ADDERAT. Ett bra affärssystem skall utveckla affären, inte bara redovisa ekonomin. Nr samlade erfarenheter kring IT och affärsnytta

Transkript

1 ADDERAT samlade erfarenheter kring IT och affärsnytta Nr Ett bra affärssystem skall utveckla affären, inte bara redovisa ekonomin Företaget Elga, en av Nordens ledande aktörer inom tillsatsmaterial för svetsning, har efter den tvära inbromsningen 2008 nu fått upp farten igen, särskilt på den svenska marknaden. För vd Mikael Mellqvist och hans kollegor handlar det samtidigt mer än någonsin om att förstå och kunna utveckla den egna affären. Som en del i arbetet med att möta framtidens utmaningar och skapa bästa möjliga resultat har Elga med SYSteams hjälp implementerat affärssystemet MS Dynamics AX. Erfarenheten är att de flesta affärssystem är rätt lika och väl utvecklade när det gäller att arbeta med ekonomisk redovisning, att bidra till att kunna följa lagar och regler kring bokföring och liknande. För oss är det dock lika viktigt att ha ett verktyg som effektivt kan utveckla och stödja affären, inte bara ge oss koll på vad som hänt. Idag läggs tyvärr ofta för mycket krut på att titta i backspegeln när det snarast handlar om att förstå vad som väntar bakom nästa backkrön, säger Elgas vd Mikael Mellqvist. När det inledande arbetet med att implementera affärssystemet inte fungerade som Elga förväntat sig tog SYSteam för cirka 1,5 år sedan över projektet från en tidigare leverantör. Vad SYSteam började med var att se till att systemet fungerade som det var tänkt. Idag ligger fokus på att utveckla just stödet och möjligheterna att analysera och förbättra resultatet. Här handlar det förstås om att arbeta med en partner som vågar utmana. I samarbetet med SYSteam ser vi hur våra olika kompetenser gör att vi kan se och tänka i nya banor. Det innebär inte alltid att vi är överens. Det viktiga för oss är dock att ha en partner som erbjuder viktig kompetens snarare än en leverantör som debiterar timmar. Vad gör en bra affär bra? Bland de saker som Mikael Mellqvist och Elga skulle vilja skapa bättre analysverktyg för är bland annat frågan om vad som gör en bra affär bra? Och omvänt vad som gör en dålig affär dålig? Det kan låta enkelt men kräver i den verklighet Elga möter både kraftfulla och smidiga analysverktyg. Elga vill exempelvis även öka förståelsen för vad en förändrad produktportfölj eller svängningar på valutamarknaden skulle innebära för den egna verksamheten. Vi ser också till möjligheten att få affärssystemet att effektivisera lagerarbetet och i en framtid också öppna för att arbeta i en webbaserad kundportal, elektronisk orderläggning med mera, säger Mikael Mellqvist. SYSteams Bo Johansson som arbetat med Elga sedan samarbetet inleddes kommenterar: Nu har vi tillsammans löst ett antal måsten och fått affärssystemet på plats. Idag arbetar SYSteam och Elga med fokus att tillsammans finna möjliga förbättringsåtgärder sett till exempelvis ökad effektivitet och bättre marknadsstöd. Vad som gör arbetet med SYSteam roligt och utvecklande är att de hela tiden lägger kraft på att förstå vår affär och marknad. Det är inte alla IT-konsulter som arbetar på det viset, säger Mikael Mellqvist. Elga som startades i Göteborg år 1938 har idag sitt huvudkontor i Partille utanför Göteborg och ägs av den amerikanska industrikoncernen ITW (Illinois Tools Works Inc). Idag återhämtar sig Elga från den inbromsning som skedde i slutet av Samtidigt som Sverige var den marknad där nedgången var snabbast och kraftigast är det nu här som hjulen snurrar snabbast igen. Av våra marknader i Norden, Polen och Baltikum är Sverige den som just nu går bäst, avslutar Mikael Mellqvist.

