PARGAS STAD PROTOKOLL 2/13 Revisionsnämnden Tid och plats: Stadshuset, STYRHYTTEN kl. 16:

Transkript

1 1 PARGAS STAD PROTOKOLL 2/13 Revisionsnämnden Tid och plats: Stadshuset, STYRHYTTEN kl. 16: Närvarande: Ordinarie: Ted Bergman (ordf.) Tommy Nymalm (vice ordf.) 16:10 20:55 Inkeri Tuominen 16:00-17:00 Johan Svahnström Oili Pyysalo Jarmo Takatupa 16:00-20:45 Riitta Seppä Birger Ehrnström Ersättare: Krister Rehn, OFR, BDO Audiator Ab, protokollförare Patrik Nygrén, ekonomidirektör kl. 16:00-17:05 Merja Kaarto, VD kl. 17:15-18:40 Väståbolands hyreshus FAB Brinkhaga, Pargas Vatten Ab 1 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET Konstateras att mötet är lagligen sammankallat och beslutfört. Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. 2 GODKÄNNANDET AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Förslag: Föredragningslista 2/13 godkänns. Föredragningslista 2/13 godkändes. 3 JUSTERING AV PROTOKOLLET Förslag: Protokollet justeras i mån av möjlighet genast efter sammanträdet. Godkändes.

2 2 4 JÄV Eventuella jäv för nämndens medlemmar bör noteras i denna paragraf. Inga jäv anmäldes. 5 KONCERNÖVERSIKT Till sammanträdet har inkallats ekonomidirektör Patrik Nygrén för att ge en kort koncernöversikt samt i korthet redogöra för styrningen och övervakningen av kommunkoncernen. Revisionsnämnden önskar uppgift om bl.a. följande: - Koncernschema (inkl. ägoandelar) - Koncerninterna borgensförbindelser samt ev. övriga ansvar och förpliktelser - Kort redogörelse för koncernmålsättningarna i budgeten 2013 samt prognos för deras förverkligande (inkl. avkastningskrav på koncernsamfund) - Kort redogörelse över koncerndirektiven (inkl. ev. övriga styrprinciper) och dess efterföljande - Kort redogörelse över hur koncernstyrningen, informationen och rapporteringen fungerar på det praktiska planet - Moderkommunens syn angående risker inom kommunkoncernen samt koncernsamfundens handhavande av riskhanteringen Noterades: Ekonomidirektören: - Informerades i korthet gällande rådande budgetutmaningar. Man är rätt nöjd med hur budgetarbetet har fungerat hittills, men det totalekonomiska läget har ytterligare försämrats under budgetarbetets gång, vilket aktualiserar nedskärningar. Antecknades för kännedom den erhållna informationen angående kommunkoncernen samt dess styrning, övervakning och interna kontroll samt riskhantering. Den erhållna informationen fogas till protokollet som bakgrundsmaterial. Revisionsnämnden önskar fästa vikt vid bl.a. följande: - Ett läge med klart definierade uppgifter för bolagen råder. - Strategi- och resultatstyrningen har inte varit aktiv och uttalad vilket speciellt för Pargas Fjärrvärmes del enligt revisionsnämndens mening rekommenderas uppmärksammas.

3 3 6 KONCERNSAMFUNDS INFORMATION Noterades: Till sammanträdet har kallats VD Merja Kaarto för att informera om följande koncernsamfunds verksamhet och ekonomi (företrädesvis utgående ifrån föregående års bokslutssiffror samt senaste prognoser), koncerninterna ansvarsförbindelser och övriga förpliktelser, riskhantering samt framtidsutsikter och utmaningar. - Väståbolands Hyreshus Ab (dottersamfund) - FAB Brinkhaga (dottersamfund) - Pargas Vatten Ab (intressesamfund) I samband med informationen kan ev. överenskommas om företagande av framtida utvärderingsbesök vid något av koncernsamfunden. Brinkhaga: - Dotterbolag till - 32 bostäder - Saneringsplan gällande skötseln av lånen - Skuldbördan en risk, men man har klarat sig hittills - Mål: tomgång max 5 % (år 2012 = 4,3 % och år 2013 något sämre) Väståbolands hyreshus: bostäder - Mål att hålla skärgården med hyresbostäder ( - Består av Brinkhaga, Verknäs och Strandbrink (i förstnämnda finns dock minoritetsägande), men målet har från bolagets bildande varit att de enskilda bolagen fusioneras i Väståbolands hyreshus - Noterades betydande renoveringsbehov. - Stadsstyrelsen har godkänt verksamhetsprinciper för Väståbolands hyreshus. - Noterades att bolaget fungerar på hyrestomter ( o ) - Tillgången på hyresbostäder motsvarar i stort efterfrågan. Pargas Vatten: - Kaarto har fr.o.m. september fungerat som VD (och handhaft bolagets bokföring sedan 1991). - Bolaget äger produktionsanläggningar, ledningar och två Vattentorn - Bolaget fungerar enligt principen om självkostnadspris - Kunder och ägare: Pargas stad och Nordkalk - Malmnäs vattentorns tekniska kondition har identifierats som en säkerhetsrisk och vattentornet kommer att rivas ännu under detta kalenderår. - Bolaget torde avvecklas under år Tennby vattentorn skall övergå i stadens ägo. - Läckaget i Sysilax utgör ett riskmoment och läget följs noggrant upp hela tiden.

