Ad Manus. Version 20. För DOS-miljö. Bokföring. Ad Manus AB. Reviderad Januari 2008

Transkript

1 1 Ad Manus Bokföring För DOS-miljö Ad Manus AB Version 20 Reviderad Januari 2008

2 2 Förord Förord. Vi vill passa på att tacka för Ert val av administrationsprogram och samtidigt önska Er lycka till med Ad Manus. För IBM och IBM-kompatibla datorer. 15:e utgåvan, Januari Ad Manus AB levererar denna bok i befintligt skick utan garantier i någon form. Ad Manus AB har när som helst rätt att göra ändringar och rättelser i denna manual eller i programmet utan föregående avisering. De eventuella felaktigheter och typografiska fel som finns i boken eller programmet kommer löpande att noteras och rättas i nästa utgåva. IBM är ett registrerat varumärke av International Business Machines Corporation. MS-DOS, Windows , ME, XP, Vista samt NT är registrerade varumärke av Microsoft Corporation. Ad Manus är ett latinskt uttryck och betyder, fritt översatt till svenska, " Till Hands ". Ett passande namn, tycker vi, eftersom Ad Manus är tänkt att alltid finnas just "till hands" i Ert företags fortsatta administrativa arbete. LÄS HELA MANUALEN INNAN DU BÖRJAR ANVÄNDA PROGRAMMET. Vi vill slutligen påpeka att programmet och tillhörande manual inte innehåller någon utbildning i företagsadministration utan förutsätter att de personer som skall arbeta med programmet har de grundläggande kunskaper som krävs för att sköta ett företags administration. Författaren Copyright 2007 Ad Manus AB Copyright 2008 Ad Manus AB All rights reserved

3 Allmänt 3 Allmänt. Minimikraven för att installera och använda Ad Manus är följande: IBM eller IBM-kompatibel datormodell 386, 486 eller Pentium med minst 4 MB arbetsminne (RAM). För nätverk minst 486:a. Ad Manus faktureringsprogram fungerar utmärkt under Windows , ME, XP, Vista och Windows NT. Diskettstation för inläsning och säkerhetskopiering. CD-spelare för inläsning av nyare versioner av Ad Manus. Hårddisk med minst 40 MB ledigt hårddiskutrymme. Skrivare för utskrifter av fakturor, följesedlar, rapporter etc. Datorn. Till administrativa system av typ Ad Manus krävs normalt ingen speciellt " vass " maskin. Men för att handhavandet inte ska bli för långsamt rekommenderas minst en Pentium - baserad dator. Diskettstation. Benämns normalt A: (Finns två diskettstationer benämns det andra med B:) Diskettstationen används för att kopiera information från diskett till hårddisk eller tvärt om. Den vanligaste formen av kopiering från diskett till hårddisk är programinläsning. Kopiering från hårddisk till diskett sker oftast vid säkerhetskopiering. Med säkerhetskopiering menas att en kopia tas som extra säkerhet om data på hårddisken skulle råka gå förlorad på grund av ett strömavbrott, mekaniskt fel eller liknande. Den data som finns på disketten raderas ej vid kopiering till hårddisk. Hårddisken. Benämns normalt C: (finns flera benämns dessa med D:, E:, F: o.s.v.) Hårddisken är i princip en diskett med mycket stor lagringskapacitet och snabbare åtkomsttid.

4 4 Genomgående tangentfunktioner Genomgående tangentfunktioner. <Esc>. Denna tangent avslutar inskrivning och återgår ett steg. T.ex. om markören står i ett inmatningsfält och du vill komma till kommandoraden. Ytterligare ett tryck återgår till föregående meny. o.s.v. <Pil Upp>, <Pil Ner>. Dessa tangenter flyttar markören bland fälten. Ändringar som gjorts i fälten sparas ej. <Home>. Flyttar markören till radens slut <End>. Flyttar markören till radens början <Enter>. Bekräftar valet eller det inskrivna i fältet. <Delete> eller <Del>. Raderar tecknet över markören. <Insert> eller <Ins>. Skiftar mellan infoga tecken eller skriva över tecken där markören står. <Backspace>. Raderar tecknet som står till vänster om markören. Funktionstangenter = <F1> - <F10>. Används för att utföra en rad olika kommandon i olika rutiner. De olika valen visas längst ner på sidan i klartext.

5 Generella tangenter 5 Generella tangenter = <Alt><T>. Med <Alt><T> kan du ta fram en ruta som visar generella tangentfunktioner. Ändra datum = <ALT><D>. Du ändrar datum med <Alt><D>. Minnesanteckningar = <ALT><M>. En anteckningssida där Memo-anteckningar kan skrivas och hämtas överallt i Ad Manus Pausfunktion = <ALT><P>. Pauskommando. Programmet frågar efter en kod, 1-6 tecken långt. Därefter släcks skärmen och måste sen startas med samma kommando och kod.

6 6 Generella tangenter Avsluta Ad Manus = <ALT><X>. Avslutar Ad Manus direkt från där du befinner dig i en mynyruta. Kan inte utföras inne i rutinerna. Miniräknare = <Alt><C>. Med <Alt><C> kan du hämta fram en miniräknare på bildskärmen. Sist i manualen finner du mera detaljer om miniräknaren. Mycket användbar när du väl har vant dej att den finns. Skärmbilder. Skärmbilderna i denna manual ser kanske inte exakt lika ut som på din bildskärm. Manualens bild visar ibland flera val i menyer etc. Detta kan bero på att dessa val är en modul i Ad Manus som du inte har köpt och därför inte har tillgång till. Skärmutskrift. Normalt använder du <Print Screen> -knappen för att få ut en skärmutskrift. Använder du Windows 98 eller liknande kan du kanske behöva <Shift><Print Screen>. Dessa båda går till skrivareporten LPT1. Med <Ctrl><X> skrivs <Print Screen> till LPT2. Skärmkopia. Om du kör Ad Manus i ett Windowsfönster så går det utmärkt att göra en kopia med <Alt Gr>+<PrintScreen> och sedan klistra in i Word etc. Därefter kan du bifoga Word-dokumentet i ett mail Ex.vis.

7 Installation 7 Förberedelser av systemfiler. CONFIG.SYS CONFIG.SYS heter en fil som läses av datorn vid uppstart. Ad Manus kräver att filen CONFIG.SYS finns och innehåller FILES =200. CONFIG.NT CONFIG.NT heter filen om du kör med Windows 2000 eller XP och ligger under C:\Winnt\System32 Om du använder Windows 2000, XP eller Vista som operativsystem rekommenderar vi att sätta files till 200. OBS! Det hjälper inte att sätta upp FILES till mer än 200, tvärtom, gränsen går vid ~ 250 files och därefter uppfattar systemet det som bara 40 files. Om CONFIG.SYS / CONFIG.NT -filen saknas eller raderna i den är felaktiga, måste detta åtgärdas innan Ad Manus startas. I annat fall kommer inte Ad Manus att fungera tillfredsställande. Felmeddelande. Ad Manus ger ett felmeddelande, Runtime error 004 eller fel 9901 om du har för lite files uppsatta. Starta om datorn. Glöm inte att starta om datorn om CONFIG.SYS / CONFIG.NT -filen har ändrats.

