Handbok Internhyra TEKNISK SERVICE. Samarbetsformer, principer och spelregler för interna lokalupplåtelser

Transkript

1 Handbok internhyra sid 1(24) Handbok Internhyra Samarbetsformer, principer och spelregler för interna lokalupplåtelser SWECO FM Konsulterna TEKNISK SERVICE ADRESS Nämndhuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST HEMSIDA

2 Handbok internhyra sid 2(24) Förord Kungälvs kommun har tillämpat internhyra som styrmedel i lokalförsörjningen sedan början av 1990-talet. Nuvarande internhyressystem antogs av kommunfullmäktige Uppdragskontoret, Hus & Mark tog under hösten 2005 initiativ till en översyn av internhyressystemet. Syftet med översynen var att skapa ett internhyressystem som - är enkelt att förklara och skapa förståelse kring för verksamheter och lokalbrukare - har ett tydligt kommunkoncernperspektiv dvs. nytta och effektivitet för kommunen som helhet som ska vara styrande - medverkar till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst - medverkar till att effektivisera och kvalitetssäkra tjänsteleveranser och arbetsformer i samband med investering och inhyrning av lokaler. Arbetet med att vidareutveckla internhyressystemet har skett i nära samverkan mellan Uppdragskontoret/Hus & Mark och kommunens kärnverksamheter samt FM-enheten, Mimers Hus. Utvecklingsarbetet har letts av en ledningsgrupp bestående av: Margareta Alexandersson, Uppdragskontoret Lisa Källén, Socialtjänsten Anders Löfgren, Barn och ungdomsförvaltningen I projektgruppen har ingått: Morgan Åkerman Uppdragskontoret, Hus&Mark Ove Thorsson Uppdragskontoret, Hus&Mark Carin Lundin Uppdragskontoret, Hus&Mark Pia Jakobsson Barn- och ungdomsförvaltningen Karin Fahleson Barn- och ungdomsförvaltningen Ing-Britt Runger Socialtjänsten Frida Bengtson Socialtjänsten Håkan Hambeson Fritidsförvaltningen Lars Berfenhag Gymnasieförvaltningen Magnus Gyllestad FM-enheten Som experter har dessutom Birgitta Hammarberg, Hus&Mark, Rolf Eriksson, Hus&Mark samt Gun Thorén, Barn och ungdomsförvaltningen medverkat. Håkan Yngve, SWECO FM Konsulterna har deltagit som rådgivare och projektsekreterare. Uppdragskontoret, Hus&Mark vill härmed framföra ett varmt tack till samtliga medverkande i lednings-, projekt- och expertgrupperna. Kungälv i juni 2006

3 Handbok internhyra sid 3(24) Handbok Internhyra Samarbetsformer, principer och spelregler för interna lokalupplåtelser Innehållsförteckning Nytt internhyressystem med fokus på samverkan...4 Internhyra syfte och mål...4 Dialog och samverkan...5 Internhyra - principer och spelregler...6 Principer för hyressättning...6 Principer för årliga hyresförändringar...7 Utveckling och kvalitetssäkring av tjänsteleverans...9 Tjänster som ingår i hyran...11 Tjänster som tillhandhålls mot särskild ersättning...13 Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst...15 Vad får hyresgästen göra?...15 Korttidsuthyrning...15 Hantering av uppdrag och investeringar...16 Beställning av mindre uppdrag...16 Hantering av investeringar...17 Inhyrda lokaler...19 Avtal mellan hyresvärd och hyresgäst...20 Avtalstider och regler för uppsägning av lokaler...20 När parterna inte är överens...20 Begrepp och definitioner...21 Bilagor Bilaga 1, Modell för hyresförändring med sammanvägt index Bilaga 2, Mall för Servicenivåavtal, SLA Bilaga 3, Mall för tjänstebeskrivning Bilaga 4, Krav på inhyrda lokaler

4 Handbok internhyra sid 4(24) Nytt internhyressystem med fokus på samverkan Kungälvs kommun har haft internhyra sedan Det internhyressystem som nu ersätts har gällt sedan Det övergripande målet med systemet har varit att uppnå en bättre hushållning med verksamhetslokaler och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamheter. Under våren 2006 har en projektgrupp med representanter från Hus&Mark, FM-enheten och de största lokalbrukarna vidareutvecklat internhyressystemet. Den övergripande nyttan för kommunen som helhet har varit vägledande i arbetet med att utveckla internhyran. Systemet ska bidra till effektivt lokalutnyttjande och lägre lokalkostnader totalt sett för hela kommunen. Arbete i projektgruppen har bedrivits med engagemang och öppenhet och med en stark gemensam vilja att förenkla och förbättra den nuvarande modellen. Tidigt i projektarbetet framkom att internhyressystemet bör medverka till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäster. Projektgruppen har också betonat behovet av att hitta former för att definiera och kvalitetssäkra de tjänster som ingår i hyran. Det nya internhyressystemet handlar därför inte bara om regler för hyressättning, avtalstider och liknande. Det handlar också i hög grad om hur samarbetet mellan hyresvärd och hyresgäst ska organiseras, hur tjänsteleveranser ska styras och följas upp och hur processer i samband med investeringar och mindre uppdrag ska utvecklas. Internhyra syfte och mål Internhyressystemet reglerar förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst avseende verksamhetslokaler och service. Syftet med systemet är att uppnå en god hushållning med lokaler och service och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamheter. Systemet ska därutöver - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras - säkra att kommunens fastighetsbestånd förvaltas med hög kostnadseffektivitet - bidra till en ökad medvetenhet om kostnader för lokaler och service - bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetssättet vid lokalanpassning och tjänsteleverans i såväl egna som inhyrda lokaler - bidra till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäster. Den värdebevarande aspekten tillgodoses genom att avsättningar för planerat underhåll ingår i hyran. Dessutom ingår s.k. ägarrelaterade investeringar dvs. investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Kravet på kostnadseffektivitet tillgodoses genom en effektiv styrning och uppföljning av serviceleveranser och genom att ett incitament för kostnadseffektivisering finns inbyggt i modellen för indexreglering av hyran. Utveckling och kvalitetssäkring av arbetssättet sker genom att införa och tillämpa servicenivåavtal, införa nya rutiner för felanmälan samt genom att regelbundet genomföra kundenkäter. Städningen utvecklas genom att införa kvalitetsstyrd städning.

