egenproducerat Processbeskrivningar/ Flödesschema Projekthandlingar Projekthandlingar, slutrapport och visst underlag Protokoll och minnesanteckningar, verksamhetens egna Rapporter, inom eller av den egna verksamheten Reklam Register av tillfällig betydelse Register av varaktig betydelse Remisser/ uppdrag/ yttranden från annan förvaltning eller myndighet Remissvar/yttranden till annan förvaltning eller myndighet anmärkning anmärkning Diarieförs SLSO:s Diarieförs SLSO:s Broschyrer, informationsmaterial, overheadbilder, Power-Point. Verksamhetens egna. 1 exemplar bevaras. ar rörande Information samt ar rörande Verksamhetsutveckling ar rörande Information samt ar rörande Verksamhetsutveckling T.ex Samverkansgrupper, Ledningsgruppen, Samrådsgrupper, Arbetsplatsträffar, Administrativa konferenser, Möten med föräldra- och brukarrepresentanter Ett exemplar av t.ex patientenkäter, utvärderingar, slutrapporter och kartläggningar T.ex. register i inpasseringssystem T.ex. postlista 16 (65)

17 Revisionsprotokoll/ Rapporter, kopia / Riktlinjer och policys Diarieförs SLSO:s Riskanalys/ Konsekvensanalys / Ritningar, original Rutiner, se Riktlinjer/ Policys Skrivelser även korrespondens / Slutrapport Diarieförs SLSO:s Statistik, intern Statistikunderlag anmärkning Systembeskrivning / Systemförteckning / Telefonlistor Tillbud/Skaderapport anmärkning Händelsevis / T.ex. angående miljö. Original diarieförs centralt inom SLSO. Avser skrivelser som innehåller viktig eller unik sakinformation. För mer information, se H&H:s rutin Hantering av allmänna handlingar. Även från undersökning gjord av extern konsult Avser egen sammanställning Gallras när sammanställning är gjord, annars 2 år. Gäller datasystem Gäller datasystem. Bilaga till arkivförteckning Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Rapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 10 år. 17 (65)

18 Tillsynsmeddelande från Arbetsmiljöverket Tjänstgöringsrapporter för tolktjänster, kopia / Tolkkvitton Tolkbeställning, avrop till tolkbolag Tolkbeställning, Inkommande Tolkbeställning, svarsmall Tolkbeställning, underlag till beställning Tolkbeställning, utgående, förfrågan till tolkbolag Tryckt material, egen produktion Diarieförs SLSO:s anmärkning / Tolkcentralen Tolkcentralen Tolkcentralen Tolkcentralen Tolkcentralen Uppdragsbeskrivning Diarieförs SLSO:s Utvecklingssamtal/ Medarbetarsamtal Verksamhetsberättelse, årsberättelse Diarieförs SLSO:s Verksamhetsplaner Diarieförs SLSO:s Yttranden Diarieförs SLSO:s Överenskommelser Diarieförs SLSOregistrat. Efter införande i tolkbokningssystemet. Inkommer via e-post. Underlag till avtalsuppföljning. Gallras när nytt avtal. Efter införande i tolkbokningssystemet. Efter införande i tolkbokningssystemet. Ett arkivexemplar bevaras Även från undersökning utförd av extern konsult. Ett arkivexemplar bevaras Enheten bevarar ett ex. i verksamheten. Ett arkivexemplar bevaras Enheten bevarar ett ex. i verksamheten. Avser yttranden från Handikapp&Habilitering 18 (65)

