Revisionsrapport Granskning av attester och utbetalningsrutiner

Transkript

1 Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Kmunstyrelsen För känned: Kmunfullmäktiges presidium Samtliga nämnder Revisionsrapport Granskning av attester och utbetalningsrutiner KPMG har på uppdrag av kmunens revisorer genfört en granskning av attester och utbetalningsrutiner. Syftet med granskningen är att bedöma verifikationerna/underlagen uppfyller KRL och vad s sägs i skattelagstiftning samt interna riktlinjer. Syftet är också att granska den interna kontrollen är tillräcklig så att endast godkända kostnader bokförs samt att det finns ändamålsenliga utbetalningsrutiner. Revisionen önskar att kmunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser s finns redovisade i rapporten senast den 22 december Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder s ska vidtas och när de beräknas vara genförda. Revisionen vill även uppmana övriga nämnder att beakta de synpunkter s framkmit i rapporten. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen Kramfors E-post kramfors.kmun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon Fax Hemsida Organisationsnr

2 Revisionsrapport Offentlig sektor kmuner och landsting KPMG AB Antal sidor: 14

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse och nämnd 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 4 9. Attestreglemente Delegering av attesträtt Allmänt registrering Attestgranskning Verifikationsgranskning Avgifter för kurser och personalutbildning, resor och representation Uppgift msregistreringsnummer, F-skattsedel och fakturaadress Kort Kreditkort Coopkort Bensinkort Utbetalningar 11 Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx

4 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska att attest sker i enlighet med attestinstruktion eller liknande samt att utbetalningsrutinerna är ändamålsenliga. Rutiner för kontokort är också inkluderade. Vi har även granskat ett urval av verifikationer för att bedöma dessa uppfyller lag kmunal redovisning (KRL) samt god redovisningssed i övrigt. Fokus för granskning av verifikationer är s.k. personliga kostnader i tjänsten, t.ex. resor, utbildningar och representation. Vi sammanfattande bedömning är att rutinerna för attester och utbetalning behöver förstärkas. Vi ser särskilt allvarligt på att drygt tjugo personer vid kmunen ensamma kan göra utbetalningar från kmunens konton. Vi anser att utbetalning alltid ska göras två i förening för att minska risken för bl.a. förskingring. Det bör även noteras att den s fått attestbehörighet i leverantörsfakturasystemet kan attestera samtliga kmunens fakturor utan begränsning till den delegation s erhållits. Vi har i vår granskning av attester noterat att attest skett utanför det råde s delegationen avsett, att attest av egna kostnader i tjänsten förekmer samt att överordnads kostnader har attesterats. Vi har med anledning av vår granskning lämnat följande rekmendationer: att Riktlinjerna för attest och utanordning behöver kpletteras med bl.a. att det inte är tillåtet att beslutsattestera egna kostnader i tjänsten och att en underordnad inte får attestera en överordnad, se avsnitt 9. att beslut av förändring av beslutsattestant alltid fattas skriftligen, se avsnitt 10. att att att i leverantörsfakturasystemet begränsa rätten för beslutsattest till det ansvar, verksamhet och projekt s nämnden beslutat, se avsnitt 11. kontroller genförs för att säkerställa att attester sker i enlighet med gällande reglemente och enligt delegation, se avsnitt 12. att skriftliga riktlinjer för vad en verifikation ska innehålla tas fram, se avsnitt att att att riktlinjer upprättas där det bör framgå hur kreditkort och s.k. coopkort får användas och hur utläggen ska redovisas, se avsnitt 14.1 och det tydliggörs vilka bensinkort s ska finnas samt att det fastställs riktlinjer för hur dessa får användas och hur redovisning respektive kontroller av inköp ska utföras. skriftliga rutiner för utbetalningar av leverantörsfakturor, manuella utbetalningar och löneutbetalningar utformas, se avsnitt 15. att utbetalningar endast får utföras av två personer i förening, se avsnitt 15. att kmunen överväger hur utbetalningar s inte grundar sig på en faktura får utföras och vilka kontroller s ska ske i samband med sådana utbetalningar, se avsnitt 15. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 1

