Resurscentrum verksamhetsplan 2010

Transkript

1 Resurscentrum verksamhetsplan

2 Innehållsförteckning 1. Vision och verksamhetsidé 3 LANDSTINGETS VISION... 3 RESURSCENTRUMS VERKSAMHETSIDÉ... 3 RESURSCENTRUMS UPPDRAG Kundperspektivet 4 3. Förnyelseperspektivet 6 4. Processperspektivet 8 5. Medarbetarperspektivet Ekonomiperspektivet Årsbudget Förslag till beslut 15 Bilagor Bilaga 1 Resultaträkning, kassaflödesanalys och balansräkning 2010 Bilaga 2 Investeringsplan Bilaga 3 Personal- och kompetensbehov Bilaga 4 Nyckelindikatorer och frågor Kundperspektivet Bilaga 5 Nyckelindikatorer och frågor Medarbetarperspektivet Bilaga 6 Målbild 2012 Bilaga 7 Protokoll Samverkansgrupp

3 1. VISION OCH VERKSAMHETSIDÉ LANDSTINGETS VISION BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. RESURSCENTRUMS VERKSAMHETSIDÉ VI GÖR DET BÄTTRE Genom en samlad kompetens skapar vi gemensamma och effektiva HR- och ekonomiprocesser med hög kvalitet inom Landstinget i Östergötland. Vi utvecklar tjänster och kompetens i nära samarbete med produktionsenheterna och landstingsledningen för att på bästa sätt stödja kärnverksamheten. RESURSCENTRUMS UPPDRAG Resurscentrums (REC) uppdrag är att förvalta och att tillsammans med produktionsenheter och landstingsledning ta initiativ, driva, genomföra och följa upp utvecklingsarbete inom ekonomi- och HR-området. Resurscentrums uppdrag kan konkretiseras i fem punkter: att utveckla och införa nya arbetsmetoder, arbetssätt, tjänster och system att upprätthålla och utveckla hög kompetens att samordna och tillhandahålla kompetens- och ledningsstöd för produktionsenheter och landstingsledning att ta fram likvärdiga och standardiserade arbetsprocesser i syfte att effektivisera och kvalitetssäkra inom landstinget att se till att stödprocesserna fungerar i enlighet med gällande riktlinjer och att standardiserade arbetssätt följs samt att samtliga enheter i landstinget lever upp till dessa 3

4 2. KUNDPERSPEKTIVET Kundperspektivet är prioriterat eftersom det fokuserar på verksamhetens sluteffekt. Resurscentrum ska skapa mervärde för kärnverksamheten, frigöra resurser samt underlätta för verksamheten att bedriva en god hälso- och sjukvård. Huvudmål och framgångsfaktorer inom kundperspektivet är ett högt förtroende hos produktionsenheter och landstingsledning samt nöjda kunder. Dialogen med våra kunder och uppdragsgivare är grunden i en fungerande konsultverksamhet. Under 2010 ska kunddialogen fokusera på förändrade och effektivare arbetssätt både för kund och landstinget som helhet. REC s nya läge genom samlade resurser inom ekonomi och HR och erfarenhet ger möjlighet att på ett mer kraftfullt och tidseffektivt sätt arbeta tillsammans med våra kunder. Prioriterade aktiviteter inom framgångsfaktorn ett högt förtroende hos produktionsenheter och landstingsledning: Det ska ske en samordnad kunddialog gentemot vårdproducerande produktionsenheter mellan centrumledning och REC ledning. Dialogerna ska förberedas med deltagande från samtliga enheter inom REC i så kallade kundteam. (Med kundteam avses förberedande möten inför kunddialogen, med deltagande av medarbetare från samtliga delar av REC s verksamhet som arbetar med den aktuella kunden) Kundteamsarbetet och kunddialogen ska knyta samman det lokala mer verksamhetsnära arbetet med den landstingsövergripande utvecklingen och standardiseringen av processer. För ett bättre resursutnyttjande för centrumen ska REC säkerställa att rutiner följs och fastställda verktyg och metoder tillämpas. En kontinuerlig och mer detaljerad uppföljning av REC s prestation ska levereras för att kunna följa och påverka utvecklingen av tjänster. Slutmålet för kundteamets arbete är att lösa kundens behov med rätt mix av resurser och därmed på ett optimalt sätt. Med våra uppdragsgivare sker kommunikation fortlöpande under året genom ordinarie verksamhetsuppföljning. Det sker också ett aktivt utbyte inom forum för våra affärsområden som ECT och HRR. Prioriterade aktiviteter inom framgångsfaktorn nöjda kunder: Ett mål 2010 är att ta steget ut till den verkliga kunden, exempelvis verksamhetschefer och vårdenhetschefer. Detta är ett av sätten att ytterligare öka kundnyttan. Vi ska förbättra och öka aktiviteten vad gäller information, utbildning och uppföljning mot landstingets chefer och andra användare av REC s tjänster. Skriftliga överenskommelser kring uppdrag både vad gäller allmän och individuell del ska tas fram för alla medarbetare. Serviceavtal som tydligt definierar vad som ska presteras i bas- respektive tilläggstjänster ska utvecklas för alla kunder. Under 2010 ska flexibiliteten och tillgängligheten för våra kunder, vårdens chefer, förbättras bland annat genom ökad specialisering och standardisering. Webb som ger relevant kundinformation med presentation av våra tjänster, uppdrag och konsulter utifrån ett användarperspektiv. 4