8 8 Installation Programinstallation. Installera Ad Manus Detta avsnitt beskriver kortfattat hur du installerar Ad Manus till hårddisken. En viss kännedom om vad DOS är och hur DOS fungerar underlättar. Installera Ad Manus med CD-spelare. Sätt i CD-skivan i din CD-spelare, installationen startar automatiskt med en kort presentation, tryck på <Fortsätt>. Därefter kommer Ad Manus Licensavtal, läs och godkänn med fortsätt. Kontrollera adressen. På nästa sida klickar du på Bläddra och letar upp eller skriver in var uppdateringen skall läggas, välj OK för att komma tillbaka. Kontrollera att det står rätt hårddisk och katalog. Tryck på <Fortsätt> och installationen startar. Klicka på slutför. En bild kommer upp med Ad Manus ikonen, kopiera ut den på skrivbordet om du inte har den innan. Slut Windows installation.

9 Allmänt 9 Viktigt! Observera att bokföring INTE kan köras från två maskiner samtidigt även om nätverkslicens finns. Bokföring kan samtidigt köras på olika klienter om du har klientmodul. Utskrifter även om annan är inne. Bokföringslistor ( 2.2. ) kan köras även om någon annan är inne i bokföringen. Bokföringen sekretesskyddad. I Faktureringsprogrammets Sekretessregister kan bokföringen spärras. Resultatet kan spärras. Om du har Sekretessmodul i ditt program så kan du sätta en spärr på de personer som inte skall kunna se resultatet i grundboken. Summera klienter. I klientmodulen kan du med <F6> summera klienter. Programmet kommer att fråga efter klient fr.o.m. och t.o.m.. Saldona i kontoplanen kommer då att summeras från dessa klienter till klient 0. På klient 0 kan du sedan ta ut resultat och balans för alla dessa klienter summerat. Öppna bok-låsningen externt. Program för att öppna bok-låsningen. OPENLOCK.EXE Tusenkomma i värdefält I fältet Tusenkomma i värdefält i fakturaprogrammets Företagsregister, sidan 2 kan du ange <M> för mellanrums-avgränsare i stället för komma. Funktionen kan även sättas på/stängas av med en kod direkt i ett dokument. Koden skrivs in i början av dokumentet: 086 = J Tusenkomma 086:1 = N Inget 086:2 = M Mellanrum Funktionen fungerar inte bara på bokföringslistor, utan även på fakturor, beställningar, artikellistor, kundlistor m.m.

10 10 Kontoplan Allmänt Kontoplanen som medföljer programmet är enligt BAS-96. Innan du börjar registrera verifikat i bokföringen bör du kontrollera att de konton som ska användas finns med i kontoplanen. Du kan eventuellt radera de som inte behövs. Är du osäker på något konto bör du låta kontot vara kvar. Förslag till kontoplan. Att välja kontoplan När du startar programmet första gången kommer ovanstående bild upp. Du har 9 olika val till ditt förfogande. Gå med <Pil Upp> <Pil Ner> för att välja den kontoplan som är tillämplig för ditt företag. Tryck <Enter> för att initiera kontoplan. Om du byter verksamhetsår Om du byter till ett verksamhetsår som inte har någon kontoplan upplagd så kommer ovanstående kontoplansfråga upp.

11 Kontoplan 11 Övergå till föregående år Om du övergår till föregående år som inte har någon kontoplan upplagd så kommer ovanstående kontoplansfråga upp. Nya Årsredovisningslagen ÅRL För företag med bokföringsår som börjar eller senare skall redovisning ske enligt Årsredovisningslagen (ÅRL) och kontoplan BAS96 och inte som tidigare enligt Bokföringslagen (BFL). Detta medför att vissa anpassningar behövs göras i Ad Manus bokföring. Det står företagen fritt att välja mellan BAS96 och EU-BAS 97. Ny kontoplan, BAS-96 I BAS-95 finns inte alla konton som behövs för att följa ÅRL. Därför har BAS-gruppen tagit fram en ny kontoplan, BAS-96, som på det stora hela följer BAS-95 men kompletterats med 90 nya konton för att följa ÅRL. Vid uppdatering av äldre kontoplan till BAS-96 Med uppdateringen av Ad Manus följer dessa nya konton. För att läsa in dom i er kontoplan går du in i kontoplan (2.3) och slår <Alt>+<L> direkt i kontonummerfältet. Du får en fråga om du skall lägga upp konto för BAS-96. Om du svarar <J> kommer din kontoplan att kompletteras med BAS-96 konton. Om något av de nya kontona redan skulle vara upplagt eller något kontonummer upptaget så får du information om detta, och kan efteråt titta i filen BAS96.LOG för att se vilka som inte lästes in. Observera. Det är BAS-96 som dessa ändringar följer och inte EU-BAS. EU-BAS behandlas i avsnittet, 2.3. Kontoplan.

12 12 Ad Manus Huvudmeny Ad Manus Huvudmeny. 2. Bokföring. Välj <2> för att komma till " Bokföring ". Du kan också trycka <Pil Ner> för att komma till Bokföring och där trycka <Enter>. Delade menyer. Om du trycker pil upp eller ner när du står i en meny så ser du att menyn delar sej. Detta är gjort så för att du skall kunna se vad som finns i menyerna. Om du står på en rad som inte visar någon undermeny så kan du med <Enter> starta den funktionen som du står på. När du kommer till en menyrad som innehåller en undermeny så kommer den fram och du kan gå vidare till den menyn med <Enter>. En liten pil till vänster indikerar att det finns en tidigare menyruta, med <Esc> kommer du tillbaka till den menyn. En liten pil till höger indikerar att det finns ytterligare en undermeny. Med <Home> samlar menyerna ihop sej och du kommer till Ad Manus Huvudmeny.

13 Ad Manus Huvudmeny Dokumenteditorn. Med " Dokumenteditorn " kan du ändra eller lägga upp nya dokument. Se vidare under Dokumenteditorn. 8. Underhåll. I "Underhåll" kan du formatera disketter, ställa in skrivare göra säkerhetskopiering etc. Mer om Underhåll i senare avsnitt. 9. Eget. Under " Eget " finns möjlighet att starta egna program utan att gå ur Ad Manus.

14 14 Bokföring, Huvudmeny Bokföring Huvudmeny. 2.1 Grundbokföring. I denna rutin kommer den mesta tiden att spenderas därför får den anses vara Bokföringens viktigaste del. Här sköts den löpande verifikatsregistreringen av företagets transaktioner. 2.2 Utskrifter. Här skrivs de inregistrerade uppgifterna ut som olika rapporter. De vanligaste rapportformerna medföljer programmet såsom grundbok, huvudbok, balans- och resultaträkning, momsrapport etc. 2.3 Kontoplan. Den medföljande kontoplanen, BAS-96, kan här enkelt ändras samt nya konton kan skapas. Här läggs även ingående balans och ev. budget in. Uppdatering av äldre kontoplan, Se tidigare avsnitt. EU-BAS, behandlas i avsnittet, 2.3. Kontoplan.

