ÅRSRAPPORT Ambulanssjukvården i Storstockholm AB

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2013 N Ambulanssjukvården i Storstockholm AB

2 Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Landstingsrevisorerna omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna@rev.sll.se.

3 Revisorsgrupp II Diarienummer: RK Styrelsen för Ambulanssjukvården i Storstockholm AB Årsrapport 2013 Ambulanssjukvården i Storstockholm AB Revisorerna i revisorsgrupp II beslutade att överlämna rapporten till styrelsen för Ambulanssjukvården i Storstockholm AB för yttrande senast Paragrafen justerades omedelbart. Göran Hammarsjö ordförande Agneta Fohlström sekreterare Landstingsrevisorerna Box Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: Fax: E-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se Säte: Stockholm Org.nr:

4 RK Revisionskontoret Sammanfattning Ambulanssjukvården i Storstockholm AB I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Bedömning för år 2013: Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande X Otillfredsställande Intern styrning och kontroll Tillräcklig X Inte helt tillräcklig Otillräcklig Räkenskaper Rättvisande X Inte rättvisande Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det justerade resultatet på -3,7 mnkr ligger 4,4 mnkr under fullmäktiges resultatkrav på 0,7 mnkr. Det motsvarar 2,3 procent av omsättningen. Avvikelsen förklaras framför allt av högre personalkostnader än budgeterat. Till viss del beror avvikelsen på faktorer som bolaget inte kunnat påverka. Det gäller exempelvis hälso- och sjukvårdsförvaltningens beslut om utökning av verksamheten under innevarande verksamhetsår där bolagets uppstartskostnader inte fullt ut ersatts under Bolaget har arbetat för att nå produktionsmålen och har genomfört det utökade uppdraget, men med ökade kostnader som följd. Bolaget har vidtagit åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Dessa har dock inte varit tillräckliga för att uppnå fullmäktiges ekonomiska resultatkrav. Bolaget når fullmäktiges mål och avtalsreglerade krav vad gäller tillgänglighet och miljö och uppvisar överlag goda resultat i patient- och medarbetarundersökningar. Bolaget bedriver ett aktivt forsknings- och utvecklingsarbete. Det ekonomiska resultatet bedöms som inte helt tillfredsställande medan det verksamhetsmässiga resultatet bedöms som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Granskningen av bolagets interna styrning och kontroll visar att bolagets styrelse i huvudsak skapat förutsättningar för att uppnå en god intern styrning och kontroll. Bolagets arbete med riskbedömning och intern kontrollplan behöver dock, som revisionen tidigare konstaterat, stärkas. Den interna styrningen och kontrollen bedöms därför sammantaget vara tillräcklig. Räkenskaper Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 1

5 Revisionskontoret INNEHÅLL 1 ÅRETS GRANSKNING... 1 REVISIONSKONTORETS GRANSKNING EKONOMISKT OCH VERKSAMHETSMÄSSIGT RESULTAT Ekonomiskt resultat Verksamhetsmässigt resultat Produktion och produktivitet Tillgänglighet och startintervall Kvalitet Personal Miljö Forskning och utveckling Bedömning INTERN STYRNING OCH KONTROLL Styrelsens arbete för att säkerställa en god intern styrning och kontroll Kompetensförsörjning och arbetsmiljö AISABs arbete med geriatrisk patientstyrning Prehospital vård vårdkedjans första insats Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömning AUKTORISERAD REVISORS GRANSKNING INTERN STYRNING OCH KONTROLL Ekonomistyrning Ledningsnära kostnader och representation Oegentligheter Övrig granskning Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömning RÄKENSKAPER Årsredovisningen Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömning Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4a Bilaga 4b Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier Modell för granskning av arbetet med intern styrning och kontroll Bedömning av intern styrning och kontroll AISAB Bedömning av intern styrning och kontroll AISAB - matris

6 Revisionskontoret Årets granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för bolagsrevision och samordnad revision inom SLL samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Camilla Salomonsson vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Mikael Sjölander vid Ernst & Young AB. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. Revisionskontorets granskning 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 1

