Malmö högskola Ekonomiavdelningen. Ekonomihandbok

Transkript

1 Ekonomiavdelningen

2 Innehållsförteckning KAPITEL 1 INLEDNING OCH SYFTE... 6 KAPITEL 2 OM MALMÖ HÖGSKOLA KORTA FAKTA ORGANISATIONSPLAN... 8 KAPITEL 3 STATENS EKONOMIADMINISTRATIVA REGELVERK INLEDNING AKTUELLA BESTÄMMELSER OCH DERAS INNEHÅLL... 9 KAPITEL 4 EKONOMIORGANISATION EKONOMIMODELLEN OMRÅDESPREFEKTENS/DEKANENS ANSVAR ATTESTORDNING OCH UTANORDNINGSREGLER EKONOMIFUNKTION REVISION OCH INTERN KONTROLL KAPITEL 5 KODPLAN KONTOPLAN OBJEKTPLAN Område Kostnadsställe Aktivitet, objekt, kostnadsbärare och profil Verksamhetskod Finansiärskod Motpartskod KAPITEL 6 BUDGET OCH RESURSFÖRDELNING HÖGSKOLANS BUDGETUNDERLAG STATENS RESURSFÖRDELNING HÖGSKOLANS RESURSFÖRDELNING HÖGSKOLANS RESURSFÖRDELNING HÖGSKOLANS BUDGET Gemensamma funktioner OH-beräkning/indirekta kostnader Lokalkostnader Internt köp/sälj FAKULTETERNAS BUDGET Fakulteternas budget Investeringsbudget BUDGETUPPFÖLJNING I EKONOMISYSTEMET KAPITEL 7 REDOVISNING REDOVISNINGENS SYFTE OCH PRINCIPER Förordning om myndigheters bokföring EKONOMISYSTEM BOKFÖRINGSORDER / OMFÖRING INTERNA FAKTUROR/INTERNA OMFÖRINGAR LÖNEKOSTNADSHANTERING

3 7.5.1 Lönekostnader mellan enheter Lönekostnader vid omställning / uppsägning AVSTÄMNINGAR Balansräkning Resultaträkning ARKIVERING AV REDOVISNINGSMATERIAL KAPITEL 8 HANTERING AV INDIREKTA KOSTNADER MODELL FÖR FULL KOSTNADSTÄCKNING LOKALKOSTNADER FÖRDELNINGSMETODIK KALKYLMODELLEN KAPITEL 9 INKÖP OCH UPPHANDLING KAPITEL 10 INBETALNINGAR/INTÄKTER STATSBUDGETANSLAGEN FORSKNINGSBIDRAG, GÅVOR OCH DONATIONSMEDEL Forskningsbidrag Diarieföring av externa forskningsbidrag UPPDRAGSVERKSAMHET Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Avtal om uppdrag där högskolan utgör uppdragstagare AVGIFTER/PRISSÄTTNING Prissättning för kopior, avskrifter m.m Intern prissättning EU-PROJEKT KUNDFAKTURERING Fakturans innehåll Externa fakturor Kreditering KONTANTFÖRSÄLJNING BETALNINGSBEVAKNING OCH INKASSOVERKSAMHET Betalningsanstånd Dröjsmålsränta VÄRDERING AV KUNDFORDRINGAR INBETALNINGAR/INKOMSTER FINANSVERKSAMHETEN Bakgrund Medelsförvaltning Lånehantering Kassahållning Betalningsförmedling Ränteincitament Ränteberäkning Kassahantering STIPENDIER Allmänt (Skattemyndigheten) Skattebefriat eller inte? Konsekvens för den anställde Stipendium till universitet och högskola? (ESV)

4 Regler vid Malmö Högskola KAPITEL 11 LEVERANTÖRSFAKTUROR/UTBETALNINGAR BESTÄLLNING OCH LEVERANS Beställningsgodkännande Leverans LEVERANTÖRSFAKTUROR Betalningsvillkor Felaktig faktura Leverantörsfakturor avseende tjänster KREDITFAKTUROR LEVERANTÖRSREGISTER BETALNINGAR UTLANDSBETALNINGAR SWIFT/BIC Check BETALKORT Kort med individuell fakturering Kort med fakturering till högskolan RESERUTINER Reseförskott Reseräkning ERSÄTTNING TILLFÄLLIGA ARBETS-/UPPDRAGSTAGARE GÄSTFÖRELÄSARES RESOR REPRESENTATION Allmänt om representation Extern representation Intern representation Arbetsmåltid Representation i hemmet Enklare förtäring Måltider i samband med kurser och konferenser Jubileum och invigning Gåvor och uppvaktningar Godkännande Sanktion Underlag Redovisning av representationskostnader Lathund för beloppsgränser och kontering avseende extern och intern representation, gåvor m.m KAPITEL 12 ANLÄGGNINGSREDOVISNING MATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR IMMATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR AVSKRIVNINGAR PÅGÅENDE ANLÄGGNING ANLÄGGNINGSTYPER OCH TILLHÖRANDE KONTON FÖRBRUKNINGSINVENTARIER AVYTTRING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR FINANSIERING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR KAPITEL 13 PROJEKTEKONOMI

5 13.1 PROJEKTKALKYLERING BAKGRUND REGLERINGSBREV AVS BIDRAGSFINANSIERADE PROJEKT SAMFINANSIERING BOKFÖRING AV SAMFINANSIERING PROJEKTVÄRDERING OCH FÖRLUSTRISKBEDÖMNING PROJEKTVÄRDERING OCH FÖRLUSTRISKBEDÖMNING UPPDRAGSVERKSAMHET Uppdragsutbildning Uppdragsforskning AVTALSHANTERING AVTALSHANTERING PROJEKTAVSLUT PROJEKTAVSLUT PROJEKTAVSLUT PROJEKTAVSLUT KAPITEL 14 MERVÄRDESSKATT ALLMÄNT OM MOMS Omsättning Momsfri verksamhet UNDANTAG FRÅN SKATTEPLIKT Bibliotek Utbildning Uppdragsutbildning Varor och tjänster i samband med utbildning KOSTNADSREDUKTION INGÅENDE MOMS Begränsningar i avdragsrätten för ingående moms Inköp av vara från annat EU-land Inköp av vara från ett icke EU-land UTGÅENDE MOMS Försäljning av vara till annat EU-land Försäljning av vara till ett icke EU-land KAPITEL 15 ÅRSREDOVISNING, DELÅRSRAPPORT OCH BUDGETUNDERLAG ÅRSREDOVISNING Verksamhetsgrenar KVARTALSRAPPORT MÅNADSBOKSLUT BILAGA 1 KONTOPLAN MED ANVISNINGAR

