Användarmanual Utbetalningar Bas & Utbetalningar med tilläggstjänster

Transkript

1 Användarmanual Utbetalningar Bas & Utbetalningar med tilläggstjänster En fördjupning för dig som ska använda tjänsterna Avtalsuppgifter: Avtalsnummer Kontaktperson mot Swedbank Sigillansvarig Kontaktvägar: Kontaktperson på banken Telefon Swedbank Kundsupport för elektroniska betalningar Swedbank Tekniksupport Frågor angående tester, kommunikation samt Förändringsskydd (sigill) och lösenord

2 Innehållsförteckning Sida Innehåll Sida Innehåll 3 Välkommen 12 Tilläggstjänster 4 Skräddarsydd tjänst Kvittens av inkommen fil via Allmänt om utbetalningstjänsterna 13 Kontantutbetalningsavi (SPU) Så här fungerar det Kontantutbetalningsavi 14 Återredovisning av ej inlösta kontantutbetalningsavier 5 Att komma igång Avtal Konto i banken Utbetalningsprogram Kommunikationsprogram Tilläggstjänster för Utbetalningar med tilläggstjänster Insättningsbesked Inlaga/Fripassagerare Övrigt 6 Säkerhet Ordlista 7 Test Så här sänder du en testfil Betalningsinformation i filen Kontonummeruppbyggnad SUS Frågor och reklamation Kontaktvägar 8 Filleverans Utbetalningsdag Bevakningsregister Uttag av utbetalningssumman Ändra uttagskonto Reservrutin 9 Återredovisning Bokföringsunderlag Specifikation av utbetalning 10 Fellista (avvisade utbetalningar) Återredovisning av alla betalningar 11 Återredovisningsmedia Innehållsförteckning 2

3 Välkommen till marknadens mest använda tjänster för utbetalning till många mottagare. Swedbank är marknadsledande inom detta område och våra utbetalningstjänster Utbetalningar Bas och Utbetalningar med tilläggstjänster är två av de produkter där vi har flest nöjda företagskunder. För att kunna betala ut utbetalningar räcker det inte med att ha ett program för utbetalningar. Det måste finnas ett verktyg för att utbetalningarna ska betalas ut vid rätt tillfälle och till rätt konto, oavsett vilken bank betalningsmottagaren har valt att ha. Våra utbetalningstjänster ser till att företagets betalningsmottagare alltid får sin utbetalning på rätt dag oavsett betalningsform och bank. Produkten Utbetalningar Bas vänder sig till små och medelstora företag. När ditt företag växer och antalet betalningsmottagare ökar är du välkommen att ansluta dig till vår tjänst för stora företag, Utbetalningar med tilläggstjänster. Det är en komplett tjänst som svarar upp mot alla de krav som större företag kan ställa på utbetalningstjänsten. I denna manual beskrivs hur du använder tjänsterna på ett enkelt och effektivt sätt. Välkommen som kund. Välkommen 3

4 Allmänt om utbetalningstjänsterna Produkterna Utbetalningar Bas och Utbetalningar med tilläggstjänster ger dig stora möjligheter att på ett enkelt och smidigt sätt skräddarsy tjänsten efter just ditt företags behov. Nedan beskrivs produkternas gemensamma grundfunktioner och på sidan 15 beskrivs de unika tilläggstjänsterna för produkten Utbetalningar med tilläggstjänster. Så här fungerar det När du är klar med underlaget för periodens utbetalningar skickar du det elektroniskt via datafil till banken för utbetalning. När banken får underlaget kontrolleras betalningsuppdraget och utbetalningarna fördelas därefter till betalningsmottagarnas konton. Genom att banken är registerhållare slipper du hålla reda på mottagarens bankkonto (clearing- och kontonummer). Banken ser till att insättningen alltid går till rätt konto oavsett vilken bank betalningsmottagaren har valt. Genom att du skickar uppgift om mottagarens personnummer i filen till oss håller vi reda på till vilket konto mottagaren vill ha sin utbetalning utbetald till. För nya betalningsmottagare kan vi också skicka en kontantutbetalningsavi, se nedan. Betalningsmottagarna får alltid utbetalningen på rätt datum oavsett betalningsform. Enkelt och effektivt för dig som utbetalare! Efter varje utbetalningstillfälle får du en fullständig återredovisning, s.k. specifikation av utbetalning, se sidan 9. Den innehåller bl.a. uppgifter om bearbetningsdag, utbetalningsdag, utbetalningssätt och belopp. Denna återredovisning kan du få elektroniskt eller via papper. Kontantutbetalningsavi Betalningsmottagarna väljer vilken bank och vilket konto de vill ha sin utbetalning insatt på. Eftersom banken är registerhållare ansvarar banken för att utbetalningarna sker till rätt konto. Om betalningsmottagaren inte har meddelat vilket konto utbetalningen ska sättas in på kan banken skicka hem en kontantavi som betalningsmottagaren kan lösa in på bankens kontor. Kontantavin är konstruerad som en kombinerad kontantutbetalning och fullmakt där mottagaren anger till vilket konto i valfri bank de fortsatta utbetalningarna ska göras. Förutsatt att mottagaren anger ett kontonummer behöver kontantavin bara skickas ut en gång. Se vidare på sidan 13. Skräddarsydd tjänst 4