19 Ekonomi och inköp Ekonomifunktionen scannar in alla ekonomiska handlingar. Fakturor i original kan finnas i enstaka exemplar och då på Verksamhetsstöd Ekonomi. Anläggningsobjekt/ anmälningar av nyinköpta objekt, pappersunderlag Redovisningen, SLSO centralt Anläggningsregister 10 år Redovisningen, SLSO centralt Anskaffningsbeslut/ rekvisition/beställning Attestansvariga, förteckning över Avbetalningsplan anmärkning Redovisningen, SLSO centralt Diarieförs SLSO:s Redovisningen, SLSO centralt Avskrivningar, fordringar 10 år Redovisningen, SLSO centralt Avskrivningar, inventarier 10 år Redovisningen, SLSO centralt Avstämningsdokumentation, balanskonton t.ex.kassa likvid Avtalsuppföljning, underlag Balansräkningar: per månad per år Beställningar/rekvisition 2 år Redovisningen, SLSO centralt 2 år Redovisningen, SLSO centralt 2 år Redovisningen, SLSO centralt anmärkning Redovisningen, SLSO centralt Årligt utdrag från ekonomisystemet T.ex. böcker, terminalglasögon. Gallras vid under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. Gäller patient- och kundfordran. Ingår i Grundbokföringen Planmässiga avskrivningar. Ingående värde redovisas i månads- halvårs och årsrapport Besöksstatistik, officiella prestationer. Originalfil i ekonomisystemet Per 31/12 ingår i årsbokslutet Gallras vid under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. 19 (65)

20 Betalningspåminnelser från leverantör Bokföringsorder, underlag 2 år Kanslienheten/ Redovisningen, SLSO centralt Bokslutsunderlag 2 år Kanslienheten/ Redovisningen, SLSO centralt Budgetförslag, arbetsmaterial Budget, kopia samt budget- underlag 2 år Kanslienheten/ Redovisningen, SLSO centralt 2 år Kanslienheten Delårsbokslut, underlag Kanslienheten T.ex. Underlag till årsprognos, övriga sammanställningar och specifikationer. Fakturakopior Fakturor Följesedlar Handkassor inventering, kopia Inköpsuppdrag, rekvisitioner, kopia anmärkning Gallras när fakturan är betald Redovisningen, SLSO 2 år 2 år Interna fakturor, underlag 2 år / Inventarieförteckning Redovisningen, SLSO Konsultrapporter Diarieförs SLSO:s Kundfakturor, underlag 2 år Kanslienheten Gallras vid under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. 20 (65)

21 Kvitton 2 år Månadsbokslut, underlag till: Månadsvis årsprognos, underlag till: T.ex. kontantutlägg 2 år Kanslienheten T.ex: Enheternas underlag, underlag till: resultat- och balansräkning, verksamhetstal, specifikationer, uppföljning enhetsvis. 2 år Kanslienheten T.ex: Enheternas underlag, verifikat med underlag, underlag till resultaträkning. Orderbekräftelser 2 år / Prestationer/ produktionstal Underlag, årsvis. Rekvisitioner 2 år Kanslienheten Görs månads- och årsvis till Samverkansgruppen anmärkning Redovisningen, SLSO centralt Revisionsrapporter Ekonomifunktionen Statistik, av tillfälligt värde Statistiskt underlag till årsberättelser Tabellutskrifter Ekonomifunktionen 2 år Ekonomifunktionen Ekonomifunktionen Verifikationer, kopior 2 år / Gallras vid under förutsättning att uppgifterna införts i ekonomisystemet. Annars 10 år. Ingår i årsbokslut Årsbokslut, underlag 2 år Kanslienheten T.ex.: Enheternas underlag, underlag till: resultat- och balansräkning, verifikat, årsprognos, övriga sammanställningar 21 (65)

22 Årsbudget, underlag 2 år Kanslienheten T.ex. Enheternas underlag, underlag till: sammanställd budget, verksamhetsplan, resultat- och balansräkning. 22 (65)

