Uppförandekod. (Code of Conduct) 6 december 2012

Transkript

1 Code of Conduct Uppförandekod 8 (Code of Conduct) 6 december 2012

2 Uppförandekod I. Inledning Våra anställdas ärlighet och omdöme är en väsentlig ingrediens för Flint Groups rykte och framgångar. Flint Group strävar efter att vara ett seriöst och pålitligt företag som uppmuntrar till effektiva relationer till samhället/omgivningen där företaget är verksamt samt till sina intressenter/ägare. Denna uppförandekod styr handlingar och arbetsförhållanden mellan Flint Groups anställda 1, nuvarande samt potentiella kunder, leverantörer, konkurrenter, myndigheter samt media, och andra som Flint Group samarbetar/har kontakt med. Syftet med den här uppförandekoden är att definiera Flint Groups allmänna standarder för ett etiskt, moraliskt och rättsligt beteende. II. Överensstämmelse med den här uppförandekoden och lagen Det är Flint Groups policy att alla anställda på företaget ska följa uppförandekoden och lagen. Det är varje enskild anställds ansvar att känna till denna och andra policystandarder och eventuella begränsningar som gäller för just deras arbetsuppgifter och ansvarsområden samt uppföra sig därefter. Därför kräver Flint Group ett årligt ERC-certifikat (Employee Representation Certification) från alla tjänstemän, anställda med högre befattningar samt anställda med arbetsuppgifter vars beskaffenhet innebär att de bör omfattas av en uppförandekod. ERC-certifikatet ska skrivas under av den anställde i fråga som en bekräftelse på att hon eller han har läst och förstått uppförandekoden. Genom att skriva under bekräftar anställda att de har följt koden, att alla anställda som de ansvarar för, vars handlingar eller brist på handling kan bidra till en överträdelse av policyn, har uppmärksammats på koden samt att de inte känner till några aktuella överträdelser förutom dem som de eventuellt redan har inkluderat i ERC-certifikatet. Flint Group förväntar sig även att företagets leverantörer följer alla gällande lagar. Dessutom ska leverantörer antingen följa Flint Groups uppförandekod eller följa en egen som innehåller liknande standarder. Flint Group respekterar och stöder FN:s Allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna ( och FN:s Global Compact ( III. Affärsetik Förutom efterlevnad på rättslig nivå förväntas alla anställda på och representanter för Flint Group att hålla en hög standard på både affärsetik och personlig etik i sina arbetsuppgifter och inom sitt ansvarsområde. Detta kräver ärlighet, integritet och gott omdöme vid alla förehavanden med andra anställda på Flint Group, allmänheten, i affärssammanhang, med kunder, leverantörer och myndigheter. En god affärsetik kan ligga en nivå högre än vad lagen kräver. Det är Flint Groups policy att bedriva vår verksamhet i enlighet med de högsta etiska standarderna i vart och ett av de länder som vi är verksamma i, så att Flint Groups anställdas integritet och ärlighet omöjligen kan ifrågasättas. IV. Säkerhet och miljö Flint Group förpliktar sig att bedriva sin verksamhet i enlighet med alla gällande miljö- och 1 1 I uppförandekoden inkluderar definitionen av anställd både tillfälligt anställda och tillsvidareanställda samt entreprenörer. 2