5 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska att attest sker i enlighet med attestinstruktion eller liknande samt att utbetalningsrutinerna är ändamålsenliga. Rutiner för kontokort är också inkluderade. Vi har även granskat ett urval av verifikationer för att bedöma dessa uppfyller KRL samt god redovisningssed i övrigt. Fokus för granskning av verifikationer är s.k. personliga kostnader i tjänsten, t.ex. resor, utbildningar och representation. s revisorer bedömer att det finns en risk för att attest inte sker av rätt person och att det finns risk för att utbetalning inte utförs av två personer i förening. s revisorer bedömer att det är väsentligt att underlagen för ovan angivna kostnader uppfyller både KRL och skattelagstiftning inklusive skatteverkets rekmendationer. Om rutinen inte fungerar föreligger det en risk för att det av underlagen inte framgår vad s avses och vilka s deltagit. Det kan i sin tur innebära risk för förmånsbeskattning (påverkar den enskilde i form av skatteförmån och arbetsgivaravgifter för kmunen). När det gäller utbetalningsrutinen är det väsentligt att den fungerar ändamålsenligt då det annars kan finnas risk för oavsiktliga eller avsiktliga fel. Förtroendet för den kmunala administrationen kan skadas det skulle visa sig att rutinerna för verifikationshantering eller utbetalningar inte fungerar ändamålsenligt. Syftet med granskningen är att bedöma verifikationerna/underlagen uppfyller KRL och vad s sägs i skattelagstiftning samt interna riktlinjer. Syftet är också att granska den interna kontrollen är tillräcklig så att endast godkända kostnader bokförs. Vi har därför att granskat: det av underlagen (verifikationerna) framgår när de sammanställts, när den ekoniska händelsen inträffat, vad denna avser (inklusive vilka s deltagit och ändamålet), vilket belopp den gäller, och vilken motpart den berör (1 kap 4 KRL). program, deltagare och andra underlag finns bifogade. verifikationen innehåller information skattsedel och msregistrering. det framgår att är köpare av tjänsten. det finns rutiner för att säkerställa att attesträtten i leverantörsfakturasystemet begränsas till de tjänstemän s har en aktuell delegation. vilka och hur många kreditkort det finns i kmunen och det finns riktlinjer för hur korten får användas. En översiktlig bedömning att riktlinjerna efterlevs inkl. bedömning av vad s handlas på kort kmer också att göras. verifikationerna är attesterade av behörig tjänsteman. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 2

6 Ett ytterligare syfte med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i kmunens utbetalningsrutiner. Vi kmer därför att granska: utbetalningar görs med god intern kontroll d.v.s. av två tjänstemän i förening, och av personer s fått denna delegation. 4. Avgränsning Granskningen fattar år Vår granskning har skett sker via stickprov av kostnader s är bokförda s resor, utbildningar och konferenser samt viss representation. Vi har inriktat vår granskning mot fakturor avseende större belopp. Vi har i vår granskning inte gjort någon bedömning inköpen har skett utifrån ramavtal eller likande. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt rutinerna uppfyller Kmunal redovisningslag Skattelagstiftning (inklusive tillämpliga rekmendationer från skatteverket och praxis in rådet) Övriga tillämpbara interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut 6. Ansvarig styrelse och nämnd Granskningen har avsett kmunstyrelsen och samtliga nämnder. Rapporten är saklighetsgranskad av Stefan Billström (ekonichef), Rolf Westin (enhetschef ekoni enheten), Krister Edholm (controller) och Sune Fröberg (lönekamrer). Peter Höglund (fordonssamordnare) har fått rapporten för saklighetsgranskning men har inte återkmit med några synpunkter. 7. Metod Granskningen har genförts gen: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Verifikationsgranskning Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 3