23 Personalhandlingar AMF/AFA, anmälningar om arbetsskada AMF/AFA, anmälningar om sjukersättning Anhöriguppgift Annons, utlysning av tjänst I personalakt Kanslienheten/ Respektive enhet anmärkning I personalakt Kanslienheten/ Respektive enhet Kanslienheten Anställningsavtal/-beslut I personalakt Kanslienheten Ansökan om bidrag till arbetshjälpmedel, kopia Ansökningshandlingar, anställda Ansökningshandlingar, person som ej anställts Ansökningshandlingar/ Intresseanmälningar som inte avser viss ledigförklarad tjänst (spontanansökningar), ej antagna Arbetsförmågebedömning arbetsprövning rörande anställd anmärkning anmärkning 2 år efter anställningens upphörande Blankett Blankett dan 2009 registreras annonser i personalsystemet Rekrytera. Annonser från tiden innan 2009 bevaras i tillsättningsakt. I personalakt Kanslienheten Gäller extern ansökan I personalakt Kanslienheten Kanslienheten Kanslienheten Kanslienheten dan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. ar från tiden innan 2009 bevaras i personalakt. dan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. ar från tiden innan 2009 gallras efter 2 år. Arbetsgivarintyg 2 år I personalakt Kanslienheten Till t.ex. A-kassan Arbetsskaderapporter, anmälan om arbetsskada I personalakt Kanslienheten Arbetsskadestatistik anmärkning Kanslienheten Redovisas i SAMO, arkiveras med protokollen 23 (65)

24 Arbetsskador, handlingar rörande Avgångsvederlag, avtal eller protokoll gällande Beslut från Försäkringskassan om högriskskydd Beslut från Försäkringskassan om tillsvidare- och tidsbegränsade sjukersättningar (kopia) Beslut i personalvårdsoch disciplinärenden Beslut gällande lönebidrag/introduktionsstöd Beslut gällande nystartsanställning Beslut gällande särskild avtalspension Beslut om arbetsskada, kopia Beslut om avslag gällande bisyssla Beslut om tillsättning av tjänst Betyg/Intyg, insända från de som fått anställning Betyg/Intyg rörande anställningen, utfärdade av H&H Bisyssla, uppgift om I personalakt Kanslienheten T.ex. anmälan, läkarintyg, beslut om ersättning Diarieförs SLSO:s 2 år efter beslutets upphörande Enhetschef Kopia i personalakt. I personalakt Kanslienheten Uppgifter i Heroma. Diarieförs SLSO:s Kanslienheten I personalakt Kanslienheten Diarieförs SLSO:s I personalakt Kanslienheten I personalakt Kanslienheten Läggs till det personalsociala ärendet. Kopia läggs i personalakt Kopia läggs i personalakt I personalakt Kanslienheten dan 2009 registreras dessa beslut i personalsystemet Rekrytera. Beslut från tiden innan I personalakt Kanslienheten I personalakt Kanslienheten Disciplinhandlingar Diarieförs SLSO:s Blankett Beslut i personalvårds- och Disciplinärenden. T.ex. varningar, underrättelser, yttranden. Kopia läggs i personalakt 24 (65)

25 Dispenser, vid vakanta tjänster vid anställningsstopp, kopia 2 år efter dispensbeslut Kanslienheten Entledigande I personalakt Kanslienheten Facklig tid, rapporter och sammanställningar Friskhetsintyg Friskvårdshandlingar, underlag Frånvarorapport, sjuk-, underlag Företrädesrätt, arbetstagares begäran om naste intyget, Övriga gallras när nytt intyg I personalakt Kanslienheten Kanslienheten Original SLSO centralt. Efter införande i Heroma. Efter införande i Heroma. 9 månader Kanslienheten (Giltig i 9 månader enligt LAS) Förhandlingsprotokoll Kanslienheten Löne-, MBL, mfl. Förteckning över skyddsombud/facklig representant Förteckning över sökande till tjänst Intyg, både utfärdade och insända Korrespondens med den anställde och angående den anställde Ledighetsansökan Kanslienheten När nytt dokument Kanslienheten dan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. ar från tiden innan 2009 bevaras i tillsättnings- akt. anmärkning anmärkning Förs på postlista och arkiveras med övrig korrespondens. / respektive betyg/intyg för gallringsfrist Under förutsättning att uppgiften registrerats i personal- administrativt system, annars 2 år. 25 (65)