7 Revisionskontoret Ekonomiskt resultat Budget 13 Bokslut 13 Bokslut 12 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 177,7 189,1 179,0 Verksamhetens kostnader (inkl. avskrivningar och finansiella poster) Resultat före bokslutsdisposition och skatt -177,0-189,3-177,8 0,7-0,2 1,2 Lämnade koncernbidrag -3,5-0,1 Justerat resultat 0,7-3,7 1,1 Erhållna koncernbidrag (skatt) 3,5 - Lämnade koncernbidrag (skatt) - -0,7 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 0,7-0,2 0,4 Balansomslutning (mnkr) 62,0 57,8 Årsarbetare Justerat resultat på -3,7 mnkr visar bolagets resultat rensat från poster av engångskaraktär för att göra utfallet jämförbart med 2012 och budget Posterna uppgår sammanlagt till 3,5 mnkr och består av dels 2,6 mnkr i återbetalning av försäkringspremier från AFA avseende 2005 och 2006, dels minskade pensionskostnader inklusive löneskatt med 0,9 mnkr på grund av att Finansinspektionen under hösten 2013 beslutat om en ökning av diskonteringsräntan. Landstingsledningen har beslutat att bolag inom LISAB-koncernen ska lämna koncernbidrag med motsvarande belopp, vilket för Ambulanssjukvården i Storstockholm AB (AISAB) innebär 3,5 mnkr. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen erhåller bolaget ett koncernbidrag på 3,5 mnkr. Det faktiska koncernbidraget uppgår därför till 0 kr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till -0,2 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet på -3,7 mnkr, som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav på 0,7 mnkr. Det justerade resultatet är 4,4 mnkr lägre än fullmäktiges resultatkrav på 0,7 mnkr, vilket motsvarar 2,3 procent av omsättningen. De totala intäkterna har ökat med 10 mnkr (5,6 procent). Intäkterna inom ambulansverksamheten, som står för över 90 procent av intäkterna, har ökat med drygt 11 mnkr (6,9 procent). Detta beror huvudsakligen på indexuppräkning av avtalsersättningen med 2,8 procent samt utökning av verksamheten genom ambulanslyftet 1 med tre fordon genom tilläggsavtal. På kostnadssidan har framför allt personalkostnaderna ökat. Detta bland annat på grund av de nyrekryteringar som gjorts för bemanningen av nya fordon, ökade lönekostnader för sjuksköterskor och införande av överlappningstid 2. Mellan 2012 och 2013 ökade antalet helårsarbetande med 1,7 procent medan personalkostnaderna ökade med 7,5 procent. Ambulanssjukvården i Stockholm har sedan länge en ansträngd personalsituation framför allt till följd av bristen på ambulanssjukvårdare, vilket gjort att ett antal sådana tjänster ersatts med sjuksköterskor, till högre lönekostnad. Ambulanssjukvården har också avtalskrav på sig att bemanna varje fordon 1 Ambulanslyftet avser beslutet att utöka ambulansflottan i SLL med 10 nya enheter under Överlappningstid har införts i syfte att minska övertidskostnaderna och förbättra arbetsvillkoren. Den ökade kostnaden för överlappningstid motsvaras enligt bolaget inte fullt ut av minskade övertidskostnader. 2

8 Revisionskontoret med specialistutbildad sjuksköterska. Länet har under året haft personalbrist även på sjuksköterskesidan, vilket även bedöms ha bidragit till löneglidning. Personalkostnaderna utgör cirka 80 procent av bolagets totala kostnader. De tre nya fordon som AISAB efter verkställighetsbeslut av HSF tagit i drift under året har inneburit uppstartskostnader som inte fullt ut ersatts under Detta då flera av fordonen togs i drift i slutet av året och ersättningen baseras på antal levererade beredskapstimmar, dvs. bolaget får betalt först när fordonet är i drift. Bolaget bedömer att man haft uppstartskostnader på omkring 1 mnkr vad gäller introduktionsutbildning för ny personal 3 och installation av utrustning i de nya fordonen mm. Kostnaderna för Rakel 4 har också ökat, bland annat avseende systemuppgradering och reparation av utrustning. IT-kostnaderna har också ökat bland annat till följd av investering i en ny hemsida. AISAB har under året överskridit sin investeringsram med 4 mnkr, främst till följd av uppstart av tre nya enheter inom ramen för ambulanslyftet. Bolagets soliditet har under året minskat till 22 procent. Efter koncernbidrag uppgår bolagets soliditet till 22,9 procent. Flera av bolagets avtalsbestämda kvalitetskrav är knutna till viten. Då bolaget levt upp till kraven på beredskap och kvalitet på de områden som gått att mäta under året, har inga sådana viten under året påverkat ekonomin. Revisionen bedömer att AISAB behållit och rekryterat den personal man behöver för det utökade uppdraget, men med ökade personalkostnader som följd. Bolaget har under året vidtagit en rad åtgärder för att hantera den ekonomiska situationen såsom införande av överlappningstid mellan på- och avgående skift, förändrad semester- och personalplanering och en mer detaljerad uppföljning/analys av ekonomi och verksamhet med respektive ambulansstation. Bolaget har också inlett en översyn av Rakel-kostnaderna, där det enligt bolaget finns en oklarhet i avtalet om kostnadsfördelning mellan beställare och leverantör. De åtgärder som vidtagits har dock inte varit tillräckliga för att uppnå det ekonomiska resultatkravet för Revisionen bedömer att styrelsens redogörelse vad gäller det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet i allt väsentligt är rättvisande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag Produktion och produktivitet AISABs produktion under året lever exakt upp till det avtalade antalet driftstimmar, vilka under 2013 utökats till följd av ambulanslyftet. I tabellen nedan syns antalet uppdrag och drifttimmar för ambulansverksamheten respektive transport av avlidna. Antalet uppdrag har ökat med 3 procent medan transport av avlidna minskat något. 3 Introduktionsutbildningen tar 10 veckor och den nyanställda personalen har full lön under utbildningstiden. 4 Rakel är ambulanssjukvårdens radiokommunikationssystem. 3