6 Kapitel 1 Inledning och syfte Malmö högskolas ekonomihandbok ska i sin helhet publiceras på vår webb. Vi har ambitionen att så långt möjligt skapa länkar till relevant information, både inom högskolan och till andra myndigheter som t ex Riksrevisionen, ESV och regeringskansliet. Uppdatering skall ske kontinuerligt, och ombesörjs av ekonomiavdelningen vid gemensam förvaltning. Den senaste uppdateringen framgår av ekonomihandbokens hemsida. Syftet med ekonomihandboken är att ge vägledning till personal som arbetar med ekonomiadministration på gemensamma förvaltningen och ute på områdena, så att högskolan får en rättvisande redovisning utifrån både externa och interna krav. Vi vill även förmedla en helhetssyn över högskolans ekonomiadministration. Handboken innehåller riktlinjer och information som skall vara till hjälp i det dagliga ekonomiarbetet. Avsikten är att beskriva hur och varför ekonomiadministrativa rutiner skall hanteras på ett bestämt sätt. Handboken innehåller i stort sett inga konkreta konteringsanvisningar. Dessa finns i ett separat dokument som även det publiceras på webben. Målgrupper för handboken är i första hand chefer och ekonomiadministrativ personal. 6

7 Kapitel 2 Om Malmö högskola 2.1 Korta fakta Adress Fakturaadress Malmö högskola S Malmö Malmö högskola Box S Malmö Organisationsnummer VAT-nummer SE Plusgironummer för inbetalningar (patientavgifter tandvård) Bankgiro och kontonummer för inbetalningar (bg) (kontonummer) (bg patientavgifter) (konto patientavgifter) Inbetalning från utlandet NORDEA (finns förtryckta etiketter) Inbetalning från utlandet SEB Pengar som koordineras EUR SWIFT/BIC NDEASESS IBAN SE SWIFT/BIC SEB ESSESESS IBAN SE Plusgironummer för utbetalningar Bankgiro och kontonummer för utbetalningar (bg) Betalningsvillkor leverantör 30 dagar netto Betalningsvillkor kund 30 dagar netto. Från förfallodagen debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Blanketter Ekonomiadministrativa blanketter finnas tillgängliga i elektronisk form på högskolans webb under rubriken Medarbetare : Blanketter 7

8 2.2 Organisationsplan 8

9 Kapitel 3 Statens ekonomiadministrativa regelverk 3.1 Inledning Här berörs kortfattat de viktigaste ekonomiadministrativa bestämmelser som styr redovisningen vid högskolan. Bestämmelser angående verksamhet, organisation, lärartjänster, antagning och examination m.m. som inte direkt berör ekonomiadministrationen tas ej upp här. De flesta ekonomiadministrativa bestämmelserna finns att läsa i Ekonomistyrningsverkets EA-handbok. Förordning om redovisning av studier m m vid universitet och högskolor samt regleringsbrev återfinns dock i Utbildningsväsendets författningsböcker, UFB, respektive Statsliggaren. Regleringsbrev finns också tillgängligt via Ekonomistyrningsverkets hemsida Aktuella bestämmelser och deras innehåll Anslagsförordning I förordningen regleras myndigheternas dispositionsrätt till olika typer av anslag samt hur avräkning mot anslag och inkomsttitlar skall göras. Här regleras också anslagsmedlens utbetalning till myndigheterna samt i vilka fall återbetalningsskyldighet kan bli aktuell. Arkivlag, arkivförordning Här stadgas att myndighetens arkiv skall förvaras och ordnas så att det tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Avgiftsförordning Enligt denna förordning har alla myndigheter rätt att mot avgift tillhandahålla exempelvis kompendier, kurser och konferenser. I förordningen anges att avgifter skall beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. Mer information finns under avsnittet om avgifter och prissättning i kapitel 9. Bokföringsförordning I bokföringsförordningen regleras bland annat myndigheternas löpande bokföring, rapporteringen till Hermes samt årsbokslutets innehåll och uppställningsform. Här anges också grunderna för periodisering samt hur olika poster i balansräkningen skall definieras. Förordning (1997:908) om premier för statens avtalsförsäkringar Innehåller bestämmelser om beräkning och betalning av premier/förmåner enligt den statliga tjänstepensioneringen, grupplivförsäkringen och personskadeförsäkringen samt, såvitt gäller pensionsersättning och särskild pensionsersättning, enligt det statliga trygghetsavtalet. Samt när detta skall betalas till Statens tjänstepensionsverk. 9

10 Förordning om försäkringsskydd m m vid statliga tjänsteresor Enligt denna förordning skall myndigheten svara för att anställda och uppdragstagare har ett försäkringsskydd vid inrikes och utrikes tjänsteresor. Förordning om förvaltning av statliga fastigheter m m Enligt denna förordning beslutar regeringen vilka myndigheter som får förvärva och förvalta fast egendom, tomträtter och byggnader. Förordning om hantering av statliga fordringar Här bestäms att en myndighet skall tillämpa affärsmässiga betalningsvillkor vid försäljning av varor och tjänster. Här finns också bestämmelser om fakturering, dröjsmålsränta, bevakning och indrivning. Högskolans rutiner och bestämmelser kring detta finns beskrivna i avsnitten om fakturering respektive betalningsbevakning och inkassoverksamhet i kapitel 9. Internrevisionsförordning (2006:1228) Omfattar förvaltningsmyndigheter under regeringen som skall ha internrevision inom myndigheten. Granskningen skall omfatta all verksamhet som myndigheten bedriver. Malmö högskola omfattas av förordningen. Donationsförordning (1998:140) Innehåller villkor för mottagande av gåva eller donation, förvaltning av donation samt åtagande att förvalta stiftelse. Ytterligare information finns i avsnittet om bidrag, gåvor och donationsmedel, kapitel 9. Förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt Här beskrivs hur myndigheten får rekvirera ingående mervärdesskatt. Ytterligare information finns i kapitel 12, som behandlar högskolans hantering av mervärdesskatt. Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) I FÅB finns bestämmelser om den resultatredovisning som ska ingå i myndighetens årsredovisning. I denna förordning regleras vilka delar som årsredovisning och delårsrapport ska bestå av samt vad budgetunderlag och underlag för fördjupad prövning ska innehålla. Här bestäms också att årsredovisning och i förekommande fall delårsrapport skall skrivas under av myndighetens chef och styrelse samt de datum årsredovisning, delårsrapport, budgetunderlag och underlag för fördjupad prövning senast skall lämnas till regeringen. Förordning om redovisning av studier m m vid universitet och högskolor (4 kap) Förutom FÅB gäller för högskolans resultatredovisning även bestämmelserna i 4 kap i förordningen om redovisning av studier m m vid universitet och högskolor. I detta kapitel formuleras bl a kraven på redovisning av intäkter och kostnader fördelade på verksamhetsgrenar och fakulteter. Förordning om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning I denna förordning föreskrivs hur statliga myndigheter ska hantera sina betalningar och sin likviditet. 10