5 Kundperspektivet i Målbild 2012 I kundperspektivet finns tydliga inslag av målbildens samtliga tre delar; kvalitet, tillgänglighet och delaktighet där arbetet med kundteam och kunddialog kommer att spela en viktig roll i att vi till och med 2012 ska uppnå våra mål. Strategi 1: Med kunskap om våra kunder löser vi tillsammans behov med relevanta och effektiva tjänster (Hög kundnytta) Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Ett högt förtroende hos Dialog* 64% 67 % produktionsenheter och landstingsledning Tydlighet* 66% 70 % Tillgänglighet* 79% 80 % Nöjda kunder Kvalitet på tjänster, REC och konsult* 77% 78 % Flexibilitet i uppdragsförmedling* 70% 72 % Nöjd Kund Index; NKI** 65% 67 % * Se bilaga. Ovanstående nyckelindikatorer är sammanvägda index baserat på ett antal frågeställningar i årligen genomförd kundundersökning. ** NKI är ett sammanvägt värde av de som svarat 4 eller 5 på en skala från 1-5 av nedanstående frågor från kundundersökningen: Hur nöjd är du med Resurscentrum totalt sett? Hur väl motsvarar Resurscentrum dina förväntningar? Föreställ dig att Resurscentrum vore perfekt i alla avseenden. Hur pass nära detta ideal tycker du att Resurscentrum ligger? 5

6 3. FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Det är viktigt att på alla nivåer beakta vad som händer i omvärlden och analysera framtiden. Detta för att ha beredskap för förändringar men också för att fånga upp möjligheter till utveckling och förnyelse. Förnyelse och förändring är ett av Resurscentrums syften och uppdrag. Resurscentrum har skapats för att utveckla det som ska göras imorgon inte primärt för att förvalta det som görs idag För att anpassa verksamheten till kundernas behov krävs ett metodiskt och kontinuerligt förändringsarbete. Vi måste kontinuerligt lära av varandra internt via mötesplatser såsom ekonomi- och HR-temadagar, kundteam, processgrupper och olika utbildningar. Vi måste också lära av andra via systematisk omvärldsbevakning. I syfte att stärka användarperspektivet och underlätta för kunderna att få det stöd de behöver när de behöver det, har vi startat ett projekt för att samordna delar av vår service där webb, supportcenter/helpdesk och specialistfunktioner är fundament. Under 2010 fortsätter arbetet att planera, förankra och utveckla denna framtida leveransmodell. Eftersom vi inte verkar på en marknad är jämförelser med andra och utbyte med universitetsvärlden en mycket viktig kunskapskälla för att bland annat kunna mäta REC s prestation. Benchmark visar tydligt hur väl vi står oss avseende effektivitet jämfört med andra liknande leverantörer. Benchmark inom ekonomi- och HRprocesser kan jämföras med hälso- och sjukvårdens arbete med Öppna jämförelser mellan landsting. Benchmark med erfarenhetsutbyten är den enskilt viktigaste indikatorn inom perspektivet och är prioriterad Den stimulerar till lärande och förbättring samt skapar nätverk och motiverar till att öppna ögonen och blicka utanför landstingets väggar. Detta är i sin tur en förutsättning för nya perspektiv och förändrade arbetssätt. Aktiviteterna är ett effektivt sätt att erhålla ny kunskap, att jämföras med andra och att utveckla det som fungerar bra, men även att avveckla metoder och arbetssätt som inte fungerar. Genom omvärldsbevakning, verksamhetskunskap och identifiering av olika behov ska vi som samlat ledningsstöd verka för tillämpning av de redskap och förhållningssätt som finns etablerade inom landstinget såsom kapacitetsplanering, KPP (Kostnad Per Patient) och LEAN, det vill säga aktivitetsbaserad styrning. Detta ska ske i samverkan mellan stöd- och serviceenheter och kärnverksamheten. De mest prioriterade områdena under 2010 är: Utveckling och uppbyggnad av gemensam uppföljningsenhet (BI = Business Intelligence) för att skapa en helhetssyn på hela processen från datainsamling till rapportering. Ytterligare förbättring och utökning av erfarenhetsutbyten och benchmarking med omvärlden. Tillskapa olika omvärldsforum där kunskap/innovationer från offentliga och privata aktörer inhämtas. Tillämpning av etablerade verktyg och förhållningssätt. 6

7 Förnyelseperspektivet i Målbild 2012 I förnyelseperspektivet belyses främst aktiviteterna Kompetens och Samverkan inom kvalitet respektive delaktighet där det handlar om arbetet med att lära av andra (externt, exempelvis benchmark) och lära av varandra (internt). Strategi 1: Inhämta ny, förbättra alternativt avveckla gammal kunskap (Möta framtida förändringar) Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Omvärldsbevakning Förändringsberedskap/ Projekt- och processkunskap Antal systematiskt och strukturerat genomförda benchmarkingaktiviteter Antal samverkansprojekt med universitetet eller andra externa aktörer Tillhöra de 25% bästa i genomförda externa jämförelser (benchmark) av ekonomi- och HR-processer Antal medarbetare som genomgått LEANutbildning 7 st 10 st 3 st 4st (2st per AO) ny för % av genomförda benchmarks ny för % Förnyelse av tjänsteutbudet ny för st nya tjänster* * Med nya tjänster avses nya produkter/uppdrag inom REC s tjänsteutbud, exempelvis en tilläggstjänst som rekryteringsadministration. Andra tjänster är exempelvis rekrytering, coachning och utbildningar. 7