9 Revisionskontoret Antal uppdrag och drifttimmar Förändring Ambulans Antal uppdrag ,0 % Drifttimmar ,4 % Transport av avlidna Antal uppdrag ,3 % Drifttimmar ,5 % Produktiviteten, mätt som antal uppdrag dividerat med justerade totalkostnader, minskade under året med 3,8 procent. Detta beror enligt bolaget bland annat på utökningen av antalet ambulansenheter (ambulanslyftet) vilket genomförts som ett svar på ökningen av antalet uppdrag de senaste åren. Mellan 2010 och 2012 ökade antalet uppdrag med 12 procent per år Tillgänglighet och startintervall AISAB har under året ökat sin genomsnittliga tillgänglighetstid från 99,76 till 99,78 procent, dvs. med 0,02 procentenheter. Det vitesbelagda kravet i avtalet ligger på 99,7 procent. Vid två tillfällen under året har tillgängligheten sjunkit strax under denna nivå, dock inom tillåten avrundningsmarginal. AISAB har också vitesbelagda krav i avtalet vad gäller startintervall 5. SOS Alarms fortsatta tekniska problem med att överföra korrekt mätdata för startintervall medför dock att det inte går att bedöma AISABs måluppfyllelse på området Kvalitet AISAB deltog under hösten 2012 i den nationella patientenkäten för ambulanssjukvården som genomfördes i sju landsting 6. I denna undersökning fick bolaget höga poäng (på en skala 1-100) vad gäller bemötande (95) och förtroende (95). Helhetsintrycket av vården fick 84. Något lägre värden fick bolaget vad gäller frågor som rör delaktighet i beslut om vård (81), den information som gavs om patientens tillstånd (78) och information om fortsatt behandling på vårdinrättning (68). Resultaten för Stockholms ambulansbolag är överlag något lägre än genomsnittet för de sju medverkande landstingen. AISAB har under året fått in sju bemötandeavvikelser var motsvarande siffra sex stycken Detta ska ställas i relation till drygt genomförda uppdrag under året. Bolaget har under året haft en incident som Lex Maria-anmäls först under 2014 (och därför inte syns i tabellen för 2013). Enligt uppgift handlade samtliga Lex Maria-ärenden inom ambulanssjukvården i Stockholm under 2013 om fall där patienten lämnats hemma. Tabellen nedan visar antalet avvikelser avseende anmälningar och klagomål. Avvikelser avseende anmälningar och klagomål Totalt Socialstyrelsen 4 4 Patientnämnden 3 4 LÖF-anmälningar 1 1 Lex Maria-ärenden Startintervall definieras som tiden mellan utlarmning och starttid (kvittens). Avtalet innehåller krav på att 97 procent av startintervallen ska utföras inom 90 sekunder för prio 1-larm respektive 180 sekunder för prio 2- och 3-larm. 6 Den nationella patientenkäten genomfördes av Institutet för kvalitetsindikatorer. De angivna siffrorna är sammanvägda resultat av olika svaralternativ baserat på i vilken grad patienten instämt med aktuell fråga. Vissa av frågorna är felkonstruerade (obalanserade svarsalternativ) vilket tillsammans med svarsfrekvensen innebär att resultaten bör tolkas med försiktighet. 4

10 Revisionskontoret Antalet interna avvikelser har under året minskat kraftigt efter införandet av avvikelsehanteringssystemet HändelseVis. Detta tror bolaget beror på att systemet kräver en större arbetsinsats än tidigare. Totalt inkom cirka 170 avvikelser 2013, vilket kan jämföras med cirka 800 året innan. Samtidigt menar bolagets ledning att kvaliteten på de avvikelser som rapporteras in är högre idag än tidigare. Bolaget arbetar för närvarande med en modell för att på ett samlat sätt analysera avvikelserna i det nya systemet. AISABs ledningssystem är certifierat enligt miljöstandard samt standarderna för kvalitet (ISO 9001) och arbetsmiljö (OHAS 18001, AFS 2001:1) Personal AISABs arbete på personalområdet ligger i linje med fullmäktiges inriktning på området. Bolaget ökade sitt övergripande resultat i medarbetarundersökningen med två procentenheter 75 till 77. Bolaget uppvisar höga resultat vad gäller attraktiv arbetsgivare, öppet klimat och delaktighet. Bolaget uppvisar lägre värden vad gäller belöning efter måluppfyllelse, tydliggörande av lönekriterier och upplevelsen av stress. Flera av indikatorerna relaterade till stress har dock förbättrats jämfört med föregående år. AISABs sjuktal har minskat från 5,7 till 5,2 procent. Sjukfrånvaron har minskat bland kvinnor och ökat bland män samt i åldersgruppen 50 år eller äldre. Långtidssjukfrånvaron, vilken står för över hälften av den totala sjukfrånvarotiden, har också ökat Miljö AISABs miljömål utgår från landstingets Miljöutmaning 2016 samt bolagets egna miljöaspektlistor, avvikelser och resultat från interna och externa revisioner. Under 2014 planerar bolaget att mer i detalj gå igenom specifikationsdokumentet till Miljöutmaning 2016 för att säkerställa att detta följs i alla tillämpliga delar. Transporter är AISABs mest betydande miljöaspekt. Sedan 2009 samtliga ambulanser som köpts in av företaget sanerade från hälsoskadliga ämnen. Under året har bolaget köpt in 12 nya fordon, varav 11 med dieseldrift. Samtliga dieselfordon tankas med delvis förnyelsebart bränsle. Bolaget lever upp till de miljökrav som ställs vad gäller drivmedel. Kravet i avtalet för 2013 var 20 procent förnyelsebart drivmedel och bolaget hade cirka 35 procent förnybart. Revisionen menar att bolagets arbete med miljö skulle kunna förbättras genom att definiera mer tydligt uppföljningsbara mål och på ett stringent sätt återrapportera resultaten i förhållande till dessa mål Forskning och utveckling AISAB har under året infört prehopsital närakutstyrning, vilket innebär att patienter som uppfyller vissa kriterier kan få komma till närakuten istället för till akutmottagningen. Denna styrning har etablerats med fyra närakuter. Bolaget har också påbörjat planeringen av patientstyrning mot infektionsklinik. Utöver dessa projekt bedriver AISAB en rad andra forsknings- och utvecklingsprojekt. Bolaget har dessutom spelat en viktig roll vad gäller inrättandet av Akademisk Ambulans en plattform för verksamhetsförlagd utbildning. Den akademiska ambulansen är ett samarbete mellan landstinget, AISAB, övriga ambulansbolag, prioriterings- och dirigeringstjänsten och lärosätena på området. På sikt är planen att den akademiska ambulansen även ska kunna fungera som plattform för forskning och utveckling. 2.3 Bedömning Det justerade resultatet på -3,7 mnkr ligger 4,4 mnkr under fullmäktiges resultatkrav på 0,7 mnkr. Det motsvarar 2,3 procent av omsättningen. Avvikelsen förklaras framför allt av högre 5