11 Förordning om statliga myndigheters lokalförsörjning Denna förordning föreskriver att varje myndighet skall ha en lokalförsörjningsplan som innehåller förteckning över ingångna hyresavtal med uppgift om ytor, löptider och hyreskostnader. Förordning om statliga myndigheters redovisningssystem Här specificeras vilka övergripande krav ett system för redovisning skall uppfylla. Förordning om statliga myndigheters riskhantering Enligt denna förordning skall varje myndighet sammanställa en riskanalys och vidta lämpliga åtgärder för att begränsa risker och förebygga skador eller förluster. Förordning om överlåtelse av statens fasta egendom m m I denna förordning regleras försäljning av statens fastigheter, tomträtter och byggnader. Förordning om överlåtelse av statens lösa egendom Här anges att lös egendom får försäljas om den inte längre behövs för statens verksamhet eller om den blivit obrukbar. Vidare anges att denna försäljning skall genomföras affärsmässigt. Kapitalförsörjningsförordning Förordningen innehåller bestämmelser om finansiering av anläggningstillgångar och rörelsekapital, låne- och kreditramar, leasing samt likvida medel. Dessutom regleras hur över- eller underskott från avgiftsbelagd verksamhet får disponeras. Lag om offentlig upphandling I lagen om offentlig upphandling regleras köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, entreprenader eller tjänster i offentlig verksamhet. Lagen gäller för alla upphandlingar oavsett värde, men krav på annonsering, föreskrivna upphandlingsförfaranden, minsta anbudstider, europeiska standarder m m gäller för upphandlingar som minst uppgår till särskilda tröskelvärden. Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll (FISK) Denna förordning gäller de myndigheter som omfattas av internrevisionsförordningen, och gäller alltså för Malmö högskola. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att högskolan med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 myndighetsförordningen. Regleringsbrev Via regleringsbrevet tilldelar regeringen myndigheterna rätten att disponera anslag på statsbudgeten. I regleringsbrevet för universitet och högskolor anges gemensamma bestämmelser rörande verksamhet och återrapporteringskrav samt de särskilda åtaganden som skall genomföras. Enligt regleringsbrevet har universitet och högskolor dessutom rätt att mot avgift bedriva uppdragsutbildning och uppdragsforskning. Räntelag I denna lag anges att dröjsmålsränta utgår från förfallodagen om den är bestämd i förväg. Om förfallodagen ej är bestämd i förväg utgår dröjsmålsränta från den dag som infaller en månad efter kravets framställande. Här stadgas också att dröjsmålsränta beräknas efter en räntefot som motsvarar den av Riksbanken halvårsvis fastställda referensräntan plus 2 procentenheter. 11

12 Kapitel 4 Ekonomiorganisation 4.1 Ekonomimodellen Enligt 2 kap 10 i högskoleförordningen har högskolorna rätt att själva besluta om sin interna organisation. Inom Malmö högskola skall det inom varje område finnas erforderlig administrativ kompetens för att svara för vardaglig ekonomiadministration. Områdeschefen/dekanen ansvarar för den ekonomiska förvaltningen av området. 4.2 Områdesprefektens/dekanens ansvar Området/fakulteten är den enhet där verksamheten utförs och ansvar för personal, ekonomi och lokaler, skall finnas. Områdena rapporterar sitt ekonomiska och vetenskapliga resultat till olika externa och interna intressenter. Varje område skall vid årsbokslut och tertialbokslut ta fram resultaträkning och utfall per verksamhetsgren. Fördelning av anslag, räntor, gemensamma avgifter m.m. sker till området som helhet. Därefter ansvarar området för eventuell intern vidarefördelning. Området/fakulteten leds av en områdesstyrelse/fakultetsnämnd, och under denna av en områdeschef. Områdeschefens/dekanens ekonomiska ansvar innebär att se till att rutiner skapas så att redovisningen ordnas på ett sådant sätt att god intern kontroll uppnås och att bokföringsskyldigheten fullgörs för det egna området. Högskolan har inte något vinstintresse. Det betyder att vi på lång sikt inte skall redovisa varken över- eller underskott. Områdets styrelse/områdeschef skall beakta de regelverk och förordningar som gäller för verksamheten inom en statlig myndighet. 4.3 Attestordning och utanordningsregler Områdeschefen/dekanen har rätt att attestera/ beordra samtliga utbetalningar som avser områdets verksamhet. Motsvarande attesträtt inom gemensam förvaltning innehas av förvaltningschefen och chefen för administrativa avdelningen. Verksamheten inom ett område kan delas upp på flera kostnadsställen. Den som ges ansvaret för ett kostnadsställe kan också få rätt att göra beställningar och attestera/godkänna fakturor för dessa. Detsamma kan gälla projektansvariga. Ansvaret skall grundas på ett delegationsbeslut från områdeschefen. Befogenheten gäller så länge den ansvarige håller sig inom sin budget och respekterar de restriktioner som kan finnas i övrigt. Områdeschefen kan i efterhand godkänna beställningar utförda av någon som inte har rätt att beställa, s k toleransfullmakt. Områdeschefen beslutar om attestordning inom området. Beslutet skall vara skriftligt och ingå som en del i den attestordning för hela högskolan som skall finnas arkiverad hos registrator på den gemensamma förvaltningen. Den gemensamma attestordningen beslutas av rektor. Attestordningen skall omprövas och uppdateras med jämna mellanrum. 12