7 8. Projektorganisation Granskningen har genförts av Marika Lifjell, kmunrevisionskonsult, under ledning av Lena Medin, certifierad kmunal revisor. 9. Attestreglemente Kmunstyrelsen har fastställt Riktlinjer för attest och utanordning 1. Av riktlinjerna framgår att varje nämnd ska utse, eller uppdra åt förvaltningschefer att utse, beslutsattestanter och ersättare till dessa. Beslutsattestestantens ansvar fattar enligt riktlinjerna att vidimera att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan, normer eller riktlinjer följs. Beslutsattestanten ansvarar även för att kontering verkställs. Huvudregeln är att ingen person ensam skall hantera en transaktion från början till slut, d.v.s. att två personer alltid ska attestera alla transaktioner, varav en är beslutsattestant. Övriga attester, beställnings-, mottagnings- och granskningsattest, beskrivs endast kortfattat i riktlinjerna. Sås vi uppfattar utses inte dessa särskilt utan kan vara i princip vilken tjänsteman s helst. Det finns möjlighet för nämnden att medge undantag från att två personer ska attestera det får orimliga konsekvenser, t.ex. att kostnaden för fel är lägre än att ha två attestanter. Nämnderna ska underrätta intern service vilka personer s utsetts till beslutsattestanter och ersättare till dessa. Nämnderna ska se till att namnteckningsprov lämnas till intern service. Av riktlinjerna framgår även att: Utbetalningskontroll (utananordning) s innefattar kontroll av att rätt person attesterat och kontering har skett, utförs av intern service eller, vid decentraliserat utbetalningsförfarande, av förvaltning. Beslutsattestering får inte utföras av en den person s själv ska ta emot betalningen, eller det kan finnas misstanke att attestanten kan få vinning av beslutet. Vidare framgår För förvaltningschef ska kmunchefen beslutsattestera och för kmunchefen ska nämndsordförande attestera. För nämndordförande gäller att vice ordförande ska attestera eller denne inte kan nås in rimlig tid dem förvaltningschef s ansvarar för nämndens administration. Samtliga s berörs av attestreglementet får enligt uppgift utbildning i förfarandet Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 4

8 Vår sammanfattande bedömning är att riktlinjerna för attest är ändamålsenliga men behöver kpletteras med ett förtydligande att det inte är tillåtet att beslutsattestera egna kostnader i tjänsten, t.ex. reseräkningar eller fakturor för resor, utbildning och representation. Vi anser vidare att en underordnad inte ska få attestera en överordnad, se även avsnitt 12, och att den hierarkiska ordningen även bör gälla på politisk nivå, d.v.s. att en nämndsordförandes kostnader bör attesteras av kmunstyrelsens ordförande. Det framgår inte av riktlinjerna för attest och utanordning vem s utser de s har rätt att teckna kmunens konton, se även avsnitt 15. Vi rekmenderar att kmunstyrelsen fattar årliga beslut vilka s har rätt att teckna kmunens konton. 10. Delegering av attesträtt Förteckningar över attestanter och ersättare beslutas varje år av samtliga nämnder. I nämndernas attestlistor är det bl.a. specificerat in vilket ansvar, verksamhet och projekt respektive beslutsattestant har rätt att attestera. Vid förändringar av attestanter under året fattas inga formella beslut av nämnden, utan kmunstyrelsen och övriga nämnder har delegerat rätten att utse nya attestanter till respektive förvaltningschef. Följande rutiner gäller enligt de uppgifter vi tagit del av: För kmunstyrelsen skriver kmunchefen under ett delegationsbeslut s diarieförs tillsammans med den nya attestlistan. För barn- kultur- och utbildningsnämnden sker förändringar av beslutsattestant utifrån ett muntligt beslut från förvaltningschef. För bistånd, arbetsmarknad och social service nämnden sker förändringar av beslutsattestanter via e-post från förvaltningschef. Attestlistan uppdateras med beslutsattestanter och förvaras tillsammans beslutsunderlaget i form av e-post i pärm hos förvaltningen. För miljö- och byggnadsnämnden har inga förändringar skett av beslutsattestanter de senaste åren. Vi har inga uppgifter hur rutinen ser ut. Enligt uppgift så delges respektive nämnd när nya beslutsattestanter utsetts. Förvaltningarna ansvarar enligt uppgift för att attestlistorna är uppdaterade. Vi anser att samtliga beslut attestanter måste grunda sig på skriftliga underlag från nämnd eller från förvaltningschef. Underlagen ska sparas systematiskt s räkenskapsmaterial. Vi bedömer att kmunstyrelsens rutiner är ändamålsenliga och rekmenderar att kmunstyrelsen ställer krav på att denna ordning ska gälla även för övriga nämnder, t.ex. gen att inarbeta kravet i riktlinjer för attest och utanordning. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 5