11 Revisionskontoret personalkostnader än budgeterat. Till viss del beror avvikelsen på faktorer som bolaget inte kunnat påverka. Det gäller exempelvis hälso- och sjukvårdsförvaltningens beslut om utökning av verksamheten under innevarande verksamhetsår där bolagets uppstartskostnader inte fullt ut ersatts under Bolaget har arbetat för att nå produktionsmålen och har genomfört det utökade uppdraget, men med ökade kostnader som följd. Bolaget har vidtagit åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Dessa har dock inte varit tillräckliga för att uppnå fullmäktiges ekonomiska resultatkrav. Bolaget når fullmäktiges mål och avtalsreglerade krav vad gäller tillgänglighet och miljö och uppvisar överlag goda resultat i patient- och medarbetarundersökningar. Bolaget bedriver ett aktivt forsknings- och utvecklingsarbete. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms sammantaget som inte helt tillfredsställande. 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen omfattar även om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt så att fullmäktiges mål uppfylls samt att lagar, föreskrifter m.m. efterlevs. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Styrelsens arbete för att säkerställa en god intern styrning och kontroll. Revisionen har under 2013 genomfört en granskning med inriktning på de arbetsformer och processer som styrelsen tillämpar för att säkerställa en god intern styrning och kontroll i verksamheten, dvs. det systematiska internkontrollarbetet. Granskningen har genomförts genom: Intervjuer på ledningsnivå Genomgång av olika styrdokument, styrelseprotokoll m.m. Granskning av bolagets interna och externa hemsidor Bedömningen av arbetet med den interna styrningen och kontrollen avser organisationens övergripande nivå då granskningen fokuserat på bolagsledningen. För att kunna uttala sig om det interna kontrollarbetet i sin helhet krävs även granskning på lägre nivå i organisationen. Revisionen har en modell för granskning och bedömning av nämnders och styrelser arbete med intern styrning och kontroll. Modellen som baseras på COSO-ramverket 7 presenteras i bilaga 3. Utifrån denna granskning kan revisionen inte uttala sig om styrelsen har en god intern styrning och kontroll utan endast om styrelsen skapat förutsättningar för att uppnå en god intern styrning och kontroll. I bilaga 4 presenteras en mer ingående beskrivning och bedömning av det interna kontrollarbetet inom AISAB. Kontrollmiljö AISABs ledning bedöms skapa ett organisationsklimat som stärker en god intern styrning och kontroll och bolaget uppvisar en samstämmig bild kring ledarskap och organisationskultur kopplat till dessa frågor, med fokus på ledningssystemet. Styrelsen har fastställt mål för verksamheten som är i linje med fullmäktiges mål och det finns rutiner som säkerställer att fullmäktiges uppdrag och direktiv beaktas i planeringen. Bolagets mål är kända i verksamheten. AISAB har en tydlig dokumenterad organisationsstruktur, vilken har anpassats till organisationens behov och är känd i organisationen. Roller, ansvar och befogenheter är i allt väsentligt 7 COSO the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Internationellt ramverk för utvärdering och utveckling av intern styrning och kontroll 6