2 Framgång backas upp av nytt WMS EFG optimerar varuflödet Det skall sluta med ett plus I din hand håller du första numret av SYSteams nya kundtidning Adderat. Här finns, om inte summan, så en del av SYSteams och våra kunders erfarenheter inom IT och affärsnytta. Med Adderat är tanken att dela kunskap och idéer med fler. Vi lyfter fram aktuella uppdrag och ämnen som förhoppningsvis kan inspirera andra i arbetet med att utveckla sin verksamhet och skapa effektiva IT-stöd. Liksom delad glädje är dubbel tror vi att delad kunskap adderar. Namnet Adderat anspelar också på vår egen Plusmodell, affärsmodellen som bygger på att leverera affärsnytta och effekter i våra kunders verksamhet. Bred och djup kunskap inom både verksamhetsutveckling och IT-stöd vävs samman inom ramen för Plusmodellen. Genom de fyra stegen: Analys, Verksamhetsutveckling, Införande och Effekthemtagning säkerställer vi att våra kunder får maximal avkastning för varje investerad krona. Och att du har en partner genom hela projektet att arbeta med för att effekterna uppnås i din verksamhet. Detta ger både tydlighet i ansvar men också effektivt arbete för alla inblandade. Den innebär också att det inte spelar någon roll vilken bransch du befinner dig i, eller vilken storlek det är på ditt företag. Vi koncentrerar oss alltid på det som är viktigast affärsnyttan. Premiärnumret av Adderat innehåller, bland mycket annat, exempel på smarta och smidiga portallösningar, affärssystem som verkligen utvecklar affären och ett svenskt tillväxtbolag med IT-stöd i absolut framkant. I Adderat kommer du att finna artiklar från kundprojekt i olika branscher och från platser över hela landet. Här kan du t ex läsa om hur konfektionsföretaget Hunkydory genom att arbeta med ett virtuellt, oförtullat lager, säkerställer att varor kommer i tid samtidigt som man inte binder upp mer kapital än nödvändigt. En lösning vi vet kan användas av många fler. Det är också roligt att kunna konstatera att marknadsläget i Region Norr är mycket positivt. Vi har en god efterfrågan på våra tjänster och lösningar. Att vår kompetens är efterfrågad syns inte minst i vår tillväxt. Under första kvartalet i år har vi vuxit med 22 % jämfört med samma period föregående år. Det har inte minst varit möjligt tack vare drivna och duktiga kollegor. Att SYSteam på senare tid rekryterat ett antal nya medarbetare har också bidragit och gjort vårt erbjudande starkare än någonsin. Till sist vill jag önska alla läsare en riktigt skön sommar och tid att ägna sig åt familj och vänner! Fredric Arvidsson, Divisionschef, SYSteam Region Norr Sedan årsskiftet är EDB och SYSteam ett bolag och en del av vår nordiska koncern EDB ErgoGroup. Målsättningen är att skapa Sveriges ledande IT-företag. EDB och SYSteam, har tillsammans cirka medarbetare och är verksamma i en rad branscher i Sverige, där företagen kompletterar varandra. Tillsammans skapar vi en ännu starkare partner till kunderna genom en bredare lösnings- och tjänsteportfölj. SYSteam Region SME Norr har kontor på orterna Umeå, Skellefteå, Uppsala, Eskilstuna, Stockholm och Karlstad. Nyhetsbladet Adderat ges ut av SYSteam Region Norr Ansvarig utgivare: Fredric Arvidsson Adress: Hovrättsgatan 5, Umeå Telefon: Sajt: Tryck: Karitz Tryckeri, Svenljunga, 2011 Citera gärna Adderat men ange källan. SYSteam önskar alla en riktigt skön sommar! På SYSteam tar vi också semester men du kan alltid nå någon av våra medarbetare via växeln på ditt närmaste SYSteam-kontor eller via telefon Det går bra för inrednings- och möbelföretaget EFG. Företaget växer ordentligt och har under 2011 gjort en stor introduktion av nyheter anpassade för ny teknik och moderna kontor. Som en del i arbetet med att öka produktiviteten och ge ännu bättre kundservice inför EFG under sommaren ett nytt IT-stöd som bland annat omfattar ett nytt WMS (Warehouse Management System). Vi har ett stort arbete på gång för att förbättra vår logistik, minska våra kostnader och vår miljöpåverkan från transporter. Tack vare SYSteams verksamhetskunnande