15 Bokföring, Huvudmeny Registervård. Här matas alla uppgifter in som ska vara generellt gällande för bokföringen. En del underhållsrutiner såsom reorganisation och periodavslut finns också placerade här. 2.6 Kostnadsställen. Här kan du registrera kostnadsställe / kostnadsbärare för att snabbt kunna använda dem i grundboken. 2.7 Budgetmodeller. Du kan bygga upp 9 st Budgetmodeller. Modellerna används när du skall lägga upp budget i Kontoplanen. 2.8 Budgetkalkyler. När din budget skall förändras. Använda budgetkalkylen för att ändra beloppen med % eller kr. Du kan även ange intervall av konto.

16 16 Förslag till körschema Förslag till körschema Allmänt Vid all administration är det viktigt att arbetet sker med bra rutiner. Här nedan finns ett förslag till körschema. Vi vill poängtera att detta endast är ett förslag. Efter att du kört programmet en tid kommer du att lära dig vilka rutiner som passar dig och ditt företag bäst. Det kan vara bra att rådgöra med Er revisor om upplägget. Varje dag. Registrera dagens transaktioner, manuellt eller automatiskt från faktureringen. Kör daglig säkerhetskopia. Vi rekommenderar en säkerhetskopiering för varje veckodag. Förvara inte säkerhetskopiorna tillsammans med övrigt bokföringsmateriel. Minst en av veckans dagskopior skall förvaras på annan plats än kontoret. Varje månad. Registrera alla transaktioner som tillhör månaden, manuellt eller automatiskt från faktureringen. Skriv ut momsrapport. Bokför momsrapportens bokföringsorder. Skriv ut rapporter, grundbok och huvudbok. Månadssäkerhetskopia tas ut, märks upp och arkiveras utanför kontoret. Utför periodavslut. Varje år. Registrera alla transaktioner som tillhör månaden / året, manuellt eller automatiskt från faktureringen. Skriv ut momsrapport för årets sista momsperiod. Bokför momsrapportens bokföringsorder. Huvudbok, balans, resultaträkning och saldolista skrivs ut för hela året. Årssäkerhetskopia tas ut, märks upp och arkiveras utanför kontoret. Utför årsavslut. ( 12:e perioden avslutas automatiskt. )

17 Grundbok, Allmänt Grundbok. Påminnelse att det finns BF-ordrar. Om du har satt <J> i Spara flera bf-ordrar på sidan 7 i Företagsregistret ( Faktureringen ) så kommer bokföringsordrarna att sparas i en " Box " till grundbokföringen. När du går in i grundboken visas en påminnelse om hur många bokföringsordrar det finns i " Boxen ". Om du har valt enligt ovan så tar du fram Boxen med <Alt><B> när du står i Verifikationstextrutan. Spara flera bf-ordrar. Om du anger <J> i Spara flera bf-ordrar i Ruta 7 i Företagsregistret (Faktureringen) så kommer bokföringsordrarna att sparas i en Box till grundbokföringen. Journalnummer enligt nedan går in i boxen. Numrerade journaler. Om du slår <Alt><J> på kommandoraden i Företagsregistret (faktureringen) får du upp en ruta i vilken du kan fylla i löpnummer för respektive journal. Detta kommer ut på respektive bokföringsorder.

18 18 Grundbok, Allmänt Förneka BF-order. När du lägger in bokföringsordrar i Boxen, kan du i datumfältet, ange N för att den inte skall sparas. OBS! Den tas bort helt. Praktiskt när du gjort en bortbokning som inte skall tas tillvara. Editera rader i boxen. När du har tagit fram boxen med <Alt><B> så kan du editera rader med <Alt><E>. Här kan bokföringsorder suddas med F4.

19 Grundbok, Allmänt 19 Verifikationsnummer. Verifikatnummerserien startar normalt från 1 och uppdateras automatiskt i kronologisk ordning, men kan vid behov väljas att starta från annat nummer. Delad vernr. serie / max nr. Alternativ 1 och 2 gäller om du har valt <L> i Koppla till BOK i faktureringens Företagsregister, sidan 2. Läs igenom förklaringen nedan som följer: Lev.fakturor som verifikat. Om du anger <L> i fältet Koppla till BOK så kommer inregistrerade lev.fakturor att gå in direkt som separata verifikat i bokföringen, med sin egen nummerserie ( Löpnr ). Märkningen med <L> gör att lev. löpnumret går direkt till bokföringen efter att bokföringsorder skapas. OBS! Se till att Lev. löpnummer resp. Verifikatnummer inte krockar med varann, och att lev. fakturornas nummerserie ( Löpnr ) är LÄGRE än verifikationsnumren.

20 20 Grundbok, Allmänt Bokföringens ver. nummerserie ändrar du uppåt i Grundboken eller vid nästa årsskifte. Lev. löpnummerserien ändrar du i Företagsregistret sidan 7. Alternativ 1. Om det är OK att lev. löpnummerserien är lägre än dina verifikatnummer så är det färdigt att köra denna rutin direkt. Tänk på att nummerserierna inte får överlappa varandra. Alternativ 2. Men om du vill att bokföringens ver. nummerserie skall ligga lägre än lev. löpnumren så måste du fylla i fältet Delad ver.nr serie / max nr i bokföringens Företagsregister. I fältet Delad ver nrserie / max nr anger du först att du vill köra med delad ver. nummerserie. I nästa fält anger du max-nummer för verifikat. Ex. Du väljer att Lev. löpnummer skall börja med 5000, och då har du fritt spelrum för Verifikatnummer upp till Fyll i: J 4999 Information: Lev. löpnummer kan gå upp till i Inreg. lev. faktura. OBS! Sätt dessa lägre för att de ej skall komma över max ver. nummer som är enligt nedan. Detta är en begränsning i programmet som måste iakttagas. Verifikatnummer kan gå upp till Ändra verifikatnummer, nytt år. Endast första verifikatet för året medger ändring av verifikatnummer. Tryck <Pil Upp> för att komma till fältet " Datum ", skriv in nytt datum, godkänn med <Enter>. Tryck <Pil Upp> till verifikatnummerfältet skriv in det verifikatnummer du önskar börja med. Verifikationsnumret kommer därefter att uppdateras automatisk efter varje nedsparad verifikation.