5 Handbok internhyra sid 5(24) Dialog och samverkan En viktig del i arbetet med internhyressystemet har varit att utveckla formerna för dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst. Det har resulterat i ett förslag till hur samarbetet mellan hyresvärd och hyresgäst ska organiseras. CSAM - Central samarbetsgrupp för lokalfrågor Gruppen sammansätts av representanter för verksamhetsledning, FM-ledning och hyresvärd. Hyresvärden är sammankallande. Gruppen ska behandla strategiska och principiella frågor som rör lokalförsörjning och service. Gruppen ska dessutom frågor som inte kan lösas lokalt. För CSAM-möten gäller: - Planläggs årsvis enligt kalendarium - Har en fast agenda - Behandlar frågor av strategisk eller principiell natur. Agenda CSAM-möten, exempel: Lokalförändringar Lokalplanering Drift och underhåll Verksamhetsförändringar Arbetsmiljö Skadegörelse Lagstadgade krav Ekonomi Omvärldsfrågor Frågor från lokala grupper HUSAM Lokala samarbetsgrupper Förvaltare, lokala samordnare och verksamhetens enhetschefer träffas i regelbundna möten hos varje enhetschef för att behandla gemensam planering, verksamhetsfrågor mm. Syftet är att lösa frågor som rör den dagliga, operativa verksamheten på det lokala planet. Syftet är också att utveckla relationerna mellan hyresvärd och hyresgäst, att bygga upp ett förtroende mellan olika yrkesgrupper och att lösa eventuella konflikter och tvister genom dialog och samverkan. Hyresvärdens förvaltare är sammankallande. För HUSAM-möten gäller: - Planläggs årsvis enligt kalendarium - Har en fast agenda Utöver den centrala och de lokala samarbetsgrupperna ska en utvecklingsgrupp med representanter för hyresvärden och verksamheternas ledning ansvara för att förvaltning och vidareutveckling av internhyressystemet med tillhörande stödsystem. Ett av gruppens viktigaste ansvarsområden blir att följa upp och utvärdera att internhyressystemets intentioner och mål nås samt att föreslå åtgärder för att korrigera avvikelser. Hyresvärden är sammankallande. Projektorganisation En särskild projektorganisation utses i samband med genomförande av investeringsprojekt. lösa

6 Handbok internhyra sid 6(24) Internhyra - principer och spelregler Principer för hyressättning Hyran bestäms med utgångspunkt från principen att varje enskilt hyresobjekt ska ha en hyra som motsvarar beräknad självkostnad för hyresobjektet. Motiven för ett system med självkostnadshyra på objektnivå är - systemet är administrativt enkelt att hantera - systemet är pedagogiskt enkelt att förklara - systemet bidrar till öppenhet och insyn genom att hyran ger en tydlig indikation på hyresobjektets verkliga kostnad. Ingående hyreskomponenter i egna fastigheter Hyran sätts samman av ett antal olika hyreskomponenter som beräknas enligt följande principer. - Kapitalkostnad utgörs av avskrivning och internränta på avstämningsårets (2006) ingående balans på bokfört värde. Kapitalkostnad för eventuella investeringar under avstämningsåret tillkommer. - Kostnader för mediaförbrukning dvs avgifter för fjärrvärme (och i förekommande fall fjärrkyla), el och vatten samt kostnader för inköp av bränsle för uppvärmning beräknas som objektets normalårsförbrukning (värme) eller objektets genomsnittliga årsförbrukning för den senaste treårsperioden multiplicerat med vid avstämningstidpunkten gällande energipris, oljepris eller VA-kostnad. - Kostnader för fastighetsskötsel och sophämtning beräknas som medelvärdet av de senaste tre årens kostnader för objektet omräknat till avstämningsårets (2006) kostnadsläge. - Planerat underhåll ingår i hyran med ett schablonbelopp per kvm bruksarea som motsvarar budgeterad kostnad för planerat underhåll enligt kommunens underhållsplan per objekttyp/verksamhet. - Lokalförbättringsmedel (LF-medel) ingår i hyran med ett schablonbelopp per kvm bruksarea. LF-medlen ska täcka kostnader för mindre förbättringar (kostnadsgräns 0,5 basbelopp) som förorsakas av myndighetskrav och ändrad lagstiftning. - Övriga underhållskostnader dvs felavhjälpande underhåll och skadegörelse beräknas som medelvärdet av de senaste tre årens kostnader för objektet omräknat till avstämningsårets kostnadsläge. - Administrationskostnad utgör hyresvärdens kostnader för att leda och administrera sin verksamhet. Administrationskostnaden ingår i hyran med ett schablonbelopp som motsvarar avstämningsårets (2006) års självkostnad för administration. Samtliga hyresobjekt i kommunens egna fastigheter har samma administrationskostnad i kr per kvm bruksarea. - Kostnader för försäkringspremier för fastighetsförsäkring och, i förekommande fall, fastighetsskatt ingår i hyran med ett belopp som motsvarar avstämningsårets självkostnad. - Övriga driftkostnader utgörs av kostnader för hyra av paviljongbyggander (kontrollera och specificera vad detta är)

7 Handbok internhyra sid 7(24) Hyran gäller i fem år Den på detta sätt beräknade självkostnadshyran kallas bashyra. Den gäller i fem år från och med året efter avstämningsåret. Dock sker en justering med hänsyn till kostnadsutvecklingen enligt avsnittet Principer för årliga hyresförändringar. Efter fem år sätts en ny självkostnadshyra enligt här angivna principer. Ingående hyreskomponenter i inhyrda lokaler Principen självkostnad på objektnivå gäller även inhyrda lokaler. Hus&Mark har en roll som mellanhyresvärd vid upplåtelse av inhyrda lokaler. Det innebär att Hus&Mark förhandlar och tecknar avtal med den externa hyresvärden och därefter upplåter lokalen till den interna hyresgästen. För inhyrda lokaler utgörs självkostnadshyran av - Hyran för den inhyrda lokalen - Del av administrationskostnad. Ingår i hyran med ett schablonbelopp i kr per kvm bruksarea. Om administrationen endast avser vidareuthyrning av lokal där den externa hyresvärden tillhandahåller drift och underhåll, reduceras schablonbeloppet till 50% av det belopp som gäller för lokaler i egna fastigheter. - Eventuella tillägg för avtalade drift- och underhållsinsatser som inte ingår i det externa hyresavtalet. Principer för årliga hyresförändringar Kostnader för förvaltning, drift och underhåll påverkas av kostnadsutvecklingen i samhället. Historiskt har det visat sig att kostnaderna för fastighetsförvaltning har ökat snabbare än konsumentpriserna i övrigt under perioden från På den konkurrensutsatta delen av hyresmarknaden (lokalhyresmarknaden) sker vanligen en justering av hyran enligt en avtalad modell. Den vanligaste formen är att hela eller delar av hyran uppräknas med ett index som motsvarar förändringen i konsumentprisindex. Syftet är att kompensera fastighetsägaren för inflation och samtidigt ha en enkel, vedertagen modell för att ändra hyran utan att förhandlingar behöver genomföras. Ett internhyressystem som baseras på självkostnader kan ha en liknande modell för hyresförändring för att undvika att årligen behöva räkna om och korrigera hyrorna med hänsyn till verkliga kostnader. Ett system med årliga omräkningar blir administrativt tungrott och det saknas helt incitament för effektivisering.