13 Det åligger den attestansvarige att: kontrollera att en inkommen faktura är utställd till det egna området och att fakturans uppgifter om vara/tjänst, kvantitet, kvalitet, pris och betalningsvillkor överensstämmer med både den gjorda beställningen och den faktiska leveransen förvissa sig om att kostnaden ligger inom ramen för budgeten och eventuella direktiv från områdesledningen meddela den som har att teckna utbetalningsbesked när utbetalningen bör äga rum, t ex om betalningsdag avviker från den som är angiven på fakturan se till att konteringen är korrekt med avseende på bl a bokförings- och skatteregler Rätten att teckna utbetalningsbesked, dvs slutligt disponera över medel som förvaltas av högskolan, ligger på områdeschefen (med ställföreträdande områdeschef som behörig ersättare), samt inom den gemensamma förvaltningen på chefen för administrativa avdelningen (med förvaltningschef som behörig ersättare). 4.4 Ekonomifunktion Ekonomifunktionen inom Malmö högskola består av administrativa avdelningen som ansvarar för det högskoleövergripande ekonomiarbetet. Kontaktpersoner inom Administrativa avdelningen är finns på följande länk: Adm.avdelning. Varje område har en eller flera ekonomer som hanterar det lokala ekonomiarbetet. Kontaktpersoner i ekonomiadministrativa frågor inom de olika områdena finns på följande länk: Kontaktpersoner områdena 4.5 Revision och intern kontroll Den dagliga bokföringen av olika ekonomiska händelser som äger rum inom organisationen och sammanställs i olika rapporter, t ex resultat- och balansräkning, utgör högskolans redovisning. Bokföringsförordningens 20 beskriver den bokföringsskyldiges ansvar. Genom rektors delegering av ansvar och befogenheter för ekonomiadministration till områdescheferna/dekanerna är det områdena som ansvarar för god intern kontroll. En grundläggande princip är att samma person inte får hantera en transaktion från början till slut. God intern kontroll innebär en väl genomtänkt fördelning av ansvar och befogenheter som gör att den som är anställd vet vilket ansvar och vilka befogenheter han/hon har själv, och vilket ansvar andra har. Revisionen vid Malmö högskola utförs av två av varandra oberoende organisationer, dels den externa revisionen som utförs av Riksrevisionen, och dels den interna revisionen, som utförs av internrevisionschefen i samarbete med Ernst & Young. 13

14 Den externa revisionens huvuduppgift är att uttala sig om den ekonomiska informationen ger en rättvisande bild. Riksrevisionen upprättar i samband med årsbokslutet en revisionsberättelse där de uttalar sig om huruvida redovisningen varit rättvisande. De skriver också en revisionspromemoria, alternativt en revisionsrapport, där de huvudsakligen tar upp sådant som högskolan ska förbättra. Riksrevisionen redovisar sin granskning till regeringen. Internrevisionen är en oberoende funktion som skall fungera som stöd för högskolans styrelse och ledning. Huvuduppgiften är att granska att den interna kontrollen och styrningen är ändamålsenliga samt att den ekonomiska redovisningsskyldigheten fullgörs. 14

15 Kapitel 5 Kodplan Kodplanen vid Malmö högskola består av en kontoplan och en objektplan. 5.1 Kontoplan Högskolans kontoplan grundar sig på BAS-planen för statliga myndigheter. Samtliga konton består av fyra positioner. Kontoklasserna har följande indelning: K-klass Benämning 1 Tillgångar 2 Skulder och EK 3 Intäkter 4 Personalkostnader 5 Driftskostnader 6 Övriga kostnader 7 Uppbörd och transfereringar 8 Finansiella poster samt OH Kontoplanen finns i ens bilaga 1. Samtliga konto finns även i Raindance under Ekonomistyrning/Registervård/Kodplan/Objekt/Visning, dubbelklicka på KONTO. 5.2 Objektplan Förutom konto ingår följande objekt i kodsträngen: Namn Längd Term i Raindance Område 2 OMR Kostnadsställe 4 KST Aktivitet 6 AKTIV Objekt 6 OBJEKT Verksamhetskod 2 VERK Motpart 4 MOTP Finansiär 3 FIN Område Områdeskoden består av två positioner. Högskolan har följande områdeskoder: Kod i Raindance Område Förkortning Gemensamt verksamhetsstöd GV 10 Rektorsfunktion 11 Bibliotek och IT BIT 12 Mah övergripande 13 15

16 Centrumbildningar Lärarande och samhälle LS Hälsa och samhälle Kultur och samhälle Teknik och samhälle HS KS TS Odontologiska fakulteten OD Kostnadsställe Koddelen kostnadsställe består av fyra positioner. De två första är desamma som i områdeskoden. Vid högskolan finns för närvarande följande kostnadsställen: Kst Benämning Kst Benämning 1000 Chef för GV-funktionen 4060 Vårdvetenskap 1010 Högskoleledningens kansli 4065 Kriminologi 1021 Plan- och lokalavdelningen 4070 Socialt arbete 1030 Ekonomiavdelningen 4071 Sexologi 1040 Personalavdelningen 4075 Hälsa och välfärd 1050 Kommunikationsavdelningen 4080 Folkhälsovetenskap 1070 Forsknings- och utbildningsavd 4081 Juridik 1080 Studentcentrum 4082 Psykiatrisk omvårdnad 1081 Funktion studieadm 4083 HARE 1082 Funktion studenthälsan 4084 Välfärdsstudier 1083 Funktion studiekarriär 5000 KS gemensamt och ledning 1084 Funktion funktionsnedsättning 5010 KS-GAS 1085 Funktion internationella 5015 KS IT och infrastruktur 1090 Innovation och utveckling 5020 Konst, kultur o kommunikation 1091 Social innovation 5021 Comdev, Eng, MKV, SP 1110 Rektorsfunktion 5022 ID, GD, VK 1210 Bibliotek 5030 Urbana studier 1250 IT 5031 BM, MV 1300 Mah övergripande 5032 FV 1310 Plan- och lokalavd, Köp Sälj 5033 FE, LEO, AV 2000 Centrumbildningar 5040 Globala politiska studier 2010 AKL 5060 Språkstudier 2020 Biofilmer 6000 TS gemensamt och ledning 2030 Centrum för professionsstudier 6010 TS-GAS 2040 MIM 6015 TS IT och infrastruktur 2050 Centr tillämp arbetslivsforskn 6030 IMP 2060 MEDEA 6040 DV 2080 Malmös historia 7000 OD Gemensamt och ledning 2090 CSS 7001 OD Centrala projekt 2095 IoTaP-RC 7002 WHO Collaborating Centre 3000 LS gemensamt 7010 OD Kansli 3001 LS utbildning 7011 OD Administration 3002 LS forskning 7012 OD Service 3010 LS-GAS 7013 OD Städ och Linne 3011 LS GAS studiedministration 7021 OD Grundutbildning 16