4 4 Informationen antecknades för kännedom. Revisionsnämnden noterar stadsstyrelsens ställningstagande gällande hyreshusbolagets möjligheter att äga markoråden, samt rekommenderar att man utvärderar huruvida åtgärden står i samklang med av stadsfullmäktige uttalade strategiska och ekonomiska målsättningar för bolaget. Ifall stadsstyrelsens slutliga ställningstagande utgår ifrån att Väståbolands hyreshus skall fungera på hyrestomter bör hyresavtalen enligt revisionsnämndens mening uppgöras snarast och med beaktande av de övergripande funktionsprinciper som fullmäktige har fastställt för bolaget. 7 GENMÄLE MED ANLEDNING AV UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN 2012 Revisionsnämnden Revisionsnämnden emotsåg i sin utvärderingsberättelse gällande år 2012 att stadsstyrelsen skulle tillställa stadsfullmäktige i Pargas stad ett genmäle gällande utvärderingsberättelsen senast den Åtminstone följande frågeställningar ombads explicit beröras i genmälet: 1) Vilka åtgärder ämnar staden vidta för att bringa balans i stadens ekonomi samt att minska på stadens skuldbörda? 2) Vilka åtgärder ämnar staden vidta för att undvika budgetöverskridningar i framtiden? 3) Vilka åtgärder ämnar staden vidta för att trygga tillräcklig vattenrening i enlighet med gällande lov för avloppsreningsverket, stoppande av inläckage i avloppsnätet samt upprätthållande och iståndsättande av vattenledningsnätet samt bringande av balans i vatten- och avloppsverkets ekonomi? 4) Vilka åtgärder ämnar staden vidta med anledning av den fortsatt ökande sjukfrånvaron som de facto är betydligt högre än landets medeltal? Rekommenderas att stadens totala intäkter och kostnader framöver åskådliggörs samlat i bokslutet. En översikt av utvecklingen av stadens utgifter och inkomster sedan fusionen 2009 vore även önskvärt. Revisionsnämnden emotser i sin utvärderingsberättelse för år 2012 att stadsstyrelsen tillställer fullmäktige i Pargas stad ett genmäle gällande utvärderingsberättelsen till fullmäktiges sammanträde den Revisionsnämnden bekantar sig med stadsstyrelsens genmäle med anledning av utvärderingsberättelsen för år Ärendet bordlades.

5 5 Revisionsnämnden Antecknades för kännedom. Revisionsnämnden fäster uppmärksamhet vid bl.a. följande: - Vikten av ett åtgärdsprogram av aviserad omfattning, för upprätthållande av balans i stadens ekonomi. - Revisionsnämnden ämnar följa upp vilka åtgärder som konkret vidtas för att minska på sjukfrånvaron i staden och överlag främja välmåendet på arbetsplatsen. 8 FÄLTOBSERVATIONER Eventuella väsentliga fältobservationer rapporteras och tas till behandling i denna paragraf. I mån av möjlighet bör dessa på förhand rapporteras till revisionsnämndens ordförande och sekreterare. Inga fältobservationer noterades. 9 ÖVRIGA ÄRENDEN Behandlas övriga ärenden. OFR-revisor Krister Rehn torde ge en kort introduktion i revisionsnämndens och revisorns uppgifter. Kostnadsprinciper för extern skolning Antecknades för kännedom den erhållna korta informationen angående revisionsnämndens lagstadgade uppgifter. Kostnadsprinciper för extern skolning behandlas vid nästa sammanträde. 10 FÖLJANDE MÖTE Följande möte hålls den kl

6 6 11 JUSTERING OCH VERKSTÄLLIGHET AV REVISIONSNÄMNDENS PROTOKOLL Förslag: Protokollet justeras genast efter sammanträdet och hålls till påseende följande dag. Centralförvaltningen svarar för protokollets verkställighet samt att till protokollet fogas vederbörliga besvärsanvisningar före hållande till påseende. Protokollet justeras denna gång elektroniskt. Centralförvaltningen svarar för protokollets verkställighet samt att till protokollet fogas vederbörliga besvärsanvisningar före hållande till påseende. Ted Bergman Tommy Nymalm Inkeri Tuominen ordförande viceordförande ledamot Oili Pyysalo Birger Ehrnström Johan Svahnström ledamot ledamot ledamot Riitta Seppä Jarmo Takatupa Krister Rehn, OFR, ledamot ledamot protokollförare