inom logistik fick de uppdraget att hjälpa oss i detta arbete, säger Mats Porsö, fabrikschef vid EFGs anläggning i Tranås. Håller ihop rätt kolli Våra leveranser består oftast av väldigt många olika kollin till en och samma destination där det nya systemet ger en bättre möjlighet att hålla ihop dessa. Det nya systemet gör att vi får mindre risk för fellastningar samtidigt som spårbarheten ökar och lageranvändningen optimeras fortsätter Mats Porsö. Förutom att skapa en kostnadseffektiv lösning har kraven från EFG inte minst handlat om att systemet skall vara användarvänligt och enkelt att arbeta i. Här ser vi att EFG är ett företag i förändring där det finns goda möjligheter att möta verkligheten med effektiva lösningar som optimerar varuflödet. För att lyckas är en viktig del att definiera tydliga och mätbara effektmål som bland annat skall ge minskad administration och genomgående god koll, säger Mats Pihl, produktägare och lösningsansvarig på SYSteam. Den beprövade tekniska lösningen och snabbheten att få fram den har bidragit till att vi valde SYSteam som partner. Vi ser SYSteam som ett professionellt team med lång erfarenhet av effektiv lagerhantering, fina kundreferenser och med en väl beprövad införandemetod, avslutar Mats Porsö. Internationell verksamhet EFGs historia började år 1885 när K G Andersson i Tranås tillverkade sin första pinnstol. Idag har företaget utvecklats till en av Europas största leverantörer av kontorsmöbler och man har en ledande position inom Norden och är under stark utveckling i övriga Europa. EFG har egna försäljningsbolag i sex europeiska länder - Sverige, Norge, Danmark, Finland, Stor- britannien och Frankrike. Försäljningen till övriga marknader sker via EFG International vid huvudkontoret i Tranås. EFGs vision är att med de mest inspirerande, funktionella och långsiktigt hållbara lösningarna bli norra Europas ledande inredare med möbler för kontor och offentlig miljö. Vägen heter uthålliga resurser, effektiva processer och äkta, djupa relationer. Som en del i arbetet med att förverkliga visionen räknar EFG med att det nya IT-stödet skall innebära färre transportkilometer och att en större mängd gods kan hanteras av samma antal människor. Den nya WMS-lösningen innebär också att EFG genom en förbättrad tillgänglighet och information kan ge en högre grad av kundservice. Om SYSteams WMS SYSteams WMS stödjer komplexa lagerverksamheter med snabbrörligt gods i kombination med övriga processer i logistikkedjan. Med systemet kan företag uppnå effektivare leveranser med minimerad varuhantering och maximerad godsgenomströmning. På så vis optimeras resursanvändningen samtidigt som effektiviteten i den dagliga verksamheten maximeras. I EFGs fall integreras systemet också med EdiCom (tulloch transportadministrativt system, red anm.). 2 3

3 TEMA Fashion Med plagg av robusta naturmaterial och inslag av antika tyger från tidigt 1800-tal samt inspirationskällor där folkloristisk romantik spelar huvudrollen, presenterar det svenska modemärket Hunkydory sin kollektion. Designparet Ulrika och Christopher Bjercke som är märkets grundare, har alltid en klar och tydlig bild av målgruppen framför sig när man designar en ny kollektion. Hunkydory riktar sig till en modemedveten, sund kvinna i års åldern som är säker i sin egen stil och gärna vågar vara lite annorlunda. Av alla branscher är förmodligen konfektionsindustrin den som har mest att vinna på att använda en lösning som bygger på ett virtuellt, oförtullat lager. Ett av företagen som valt att använda den här typen av lösning är framgångsrika svenska Hunkydory. Med hjälp av sitt nya IT-stöd säkerställer Hunkydory att varorna kommer i tid utan att man binder upp mer kapital än nödvändigt. I praktiken innebär lösningen att Hunkydorys varor ligger oförtullade på lager och att tull och moms betalas först när varan tas ut från lagret. För företag som säljer varor till tredjeland, t ex Norge eller Schweiz, innebär det också att man inte har kostnader för importtullar eller momsavgifter in