12 Revisionskontoret dokumenterade och kommunicerade till medarbetarna. Bolaget uppdaterar sin delegationsordning och VD-instruktion en gång per år. AISAB har former för att följa policyutvecklingen och antar egna policyer/riktlinjer vid behov. Bolaget har också rutiner för att kommunicera aktuella riktlinjer till medarbetarna, och former för att följa upp att riktlinjerna följs. AISAB har processer för att säkerställa den kompetens som behövs för att nå uppsatta mål, såsom rutiner för rekrytering, introduktion, kompetensutveckling och kvalitetssäkring av personalens kompetens. Riskbedömning AISAB har inte någon dokumenterad riskbedömning som följer landstingets riktlinjer på området. Bolaget saknar en övergripande modell för riskhantering, utöver den riskhantering som sker inom ramen för ledningssystemet. Bolagets modell för riskhantering är del av den interna kontrollplanen och endast delvis kopplad till ordinarie verksamhetsplanering och -uppföljning. Riskerna i interna kontrollplanen utgörs i hög grad av administrativa rutiner och i mindre utsträckning av väsentliga risker vad avser möjligheten att uppnå uppsatta mål. Bolagets internkontrollplan är inte heller helt tydlig vad gäller ansvar för hantering av risker. Arbete har dock inletts med att skapa en struktur och process för systematisk riskbedömning. Bolaget behöver utveckla en systematik vad gäller att allsidigt identifiera, värdera och ta ställning till prioritering och hantering av risker, som underlag för att utarbeta sin årliga internkontrollplan. I detta arbete bör styrelsen inkluderas. Bolaget bör genomföra en dokumenterad riskbedömning och tydligare koppla arbetet till ordinarie verksamhetsplanering och -uppföljning. Bolaget bör också tydliggöra roller och ansvar vad gäller riskhanteringen. Åtgärder och kontrollaktiviteter Styrelsen har i juni fastställt en intern kontrollplan för innevarande år vilken endast delvis uppfyller landstingets riktlinjer. Planen omfattar samtliga identifierade risker, dvs. ingen prioritering har skett av vilka risker som kräver specifika åtgärder eller kontroller under innevarande år. Vidare är åtgärder/kontrollaktiviteter i planen inte tillräckligt beskrivna vad gäller innehåll och metod. Planen bedöms vara känd av bolagets ledningsgrupp och styrelse. Bolaget har säkerställt att det finns förebyggande åtgärder och systematiska kontroller i den egna verksamheten, såväl vad gäller ekonomi som verksamhet. Det finns dock inte rutiner för alla typer av kontroller som ska genomföras, men en organisationskultur med avvikelserapportering, samordnare på olika områden och regelbundna stickprovskontroller. Dessa faktorer bidrar sammantaget till en i huvudsak god kontrollkultur i organisationen. Information och kommunikation AISAB har i huvudsak väl definierade och fungerande processer för information och kommunikation vilka är kända i verksamheten. Detta gäller även rapportering till styrelsen. Bolaget har givet sin storlek adekvata system för rapportering av avsteg från regler och riktlinjer, vilka inkluderar anmälan till närmaste chef, avvikelsehanteringsystem, och kamratstödjare. Bolaget har dessutom en kultur som uppmuntrar medarbetarna att uppmärksamma avvikelser. AISAB har vidare i huvudsak former för att kommunicera relevant information till medborgare, patienter och närstående, inklusive en ny hemsida och rutiner för kommunikation med patient/närstående avseende klagomål eller andra avvikelser. Väsentlig information och ledningsbeslut kommuniceras i huvudsak effektivt till medarbetare och andra intressenter, exempelvis via intranätet, VD-brev, protokollförda arbetsplatsträffar etc. Merparten av bolagets styrdokument och mötesprotokoll finns tillgängliga på intranätet, dock inte alltid på ett lätt tillgängligt sätt. Bolaget är dock i färd med att förbättra tillgängligheten. Uppföljning och utvärdering AISAB genomför en systematisk uppföljning av uppfyllelsen av mål, uppdrag och direktiv. VD och ekonomichef håller regelbundna möten med respektive stationsledning där ekonomi och verksamhet följs upp. Bolaget har väl fungerande rutiner för att följa upp och rapportera mål och mätetal på olika områden. Styrelsen bedöms i huvudsak få tillräcklig information för att fatta effektiva beslut. Styrelsen har dock efterfrågat bättre underlag för bedömning av bolagets 7