26 Läkarintyg/läkarutlåtande 2 år Lönebeslut Lönebidrag/Introduktionsstöd anmärkning 2 år efter anställningens upphörande I de fall det inte rör sig om rehabiliteringsärenden/ arbetsskador I personalakt Kanslienheten Gallras när nytt beslut upp- rättats. naste beslutet gallras 2 år efter anställningens upphörande. Kanslienheten Matrikelkort I personalakt Kanslienheten T.ex. rekvisition av lönebidrag. MBL-förhandling Kanslienheten I de fall för rör personalsociala/ rehabiliteringsärenden skall dessa i ärendet och diarieföras. Medarbetarsamtal Medicinsk kontroll av nattarbetande, erbjudande och utlåtande Meritförteckning/CV för dem som fått anställning Omplaceringar, utredningar om och beslut Pensionsansökningar, kopia Personalakter Personalsociala utredningar, original Rapport om risk för yrkesskada/sjukdom eller brist i arbetsmiljön (Tillbudsblankett) erna för handlingar i personakterna är olika, se gallringsfrist för de enskilda handlingstyperna. Rehabiliteringsutredningar I personalakt Kanslienheten I personalakt Kanslienheten Diarieförs SLSO:s I personalakt Kanslienheten anmärkning Personnummerordning Kanslienheten Diarieförs SLSO:s 2 år Diarieförs SLSO:s Läggs till det personalsociala ärendet. Kopia läggs i personalakt Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Rapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. Ev. sekretess. Kopia läggs i personalakt 26 (65)

27 Sammanställning över sökande till tjänst mesteransökningar, underlag Skyddsrondsprotokoll Diarieförs SLSO:s anmärkning Specialistbevis, kopia I personalakt Kanslienheten Statsbidragsrekvisitioner, kopia, rörande tillfälligt anställda. anmärkning Kanslienheten Tidkort 2 år Tillsättningsakter Tjänstbarhetsintyg Tjänstgöringsbetyg/intyg, kopia Tjänstgöringsuppgifter Tjänstledighet, begäran om anmärkning naste intyget, Övriga gallras när nytt intyg I personalakt Kanslienheten Kanslienheten dan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera ar från tiden innan 2009 bevaras i tillsättningsakt. Efter införande i Heroma. naste protokollet bevaras tills nytt (LAN, lönebidrag, anställningsbidrag) Gallras efter kontroll att uppgifter införts i ekonomisystemet. gallringsfrist för de enskilda handlingstyperna. dan 2009 registreras dessa handlingar i personalsystemet Rekrytera. I personalakt Kanslienheten Intyg bevaras i Heroma. Kanslienheten 2 år Efter införande i Heroma 27 (65)

28 Underskrift om tystnadsplikt, för praktikanter/studenter Utanordningslista, signerade Utbildningsansökan Varningsbrev, skriftlig varning Varsel Yrkeslegitimationsbevis, kopia 2 år efter anställningens upphörande 10 år Diarieförs SLSO:s 9 mån efter anställningens upphörande I personalakt Kanslienheten Läggs till det personalsociala ärendet. Kopia läggs i personalakt I personalakt Kanslienheten Yrkeslegitimation utfärdad av Socialstyrelsen 28 (65)

29 Information Ansvarig utgivare, uppgift om Annonser:, som enbart finns på webbsidan, men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att annonserna BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Annonser som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Arbetsmaterial i redaktionellt arbete, rådgivningsarbete samt utbildningsverksamhet Utkast inför slutartikel, deltagarlistor över föräldrar till utbildning, planering av nästa års katalog. Arbetsmaterial vid filmproduktion T.ex. intervjuer. 29 (65)

30 Artiklar: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att artiklarna BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Artiklar som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Banner: Banners som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Av ringa och tillfällig betydelse Banners som har publicerats på webbsidan och som inte till- för någon väsentlig information. Beställning av trycksaker/filmer 30 (65)

31 Bilder och bildobjekt: Bilder som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Av ringa och tillfällig betydelse Bilder som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Bilder som ej publicerats Bildspel Bildspel som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Av ringa och tillfällig betydelse Bildspel som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Bildspel och presentationer som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans. 31 (65)

32 Blanketter: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att blanketterna BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Blanketter som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Brev: som enbart finns på webbsidan / Brev som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Brev som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Av ringa eller tillfällig betydelse Broschyrer, inkomna Bloggfiler Gallras under förutsättning att breven BEVARAS där det eller 32 (65)