8 Handbok internhyra sid 8(24) Hyresförändring i egna fastigheter Den del av hyran som utgörs av 900 Indexreglerat tillägg kapitalkostnad är fast under en 800 femårsperiod. Övriga delar av hyran 700 indexregleras med hjälp av ett 600 sammanvägt index som består av tre 500 Övriga kostnader olika delindex: Konsumentprisindex, 400 konsumentprisindex, delindex för 300 energi och bränsle samt 200 Kapitalkostnad arbetskostnadsindex Indexuppräkning av bashyran sker med utgångspunkt från indexvärdet för oktober 2005 (basmånad). Indexförändringen mellan basmånaden och oktober månad året före aktuellt år ligger till grund för den årliga hyresförändringen. Bashyran är beräknad självkostnadshyra i 2006 års prisläge blir ett övergångsår och 2008 blir det första året när internhyra enligt de nya principerna kan tillämpas fullt ut års hyra är bashyran uppräknad med indexförändringen mellan okt 2005 och okt Mer information om hyresförändring med sammanvägt index finns i bilaga 1. Hyresförändring i inhyrda lokaler kr/kvm Den del av hyran som motsvarar den externa hyran hyresförändras med samma indexreglering som gäller för det externa hyresavtalet. Övriga delar av hyran förändras med ovan beräknat sammanvägt index.

9 Handbok internhyra sid 9(24) Utveckling och kvalitetssäkring av tjänsteleverans Tjänster i form fastighetsskötsel, underhåll och städning ska styras och följas upp på ett sådant sätt att avtalade servicenivåer kan hållas. Detta sker genom att i större utsträckning tillämpa vedertagna metoder för kvalitetsstyrning och kvalitetskontroll. Kvaliteten på serviceleveranserna säkras genom att införa och tillämpa - Servicenivåavtal, SLA som reglerar omfattning och servicenivå på serviceleveranser för tilläggstjänster - Tjänstebeskrivningar som reglerar omfattning och servicenivå för de tjänster som ingår i hyran - En fungerande rutin för felanmälan - Regelbundna kundenkäter Principerna för kvalitetssäkring av serviceleverans gäller i kommunens egna fastigheter. Principiellt bör samma krav ställas på inhyrda lokaler. I takt med att hyresavtalen kan omförhandlas eller i samband med att nya avtal tecknas kommer motsvarande krav att ställas på inhyrda lokaler. Servicenivåavtal, SLA Omfattning och servicenivå på levererad service för tilläggstjänster ska styras via servicenivåavtal s.k. SLA (SLA betyder Service Level Agreements) mellan hyresvärd och hyresgäst. Samma krav på tjänsten ska ställas oberoende av vem som levererar, dvs samma krav ska gälla för - tjänster som utförs i egen regi - tjänster som handlas upp Mall för SLA, se bilaga 2. Tjänstebeskrivning Omfattning och servicenivå för de tjänster/funktioner som ingår i hyran beskrivs i ett generellt dokument som kallas tjänstebeskrivning. Syftet med tjänstebeskrivningen är att specificera tjänsternas omfattning, kvalitet och funktionskrav för de fall där hyresgästen kan ha behov och intresse av att ha en mer fullständig information om tjänsten. Tjänstebeskrivningen är generell och gäller samtliga lokaler i kommunens egna fastigheter. Tjänstebeskrivningen utgör bilaga till det interna hyresavtalet. Eventuella avvikelser från den generella beskrivningen anges i hyresavtalet. Mall för tjänstebeskrivning, se bilaga 3. Felanmälansystem Hyresvärden ska införa ett system för felanmälan. Felanmälansprocessen ska utvecklas för att uppfylla mål och krav enligt nedan. Hyresvärden ska med hjälp av felanmälansystemet ge hyresgästen snabb och tydlig återrapportering om hur varje felanmälan hanteras beträffande ansvar, prioritering, beräknad tidpunkt för åtgärd etc.

10 Handbok internhyra sid 10(24) Hyresvärden ska därutöver utnyttja felanmälanssystemet för att få - bättre kunskap om fel och felorsaker - bättre underlag för att förebygga fel - bättre arbetsplanering för fastighetsskötarna. Krav på felanmälan System ska uppfylla följande minimikrav: - Felanmälningar ska kunna ske via Internet, telefon, fax eller mail. - Funktionen ska vara bemannad kl Övriga tider ska jourtjänst finnas Inställelsetider vid felanmälan Följande inställelsetider ska gälla vid felanmälan. Överenskommen inställelsetid innebär att hyresvärden ska ha påbörjat åtgärd inom överenskommen tid från mottagen felanmälan. Åtgärd Inställelsetid under ordinarie arbetstid (kl ) Prioriterad akutåtgärd 30 min 60 min Icke prioriterad akutåtgärd 12 tim 24 tim Inställelsetid utanför ordinarie arbetstid Övriga åtgärder Enligt överenskommelse Enligt överenskommelse Prioriterad akutåtgärd är åtgärd som syftar att återställa skada eller avhjälpa brister som kan leda till personskada, allvarlig skada på egendom eller som förhindrar avsett utnyttjande för en större grupp människor. Exempel: vattenskada, elfel. Icke prioriterad akutåtgärd är åtgärd som syftar till att återställa skada eller avhjälpa brister som hindrar avsett utnyttjande av en för verksamheten väsentlig funktion. Kundenkäter Den kundupplevda kvaliteten ska följas upp med regelbundna kundenkäter. Hyresvärden tar initiativ till kundenkäter och utformning och genomförande sker i samråd med hyresgästen.