21 Grundbok, Allmänt 21 Ändra verifikatnummer, mitt i året. Verifikatnummer kan ändras när som helst men bara uppåt. Periodavslut. Om " Fråga om periodavslut " är valt i rutin Företagsregistret, kommer programmet att fråga om periodavslut ska ske när ett datum skrivs in som inte tillhör aktuell period (månad). Programmet frågar: Vill du göra periodavslut till period XX (J/N) Svarar du <J> sker periodbyte här. Annars i rutin Periodavslut. Ledtext. Detta fält har 15 funktioner: 1. Ange den text som önskas på verifikatet, t.ex. " Inköp papper " 2. Hämta Färdiga texter från " Verifikationstext " - registret. 3. Ändra datum på verifikatet med <+> + <Verifikatdatum>. 4. Söka Verifikatnummer med <#> + <Ver. nummer> och sökruta. 5. Söka Ledtext på verifikat med <?> + <Ledtextnamn> och sökruta. 6. Söka verifikationsdatum med <$> + <Datum>. 7. Söka Radtext med <!> + <Radtext>. 8. Söka verifikationsbelopp med <%> + <Belopp. 9. Söka Verifikat med <=> + <Verifikatnummer>. 10. Söka verifikationstext med / + nummer 11. Söka verifikationstext med & + Text 12. Söka Journalhistorik med Alt + F 13. Hämta Boxen med Alt + B 14. Senast inslagna konto med 0 ( Nolla ) + Enter 15. Läsa in Bokföringsjournalerna från faktureringen. Söka belopp på verifikat med konto. Vid sökning av verifikat på belopp i kan du även ange ett konto. Ex.vis "%150;1010" ger alla verifikat med transaktionsrader med konto 1010 och debet 150:-

22 22 Grundbok, Inläsning av bokföringsorder Kör ut bokföringsorder. Bokföringsordern måste först köras ut i faktureringsprogrammet. Kontrollera utskriften och godkänn. Därefter ligger bokföringsordern i systemet klar för inläsning till bokföringen. Spara flera BF-ordrar. Om du anger <J> i Spara flera BF-ordrar i Ruta 7 i Företagsregistret (Faktureringen) så kommer bokföringsordrarna att sparas i en Box till grundbokföringen. Journalnummer enligt nedan går in i boxen. Numrerade journaler. Om du slår <Alt><J> på kommandoraden i Företagsregistret (faktureringen) får du upp en ruta i vilken du kan fylla i löpnummer för respektive journal. Detta kommer ut på respektive bokföringsorder. Förneka BF-order. När du lägger in bokföringsordrar i Boxen, kan du i datumfältet, ange N för att den inte skall sparas. OBS! Den tas bort helt. Praktiskt när du gjort en bortbokning som inte skall tas tillvara. Hämta boxen = <Alt><B>. Om du har valt enligt ovan så tar du fram Boxen med <Alt><B> när du står i Verifikationstextrutan. Här väljer du vilken bokföringsorder som du skall hämta in. När den sparas suddas den ur boxen. Editera rader i boxen. När du har tagit fram boxen med <Alt><B> så kan du editera rader med <Alt><E>. Här kan bokföringsorder suddas med F4. Spara till nästa period. När du valt ut en BF-order och har den uppe på skärmen som ett verifikat, kan du trycka <Alt><S> och spara verifikatet omvänt i Boxen, för att hämtas upp i nästa period.

23 Grundbok, Inläsning av bokföringsorder 23 Läsa in bokföringsordrar. Om du inte använder systemet med BF-ordrar i Boxen hämtar du enligt nedan. För att hämta in värden från försystemen ( Faktureringen ) ställer du dig i fältet för ledtext och trycker på: <F1> = Hämta avskrivningar. <F2> = Hämta lagerrörelse. <F4> = Hämta momsrapport. <F5> = Hämta kassa. <F6> = Hämta lön. <F7> = Hämta fakturerat. <F8> = Hämta inbetalt från kunder. <F9> = Hämta lev.fakturor. <F10> = Hämta betalda lev.fakturor.

24 24 Grundbok, Bokföringsorderns innehåll Bokföringsorders innehåll. 1. Bokföringsorder, Fakturerat. Fakturerat, Bokföringsorder + journaler Denna journal innehåller det du fakturerat dina kunder sedan förra journalen togs ut och godkändes. 1. Bokföringsorder med: Summerade konto. Debet och Kredit nedräknat. 2. Fakturajournal med: Faktura nr Kund nr Kund namn Fakturabelopp Nettobelopp Momsbelopp 3. Konteringsjournal ( AMKKONT.DOK ) med: Faktura nr Kund nr Kund namn Konto med belopp 4. Manuellt påbokade kundfakturor. Kund nr Kund namn Faktura nr Belopp (OBS! Ingår inte i bokföringsordern.) Moms

25 Grundbok, Bokföringsorderns innehåll 25 BF-order vid manuell påbokn. Om du anger <J> i fältet BF-order vid manuell påbokn. på sidan 7 i Företagsregistret för faktureringsprogrammet så kommer manuell påbokning (1.3.4) att komma med på bokföringsordern Fakturerat. Om du slår <Alt><K> på kommandoraden i manuell påbokning (1.3.4.) så får du upp en lista där du kan göra en detaljerad kontering. Stordatorkoppling. Om du anger <1> i fältet " Stordatorkoppling " på sidan 5 i Faktureringens Företagsregister så kommer poster från alla artikelrader att sparas vid fakturering, dock ej vid kontantnotor. Om du slår <Alt>+<F> i Bokföringsjournaler (1.5.7) så får du upp en rutin för att ta ut dessa poster. Du kan gallra på datum och kundnummer, och ange filnamnet för kopplingsfilen. Dessutom skapas en kontrollfil med extension.tot 2. Bokföringsorder, Inbetalt från kunder Inbetalt från kunder, Bokföringsorder + journaler. Denna journal innehåller vad dina kunder har betalt in sedan förra journalen skrevs ut och godkändes. 1. Bokföringsorder med: Summerade konto. Debet och Kredit nedräknat. 2. Inbetalningsjournal med: Faktura nr Kund nr Kund namn Belopp Ränta

26 26 Grundbok, Bokföringsorderns innehåll Kontroll BF-order mot kont. Om du anger <J> i fältet " Kolla BF-order mot kont. " på sidan 7 i Faktureringens Företagsregister så kollas bokföringsordern för inbetalt från kunder mot konteringslistan. Vid differens skrivs beloppet från konteringslistan också ut på Bf-ordern. 3. Bokföringsorder, Inreg.lev.fakturor Inreg.lev.fakturor, Bokföringsorder + journaler Denna journal innehåller vad du har registrerat som leverantörsskuld sedan förra journalen skrevs ut och godkändes. 1. Bokföringsorder med: Summerade konto. Debet och Kredit nedräknade. 2. Inregistreringsjournal med: Lev. nummer Lev. namn Löpnummer Faktura nr Fakturabelopp Momsbelopp 3. Konteringsjournal ( AMLKONT.DOK ) med: Löpnummer Lev.nummer Lev. namn Konto med belopp

27 Grundbok, Bokföringsorderns innehåll Bokföringsorder, Betalda lev.fakturor Betalda lev.fakturor, bokföringsorder + journaler Denna journal innehåller vad du har betalt ut till dina leverantörer sedan förra journalen skrevs ut och godkändes. 1. Bokföringsorder med: Summerade konto. Debet och Kredit nedräknade. 2. Utbetalningsjournal med Löpnummer Lev.nummer Lev.namn Faktura nr Belopp 5. Lagerredovisning Bokföringsordern visar aktuellt lageruttag efter fakturering och uttag i lager. Du kan välja om konteringsjournalen skall skrivas ut. 1. Bokföringsorder med: Summerade konto. Debet och Kredit nedräknade. 2. Konteringsjournal med: Artikelnummer Benämning Typ Antal Inpris Radsumma Totalsumma (F = Faktura, K = Kassakvitto, etc) Se vidare, Faktureringsmanualen, Utskrifter, Bokföringslistor

28 28 Grundbok, Bokföringsorderns innehåll Godkänna inläsningen. Efter inläsningen godkänner du verifikaten och dina bokföringsordrar är därmed bokförda. Märk bokföringsordrarna med respektive verifikatnummer och placera dem i verifikatpärmen.