17 3015 LS PLUS 7024 Tandteknikerutb 3020 Individ och samhälle 7028 Tandhygienistutb 3030 Kultur-språk-medier 7031 OD Forskarutbildning 3040 Barn-unga-samhälle 7032 OD Kajm 3050 Natur-miljö-samhälle 7033 OD vidareutbildning 3060 Skolutveckling och ledarskap 7040 Tandvårdsnämnden 3070 Idrottsvetenskap 7050 Tandvårdscentral 3080 Ruc-Regionalt utveckl.centrum 7085 Oral Diagnostik 4000 HS gemensamt 7086 Odontologisk röntgendiagnostik 4001 HS ledning 7087 Samhällsodontologi 4010 HS kansli 7088 Oral Biologi 4011 Strategiska projekt 7089 Oral Patologi 4015 Biomedicin 7091 Pedodonti 4020 Folkhälsovetenskap 7092 Ortodonti 4025 Socialt arbete 7093 Oral protetik 4030 Omvårdnad 7094 Materialvetenskap o Teknologi 4035 Forskning biomedicin 7095 Orofacial smärta o käkfunktion 4040 Forskning vårdvetenskap 7096 Cariologi 4045 Forskning hälsa och samhälle 7097 Endodonti 4050 Forskning socialt arbete 7098 Parodontologi 4055 Biomedicinsk vetenskap 7099 Käkkirurgi och oral medicin Aktivitet, objekt, kostnadsbärare och profil Aktivitet och objekt är direkta koddelar vilket innebär att de är konteringsbara. Aktivitet är obligatorisk koddel medan objekt är frivillig koddel. Kostnadsbärare är en indirekt koddel där bokföring genereras via koppling till Aktivitet eller Objekt. Profil är en indirekt koddel där bokföring genereras via koppling till Aktivitet. Grundutbildning/Forskning/Uppdragsutbildning/Tandvård och Övrigt Aktivitet Position 1 = Siffran 1 (Grundutbildning), 2 (Forskning/Forskarutbildning), 3 (Uppdragsutbildning), 4 (Tandvård) eller 6 (Övriga aktiviteter) Position 2 = Siffra 0-7 (Områdeskods 1:a siffra, 0=Områdesövergripande) Position 3-6 = Siffra (Aktivitet med numrering som anges lokalt) Objekt Objektkoden används om behov finns för t ex uppdelning i kurser Position 1 = Siffran 7 (Objekt) Position 2 = Siffra 0-7 (Områdeskods 1:a siffra, 0=Områdesövergripande) Position 3-6 = Siffra (Objekt med numrering som anges lokalt) Stödverksamhet Aktivitet Aktivitetskoderna är gemensamma för alla områden Position 1 = Siffran 9 (Stöd- och ledningsfunktioner) Position 2 = Siffra 1-6 (Boxtillhörighet) 17

18 Position 3-6 = Siffra (Underaktivitet/-funktion med löpande numrering som anges centralt) Objekt Position 1 = Siffran 9 (Stöd- och ledningsfunktioner) Position 2 = Siffra 1-7 (Områdeskods 1:a siffra) Position 3-6 = Siffra (Projekt/objekt med numrering som anges lokalt) Kostnadsbärare En kostnadsbärare är en avgränsad verksamhet och den lägsta nivå på vilken samtliga intäkter och kostnader ska vara synliggjorda. En kostnadsbärare kan avse ett projekt/aktivitet, en grupp av projekt/aktiviteter, i vissa fall en avdelning eller forskargrupp, allt beroende på hur verksamheten indelas. Profil Malmö högskola samlar sin vår verksamhet till åtta profiler. Profilerna omfattar utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning och samverkan. (All verksamhet vid högskolan ingår dock inte i en profil) Verksamhetskod Verksamhetskoden består av två positioner och anger vilken typ av verksamhet en intäkt eller kostnad avser. Verksamhetskod kan även förekomma på balanskonton. Malmö högskola har följande verksamhetskoder: 11 Grundutbildning, statsanslag 12 Vårdhögskoleutbildning 13 Tandvård 14 Övrig grundutbildning 21 Forskning, statsanslag 22 Forskarutbildning, statsanslag 31 Forskning, externa medel 32 Forskarutbildning, externa medel 41 Uppdragsutbildning, externa medel 42 Uppdragsforskning, externa medel 51 Försäljning 53 Försäljning, tandvård 91 Gemensamt 92 Grundutbildning OH 93 Uppdragsutb OH 94 Forskning OH 95 Tandvård OH Verksamhetsredovisningen är viktig för att kunna redovisa utfall per verksamhetsgren i högskolans årsredovisning. Uppgiften används även internt i olika uppföljningar och analyser av högskolans olika verksamheter, både på områdes- och central nivå Finansiärskod Finansiärkoden anger var högskolans intäkter kommer ifrån, d v s hur högskolans verksamhet finansieras. Samtliga intäkter vid Malmö högskola ska ha en finansiärkod med undantag för finansiella intäkter och interna intäkter. Koden består av tre positioner och nya finansiärkoder läggs upp av ekonomifunktionen. 18

19 I Raindance är finansiären kopplad till motparten och behöver i de flesta fall inte anges manuellt utan kommer upp med automatik. Ett undantag när finansiären måste anges manuellt är när motpart och finansiär inte är samma part, till exempel vid ett EU-projekt som koordineras av Lunds universitet. Projektet finansieras av EU (finansiär) men pengarna kommer till oss från Lunds universitet (motpart). Finansiärerna är grupperade enligt nedan: 1xx Statsanslag 2xx Forskningsråd 3xx Övriga statliga finansiärer 4xx Stiftelser 5xx Företag 6xx Kommuner och landsting 7xx Utländska bidragsgivare 9xx Övriga finansiärer En fullständig förteckning över finansiärkoderna finns i Raindance under Ekonomistyrning/Registervård/Kodplan/Objekt/Visning, dubbelklicka på FIN Motpartskod Motpartskoden har två funktioner, dels att eliminera interna transaktioner inom högskolan och dels att eliminera inomstatliga transaktioner på statsredovisningsnivå. De interna motparterna används vid interna köp/försäljningar mellan kostnadsställen inom högskolan. I resultaträkningsrapporter används de för att eliminera interna transaktioner på olika nivåer. Intern motpart finns i intervallet De interna motpartskoderna börjar alltid med siffran 9 och för område är det första positionerna i kostnadsstället. För områden är det 9 + första positionen i kostnadsstället + 2 sista positionerna i kostnadsstället. Exempel: Vid internt köp/försäljning mellan kostnadsställe 1050 Informationsavdelningen och 3000 LUT gemensamt och ledning, blir de interna motpartskoderna 9105 respektive Extern motpart används för att identifiera inomstatliga transaktioner. Denna motpart rapporteras till statsredovisningen och medför att svenska staten som koncern kan ta fram en rättvisande resultaträkning rensad från koncerninterna mellanhavanden. Extern motpart finns i intervallet Inomstatlig motpart börjar alltid med siffran 1. I Raindance registreras motparten på samtliga kunder i kundregistret och på statliga leverantörer i leverantörsregistret. Motparten följer sedan med automatik med till fakturans konteringsrad. Finansiär är obligatorisk vid externa intäkter. När man registrerar en bokföringsorder i huvudboken så måste man vid statliga transaktioner eller rättningar av fakturor på statliga kunder/leverantörer registrera motparten manuellt. I de fall då finansiär och motpart inte är desamma byter man radtyp och ändrar finansiären. Motparterna är grupperade enligt nedan: 1xxx 4xxx 5xxx Statliga motparter Stiftelser Svenska företag 19