5 Avtal För att kunna skicka dina filer till Swedbank måste du vara kund i banken och teckna ett avtal om Utbetalning. Avtalet tecknar du med ditt bankkontor. I och med att avtalet tecknas tilldelas du ett unikt avtalsnummer och detta nummer måste du ange i din fil då du skickar den till banken. I avtalet anges också namn på en kontaktperson på företaget. Kontaktpersonen är den som banken kontaktar om det skulle vara något fel i innehållet när filen kommer till banken. Tänk därför på att informera banken om personalförändringar eller förändringar av telefon och e-post. Se nedan under rubriken Säkerhet. Konto i banken Vid bearbetningen sker uttag av utbetalningssumman från konto i banken. I avtalet om Utbetalningar anges vilket konto som ska användas. I samband med varje utbetalningskörning sker också uttag av de priser som är avtalade med banken. Uttaget sker från samma konto som utbetalningssumman tas ut från eller från annat anvisat konto i banken. Det är endast möjligt att använda konto i Swedbank eller sparbanker för uttag av utbetalningssumman och avtalat pris. Utbetalningsprogram Du behöver en programvara där du registrerar de uppgifter som ska ligga till grund för dina utbetalningar. Programmet skapar filen med betalningsunderlag som du skickar till Swedbank för utbetalning. Du måste kontrollera att ditt program kan skapa en fil med rätt funktion och med rätt format. Enklast kontrollerar du det med hjälp av programmanualen eller med din programleverantör. Se vidare under rubriken Betalningsinformation i filen, på sidan 7. Kommunikationsprogram All kommunikation sker via Internet eller en direktkoppling med Swedbank. Beroende på vad du har för dator och mängden information i din fil, har vi allt ifrån PC-lösningar där du skickar din fil via Internetbanken och inte behöver något kommunikationsprogram alls, till olika stordatoralternativ. Den populäraste kommunikationsvägen för dessa filer är Filöverföring via Internetbanken. Där kan du snabbt och lätt hämta upp filen och godkänna att den får bli utbetald. Allt utan avancerade programinstallationer och inställningar. Olika metoder beskrivs i broschyren Filöverföring till/från Swedbank. Att komma igång Detta behöver du för att komma igång Avtal med banken om tjänsten. Konto i banken. Programvara. Kommunikationsprogram med förändringsskydd som kan skicka din fil till Swedbank. 5

