Slutrapport Block 2 - Tävlingsadministration. Inledning. Sammanfattning

Transkript

1 Slutrapport Block 2 - Tävlingsadministration Inledning Inom block 2 Tävlingsadministration ligger ansvaret för deltagaren från det anmälan sker till dess att sista resultatlistan är publicerad, borttappade persedlar är återlämnade och anmälningsavgifter är reglerade. Detta ger ett block med funktioner inom många områden där framförallt datadrift är en tung funktion för att få administrativa och tävlingsadministrativa system att fungera. Dessutom erbjuds en hel del traditionella Hålla ordning på och plockuppgifter. Allt detta för att skapa kittet mellan olika funktioner i arrangemanget i övrigt. Sammanfattning Jag är av uppfattningen att vi många gånger uppfinner hjulet igen och inte jobbar strukturerat med ett likformat upplägg år från år. Det fanns en gång i tiden ett dokument O-Ringen, från idé till slutrapport som idag inte stämmer i alla detaljer men som få tittat i de senaste åren. Varje arrangör vill givetvis profilera sig och sitt upplägg men mycket arbete läggs i onödan ned på detaljer som i stort redan är utklarade. Ägaren till arrangemanget = SOFT, bör bli tydligare i vad man vill få ut av arrangören. Det går att tänka sig arrangemanget som ett entreprenadåtagande där ägaren i ett styrdokument klargör vad som är O-Ringen. Sedan är det upp till den arrangerande organisationen att uppfylla kravspecifikationen utifrån sina förutsättningar. Därigenom behöver endast hanteringen av avvikelser fastställas tillsammans med Ägaren. I arrangemanget O-Ringen Örebro 2010, har vi dessvärre fastnat i alltför många frågor kring varför, vad och vem som är arrangemanget och inte hur vi ska lösa uppgiften. Trots att vi agerat Försökskaniner och med de våndor som det inneburit med ett nytt sätt att samverka, tror jag på arbetssättet med en sammanslagen organisation där arrangemanget drar nytta av att det finns en del av organisationen som verkar med kontinuitet. Att jobba vidare på i den kontinuerliga (ej centrala) organisationen blir att identifiera och skapa långsiktiga avtal för kritiska funktioner som kommunikation, programvaror och strategiska datorutrustningar. Datamiljön i våra arrangemang är idag så komplex att det är svårt att hitta tillräckliga kompetenser bland distriktens orienterare enbart. Avtalslösningar som den nuvarande med Högskolan i Jönköping är ett måste om vi inte ska tvingas att köpa in hela dataförsörjningen i framtiden. Samarbetet med killarna i Jönköping har varit givande även på det personliga planet. Bättre datakillar finns inte! Bara lika bra, som nästa års arrangör kommer att märka

2 Användning av experter som Per-Erik Modigh och Henrik Bengtsson när det gäller upplägg av tävlingsdatabas, som konsulter i tidigt skede och som medlemmar i vår organisation under genomförandet har varit avgörande för att vi lyckats. För egen del konstaterar jag att en bättre delegering och en högre bemanning hade underlättat. Dessvärre interagerar detta. Det måste finnas villiga som tar emot uppgifter som delegeras. Anders Bergman sa en gång att bemanning är inga problem, men att hitta ledare är svårare, han har så rätt! Som helhet är O-Ringen Örebro 2010 ett lyckat arrangemang som klaras av genom det engagemang och de kompetenser som finns och som kliver fram under arrangemangets gång, men vi måste fortsätta att hitta förenklingar för att fortsättningsvis kunna erbjuda hög kvalitet på arrangemanget. Vår kompetens inom tävlingsadministration är hög i distriktet och erfarenheterna från O-Ringen kommer vi att ha nytta av i många år framöver om vi förvaltar den rätt. Möten med alla positiva, tidigare, varandes och blivande funktionärer är lärorikt och givande. Inte svårt att bära med sig i kommande uppgifter. Tävlingsadministration Före tävling Förberedelse Förberedelse har skett genom genomgång och anpassning av erfarenheter från tidigare arrangemang. Studiebesök i Mjölby, Sälen och Eksjö. Kontakter med tidigare befattningshavare hos tidigare arrangörer. Återkommande telefonmöten mellan undertecknad, Dataansvarig, Magnus Johansson och centralt stöd genom Mark Baljeu Deltagande vid samordningsmöten kring överföring av data till Eventor. Utbildning av personal i framförallt OLA, då detta var ett nytt system för oss. Min förhoppning är att vi fortsättningsvis ska använda de kunskaper vi skaffat oss under O-Ringen och jobba vidare med OLA i distriktet. Samordning med Arenor fungerade inte tillräckligt bra. Information som spreds ut till Etappansvariga trängde inte fram fullt ut till de som byggde Arenorna. Skisser som förmedlats var okända på en del Arenor och samma frågor om byggnation kom från flera håll. Vi hade behövt fler samordningsmöten och bättre klargörande av gränsdragningarna, t ex vem som anskaffar vad. Genom god vilja och förmåga till improvisation löstes mycket ändå, men tyvärr i sista stund. Rekrytering Rekryteringen av tillräckligt kompetenta nyckelpersoner har varit en av knutpunkterna att lösa. Utfallet visade sig bli bra, även om många tvingades till tuffa arbetspass. Många fler goda kompetenser finns i distriktet men flertalet var tidigt engagerade i arrangerande av Multisporten och i mer klubbnära åtaganden i samband med etapper.