13 Revisionskontoret resultat och åtgärder för att nå resultatkravet samt redovisning av stationsresultat. De i den interna kontrollplanen beslutade åtgärderna och kontrollaktiviteterna följs inte upp på ett systematiskt sätt och styrelsen bedöms inte få tillräcklig information om vidtagna åtgärder. Kontrollmomenten i den interna kontrollplanen inkluderar inte uppföljning av huruvida en viss rutin eller riktlinjer efterlevs. Bolaget bör, när man tagit fram en intern kontrollplan som följer landstingets riktlinjer, säkerställa systematisk uppföljning och återrapportering till styrelsen. Bolaget har en intern revision kopplad till ledningssystemet men i övrigt få särskilda resurser avsatta för att säkerställa en god intern styrning och kontroll. Detta arbete är istället integrerat i respektive ordinarie funktion. Bolaget har arbetsformer och ett klimat som uppmuntrar utveckling och förbättring av verksamheten, inklusive avvikelsehanteringssystem, former för att omhänderta förbättringsförslag och samordnare för kvalitet, miljö etc. vilka är placerade på ambulansstationerna. AISAB genomför ingen systematisk och regelbunden utvärdering av den interna styrningen och kontrollen i sin helhet. De obligatoriska uppföljnings-/utvärderingsrutiner som följer av bolagets certifiering på områdena kvalitet, arbetsmiljö och miljö bedöms dock i viss mån omhänderta behovet av sådan systematisk utvärdering. Sammantaget bedömder revisionen att styrelsen i huvudsak skapat tillräckliga förutsättningar för en god intern styrning och kontroll. Förbättringsområden finns framför allt inom området riskbedömning och intern kontrollplan. Här bör ledningen utveckla en systematik vad gäller att identifiera, värdera och ta ställning till prioritering och hantering av risker, samt ta fram en dokumenterad riskbedömning som underlag för att utarbeta sin årliga internkontrollplan. I detta arbete bör styrelsen inkluderas. Ledningen bör tydligare koppla detta arbete till ordinarie verksamhetsplanering och uppföljning samt tydliggöra roller och ansvar vad gäller riskhanteringen. Revisionen ser positivt på att bolaget påbörjat ett arbete i denna riktning. 3.2 Kompetensförsörjning och arbetsmiljö Revisionen har i samband med granskningen av den interna styrningen och kontrollen översiktligt granskat bolagets arbete med att förbättra arbetsmiljön. Granskningen har skett genom relevanta styrdokument, medarbetarenkäter, handlingsplaner och protokoll från arbetsplatsträffar, samt intervjuer med stationschefer och ledning. Bolaget har relevanta styrdokument på plats och en arbetscykel kopplad till ledningssystemet vilken gör att avvikelser på området analyseras och åtgärdas, såväl via avvikelserapporter som via skyddsronder. På basis av medarbetarenkät, avvikelserapportering och skyddsronder utarbetar respektive station en handlingsplan. Bolaget har under året vidtagit en rad åtgärder för att säkerställa en god arbetsmiljö för personalen, såsom skiftbytestid och individuell schemaplanering. Bolaget bedöms ha system och rutiner på plats för att främja en god arbetsmiljö. Granskningen har inte föranlett några väsentliga iakttagelser. 3.3 AISABs arbete med geriatrisk patientstyrning Vid utgången av 2012 uppfattade revisionen att det fanns en risk att antalet patienter som fördes med ambulans direkt till geriatriken (patientstyrning) inte utvecklades som avsett. Detta i samband med att direktintag till geriatriken övergått från projektverksamhet till att integreras i den ordinarie verksamheten 8. Revisionen beslutade att genomföra en granskning i slutet av 2013 och då besvara frågan om AISAB, SLSO 9 och HSN, styr sin verksamhet och samverkar med övriga parter för att säkerställa att patienter som kan vinna på att föras direkt till geriatriken också hamnar där. Granskningen baseras främst på den utvärderingsrapport som tagits fram av AISAB och SPC-A 10 gemensamt, samt intervju med VD och FoUU-chef för AISAB. Under 2013 genomförde AISAB och SPC-A en utvärdering vilken konstaterade att antalet patienter som styrts direkt till geriatrisk klinik under året var klart högre än målet. Intagningsför- 8 Granskningen prioriterades även utifrån att direktintag avses utgöra en viktig del i syfte att avlasta akutmottagningarna och att kunskapsunderlagen för direktintag och effekterna därav uppvisar otillräckligheter. 9 Stockholms läns sjukvårdsområde. 10 Stockholms Prehospitala Centrum Ambulans. 8

14 Revisionskontoret frågningarna ökade med 25 procent från omkring till 1 900, och antalet direktintag (genomförda styrningar) ökade med 63 procent från 999 år 2012 till år Detta kan jämföras med målet på styrda patienter per år. Dessutom var antalet sekundärtransporter 11 färre än förväntat och mediantiden för hela uppdraget minskade från 1:23 till 1:17 timmar. Patientstyrning 2012 och Förändring Förfrågningar % Inlagda % Nekade % Andel inlagda av totalt antal förfrågningar 66% 86% Revisionens bedömning är att den geriatriska patientstyrningen överlag fungerar relativt väl. Utvärderingen pekar dock på stora skillnader mellan såväl ambulansbolag som mottagande kliniker vad gäller antal styrda (respektive mottagna) patienter. Detta innebär sannolikt att både ambulansbolag och kliniker kan utveckla sin verksamhet ytterligare på området. Vad gäller AISABs arbete med den geriatriska patientstyrningen så har bolaget enligt uppgift jobbat mycket med uppföljning och med att fortsätta skapa medvetenhet om patientstyrningen bland sin personal. AISAB följer månatligen upp medicinska avvikelser vad gäller alla direktintag. Bolaget tar också stickprov på styrningsuppdragen för att se om man följer riktlinjerna för när en patient kan/ska direktstyras. Bolaget ger feedback till personalen, bland annat på stationsmöten, där man redovisar hur bolaget styr och vad som behöver förbättras, samt diskuterar attityder till patientstyrning. AISAB leder arbetet inom SALFS, ett forum där ambulansleverantörerna samverkar kring utbildning och kvalitetssäkring av ambulanspersonalens medicinska kompetens. Bolaget har skapat ett utbildningsprogram där man bland annat kontrollerar följsamheten till de medicinska riktlinjerna, vilket inkluderar test av personalens kunskap om patientstyrning. Bolaget är också, tillsammans med SPC-A, drivande i utvecklingsarbetet vad gäller geriatrisk patientstyrning. Granskningen har visat att AISAB i allt väsentligt styr sin verksamhet och samverkar med övriga för att säkerställa att den geriatriska patientstyrningen fungerar. Granskningen har inte föranlett några rekommendationer. 3.4 Prehospital vård vårdkedjans första insats Revisionen har i ett särskilt projekt 12 granskat den prehospitala vården 13 i SLL med fokus på styrning och samordning. De som granskats är HSN och AISAB. Den övergripande bedömningen är att styrning, samordning och uppföljning av den prehospitala vården behöver stärkas för att skapa tillräckliga förutsättningar för ett effektivt resursutnyttjande och en jämlik, patientsäker vård. Granskningen har visat att SPC-A och AISAB upplever svårigheter att samverka mot bakgrund av att ägaren inte gett dem inbördes samstämmiga uppdrag. Beställarstyrning och ägarstyrning är inte samordnade i den utsträckning som krävs för en väl fungerande prehospital vård. Medan ambulansbolagen uppfattar att deras medicinska kompetens (genom medicinskt ledningsansvarig läkare) i huvudsak är tillräcklig uppgav intervjuade både vid SPC-A och vid HSN att de var tveksamma till detta bland annat då samma eller liknande avvikelser återkommer och riktlinjer tar lång tid att implementera. Revisionen menar att det finns en risk att den 11 Sekundärtransport innebär i detta sammanhang när patient som styrts till geriatrisk klinik behöver ny transport från geriatrisk klinik till akutsjukhus utifrån att patientens vårdbehov inte kunnat mötas av den geriatriska kliniken. Både ambulansen och den mottagande kliniken gör en medicinsk bedömning av patienten. 12 Prehospital vård vårdkedjans första insats. Projektrapport 8/ Den sjukvård som ges innan en patient ankommer till en sjukvårdsinrättning enligt framtidens hälso- och sjukvård, andra steget. 9