29 Grundbok, Registrera verifikat 29 Registrering av verifikat. Verifikatnummer. Verifikatnummer uppdateras automatiskt. Nummerserien kan ändras enligt rubrik ovan: Ändra verifikatnummer. Se sidan Rätt datum. Om inte rätt datum finns i rutan, ändra. Datum skall skrivas på formen om datum är 23 Jan Snabbändra datum. Om inte rätt datum finns i rutan, då kan du ändra med snabbfunktionen <+><datum>. Snabbändringen görs i ledtextrutan. Du behöver alltså inte hoppa upp till datum för att ändra. Ändringen kan också göras "ovanpå" en skriven text i ledtextrutan. Föreslå systemdatum. I Bokföringens företagsregister kan du välja om du vill att datorns systemdatum skall föreslås vid grundbokföring.

30 30 Grundbok, Registrera verifikat Verifikattext. Skriv in verifikatnamnet eller hämta färdig text från textregistret. Sök verifikationstext med / + nummer Sök verifikationstext med & + Text Se Registervård, Verifikationstexter Visa Journalhistorik. När du står i fältet för Text kan du slå <Alt><F> och ange ett fakturanummer. Då visas journalhistoriken för denna faktura, med löpnummer. Kräver Reskontrahistorikmodulen. Söka kontonummer. Det finns flera olika vägar att hitta rätt kontonummer. I fältet för kontonr kan du : Skriva in hela eller början av kontonumret. Söka med sökruta med <#><Numret> eller del av numret. Söka med sökruta med <?><Namn> eller delar av namnet. Slå en <0> ( Nolla ) så kommer föregående kontonummer upp, sedan kan du bläddra vidare med <F5> - <F6>. Föregående konto = <F5>. När det finns ett konto på raden kan du bläddra till föregående konto med <F5>. Nästa konto = <F6>. När det finns ett konto på raden kan du bläddra till nästa konto med <F6>. Kostnadsställe. Om du har angivit <J> i kontoplanen kan du märka ditt konto med kostnadsställe. Det kommer fram ett fält för kostnadsställe där du kan söka med <#> eller <?>. Du lägger upp dina kostnadsställe i kostnadsställeregistret. Se Kostnadsställen. 2.6.

31 Grundbok, Registrera verifikat 31 Kostnadsställe i två nivåer. Om du i Företagsregistret har valt kostnadsställe i två nivåer kommer det ett fält till som skall fyllas i med kostnadsbärare. Du lägger upp dina kostnadsbärare i kostnadsställeregistret. Se Kostnadsställen Kostnadsställe i 2 nivåer, utskrift. Vid utskrift av kostnadsställen i två dimensioner kan du få fr.o.m. t.o.m. för varje dimension för sig. Se detaljer, 2.2. Utskrifter, sidan 50. Kostnadsställe i 2 nivåer, olika indelning. Om du anger <A> i fältet Två nivåer kostnadsställen i Företagsregistret i bokföringen kan du ange två nivåer av kostnadsställen med 2+4 tecken. (Vid valet J är det 3+3) Lägga upp nytt konto. Om du vill lägga upp ett nytt konto när du står i grundboken. Tryck <F8>. Du kommer direkt in i kontoplanen och kan lägga upp alla uppgifter för ditt konto. Kontot sparar du med <F1>. Debet/Kredit När ett konto skrivits in kommer markören att, beroende på vad som är valt i fältet "D/K" i kontoplanen, att ställa sig i någon av dessa kolumner. På balanskontona ( ) står normalt ingenting om debet eller kredit (bortsett från utgående moms 2410, som följer försäljningskontot och därför är ett kredit konto). Det ger sig självt vilken sida konteringen skall ske på för balanskonton om du alltid tar för vana att utföra bokningen på resultatkonto ( ) först. Flytta mellan Debet och Kredit. Förflyttning av markören mellan Debet och Kreditsidan görs genom att trycka på <Pil Ner> eller <Pil Upp>. Skrivs ett minustecken före beloppet på Debetsidan vid kontering kommer beloppet automatiskt att hamna på Kredit.

32 32 Grundbok, Registrera verifikat Registrera rest på kontot. Om du slår </500> i debet eller kreditfälten i bokföringen så jämnas kontosaldot ut så att det blir 500 kvar på kontot efter denna transaktion. Kommando i Debet/Kredit rutan. Till föregående eller nästa konto. När du står i beloppsrutorna kan du tryck <F5> eller <F6> för att bläddra mellan kontona. Hämta restbeloppet = <F8>. När du står i beloppsrutorna kan du hämta restbeloppet med <F8> eller <*>. Skriv radtext = <F10>. I Debet eller Kredit rutan, tryck <F10> för "Radtext". Du kan skriva in 25 tecken, texten kan du sedan söka på med <!><Text>. OBS! Vid sökning måste du skriva in hela textraden exakt som du skrev in när du registrerade radtexten. Även stora och små bokstäver. Kopiera radtext. Om du skrivet in någon radtext på en verifikationsrad, så kan du kopiera denna texten till nästa rad genom att trycka <F10>. Hämta valutarutan = <F9>. När du står i beloppsrutorna kan du hämta Valutarutan med <F9>. Förutsatt att du har valt i företagsregistret att kunna köra valuta. Ändra valuta. Valutaregistrering är en rutin i Ad Manus som möjliggör bokföring direkt i utländsk valuta i verifikatet. Programmet räknar automatiskt om vald valuta till svenska kronor. Om "Valuta" är valt i rutin Företagsregistret, kan nu valutaregistret öppnas och valutor kan läggas till eller ändras när du står på konteringsraden och trycker på <F9>.

33 Grundbok, Registrera verifikat 33 Valutaexempel. Ett varuinköp har skett i US-dollar med 400$. Valutakoden "$" har inmatats i valutaregistret samt kursen för dollar som är 7.50 SKR/$. Betalning gjordes mot bankkontot. Se till att "V" är valt i "Projekt/Valuta" -fältet rutin Företagsregistret. Hämta varuinköpskontot 4010, bekräfta med <Enter>. Markören förflyttar sig till Debet-fältet. Skriv in: <$400>, bekräfta med <Enter>. Beloppet $400 omräknas nu automatiskt till svenska kronor i debet-fältet enligt valutatabellen och visas samtidigt längst till höger i raden i dollar. Slutför bokningen av verifikatet genom att motboka konto 1040, checkkredit. Beloppet som ska motbokas hämtas genom att trycka på <F8>. Projekt. Om Projekt är valt i Företagsregistret kommer markören att ställa sig i kolumnen "Projekt" och vänta på att ett projektnamn eller nummer ska anges. Du söker i "Projekt" med sökruta och <#> eller <?>. Efter det kommer programmet att frågan om moms. Pågående projekt i sökruta Du kan ange i Företagsregistret om bara pågående projekt skall visas i sökrutan för projekt. I projektregistret visas alla projekt i sökrutan. Moms - fältet Detta fält har två olika automatiska konteringsfunktioner, se nedan. Moms = A. Om du har märkt kontot för automatkontering kommer det ett fält, "Moms" och förslår ett "A" för Automatkontering. Trycker du <Enter> utförs automatkonteringen. Du kan sudda "A:et" med ett <mellanslag> på tangentbordet för att förhindra konteringen.