6 Säkerhet Identifiering och filskydd skiljer sig åt emellan de olika kommunikationslösningarna men i samtliga fall måste filen skyddas enligt bankens policy. Här nedan beskrivs de olika säkerhetslösningarna banken använder sig av. Har du avtalat med banken om att skicka dina filer via Internetbanken använder du endast din vanliga säkerhetsdosa för att skapa ett filskydd vid sändning. Säkerhetsdosan ger också möjlighet att behörighetsstyra vem eller vilka som ska få skicka och godkänna filerna. Filerna kan godkännas ensam eller två i förening. Säkerhetsdosan kan även kompletteras med elektroniskt ID-kort (eid), gäller ej företagskopplade dosor. Det finns också möjlighet att skicka filer med hjälp av Bankgiro Link/BgCom vilka är ett kommunikations- och säkerhetskoncept som förutom förändringsskydd (sigill) också ger möjlighet att signera filer med en elektroniskt skapad signatur. Bankgiro Link/BgCom använder ett elektroniskt ID-kort (eid) som stäms av mot företagets fullmakt i banken. Med hjälp av denna funktion kan företaget göra utbetalningar som ska signeras av två i förening. Som kommunikationskanal används en Internet-uppkoppling. För övrig kommunikation till banken används kryptering eller förändringsskydd. Kryptering hindrar insyn i filen vilket förhindrar medveten manipulering av innehållet. Förändringsskyddet förhindrar att någon kan påverka innehållet i dina filer under transporten till banken. Om du väljer att ha kryptering använder sig banken av PGP. PGP finns som freeware till de flesta servrar / PC operativsystem. Krypteringsnycklar måste utväxlas mellan er tekniska kontakt och bankens tekniker. Mer information om PGP finner du i broschyren Filöverföring till/från Swedbank. Om ni föredrar att använda förändringsskydd använder sig banken av Nexus SÄKdata sigill. I samband med att du tecknar avtalet med banken ska du uppge en sigillansvarig person i företag och i anslutning till detta görs en beställning av sigillnyckeln till dina filer. Sigillnyckeln skickas i rekommenderat brev till den person som är sigillansvarig på ditt företag. Den sigillansvarige är således den person som får kvittera ut sigillnyckeln som skyddar din fil från förändring under transporten till oss. Mer information om förändringsskydd finner du i broschyren Filöverföring till/från Swedbank. Tänk på att informera banken om personalförändringar eller vid ändring av telefonnummer. Efter det att du har fått din säkerhetslösning på plats så är det dags att skicka in en testfil, se sidan 7. Att komma igång 6

7 Test Innan du börjar skicka dina utbetalningsfiler till oss för utbetalning måste du skicka en testfil. Testfilen vill vi ha för att försäkra oss om att kommunikationen fungerar som den ska och att filen som kommer till oss är läsbar och har ett innehåll som gör att utbetalningarna kan genomföras på överenskommet sätt. Testfilen måste innehålla riktiga personnummer för att inte avvisas i testkörningen samt vara förändringsskyddad. Så här sänder du en testfil Skapa en fil med betalningsuppdrag i programvaran. Är du osäker på hur du går till väga, se dokumentationen till programmet eller kontakta programvaruleverantören. Betalningsuppdragen i testfilen kommer inte att utbetalas. För att uppnå bästa resultat av testen är det bra om samtliga mottagares personnummer ingår i testfilen. Sänd filen via avtalad kommunikation. Respektive kommunikation har ett testläge som används vid sändningen. Inom fem arbetsdagar blir du kontaktad av Swedbank och får besked om testen gick bra eller inte. Efter godkänd test kan du börja att skicka dina utbetalningsfiler. Betalningsinformationen i filen I Swedbanks utbetalningstjänster håller vi reda på mottagarnas kontonummer (registerhållning). Detta innebär att du slipper hålla reda på betalningsmottagarnas kontonummer. Banken ser till att utbetalningarna alltid går till rätt konto, oavsett vilken bank betalningsmottagaren har valt. Att komma igång Utbetalningsfilen som skickas till oss ska vara skapad enligt fastställd layout och innehålla: Organisationsnummer Avtalsnummer Mottagarens personnummer, namn och adress Det belopp som ska utbetalas till respektive mottagare Utbetalningsdag I tjänsten Utbetalningar med tilläggstjänster kan du själv hålla reda på mottagarnas kontonummer. Företaget är då registerhållare. Utbetalningsfilen måste då även innehålla uppgift om mottagarens kontonummer. Hur du ska ange mottagarnas kontonummer varierar mellan de olika programvaror som finns på marknaden. Kontrollera detta i användarmanualen för ditt program eller hör med din programvarutillverkare. Använder du tilläggstjänsterna insättningsbesked och inlaga ska utbetalningsfilen även innehålla: Uppgift som ska ligga till grund för insättningsbesked. Uppgift som ska ligga till grund för inlaga. 7