15 Revisionskontoret medicinska läkarkompetensen i den prehospitala vården inte är tillräckligt väl organiserad för att vårdgivaransvaret ska kunna utövas. Granskningen har vidare visat att den prehospitala vårdens del i strukturomvandlingen enligt Framtidens hälso- och sjukvård ännu inte påbörjats i någon större utsträckning. De intervjuade menar att direktintag, som är en viktig del i Framtidens hälso- och sjukvård (FHS). Patientstyrning behöver utredas med fokus på patientsäkerheten och vårdkvalitet innan det genomförs i större skala. Även ersättningssystemen behöver ses över så att de främjar fungerande direktintag. Möjligheterna till forskning om den prehospitala vården behöver i sin tur säkerställas och infrastruktur utvecklas för att forskning ska vara möjlig att genomföra, t.ex. via förstärkning av plattformen Akademisk ambulans. För detta krävs ett tydligt fördelat ansvar inte bara inom den prehospitala vården, utan även i relation till närliggande aktörer som geriatriska kliniker, akutmottagningar och närakuter. Granskningen har inte föranlett några rekommendationer till AISAB. 3.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts en rekommendation avseende arbetet med riskanalys och intern kontrollplan. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 3.6 Bedömning Granskningen av bolagets interna styrning och kontroll överlag visat att bolagets styrelse i huvudsak skapat förutsättningar för att uppnå en god intern styrning och kontroll. Bolagets arbete med riskbedömning och intern kontrollplan behöver dock, som revisionen tidigare konstaterat, stärkas. Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genomförts av revisionskontoret sammantaget vara tillräcklig. Auktoriserad revisors granskning 4 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för den interna kontrollen utifrån aktiebolagslagens krav. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga Ekonomistyrning Auktoriserad revisor har granskat om bolaget har ändamålsenliga kontrollmoment och rutiner för en effektiv styrning och kontroll av bolagets verksamhet. Detta med huvudfokus på processer och rutiner med koppling till den finansiella rapporteringen och förvaltningskrav enligt aktiebolagslagen (ABL). Väsentliga investeringar och övriga beslut har varit föremål för beslut i styrelsen. Styrelseprotokollen visar att bolagets styrelse löpande blivit informerade om väsentliga frågor som uppstått under året samt delgivits information om bolagets resultat och ställning. Årsbokslutet följer i huvudsak landstingsstyrelsens förvaltnings anvisningar. Styrelsen har behandlat bokslutet i enlighet med fastställd tidplan. Auktoriserad revisor bedömer att bolaget har tillräckliga rutiner och processer för att säkerställa en effektiv styrning och intern kontroll. Granskningen har inte föranlett några rekommendationer. 4.2 Ledningsnära kostnader och representation Auktoriserad revisor har granskat ledningsnära kostnader och representation både i samband med delårsgranskningen och vid årsbokslutsgranskningen. Granskningen har omfattat resultat- 10