33 Chatt: Av ringa eller tillfällig betydelse Av unik karaktär Copyright, uppgift om Diskussionsforum: Av ringa eller tillfällig betydelse Av unik karaktär Dokument: som enbart finns på webbsidan I de fall informationen som förekommer i chatten anses vara unik skall informationen BEVARAS, annars gallras uppgifterna vid. Om bilder/bildobjekt bevaras skall uppgift om upphovsrätt finnas med. I de fall upphovsrätten endast gäller för en viss tid måste detta anges. I de fall informationen som förekommer i forumet anses vara unik skall informationen BEVARAS, annars gallras uppgifterna vid. men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där et eller Av ringa eller tillfällig betydelse Egenproducerade skrifter Kronologiskt Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information 33 (65)

34 Elektronisk anslagstavla/ klotterplank/diskussionsforum: Av ringa eller tillfällig betydelse Av unik karaktär Enkla förfrågningar om tillfällig information och svar på dessa Enkäter: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Av ringa eller tillfällig betydelse Frågor och svar (FAQ) / Funktionsbrevlåda Författare/upphovsman, uppgift om Handikappupplysningens databaser, Bra att ha samt Frågor och svar. Informationsansvarig, uppgift om I de fall informationen som förekommer anses vara unik skall informationen BEVARAS, annars gallras uppgifterna vid. Gallras under förutsättning att enkäten BEVARAS där det eller Enkät som har publicerats på webbsidan och som inte tillförnågon väsentlig information Övriga frågor och svar, se Elektronisk anslagstavla /klotterplank/ diskussionsforum. Om text bevaras måste namnet på den som har skapat texten och organisatorisk tillhörighet finnas med. 34 (65)

35 Informationsmaterial, egenproducerat Inkomna rådgivningsfrågor och svar E-post och brev. Telefonfrågor registreras ej. Inkomna trycksaker Broschyrer, kataloger. Instruktioner: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att instruktionerna BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Instruktioner som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Introduktioner: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information 35 (65)

36 Kalendarium: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Kallelser Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information 36 (65)

37 Ljudupptagningar, filmupptagningar Av ringa och tillfällig betydelse Ljudupptagningar, filmupptagningar som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig i information. Ljudupptagningar, filmupptagningar som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. Ljudupptagningar som är länkade till eller ifrån externa webbplatser gallras vid. Övriga BEVARAS Logotyp: Logotyper som har producerats enbart för webbsidan och som inte bevaras någon annanstans och som i sammanhanget tillför väsentlig information. Av ringa och tillfällig betydelse Logotyper som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. 37 (65)

38 Länkar Med länk menas här själva kopplingen till den länkade informationen. Länkar i t.ex. dokumentet kommer, i de fall dokumenten skall bevaras, att finnas kvar som adress utan koppling. Även urvalsbevarandet av webbsidors layout kommer att visa länkadresser. Löpsedlar: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information 38 (65)

39 Mallar: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Manualer (för olika stödsystem): som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Multimediaupptagningar Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information 39 (65)

40 Nyhetsnotiser: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Nyhetspuffar: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information PowerPoint presentationer m.fl. Bildspel Presentationer producerade för webbsidor Presentationsmaterial, egenproducerat Broschyrer/ informationsmaterial, Overheadbilder, PowerPoint. Verksamhetens egna. 1 exemplar bevaras. 40 (65)

41 Presentationer vid utbildning/föredrag Ett exemplar av t.ex. deltagarförteckning, inbjudan, utbildningsmaterial såsom kurskataloger, presentationsmaterial såsom OHbilder, PowerPoint. Pressmeddelanden: som enbart finns på webbsidan men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan Gallras under förutsättning att dokumentet BEVARAS där det eller Av ringa eller tillfällig betydelse Produkt Publicerad film (Internet, intranät eller DVD) Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information Om man kommer fram till att innehållet i ett PM eller en Rapport passar för spridning, skapas en Produkt. Några exempel på en produkt är FoUrapport, artikel i Habilitering NU, artiklar på Habnet och/eller habilitering.nu, metodguide, metodhandbok, tryckt informationsblad. Egenproducerad eller uppdrag till extern. 41 (65)