8 Filleverans Om uppdraget enbart avser utbetalning, ej framställan och distribution av insättningsbesked, ska filen vara banken tillhanda senast kl. 9.00, bankdagen före utbetalningsdagen. Om du vill att banken ska framställa och distribuera insättningsbesked till betalningsmottagarna på utbetalningsdagen måste filen vara banken tillhanda senast kl. 9.00, två bankdagar före utbetalningsdagen. Om filen levereras till banken efter kl behandlas den som om den hade levererats påföljande bankdag. Det innebär att insättningarna sker en dag senare och att insättningsbeskeden når mottagaren en dag senare. Om du vill stoppa hela filen eller vissa utbetalningar i filen är senaste tidpunkt för detta vid Stopp via fil: Ej inlaga en bankdag före utbetalningsdagen Inlaga två bankdagar före utbetalningsdagen Manuellt stopp: Ej inlaga en bankdagar före utbetalningsdagen Inlaga två bankdagar före utbetalningsdagen Utbetalningsdag Utbetalningsdag är alltid en bankdag. Om utbetalningsdagen i filen är angiven till lördag, söndag eller annan dag då banken är stängd, flyttas utbetalningen automatiskt till närmast följande bankdag. Om angiven utbetalningsdag är densamma som dagens datum eller nästkommande bankdag, godkänns filen men utbetalningen kommer att försenas för mottagarna. Bevakningsregister Du kan välja att skicka in din utbetalningsfil till oss i god tid före utbetalningsdagen. Så långt som 100 dagar före utbetalningsdagen kan vi ta emot din fil i vårt bevakningsregister. Därefter bevakar vi att filen blir behandlad på rätt dag för att dina utbetalningar ska komma fram i tid. Uttag av utbetalningssumman sker på rätt dag enligt ditt avtal med banken oavsett när materialet skickas in. Uttag av utbetalningssumman I avtalet om Utbetalning anges ett konto som utbetalningssumman och priser ska tas ut ifrån. Det måste vara ett konto i Swedbank eller i sparbank. Ändra uttagskonto Ändring av bankkontonummer för uttag av utbetalningssumman gör du hos ditt bankkontor senast fem bankdagar före närmaste utbetalningsdag. Att komma igång 8

9 Återredovisning I samband med genomförda utbetalningar får du följande återredovisning: Bokföringsunderlag Specifikation av utbetalningen Fellista, avvisade betalningar Samtliga bilder är något förminskade för att få plats. Normalstorlek är A4-format Återredovisning Bokföringsunderlag Underlaget redovisar vilka utbetalningar som har utförts och priset för dem. Av underlaget framgår också summan av styckepriserna, kontot som belastas med uttaget samt datum när uttaget skett. Underlaget skickas till företaget med post efter varje bearbetningstillfälle, vanligtvis 2 dagar före utbetalningsdagen. Exempel på bokföringsunderlag Specifikation av utbetalning Denna rapport skickas till företaget efter varje bearbetningstillfälle, vanligtvis skickas de från banken två dagar före utbetalningsdagen och redovisar resultatet av den genomförda bearbetningen dvs. hur många kontoinsättningar, kontantutbetalningar etc. som producerades. Rapporten visar också den totalt uttagna utbetalningssumman och från vilket konto uttaget har gjorts samt utbetalningsdatum, bearbetningsdatum och datum för uttag av utbetalningsssumman. Exempel på utbetalningsspecifikation 9

10 Fellista (avvisade utbetalningar) Listan redovisar de utbetalningar som inte kunnat utföras. Det kan vara utbetalningar som inte kunnat utföras på grund av något fel i materialet men som ändå resulterar i en utbetalning via en kontantavi. Det kan också vara fråga om utbetalningar som blivit avvisade (dessa markeras med texten AVVISADE på listan). I dessa fall har utbetalningssumman, som tagits ut från företagets konto, minskats med motsvarande belopp. Återredovisning Exempel på fellista Återredovisning av alla betalningar För den som så önskar kan banken redovisa alla genomförda betalningar per utbetalningsbearbetning. Rapporten visar mottagarens personnummer (om utbetalaren har skickat dessa i sitt material till banken), det unika ID-begrepp som utbetalaren sätter på varje utbetalning, bearbetningsdag, utbetalningsdag och belopp samt hur utbetalningen har gjorts dvs. antingen som en kontoinsättning (INS), som en kontantutbetalning (SPU) eller som en insättning i affärsbank (INA). Exempel på returutbetalning 10