i EU utan endast betalar för transiteringen. Tillsammans med Damco Sweden har SYSteam tagit fram en lösning för att hantera Hunkydorys tullfria lager. Lösningen innebär att SYSteam genom applikationen SYStull integrerar Hunkydorys affärssystem NAV med Damcos system Gränslöst Tullager. Adderat har träffat Hunkydorys Fredrik Wastenson för ett samtal kring varför företaget valt att använda sig av den här typen av lösning. Vad var bakgrunden till att Hunkydory såg sig om efter ett nytt IT-stöd? Hunkydory är ett svenskt varumärke som under senare år har haft en väldigt stark tillväxt, inte minst internationellt. Exporten har ökat med 100 % under de senaste två åren och vi finns idag representerade på 9 marknader via agenter. Det innebär att kravet Hunkydory kan både äta kakan och ha den kvar på tullhantering av våra varor ökat, såväl vad gäller importen från tredje land som exporten till länder utanför EU. De möjligheter som idag erbjuds med en virtuell lagerhantering är av stort värde för oss varför vi var mycket intresserade av den lösning som Damco och SYSteam erbjuder tillsammans. Inte minst för att det i praktiken innebär att vi både kan äta och ha kakan kvar, dvs vi kan lyfta våra varor till ett oförtullat lager (virtuellt) och samtidigt ha kvar den fysiska varan hos vår befintliga lagerleverantör. Vi slipper alltså kostsamma förändringar av strukturen och har istället möjligheter till lägre kostnader när det gäller varuförsörjningen. Vill du lyfta fram någon särskild utmaning som du tycker lösts på ett bra sätt? Avgörande för valet av den lösning som vi nu har implementerat var det nära samarbetet mellan Damco och SYSteam. Vi har precis lagt ned mycket kraft och pengar på att implementera en ny affärslösning och hade inte ork för ett nytt, svulstigt IT-projekt. Vi hade krasst sett lite utrymme för osäkerhet och otydliga projektplaner. Samtidigt ville vi komma åt den tullfria hanteringen och då var det förtjänstfullt för oss att få en total lösning för detta. Därför var det också av stort värde för oss att få en nyckelfärdig lösning som skruvades på plats av SYSteams tekniker. Kan du ge exempel på funktioner som är möjliga med den nya lösningen och som är särskilt viktiga för Hunkydory? Tack vare den nya lösningen kan vi nu lägga alla våra inkomna varor på ett tullfritt lager i väntan på att de ska distribueras ut till våra olika marknader. Därigenom får vi en likviditetsförbättring genom att vi inte behöver betala tull för varan direkt utan först då den ska distribueras ut till kund. Dessutom slipper vi att betala tull för varor som levereras till marknader utanför EU vilket ger en direkt resultatpåverkande faktor. Kan du säga någonting konkret om vad den nya lösningen förväntas innebära för företaget? Vi har precis kört igång den tullfria hanteringen varför det är svårt för oss att i nuläget redovisa några mätbara faktorer. Vi är dock övertygade om att vi med denna lösning kommer att spara ett sexsiffrigt belopp redan under nästa år. Vi förväntar oss en väldigt kort pay-back tid på investeringen. Finns det någonting inom fashion som det är särskilt viktigt att kunna hantera med ett effektivt IT-stöd? Ett effektivt IT stöd är helt avgörande för ett fashionföretag om man ska vara framgångsrikt. Hela värdekedjan behöver supporteras av IT. Alltifrån designen av produkten (rit- och designprogram), sourcing av material (branschspecifika lösningar), produktutveckling (PDM-system), orderläggning (webbaserade säljsystem), logistik (supply chain lösningar inklusive ovan nämnda hantering av tullager) och uppföljning (administrativt system). Effektivt ITstöd är en av de enskilt viktigaste frågorna vi har arbetat med under de senaste två åren. Den värld vi arbetar i är väldigt komplex och tidspressad, produkterna måste komma ut i tid. Då är det helt avgörande att ha kontroll via effektiva system. Hur tycker Hunkydory att samarbetet med SYSteam fungerat? Implementeringsarbetet gick väldigt bra. Kritiska framgångsfaktorer var en bra projektledning/kundansvar samt