42 Publicerade bilder anmärkning Rapporter Register över personer anmälda till utbildning/ föredrag Register över prenumeranter Systemförteckning Tillstånd till publicering av foto och artiklar på webben Trycksaker, egenproducerade produkter Kronologiskt Webbplats Webbplats, enskilda sidor 6 månader efter avpublicering Internet, intranät. Med artikel som bevaras så ska även foton bevaras men om artikel gallras kan även foton gallras. En rapport är en mer omfattande redovisning eller sammanställning från ett projekt, ett uppdrag eller en utredning. Affischer, enhetsfoldrar, Habilitering NU, FoUrapporter, broschyrer. Ett arkivexemplar bevaras Kopia på hela webbplatsen tas vid bokslut. PDF på förstasida samt ev. undersidor om det skett stora förändringar, tas en gång per kvartal. Gallras efter kopian på hela webbplatsen är gjord. Gallras av respektive webbredaktör. 42 (65)

43 Webbplatsens förstasida layout En webbplats utseende/layout bevaras genom att första sidan sparas 1 gång per kvartal eller vid större förändringar. Övriga sidor gallras. Webbredaktör, uppgift om 43 (65)

44 44 (65)

45 Forskningshandlingar I de fall forskning sker på exempelvis habiliteringsenhetsnivå bevaras handlingarna på den enheten. Abstracts Anmälan enligt personuppgiftslagen Ansökningar om bidrag, avslagna Ansökningar om bidrag, Beviljade Anslagsansökningar, utgående samt inkomna Ansökan till och beslut från andra myndigheter eller organ anmärkning I diarieförd projektakt I diarieförd projektakt Diarieförs SLSO:s I diarieförd projektakt Artiklar Bearbetningsmaterial, annat Bearbetningsmaterial i form av beräkningar Beslut om beviljade medel/kontrakt Datafiler 10 år efter projektavslut I diarieförd projektakt Delrapporter I diarieförd projektakt Ekonomiska slutrapporter I diarieförd projektakt Forskningsanslag, ansökningar, beslut och rapporter Gäller utgående ansökningar. Inkommande ansökningar = ar t.ex. från forskningsetisk nämnd, Socialstyrelsen. Avser rådata som försöks- rapporter, intervjuer, kvalitetskontroller, ändringar av primärdata, opublicerade resultat o.s.v. Datafiler som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data. 45 (65)

46 Enkätformulär I diarieförd projektakt Enkätmaterial Excerpter Gallras vid projektavslut Forskningsplaner I diarieförd projektakt Forskningsdagböcker I diarieförd projektakt Forskningsresultat, böcker och rapporter Forskningsunderlag Förteckningar på använda patientjournaler Försöks- eller undersökningsprotokoll Importerade registerdata anmärkning 10 år efter projektavslut 10 år efter projektavslut projektavslut I diarieförd projektakt Ett exemplar av formuläret. Förutsatt att en av projektledarna vidimerad utskrift av rådata sparas i 10 år. Undantag kan göras för enkätmaterial som anses av mycket stort värde för framtida forskning vilket då bevaras. Gallras vid om inte underlaget består av enkäter, psykologtester och annat grundmaterial som kan användas till annan forskning, då det skall BEVARAS De skall vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras Data från t.ex. nationella register, landstingsregister m.fl. Registren i sig bevaras av respektive huvudman 46 (65)