3 arbetsplatslagar och -förordningar på ett sätt som visar största möjliga respekt för de anställdas hälsa och säkerhet samt för miljöskyddsfrågor. Därför förväntar sig Flint Group att alla anställda anstränger sig till det yttersta för att följa dessa lagar och förordningar. V. Arbetsförhållanden 1. Arbetsmiljön Flint Group förpliktar sig att via interna program tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsmiljö för sina anställda, entreprenörer och besökare. 2. Tvångsarbete Flint Group fördömer tvångsarbete eller slaveri och följer respektive lagar i vart och ett av de länder som företaget är verksamt i. 3. Barnarbete Flint Group erkänner varje barns rättighet att skyddas från ekonomisk exploatering och följer lagarna i vart och ett av de länder som det är verksamt i med avseende på anställningsålder. Vidare följer Flint Group vid alla tillfällen FN: s deklaration om barns rättigheter ( 4. Antidiskriminering Flint Group erkänner varje anställds värdighet och att alla anställda har rätt till en arbetsplats som är fri från trakasserier, övergrepp och kroppsbestraffning. Beslut om anställning, lön, förmåner, uppflyttning, uppsägning eller pension baseras enbart på den anställdas förmåga att utföra sitt arbete. Flint Group diskriminerar inte någon på grund av egenskaper som skyddas av gällande lagar, men ska alltid, där sådana handlingar inte omfattas eller på andra sätt anges i gällande lagar, se till att ingen diskriminering äger rum baserat på ras, tro, funktionshinder, kön, civilstånd eller föräldraledighet, religiösa eller politiska övertygelser, ålder eller sexuell läggning. 5. Anställningslagar Flint Group följer alla gällande anställningslagar, förordningar och industristandarder. Flint Groups anställda ska få rättvisa löner för de tjänster som de tillhandahåller. VI. Konfidentiell information Flint Group anser att företagets konfidentiella information är en viktig tillgång i verksamheten och förbjuder obehörig användning av sådan information eller att sådan information röjs. Från tid till annan tar Flint Group emot konfidentiell information från andra företag under sekretessavtal och sådan information ska skyddas enligt kraven i sekretessavtalet. Flint Group respekterar andra företags rättighet till sådan skyddad information och kräver att dess anställda till fullo följer gällande lagar och föreskrifter vad gäller att skydda sådana rättigheter. All icke-offentlig information om Flint Group eller dess verksamheter, anställda, kunder och leverantörer är konfidentiell. Sådan konfidentiell information får bara användas i avsett verksamhetssyfte. Konfidentiell information får inte delges någon utanför Flint Group, inte heller familj och vänner eller andra anställda som inte behöver känna till informationen för att utföra sina arbetsuppgifter. Anställda på Flint Group kan åläggas att skriva under vissa sekretessavtal under sin anställning på Flint Group och följande icke uttömmande lista över konfidentiell information ska därför enbart betraktas som en riktlinje och inte anses definitiv i fråga om innehåll och omfattning. Anställda på Flint Group är skyldiga att, inom ramen för gällande lagar och jurisdiktion, hålla informationen konfidentiell även efter det att deras anställning på Flint Group upphör. Följande är en icke uttömmande lista över konfidentiell information: 1. Gruppens aktuella och prognostiserade affärsresultat, innan företaget har gjort dem tillgängliga för allmänheten. 2. Affärshemligheter inklusive all teknisk och affärsmässig information som formler, program, metoder, processer, tekniker, kompileringar eller information som är värdefull eftersom den inte är allmänt känd. 3. Alla rättigheter till en uppfinning eller process som utvecklats av en anställd med hjälp av Flint Groups tillgångar eller information om affärshemligheter som uppstått i och med arbete som utförts åt Flint Group eller som ett resultat av arbete för Flint Group, eller som relaterar till Flint Groups verksamhet. 3