inte minst en kunnig tekniker som förstod lösningen i dess helhet och hade erfarenheter från liknande situationer. I tillägg till detta har en god tillgänglighet från SYSteams sida varit avgörande, samt inte minst en förståelse för hur viktigt det var för oss att få lösningen klar i tid. Virtuell tullhantering jackpot för konfektionsindustrin SYSteams försäljningschef i Anderstorp, Stefan Asp, som arbetat med projektet och har stor erfarenhet av planering och införande av virtuella tullager kommenterar konfektionsbranschens möjligheter så här: Kunder inom detta segment arbetar med säsongsförsäljning och med väldigt lång leveranstid i och med att varorna ofta beställs/produceras i Asien. På så vis måste beställningen göras långt innan försäljningen sker (minst 4-8 månader innan, och i många fall ännu tidigare). När beställning sker från Asien handlar det dessutom oftast om större volymer som därigenom påverkar likviditeten. Inte nog med att leverantören vill få betalt för det som producerats. När godset anländer till Sverige skall det förtullas och momsas. Det innebär att företagen binder upp väldigt mycket kapital innan försäljning sker. Om en leverans dessutom skulle bli försenad och inte ankomma i tid till lagret skulle Hunkydory och dess kunder (butikerna) förlora en stor del av sin försäljning då varorna inte kommer ut till butik i tid och man istället måste rea ut varorna till lägre pris. Den nya lösningen medför att Hunkydory kostnadseffektivt kan samlasta gods från Asien till sitt centrallager i Sverige och distribuera ut detta över hela världen. Vad som är särskilt roligt med Hunkydory är att de är väldigt öppna för att effektivisera sina flöden och har en stark förändringsvilja, om det kan gynna bolaget. Hunkydory ser IT som en investering, inte som en kostnad. Till sist kan sägas att den här typen av lösning är intressant också för andra branscher, exempelvis heminredning, presentartiklar och elektronik. Generellt vinner företag som har låga marginaler särskilt mycket på att titta på liknande lösningar, avslutar SYSteams Stefan Asp. Några råd till företag som står inför att införa ett IT-stöd med virtuellt tullager: Innan beslut fattas, gör en förstudie som täcker in helheten. Vilken påverkan, positiv som negativ, medför införandet av IT-stödet? Ta hjälp av ett konsultföretag som har branschkunskap och verksamhetsförståelse. Fokusera inte endast på initialkostnaden utan tänk på helheten. En vanlig fallgrop och missbedömning är att se IT enbart som en kostnad. För att hålla nere kostnadsbilden tar företagen inte itu med hela processen utan fokuserar endast på en liten del. Att här enbart ta beslut utifrån pris och inte kunskap/ verksamhetsförståelse kan i slutänden bli en både dyr och tidsödande erfarenhet. Vill du veta mer om SYStull och möjligheterna att arbeta med ett virtuellt tullager? Kontakta Stefan Asp, telefon eller e-post stefan.asp@systeam.se Med den nya lösningen har vi fått en ökad flexibilitet och en bättre likviditet, säger Fredrik Wastenson, ansvarig för IT-frågor och distribution på Hunkydory. Med SYStull kan vi enklare och billigare tillgodose våra kunders höga krav på leveranser i tid. Fördelar med ett virtuellt tullager: Ingen tull och moms vid inleverans detta betalas först vid utleverans Ingen tull och moms för varor som återexporteras ut ur EU (t.ex. Norge, USA, Schweiz) Ingen tull och moms för varor som ej fanns med i sändningen Likviditeten i företaget ökar Kapitalbindningen i lager minskar Kostnadsbesparingar Hantering av tullat och oförtullat gods FIFO Ingen fysisk skillnad i lager av oförtullat och förtullat gods Lätt att få information från affärssystem genom färdiga lösningar Sparar tid och pengar genom att inte behöva ansöka om eget tullager, tillstånd, m.m. Paketlösning affärssystem/tullager Inga lösa trådar Gränslöst Tullager är ett av DAMCO registrerat varumärke. 4 5