9 Det är ur intern kontrollsynpunkt bra att attesträtten begränsas. Vad vi kan se har rätten inte i något fall begränsats till visst belopp. Vi föreslår att respektive nämnd överväger en sådan begränsning också. 11. Allmänt registrering Kmunen använder sig av leverantörsfakturasystemet Å-data ekoni för elektronisk registrering av leverantörsfakturor. Leverantörsfakturor inkmer till kmunens serviceenhet i Fagersta s öppnar, ankststämplar och scannar fakturan. De begrepp s används i fakturasystemet är granskningsattest och beslutsattest. Fakturan skickas först till den s ska granskningsattestera. Denne saklighetsgranskar fakturan innan den skickas vidare för beslutsattest. Den s beslutsattesterar fakturan är ytterst ansvarig bl.a. för att kostnaden tillhör verksamheten och att fakturan uppfyller formkraven. Innan utbetalning kan ske måste fakturan vara beslutsattesterad. Två personer på ekoniavdelningen registrerar vilka s har rätt att attestera leverantörsfakturor i systemet utifrån beslut beslutsattestanter, se avsnitt 10. Även förändringar s sker muntligen eller per e-post registreras. Uppgifterna ansvar, verksamhet och projekt enligt nämndernas lista används enligt uppgift inte s underlag för att begränsa attesträtten i leverantörsfakturasystemet. Alla registrerade beslutsattestanter kan således attestera samtliga fakturor i kmunen, oavsett ansvar och verksamhet. En sådan begränsning uppger ekonichefen skulle innebära en hel del merarbete för ekoniavdelningen. Ekonichefen menar att den uppföljning och prognos s budgetansvariga ska göra fyra gånger året även förutsätts fatta en kontroll av fakturor på rimlighetsnivå. Enligt uppgift genförs inför varje år en avstämning mellan registrerade behörigheter i leverantörsfakturasystemet mot de av nämnderna beslutade attestanter. Ett leverantörsfakturasystem där attester sker elektroniskt anses normalt sett ha en hög tillförlitlighet avseende att den s attesterar också har attesträtt in det aktuella verksamhetsrådet. Vi konstaterar att inte har utnyttjat denna möjlighet att effektivisera den interna kontrollen. Vi rekmenderar därför att kmunen ser över möjligheterna att i leverantörsfakturasystemet begränsa rätten att beslutsattestera i enlighet med av nämndens tagna attestbeslut. Om det inte är möjligt måste respektive nämnd regelbundet följa upp att endast kostnader godkända av behöriga attestanter har bokförts, vilket vi bedömer behöver göras på en mer fattande nivå än rimlighetsbedömning av fakturor. Vi har stickprovsvis kontrollerat att förteckningarna i attestlistorna överensstämmer med de i leverantörsfakturasystemets registrerade beslutssattestanter. Vi har även från leverantörsfakturasystemet stickprovsvis stämt av att registrerade beslutsattestanter återfinns i attestlistorna. Vi har inte funnit några felaktigheter. Efters alla registrerade beslutsattestanter inte grundar sig på ett skriftligt underlag, så finns rimligen skillnader mellan registret och skriftligt beslutade attestanter. Detta bekräftas även av ekonen vid intern service. Vi rekmenderar i likhet med Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 6