4 4. Kundinformation, anbud, priser och villkor. 5. Leverantörsinformation, anbud, priser och villkor. 6. Produktionsprocesser, kapacitet och tillverkning 7. Skyddad information som kundlistor och konfidentiell information om kunder. 8. All kommunikation med allmänheten och media som berör Flint Group (förutom affärsmeddelanden) måste först godkännas av VD. VII. Intressekonflikter Anställda på Flint Group är skyldiga att vara fullständiga lojala med Flint Groups bästa intressen. De ska undvika alla handlingar som kan skapa, eller ge sken av att skapa, en intressekonflikt med Flint Group. Anställda ska inte ha några som helst ekonomiska eller andra affärsrelaterade relationer med leverantörer, kunder eller konkurrenter som kan skada, eller ge sken av att skada, det opartiska omdöme som de behöver använda å Flint Groups vägnar. Anställda har en kontinuerlig skyldighet att för sina chefer/arbetsledare avslöja alla situationer som kan ge upphov till intressekonflikter mellan den anställde och Flint Group. Att avslöja potentiella intressekonflikter i förväg till chefen/arbetsledaren är en väsentlig del av att följa den här uppförandekoden. Att ta emot eller överlämna en gåva, affärsunderhållning eller andra förmåner ska hanteras i enlighet med Flint Groups globala policy för gåvor, underhållning och andra förmåner som erbjuds till anställd av andra organisationer ( hub/regulatoryeurope/flint_group_gift_policy.pdf). VIII. Kommersiella mutor Flint Group tolererar inte att betalningar eller betalningar in natura (gåvor, tjänster osv.) erbjuds, görs, begärs eller tas emot i syfte att påverka enskilda personer att vinna affärsmöjligheter för Flint Group eller att fatta affärsbeslut till Flint Groups förmån eller som vars avsikt är att en funktion ska utföras på olämpligt sätt som ett resultat av betalningen. Flint Groups mål är att konkurrera på marknadsplatsen med hjälp av överlägsna produkter, tjänster och konkurrenskraftiga priser. Kommersiella mutor i syfte att fortsätta en affärsrelation eller att skapa nya är inte acceptabelt och är förbjudet under alla omständigheter. En överträdelse av den här policyn resulterar i disciplinära åtgärder inklusive uppsägelse utan grund för den anställda som ägnar sig åt sådana metoder och för chefer som uppmuntrar, stöder eller avsiktligt överser med sådana metoder. Tänk på att sådana handlingar även kan bryta mot gällande lagar och leda till böter och/eller fängelsestraff för den anställda. Om en person under sin anställning blir medveten om att någon form av kommersiella mutor betalas, ska den anställda rapportera det direkt till den chefsnivå som de känner är lämpligt eller till en uppförandekodansvarig på företaget (se artikel XVII, Etiska råd och rapporter av överträdelser). Den här policyn förbjuder inte rabatter/avdrag som förhandlats enligt industristandarder och rabatter/avdrag till kunder eller finansavtal med juridiska enheter eller ägare till sådana juridiska enheter enligt industristandarder. IX. Statliga representanter Enligt lag och statliga policyer är det normalt förbudet att överlämna gåvor eller tillhandahålla underhållning till en statligt anställd. Därför får inga gåvor eller affärsunderhållning av någon typ tillhandahållas direkt eller indirekt till en statligt anställd, utan föregående godkännande från Flint Groups juridiska avdelning. Dessutom får inga betalningar göras som kan leda till att inhemska eller utrikes tjänstemän försummar sina plikter eller inte utför dem ordentligt. Om en anställd inte känner sig säker på om en viss situation eller aktivitet som rör en myndighet eller statlig enhet kan utgöra ett lagbrott, ska hon eller han först rådfråga Flint Groups juridiska avdelning. 4

5 X. Bedrägeri och brott Bedrägeri och andra brott kan ha en stor negativ påverkan på Flint Groups rykte och framgångar. Därför kräver Flint Group att anställda på företaget rapporterar alla kända fall av bedrägeri eller andra brott som involverar Flint Group eller företagets anställda. Om en anställd på Flint Group får vetskap om följande misstänkta gärningar eller beteende inklusive faktiska och misstänkta brott inom följande kategorier: (Listan är inte uttömmande) tveksam bokföring, ekonomisk revision, orättvisa eller missledande affärsmetoder, brott mot lagen, brott mot företagets regler och föreskrifter, överträdelser mot den här uppförandekoden måste detta rapporteras enligt artikel XVII i den här koden. XI. Antitrust- och konkurrenslagar Flint Group efterlever alla gällande antitrust- och konkurrenslagar. Anställda får inte lämna ut information om Flint Groups priser eller om interna frågor som påverkar Flint Groups priser till konkurrenter. Det är olagligt att ingå avtal med en konkurrent om priser, kostnader, villkor, kunder, marknader, produktion, verksamhetsplaner eller andra frågor som kan påverka konkurrensen. Ett outtalat avtal att sätta fasta priser eller dela upp marknader är lika olagligt som ett muntligt eller skriftligt avtal. Detta är ett komplicerat ämne inom juridiken och om någon anställd känner sig osäker på om en viss situation eller aktivitet kan utgöra ett brott mot lagen, ska han eller hon först rådfråga Flint Groups juridiska avdelning. XII. Officiella utredningar Åklagare och statliga reglerare har en mycket bred behörighet att utreda möjliga lagbrott. De kan sammankalla en åtalsjury, upprätta stämningsdokument och kräva intervjuer eller vittnesmål från anställda på Flint Group. Det är Flint Groups policy att samarbeta med skäliga förfrågningar från statliga utredare. Samtidigt har Flint Group rätt till alla de skydd som lagen tillhandahåller för personer som genomgår en utredning eller som är åtalade för brott, inklusive juridisk representation. Om en representant från en myndighet eller statlig enhet kontaktar en anställd på Flint Group eller ber om åtkomst till information eller dokument i utredningssyfte, ska den anställda be om information om utredningen, omedelbart meddela sin chef/arbetsledare eller Flint Groups juridiska avdelning och besvara förfrågan enligt Flint Groups normala affärspraxis. Aktuellt material, inklusive dokument som kan relatera till utredningen ska sparas och tillhandahållas om gällande lag kräver det. Om den anställda har några frågor om utredningen eller om hur en förfrågan ska besvaras, ska han eller hon kontakta Flint Groups juridiska avdelning. XIII. Politisk inblandning Det är Flint Groups policy att inget av företagets kapital får användas till politiska bidrag av något slag till en politisk kandidat eller ett politiskt parti. Förbudet gäller inte enbart direkta bidrag, utan även indirekt hjälp eller stöd för kandidater eller politiska partier genom köp av biljetter till speciella middagar eller andra evenemang i syfte att samla in pengar samt tillhandahållandet av andra varor, tjänster eller utrustning till politiska partier eller kommittéer. Ingen som lämnat ett politiskt bidrag eller betalat pengar för att delta i ett politiskt evenemang får beviljas ersättning för detta direkt eller indirekt från Flint Group. 5