11 Handbok internhyra sid 11(24) Tjänster som ingår i hyran I det här avsnittet redovisas och kommenteras de tjänster som ingår i hyran i kommunens egna fastigheter. Målet är att kunna ge samma service i inhyrda lokaler men i dagsläget är det inte alltid möjligt på grund av begräsningar i gällande hyresavtal. Se vidare avsnitt Inhyrda lokaler. Avgifter för värme, kyla, el och vatten Avgifter för värme (och i förekommande fall kyla), el, vatten samt bränslekostnader ingår i hyran. Förbrukningar av energi och vatten påverkas av såväl hyresgästens beteende som av hyresvärdens driftinsatser och investeringar. Hyresvärden är den som bedöms ha störst möjlighet att påverka förbrukningar och kostnader genom en effektiv driftövervakning och genom att investera i energisnål teknik. Därför ingår avgifterna i hyran. Parterna har ett gemensamt ansvar för en resurssnål, effektiv drift. Hyresvärden ska följa upp och förse hyresgästen med förbrukningsstatisk och ge råd om hur hyresgästen kan medverka till att sänka förbrukningar och driftkostnader. Fastighetsskötsel Fastighetsskötsel ingår i hyran. Fastighetsskötsel omfattar skötsel och renhållning av mark inklusive snöröjning och halkbekämpning samt skötsel av byggnader och lokaler. I fastighetsskötsel ingår även avgift för borttransport av avfall och restprodukter enligt gällande gränsdragningslista. Den interna avfallshanteringen, dvs tjänster som omfattar omhändertagande, sortering och transport inom hyresgästens lokal till centralt soprum, ingår däremot inte. Den erbjuds som en tilläggstjänst. Hyresgäster kan påverka den del av hyran som avser kostnad för fastighetsskötsel genom att överta vissa delar av fastighetsskötseln med egen personal. Teknisk tillsyn Teknisk tillsyn ingår i hyran. Teknisk tillsyn omfattar åtgärder som krävs för att byggnadens eller lokalens tekniska försörjningssystem ska fungera och kunna förse lokalerna med ett bra inomhusklimat, god belysning, driftsäker elkraft, driftsäkra transportsystem (hissar) etc. Planerat underhåll Planerat underhåll ingår i hyran. Omfattningen av planerat underhåll baseras på verksamhetens och fastighetens underhållsbehov under beräknad återstående brukstid. Underhållet planeras och budgeteras i en underhållsplan som upprättas av hyresvärden.

12 Handbok internhyra sid 12(24) Felavhjälpande underhåll Felavhjälpande underhåll ingår i hyran. Felavhjälpande underhåll är underhållsåtgärder som syftar till att återställa funktion eller reparera en skada. Det felavhjälpande underhållet hanteras med hjälp av ett system för felanmälan. Lokalförbättringar Lokalförbättringar med LF-medel ingår i hyran. Lokalförbättringar är mindre förbättringar (kostnadsgräns 0,5 basbelopp) som förorsakas av myndighetskrav och ändrad lagstiftning. Det kan handla om förbättringar av arbetsmiljö, tillgänglighet och liknande. Åtgärderna finansieras av s.k. LF-medel som tas ut som en schablon i hyran. Mera omfattande åtgärder som inte inryms i LF-medel hanteras som investeringar. Ägarrelaterade investeringar Ägarrelaterade investeringar som utförs i befintliga byggnader eller lokaler under pågående avtalsperiod ingår i hyran. Med ägarrelaterade investeringar avses investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Ägarrelaterade investeringar finansieras med det överskott som uppkommer genom att räntekostnaden på bokfört värde minskar genom avskrivningar. Därmed påverkas inte hyran. Sådana ägarrelaterade investeringar som uppkommer som en direkt följd av hyresgästrelaterade investeringar ingår i och finansieras av det investeringsanslag som hyresgästen äskar. Skadegörelse/skada Utvändiga skador eller utvändig skadegörelse och skador orsakade av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem ingår i hyran. Det ekonomiska ansvaret för skadegörelse eller skada delas upp mellan hyresvärd och hyresgäst på följande sätt. Hyresgästen ansvarar för invändiga skador i de lokaler som ingår i hyresavtalet och hyresvärden ansvarar för skador utvändigt på byggnadens tak och fasader samt på mark. Hyresvärden ansvarar även för invändiga skador som uppkommer på grund av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem. Åtgärder för att förebygga skadegörelse Parterna ska gemensamt planera och genomföra åtgärder för att förebygga skadegörelse. Detta sker bland annat genom att - Riskanalyser genomförs gemensamt för särskilt utsatta objekt - Varje objekts kostnader för skadegörelse följs upp - Skadegörelse är en stående punkt på centrala och lokala samrådsmöten.

13 Handbok internhyra sid 13(24) Försäkringsskador Försäkringspremie för fastighetsförsäkring ingår i hyran. Självrisken vid försäkringsskador ingår i hyran enligt samma regler som vid skada/skadegörelse. Kommunen försäkrar sina fastigheter mot skador. Försäkringsskador är främst brand- vatten- och inbrottsskador. Ansvaret för försäkringsskador delas mellan hyresvärd och hyresgäst enligt samma regler som gäller övriga skador och skadegörelse. Självrisken vid försäkringsskada (för närvarande fem basbelopp eller ca kr) ingår i hyran om vid utvändiga skador och vid skador som uppkommer på grund av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem. Vid skada på enbart inventarier gäller inte fastighetsförsäkringen. Då ska hyresgästen svara för skadeanmälan och stå för eventuell självrisk. Skador som avser både fastighet och inventarier administreras av hyresvärden. Tjänster som tillhandhålls mot särskild ersättning Städning Städning omfattar dels daglig eller regelbunden städning, dels periodisk städning som olika former av storstädning eller golvvård. Här införs också begreppet basstädning. Basstädning omfattar dels regelbunden städning dels golvvård i en omfattning som utgör en obligatorisk miniminivå. Basstädning är en miniminivå som fastställs för att tillgodose hygieniska, arbetsmiljömässiga och underhållsmässiga krav. Basstädningen i lokaler där barn och ungdom vistas ska följa Allergistrategi för barn och ungdom i Kungälv antagen av Kommunfullmäktige Strategin bör i tillämpliga delar följas även i andra verksamhetslokaler. Följande regler gäller för städning - Basstädningens omfattning och kvalitetsnivå anpassas till respektive verksamhet. En minsta godtagbar nivå på golvvård ingår i basstädningen. Ersättning utgår enligt överenskommet, fast pris. - Städning på en nivå motsvarande basstädning gäller i kommunens samtliga lokaler oavsett vem som utför städningen - Övrig städning som fönsterputs, storstädning, höghöjdsstädning, förhöjd kvalitetsnivå utöver basstädningen m.m. beställs enligt tilläggsavtal. - Hyresgästen kan själv avropa tjänster enligt tilläggsavtal (storstädning, utökad golvvård etc) direkt från privat leverantör som kommunen har ramavtal med. - Om hyresgästen har önskemål om privat städleverantör för basstädningen, ska frågan prövas i den centrala samrådsgruppen, CSAM. Upphandling av städning görs av hyresvärden.