11 Återredovisningsmedia All återredovisning sker via papper. Vissa rapporter kan vi skicka till dig via fil: Fellistan Återredovisning av ej inlösta kontantutbetalningsavier Återredovisning av alla betalningar Dina möjligheter att få återredovisningen via fil beror bl.a. på ditt kommunikationssätt med banken samt din programvara. För att undersöka dina möjligheter att få återredovisningen via fil rekommenderar vi dig att ta kontakt med din programleverantör. Du kan även ta kontakt med Swedbanks kundsupport för Elektroniska Betalningar, , för att kontrollera om din kommunikation kan hämta återredovisningsfiler. Återredovisning 11

12 Tilläggstjänster För att underlätta och förbilliga företagets hantering av utbetalningar kan vi också erbjuda Kvittens av inkommen fil via och Kontantutbetalningsavi se nedan. För att köpa någon av tjänsterna kontaktar du ditt bankkontor. Kvittens av inkommen fil via För att du ska slippa fundera över om din fil har kommit fram till banken eller inte, kan vi erbjuda en tjänst som innebär att vi skickar en kvittens till en eller flera personer på ditt företag via varje gång ditt företag skickar in en utbetalningsfil till oss. Vi rekommenderar att ni anger minst en gruppmailadress. På så sätt kan ni själva styra vilka som ska få tillgång till kvittenserna och minskar personberoendet, vilket en privat adress medför. Kvittensen produceras under alla bankdagar på bestämda tider; kl 8.00, 9.00, 10.00, 11.00, 12.30, 13.00, 14.00, och kl Beroende på när vi mottagit filen skickas kvittensen till företaget strax efter de uppräknade klockslagen. I kvittensen ger vi dig följande besked: Filen är mottagen. Sigillet är kontrollerat och klart. Avstämning av beloppsposter och summaposten är klar. Övrig formalia är kontrollerad och godkänd. Filen överförs omedelbart därefter till bearbetning eller läggs upp för bevakning beroende på utbetalningsdatum. Exempel på Kvittens Tilläggstjänster Swedbanks utbetalningssystem (SUS) har mottagit och läst in följande fil/bunt Namn Utbetalare XXXXXXX KOMMUN Avtalsnummer Buntnummer 001 Ankomstdag Bearbetningsdag Utbetalningsdag BELOPP Mottaget 237,00 SEK Avvisat 0,00 SEK Att utbetala 237,00 SEK 12

13 Kontantutbetalningsavi (SPU) I våra utbetalningstjänster finns möjlighet att låta Swedbank skicka en kontantutbetalningsavi till den eller de mottagare där vi saknar uppgift om kontonummer. Avin löses in i bankens kassa. Förutom att förmedla betalningen innehåller kontantutbetalningsavin också en fullmakt där mottagaren fyller i uppgift om det konto där utbetalningar ska sättas in fortsättningsvis. Det spelar ingen roll om det är fråga om ett konto i Swedbank, i affärsbank eller ett personkonto. På så vis behöver kontantutbetalningsavin bara skickas en gång till samma mottagare. Kontantutbetalningsavin är giltig i 60 dagar. Om inte mottagaren har löst in sin avi inom 60 dagar betalas beloppet tillbaka till utbetalarens konto. De kontantutbetalningsavier som förblir oinlösta redovisas på en rapport till företaget, se sidan 14. Kontantutbetalningsavin består av två delar. En övre del där mottagarens namn och adress skrivs ut och en undre del som är själva värdehandlingen. På den övre delen finns möjlighet för dig att skicka med ett kortare meddelande till alla mottagare. Meddelandet får som mest bestå av 30 rader med 64 tecken vardera. Det är ditt utbetalningsprogram som avgör om det är möjligt att skicka med en meddelandetext eller inte. Den nedre delen är värdehandlingen som mottagaren löser in på något av Swedbanks eller Sparbankernas kontor. Här nedan ser du ett exempel på kontantutbetalningsavin. Tilläggstjänster 13