4 Visionen för Karlskoga Energi & Miljö är att 2015 vara det självklara alternativet när det gäller attraktiva energilösningar för det hållbara samhället. Koncernens kärnverksamhet, kompletterad med tjänster som kännetecknas av nytänkande, skall göra att företaget ständigt utvecklas i samverkan med kunder och partners. Koncernens vision är även att fungera som kommunens motor när det gäller att få till och etablera nya gröna energianläggningar, själv eller tillsammans med lämpliga samarbetspartners. Det jag uppskattar mest med SYSteam är deras kundfokuserade arbetssätt. Jag har sett för mycket av företag vars fokus är att sälja på kunden så mycket som möjligt. SYSteam däremot har tillsammans med mig och mina kollegor tagit fram alternativ utifrån vårt val och behov. De har även en bevisad mycket hög kompetens inom IBM Power och operativsystemet IBM i, säger Mats Lidström, Chief Technical Architect på ICE, en förkortning för International Copyright Enterprise. Karlskoga Energi & Miljö hushållar med resurserna Ny portal trimmar verksamheten Efter sju år med samma intranätlösning hade den kommunala koncernen Karlskoga Energi & Miljö nått en punkt där ett mer modernt och effektivt verktyg krävdes. Koncernen, som drivs i fem olika bolag och har ca 150 medarbetare, sökte också en öppen och standardiserad plattform som inte innebar en låsning till en leverantör. Den nya lösningen, som tagits fram i samarbete med SYSteam, bygger på Microsoft Sharepoint Foundation och ger helt nya möjligheter för koncernen att i en portal sprida intern gemensam information, där var och ett av de fem bolagen också får en egen flik för bolagsspecifik information. Adderat har träffat stadsnätschef Peter Jarl som ansvarar för koncernens övergripande IT-strategi och medverkar i arbetet med det nya intranätet. Peter Jarl berättar här lite om bakgrunden och möjligheterna med den nya lösningen som tas i drift under hösten Finns det någon eller några särskilda utmaningar som du tycker lösts på ett bra sätt? Vi ville utveckla bokning av koncerngemensamma resurser, t ex mötesrum, utrustning, bilar och även medarbetarnas kalendrar. Vi är mycket nöjda med den nya funktionaliteten som skapar en mer effektiv arbetsmiljö. Alla medarbetare kan nu göra olika typer av bokningar i Outlook. Dessa presenteras i detalj i varje användares Outlook-klient och dessutom på ett övergripande sätt i vårt intranät. Kan du ge exempel på saker som är möjliga med den nya lösningen och som inte var det tidigare? Integrationen med Microsoft Outlook. Ny funktionalitet för projekthantering och dokumenthantering. Förbättrad sökfunktion. Vi har också en bättre möjlighet att växa. Vi räknar därtill med att spara en hel del tid genom att ha ett gemensamt system för att boka möten och olika resurser. Vi kommer ju även att få ett koncerngemensamt system för att hantera projekt och dokument, något som tidigare skötts separat och på olika sätt i varje dotterbolag. Finns det någonting inom den typen av verksamhet som Karlskoga Energi & Miljö bedriver där det är särskilt viktigt att kunna hantera informationsflöden med ett effektivt IT-stöd? Eftersom vi är en koncern med flera dotterbolag som dessutom är utspridda geografiskt i Karlskoga är det viktigt att ha ett flexibelt system som kan hantera bokningar, koncerngemensamma projekt och dokument för alla dotterbolagen på ett effektivt sätt. Peter Jarl Har du några mer generella råd till andra som står inför en liknande situation och där Sharepoint kan vara lösningen? Arbetar man i en miljö som till största delen består av komponenter från Microsoft är det bara att ta steget och implementera Sharepoint. Sharepoint är mycket bra integrerat med övriga system i Microsoftvärlden. Samarbetet med SYSteam har fungerat mycket bra, de har varit lyhörda sett till våra behov. Gemensamt har vi arbetat fram en smidig lösning för Karlskoga Energi & Miljö, avslutar Peter Jarl. Idag levererar koncernen värme, vatten, renhållning, bredbandstjänster och transport av el till företag, offentlig förvaltning och hushållskunder i Karlskoga kommun och dess grannkommuner. Koncernen är helägd av Karlskoga kommun. Omsättningen är cirka 425 