8 4. PROCESSPERSPEKTIVET Resurscentrum ska utveckla och erbjuda standardiserade tjänster och arbetssätt inom områdena HR och ekonomi med tillhörande systemstöd. Ledningsstöd inom ekonomi och HR ska generera mervärde för kärnverksamheten. Det förutsätter att tillgängliga resurser utnyttjas optimalt för en effektiv styrning av verksamheten. Fortsatt arbete med utveckling och förbättring, vilket innefattar standardisering av tjänster, arbetssätt och metoder samt effektivare användning av IT-stöd, är viktiga arbetsuppgifter under Arbetet med processutveckling och kvalitetssäkring fortsätter under Vi ska arbeta med såväl interna som externa, kundnära processer för att kvalitetssäkra flöden som är landstingsövergripande och spänner över hela HR- och ekonomiområdena. I kundteamsarbetet identifieras behov från kärnverksamheten vilket ska omsättas i förbättringsarbete som genomförs i landstingsövergripande processgrupper. Det viktigaste målet i processperspektivet 2010 är att fokusera på och göra verklighet av de förbättringar och effektiviseringspotentialer som vi finner i processkartläggningarna. Fokus ska vara på de processer/delprocesser där de största vinsterna finns för att optimera nyttan med förändringarna. Utvecklingsarbetet ska ske i processgrupper med deltagande från alla delar av REC s verksamhet. Ekonomioch personalchefer bör vara med i processarbetet för att bidra med sin kompetens och för att säkerställa närheten till kärnverksamheten. För att bli tydliga och mer stringenta i uppföljning av REC s verksamhet påbörjas under hösten ett arbete med en mer strukturerad uppföljning av produktionen. All information och produktionsstatistik ska sammanställas och göras tillgänglig för samtliga medarbetare via en resultattavla på webben. Produktionsredovisningen kommer att användas mer aktivt för att styra och leda arbetet och utgöra bas för framtida effektiviserings- och rationaliseringsarbete. Andra parametrar kan vara exempelvis antalet nedlagda timmar inom olika processer, antal lönespecifikationer och antalet skannade leverantörsfakturor som produceras. Uppföljningen är viktig för att kunna följa rörelse över tid och styra mot önskad förändring. För att nå målen är de mest prioriterade områdena under 2010: Förbättring (styrning, mätning och uppföljning) av utvalda arbetsprocesser ska genomföras. Kapacitetsplanering (aktivitetsbaserad resursplanering) ska användas för styrning och uppföljning inom samtliga enheter. Samtliga kunder och medarbetare skall ha tydliga avtal (initiera arbete med serviceavtal) och tydliga uppdrag för vad som ska utföras och levereras. Utveckla och tillämpa en gemensam metodik och förhållningssätt (LEAN) inom REC för processutveckling och förbättringsarbete. Resultatet från kundteamsarbetet ska utgöra underlag till förbättringsarbete inom processutveckling. 8

9 Processperspektivet i Målbild 2012 I processperspektivet är aktiviteter som Göra rätt och Effektivt (inom kvalitet) nyckeln till framgång. För att uppnå en högre kvalitet är det också viktigt att ha en hög delaktighet i utvecklingsarbetet. Strategi 1: Rätt saker, på rätt sätt och rätt plats Kvalitetssäkra och effektivisera HR- och ekonomiprocesser Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Väldefinierade och kända Produktivitet (Intäkt/Arbetslön*) 2,33 1,7 2,2 arbetsflöden Standardisera och förbättra Avsatt tid för utvecklings- och 2,0 % 10 % förbättringsarbete Kapacitetsplanering genomförd och ny för % inom Utnyttja befintliga system dokumenterad på enhetsnivå enheten optimalt Effektivare hantering Minimera känslighet och sårbarhet Produktionsuppföljning av arbetsinnehåll hos kund (produktionsredovisning) Jämföra antalet nedlagda timmar för basutbudet (inom Redovisning och Lön) mellan åren Produktionsstatistik tillgänglig på webben i form av resultattavla Inom varje huvudprocess ska det finnas mätbara mål Dokumenterade uppdragsbeskrivningar för medarbetare JA minskning med 14,6 % ny för 2010 JA Timmar < 100% JA ny för 2010 Minst två delprocesser per huvudprocess skall ha mätbara mål ej mätt 100% * Arbetslön = de lönekostnader som ligger till grund för påslag för arbetsgivaravgift. Resurscentrums uppgift är att optimera resursutnyttjande av ekonomi och HR, inte att maximera vår vinst. Därmed anges målvärde för produktivitet i ett intervall som ett tänkt riktvärde. I budget 2010 budgeteras inte sjukresor som tidigare, därför minskar omsättningen med ca 60 mkr. Med anledning av detta och lägre intäkter på grund av rationalisering sker en omräkning av både ingångsvärdet och målvärdet (jämfört med faktiskt utfall 2009). 9

10 5. MEDARBETARPERSPEKTIVET Avgörande för en framgångsrik kunskaps- och kompetensorganisation är engagerade medarbetare. Hur vi tillvaratar och utvecklar kompetens samt stimulerar vilja att utveckla är i sin tur avgörande för hur vi lyckas i övriga perspektiv och skapar en bra verksamhet. Resurscentrums uppdrag att lösa bemanning av såväl heltids- som deltidsuppdrag på produktionsenheternas staber och korta uppdrag för olika kunder ger möjlighet för medarbetare att växla mellan uppdrag /arbetsuppgifter och möjlighet att utveckla sin kompetens och skaffa erfarenhet inom professionen. Utveckling och integrering inom och mellan REC s enheter fortsätter med syftet att förbättra tjänster och service för vårdens produktionsenheter och landstingsledning. Process- och arbetsgrupper med deltagare från olika enheter ger möjlighet till delaktighet i det utvecklingsarbete som ska omsättas i en samlad dialog med kunden i de kundteam som planeras. Alla medarbetare ska ha möjlighet till kompetensutveckling efter de behov som framförallt enhetschefer inom affärsområde HR och Ekonomi identifierar. Kompetensplanen för 2010 innebär som tidigare satsningar i tre nivåer: individuellt, affärsområdesspecifikt och REC strategiskt, med fokus på det verksamhetsnära. För att öka samverkan och kunskap ska intern kompetensutveckling i form av föreläsningsserier av medarbetare för kollegor inom REC genomföras. Samarbete med övriga stöd- och serviceenheter vad gäller utbildningsinsatser ska utvecklas. Ett exempel är den ledarskapsutbildning för framtida ledare som pågår i samarbete med Försörjningscentrum. Prioriterat arbete 2010 inom medarbetarperspektivet: Arbete över enhetsgränser i kundteam Utbildningsinsatser som främjar processutveckling, exempelvis användarcentrerat arbetssätt och metodstöd i processarbete LEAN Ta fram en gemensam lönestrategi för nya REC Uppdatera jämställdhets- och mångfaldsplan Identifiering och utveckling av framtida ledare inom ekonomi och HR REC ska arbeta för att bibehålla en hälsofrämjande arbetsmiljö med fortsatt låg sjukfrånvaro. Under året kommer två medarbetarenkäter att genomföras för att ta temperaturen på arbetsmiljö och ledar- och medarbetarskap inom REC. 10