16 Revisionskontoret konton för resekostnader, konferenser, utbildningar och representation. Granskade stickprov har inte resulterat i några noteringar. Extern representation har inte förekommit under året. Granskningen har inte heller identifierat något som indikerar avvikelser från bolagets policyer eller skatteverkets riktlinjer. Auktoriserad revisor bedömer att bolagets interna kontroll kopplat till ledningsnära kostnader är tillräcklig. Granskningen har inte resulterat i några rekommendationer. 4.3 Oegentligheter Under hösten granskade auktoriserad revisor bolagets rutiner för hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar. Substansgranskning genom stickprov genomfördes av fakturor, utlägg, rapporteringar och manuella bokföringsorders för att kontrollera attest och att verifikationerna uppfyller bokföringslagens krav. Granskningen har inte identifierat några avvikelser från beslutad attestordning. Samtliga betalningar utförs enligt tvåhandsprincipen. Logglistor över förändringar av fasta data i leverantörsreskontran skrivs ut och attesteras av VD. Bolaget har tillfredställande rutiner för hantering av löner. Samtliga tidrapporter och utanordningslistor attesteras enligt attestordning innan utbetalning genomförs. Auktoriserad revisor bedömer att bolaget har en tillräcklig intern kontroll med avseende på risker för oegentligheter. 4.4 Övrig granskning Auktoriserad revisors löpande granskning har utöver ovanstående områden även omfattat roller och ansvar, IT-säkerhet, upphandling, leverantörsfakturor och utbetalningar, anläggningstillgångar, löner och redovisningssystem. Granskningen har inte föranlett några väsentliga iakttagelser. 4.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts en rekommendation om att bolaget bör upprätta en inventeringsinstruktion. Auktoriserad revisor har valt att ta bort rekommendationen då bolaget på annat sätt bedöms uppfylla kravet på kontroll av inventarier, bland annat genom att bolaget regelbundet går igenom och uppdaterar sitt anläggningsregister. 4.6 Bedömning Den interna styrningen och kontrollen bedöms utifrån den granskning som genomförts av den auktoriserade revisorn sammantaget vara tillräcklig. 5 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens och verkställande direktörens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 5.1 Årsredovisningen Auktoriserad revisor har granskat årsredovisningen inklusive förvaltningsberättelsen. Auktoriserad revisor har granskat att årsredovisningen i sin helhet uppfyller kraven enligt årsredovisningslagen och bokföringsnämndens allmänna råd. I granskningen av årsbokslutet har auktoriserad revisor inte hittat några väsentliga felaktigheter som påverkar AISABs resultat och ställning. Bedömningen är att årsredovisningen ger en rättvisande bild av resultatet för verksamhetsåret 2013 och finansiell ställning per 31 december Granskningen har inte föranlett några iakttagelser. 11

17 Revisionskontoret Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. Rekommendation om att bolaget bör fortsätta dialogen med ägaren kring bolagets inkomstskattemässiga status kvarstår. En preliminär skrivelse har tagits fram av LSF, men ingen kommunikation har skett med Skatteverket i frågan ännu. Auktoriserad revisor bedömer att frågan främst är LISABs ansvar att hantera. 5.3 Bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 12

18 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer AISAB Bilaga 1 Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar 2010 Riskanalys och intern kontrollplan Riskanalysen och interna kontrollplanen bör utvecklas för att även omfatta väsentliga verksamhetsrisker. Ja Del -vis X Nej En intern kontrollplan har antagits under Denna har liksom tidigare främst fokus på administrativa processer och rutiner, och baseras inte på en dokumenterad riskanalys. Bolaget har under 2013 påbörjat ett arbete med att utveckla riskanalys och intern kontrollplan mer i linje med landstingets riktlinjer. (se ISK-avsnitt i årsrapport 2013 för ytterligare information relaterad till denna rekommendation) Inkomstskattemässig status Bolagets ledning rekommenderas att fortsätta dialogen med ägaren kring bolagets inkomstskattemässiga status X En preliminär skrivelse har tagits fram av LSF, men oklart om kommunikation skett med Skatteverket i frågan ännu. Auktoriserad revisor bedömer att frågan främst är LISABs ansvar att hantera.

19 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2013 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns mycket allvarliga brister som måste åtgärdas snarast. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 2. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 3. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. 4. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 5. Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll. 6. Nämnden/styrelsen genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister. 1

20 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns mycket allvarliga brister som måste åtgärdas snarast. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen. 2

21 Bilaga 3 1 Modell för granskning av arbetet med intern styrning och kontroll Nämnder och styrelser har ansvar för att det finns en god intern styrning och kontroll i verksamheten. Ansvaret regleras bl.a. i landstingets policy för intern kontroll 1. I nämndens/styrelsens ansvar ingår bl.a. att utforma lokala regler för intern kontroll och årligen anta en intern kontrollplan. Nämnden/styrelsen ska försäkra sig om att den interna kontrollplanen genomförs och vid behov vidta åtgärder som säkerställer att den interna kontrollen är tillräcklig. Även i landstingets ägarpolicy påtalas styrelsernas ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Av ägarpolicyn framgår bl.a. att bolagsstyrelsen ska vara väl informerad om hur den interna kontrollen är uppbyggd och årligen utvärdera hur väl den fungerar. Revisionskontorets modell för kartläggning och utvärdering av nämnders/styrelsers arbete med intern styrning och kontroll baseras på COSO-ramverket 2 som är ett internationellt ramverk för utvärdering och utveckling av intern styrning och kontroll. I COSO definieras intern styrning och kontroll som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar. Processen är utformad för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Granskningsmodellen bygger på COSO:s fem sinsemellan beroende områden: Kontrollmiljö/styrmiljö Riskbedömning Åtgärder och kontrollaktiviteter Information och kommunikation Uppföljning och utvärdering Faktorer som anger tonen i verksamheten och därmed påverkar kontrollmedvetenheten. Handlar om ledningens engagemang och tydlighet ifråga om styrning och kontroll. Omfattar bl.a. attityder och värderingar, organisation, ansvar och befogenheter, policys och riktlinjer samt medarbetarnas kompetens. Har fokus på hur risker för verksamheten identifieras, värderas och hanteras. Avser relevans och effektivitet i de åtgärder som vidtas för att förebygga och förhindra negativa avvikelser. Berör hur information om mål, policys, riktlinjer, risker, åtgärder, resultat etc. kommuniceras inom organisationen. Pekar på det sätt organisationen följer upp beslutade mål och åtgärder/kontrollaktiviteter samt hur den interna styrningen och kontrollen utvärderas och utvecklas. 1 LS Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag 2 COSO (The Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)