20 6xxx 7xxx 8xxx 9xxx Kommuner och Landsting Utländska motparter Övriga motparter Interna motparter Förteckning över gällande motpartskoder finns i Raindance under Ekonomistyrning/Registervård/Kodplan/Objekt/Visning, dubbelklicka på MOTP. 20

21 Kapitel 6 Budget och resursfördelning 6.1 Högskolans budgetunderlag Samtliga myndigheter ska i enlighet med förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB), lämna ett budgetunderlag till regeringen senast den 1 mars varje år. Budgetunderlaget ska innehålla myndigheternas förslag till finansiering av verksamheten de tre närmast följande räkenskapsåren. Underlaget byggs upp dels från historiska data och dels från de underlag som lämnas in av fakulteterna. Anvisningar om hur budgetunderlaget ska se ut finns i FÅB, 9 kapitlet, samt framförallt i Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till lagtexten. Budgetunderlaget bygger på samlade myndighetens/malmö högskolas samlade intäkter och kostnader. Budgeten består av verksamhet som dels lyder under statens resursfördelning (anslagsförordningen) dels verksamhet som lyder under avgiftsförordningen och donationsförordningen. Budgetunderlaget bygger på den strategiska planen och verksamhetsplanen. Till detta kommer även en redogörelse för finansiering och investeringsbehov som ska godkännas av regeringen. 6.2 Statens resursfördelning Varje universitet och högskola erhåller från regering och riksdag dels ett utbildningsuppdrag avseende grundutbildning och dels ett uppdrag avseende forskning och forskarutbildning för en treårsperiod. Det förekommer även s k särskilda uppdrag. Malmö högskola har ett sådant i form av att vi ska bedriva tandvård, det s k tandvårdsanslaget. Av uppdragen framgår målen för den verksamhet högskolan ska bedriva och de ersättningar som kan påräknas för detta. Observera att uppdragen är en planeringsförutsättning och kan komma att ändras antingen i samband med den årliga statsbudgeten eller i kompletteringspropositioner. Ersättning för grundutbildning räknas fram efter en prestationsmodell som bygger på antalet helårsstudenter och helårsprestationer upp till ett angivet takbelopp. Grundutbildningsanslaget bygger på att prestationer går att spara till kommande år. Anslagen till forskning och forskarutbildning styrs av antalet helårsstudenter samt indikatorer i form av antal citeringar i vetenskapliga tidskrifter och förmåga att dra in externa medel. Forskningsanslaget kan inte sparas i form av anslagssparande, utan den del som eventuellt inte förbrukas, resultatavräknas. 6.3 Högskolans resursfördelning Utifrån de uppdrag och den tilldelning högskolan fått från regeringen fattar högskolestyrelsen beslut om ett utbildningsuppdrag med ett angivet ersättningsbelopp och studentvolym till respektive fakultet, samt om fördelning av anslaget för forskning och forskarutbildning. Till Odontologiska fakulteten utgår också tandvårdsanslag till den kliniska verksamheten. 21

22 Preliminär resursfördelning beslutas tillsammans med den strategiska planen i juni. I den strategiska planen finns ytterligare uppdrag och mål för verksamheten t ex mål för externa intäkter, kvalitetsmål etc. Det slutliga resursfördelningsbeslutet tas som regel i mitten av november varje år. Resursfördelningsmodellen finns beslutad i Dnr Mahr / Högskolans resursfördelning Arbetet att ta fram resursfördelningsförslaget görs av en av rektor tillsatt budgetgrupp. 6.4 Högskolans budget Förvaltningschefen leder budgetarbetet. En arbetsgrupp med personer från rektors kansli, administrativa avdelningen, personalavdelningen och plan och lokal tar fram underlag för arbetet. Arbetsgruppen jobbar med: anvisningar samt ekonomisk budgetmall förslag dimensionering av gemensamma funktioner OH-beräkning förslag hyra lokalkostnader sammanställning köp/sälj sammanställning av högskolans budget Gemensamma funktioner I november beslutar högskolestyrelsen om uppdrag och kostnadsbudget för Gemensamma funktioner, Bibliotek och IT, och Mah övergripande. Dessa budgetar ligger sedan till grund för utfördelning av indirekta kostnader till fakulteterna OH-beräkning/indirekta kostnader När budgeten för gemensamma funktioner fastställts beräknas OHn enligt SUHFs modell. Principen finns beslutad i Dnr Mahr /322. Principen bygger på en fastställd procentsats per år för hela högskolan Lokalkostnader Lokalkostnaderna delas upp som verksamhetslokaler, gemensamma lokaler och undervisningslokaler. Verksamhetslokaler och undervisningslokaler fördelas direkt till respektive nyttjande verksamhet. Gemensamma lokalkostnader, budgeteras centralt på Mah gemensamt där de sedan fördelas via OHn till kärnverksamheten. Odontologiska fakulteten hanteras enligt fastställd princip Dnr Mahr /321. ODs verksamhetslokaler skall ha faktor 0,7 vid beräkning av hyran Internt köp/sälj I dagsläget omfattas följande av intern handel: lokalhyra, telefoni-drift, konferenser, arbetstid samt samfinansiering. Köp av hela kurser får för närvarande inte förekomma. Hyror, telefoni/växel och konferenser lämnar säljaren budgetförslag till köparen. När det gäller arbetstid är det köparen som föreslår säljaren. Det är viktigt att säljare och köpare är överens om både belopp och periodisering. Budgeten hanteras i två filer för avstämning: hyror och övrigt. Särskild tidplan för köp/sälj-budgeten. 22

