MANUAL ADMINISTRATÖR. - ett verktyg inför hälsosamtal och för sammanställning av hälsostatistik

Transkript

1 MANUAL ADMINISTRATÖR - ett verktyg inför hälsosamtal och för sammanställning av hälsostatistik

2 INNEHÅLL INLEDNING... 3 STARTA CAREPLUS SKOLA FRÅN PMO... 4 ELEVINLÄSNING... 4 PUBLIKA PORTALER... 5 HANTERA ENKÄTER I PORTALEN... 6 JUSTERA/ÄNDRA FRÅGORNA I EN ENKÄT... 6 EXPORT AV DATA... 6 Exportera data till Excel... 6 Exportera data till PSYNK... 7 Vad är PSYNK? SÄKERHET SUPPORT Bilaga 1 INFÖRANDE CAREPLUS SKOLA Bilaga 2 FRÅGEFORMULERINGAR PSYNK... 13

3 INLEDNING Vet du hur dina elever mår? CarePlus Skola är ett webbaserat verktyg inför hälsosamtal och för sammanställning av hälsostatistik, utvecklat tillsammans med skolsköterskor runt om i Sverige. Med hjälp av CarePlus Skola ges en överblick över hälsoläget i skolan. CarePlus Skola (tidigare PWS Skola) består av två delar: CarePlus Skola används av skolsköterskan och är endast tillgänglig för behöriga användare av journalsystemet. Inloggning sker säkert via journalsystemet. Elevportalen används av elev/föräldrar för att svara på enkäter. Elevenkäter kan fyllas ifrån alla datorer med internetuppkoppling och elever/föräldrar loggar in med webbkod som meddelas av skolsköterskan. 3

4 STARTA CAREPLUS SKOLA FRÅN PMO Logga in i journalsystemet och öppna önskad elevs journal: Välj Innehåll Integrerade program och länkar CarePlus Skola (alt PWS) Journalsystemet anropar CarePlus Skola som öppnas för aktuell elev. ELEVINLÄSNING Svaren i en enkät kopplas till den klass, skola och det läsår som eleven tillhör vid ifyllnadstillfället, enligt den senast gjorda elevinläsningen. Elevinläsningen bör göras så snart som möjligt varje nytt läsår, och upprepas periodvis under läsårets gång, för att fånga upp elever som har bytt klass eller skola. Elevinläsningen i CarePlus Skola görs med fördel med samma intervall som elevinläsningar i PMO. Välj menyval Klass/elevimport. Klicka på knappen Bläddra och välj registerfilen som ska importeras. Ange från vilket system filen kommer (ProCapita eller Extens). Klicka på Importera. Importen kan ta en stund. När importen är klar visas statistik över vilka elever som bytt klass, tillkommit och fått uppdaterade personinformation, tillsammans med eventuella fel vid importen. 4

5 Flera separata filer kan importeras. Elever som redan importerats tas inte bort/skrivs inte över. En enstaka elev som slutat eller bytt klass kan tas bort genom funktionen Ta bort under menyval Svarsfrekvens. PUBLIKA PORTALER De publika portalerna utgör elevens/förälderns entré till enkäten som ska fyllas i. När eleven/föräldern loggar in i portalen på med webbkod och elevens personnummer visas aktuell enkät. I menyval Publika portaler skapas nya enkätportaler för eleverna och webbkoder visas för redan skapade portaler. Namnet på den publika portalen visas enbart i skolsköterskans vy. För elever och föräldrar visas enkätens namn. Varje portal rekommenderas att innehålla en (1) mall så att inte eleven råkar fylla i fel enkät. Varje enkätmall kan förekomma i flera portaler. 5

6 HANTERA ENKÄTER I PORTALEN Enkäter och benämningar på enkäter som ingår i en portal kan ändras. Klicka på portalens namn för redigeringar. De aktuella/uppdaterade versionerna av enkäterna ska vara aktiverade. En enkät kan förekomma i flera portaler, däremot inte flera gånger i samma portal. Kryssa ur rutan Aktiv om en portal inte längre är aktuell. Portalen visas då inte för eleverna. JUSTERA/ÄNDRA FRÅGORNA I EN ENKÄT För att justera/ändra frågorna i en enkät kontakta Joliv i god tid. Se Sid 12, Bilaga 1 INFÖRANDE CAREPLUS SKOLA. EXPORT AV DATA EXPORTERA DATA TILL EXCEL Det är möjligt att exportera/spara rådata till Excel eller SPSS för djupare analys om knappen Exportera finns synlig under menyval Rapporter. Urvalet för export styrs på samma vis som när en rapport skapas. Exporten resulterar i en kommaseparerad CSV-fil som kan öppnas i Excel, sparas eller 6