47 Intern korrespondens Kodlistor 10 år efter projektavslut Kod- och variabellistor I diarieförd projektakt Koncept Konferensrapporter I diarieförd projektakt Kontrakt I diarieförd projektakt Korrektur Korrespondens I diarieförd projektakt Ljud och bildupptagningar Löpande publikationsförteckningar Mellanliggande projektplaner 10 år efter projektavslut Gallras vid projektavslut Metodbeskrivningar I diarieförd projektakt Mät- och testresultat Otryckta forskningsrapporter till uppdragsgivare anmärkning. Även korrespondens med t.ex. tidskrifter, förlag och dyl. Observera att korrespondens av principiell betydelse för värdering av metoder och resultat BEVARAS. Kod- och variabellistor för registerdata som lätt kan återskapas. När färdig produkt fastställs. Kontrakt om t.ex. forsknings- medel eller uppdragsforskning Även tryckfärdiga manuskript Korrespondens av principiell betydelse för värdering av metoder och resultat bevaras. Övrigt gallras vid. Avser rådata. T.ex. lista över upprättade rapporter. Avser rådata, se Bearbetningsmaterial, annat. 47 (65)

48 Patientjournaler, kopia / journalutdrag Planer, policys och program rörande forskning Gallras vid projektavslut Diarieförs SLSO:s Projektplaner I diarieförd projektakt Protokoll/ Minnesanteckningar Förteckning över använda journaler Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras. Avser anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten Registerdata, egna Avser registerdata som är svåra att återskapa och som bedöms vara av värde för ytterligare forskning. Övriga gallras 10 år efter projektavslut Samtycken Slutrapporter I diarieförd projektakt Tillstånd I diarieförd projektakt Uppdragsforskning där H&H är uppdragsgivare Uppdragsforskning där H&H är uppdragstagare Utskrifter av rådata från enkätmaterial Working papers (föredrag, konferens) Övrig korrespondens 10 år efter projektavslut. Gallras vid projektavslut I diarieförd projektakt Ex. Beslut från Forsknings- etisk nämnd Förutsatt att enkätmaterialet gallrats vid projektavslut. Om enkätmaterialet sparas i 10 år, kan utskrifterna gallras vid. ar som redovisar arbetsmetoder. Inte att förväxla med gallringsbart arbetsmaterial. T.ex. korrespondens om tillstånd och extern finansiering med forskningsetisk nämnd och Socialstyrelsen. 48 (65)

49 Verksamhetsutveckling Slutarkivering sker vanligtvis på, Informationsenheten eller på lokala enheter. Huvudregeln är att arkivansvaret ligger på den enhet som skapat materialet. För handlingar som inom Utvecklingsforum ligger arkivansvaret på. Analyser I diarieförd projektakt Ansökan från person i verksamheten Arbetsmaterial I diarieförd projektakt Beslut I diarieförd projektakt Beslutsunderlag anmärkning Delrapporter I diarieförd projektakt Direktiv, projekt I diarieförd projektakt Enkäter/Intervjuer, sammanställning Enkäter/Intervjuer, underlag anmärkning I diarieförd projektakt Idéskisser/idébeskrivning I diarieförd projektakt Kartläggning anmärkning Plats / / /. / Till arbetsmaterial räknas utkast, modeller, datainsamlingsunderlag, kladdlappar. Gallras efter beslut. Gallras vid under förutsättning att samman- ställning är gjord, annars. Arbetsmaterial. Gallras vid under förutsättning att slutrapport / sammanställning är gjord, annars. 49 (65)

50 Kontrakt/avtal/ överenskommelser Diarieförs SLSO:s Korrespondens Förs på postlista / T.ex. mellan H&H och kommuner, Allmänna arvsfonden, FoU. Gäller även e-post. Avser korrespondens som innehåller viktig eller unik sakinformation. I diarieförd projektakt Om det blir ett ärende i frågan eller ifall brevet leder till åtgärd ska ärendet diarieföras av. Anteckna diarienumret i postlistan så att ärendet lätt går att återfinna. Korrespondens av rutinmässig karaktär / Gäller även e-post. Under förutsättning att korrespondensen inte innehåller viktig eller unik sakinformation T.ex. kallelser till möten. Minnesanteckningar Processkartor Projektansökningar Diarieförs SLSO:s Projektplaner, färdigställda Projektplaner, utkast till Diarieförs SLSO:s / Sammanställningar Slutrapporter I diarieförd projektakt T.ex. från Beredningsgruppen, Styrgrupp, Ledningsgrupp, Projektgrupp, Referensgrupp, Fokusgrupp (interna - ansökan från person, externa - ansökan till arvsfonden) Under förutsättning att slutprodukten finns Bevarad. Sammanställningar av t ex utvärderingar 50 (65)