11 Medarbetarperspektivet i Målbild 2012 Medarbetarperspektivet genomsyrar alla tre områdena i målbild Viktiga inslag är hög delaktighet, högt medarbetarskapsindex och högt kompetensindex. Strategi 1: Vi är en attraktiv arbetsgivare med ett positivt utvecklings- och arbetsklimat med fokus på uppdrag och resultat. Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Bra ledarskap Ledarskapsindex* 61 % 70 % Rätt kompetens Kompetensindex* 63 % 70 % Tid för kompetensutveckling 1,2 % 5 % Engagerade och stolta medarbetare Medarbetarskap* 71 % 75 % Motivation* 75 % 90 % En hälsofrämjande arbetsplats * Se bilaga. Sammanvägt värde av frågeställningar i medarbetarenkät. Delaktighet* 51 % 60 % Total sjukfrånvaro 3,42 % (3,01 %)** < 3,0** % Handlingsplan för återgång i arbete efter % 100% månads sjukskrivning ** 3,42 % avser Resurscentrum totalt. 3,01 % avser Resurscentrums kärnverksamhet (administration och konsult). REC administrerar olika enheter åt landstingsledningen vilka vi inte kan påverka resultatmässigt. Detta innebär att vi redovisar två resultat, totalt respektive vår kärnverksamhet. Målvärdet 3,0% avser REC s konsultverksamhet. 11

12 6. EKONOMIPERSPEKTIVET REC ska ha en ekonomi i balans och bidra till att bromsa kostnadsutvecklingen inom landstinget. Det ska vi i huvudsak göra genom vårt ordinarie uppdrag att kvalitetssäkra, optimera och effektivisera ekonomi- och HR-arbetet. Med controlleransvar inom området ska vi i dialog med produktionsenheter och landstingsledning diskutera hur vi på bästa sätt använder resurser för ledningsstöd inom Ekonomi och HR och effektiviserar såväl verksamhet som egna processer. REC s debiteringsgrad är viktig för att säkerställa en ekonomi i balans och ha full kostnadstäckning. Till detta hör också att ha god kontroll på intäkterna och utnyttja resurserna optimalt. Debiteringsgraden följs upp på individnivå och aggregeras uppåt och agerar som en värdemätare på arbetsbeläggningen. I samband med budget 2010 kommer ett arbete initieras med att hitta rätt prisnivå och modell. Efter genomförda rationaliseringar (11 mkr till ingången av 2010) behöver detta stämmas av för att nå kostnadstäckning. Efter det kan målet för debiteringsgraden fastslås. Vi vill också ha en gemensam prismodell utan avkastningskrav som skapar incitament för effektivisering. Med nuvarande prismodell som tillämpas inom administrationen ger högre antal debiterbara timmar ett ekonomiskt överskott, vilket vi såg exempel på Paradoxen i en sådan prismodell blir uppenbar när vi istället bör ha tydlig drivkraft för att minska kostnaderna för ekonomi och HR inom Landstinget i Östergötland. Resurscentrum ska i enlighet med uppdraget fortsätta arbetet med att så långt det är möjligt effektivisera och rationalisera. Genom att vidare optimera, standardisera och tillämpa beprövade metoder och arbetssätt ska vi under 2010 ytterligare effektivisera verksamheten med 2% (kostnadsreducering). REC har som tidigare ambitionen att så långt det är möjligt minska på overheadkostnad. Vi ska alltid vara så kostnadseffektiva och slimmade som möjligt när det gäller egna lednings- och stabsresurser. Nyckelindikatorn där vi mäter OHkostnaden i relation till vår omsättning för konsultverksamheten och administrationen ställer krav på oss att vara dynamiska för att OH-kostnaden ska ligga inom önskat intervall. Inom perspektivet är följande tre punkter viktiga för ett resultat i balans: Stabil debiteringsgrad (måltal beroende på prismodell) - kostnadstäckning. Lönekostnadsutvecklingen identiska individer ska inte överskrida det fastsatta lönemålet. Effektivisering (kostnadsreducering 2%) Fortsatt kvalitativ ekonomisk uppföljning per AO och enhet. 12

13 Ekonomiperspektivet i Målbild 2012 Vår verksamhet ska bygga på en hög kvalitet och effektivitet, vilket ska ge ekonomi i balans ut på enhetsnivå och en hög kostnadseffektivitet. Strategi 1: Verksamheten ska vara kostnadseffektiv och ekonomin ska ge handlingsfrihet. Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde Resultat i balans Årsresultat 700 tkr 500 tkr Verksamheten är anpassad till intäktsutvecklingen. Debiteringsgrad 84,9% Beroende på prismodell* (kostnadstäckning) Lönekostnadsutveckling i % jämfört med motsvarande period föregående år 28,2% 35,0% ** -8,0% *** Lönekostnadsutveckling identiska individer ej mätt Lönemål Rationalisering ny för ,0% kostnadsreducering Respektive AO och enhet skall vara i ny för 2010 Budget balans Resurscentrum är kostnadseffektiva när det gäller egna lednings- och stabsresurser. Konkurrenskraftig verksamhet och prissättning. REC s OH-kostnad i relation till intäkterna 5,14 % mellan 5,5 6,0%**** Prisjämförelse med externa leverantörer för motsvarande grupper av produkter/tjänster ska genomföras under 2010 REC pris lägre jfrt med externa leverantörer * Resurscentrum kommer under 2010 att se över prismodellerna. Målet skulle kunna vara en gemensam modell för hela nya Resurscentrum (inkluderat de delar vi fått till oss från FC administration). ** 28,2 % avser REC totalt 35,0 % avser REC s konsultverksamhet och administration (den totala lönekostnadsutvecklingen beror framförallt på sammanslagningen mellan REC och FC adm men också hantering av administrativa ledningsenheter inom Resurscentrum). Detta innebär att vi redovisar två resultat, totalt respektive vår kärnverksamhet. *** Målvärdet för lönekostnadsutveckling är LT-index 2% minus egen kostnadsreducering 2%. På grund av genomfört rationaliseringsbeting 2009 är målet för lönekostnadsutvecklingen (inom REC s kärnverksamhet) negativ för verksamhetsåret **** Resurscentrums uppgift är att optimera resursutnyttjande av ekonomi och HR, inte att maximera vår vinst. Därmed anges målvärde för OH i ett intervall som ett tänkt riktvärde. I budget 2010 budgeteras inte sjukresor som tidigare, därför minskar omsättningen med ca 60 mkr. Med anledning av detta och lägre intäkter på grund av rationalisering sker en omräkning av både ingångsvärdet och målvärdet (jämfört med faktiskt utfall 2009). 13