14 Handbok internhyra sid 14(24) Kvalitetsstyrd städning enligt INSTA 800 Kvalitetsstyrd städning enligt den internordiska städstandarden INSTA 800 föreslås införas i kommunen. En särskild handlingsplan för införande av INSTA 800 har utarbetats. För att säkerställa att städningen är kostnadseffektiv bör städkostnader i objekt som städas i egen regi kunna jämföras med den privata markandens städpriser. Detta kan ske genom att delar av kommunens egen städverksamhet upphandlas eller genom att s.k. benchmarking genomförs med andra kommuner eller andra företag/organisationer. Avfallshantering inom fastighet/lokal Hantering av avfall och restprodukter inom lokalen dvs omhändertagande, transport, sortering etc utgör tilläggstjänst med omfattning anpassad till lokala förutsättningar. Ersättning enligt särskilt tilläggsavtal. Lås och larm Inbrottslarm Efter beställning från verksamheten (mot hyreskonsekvens) installeras inbrottslarm i lokalerna för att skydda inventarier, datorer mm. Hyresvärden ansvarar för underhållet av anläggningen, dvs. tillsyn, en årlig genomgång av detektorer och central. Daglig skötsel, tidsättning liksom åtgärder vid larm är hyresgästens ansvar. Uppstår tekniskt fel på anläggningen under året skall detta anmälas till hyresvärden för åtgärd och hyresvärden står för kostnaden. Alla övriga kostnader som uppkommer vid larm betalas av hyresgästen. I dagsläget har vi ramavtal med Securitas angående väktarutryckningar och med SOS Alarm för mottagande i larmcentral. Fasta årskostnaden för väktarutryckningarna debiteras verksamheten centralt från säkerhetssamordnaren. Brandlarm Brandlarm installeras av hyresvärden i alla fastigheter där det erfordras enligt myndighets- eller försäkringskrav. Efter beställning från verksamheten (mot hyreskonsekvens) installeras även brandlarm där det efterfrågas. Hyresvärden ansvarar då för underhållet av anläggningen, d v s tillsyn, en årlig genomgång av detektorer och central. Uppstår tekniskt fel på anläggningen under året skall detta anmälas till hyresvärden för åtgärd och hyresvärden står för kostnaden. Alla kostnader som uppkommer vid falsklarm betalas av hyresgästen. Lås Hyresvärden ansvarar för alla låssystem (utom för verksamhetsanknutna lås). Under hyrestiden ansvarar verksamheten för att nycklar inte hamnar i orätta händer. Saknas nycklar kommer låsen att bytas och kostnaden att debiteras hyresgästen. Vid avflyttning skall alla nycklar återlämnas. Annan verksamhetsanknuten service I något fall tillhandahålls även verksamhetsanknuten service. Ett exempel är vaktmästarservice inom socialtjänsten. Verksamhetsservice utgör tilläggstjänst. Omfattning och servicenivå fastställs i samråd med hyresgästen.

15 Handbok internhyra sid 15(24) Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst Principer för gränsdragning Utöver att klarlägga vilka tjänster som ingår i hyran, behövs också en regel som klarlägger vilka delar i byggnaden/fastigheten som sköts, underhålls och byts ut av hyresvärden och vilka delar som hyresgästen själv ansvarar för. Principen för gränsdragning mellan vad som hör till fastigheten och vad som tillhör hyresgästen brukar ofta definieras med utgångspunkt från jordabalkens bestämmelser. Jordabalken använder begrepp som fastighet, fastighetstillbehör, byggnadstillbehör och fast inredning. I boken Glasklar gränsdragning finns en liknelse som kan vara till hjälp: om vi vänder huset upp och ner och skakar ut allt löst som tillhör hyresgästerna, då får vi kvar det är fast egendom, som tillhör fastighetsägaren. Till byggnad hör fast inredning och annat varmed byggnaden blivit försedd, om det är ägnat till stadigvarande bruk för bygganden eller del av denna, Jordabalk (SFS 1070:994), Rättsförhållanden avseende fast egendom, 2 kap, 2. Liknelsen stämmer nästan men inte helt med kommunens regler. Undantaget är vitvaror som spis, kyl och frys. Dessa tillhandahålls av hyresvärden och ingår i hyran. Ett annat undantag är sådana inredningsdetaljer som hyresgästen själv satt upp och skruvat fast t ex persienner, gardinbeslag och hyllor. Dessa tillhör hyresgästen. Kungälvs kommuns gränsdragningslista Gränsdragningen regleras av en av hyresvärden och hyresgästerna antagen gränsdragningslista, "Ansvarsfördelning mellan förvaltare och hyresgäst, specifikation. Listan bygger på Jordabalkens princip. Vad får hyresgästen göra? I vissa vill hyresgästen kunna utföra arbeten eller tillhandhålla viss utrustning. Det kan t.ex. handla elever och föräldrar som vill påverka miljön i skolan eller förskolan genom att måla invändigt eller genom att plantera växter utomhus. Sådana egna insatser är tillåtna under förutsättning att - Arbetet planeras i samråd med hyresvärden och hyresvärden ger sitt godkännande - Arbetet utförs på ett fackmannamässigt sätt. Hyresvärden hjälper till med råd och ger anvisningar om utförande och materialval. - Hyresvärden, efter avslutat arbete, gör en besiktning och godkänner arbetet - Gällande lagar och säkerhetsbestämmelser följs. Korttidsuthyrning Utredning pågår. Tidigare text borttagen som

16 Handbok internhyra sid 16(24) Hantering av uppdrag och investeringar Beställning av mindre uppdrag Vissa mindre uppdrag som hyresgästen önskar får utförda, ska kunna hanteras enklare och snabbare än en normal investering, dvs de ska kunna skrivas av direkt i stället för att aktiveras i balansräkningen och tas ut av hyresgästen i form av en höjd hyra. Internhyresmodellen ger möjlighet till en sådan förenklad hantering förutsatt att de kommunala redovisningsprinciperna följs. Mindre uppdrag definieras som åtgärder som bedöms ha högst tre års ekonomiskt livslängd och som värdemässigt understiger 0,5 basbelopp. Gränsdragningen baseras på Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer. För mindre uppdrag gäller: - Finansieras helt av hyresgästen inom ramen för hyresgästens driftbudget - Efter samråd mellan verksamhetsenhet och verksamhetsledning skickas en förfrågan till hyresvärden. Hyresvärden svarar med en offert - Verksamhetsledningen beställer uppdraget - Efter fullgjord leverans skickar hyresvärden debiteringsunderlag och ersättningen bokas upp och överförs till hyresvärden. Extern leverans faktureras hyresgästen direkt av leverantören. Hantering genomförs enligt processchemat, figur 2. Processen utvecklas med rutinbeskrivningar, mallar, blanketter etc i samband med införande av internhyressystemet. Återkoppling Hyresgäst/ verksamhetsenhet Behov Utreda behov Levererad tjänst Dialog Hyresgäst/ verksamhets -ledning Utreda behov Prioritering beslut beställning Förfrågan Beställning Bekräftelse Hyresvärd - ordermottagare -förvaltare - projektledare Utredning, kalkyl Offert Planera, handla upp Beställning Uppföljning Leverantör - intern -extern Utförande leverans Faktura eller intern debitering Figur 1. Processchema mindre uppdrag