51 Utvärdering / Innebär utvärdering utförd av konsult. Annars, Utvärderingar sammanställs. Sammanställningar 51 (65)

52 52 (65)

53 Utbildning Gallrings- frist Plats Anmälningar till kurser /. Deltagarförteckning Kronologiskt Kursinbjudan Kursintyg Kronologiskt Kursmaterial Kronologiskt Sammanställningar Utvärderingar Egenproducerade kurser Sammanställningar av t ex utvärderingar 53 (65)

54 54 (65)

55 Vårdrelaterade handlingar Gallrings- frist Plats Anamneser I patientjournal Enhet Anfallslistor, menslistor anmärkning Checklistor av tillfällig betydelse Anmälningar av tillfällig betydelse Anmälningar enligt Lex Maria Anmälningar enligt Socialtjänstlagen, kopia 3 år Vårdadministrativ Vårdadministrativ Enhet SLSO:s I patientjournal Enhet Ansvarsärenden Vårdadministrativ Ansökan/beslut om förvaltningsresor Ansökningar, av tillfällig betydelse Ansökan/begäran, av varaktig betydelse Arbetsterapeutanteckningar /journal SLSO:s Exempelvis anmälningar enligt Smittskyddslagen Det ska framgå i patientjournalen att ett diariefört ärende finns, antingen i journal- anteckning eller kopia av anmälan eller dylikt. Detta gäller samtliga former av patient- ärenden som diarieförs. Ärenden som har föranlett prövning hos Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd, Patientnämnden samt hos Socialstyrelsen I patientjournal Enhet kopia på blankett I patientjournal Enhet T ex ansökan om glasögonbidrag, vårdbidrag, fondbidrag, ansökan om ersättning/bidrag för vård, ansökan/beslut om tillfälliga resor, ansökan vård av patient förtecknad hos habiliteringsnämnden, ansökan om förskoleplacering, ansökan om hemsjukvårdsbidrag anmärkning I patientjournal Enhet T ex ansökan om habiliteringsinsats, anmälan/begäran om insats, ansökan om musikterapi/övrig terapi, ansökan om plats på hab.enhet, kopia. Gallras vid under förutsättning att uppgifterna har antecknats i journalen. Annars. I patientjournal Enhet 55 (65)

56 Gallrings- frist Avtal, vårdrelaterade Vårdadministrativ Avvikelserapporter, vårdrelaterade anmärkning Vårdadministrativ Plats Enhet Enhet Bedömningar/Utredningar I patientjournal Enhet Begäran om insatser enligt LSS, original Begäran om intyg/utlåtanden Begäran om särskilda omsorger I patientjournal Enhet 3 år I patientjournal Enhet I patientjournal Enhet Behandlingsplaner I patientjournal Enhet Bekräftelse om behandlings/ habiliteringsinsats enligt HSL 3 år I patientjournal Enhet Beläggningsrapport I patientjournal Enhet Beslut från Omsorgsnämnden om mottagande i särskola/hab.enhet Beslut om insats /behandling/habilitering Beslut om insatser enligt LSS, kopia Beslut om särskilda omsorger/placeringar I patientjournal Enhet I patientjournal Enhet I patientjournal Enhet I patientjournal Enhet Beställningar Vårdadministrativ Enhet Beställning av hjälpmedel 3 år I patientjournal Enhet Bidrag, ansökan ansökan Enhet Blanketter, egenproducerade Brev Checklistor av tillfällig karaktär korrespondens Vårdadministrativ Enhet Enhet I patientjournal Enhet Underlaget gallras efter införande i Händelsevis. Avvikelserapporter som tillkommit innan Händelsevis togs i bruk gallras efter 3 år. T.ex. avseende sjukresa, tolk. Gäller 1 ex (icke ifylld) av varje sort 56 (65)