14 7. ÅRSBUDGET Resurscentrum har under 2009 konsoliderat sin verksamhet efter sammanslagning med affärsområde administration från Försörjningscentrum och integrering av affärsområde System i övriga verksamheten. Under året har vi fokuserat på att få en komplett och tydlig ledningsstruktur, gemensam information och mötesstruktur samt förstärkning av resurser inom systemförvaltningen. Samgåendet med FC administration har skapat förutsättningar för ökad effektvitet och givit resultat i form av möjlighet till kostnadsreduceringar och förbättrad kvalitet har till stor del präglats av arbetet med att genomföra kostnadsreduceringar med 11 mkr till ingången av Rationaliseringsbetinget har hanterats på ett mycket professionellt sätt av våra enheter och vi kan konstatera att vi kommer att nå målet. Att jobba processinriktat, med små förbättringar i hela det administrativa flödet är den enskilt viktigaste aktiviteten för såväl rationalisering som förbättring av kvalitet. Arbetet med processutveckling pågår och förbättringsområden identifieras i stort som smått. Det räcker dock inte med att kartlägga och dokumentera utan vi måste nu genomföra och förändra våra arbetssätt och beteenden för att få ut ännu mer effekter av utvecklingsarbetet. För att klara Resurscentrums uppdrag, med en ekonomi i balans även 2010, med färre resurser men med bibehållet utbud och kvalitet krävs att alla, medarbetare, ledning och produktionsenheter tillsammans jobbar smartare för att undvika att behöva springa fortare. Under 2010 ska vi fortsätta att effektivisera verksamheten, därför läggs ett eget sparbeting på 2% (kostnadsreducering) på respektive affärsområde. REC kommer inte att behöva justera prismodellen inför kommande budgetår då nivån håller, vi uppnår kostnadstäckning för verksamheten och vi ska med planerade åtgärder klara budget för verksamhetsåret. Under 2010 är dock ambitionen att en ny prismodell ska utarbetas med tydligare incitament för effektivisering. Vi bedömer att den negativa trenden i ekonomin fortsätter som logisk följd av de allmänna sparbeting som ligger och bör kvarstå inom Landstinget i Östergötland, hos våra kunder. Detta torde ge en fortsatt låg eller lägre efterfrågan nästkommande år även om Resurscentrums del av de totala kostnaderna inom LiÖ är ytterst marginell. Sedan åren 2006 och framförallt 2007 som genererade ett stort överskott har resultatutvecklingen varit negativ (+ 424 tkr 2008), vi ser det dock som positivt att vara så nära nollresultat som möjligt så länge verksamheten fungerar tillfredsställande och utvecklas i önskvärd riktning. Resurscentrums uppdrag är att optimera resurser inom ekonomi och HR inte att generera överskott. Ett positivt eget kapital (ca 3,1 mkr) innebär dock en möjlighet att genomföra långsiktiga satsningar utifrån landstingets och produktionsenheternas behov. Vi kommer ånyo att arbeta med att hålla de kostnader som vi själva kan påverka på en så låg nivå som möjligt och en ny översyn av egna stabsresurser har inletts utöver de reduceringar som genomförts under

15 8. FÖRSLAG TILL BESLUT Produktionsenheten Resurscentrum föreslår landstingsdirektören besluta - att godkänna verksamhetsplanen. Resurscentrum Robert Ring Produktionsenhetschef 15

16 Blankett Resurscentrum i Österg Resultaträkning (tkr) Budget 2010 Helårsbedömn 2009 Bokslut 2008 Intäkter Koncernbidrag Patientavg sjukvård/tandvård Försäljning utbildning Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag Försålt mtrl varor övr intäkt Summa Intäkter Personalkostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa Personalkostnader Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhnära material o varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa Övriga kostnader Avskrivningar Avskrivningar Summa Avskrivningar Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Årets resultat Noter till resultaträkningen: 2008 års utfall är en sammanräkning av Resurscentrum och FC adm I HÅ finns lönekostnader samt ersättning via koncernbidrag på ca 14,1 mkr avseende vaccinering mot influensa AH1N1 I Budget 2010 görs en förändring när det gäller budget för landstingets sjukresor, vi har tidigare haft kostnaden och fått ersättning via motsvarande intäkt, nu budgeteras detta centralt (ca 60 mkr, budget 2009)

17 Blankett Resurscentrum i Österg Kassaflödesanalys Budget 2010 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 500 Justering för av- och nedskrivningar 421 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 921 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 0 Kassaflöde från den löpande verksamheten 921 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar -375 Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten -375 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde 546 Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut 6 712

18 Blankett 1 Investeringsredovisning Nettoinvestering Budget 2010 Helårsbedömn 2009 Bokslut 2008 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till Investeringsredovisning: Investering 2009 på totalt tkr avser Clinicum inom ST-AT kansliet