23 Samfinansiering sker huvudsakligen inom respektive fakultet. Särskild specifikation ska lämnas i samband med inlämning av budgeten. Ytterligare information om samfinansiering, se kapitel 13.3 och Fakulteternas budget Fakulteternas budget fakulteterna budgeterar intäkter för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, forskning och forskarutbildning, uppdragsverksamhet samt vissa försäljningsintäkter. Intäkterna består av både anslag och externa medel, där de sistnämnda kan komma från forskningsråd, forskningsstiftelser, sektorsorgan samt övriga statliga, kommunala och privata finansiärer. Odontologiska fakulteten budgeterar även intäkter för sin kliniska verksamhet. Fakulteterna upprättar fullständiga budgetar utifrån samtliga beräknade intäkter och kostnader för verksamhetsåret. Budgeten behöver inte visa nollresultat, men om myndighetskapital tas i anspråk skall detta dokumenteras i blanketten ianspråktaget myndighetskapital. Dessutom ska samtliga fakulteter lämna en separat investeringsbudget. Budgeten ska vara uppställd enligt gällande anvisning för att den ska kunna läggas in i ekonomisystemet och vara jämförbar med utfallsrapporterna. Budgeten kan med fördel vara specificerad ned på respektive kostnadsställe och aktivitets-/ objekts nivå. Budgetarna periodiseras genom att de bryts ned i 12:e-delar. Budgeten ska vara godkänd av fakultetsstyrelsen innan den lämnas in Investeringsbudget I samband med att resultatbudget tas fram, ska samtliga fakulteter samt de gemensamma funktionerna även lämna en investeringsbudget. Denna ska innehålla uppgifter om bruttobelopp, årets avskrivningar samt nettobelopp, och ställs upp enligt särskild blankett som skickas ut av administrativa avdelningen. 6.4 Budgetuppföljning i ekonomisystemet Samtliga resultatbudgetar läggs in i ekonomisystemet så snart som möjligt efter det att högskolestyrelsen fattat beslut. Administrativa avdelningen lägger in all budget i ekonomisystemet. Helårsprognos görs för närvarande per april och augusti. Prognosen finns tillgänglig i ekonomisystemet och SILA. 23

24 Kapitel 7 Redovisning 7.1 Redovisningens syfte och principer Syftet med redovisningen är att ge underlag för beslutsfattande, såväl inom som utom högskolan. Redovisningen ska följa god redovisningssed enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, som återfinns i EA-handboken för statliga myndigheter. Malmö högskola ska som statlig myndighet följa denna förordning samt regleringsbrev och de föreskrifter ESV ger ut för statliga myndigheter. Ett sammandrag av vad myndigheten bokfört i balans- och resultaträkningarna ska varje månad, via inrapporteringssystemet Hermes, rapporteras in till ESV genom konvertering av utfallet till speciella S-koder. Även avräkningen med Statsverket ska ske månadsvis. Utgifter och inkomster ska rapporteras under sina respektive beteckningar. Högskolan lämnar också vid varje årsskifte uppgifter om tillgångar, skulder och myndighetskapital samt under perioden (bokföringsåret = kalenderår) uppkomna intäkter och kostnader. Inom staten finns en enhetlig redovisningsmodell, den så kallade BAS-modellen, som även används i stor utsträckning inom det privata näringslivet. För att så långt som möjligt kunna jämföra olika myndigheter följs ett antal redovisningsprinciper. Dessa får frångås endast om det föreligger speciella skäl, och det ska i så fall anges i not i årsredovisningen. Där ska också framgå om och i så fall hur avvikelsen påverkar myndighetens kapital och eller resultat. Vid jämförelse med tidigare år måste dessutom tidigare års belopp justeras så att man får en rättvisande jämförelse mellan åren Förordning om myndigheters bokföring I denna förordning återfinns bestämmelser bland annat om myndigheters bokföring. Myndigheter som lyder omedelbart under regeringen är bokföringsskyldiga enligt denna förordning. Följande står i förordningens 6 : Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Härvid ska de särskilda bestämmelser för statlig verksamhet som regeringen eller Ekonomistyrningsverket meddelar iakttas. Bokföringsskyldigheten enligt denna förordning innefattar att: kronologiskt och systematiskt löpande bokföra inträffade ekonomiska händelser och i samband härmed se till att verifikationer finns till alla bokföringsposter 24

25 vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med årsbokslut upprätthålla god intern kontroll, genomföra inventeringar i erforderlig utsträckning samt avstämma samtliga kassarörelser löpande upprätta en beskrivning över tillämpat redovisningssystem arkivlägga verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial. 7.2 Ekonomisystem Malmö högskola använder sig av ekonomisystemet Raindance. I högskolans uppsättning av Raindance finns kund- och leverantörsreskontra, anläggningsredovisning, huvudbok ( Ekonomistyrning ) samt utdataplattform. Raindance levereras av Logica och kan kompletteras med ytterligare moduler. Registrering av ekonomiska transaktioner sker till största delen direkt i Raindance. Lönetransaktioner importeras dock till Raindance via fil från PA-systemet Palasso. För mer information om Raindance klicka här eller kontakta ekonomisystemansvarig. 7.3 Bokföringsorder / Omföring Bokföringsorder används för bland annat rättningar och korrigeringar av felaktigt bokförda transaktioner. Bokföringsorder används också vid registrering av inkomster samt fördelning av de statliga anslagen, för att bokföra räntor, avskrivningar och fördelning av gemensamma kostnader mm. En bokföringsorder ska alltid innehålla en förklarande text över vad den avser, fullständig kontering med angivande av debet och kredit, vem som upprättat den, datum samt attest. Vid rättningar ska en hänvisning göras till det verifikationsnummer som rättas samt på den senare anteckning göras av verifikationsnumret på rättningen. Bokföringsordern registreras därefter i Raindance under Redovisning, Verifikationshantering. Verifikationsnumret antecknas på bokföringsordern som sedan förvaras i verifikationsnummerordning på respektive kostnadsställe. Blankett till bokföringsorder finns här. 7.4 Interna fakturor/interna omföringar Inom högskolan tillämpas inte någon internfakturering. Interna mellanhavanden regleras istället med bokföringsorder. Blanketten Intern omföring (IO) ska användas. Det säljande området fyller i specifikationen och konterar i fältet reserverat för säljarens uppgifter. Därefter lämnar man IO för sak- och slutattest till behöriga inom kostnadsstället. En kopia arkiveras i nummerordning i pärm för interna omföringar och originalet skickas till det köpande området. Köparen gör på samma sätt med den skillnaden att konteringen görs i fältet för köparens uppgifter. 25