14 Återredovisning av ej inlösta kontantutbetalningsavier De avier som förblir oinlösta efter 60 dagar återredovisas till utbetalaren på nedanstående lista. Den sammanlagda summan av återbetalningarna sätts in på företagets konto. Rapporten produceras ca två dagar efter passerad giltighetstid och visar mottagarens personnummer (om utbetalaren har skickat med det i sitt material), IDK-nummer för kontantutbetalningsavin, utbetalarens unika id-begrepp, bearbetningsdag, utbetalningsdag och belopp. Tilläggstjänster Exempel på återredovisningslista 14

15 Tilläggstjänster för Utbetalningar med tilläggstjänster Utbetalningar med tilläggstjänster är bankens mest utbyggda utbetalningsprodukt där vi erbjuder en mängd tilläggstjänster som underlättar och förbilligar företagets hantering av utbetalningar. Med hjälp av dessa kan du anpassa tjänsten helt efter ditt företags behov. Målsättningen är att kunna erbjuda en så komplett utbetalningstjänst som möjligt för att därigenom förenkla arbetet på företagets ekonomiavdelning. Följande sidor redovisar de mest frekventa tilläggstjänsterna. För att köpa någon av tjänsterna kontaktar du ditt bankkontor. Insättningsbesked Swedbank erbjuder möjligheten att framställa och distribuera insättningsbesked till betalningsmottagarna. Exempel på användningsområden för denna tjänst är vid utbetalning av extra arvoden, olika typer av ersättningar etc. Insättningsbeskedet redovisar till vilket kontonummer insättningen har gjorts och insatt belopp. Det finns också möjlighet för dig att skicka med unik text som enbart skrivs ut på det insättningsbesked du skrivit texten till. Texten som kan tryckas på insättningsbeskedet kan som mest bestå av 30 rader om 64 tecken vardera. Utöver denna text kan du även ange ett meddelande. Meddelandet kan skickas per individ (individuellt), med samma text till alla (generellt) eller per administrativ enhet och som mest bestå av 12 rader om 64 tecken vardera. Ditt system avgör om det är möjligt att producera insättningsbesked och/eller meddelanderader. Utbetalningar med tilläggstjänster Tilläggstjänster för Exempel på insättningsbesked 15

16 Inlaga/Fripassagerare I samma brev som insättningsbeskedet eller kontantutbetalningsavin kan du också skicka med annan information. Det kan vara fråga om kundinformation eller riktade erbjudanden. Genom att samkuvertera utskicket kan kostnaden för porto i de flesta fall halveras. Innan du för första gången använder dig av tjänsten inlaga tar du kontakt med din bankkontakt eller 950print@swedbank.se för att få instruktionen för hård/tryckt eller mjuk/printad inlaga. Du kan välja mellan att skicka information som du trycker på eget tryckeri och levererar till anvisad adress eller ett Word-dokument (printad) som du skickar via till banken under adress 950print@swedbank.se ca två veckor före ordinarie produktion. Din utbetalningsfil måste därefter markeras med ett särskilt inlagenummer som du får från Swedbank. Inlagan kan vara selektiv, dvs bifogas endast till vissa grupper av betalningsmottagarna, eller så kan den vara generell och bifogas till samtliga betalningsmottagare. Kom ihåg att det kräver viss förberedelse och kontakt med Swedbank innan en inlaga kan skickas ut varför vi rekommenderar att du tar kontakt med oss på 950print@swedbank.se i god tid innan den planerade inlagan ska skickas. Utbetalningar med tilläggstjänster Tilläggstjänster för 16