3 För att säkerställa tävlingen mot bakgrund att orienteringsklubbarna i Örebro län inte tidigare använt OLA i någon större grad, togs tidigt beslutet att använda Henrik Bengtsson för att säkerställa att uppläggningen av tävlingsdatabasen samt lottningar blev rätt. Detta har inneburit att vi haft en lättare resa än om vi själva skulle ta oss an dessa kritiska uppgifter. Henrik har sedan fungerat som utbildare och mentor i vår organisation. Under slutfasen av rekryteringsarbetet togs beslutet att bemanna målfunktionen med i huvudsak Ungdomsarbetare från Örebro kommun. Ca 25 ungdomar utbildades för att sitta i målet och se till att löparen stämplar ut samt hänvisade till Röd Utgång för de fall något annat än felfritt lopp förelåg Som en följd av detta användes denna resurs även vid plockarbete, deltagarpåsar. Samarbete har fungerat bra men krävde att vi kunde ta hand om dessa ungdomar med meningsfulla aktiviteter under 3 veckor. Här har vår personalfunktion i block 9, Personal varit till stor hjälp. Tävlingsadministrationen är ett åtagande där man är bunden från tidig morgon till sen kväll som regel och dessutom samtliga dagar under arrangemanget, även s k vilodag vilket gör att det förmodligen lättare att rekrytera till andra funktioner. Den bemanning som vi slutligen använde har visat sig mycket kompetent och har agerat mycket självständigt inför olika problemställningar Resursanskaffning Försörjning av datorer klarades enkelt av genom goda kontakter vid IT-avdelningen på Örebro kommun. God vilja och några klargörande möten och en bra organisation inom Örebro kommun för att lösgöra behovet av datorer gjorde att drygt 240 PC ställdes till vårt förfogande. Av dessa användes i slutändan 174 st, men rent organisatoriskt var det enklare att frigöra alla datorer på en skola, istället för att skicka några enstaka. I övermängden räknades även in en reserv för de fall att något skulle ske med datorer under veckan. (Stöld, haveri vid transport etc.). Datakommunikation till etapper är en kritisk funktion som hela tävlingen står och faller med. En långdragen hantering med leverantören Telia skapade mången huvudbry innan avtal var i hamn. Trots att kontakter med Telia togs under hösten 2009 blev avtal klart först under april Här måste vi jobba vidare med långsiktiga avtal för att underlätta för kommande arrangörer. O-Ringen har stort behov av utskrifter. Tidigt redovisades ett preliminärt behov av skrivare för Marknadsfunktionen för att försöka få till ett sponsoravtal på detta. I slutfasen lyckades undertecknad få till en uppgörelse med Ricoh. Även detta behov är strategiskt viktigt varför lågsiktiga sponsoravtal är av god nytta. Mycket av den datautrustning som finns i materialsatsen används inte under arrangemanget då den mesta utrustningen för datakommunikation och uppbyggnad av nätverk tillhandahålls genom samarbete med Högskolan i Jönköping och ett muntligt avtal med Cisco. Utrustningen från Cisco är av strategisk betydelse och avtal bör fästas på pränt. Utrustning från Sportident anskaffades via det avtal som gällde för arrangemanget (Sista året av ett 3-årigt avtal) Här fanns vissa svårigheter att få fram mängduppgifter på utrustning från banläggare samt att tillgången på avläsningsenheter hos Sportident var mindre än behovet. Avläsningsenheter anskaffades genom lån av klubbar i närområdet.