19 Blankett Resurscentrum i Österg Balansräkning (tkr) Budget 2010 Helårsbedömn 2009 Bokslut 2008 TILLGÅNGAR Inventarier Datautrustning Medicinteknisk apparatur Summa Anläggningstillgångar Förutbet kostn upplupna intäkt Kassa och bank Summa Omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital Årets resultat Summa Verksamhetens eget kapital Semlöneskuld okomp övertid mm Upplupna kostn förutbet intäkt Summa Skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Noter till balansräkningen: Resurscentrums resultat 2008 var 424 tkr, resultat och eget kapital korrigeras inte vid organisationsförändringar

20 Ledningsstaben Josefin Bjäresten INVESTERINGPLAN (tkr) Produktionsenhet: 572 Resurscentrum Uppgiftslämnare: Robert Ring Objekt >500 tkr: Objekt Nettoinvestering Kommentarer per objekt Övriga objekt <500 tkr Utrustning datalokaler årligt utbyte/nyinköp REC Möbler, kontorsutrustning årligt utbyte/nyinköp REC Projektorer m dukar mm sammanträdesrum Projektorer, kopieringsmsk, skrivare övriga verksamheter Möbler, kontorsutrustning övriga verksamheter Tidigare beslutade objekt: Summa

21 Ledningsstaben Mats Uddin Till samtliga produktionsenhetschefer samt HR-chefer/HR-ansvariga på respektive produktionsenhet Personal- och kompetensbehovsinventering Även i år sker inventeringen via intervjuer med personalchefer/hr-ansvariga för respektive produktionsenhet. Denna gång utifrån den personalförsörjningsmodell som presenteras i rapporten Personalförsörjningsrapport samt prognos Syftet med intervjuerna är att få en samlad bedömning av hela produktionsenhetens personal- och kompetensbehov i enlighet med landstingets personalförsörjningsmodell. Frågorna bifogas detta missiv och skickas ut till HR-cheferna/HR-ansvariga den 2 september. Senast den 27 september skickas en sammanställning över produktionsenhetens svar på respektive fråga in till Erica Härnman. Erica Härnman kommer att ta kontakt med HRchefer/HR-ansvariga och boka tid för avstämningsintervju. Intervjuerna kommer att ske under vecka 41. Har ni några frågor eller funderingar får ni gärna kontakta Erica Härnman. Linköping Mats Uddin HR-direktör Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se

22 Ledningsstaben Mats Uddin Frågemall: Samtliga frågor utgår från landstingets personalförsörjningsmodell. Inspiration och förklarande text kan således hämtas från rapporten, Personalförsörjningsrapport samt prognos De frågor där både personal- och kompetensbehov efterfrågas används begreppet kompetensförsörjning. Arbetsmarknaden för vårdpersonal (Fråga 1) Utbildningsplatser (Fråga 2) Migration (Fråga 3) Intresse för val till vårdutbildningar (Fråga 4) Ålder och personalavgångar (Fråga 5) Utbud av arbetskraft p S Balans D q Efterfrågan på arbetskraft Budget och framtida ekonomiskt utrymme (Fråga 6) Medicinskteknisk utveckling (Fråga 7) Vårdbehov hos medborgarna (fråga 8) Utveckling av verksamheten (fråga 9) US, FoU och Regionen (Fråga 10) Fråga 1: Hur har utvecklingen varit för er produktionsenhets 4-5 största yrkesgrupper under de senaste 4 åren och vilken prognos gör ni fram till 2014? prognos HR konsulter Se kom EA konsulter Se kom Lön Se kom Redovisning/patadm Se kom Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se

23 Ledningsstaben Mats Uddin Ev. kommentarer kring enskilda yrkesgrupper/specialiteter: Totalt antal anställda inom HR och EA är 202 personer (exkl. enheter som enbart administreras via REC). Siffrorna för löneenhet och redovisning/patient adm. och sjukresor är med viss reservation, omorganisation då FC administration flyttades över till REC års rationalisering innebär att REC minskar antalet tjänster med 20 tom Det är svårt att prognostisera inför 2014, ambitionen är att inte öka antalet anställda utan med effektivisering (ändrade arbetssätt, IT stöd, processutveckling mm) kunna minska. Beroende på om landstinget väljer strategiska satsningar inom t.ex. uppföljning och systemutveckling kan behov av personal- och kompetensförstärkning behövas inom specialistgruppen inom EA. Medelåldern totalt inom REC är år i augusti Högst medelålder har medarbetare inom lön och redovisningen/patient adm. och sjukresor. Fråga 2: Tillgodoser utbildningsväsendet ert centrums behov av nyutbildad personal samt kompetensutveckling? Om inte, utveckla vilka yrkesgrupper och speciella kompetensutvecklingsbehov som berörs. Svar: ja. Fråga 3: Påverkar migrationen ert centrums arbetsutbud och hur ser det ut framöver på cirka 5 års sikt? Svar: nej. Fråga 4: Påverkar intresset för specifika utbildningar ert centrums arbetsutbud? Svar: nej. Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se

24 Ledningsstaben Mats Uddin Fråga 5: Fyll i bifogade mall gällande pensionsavgångar för de yrkesgrupper ni väljer att redovisa: Pensionsavgångar PE Yrkesgrupp HR konsulter Lön EA konsulter Redovisning, sjukresor/patadm etc etc Tot 5 år Yrken (Alla) Tot 10 år Fyll i bifogade mall gällande personalomsättning för de yrkesgrupper ni väljer att redovisa: Yrkeskategori XX YY etc etc Personalomsättning (antal) Cirka XX/år Svar: väljer att inte redovisa enskilda grupper. Personalomsättningen är mycket liten inom REC och blir missvisande dels pga rationalisering 2009 (20 tjänster bort) och att tjänster flyttas från andra PE till REC när ex. HR- chefs- och ekonomichefsuppdrag avslutas. Fråga 6: Beskriv hur budget och framtida ekonomiskt utrymme påverkar kompetensförsörjningen för er produktionsenhet? Svar: REC s ekonomi styrs av efterfrågan på ledningsstöd och processtöd från vårdens produktionsenheter och specifika avtal med landstingsledningen. Ekonomi och budget bygger på en av landstingsledningen beslutad prismodell ang. prisnivå på tjänster. Uppdraget för REC innebär att ge bästa möjliga kompetens- och ledningsstöd till lägsta möjliga kostnad, dvs effektivisering ingår som en självklar del i uppdraget genomför REC ett riktat sparbeting som gäller alla administrativa enheter. Minskar efterfrågan och/eller ska ytterligare sparbeting genomföras kan möjligheten att nyrekrytera och satsa på kompetens- utveckling och -förnyelse påverkas. Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se