17 Handbok internhyra sid 17(24) Hantering av investeringar Hyresgästrelaterade investeringar är investeringar som initieras av hyresgästen för att tillgodose behovet av verksamhetsanpassade lokaler. Ägarrelaterade investeringar är investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande. Ägarrelaterade investeringar som utförs i befintliga byggnader eller lokaler under pågående avtalsperiod påverkar inte hyran. Ägarrelaterade investeringar som uppkommer som en direkt följd av hyresgästrelaterade investeringar ingår i och finansieras av det investeringsanslag som hyresgästen äskar. I internhyreshandboken beskrivs hyresgästrelaterade investeringar. Hyresgästrelaterade investeringar Investeringar i egna lokaler och inhyrning av lokaler innebär alltid att kommunen binder sig långsiktigt för höga kostnader. I de tidiga skedena av investeringsprocessen är möjligheterna att påverka störst. Då kan fortfarande alternativa lösningar prövas och de framtida kostnaderna kan påverkas i stor utsträckning. Det är därför viktigt att fokus i arbetet läggs på de tidiga skedena i processen, behovsutredning och förstudie. För att säkerställa en effektiv lokalförsörjningsprocess krävs en strategisk planering där kärnverksamheten och stödfunktionerna planeras gemensamt. Det arbete som bedrivs av investeringsgruppen är bland annat inriktad på en mera långsiktig, strategisk planering. Beskrivning av processen Processchemat, figur 3, illustrerar hur en hyresgästrelaterad investering bör bedrivas. - Hyresgästen initierar processen i och med att ett investeringsbehov uppstår - Hyresgästen genomför en behovsutredning - Hyresgästen beslutar att skicka en förfrågan/begäran om förstudie till hyresvärden - Hyresvärden genomför förstudien vilken resulterar i en offert till hyresgästen. Offerten ska alltid innehålla såväl investeringsutgift som hyreskonsekvens och driftkostnader för tilläggstjänster. - Efter analys och prioritering och, förutsatt att investeringsmedel är beviljat och dessa täcker in beräknad investeringsutgift, beslutar hyresgästen att beställa uppdraget hos hyresvärden. - Om investeringsmedel saknas begär hyresgästen investeringsmedel hos KS/KF - Hyresvärden utser ansvarig projektledare och en projektorganisation tillsätts. - Genomförandet omfattar därefter fyra skeden: projektering, upphandling, produktion och utvärdering/projektavslut - Genomförande sker i nära samarbete med hyresgästen med beslut och kontrollstationer efter projektering och före antagande av entreprenör - Efter avslutad produktion sker överlämnande och preliminär utvärdering - Efter garantitidens utgång sker en slutlig utvärdering och projektet avslutas.

18 Handbok internhyra sid 18(24) Hyresgäst - Nämnd - Förvaltningsledn - Enhetsledning Investeringsmedel finns, annars begäran om investeringsmedel hos KF Behov Utreda behov Beslut Analys, prioritering Beslut Analys, prioritering Beslut Beslut Utvärdera och avsluta projekt Offert /förstudie Förfrågan Beställning Bygghandlingar Tidplan kalkyl Utvärderad upphandling Avstämd kalkyl Slutredovisning Preliminär utvärdering. Utvärderat projekt Hyresvärd -Projektchef - Projektledare - Förvaltare Förstudie Projektering Beslut att handla upp Upphandling Beslut Genomföra projekt Utvärdera och avsluta projekt Förstudie Förstudie Utredning kostnader, Utredning kostnader, tider, tider, genomförande genomförande Underlag från Underlag från konsulter (skisser, konsulter (skisser, beskrivningar) beskrivningar) Offert med Offert med hyreskonsekvens hyreskonsekvens Behovsanalys Behovsanalys Beskrivning Beskrivning Analys Analys Konsekvensbeskrivning Konsekvensbeskrivning Prioritering Prioritering Fackligt samråd Fackligt samråd Projektering Projektering Bygghandlingar Bygghandlingar Tidplan Tidplan Kalkyl Kalkyl Genomförandebeskrivning Genomförandebeskrivning Upphandling Upphandling Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag Tider Tider Villkor Villkor Anbud Anbud Utvärderad anbud Utvärderad anbud Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslut Produktion, Produktion, färdigställande färdigställande Slutbesiktning Slutbesiktning Överlämnande Överlämnande Slutredovisning Slutredovisning Prel utvärdering Prel utvärdering Projektavslut Projektavslut (efter slutbesiktning) (efter slutbesiktning) Utvärdering Utvärdering Återkoppling Återkoppling Figur 2. Processchema för hyresgästrelaterade investeringar. Hyresgästen äger processen fram steget Beslut/beställning. Hyresvärden äger processen från och med steget Beställning/Projektering. Processen bör utvecklas med rutinbeskrivningar, mallar, blanketter etc i samband med införande av internhyressystemet.

19 Handbok internhyra sid 19(24) Inhyrda lokaler Kommunens policy vid inhyrning av lokaler är att ha ett affärsmässigt avtalsförhållande med tydliga spelregler och en kvalitetssäkrad serviceleverans. Vid inhyrning av lokaler strävar kommunen efter en så kostnadseffektiv lösning som möjligt. Normalt ska all erforderlig service i form av drift och underhåll inkluderas i hyran. Målet är att hyresgästen ska ha samma service oavsett om lokalen ligger i kommunens egen fastighet eller är externt inhyrd. De hyresavtal som gäller idag saknar i många fall tydliga krav på servicenivåer och det är inte alltid möjligt att omförhandla villkoren under pågående avtalsperiod. I takt med att hyresavtalen kan omförhandlas eller i samband med att nya avtal tecknas kommer tydligare krav att ställas på inhyrda lokaler. Ett särskilt dokument med krav på inhyrda lokaler har utarbetats som en del i arbetet med att utveckla internhyran. Dokumentet kan användas som underlag vid förhandlingar med externa hyresvärdar. Efter förhandling och anpassning till aktuell upplåtelse kan det utgöra bilaga till hyresavtalet. För mer information se bilaga 4, Krav på inhyrda lokaler. Tills vidare gäller för inhyrda lokaler - Kravet på behovsanalys, förstudie och lokalprogram är i princip detsamma oavsett om lösningen på ett nytt eller ändrat lokalbehov blir inhyrning, ombyggnad eller nybyggnad - Hus&Mark ansvarar för förhandlingar med extern hyresvärd. Avtal tecknas av kommunstyrelse, kommunchef eller av Hus&Mark. - Hus&Mark upplåter i sin tur lokalen till hyresgästen via en intern upplåtelse - För externt inhyrda lokaler gäller normalt samma avtalstid som i kontraktet mellan kommunen och den extern hyresvärden. - Uppsägningstiden är en månad längre än i det externa kontraktet