10 tidigare att attesträtt alltid ska registreras utifrån nämndernas beslut eller skriftlig beställning av den till delegerat beslutsrätt, d.v.s. förvaltningschef. För att säkerställa att leverantörsfakturasystemets attestregister är korrekt rekmenderar vi att registrerade behörigheter stäms av mot förteckningar regelbundet. Vi ser gärna att interna kontroller genförs för att tillse att både attestregistret och attestlistor är korrekta. 12. Attestgranskning Vi har stickprovsvis granskat 42 fakturor mot attestlistor för att verifiera att rätt person har attesterat. Vi har noterat att åtta av dessa fakturor är attesterade av personer s enligt nämndernas attestlistor inte har rätt att attestera in det aktuella ansvarsrådet. Ekoniansvarig uppger att flera av de felaktiga beslutsattesteringarna har skett när varken ordinarie och ersättare beslutsattestant varit i tjänst för att kmunen ska undvika dröjsmålsräntor. Vi noterade även två fakturor där beslutsattest skett av egna kostnader i tjänsten. Vi har även noterat att underställda har beslutsattesterat överordnads faktura. Vi ser allvarligt på att beslutsattest skett av personer s inte varit behöriga att attestera in det aktuella ansvarsrådet. Vi ser även allvarligt på att attest av egna kostnader i tjänsten och attest av överordnads kostnader har förekmit. Det bör noteras att vår granskning inte kan säkerställa att attest av egna kostnader i tjänsten inte förekmer i fler fall, efters det för många fakturor saknas uppgift deltagare, se avsnitt 13. Vi rekmenderar att kontroller genförs för att säkerställa att attester sker i enlighet med gällande reglemente och enligt delegation. 13. Verifikationsgranskning 13.1 Avgifter för kurser och personalutbildning, resor och representation Enligt KRL, 2 kap 4 5, ska underlaget (leverantörsfakturan) innehålla uppgift när den har sammanställts, när den ekoniska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Av en verifikation ska det alltid framgå vad s avses bl.a. så att det kan säkerställas att kostnaden har ett för verksamheten tillhörande syfte. Det bör uppmärksammas att Skatteverket har gjort bedömningen för kurser och personalutbildning att när det saknas program, när utbildningen innehållit för få utbildningstimmar eller utbildningen varit mer av nöjeskaraktär kan deltagarna förmånsbeskattas. Programmet ska även innehålla uppgift antal utbildningstimmar. Det saknas kmunövergripande riktlinjer för vad verifikationer avseende avgifter för kurser och personalutbildning, resor samt representation ska innehålla. Sås vi uppfattar pågår en diskussion att ta fram sådana riktlinjer. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 7

11 Vi har gjort stickprov s visar att 95 % av de granskade verifikationerna avseende kurser och personalutbildning samt resor saknar uppgift syfte samt namn på deltagare. Inga program finns bifogade till någon av verifikationerna. I vårt stickprov av leverantörsfakturor för representation saknar de flesta fakturorna uppgift vilka s deltagit och syfte med representationen. Vi rekmenderar att skriftliga riktlinjer för vad en verifikation ska innehålla tas fram så att såväl kraven i KRL och de skattemässiga aspekterna för att undvika risken för förmånsbeskattning klaras Uppgift msregistreringsnummer, F-skattsedel och fakturaadress. Uppgift att leverantören innehar F-skattsedel är speciellt viktigt vid köp av tjänster. Om leverantören inte innehar F-skattsedel ska kmunen göra avdrag för källskatt och vissa fall betala sociala avgifter. Leverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt samt uppgift att leverantören är msregistrerad måste framgå av fakturan för att den ingående mervärdesskatten ska vara avdragsgill. Kmunen kan inhämta information F-skatt och msregistrering, gen t ex Skatteverket. Enligt uppgift ska alla fakturor vara utställda på kmunen samt till en särskild fakturaadress. er 14. Kort Granskningen avseende uppgifter på msregistreringsnummer och F-skattsedel har gjorts utan anmärkning. Vi noterar att några leverantörsfakturor är ställda direkt till kmunens adress. Vi ser gärna att kmunen ser över så att samtliga leverantörer har rätt fakturaadress, d.v.s. så att fakturan går direkt till serviceenheten i Fagersta Kreditkort I kmunen finns fem stycken personliga kreditkort s enligt uppgift ska användas vid representation. Korten är knutna till kmunen s blir fakturerad för utläggen. Några riktlinjer för hur korten får användas finns inte. Sås vi uppfattar pågår en diskussion att vandla korten så att fakturan går till kortinnehavaren s erhåller ersättning via utläggsräkning. Vi har i vår granskning funnit att för de flesta fakturor avseende kreditkort saknas underlag i form av kvitton. Det finns inte heller någon notering syftet med inköpet. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 8