7 öppnas i något annat program. Urvalet kan ändras för export av ytterligare rapporter. I filen motsvarar varje rad en låst eller en inskickad enkät. Kolumnen i filen motsvarar: Tidpunkt tiden då enkäten skickades in Respondent ett löpnummer som urskiljer respektive unik elev Kön elevens kön (F=female/kvinna, M=male/man) Födelseår elevens födelseår EXPORTERA DATA TILL PSYNK Joliv rekommenderar att varje exporterande enhet (skola/kommun) utser en skolsköterska som ansvarar för exporten som sker under januari resp augusti, för föregående höst- resp vårtermin. Välj menyval Psynk-export. Välj aktuellt läsår och skola, klicka på Nästa steg. Enbart skolor med ifyllda enkäter är valbara. 7

8 Fyll i skolans enhetskod. Varje skolenhet har en egen kod som finns att hitta hos SCB, Kontrollera att förifyllda uppgifter om skolans huvudman och organisationsnummer är korrekta. Klicka på Nästa steg. Den nationella databasen omfattar årskurserna förskoleklass, åk 4, åk 7 och gymnasiets åk 1. Ange vilken årskurs respektive klass tillhör. Klicka ur markeringen om en klass inte ska exporteras. 8

9 Varje gång en enhet (skola eller kommun) exporterar till Psynk skrivs tidigare exporterad data över. Exporten bör därför samordnas av en ansvarig skolsköterska och all data som önskas exporteras från enheten för perioden (höst- resp vårtermin) bör exporteras varje gång. Enkätsvaren finns kvar i CarePlus Skola och kan skickas med vid flera tillfällen. Klicka på Skicka till Psynk för att slutföra export av data för markerade skolor och klasser. Ett statusmeddelande visas då exporten genomförts. 9

10 VAD ÄR PSYNK? Psynk är en nationell elevhälsodatabas med syfte att visa hur elever mår och kunna göra jämförelser över tid och mellan platser, på skol- kommunoch länsnivå. Exporten innehåller avidentifierade enkätuppgifter för åk 4, åk 7 och gymnasiets åk 1. SKL har fastslagit populationsstorlekar i exporten till databasen för att säkerställa att en elev inte ska kunna identifieras utifrån svaren. Drifts- och underhållsansvaret för den nationella databasen kommer tillsvidare att ligga hos SKL och exporterande enhet äger datamaterialet. Den nationella databasen tar emot data utifrån olika formuleringar av frågor inom områdena: sömn, huvudvärk, magont, allmänt mående, ledsenhet och nedstämdhet, frukostvanor, fysisk aktivitet och trivsel i skolan samt om eleven har någon att prata med. Målet i Psynk-projektet är att på sikt arbeta fram enhetliga formuleringar som kan användas som nationella frågor inom de olika frågeområdena. För aktuella frågeformuleringar se Sid 13, Bilaga 2 Frågeformuleringar Psynk. Mer information från SKL om Psynk-projektet och den nationella elevhälsodatabasen finner du på 10

11 SÄKERHET Säkerheten i CarePlus Skola är hög och bygger på: Behörighet i journalsystem endast inloggade journalsystemsanvändare kan nå CarePlus Skola. All trafik från användarens webbläsare krypteras och mottagaren är certifierad av Verisign. Validering av skolsköterska, elev och avsändande system sker med tidsbaserade MD5-nycklar. För mer info, hänvisning till Jolivs säkerhetsdokument: Säkerhet CarePlus Skola SUPPORT Tel: support@joliv.se 11

12 Bilaga 1 INFÖRANDE CAREPLUS SKOLA Införande Ansvarig Beskrivning Joliv Kommun Beställning och Avtal CarePlus Skola X X Efter ök översänder Joliv avtal för underskrift. Avtal returneras. X IT-kontakt (med administratörsrättigheter i PMO) resp verksamhetskontakt meddelas. Material och information X Manual, installationsanvisning och installationsfiler skickas till kommunens ITrespektive verksamhetskontakt. Installation X För installation behövs administratörsbehörighet i PMO. Beställning ändring av X Se instruktion nedan. (Punkt 1-4) enkäter Justering enkäter X Enkäter godkänns X Se instruktion nedan. (Punkt 5-6) Enkäter läggs upp X Test installation X IT-/verksamhetskontakt testar och kopia på uthoppets svarsmeddelande mailas till: support@joliv.se Installation aktiveras X Meddelar när aktivering är gjord. Elevinläsning X Filer läses in från ProCapita eller Extensa. Se Manual CarePlus Skola. Uppdatera enkäter X Se Manual CarePlus Skola. och portaler Inför varje nytt läsår Elevinläsning X Justering av enkäter X X Se instruktion nedan. Uppdatera enkäter och portaler X Se Manual CarePlus Skola. Instruktion vid beställning för justering av enkäter i CarePlus Skola 1. Skriv ut den/de enkäter som ska ändras. 2. Fyll i ändringar direkt på enkäten med blå eller röd bläckpenna. Var noggrann med formuleringar och placering av frågor och svarsalternativ, eftersom vi kommer ändra precis som det står här. 3. Skanna in och skicka enkäten som PDF till support@joliv.se alternativt skicka in enkäten i pappersform till: Joliv AB, Trefasgatan 4, Västerås 4. Bifoga kontaktuppgifter till ansvarig person i de fall vi behöver ställa frågor. 5. När vi genomfört era ändringar skickar vi tillbaka enkäterna som PDF till er för godkännande. 6. Efter godkännande lägger vi upp enkäterna i CarePlus Skola och meddelar er att arbetet är klart. 12