6 XIV. Redovisning av transaktioner och Flint Groups bokföring Flint Group ska sköta bokföring, fakturor, register och konton som speglar transaktioner och uppställningar av Flint Groups tillgångar på ett korrekt och skäligt sätt med lämplig mängd information. Varje anställd ska föra korrekta och skäliga redovisningar över transaktioner, tidsrapporter, utgiftskonton och andra redovisningar kring Flint Group. Flint Group ska skapa och upprätthålla ett system med interna kontroller som är tillräckliga för att säkerställa att transaktioner har auktoriserats, utförts och redovisat på korrekt vis. Alla böcker, redovisningar, konton och tillgångar samt allt kapital som tillhör Flint Group måste upprätthållas så att de på ett skäligt och korrekt sätt och under korrekt bokföringsperiod återspeglar att de underliggande transaktionerna har ägt rum och med lämplig mängd information visa uppställningarna för de relevanta transaktionerna. Inga poster ska redovisas som med avsikt döljer eller gömmer en Flint Group-transaktions sanna natur. Följande riktlinjer måste därför följas: 1 Inga dolda, icke redovisade, oregistrerade kapital eller tillgångar ska upprättas i något syfte. 2. Inga falska eller påhittade fakturor ska betalas eller skapas. 3. Inga falska eller påhittade poster ska införas och inga missledande redovisningar ska göras. 4. Flint Groups tillgångar och ansvarsskyldighet ska erkännas och beskrivas i enlighet med Flint Groups standardmetoder och allmänt vedertagna redovisningsprinciper GAAP (Generally Accepted Accounting Principles. Om en anställd på Flint Group anser att Flint Groups böcker och redovisningar inte följer dessa krav, ska den anställda rapportera frågan direkt till den chefsnivå som hon eller han anser vara lämplig eller i enlighet med artikel XVII, Etiska råd och rapporter av överträdelser. XV. Användning av Flint Groups tillgångar Flint Groups tillgångar ska användas endast i Flint Groups legitima verksamhetssyften enligt definitionen i IT-policyerna som beskrivs i artikel XVI nedan och endast av behöriga anställda eller av någon som de har utsett. Detta inkluderar både materiella och immateriella tillgångar. Exempel på materiella tillgångar är kontorsutrustning som telefoner, kopiatorer, datorer, möbler, förbrukningsartiklar och produktionsutrustning. XVI. Internet och e-post Internet och e-post tillhandahålls till anställda vid Flint Group i verksamhetssyfte och inte för personligt bruk. Anställda förväntas använda dessa resurser på ett sätt som är konsekvent med Flint Groups policyer och procedurer, inklusive, som lämpligt, de som finns i Flint Groups policy om godtagbar användning av tekniska resurser ( och Flint Groups policy om godtagbar användning av e-post och internet ( Dessutom är användare ålagda att följa kraven i lokala och nationella gällande lagar och kontraktsenliga förpliktelser inklusive policyn om godtagbar användning av Flint Groups nätverks och Internet Service Providers. XVII. Etiska råd och rapporter av överträdelser Det finns inga enkla svar på många etiska frågor som vi möter under vår dagliga verksamhet. I vissa fall är det uppenbart hur man bör handla, men i andra mer komplicerade situationer kan det vara svårt för en anställd att besluta vad som bör göras. När en anställd står inför ett tufft etiskt beslut eller om det är tveksamt hur hon eller han bör handla, eller om den anställda får kännedom om misstänkta gärningar eller beteenden, ska den anställde ta upp det med någon annan, t.ex. sin chef/arbetsledare. 6