12 Vi rekmenderar att riktlinjer upprättas s reglerar hur korten får användas och hur redovisning av gjorda inköp ska göras. Vi förordar de personliga kort s kmunen överväger att införa. Vi anser att kvitto s visar vad s är inköpt alltid ska bifogas. Syftet med utlägget bör också preciseras, det inte är uppenbart. Om utlägget avser representation ska, precis s vid all annan representation, syfte och vilka s deltagit framgå. Utlägg där syfte saknas kan enligt gällande skatteregler tolkas s privata och kam därmed bli föremål för förmånsbeskattning Coopkort Enligt den förteckning vi har tagit del av har kmunen 122 s.k. Coopkort. Korten är inte personliga utan används av den personal s arbetar vid en aktuell enhet. Den s använder kortet måste vid köp alltid uppge personnummer. Av fakturan framgår vilka personer s har handlat med kortet och vad s är inköpt. Kmunen erhåller årligen en förteckning över vilka kort s finns. Respektive förvaltning uppges gå igen listan för att säkerställa att den är korrekt. Vår granskning av verifikationer från Coopkort visar på inköp av frukt och förbrukningsvaror. Vi rekmenderar att riktlinjer för hur korten får användas upprättas. Av riktlinjerna bör det framgå hur utlägg ska redovisas Bensinkort Kmunen har fyra olika bensinkort vid OKQ8: Benämning Fordonskort Företagskort Stationskort Privata kort Antal Typ av kort 155 Kort s är knutet till ett visst fordon gen registreringsnummer. 5 Kort knutet till enskild tjänsteman men där fakturan betalas av kmunen 3 Ett av korten finns på bensinstationen. Enligt uppgift används övriga kort inte och finns inlåsta hos kmunen. 11 Den enskilde är betalningsansvarig men får gen kortet motsvarande rabatt s kmunen. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 9

13 Det finns en kmungemensam rutinbeskrivning för hur fordonskorten får användas och gäller kmunens leasade fordon. Fordonskortet beställs sås vi uppfattar fordonssamordnaren. När ett fordon inte längre är i kmunens ägo så byts fordonskortet in och makuleras av fordonssamordnaren. Av rutinbeskrivningen för fordonskoren framgår att korten enbart kan användas för betalning av drivmedel och biltillbehör sås torkarblad och olja. Tankningen noteras på körjournal och kvitto från tankning sparas för avstämning mot faktura. På kvittot ska fordonet registreringsnummer noteras och föraren ska underteckna kvitto. Respektive verksamhet är ansvarig för att stämma av faktura mot kvitton och körjournal. Vi har inte tagit del av några skriftliga rutiner för kontroller och uppföljning ska ske. Företagskort är s framgår ovan kort s är knutna till enskild tjänsteman, men där fakturan skickas till kmunen. De saknas skriftliga rutiner för hur korten får användas, men de ska enligt fordonssamordnaren endast användas till tankning av drivmedel och inköp av bilvårdsartiklar. På kvitton skrivs vad inköpet avser samt till registreringsnummer på fordonet. Stationskortet är ett kort s finns ute på en bensinstation. Det finns inga skriftliga rutiner för hur korten får användas. Bensinstationen har enligt uppgift s rutin att ta legitimation på den s använder kortet. Kvitto ska lämnas in till verksamheten. De privata korten är ett vanligt tankkort s är utställt på kmunen men s den enskilde privat är ansvarig för och fakturan skickas till privatpersonen. Vi har inte granskat dessa närmare. Enligt fordonssamordnaren har kmunen även bensinkort hos andra drivmedelsleverantörer. Vi har efterfrågat att få ta del av förteckningar från dessa leverantörer, men enligt uppgift har kmunen inte några sådana förteckningar. Vi har därför inte känned hur många eller vilken typ av kort dessa avser. Det finns inga rutiner eller regler s för vem s har rätt att beställa andra kort än fordonskort. Vi rekmenderar att det tydliggörs vilka kort s ska finnas i kmunen samt att det fastställs riktlinjer för hur korten får användas och hur redovisning respektive kontroller av inköp ska utföras. Riktlinjerna bör fatta vem s har rätt att beställa korten. För att förbättra den interna kontrollen avseende vilket fordon s tankats respektive vem s gjort det, föreslår vi att kmunen inrättar ett så kallat tvåkortssystem. Det innebär att för att kunna tanka ett fordon måste dels ett kort knutet till fordonet dels ett personligt kort användas. Vi ser med ett sådant system inte något behov av vare sig företagskort eller stationskort. Vi rekmenderar för att säkerställa att endast drivmedelskostnader för kmunens fordon belastar kmunen att antal tankade liter enligt fordonskortet stäms av mot körjournalens uppgift körd sträcka. En bedömning av förbrukning kan ge ett underlag för rimligheten. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 10