17 Ordlista Bankdagar Bankdagar är de dagar då bankerna normalt håller öppet. Exempel: första bankdagen efter en fredag är normalt nästkommande helgfria måndag. Bevakningsregister I detta register ligger de underlag för utbetalningar som har sänts in till banken för bevakning. Underlagen ligger i bevakningsregistret fram till två dagar före utbetalningsdagen. Förändringsskydd Metod att skydda betalningsinformationen mot förändring under transporten från kund till Swedbank. Se även nedan under Sigill. Kontaktperson Utbetalaren har i samband med undertecknandet av avtal om Utbetalningstjänst angivit kontaktpersoner. Dessa personer tar Swedbank Tekniksupport kontakt med om det uppstått något fel i betalningsinformationen. Kryptering Metod för att skydda betalningsinformationen mot insyn under transporten från kund till Swedbank. Se även under PGP. Likviddag/uttagsdag Den dag då banken, enligt avtalet med er, har rätt att ta ut likviden från överenskommet konto. Vanligtvis två bankdagar före utbetalningsdagen. Det måste finnas tillräckligt med pengar på det angivna kontot när uttaget ska göras. PGP Vid leverans av krypterade utbetalningsfiler till Swedbank används PGP (Pretty Good Privacy), som finns som freeware till de flesta servrar / PC operativsystem. Sigill För leverans av betalningsunderlag till Swedbank avseende Utbetalningstjänster används Nexus SÄK-data metod för förändringsskydd. Utbetalningsdag Om utbetalningsdagen i filen är angiven till lördag eller söndag, eller till annan dag då banken är stängd, flyttas utbetalningsdagen automatiskt till närmast följande bankdag. Är angiven utbetalningsdag samma bankdag som banken tar emot filen eller nästkommande bankdag, kommer dessa att utbetalas, men kommer då att försenas till betalningsmottagarna. Övrigt 17

18 Kontonummeruppbyggnad SUS När företaget är registerhållare, dvs. du anger själv till vilket konto som utbetalningen ska ske till, måste du i ditt program ha angivit det kontonummer som betalningsmottagaren har meddelat dig. Kontonumret består av ett clearingnummer och ett räkningsnummer, tillsammans benämns dessa kontonummer. Dessa uppgifter ska ingå i den fil för utbetalning som du skickar till Swedbank. Clearingnumret talar om till vilken specifik bank utbetalningen ska. Clearingnumret är ett 4-siffrigt nummer som tilldelas varje bankkonto, utom Swedbanks clearingnummer som börjar på siffran 8 (8XXX-X) och består av 5 siffror. Den femte siffran är en kontrollsiffra och ska ibland inte tas med i kontonumret när du skickar filen till banken. Hur det ska anges framgår av din programmanual. På nästa sida hittar du en clearingnummerförteckning över de vanligaste bankerna i Sverige. Övrigt 18

19 Bank Clearing ABN AMRO Bank (Sverige) BGC Citibank International Plc Sweden Branch Danske Bank Danske Bank Den Norske Bank ASA, filial Sverige Swedbank Swedbank (f d Föreningsbanken) Handelsbanken HSB Bank ICA Banken AB IKANO Banken Kaupthing Bank Sverige AB Länsförsäkringar Bank Aktiebolag Länsförsäkringar Bank Aktiebolag Länsförsäkringar Bank Aktiebolag Nordea Nordea Nordea Nordea Nordea, personkonto* Nordea Nordea Postgiro Bank Resurs Bank AB Riksgäldskontoret - premieobligationer 3989 SalusAnsvar Bankaktiebolag Stockholm S-E-B S-E-B Skandiabanken Sparbanken Gripen Sparbanken Finn Stadshypotek Bank *Personkonto. I vissa programbehöver du inte ange något clearingnummer för personkonto i Nordea utan det finns en markering att göra för personkonto. Därefter anges personkontot = personnummer (10 siffror). Övrigt 19

20 Frågor och reklamation Om du undrar över något eller om du anser att banken har utfört ditt uppdrag felaktigt ska du kontakta ditt bankkontor. Övrigt Kontaktvägar Telefon Swedbank Kundsupport för elektroniska betalningar Swedbank Tekniksupport Frågor angående tester, kommunikation samt Förändringsskydd ( Sigill ) och lösenord. I alla övriga frågor kontakta i första hand ditt bankkontor. Reservrutin Uppstår det problem vid överförandet av utbetalningsfil till banken, och de ordinarie rutinerna inte kan användas, finns det ett antal olika tillvägagångssätt för att lösa situationen. Hur lösningen sker varierar beroende på dina förutsättningar och problemets art. Oftast ersätts filen med en CD eller DVD. Uppstår sådan situation ska alltid Swedbank Tekniksupport kontaktas. Du når Tekniksupport på telefon

21 Uppdaterad