4 Utrustning som tillhandahölls från Net 1, (sponsor) för uppkoppling av trådlöst nätverk användes i huvudsak av på Arenorna för Pre-O men fanns men som en del i reservplanen om fasta uppkopplingar skulle fallera. Förbrukningsmaterial som papper m m anskaffades genom del i avtal med Ricoh samt genom rabattavtal på kontorsvaruföretaget Svanströms. Här finns också en potential att få ned kostnader genom tidiga avtal och sponsorer. Av det material som finns i materialsatsen, användes i huvudsak ström- och nätverkskablage samt mindre switchar. Av de stora switchar som finns, drygt 20 st användes ingen. Ej heller den materiel som finns för uppbyggnad av trådlöst nätverk på större områden. Utbildning Utbildning i huvudsak inom tävlingsadministration och i synnerhet i OLA. Utbildning arrangerades under vinter/vår 2010 vid två tillfällen med experter Som test och examen av utbildningen, genomfördes ett tidigt genrep genom att 4- dagarstävlingen Närkekvartetten bemannades av personal ur Tävlingsadministrationen för att sköta sekretariat och direktanmälan. Några dagar innan O-Ringen veckan genomfördes kompletterande utbildning i OLA med de funktionärer som ville ha en sista repetition. Nyckelfunktionärer användes för rättningar och inläggning av ändringar under veckan innan. Ständig kontakt med Henrik Bengtsson under detta moment. Kanslifunktion Kansli bemannat med Britt-Inger Dahlbom, Birgitta Arlebo, Agneta Källérus, Ellinor Grönvall. Successiv upptrappning av öppettider fr o m januari till juli och överflyttning från KFUM-huset till O-Ringenstaden under V28. Samarbete med boendefunktionen genom Ola Graff och Birgitta Ulvenklev. Denna funktion kräver personal med god förankring i orienteringsrörelsen och en god lokalkännedom samt sinne för ordning och reda. Vilka frågeställningar som kan uppstå går inte att förutsäga. Allt kan hända. Rättningar och ändringar Överflyttning av persondata från Eventor till Entor skapade ett antal konstigheter. Erfarenheter från tidigare år tyder även på att många ändringar sker sista veckorna. För att minska ned mängden ändringar i sista stund sändes ett e-brev ut efter sista ordinarie anmälningstid, till de som anmält sig, med redovisning av deras anmälningsstatus. Förmodligen minskades mängden ändringar ned genom detta, då deltagarna själva kunde korrigera diverse uppgifter som ändrats sedan de anmält sig. Trots detta är antalet ändringar i sista stund stort och belastar organisationen hårt dagarna före tävlingsveckan. Många ändringar uppstår då det finns många missuppfattningar kring innebörden av Familjelottning och Klubblottning samt att löpare i elitklasser tror de kan begära dessa tjänster. Här kan förbättrad information kring begreppen lösa mycket. Funktionaliteten i OLA/Entor är inte tillräkligt utvecklade i hanteringen av ändringar i sista stund. Importen av ändrade löpare sker manuellt genom editering i textfil, vilket är både tidskrävande och riskfyllt, då fel lätt sker. Här finns en

5 utvecklingspotential eller om fenomenet försvinner när anmälningssystemet harmonierats med Eventor. Många sena timmar tillbringades med att ändra och rätta sena ändringar. Vi bör även ifrågasätta om de tävlande behöver ges möjlighet att ändra ända in i det sista. Tävlingsadministration O-Ringenstaden Datadrift Datadrift byggdes upp och genomfördes föredömligt av Studenter från Högskolan i Jönköping under ledning av Magnus Johansson, OK Tisaren. Uppbyggnaden och driften av detta beskrivs utförligt i separat dokument.(bilaga 4) Ett samarbete av detta slag är nödvändigt för att säkerställa hög driftsäkerhet och effektiva datalösningar. Alternativet är att köpa in tjänsten från någon kommersiell aktör vilket inte är ekonomiskt förvarbart. Större tydlighet behövs avseende vad vårt åtagande är mot leverantörer och andra aktörer i Mässtältet. Deltagarmaterial Deltagarmaterial plockade i drygt deltagarpåsar av ungdomar anställda av Örebro kommun under ledning av funktionärer från KFUM. Viktigt att allt material finns på plats när plocket sker. Här måste större krav ställas på leverantörerna så att material finns på plats i tid. Då några trycksaker saknades när plockning påbörjades fick omplock ske i onödan. Bra lokal med stora ytor. Vi missade att ha tillräckligt med förvaringskartonger och fick komplettera i sista stund med flyttkartonger. Utdelning av deltagarmaterial i del av mässtältet. Ingång från olika håll olika dagar skapade viss förvirring. Nummerlappar hade sorterats på Efternamn, Förnamn, Klubb och placerats i kartonger. Sortering och iplockning av biljetter och hyrbrickor skedde i gymnastiksalen på Navets skola av orienterare. För utdelning planerades att använda skolungdomarna men detta fungerade inte fullt ut. Komplettering med funktionärer ur orienteringsklubbarna blev nödvändigt. Dörrvakter och portionerande av kunder är ett bra sätt och skapar en lugnare situation för de som ska dela ut materialet Kompletteringsutskrift av nummerlappar och sena ändringar medförde att nummerlappar behövde sorteras om och kompletteras i stor omfattning. Expedition Mängden ändringar skapade hårt tryck på tävlingsexpeditionen och många deltagare ändrar uppgifter i ett sent skede. Hårt tryck under de första dagarna. Något lättare under veckan och slutet. Jag hade missbedömt behovet av personal för att hantera direktanmälningar på eftermiddagarna och vi var stundtals underbemannade. Valet av lokal var inte bra då flödet gick fram och tillbaka samt att det blev svårt att skilja på vilken tjänst som hanterades var. En stor bred disk med plats framför och ett enkelriktat flöde hade fungerat bättre. Öppettiderna kan ses över då sent