13 Bilaga 2 FRÅGEFORMULERINGAR PSYNK SÖMN "Jag sover bra" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig) HUVUDVÄRK "Jag har de senaste tre månaderna haft besvärande huvudvärk" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) "Jag har den senaste månaden haft besvärande huvudvärk" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan) MAGONT "Jag har de senaste tre månaderna haft besvärande ont i magen" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) "Jag har den senaste månaden haft besvärande ont i magen (ej mensvärk)" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan) ALLMÄNT MÅENDE "Jag mår" (Mycket bra, Bra, Dåligt, Mycket dåligt) "Jag mår" (Mycket bra, Bra, Varken bra eller dåligt, Dåligt, Mycket dåligt) "Jag har de senaste tre månaderna känt mig irriterad eller på dåligt humör" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) 13

14 "Jag har den senaste månaden känt mig irriterad eller på dåligt humör" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan) "Jag har de senaste tre månaderna känt mig orolig eller rädd" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) "Jag har de senaste tre månaderna känt mig orolig och rädd" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) "Jag har den senaste månaden känt mig orolig eller rädd" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan) "Jag känner mig /har orolig och rädd" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan) LEDSENHET, NEDSTÄMDHET "Jag har de senaste tre månaderna känt mig ledsen och nedstämd" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) "Jag har de senaste tre månaderna känt mig ledsen eller nedstämd" (Aldrig, Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) "Jag har den senaste månaden känt mig ledsen eller nedstämd" (Aldrig/Sällan, Någon gång i månaden, En gång i veckan, Flera gånger i veckan) FRUKOSTVANOR "Jag äter frukost" (Varje skoldag, 3-4 skoldagar, 1-2 skoldagar i veckan, Aldrig) 14

15 FYSISK AKTIVITET "Jag tränar/motionerar minst 30 minuter" (Dagligen, 3-4 gånger i veckan eller mer, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig) "Jag tränar/motionerar minst 30 minuter" (Dagligen, 3-4 gånger i veckan, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig) "Jag tränar/motionerar/rör på mig så att jag blir andfådd och varm" (Dagligen, 3-4 gånger i veckan, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig) "Jag leker och rör på mig så att jag blir andfådd och varm" (Dagligen, 3-4 gånger i veckan, 1-2 gånger i veckan, Sällan, Aldrig) "Jag deltar aktivt på lektionerna i idrott och hälsa" (Alltid, Varannan gång, Någon gång i månaden, Sällan, Aldrig) "Jag deltar aktivt på idrottslektionerna" (Alltid, Varannan gång, Någon gång i månaden, Sällan, Aldrig) TRIVSEL I SKOLAN "Jag trivs i skolan" (Mycket bra, Bra, Dåligt, Mycket dåligt) "Jag trivs i skolan" (Mycket bra, Bra, Varken bra eller dåligt, Dåligt, Mycket dåligt) "Jag trivs med mina klasskamrater" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig) "Jag trivs med skolarbetet" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig) "Jag känner mig stressad över skolarbetet (betyder pressad, jäktad, inte hinna med)" (Aldrig/Sällan, Ibland, Ofta, Alltid) 15

16 "Jag har arbetsro på lektionerna" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig) "Jag känner mig trygg i skolan" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig) "Jag känner mig trygg i skolan" (Alltid, Ofta, Ibland, Sällan, Aldrig, Vet ej) NÅGON ATT PRATA MED... "Har du någon vuxen som du kan prata med om det som är viktigt för dig" (Ja, Nej) "Har du någon kompis som du kan prata med om det som är viktigt för dig" (Ja, Nej) 16