7 Vidare förpliktar sig Flint Group att se till att anställda på Flint Group kan ta upp frågor om brottsligt beteende eller oegentligheter i god tro utan att utsättas för trakasserier, mobbning eller diskriminerande behandling och att sådana frågor utreds på lämpligt sätt. Flint Group erkänner att det är en viktig del av varje anställds roll inom Flint Group att rapportera sådant beteende i god tro. Flint Group har infört en formell policy för sådana rapporter ( whistleblowing ) för anställda på Flint Group (där lokala lagar tillåter), som finns på intranätet (Policy om integritetsgaranti) på flera språk ( hub/policies/integrityassurance.php) Om en anställd på Flint Group inte känner sig bekväm med att tala med sin arbetsledare eller någon på en annan chefsnivå, kan han eller hon alltid kontakta följande uppförandekodansvariga på företaget och be om råd. Charles Knott Russell Taylor Ordförande Senior VP-Human Resources Personalavdelningen charles.knott@flintgrp.com russell.taylor@flintgrp.com M M Verena Hahn Michelle Domas VP Legal & VP Legal & Administration VP, Treasurer verena.hahn@flintgrp.com michelle.domas@flintgrp.com T T M Du kan också kontakta någon av de uppförandekodansvariga på företaget via Asien/Stillahavsområdet: Yang Wenxian (Sally) HR Director China sally.yang@flintgrp.com T Sydamerika Debbie Guberek Regional HR Director Latin America debbie.guberek@flintgrp.com T Alla rapporter tas på allvar. Alla anklagelser utreds och om det visar sig finnas en grund till dem, vidtas lämpliga disciplinära åtgärder. Om den anställda väljer att identifiera sig själv får hon eller han feedback när utredningen är avklarad. Flint Group tillåter ingen form av repressalier mot någon person som i god tro rapporterar kända eller misstänkta överträdelser mot Flint Groups policy. XVIII. Administration och undantag från uppförandekoden Den här uppförandekoden ska administreras och övervakas av Flint Groups styrelse. Alla frågor och ytterligare information om uppförandekoden ska, som första instans, riktas mot en uppförandekodansvarig på företaget. Anställda, tjänstemän och chefer på Flint Group måste följa denna uppförandekod och representera Flint Group (och dess dotterbolag) på ett ansvarsfullt sätt på alla platser, under alla omständigheter. I allmänhet får inga undantag eller avvikelser från uppförandekoden förekomma. I vissa sällsynta fall där en konflikt med koden kan uppstå går det att ansöka om undantag. Undantag godkänns eller avslås av CEO från fall till fall. 7

8 Beslut om undantag för directors eller executive officers måste dock fattas av styrelsen. För styrelsemedlemmar, executive officers och senior financial officers har styrelsen rätt att godkänna en avvikelse eller undantag från uppförandekoden efter eget godtycke. Kända eller misstänkta brott mot den här uppförandekoden ska utredas och disciplinära åtgärder som kan resultera i uppsägning ska vidtas mot en anställd som begår sådana oegentligheter och mot en chef som uppmuntrar, stöder eller avsiktligt överser med sådana överträdelser. Information som tillhandahålls till granskningskommittén inom Flint Groups styrelse ska inkludera: 1. en sammanfattning av alla ERC-certifikat (Employee Regpresentation Certificates), kommentarer och resultat, 2. alla loggade frågor om integritetsgaranti (IA) med en rapport om information och resultat, 3. alla allvarliga bedrägerier och brottsliga handlingar, oavsett hur de upptäckts. Godkänt av företagsstyrelsen: Ordförande: Charles F. Knott Datum: 6 december