20 Handbok internhyra sid 20(24) Avtal mellan hyresvärd och hyresgäst Internhyresavtal och avtal om tilläggsservice upprättas mellan hyresvärden (Uppdragskontoret, Hus&Mark) och avtalstecknande part hos hyresgästen. Avtal upprättas med hjälp av avtalsmallar med tillhörande SLA för tilläggstjänster. Avtalstider och regler för uppsägning av lokaler Avtalstidens längd ska, vid avtal i samband med investeringar för ny- eller ombyggnader, sättas i relation till investeringens storlek och beräknade varaktighet och så att en rimlig riskfördelning mellan hyresvärd och hyresgäst uppnås. Hyresgästen måste ta ett ekonomiskt huvudansvar för investeringen, vilket talar för förhållandevis långa hyresavtal. Samtidigt ska det finnas incitament att lämna lokaler som inte längre behövs för verksamheten vilket talar för kortare avtalstider. Avtalstidens längd sätts så att riskfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst blir rimlig. Regler för avtalstider och uppsägning: - I befintliga äldre lokaler där inga hyresrelaterade investeringar gjorts under senare år är avtalstiden 1 år. - I samband med nyinvesteringar är avtalstiden normalt 10 år. I undantagsfall kan kortare avtalstider förekomma. En bedömning görs alltid med hänsyn till investeringsutgiftens storlek och den fastighetsekonomiska risk som investeringen innebär. - Uppsägningstiden av lokaler ska ske minst nio månader före avtalstiden utgång. I annat fall förlängs avtalet med ett år i taget. - Uppsägning under löpande avtalstid kan ske om det finns annan hyresgäst som är beredd att överta lokalerna med gällande avtalsvillkor. - Uppsägning av del av lokal kan endast ske om det finns annan hyresgäst som är beredd att hyra aktuell del av lokalen. - För externt inhyrda lokaler gäller normalt samma avtalstid som i kontraktet mellan kommunen och den extern hyresvärden. - Uppsägningstiden är en månad längre än i det externa kontraktet När parterna inte är överens Tvister och oklarheter ska i första hand lösas lokalt mellan förvaltare och enhetschefer i de lokala samarbetsgrupperna. När man inte kommer fram till en lösning på lokal nivå ska frågan hänskjutas till den centrala verkansgruppen.

21 Handbok internhyra sid 21(24) Begrepp och definitioner Administrationskostnad Hyresvärdens kostnad för ledning och administration av fastighetsförvaltning och lokalupplåtelse. Omfattar kostnader för hyresvärdens personal, lokaler, kontorsomkostnader och andra för fastighetshetsförvaltningen gemensamma kostnader. Basnivå Den lägsta nivå som ingår i en avtalad serviceleverans där ytterligare nivåer kan väljas som tillägg. Basstädning Städning med omfattning och servicenivå enligt avtalad basnivå. Basstädning är en miniminivå som fastställs för att tillgodose hygieniska, arbetsmiljömässiga och underhållsmässiga krav Hyresförändring Metod för att justera hyran regelbundet med hänsyn till prisförändringar och andra ändrade förutsättningar. Hyresgäst Termen hyresgäst används i internhyreshandboken som benämning på den enhet som via intern lokalupplåtelse brukar lokalen. Begreppet kan avse hyresgästen i rollen som avtalstecknare eller som lokalbrukare. Internhyreshandboken använder begreppen hyresvärd och hyresgäst för att beskriva relationen mellan Hus&Mark och lokalbrukarna. Hyresgästrelaterade investeringar Investeringar som initieras av hyresgästen för att tillgodose behovet av verksamhetsanpassade lokaler. Hyressättning Metod för att komma fram till vilken hyra som ska gälla för ett hyresobjekt. I Kungälv är metoden för hyressättning självkostnadshyra på objektnivå. Hyresvärd Termen hyresvärd används i internhyreshandboken som benämning på den enhet som upplåter lokaler via interna eller externa hyresavtal. I de interna lokalupplåtelserna inom kommunen är Hus&Mark hyresvärd. Index Pris- eller kostnadsförändringar i samhället följs ofta med hjälp av olika index. Ett vanligt index är konsumentprisindex, KPI, som avspeglar kostnadsutvecklingen för privat konsumtion. Indexreglering Omräkning av pris, hyra eller avgift med hjälp av index.

22 Handbok internhyra sid 22(24) INSTA 800 Internordisk standard för städkvalitet. Den svenska standarden SS , Städkvalitet Mätsystem för bedömning av städkvalitet överensstämmer med den internordiska standarden. Förkortningen INSTA 800 används vanligen som benämning på standarden. Kapitalkostnad Den andel i hyran som motsvarar hyresvärdens kostnad för avskrivning och ränta eller internränta på fastighetskapitalet. Interräntan kan ses som kommunens avkastningskrav på fastighetskapitalet. Lokalförbättringsmedel Via hyran avsatta medel avsedda för att täcka kostnader som förorsakas av myndighetskrav eller ändrad lagstiftning. Sammanvägt index Index sammansatt av indexserierna konsumentprisindex, KPI totalindex, KPI delindex energi och bränsle samt arbetskostnadsindex, AKI delindex för arbetare inom bl a fastighetsbolag och företagsservicefirmor. Sammanvägt index används i internhyressystemet för årliga hyresförändringar. Servicenivåavtal, SLA Avtalad beskrivning mellan leverantör och kund avseende omfattning och servicenivå för en tjänsteleverans. Tjänsteleverans Den service i form drift, underhåll, städning mm som antingen ingår i hyran eller som tillhandahålls som en särskilt avtalad tilläggstjänst. Tilläggstjänster Tjänster med omfattning och/eller servicenivå som överstiger basnivån och som kan väljas som tillägg utöver basnivån. Ägarrelaterade investeringar Investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav och liknande

23 Handbok internhyra sid 23(24) Drift och underhållsbegrepp Definitionerna nedan bygger helt på Aff, Avtal för fastighetsförvaltning, Aff-definitioner 04. Denna skrift innehåller utöver definitionerna även exempel som illustrerar vad som kan ingå i begreppen. drift drift mediaförsörjning tillsyn tillsyn skötsel skötsel Drift Åtgärder med förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. Mediaförsörjning Driftåtgärder som omfattar tillförsel av elenergi, vatten, bränsle, fjärrvärme och fjärrkyla. (Definitionen är anpassad till förhållanden i Kungälvs kommun, följer ej Aff) Tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation av funktion hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser. Skötsel Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial. underhåll felavhjälpande underhåll planerat underhåll Underhåll Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. Felavhjälpande underhåll Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett har nått en oacceptabel nivå. Planerat underhåll