miljoner kronor. Arbetet med Karlskoga Energi & Miljös nya portal har underlättats av att vi haft tydligt fokus och en väl definierad arbetsgrupp i syfte att ta fram organisationens kravbild, säger Helén Eriksson, projektledare och konsult på SYSteam. Ny musikanvändning kräver effektivt IT-stöd ICE Services AB är ett nystartat bolag ägt av svenska Stim och deras motsvarighet i England, PRS for Music. Företaget levererar tjänster till sina ägare och potentiellt även till andra upphovsrättsorganisationer i Europa och världen. Enkelt uttryckt administrerar ICE en helt ny musikdatabas innehållande världens alla låtar med uppgifter om vem som skrivit dem, hur de är förlagda samt hur ägarfördelningen mellan de olika parterna ser ut för olika territorier, tidpunkter och typer av rättigheter. Detta för att hantera och effektivisera den komplexa hanteringen av upphovsrätten, till gagn både för de som äger och de som använder musiken. Arbetet med att ta fram den nya kraftfulla plattformen har letts av Mats Lidström, Chief Technical Architect på ICE Services. I den rollen har Mats Lidström tagit fram en IT-policy för vilken teknik som ICE skall användas för att bygga en verksamhetsoch kostnadseffektiv applikation. Allt baserat på den erfarenhet och kunskap om IT och verksamheten som fanns tillgänglig. Målet var att skapa en skalbar, säker och framtidssäkrad applikation på en stark plattform. SYSteam har i samarbete med IBM varit Mats Lidströms rådgivare och bollplank. SYSteam och IBM har hjälpt ICE Services att ta fram kostnadsunderlag och alternativ för att hitta rätt nivå på hårdvaruplattformen samt att se till att den är redo för en enkel expandering när så behövs. Mats Lidström ger här sin syn på arbetet med den nya plattformen och den nya tidens musikanvändning. Vad ser du som den enskilt största utmaningen i ICE Services verksamhet som får sin lösning med det nya IT-stödet? ICE har byggt upp en central organisation inklusive en helt nyutvecklad applikation för att effektivisera hanteringen av upphovsrättsinformation gällande musikaliska verk. Utmaningen har varit att bygga en flexibel och dynamisk applikation som kan hantera de olika komplexa regelverk som används av olika upphovsrättssällskap och förlag i Europa och världen. Kravet på lösningen är också att den ska kunna integreras mot olika kunder oavsett vilken teknisk plattform de använder sig av. För oss handlar det om att bygga upp en ny organisation som centralt hanterar stora mängder av s.k. verkanmälningar och kan se till att musikverken är korrekt uppdaterade för att användas som underlag i faktureringar och vid utbetalningar av royalties från de olika kundernas lokala fakturerings-, fördelnings- och utbetalningssystem. Kan du säga någonting om varför just effektiv IT är så viktigt i ICE Services verksamhet? Företagets produkt är tjänster och information som hanteras i vår nya och dynamiska applikation. Fokus har legat på att IT-stödet ska vara verksamhetscentrerat och automatiserat. Dvs att ett minimum av IT-folk skall behövas för de dagliga processerna. Då vi hanterar stora datamängder, basen för våra kunders verksamhet, är det också mycket viktigt att systemet är säkert, stabilt och skalbart. Till detta får naturligtvis också läggas miljöaspekten och vikten av att arbeta så grönt som möjligt. Kan du säga någonting konkret om vad den nya lösningen inneburit för företaget och era kunder? ICE är en centraliserad verksamhet och applikation som gör att upphovsrättsorganisationer runt om i Europa slipper utföra samma jobb på flera ställen. De kan fokusera på sin kärnverksamhet, att licensiera musikanvändningen för sina medlemmars räkning. I en mycket föränderlig värld behöver de själva inte utveckla och underhålla applikationer för musikdokumentation där de nya sätten att använda musik (exempelvis via olika nättjänster) hela tiden ställer nya och mer komplexa krav. Istället tillhandahåller ICE tjänsten. Hur tycker ICE Services att samarbetet med SYSteam fungerat? Vi har ett väl fungerande samarbete