ABCDE ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2006:32. Nämnd Stockholm Energi AB med föregångare, dotterbolag m.fl.

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv H A N D L Ä G G A R E: M A R T I N S T Å H L DNR /06 SID 1(11) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2006:32 Nämnd Stockholm Energi AB med föregångare, dotterbolag m.fl. Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 7 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 1995:50) att informationen i IT-systemen som är angivna i bilagan kan gallras vid inaktualitet om inget annat anges. Datum för beslut Stockholm den 10 oktober 2006 På Kulturnämndens vägnar Björn Jordell Stadsarkivarie

2 SID 2 (11) IT-system som användes för övervakning samt drift och underhåll i produktionsoch distributionsverksamheten Analys Gas Bensinbåt Conwide DOU (drift och underhåll) Driftorderskrivning Driftstatistik Gas Driftorder/arbetsorder som skrivs ut på papper och bevaras i 5 år. Månatlig sammanställd statistik och statistik till myndigheter bevaras på papper. Driftstörnings- och avbrottsrapportering (DAR) EMINENT ENA (Elnätsanalys) Månadsstatistik och ackumulerad årsstatistik bevaras ENOK 1 (Elnätets order- och kontrollsystem) ENOK 2 (Elnätets order- och kontrollsystem) Exomatic FAKS Fel- och avbrottsrapportering (FAR) Fix Interlution Värtan FIX PLANT TV

3 SID 3 (11) FIX System Övervakning/Mätning Idhammar Underhållssystem IFS Arbetsordrar som sparas på papper i 5 år. Kontroll Kabelschema Körningssystem för vattenkraft Lagerhantering Värtadepån Larmsystem LAVA (Lastanalys Värme) OKSE (Optimalt Kontor Stockholm Energi) PIRAYA Produktionsstatisik VPS Underlag till månatlig sammanställd statistik som bevaras på papper. SATTLINE Akalla Störningsrapport fjärrkyla STÖN (styrning och övervakning av fjärrvärmenäten) Winjour Incidentrapporter bevaras. VISOGRAPH IT-system som innehåller register för drift- och underhållsverksamheten Apparatskåp Högdalen Apparatskåp ventilation Högdalen

4 SID 4 (11) Kopplingslådor Högdalen Apparatskåp Hässelby GAST Instrumentkretsar Kabelregister Hässelby Kabelnummersystem LAMM Nätdatabanken Pärmregister Hässelby Regulator och Ventilations- register Reläinställningar Ritningsregister Hässelby Ritningssystem Högdalen och Mekritningsregister Total dokumenthantering IT-system som innehåller förbrukningsinformation, dvs som samlar in värdeoch mätuppgifter Faktureringsunderlag gallras efter 3 år enligt SSA beslut nr 2006:2. Övrig information underlag till statistik mm bevaras på papper. BEPPE BESSIE Centrapuls CM 2500

5 SID 5 (11) FEMUPP Fjärrkyla HAVPS Miljövärden underlag till statistik och rapporter som bevaras på papper. MADIS Förbrukningsstatistik Månadsvis statistik och ackumulerad årsstatistik bevaras på papper. Megawebb SEMKO VVTPS Miljövärden underlag till statistik och rapporter som bevaras på papper. IT-system som utför beräkningar och analys för underlag till prognoser, beslut Månadsstatistik och ackumulerad årsstatistik bevaras på papper. AILOS APRO COST Belastningsanalys Driftledningssystem (DLS) Kundportfölj Marknadsanalyser månadsvis bevaras i pappersform. MARTES PFC-SF/TF (Chalmersprogrammet) Samkörningsmodellen EFI

6 SID 6 (11) SE-plan IT-system för framställning och lagring av kartor, ritningar och scheman Doculive Driftschema HSP (högspänning) KARTAGO Kart- och schemadokumentation Digitaliserade delar skrivs ut och klistras in på analoga detaljkartan. Översiktskartor samt ett antal andra kartor bevaras som exempel Ledningsportfölj Lägeskartor och ritningar över konstruktioner och installationer bevaras i digital form samt översiktskartor i fysisk form. Lägeskarta gas Lägeskartorna gallras medan inmätningsskisser bevaras. Lägeskarta ledningar gasverkstomten Lägeskartorna gallras vid inaktualitet. Inmätningsskisserna bevaras. Schemadokumentation IT-system kundinformationssystem I system där kunduppgifter ingår gallras uppgifterna senast 2 år efter mellanhavandet upphört i enlighet med SSA beslut 2006:2. Övriga uppgifter knuta till dessa system gallras samtidigt. Rapporter och statistik i sammanställd form, t ex försäljningsstatik, uppföljning av kampanjer mm bevaras på papper. Abonnemangsavtal gallras 10 år efter att avtalet upphört enligt SSA beslut 2006:2.