34 34 Grundbok, Registrera verifikat Moms = A + 1. Du kan märka ditt konto både för Automatmoms och Automatkontering samtidigt. Båda fungerar, men du ser bara "A:et". Du kan sudda "A:et" med <N> eller <0> på tangentbordet för att förhindra konteringen. Moms = 1, 2 eller 3. Om du har angivit automatmoms i Kontoplanen, så kommer fältet "Moms" att förslå något av följande: <1> för fullmoms, <2> för reducerad moms, <3> för turistmoms och <7 eller 8> för " EU-moms ". Automatmomsen räknar momsen och redovisar den automatiskt på raden under. Se vidare under, Kontoplan 2.3. Du kan sudda " förslaget " med ett <N> eller <0> på tangentbordet för att förhindra konteringen. Hämta restbeloppet = <F8>. Hämta restbeloppet automatiskt med <F8> eller <*>. Markören hoppar därefter ner till kommandoraden. Spara med <F1> eller <*>.

35 Grundbok, På kommandoraden 35 På kommandoraden. Lagra verifikatet = <F1> eller <*>. F1 sparar gjorda verifikatet. Om du använder <*> så kommer en fråga: "Skall verifikatet sparas (J/N)" Börja om = <F2>. Tömmer skärmen utan att spara. Spara på föregående period = <F9>. Verifikatet sparas på föreg. period Verifikat som sparas på föregående period får sista verifikatsnumret i förgående period med ett tillägg :1, :2, :3 osv. Programmet visar verifikatnummer i en ruta vid spara i tidigare period.

36 36 Grundbok, På kommandoraden Spara på valfri period = <Alt><F9>. Man kan spara på valfri period genom att spara med <Alt><F9>. Om inte datum stämmer med perioden så kommer en varning, men det är ingen spärr. Programmet visar verifikatnummer i en ruta vid spara i tidigare period. Nästa lediga radnummer. När du står nere på kommandoraden så föreslås alltid nästa lediga rad, tryck <Enter> för att komma dit. Utskrift = <U>. Verifikatet skrivs ut på skrivaren. Tips! Innan du sparar ditt verifikat kan du skriva ut det med: <U> = Utskrift av verifikat, Detta fungerar bra som bokföringsorder. Här ser du direkt hur du har konterat verifikatet. Även lämpligt att klistra små kvitto o.dyl. på. Även befintliga verifikat kan skrivas ut med <U>.

37 Grundbok, På kommandoraden 37 Till textfältet = <Pil Upp>. Flyttar markören från kommandoraden till textfältet. Återgår till föregående meny = <Esc>. Med <Esc> eller <F3> kommer du ut till menyrutan. Aktuellt resultat = Res. I detta fält kan årets resultat fortlöpande följas. Om varulager finns måste detta naturligtvis vara bokfört för att få rätt resultat. Dölja resultatet. I sekretessregistret i faktureringen kan du för vissa personer dölja resultatet i grundboken. Period. I övre högra hörnet av skärmbilden visas den period som du för tillfället registrerar på. Seriebokföra verifikat Ibland finns behov av att kunna seriebokföra verifikat utan att behöva spara efter varje. T.ex. vid byte från ett annat bokföringssystem eller vid övergång från manuell bokföring. I textfältet skrivs ett < - > (minustecken) följt av det högsta verifikatnummer som ska omfattas. Efter bekräftelse med <Enter> skriver programmet automatiskt texten "Verifikation XX - XX" Seriebokföra, exempel. Om programmet står på verifikatnr: 160 och du vill seriebokföra fram till verifikat 180. Skriv då i textfältet: < -180 ><Enter>. Programmet kommer då att skriva ut verifikatnummer 180 och automatiskt skriva i textfältet: Verifikation

38 38 Grundbok, På kommandoraden Bokföringsorder som motbokar. Enligt bokföringslagen får ett redan lagrat verifikat inte ändras. Upptäcks fel som gjorts i registreringen tidigare måste en rättelse göras i form av en bokföringsorder. Denna bokföringsorder bokförs som ett nytt verifikat och "motbokar" de felaktigt lagrade verifikaten. Ta bort sista verifikation = <F4> Om du ångrar ditt sista verifikat. Tryck <F4> när du har verifikatet på skärmen och står på kommandoraden. Programmet frågar om du vill ta bort verifikatet. Svarar du <J> kommer verifikatets belopp att räknas bort och du hamnar i ledtextfältet. Som du ser ligger raderna kvar på verifikatet, du kan med <Enter> hoppa ner till första raden och ändra det som är fel. Spara med <F1>. Info-ruta = <Alt><I> Om du vill skriva in någon information för verifikatet, tryck <Alt><I>. En ruta med 9 rader á 50 tecken kommer fram där du kan anteckna något om verifikatet. Anteckningarna skrivs ut tillsammans med verifikatet om du trycker <U> och <Enter>. Anteckningarna kan skrivas ut i grundboken. Även på ett befintligt verifikat kan anteckningar göras. Utskriften kan göras dynamisk, dvs. raderna skrivs bara ut om det finns något skrivet på dem.

39 Utskrifter, Allmänt Utskrifter. Allmänt I Ad Manus utskriftsrutin skriver du ut grundbok, huvudbok, balansräkning, saldolista, momsrapport, statistiklista m.m. Med effektiva sökfunktioner skriver programmet ut precis de uppgifter som önskas. Skulle inte programmets färdiga rapporter räcka till, kan du skapa egna rapporter i Dokumenteditorn. Utskrifter även om annan är inne. Bokföringslistor ( 2.2 ) kan köras även om någon annan är inne i bokföringen. 3 dimensionella bokföringslistor som värde. Gallring av bokföringslistor i 3 dimensioner sker som värde, ej som text.