med SYSteam. De har varit med och tagit fram besluten om vilka hårdvaruprodukter som vi idag använder. Det handlar om den senaste tekniken inom IBM Power samt IBMs SAN lösningar. SYSteam har varit säljkontakten mot IBM i dessa frågor samt ansvarat för installationen av hårdvaran. Vi har även anlitat både drift- och systemoperatörer samt utvecklare från SYSteam. Hur går det för ICE Services idag? Vi startade upp systemet och verksamheten i Stockholm i januari Per idag levererar vi tjänster till Sverige, England och Danmark. Vi för även diskussioner med potentiella kunder i fler länder och har fått uppdraget att vara med och ta fram en centraliserad musikinformationstjänst i ett av EU initierat projekt. 6 7

5 B Kristinehamnsbostäder delar kunskapen För att ge de boende bästa tänkbara service i arbetet med ca 1200 lägenheter och ytterligare ett antal lokaler såg det kommunala bostadsbolaget Kristinehamnsbostäder ett allt större behov av ett effektivt verktyg för att internt kunna dela och hantera information. Vi insåg att vi behövde skapa en portal för hantering av dokument och en gemensam administrationsyta för gemensamma aktiviteter, information, besök med mera. En portal till vår verksamhet helt enkelt. Vi ville även skapa en enkel ärendehantering för att kvalitetssäkra vissa flöden i vår verksamhet, säger Kristinehamnsbostäders vd Urban Eriksson. Genom att i samarbete med SYSteam införa Sharepoint som verktyg för sitt nya intranät har organisationens 10-tal medarbetare fått en modern plattform som lever upp till dagens krav på användarvänlighet, tillgänglighet och sökbarhet. Kristinehamnsbostäder får en anslagstavla för intern informationsspridning och en plattform med funktionalitet för bland annat dokumenthantering, projekthantering, påminnelser om avtal som löper ut m m. Just behovet av att ha god koll på sina avtal ökar och kräver samtidigt att man kan sköta arbetet på ett mindre tidskrävande sätt än tidigare. Snabba resultat Vi ville ha en lätthanterlig lösning som var överkomlig till ett rimligt pris, alltså anpassad för ett företag i vår storlek. Vi har precis tagit systemet i drift men vi kan redan nu se att informationsflödet inom företaget flyter mycket bättre än tidigare. Samarbetet med SYSteam har gått fantastiskt bra. De är en av få IT-konsulter som vi samarbetat med och som verkligen varit drivande i projektarbetet, dessutom med ett trevligt bemötande. Vi har också haft en väl fungerande löpande avstämning vilket har gjort att projektet blivit klart i tid Vår lösning är baserad på de krav Kristinehamnsbostäder har och bygger på Microsoft Sharepoint Foundation. Idag använder sig Kristinehamnsbostäder av en BI-lösning från Trimma som visar utvald information i Insikt, ett system för verksamhetsstyrning och beslutsstöd. Startsidan på intranätet kommer att visa den information som hämtas från Insikt. De uppnår på så sätt en effektiv målstyrning på ett lättillgängligt sätt. Vår lösning bygger även på att man kopplar Outlook till Sharepoint. På så sätt blir intranätet inte bara en informationskanal, utan även ett verktyg i det dagliga arbetet för att uppnå ett enklare arbetssätt. Bland fördelarna i arbetet med Kristinehamnsbostäder märks bl a att det är korta beslutsvägar och att det också varit möjligt att på ett smidigt sätt anpassa lösningen utifrån behovsbilden, säger Mikael Holmgren, teamledare och lösningsansvarig på SYSteam. Kort om Kristinehamnsbostäder Kristinehamnsbostäder har nyligen bytt både namn och grafisk profil. Bolagets 10 medarbetare svarar för ledning och administration innefattande ekonomi, marknadsföring, uthyrning samt felanmälan. Fastighetsskötsel och teknisk förvaltning upphandlas på entreprenad. Boende i Kristinehamn har närhet till ett rikt friluftsliv med skog och vatten. Kristinehamn är också en kommun med omfattande kulturliv och varierat näringsliv. Med den nya portalen räknar Kristinehamnsbostäder med att kunna erbjuda boende ännu bättre service. På bilden: Kristinapalatset, foto: Victoria Jonsson Lindberg.