24 Handbok internhyra sid 24(24) Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning.

25 Kungälvs kommun Handbok internhyra - Bilaga 1 Hyresförändring med sammanvägt index sid 1(2) Bilaga 1 Hyresförändring med sammanvägt index Sammanvägt index Internhyran i egna lokaler hyresförändras enligt följande principer - Den del av hyran som utgörs av kapitalkostnader är fast under en femårsperiod. Motsvarar i medeltal för hela fastighetsbeståndet 45 % av den totala självkostnaden enligt 2005 års bokslut. - Den återstående delen av hyran indexregleras med ett sammanvägt index som består av delarna konsumentprisindex, KPI, totalindex, KPI delindex energi och bränsle samt arbetskostnadsindex, AKI, delindex J+K, som avser arbetskostnader för bl a fastighetsbolag och företagsservicefirmor. Vid beräkning av det sammanvägda indexet viktas ingående delindex så att - Den del av hyran som motsvarar energikostnader (olja, el och fjärrvärme, i medeltal 14 % av totala självkostnaden), indexregleras med KPI delindex energi och bränsle. - Den del av hyran som motsvarar de arbetsintensiva delarna fastighetsskötsel och underhåll (22 % av totala självkostnaden), indexregleras med AKI, delindex J+K, varvid endast 70 % av indexhöjningen tillåts slå igenom. Genom att endast låta en del av indexförändringen slå igenom, finns ett incitament för hyresvärden att sänka sina kostnader genom effektivisering. 170,0 160,0 150,0 140,0 130,0 120,0 110,0 100,0 90,0 - Övriga delar av hyran motsvarande övriga taxeberoende kostnader (VA och sophämtning), posten övriga Figur 1. Utveckling av sammanvägt index i jämförelse driftkostnader samt administrations- med ingående delindex under perioden och försäkringskostnader indexregleras med KPI, totalindex. Denna del motsvarar i medeltal 19 % av den totala självkostnaden. År Indextal Relativ förändring, 1996=100 Del av AKI KPI, el och KPI, el och bränsle AKI 1) KPI bränsle AKI 1) 70% KPI, el och bränsle AKI 1) Sammanvägt index KPI Samman-vägt index KPI ,9 344,3 109,9 100,0 100,0 100,0 100,00 100, ,6 354,4 113,0 101,4 103,0 102,8 101,97 102, ,3 353,4 116,4 100,5 102,6 105,9 104,14 102, ,7 344,4 120,8 101,5 100,0 109,9 106,94 103, ,6 359,5 124,8 102,6 104,4 113,6 109,49 105, ,1 417,5 131,6 105,2 121,3 119,7 113,82 112, ,4 422,9 137,2 107,6 122,8 124,8 117,39 115, ,9 510,1 141,9 109,0 148,2 129,1 120,38 123, ,0 522,5 145,2 109,8 151,8 132,1 122,48 125, ,4 539,0 148,3 110,4 156,6 134,9 124,46 127,76 Tabell 1. Ingående indexvärden (oktober) samt beräknat, sammanvägt index.

26 Kungälvs kommun Handbok internhyra - Bilaga 1 Hyresförändring med sammanvägt index sid 2(2) Kalkylmodell för beräkning av sammanvägt index. Bashyra och basindex Indexuppräkning av bashyran sker med utgångspunkt från indexvärdet för oktober 2005 (basmånad). Indexförändringen mellan basmånaden, oktober 2005 och oktober månad året före aktuellt år ligger till grund för den årliga hyresförändringen. Bashyran är beräknad självkostnadshyra i 2006 års prisläge blir ett övergångsår och 2008 blir det första året när internhyra enligt de nya principerna kan tillämpas fullt ut. Den reglerbara delen av 2008 års hyra beräknas som reglerbar del av bashyra uppräknad med indexförändringen mellan okt 2005 och okt 2007 enligt figur 2. Avstämningsår R 2006 = Reglerbar del av hyra 2006 Övergångsår R 2007 = Reglerbar del av hyra 2007 = I 1 x R2006 Ny internhyra tillämpas R 2008 = Reglerbar del av hyra 2008 = I 2 x R2006 Bashyra okt Fast del av hyra (kapitalkostnad) okt okt I 1 = Indexförändring okt okt 2006 I 2 = Indexförändring okt okt 2007 Figur 2. Princip för årlig hyresförändring med sammanvägt index.

27 Kungälvs kommun Handbok internhyra - Bilaga 2 Mall för serviceavtal, SLA sid 1(6) Bilaga 2 Kungälvs kommun, Internhyra Mall för Servicenivåavtal, SLA Avtalsmallen består av två delar - en avtalsdel som innehåller gemensamma mål, generella krav, tider, ansvar ersättning m.m och - en SLA-mall per tjänst. SLA-mallen är i fylld med exempel för tjänsten Avfalls- och restprodukthantering SWECO FM Konsulterna 1

28 Kungälvs kommun Handbok internhyra - Bilaga 2 Mall för serviceavtal, SLA sid 2(6) Avtal om leverans av tilläggstjänster Parter Beställare: Hyresgäst/kontaktperson Leverantör: Hyresvärd/kontaktperson Bakgrund Ange eventuell bakgrund, hänvisning till tidigare åtagande etc Detta avtal reglerar serviceleveransens omfattning. Gemensamma mål Beställaren och leverantören skall gemensamt utveckla samarbetet och verka för god arbetsmiljö, god driftsekonomi, kostnadseffektivitet och en hållbar utveckling som innebar minsta möjliga negativa miljöpåverkan. Kvalitetsmål Uppdragskontorets kvalitetspolicy och kvalitetsplan skall följas. Beställaren och Leverantören skall gemensamt ta fram mätbara kvalitets- och förbättringsmål. Miljömål Arbetet skall bedrivas i enlighet med kommunens miljöpolicy och miljöledningssystem. Beställaren och Leverantören skall gemensamt ta fram konkreta, mätbara miljömål för servicetjänsterna. Finansiella mål Tjänsterna skall vara kostnadseffektiva och konkurrenskraftiga i jämförelse med motsvarande tjänster på den öppna marknaden. Ange hur målet ska mätas/följas upp. Kundmål Hus och Mark skall regelbundet genomföra kundenkäter för att följa upp och utvärdera den kundupplevda kvaliteten. Generella krav Leveransen ska uppfylla krav enligt gällande lagar, förordningar och myndighetskrav. Internhyresavtalets regler om inget annat anges. 2