40 40 Utskrifter, Allmänt Listor i 3 dimensioner. #037 / #038 = Sätt fr.o.m. / t.o.m. i 3 dimensioner Ex. # # Skriver konto , Dim och Dim Ex. #037 *.32.* #038 *.35.* Skriver konton och Dim 2 enligt val i bilden (2.2), och Dim Kontosaldo ifrån konteringshist. Möjlighet att ta ut en lista per konto över vilka leverantörer som finns i konteringshistoriken och totalt belopp på dessa för ett visst datumintervall. ====================================================== #058 L # # Använda konton # #989-- # Sida # Nummer Namn Saldo # # #

41 Utskrifter, Allmänt 41 Journalhistorik i huvudboken. Om du anger <J> i fältet " Journal i huvudbok " på sidan W i faktureringens företagregister så kommer du att kunna skriva ut journalhistorik för fakturerat och inreg. lev. fakturor på huvudboken. OBS! När du ändrar till <J> måste journalhistoriken reorganiseras. Nya koder finns till huvudbok. Nya koder till huvudbok : 014:1 Anger att journal för 1210/1510 och 2110/2440 skall skrivas ut. 302:1 Skriver kundnr 302 Skriver kundnamn 303 Skriver datum 301 Skriver fakturanummer/lpnr 310 Skriver fakturabelopp

42 42 Utskrifter, Färdiga rapporter Färdiga rapporter. Allmänt. Ad Manus utskriftsrutin innehåller 22 st färdiga rapporter. 20 av rapporterna kan du fritt ändra i Dokumenteditorn i Ad Manus huvudmeny. Bokföringsdokumenten heter T.ex. AMBOK01.DOK (Grundbok) AMBOK02.DOK ( Huvudbok) osv. 1. Grundbok. Grundboklistan visar verifikat med: Ledtext. Verifikatnummer. Verifikatdatum. Debet. Kredit. 2. Huvudbok. Huvudbokslistan visar alla händelser / konto / period / datum. Ledtext. Verifikatnummer. Verifikatdatum. Belopp. Salderade belopp. 3. Balansräkning. Balansräkning visar alla använda konto i kontoklass 1 och 2. Ingående balans Under perioden Utgående balans

43 Utskrifter, Färdiga rapporter Resultaträkning. Resultaträkning visar alla använda konto i kontoklass 3-8. Perioden Ackumulerat saldo 5. Kontoplan. Kontoplanslistan visar alla registrerade konto med: Kontonummer. Kontonamn. SRU-kod. Automatmoms. Momsrad. Debet / Kredit. MR = Momsrad. KS = Kostnadsställe. 6. Bokslutstablå. Bokslutstablån används i bokslutsarbetet för att slippa att sitta och göra egna listor och anteckningar. Listan visar endast använda konto. Innehåll: Kontonummer. Kontonamn. Saldo föregående år. Saldo perioden. Bokslutspost debet / kredit. Utgående balans debet / kredit. Vinst & Förlust debet / kredit. 7. Kontosaldering. Denna lista fungerar ungefär som en huvudbokslista med anteckningsmöjlighet.

44 44 Utskrifter, Färdiga rapporter 8. Saldolista. Saldolistan kör saldo på använda konto och visar vad som finns som ingående balans / perioden / utgående balans. Konton summeras per kontoklass. 9. Statistiklista. Statistiklistan kör ut alla använda konto och visar diff. från föregående år resp. diff. budget. Skillnaden visas även i procent (%). Konton summeras per kontoklass. Innehåller: Kontonummer. Kontonamn. Avvikelse från föreg.år (i kr och %). Avvikelse från budget (i kr och %). 10. Bokslut. Denna rapport innehåller en standardmall för framställning av en komplett årsredovisning i Ad Manus. Från räkenskaperna i Ad Manus Bokföring sker uppdatering av rapporten med Resultat - och Balansräkning. Med stöd av uppgifter i SRU-registret genereras dessutom en del övrig information såsom organisationsnummer, företagets namn, räkenskapsårets omfattning mm. Eftersom dokumentet är en standardmall krävs i varje enskilt företag en lokal anpassning av dokumentet AMBOK10.DOK. Detta sker i Dokumenteditorn som följer med varje Ad Manus-program. I de fält i dokumentet där " #KOD---- " förekommer hämtas uppgifterna automatiskt från lagrad information i redovisningen. Övriga variabler som markerats med " XXXX " måste editeras manuellt. Detta gäller även de texter som inte är tillämpliga i det enskilda fallet.

45 Utskrifter, Färdiga rapporter SRU-rapport. I denna rutin kan deklarationen levereras till Skatteförvaltningen på diskett. Detta som ett alternativ till att själv föra över uppgifterna från rapporterna i redovisningen till deklarationsblanketten, numera räkenskapsschema. Detta förutsätter att redovisningen i Ad Manus fullföljs på ett korrekt sätt. Dessutom måste SRU-registret innehålla korrekt information och varje konto i kontoplanen skall innehålla uppgift om vilken SRU-kod som skall gälla. Ytterligare information finns att tillgå i skatteförvaltningens RSV 291 " Hur man lämnar SRU-uppgifter via ADB " Utskrift med <F10> = SRU-Register. 12. SIE-export typ 2 Listan används för kommunicera med andra redovisningsprogram eller kalkylprogram. OBS! Listan skrives ut med F1= Skrivare och går normalt till Ad Manuskatalogen, där den sedan kan kopieras vidare till annat medium. Går du in i dokumentet AMBOK12.DOK så kan du där styra det fritt. Standard Import och Export -lista som visar: På kommandoraden kan du trycka <F10> = SRU-register och fylla i företagets namn och reg.nr. som då kommer med på SIE-filen. Företagsuppgifter Kontoplan Balansräkning Resultaträkning Ny SIE-export typ 2. Formatet för SIE har ändrats, och dokumenten AMBOK12.DOK och AMBOK14.DOK har justerats för att följa detta. En ny #-kod, #120:31, har tillkommit.

46 46 Utskrifter, Färdiga rapporter 13. Alt. resultaträkning Den alternativa resultaträkningen visar: Utfall för perioden i kr och % Budget för perioden i kr och % Utfall ackumulerat i kr och % Budget ackumulerat i kr och % 14. SIE-export typ 4 Listan används för kommunicera med andra redovisningsprogram eller kalkylprogram. OBS! Listan skrives ut med F1= Skrivare och går normalt till Ad Manuskatalogen, där den sedan kan kopieras vidare till annat medium. Går du in i dokumentet AMBOK14.DOK så kan du där styra det fritt. Standard Import och Export -lista som visar: På kommandoraden kan du trycka <F10> = SRU-register och fylla i företagets namn och reg.nr. som då kommer med på SIE-filen. Företagsuppgifter Kontoplan Balansräkning Resultaträkning Grundboksverifikat Ny SIE-exporttyp 4. Formatet för SIE har ändrats, och dokumenten AMBOK12.DOK och AMBOK14.DOK har justerats för att följa detta. En ny #-kod, #120:31, har tillkommit.

47 Utskrifter, Momsrapporten 47 M. Momsrapport.

48 48 Utskrifter, Momsrapporten Nyheter Ny momsrapport Under år 2007 tillkom det en ny momsrapport. I bokföringens företagsregister väljer du den nya momsrapporten och transformation av kontona. Det finns en speciell Momsmanual på PDF format att ladda ner från vår hemsida, Nya momsregler = Byggmomsen. Under år 2007 tillkom Omvänd skattskyldighet. Det finns en speciell Byggmoms-manual på PDF format att ladda ner från, och Skatteverkets publikationer på Momsrapporten kan du ta ut på skärm eller på skrivare för att kontrollera, eller skriva ut den för gott, som bokföringsunderlag. I grundboken kan du hämta momsrapporten direkt som ett verifikat. Momsrapporten innehåller uppgifter som du kan föra in på din momsredovisningstalong. Nedanför momsuppgifterna finns en rutin som kontrollräknar att momsen stämmer mot bokförd omsättning. Skillnaden längst ner visar diff. på bokförd omsättning. Efter att momsrapporten skrivits ut kan du i grundboken kalla fram momsrapporten för att bokföras. Redovisning mervärdesskatt Mervärdesskatten redovisas varje månad. För att momsrapporten skall skrivas ut med värden från den period som åsyftas, måste urgallring i fältet "Period" ske för den period som skall redovisas.