6 öppethållande sliter hårt på personalen samtidigt som deltagarna i huvudsak ändå kommer straxt innan stängning. Vi saknade direktkontakt med ansvarig för byggnaden för hantering av praktiska frågeställningar kring lokalanvändning t ex när behov av möteslokaler för andra aktörer som t ex Dalarnas OF lades fram. Tävlingsadministration Arenor Datadrift Se under O-Ringenstaden För att underlätta flytt och skapa en datahall hade vi lånat in en större minibuss från Lindbergs buss i Örebro. I denna flyttades baksäten ut och rack för servrar och switchar byggdes upp på ett provisoriskt golv av plywood. Bussen utrustades även med mindre kylaggregat och skydd över vindrutor för att skapa en bra drifttemperatur i bussen. Placering av utrustning enligt skiss Måltält, bilaga 2 Direktanmälan Uppbyggnad i separat tält med möjlighet till förregistrering av deltagare själv. Under perioder med många kunder uppstod kö. Förregistreringen är ovan för många och skapar proppar. Fler funktionärer och hjälp med registrering tar bort köbildningen. Under veckan byggdes registreringsrutinen i OLA om då kvittens av anmälan missades av många funktionärer första dagen och skapade ärenden i Röd utgång. Under veckan flyttades en nummerlappsskrivare om till måltältet och det fungerade ändå. Utskriften är inte den trånga sektorn. Efter ombyggnad av OLA minskade felregistreringarna och trycket på Röd utgång minskade. Betalningsterminaler fungerade bra. Målfunktion Bemanning med ungdomar anställda av Örebro kommun, som fick en kort utbildning och även viss träning under genrepet. Vi fick bygga på väderskydd framför datorer och avläsningen bör flyttas in längre i tältet än vad som angett på skiss över måltältet. Personalen hade problem med fuktig väderlek som påverkar kvittoskrivare för stäcktidsutskrifterna. Bra med orienterare som fållavisare och som även fördelade belastningen på utläsningen vid pappersbyten e t c. Bra med målchef som leder och fördelar arbetet. Under E5 förstärktes funktionen upp med måldomare som måste vara orienterare för att göra rätt bedömning vid spurtuppgörelser. Röd utgång Stort tryck första två etapperna. Därefter dags att ta fram solstolen;-) Inga rättningar sker här för att spara tid. Urvalet med kunnig personal med god kunskap i OLA och om orientering fungerade mycket bra. Vid köbildning dirigerade