7 SID 7 (11) ANREG (Anläggningsregister) Autencieringssystem Avbrottsinformation Energisvar (E-SVAR) Kundansvarig SEKUND 1 - Företag Abonnemangsavtal gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Kampanjuppföljningar och rapporter ingår i sammanställd uppföljning som bevaras på papper. SEKUND 1 - Privat Kunduppgifter gallras två år efter att abonnemanget upphört. IT-system för fakturering och redovisning Fakturaunderlag gallras efter 3 år enligt SSA beslut 2006:2 och faktureringsuppgifter efter 10 år. Uppgifter för fakturering bevaras endera på papper eller mikrofiche varför de digitala uppgifterna gallras efter att uppgifterna tagits ut på papper eller mikrofiche. Abborre Uppgifter i kundregister gallras senast två år efter att mellanhavandet Upphört. Fakturor till kund samt brev gallras efter 10 år Anläggningsregister Gas En gång per år tas ett anläggningsregister ut på papper som bevaras. Avrps för Elnät (Avräkning/produktionsstatistik) Avräkning AOEL (SEPAVR)

8 SID 8 (11) Business Controller (BC) Filer till MADIS, DLS, Abborre Huvudbok, dagbok, resultat- och balansräkning samt anläggningsregister bevaras på papper. Fakturor och övriga ekonomiska listor och rapporter bevaras i 10 år på papper eller mikrofiche. Kaskad KW 2000 MADIS (Marknadsavdelningens Debiterings- och Informationssystem) Total Uppgifter i kundregister gallras senast två år efter att mellanhavandet Upphört. Kred Statistik per abonnemang, kund, anläggning Uppgifterna bevaras i 10 år på mikrofiche. Uppgifter i inkassoärenden och betalningsföreläggande bevaras på papper och gallras 10 år efter att ärendet avslutats. Förbrukningsstatistik Förbrukningslistor och förbruknings- rapporter på papper gallras efter två år. JITE En gång per år tas ett anläggningsregister ut på papper som bevaras. Norstedt Skatt RAPPORTPAKET 2 I form av tabeller och grafer som utgör underlag till års- och månadsvisa produktions- och driftrapporter som bevaras på papper. RIO Filer till MADIS, Abborre, DLS, Huvudbok, dagbok, resultat- och balansräkning samt anläggningsregister bevaras på papper. Fakturor och övriga ekonomiska listor och rapporter bevaras i 10 år på papper eller mikrofiche. SE-Elbalansstatistik (SEPPS) Fakturor bevaras på papper eller mikrofiche i 10 år.

9 SID 9 (11) SHARK Fakturaunderlag gallras efter 3 år. Information till DLS, BC/RIO, BEA underlag till statistik gallras sedan statistiken sammanställts och bevaras i pappersform. STORK (Storkundssystem) Information till BEA, Sekund1 Företag Elräkningar samt uppgift om mätarställningar gallras efter 10 år, bevaras mikrofiche. Kunduppgifter gallras två år efter att mellanhavandena upphört. Försäljningsstatistik sammanställs och bevaras på papper. Övriga uppgifter gallras vid inaktualitet. TOK (Tids- och kostnadsredo- visning) Treasury Windows (TWIN) Uppgifter som utgör underlag för finansiella rapporter gallras när sammanställning gjorts. Löne- och personalsystem Gallringsfristerna är kopplade till de generella gallringsbesluten för Stockholms stad samt till SSA gallringsbeslut 2006:2. CAT Flextidssystem Debitering Informationen gallrad, mikrofiche med debiteringsunderlag sparas i 10 år LISA Lönelistor månad 12 bevarad i enlighet med tidigare gallringsbeslut inom Stockholm Stad, övriga lönelistor gallrade efter 10 år. Lönespecifikationer, kontrollistor samt löne-

10 SID 10 (11) grundande underlag sparas i 10 år. WM-lön Samtliga lönelistor bevarade. Övrig utdata i form av listor samt under- lag efter inmatning gallras efter 10 år. IT-system för beslutsstöd, ärendehantering och dokumentlagring BEA beslutsstödssystem Beslutsunderlag och statistik bevaras på papper uppgifter i systemet gallras vid inaktualitet. EXPERT SUPPORT Informationen i systemen redan Gallrad. Kundärenden av den typen som hanterades i systemet gallras normalt efter 10 år. Open Image De fysiska dokumenten med undantag för nätavtal gallras direkt efter inskanning. Nätavtalen bevaras på papper och gallras 10 år efter att avtalet upphört. Digitala dokumenten bevaras i 10 år. Valhall WM-Ärende Ärendehantering Besiktning och Serviser Besiktningsprotokoll bevaras på papper och gallras 10 år efter garantitidens utgång. Svarsbreven gallras vid inakutalitet liksom de digitala uppgifterna. IT-system för fastighets- och lokaladministration samt övrig kontorsdrift Adress telefonisystem

11 SID 11 (11) Fastighetsregister FRIDA Fastkont Passage Passage Gas Passagesystem Receptionsbokningssystem Telefoni Fakturaunderlag interndebitering gallras efter 3 år. Uppgifter om anställd gallras när förändringar gjorts eller när de slutat sin anställning. Övriga uppgifter gallras vid inaktualitet