25 Ledningsstaben Mats Uddin Utredningar och diskussioner rörande vårdens många administrativa uppgifter - kan/borde dessa skötas av administratörer istället för som idag vårdpersonal? Om förslagen skulle realiseras kan det innebära en ökad efterfrågan på tjänster från REC och behov därmed behov att nyrekrytera. Fråga 7: Efterfrågan på vård och således även efterfrågan på arbetskraft påverkas av utvecklingen inom den medicin-tekniska delen, hur ser utvecklingen ut framöver för er produktionsenhet? Svar: ej relevant för REC. Fråga 8: Hur påverkas er produktionsenhet av förändringar i vårdbehovet hos medborgarna framöver och då krav på kompetensförsörjning? Svar: ej relevant för REC. Fråga 9: En av de viktigaste efterfrågefaktorerna är hur verksamheten utvecklas och organiseras. Utvecklingen av verksamheten är ett vitt begrepp och i detta sammanhang avses t.ex. organisationsförändringar, vårdflöden, processarbete, arbetet med ständiga förbättringar, yrkesgruppers sätt att införliva ny kunskap, samverkansformer med kommuner och andra aktörer m.m. Hur påverkas er produktionsenhet framöver och vilken påverkan har denna utveckling på kompetensförsörjning? Svar: REC som stödorganisation till vårdproducerande produktionsenheter påverkas självklart av organisationsförändringar som kan såväl minska som öka efterfrågan på REC s tjänster. Ett av REC s huvuduppdrag är att erbjuda flexibilitet när det gäller bemanning av uppdrag. Vidare innebär landstingsledningens ev satsningar och direktiv att REC behöver ställa om verksamhet. Fråga 10: Specifika delar inom forskningen och regionsamarbetet som ställer ytterligare krav på er produktionsenhets kompetensförsörjning framöver? Svar: ej aktuellt i nuläge. Ev. sammanfattande analys eller övrigt ni vill nämna: Under 2009 minskas antalet tjänster inom REC med 20 enligt den rationaliseringsplan som är beslutad. Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se

26 Ledningsstaben Mats Uddin REC behöver föryngras med tanke på åldersstruktur, medelåldern i augusti 2009 är 50,3 år. Enligt pensionsplanen uppnår hälften av alla medarbetare 65 år, inom den närmaste 10 års perioden. Kompetensbehovet följer det som beskrivs ovan, färsk kompetens och delvis ny kompetens behövs inom HR och EA området. Nyrekrytering kombinerat med den erfarenhet som finns inom organisationen, är viktigt för att REC ska kunna fortsätta vara ett kvalificerat ledningsstöd för vårdens centrum och landstingsledning. Postadress Gatuadress Telefon Mobil Telefax E-post LINKÖPING S:t Larsgatan 49B mats.uddin@lio.se

27 Bilaga Kundperspektiv Kundperspektiv Nyckelindikator och frågor i kundenkät 2009 Mål Nöjd Kund Index; NKI 70% Hur nöjd är du med Resurscentrum totalt sett? Hur väl motsvarar Resurscentrum dina förväntningar? Föreställ dig att Resurscentrum vore perfekt i alla avseenden. Hur pass nära detta ideal tycker du att Resurscentrum ligger? Dialog 70% Det förs en konstruktiv dialog angående uppdragen mellan Dig och Resurscentrum Dialogen med Resurscentrum sker tillräckligt ofta Tydlighet 70% Det finns tydliga överenskommelser för uppdragen mellan Dig och Resurscentrum. Innehållet i Resurscentrums tjänster är tydligt för Dig. Du vet vilket stöd Du kan få av din Ekonom/HR-konsult Resurscentrum är bra på att informera om sina tjänster Det är tydligt vad tjänsterna innehåller Du vet vilka tjänster Du kan få hjälp med Tillgänglighet 85% Det är lätt att få kontakt med Resurscentrum Det är lätt att få kontakt med din Ekonom/HR-konsult/Löneassistent/Redovisningsavdelning Konsulten är bra på att återkoppla när du önskar det Resurscentrums tjänsteutbud är lätt att hitta Kvalitet på tjänster, REC och konsult 80% Övergripande REC Uppdragen genomförs i enlighet med Dina förväntningar Resurscentrum håller överenskommna leverenstider Kvaliteten på Resurscentrums tjänster motsvarar Dina förväntningar De tjänster som Du köper från Resurscentrum skapar mervärde i Din verksamhet Resurscentrums utbud täcker dina behov inom Ekonomi och HR Resurscentrum ger ett enhetligt ledningsstöd Konsulter (Din HR-konsult/Ekonom ) har ett trevligt bemötande kompetens för sitt uppdrag levererar sitt arbete på utsatt tid presenterar material som är rätt presenterar sitt material på ett förståeligt sätt...har tillräcklig verksamhetskunskap för att bidra med råd...har bra omvärldskunskap...är aktiv i diskussion kring verksamhet och ekonomi...har analyserat det ekonomiska resultatet (ställs enbart till Ekonom) HR-tjänster/Lön/Redovisning Dina tjänster blir rätt utförda Dina tjänster blir blir levererade på utsatt tid Personalen har ett trevligt bemötande Personalen hjälper dig att lösa problem Flexibilitet i uppdragsförmedling 75% Övergripande REC Resurscentrum är flexibla avseende att utveckla/anpassa nya tjänster efter dina behov Resurscentrum är flexibla avseende att ta nya uppdrag Resurscentrum är flexibla avseende att avsluta/förändra uppdrag HR-konsult/Ekonom (Din HR-konsult/Ekonom anpassar sitt arbetssätt efter situation kan ta på sig extra uppgifter när det behövs HR-tjänster/Lön/Redovisning anpassar sitt utförande efter Dina önskemål är flexibla när det gäller att ta till sig nya uppdrag