14 Vi rekmenderar att kmunen årligen begär förteckningar över samtliga kort s kmunen förfogar över och säkerställer vem s innehar respektive kort. Vi har inte tagit del av några fakturor eller andra underlag för företagskort eller stationskort. Vi kan därför inte uttala oss hur dessa är redovisade. 15. Utbetalningar I samband med vår granskning har vi efterfrågat en rutinbeskrivning för utbetalningar av Vad vi förstått finns inga skriftliga riktlinjer. Följande rutiner har dock beskrivits för oss: Varje dag skickas leverantörsfakturor elektroniskt till bankgirocentralen. En tjänsteman är ansvarig för utbetalning av leverantörsfakturor. Denne tar fram en kontrollista över aktuella utbetalningar och läser på bildskärmen vilka leverantörer och belopp s ska utbetalas. Om listan bedöms vara korrekt så utförs utbetalningen gen att betalfilen skickas. Fakturajournal sparas s dokumentation. Enligt den information vi har fått går det inte att göra en utbetalning leverantörsfakturan inte är attesterad enligt attestrutinen. Några andra kontroller görs enligt uppgift inte. Av den lista vi har tagit del av från banken har 22 personer tillgång att göra utbetalningarna. Utbetalningar direkt från bank kan ske av en ensam person med ett maxbelopp på upp till kronor. Några verkar även ha en obegränsad limit. Enligt ekoniansvarig är anledningen till att utbetalningar inte behöver ske två i förening att de vill ha en snabb handläggning av exempelvis felaktiga löneutbetalningar. Manuella utbetalningar exempelvis vid återbetalning vid felaktig dubbelfakturering från kmunen eller ersättning för utlägg av mat vid prao sker gen manuella underlag. Underlagen skannas in på samma sätt s leverantörsfaktura och samma rutiner gäller. De månatliga lönerna skapas via systemet PersonecP och ansvariga ute i verksamheterna ansvarar för att rätt lön är inrapporterat i lönesystemet. Lönerna bearbetas i systemet och verkställs till en bankfil. Sedan skickas bankfilen till banken och HR-enheten får en kvittens på nettolönen. Två personer arbetar med att sända löner varav en person både gör den sista lönebearbetningen och skickar iväg filen till banken. Vi rekmenderar att skriftliga rutiner utformas. Vår rekmendation är att utbetalningar alltid ska göras av två personer i förening. Vi bedömer även att antalet s kan göra utbetalningar utan inblandning från någon annan bör övervägas. Det går inte att utesluta att kmunen utsätter sig för en stor risk för bl.a. förskingring, vilket vi ser allvarligt på. Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 11

15 Vi är även tveksamma till att utbetalningarna sker gen leverantörsfakturasystemet då underlaget inte är en formell leverantörsfaktura. Manuella underlag kan enligt vår bedömning innebära en större risk för att utbetalning sker till fel mottagare. Vi rekmenderar att kmunen överväger hur utbetalningar s inte grundar sig på en faktura får utföras och vilka kontroller s ska ske i samband med sådana utbetalningar. KPMG, dag s ovan Lena Medin Certifierad kmunal revisor Rapport - attester och utbetalningsrutiner.docx 12