7 kövisare de med enklare ärenden som att utstämpling inte fungerat eller att sträcktid inte skrivits ut till separat snabbhantering. Bra samarbete med banläggare vid utredning av felstämplingar. Bra upplägg av mallkartor som stöd i diskussioner. Bra med personal som kan och vågar ta beslut direkt i ärenden. Speakerstöd Bra bemanning med orienteringskunnig och rappa datoranvändare. Nytt grepp med placering i separat vagn fungerade bra. När Per Forsberg är nöjd har allt fungerat bra. Sportident Bra samarbete mellan Sportident och vår organisation. Lokaler och boende fungerade bra. Tidiga morgnar och sena kvällar för funktionärerna, däremellan lugnt. Rättningar och ändringar Mycket kompetent gäng av funktionärer som självständigt hanterade de flesta ändringar från ändringsblanketter. Bra med expertstöd från Henrik Bengtsson som fanns mitt i verksamheten och kunde rådfrågas eller gripa in när det behövdes. Lagom storlek på bemanning som tillåter WC-besök och andra pauser Kvar i skogen Även detta gäng självständiga och kompetenta. Kan schemaläggas med senare start på dagen då de inledningsvis har lite att göra. Bra samarbete med sjukvård och funktionärer ute i skogen. Inga eftersök behövde startas upp även om beredskap för detta fanns. Lagom storlek på bemanning Info/Tävlingsexp Utdelning av deltagarmaterial under början av veckan samt inför Challange med hjälp av personal från Kansli. Svår funktion att förbereda för frågor. Hit kommer allt från klagomål på tävling, parkering, bussåkande, att vattnet i duschen är för kall/varmt, toa-papper är slut m m. Saknade direktkontakt med Arenaansvarig för hantering av sådana frågor. Direktkontakt skapades med speakerfunktionen för att få ut meddelanden snabbt. Detta bör klaras ut i förväg. Viktigt med personal som kan ta folk mer än att de kan allt. Resultat Resultatutskrifter på Arenor fungerade bra. Vi hade under en tid skillnad på tid i några datorer inom nätverket och därigenom kom inte alla resultat ut i rätt ordning. Detta rättades till med rutin för tidssynkronisering i nätverket. Plastfickor till resultattavlorna är mycket slitna och behöver ses över/bytas ut.

8 Vi hade inte tillräckligt bra rutiner för att lägga upp resultat på Internet efter tävling. Hanteringen är tidskrävande och kräver stor datorkompetens för att det ska bli rätt. Enklare rutin direktexport från OLA bör utvecklas. Resultatrapporteringen från Pre-O och Multisport fungerade inte tillfredställande. Oklart i bägge organisationen hur och vad som skulle rapporteras samt många manuella ändringar gjorde att dessa deltagare missgynnades beträffande resultatrapportering på O-Ringenstaden och Internet. Tävlingsformerna ger resultat som inte så enkelt passar in i OLA. Tävlingsadministration Efter tävling Avveckling Avveckling av lånat material avlöpte i huvudsak enligt planering. Av lånade datorer återlämnades samtliga under söndagen V30 utan några skador eller brister. Samtliga skrivare/kopiatorer återlämnades under måndag v31 och utrustning på Navet var borta till onsdag v31. Lite oklarheter beträffande omfattning/ansvar för städning rådde och behöver klaras ut innan avvecklingar. Överblivet papper har återlämnat/försålts Några UPS-er har lämnats till Datorföreningen i Örebro län som ersättning för inhyrda datorer till utbildning och kansli. Några UPS-er är försålda. Inga UPS-er kvarstår att avyttra Några mobiltelefoner har försålts. Tre st återstår att avyttra.(värde 1 500:-) Återlämning av övrig utrustning har skett fortlöpande under hösten. Mindre skador på lånad material på Navet och från ÖLIF är reglerade. Nu återstår att transportera resterande datorutrustning till Hälsingland när de kan ta emot denna. Transport bedöms kunna ske med hjälp av Jan-Åke Karlsson vid lämpliga resetillfällen. Vid tangenterna Per-Anders Norman Bilagor: 1. Förbrukningstal och mängduppgifter 2. Skiss måltält 3. Skiss Expedition O-Ringenstaden 4. Projektrapp ort O-Ringen 2010, Högskolan i Jönköping,

9 Bilaga 1 Block 2 Tävlingsadministration Förbrukningstal och mängduppgifter Totalt antal unika deltagare: Antal direktanmälda totalt: Etapp 1: Etapp 2: Etapp 3: Etapp 4: Etapp 5: st st 1 341st 1 421st st 646 st 635 st Antal utländska deltagare Hyrbrickor för direktanmälda: Etapp 1: Etapp 2: Etapp 3: Etapp 4: Etapp 5: 647 st 749 st 809 st 490 st 494 st Använda datorer exkl. Servrar 174 st Använda skrivare papper 27 st (3 st som reserv) Använda skrivare nummerlappar 3 st Pappersåtgång totalt ca 50 buntar om 500 ark A4 Pappersåtgång totalt ca 5 buntar om 500 ark A3 Säkerhetsnålar till direktanmälan o miniknat ca st

10

11