49 Utskrifter, Momsrapporten 49 Kontrollera momsen. Innan momsrapporten bokförs bör de utskrivna beloppen kontrolleras. Efter momsrapportens bokföringsorder skrivs det ut en "kontroll av moms mot omsättningen". Differensen bör som mest vara några kronor. Skulle skillnaden vara större kan det bero på olika orsaker enligt nedan. Kontrollista för momsdiffar. Om det blev en differens som du vill kontrollera, så finns det i Utskrifter 3.2. en momskontrollista. Istället för något listnummer så skriver du ett <K> och kör ut den på <F7> eller <F1>. Programmet letar upp alla verifikat som har någon utgående moms. Blev differensen stor? Följande kan vara orsaken: Nya konton har lagts upp och fel momsstyrning angivits. Moms och försäljning har bokförts separat och något har då glömts. Tidigare momsrapporter har ej redovisats eller bokförts etc. Du har valt fel perioder för momsrapporten. Du har sålt inventarier på inventariekontot och bokfört moms. Du har bokfört en kundförlust. En förutsättning för att programmet ska ge rätt uppgifter är att alla konton måste vara korrekt ifyllda samt att moms och omsättning bokförs korrekt. Bokföra momsen. Den utskrivna momsrapporten bokförs som sista verifikat i Perioden innan periodavslut sker. Momsrapporten kan hämtas fram direkt i grundbokföringen med <F4>.

50 50 Utskrifter, Momsrapporten Nya listor för ÅRL. ( Årsredovisningslagen ) Utseendet på balans och resultaträkning har ändrats totalt, och med filerna AMBOK20-23.DOK kan du få ut balans och resultat enligt ÅRL, dels detaljerat som de gamla listorna, dels summerat i grupper, som det skall vara enligt ÅRL. 20. ÅRL Balansräkning. 21. ÅRL Balanslista. 22. ÅRL Resultaträkning. 23. ÅRL Resultatlista. ÅRL = Årsredovisningslagen 30. EUBAS Balans. 31. EUBAS Resultat. Konvertering till kontoplan EUBAS. Se vidare under 2.3 Kontoplan. K. Momskontrollista. Om du får en differans på din momsrapport så kan det vara ganska arbetssamt att hitta var felet är. Med denna momskontrollista så finner du felet på någon minut.

51 Utskrifter, Urval 51 Urval av utskrifter. Allmänt. Här gallrar du ut den information som skall finnas med på rapporten. Använd <Pil Upp> för att flytta markören till önskat fält. Utför gallringen, eller gallringarna om det är flera, och bekräfta valen med <Enter>. Verifikatnummer. Du kan ange ett intervall av verifikatnummer som skall finnas med på din lista. Period (månad). Här kan du sätta vilken eller vilka månader som skall med på din lista. Datumintervall. Om du anger <#017> i början av bokföringslistor, ex.vis balans och resultaträkning, så kommer perioden att bestämmas av from-tom datum i stället för perioder.

52 52 Utskrifter, Urval På så sätt kan all bokföring registreras i en period, och listorna tas ut på datumintervall i stället för perioder. Datumstyrd momsrapport. Skall momsrapporten styras på datum måste du ange <J> i fältet " Datumstyrd momsrapport " i Företagsregistret. Datum. Här anger du det datumintervall som skall ingå i din utskrift. Programmet föreslår från till ( ). Konto. Här anger du vilka konto som skall ingå i listan. Kostnadsställe. Här kan du göra en urgallring på dina kostnadsställe eller kostnadsbärare. Du kan välja antingen kostnadsställe eller kostnadsbärare. Skriv in här vilka konto du vill ha ut på listor. Valet fungerar för huvudbok och balans & resultaträkning. Gallra kostnadställe. Om du anger ex.vis <#50> i fältet Kostnadsställe så gallras bara konton med kostnadsställe 50 i antingen första eller andra nivån ut. Om du anger samma kostnadsställe i fr.o.m. och t.o.m. vid bokföringsutskrifter så skrivs bara detta kostnadsställe ut. Utskrift kostnadsställe / bärare Om du vill ha med konto som innehåller kostnadsställe resp. kostnads-bärare skriv <J>. Svarar du <N> summeras kostnaderna upp på resp. huvudkonto.

53 Utskrifter, Urval 53 Exempel, Kostnadsställe. På en byggnadsfirma har ett hotellbygge fått arbetsnummer 510. Vid bokföringen märks alla transaktioner som rör bygget med tillägget ".510". T.ex. kontot för försäljning , och inköp materiel När bygget är färdigt önskas en balansräkning. Ange 510 i fältet "Kostnadsställe". Rapporten som skrivs ut kommer då endast att omfatta detta bygge. Kostnadsställe kan vara alfanumeriska. Exempel, Kostnadsbärare. Samma exempel som ovan med Kostnadsbärare. Kontot kan delas upp ytterligare med kostnadsbärare 10, 20, 30 osv. Kontot kan gälla: Försäljning till bygge 510, arbetskostnad. Ange 20 i fältet "Kostnadsställe". Rapporten som skrivs ut kommer då endast att omfatta arbetskostnad. Kostnadsbärare kan vara alfanumeriska. Fritext. Du kan märka utskrifter med en fri textsträng. Strängen är 42 tecken lång. Välja lista och antal. Rapporter väljs i fälten "Lista 1-5" genom att ange numret på den färdiga rapporten samt antal. Färdiga rapporter kan tas fram i Dokumenteditorn och ändras. I systemet kan 99 olika rapporter finnas. * visar ruta med listor. Om du slår en <*> i listnummerfältet så får du upp en ruta som visar alla tillgängliga listor.

54 54 Utskrifter, Urval På kommandoraden. Utskrift kan göras på. <F1> = På skrivare. <F7> = På skärm. <F9> = Till fil. Byta år = <Alt><Y>. Om du slår <Alt><Y> på kommandoraden hoppar du mellan föregående år och innevarande år. Med <Alt>+<Y> igen återgår du till innevarande år. Du återgår till det som står i företagsregistret då du går ur rutinen. Tusenkomma i värdefält I fältet Tusenkomma i värdefält i fakturaprogrammets Företagsregister, Ruta 2 kan du ange <M> för mellanrums-avgränsare i stället för komma. Funktionen kan även sättas på/stängas av i ett dokument. Koden skrivs in i början av dokumentet: #086 = J #086:1 = N #086:2 = M Funktionen fungerar inte bara på bokföringslistor, utan även på fakturor, beställningar, artikellistor, kundlistor m.m.