28 Bilaga Medarbetarperspektiv Medarbetarperspektiv Nyckelindikator och frågor i medarbetarenkät 2009 Mål Ledarskapsindex 70% Jag har förtroende för produktionsenhetschefen inom REC Jag har förtroende för min närmaste chef inom REC Jag upplevde att utvecklingssamtalet med min närmaste chef var bra och givande Jag har en utvecklingsplan kopplad till målen för REC's/affärsområdets och enhetens verksamhet Kompetensindex 70% Jag har möjlighet att få den kompetensutveckling jag behöver REC bedriver ett bra arbete med kompetensutveckling Jag har den kompetens jag behöver för att kunna utföra mina arbetsuppgifter I mitt arbete får jag möjlighet att utnyttja hela min kompetens Min närmaste chef är bra på att ta tillvara medarbetarnas kompetens Tid för kompetensutveckling 5% Tas från produktionsredovisningen Medarbetarskap 75% Jag tar aktivt ansvar för REC's/affärsområdets och enhetens verksamhet Jag tar aktivt ansvar för min egen kompetensutveckling Jag tar aktivt ansvar för dialogen med min närmaste chef Motivation 90% Jag upplever att mitt arbete är meningsfullt och stimulerande Delaktighet 60% Jag har möjlighet att vara delaktig i kvalitets- och utvecklingsarbete inom REC Jag är nöjd med REC's sätt att sprida information och arrangera möten Jag har möjlighet att vara delaktig i det som beslutas inom REC Jag känner till REC's och affärsområdets mål, strategier och resultat

29 Bilaga Målbild 2012 Målbild REC Den bästa organisationen inom Ekonomi och HR för kunder och medarbetare som skapar mervärde för hälso- och sjukvården Målbild REC Kunden i centrum utifrån KVALITET TILLGÄNGLIGHET DELAKTIGHET Göra rätt Kompetens Effektivt Enkelt att hitta och nå Support vid behov Flexibilitet Tillsammans Samverkan Engagemang EKONOMI I BALANS Målbild REC Kvalitet Göra rätt från början och rätt från mig (LEAN) Standardisering och förenkling via processarbete Effektivt - rätt leverans i rätt tid Tillgänglighet Nya sätt att leverera tjänster Hög grad av flexibilitet Rätt kompetens på rätt plats i rätt omfattning Delaktighet Kundens behov i fokus genom samordnade kunddialoger Möjlighet för medarbetare att påverka vardagen genom kundteam, processgrupper och utvecklingsprojekt

30 Bilaga Målbild 2012 Kvalitet Göra rätt Från början och från mig (LEAN) Verksamhet som arbetar med ständiga förbättringar och värdeskapande aktiviteter Effektivt Presterar ett arbete av hög kvalitet som levereras i tid Utvecklar effektiva processer inom ekonomi och HR genom samordning av resurser Kompetens Samlat kompetenscentrum för ekonomi och HR Säkerställa professionell utveckling genom kompetens som är både bred och djup Mål Nöjda kunder. Totalt kvalitetsindex (Kundundersökning) Effektiv / Rätt leverans Best practice inom processer (Cap Gemini) Uppföljningsportal för verksamhetsstyrning Hög kompetens (Kundundersökning) Följs upp via Kundundersökning och kunddialog Utvärdering och uppföljning av alla uppdrag (standardiserad mall) Benchmarking Tillgänglighet Enkelt att hitta och enkelt att nå En väg in Få kontaktytor för verksamheten. Support vid behov Tillgänglighet när chefer och medarbetare har tid Helpdesk och tjänster via webben Flexibilitet Det som behövs när det behövs Uppdrag på plats kompletterat med specialister och support på distans Mål ETT supportcenter för all stöd och service på webb och via telefon senast hög tillgänglighet (Kundundersökning) hög grad av flexibilitet (Kundundersökning) Följs upp via Kundundersökning och kunddialog Delaktighet Tillsammans Tillsammans med verksamheten i kundteam och processgrupper Samverkan inom REC Med varandra genom hela ekonomi- och HR-processerna Med andra via benchmarking och projekt Engagerade ledare- och medarbetare Aktivt ansvarstagande Utvecklings- och förändringsinriktade Mål Kundteam för alla PE och medarbetare Bra kommunikation med verksamheten (Kundundersökning) Hög delaktighet i utvecklingsarbete (Medarbetarenkät samt andel nedlagd tid i utvecklingsarbete) Högt medarbetarskapsindex (Medarbetarenkät) Högt ledarskapsindex (Medarbetarenkät) Följs upp via Kund- och medarbetarenkät Kunddialog Utvärdering kundteam

31 Bilaga Målbild 2012 Hur blir målbild 2012 en del av vardagen? MÅLBILD 2012 VP 2010 VP 2011 VP 2012 Produktion på respektive enhet Resurscentrum Hur hänger det ihop? Uppdraget Verksamhetsidé Direktiv till AO Vision Vi gör det bättre Målbild 2012 Kvalitet Tillgänglighet Delaktighet VP 2010 Strategier Framgångsfaktorer NI/Mål Målvärde Konkretisering Planering Strategisk / Spelidé / Vinna Allsvenskan inom 5 år Taktisk / / Lagsammansättning Operativ / AO/enhet / HPL / enskild match Värdegrund

32

33

34