26 Om säljaren och köparen finns på samma område skickas originalet till den ansvarige ekonomihandläggaren på området som i sin tur registrerar IO i Raindance. Om säljaren och köparen finns på olika områden skickas originalet till den ekonomihandläggare som har ansvaret för utbetalningar centralt. Både säljare, köpare och registrerare ska arkivera den interna omföringen. Säljaren och köparen bör bevaka i Raindance att överföringen skett och att denna gjorts korrekt. Vid köp/försäljning av tjänster som ej är lönekostnad används konto 3989 för intäkt/försäljning och 5689 för kostnad/köp. Motpart ska anges. Vid köp/försäljning av lönekostnad används konto 4014 för köparen och konto 4015 för säljaren (se 7.5 Lönekostnad mellan enheter) 7.5 Lönekostnadshantering Lönekostnader mellan enheter När enheter delar en tjänst ska lönekostnaderna så långt det är möjligt delas upp mellan enheterna redan vid lönekonteringen. Detta ger en korrekt kostnadsfördelning mellan enheterna utan ytterligare hantering. Om en uppdelning av lönekostnaderna inte har skett vid lönekonteringen ska en omföring mellan enheterna ske i efterhand. Löneomföring hanteras bokföringsmässigt på 3 olika sätt: 1. Rättelse av lönekontering: Personal som konteras fel i Palasso t ex fel kst, akt eller objekt. Ursprunglig kontering skall användas (samtliga koddelar). Inga motpartskoder osv. 2. Löneomföring inom ett område: Personal som konterats på vissa koder i Palasso men som det i efterhand konstaterats att de borde konterats på andra koder. Konto 4017 kan användas. Observera att det endast är belopp som är bokat i kontogrupperna 40, som får bokas på konto 4017 eftersom det är dessa som triggar OH. Övriga belopp bokas om på ursprungliga konton. Inga motpartskoder , 44, , 44, (ursprunglig kontering) 26

27 3. Intern handel: Lönekostnad överförs enligt överenskommelse mellan parter och utifrån kalkylerat pris. Konto 4014 används för köparen och konto 4015 för säljaren. Gäller även områdesintern handel. Vid kalkylering av priset så skall endast den del som konteras 40, medtagas i det belopp som omföres med 4014, Uppstår kostnader på andra konton t ex bilersättning så skall de bokas om på de ursprungliga kontona. Alltid motpartskoder , , 44, , 44, (ursprunglig kontering) Lönekostnader vid omställning / uppsägning Lönekostnader för uppsagd personal i samband med omställning/avveckling hanteras olika beroende på om det föreligger arbetsplikt eller ej för den uppsagda personen. Vid uppsägning där den anställde är arbetsbefriad under uppsägningstiden bokförs hela kostnaden för lön under uppsägningstiden direkt på konto 4090, Avsättning lönekostnader. Sociala avgifter bokförs på konto 4590, Arbetsgivaravgift på avsättning lönekostnader. Motbokning sker på konto 2790, Avsättning för omställningskostnader. Detta görs i samband med uppsägningen, och månadsvis ombokning måste sedan göras av lönekostnaden som bokförs via lönefilen från Palasso, så länge uppsägningstiden löper. Denna ombokning görs mellan ordinarie lönekonton och balansräkningen (kredit konto 4010, 4511, 4610, 463x och debet konto 2790). Vid uppsägning där den anställde arbetar under uppsägningstiden bokförs lönen i vanlig ordning, alltså löpande varje månad. 27

28 7.6 Avstämningar Balansräkning Samtliga områden ska varje månad stämma av följande konton i sin balansräkning för att man ska ha löpande kontroll över denna. Särskilda instruktioner gäller vid bokslutstillfällen. Kontogrupp Konto Benämning 101x 1011 Handkassa GF 1016 Kortinbetalningar OD 1017 Cashbox OD 1018 Handkassa OD Gemensamt för kontogrupp 101x gäller - blankett, specifikation av balanskonto - analyslista, MAH010, exkl analysrader Kassaintyg bifogas vid bokslutstillfällen halvår och helår. 11xx Kundfordringar, icke statl resp statl Gemensamt för kontogrupp 11xx gäller - utdrag ur reskontran - blankett, kontoavstämning. - analyslista, MAH010, exkl rader. 12xx 1211 Reseförskott 1213 Övriga förskott Övrig kortfr fordr, icke statl resp statl Gemensamt för kontogrupp 12xx gäller - blankett, specifikation av balanskonto - analyslista, MAH010, exkl rader. 13xx Övr förutbet kostn, icke statl resp statl Pågående behandl, icke statlig resp statlig. (gäller endast OD) Övr uppl intäkter, icke statl resp statl Gemensamt för kontogrupp 13xx gäller - blankett, specifikation av balanskonto - analyslista, MAH010, exkl rader. 28

29 Kontogrupp Konto Benämning 21xx Lev skulder, icke statl resp statl 2115 Motkonto ankomstreg. Utländska lev 2150 Skuld, personreskontran Gemensamt för kontogrupp 21xx gäller - utdrag ur reskontran - blankett, kontoavstämning - analyslista, MAH010, exkl rader. 23xx 2384 Förutbet behandl, ej statl OD 2385 Återbetalning till patient OD Övr kortfr skulder, icke statl resp statl 2395 Förmedlingskonto stipendier 2399 Fel/utredningskonto Gemensamt för kontogrupp 23xx gäller - blankett, specifikation av balanskonto - analyslista, MAH010, exkl rader. 25xx 2580 Avtalad tandvård 2581 Studenttandvård 2582 Stiftelsefinansierad tandvård 2583 Förutbetalda intäkter tandvård Konto gäller endast för OD. Gemensamt för kontgrupp 25xx gäller - blankett, specifikation av balanskonto - analyslista, MAH010, exkl rader Övr förutbet intäkter, icke statl resp statl Övr uppl kostn, icke statl resp statl 2599 Övriga förutbet intäkter Även för konto med nollsaldo ska blankett och analyslista upprättas och skickas in Resultaträkning Resultaträkningen ska följas upp löpande. Intäkter (anslag, bidrag, uppdragsintäkter, avgifter etc) och kostnader ska bokföras på rätt konto och med rätt v-kod. Kontogrupperna 53, 54 samt 56 ska följas upp, så att där inte finns kostnader som ska aktiveras. 7.7 Arkivering av redovisningsmaterial Med räkenskapsmaterial för en enhet avses alla verifikationer samt underlag till dessa samt registreringslistor från LADOK. Räkenskapsmaterialet kan arkiveras i 3 år på respektive enhet. Ansvaret för att detta görs och att materialet förvaras på ett betryggande sätt ligger på respektive enhet. Notera att arkivhandlingarna ska förvaras så att de är skyddade mot 29