Uppföljning av revisionsrapport

Transkript

1 Uppföljning av revisionsrapport Styrning av bolagen samt faktura- och lönehantering Alvesta Energi AB Alvesta Elnät AB 14 december 2012 Jard Larsson Certifierad kommunal revisor 1

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfråga och revisionsmetod Uppdrag Uppdrag Sammanfattning Revisionens bedömning Revisionens bedömning Iakttagelser och bedömning Bolagsordning och ägardirektiv Kundfakturahantering Leverantörsfakturahantering Lönehantering Ekonomisystem

3 1 Bakgrund, revisionsfråga och revisionsmetod 1.1 Uppdrag 2009 Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av de förtroendevalda lekmannarevisorerna i Alvesta Energi AB och Alvesta Elnät AB granskat: om bolagens styrning är ändamålsenlig och om bolagens relation till kommunstyrelsen och den kommunala förvaltningen fungerar på ett tillfredsställande sätt. Vi har bland annat granskat ägardirektiv och bolagsordning. om faktura- och lönehanteringen sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. (I granskningen har inte ingått att granska innehållet i de granskade fakturorna.) Ur kommunens årsredovisning 2008 kan följande utläsas: Alvesta Energi har till uppgift att bedriva verksamhet inom energi och kommunikation. Alvesta Energi ska verka för, bidra till och utveckla en bättre livsmiljö för Alvesta kommuns invånare och företag. Verksamheten ska bedrivas på affärsmässiga grunder. Alvesta Energi består av moderbolaget Alvesta Energi AB och dess dotterbolag Alvesta Elnät AB. Alvesta Elnät AB äger i sin tur hälften av bolaget Bredband i Värend AB (BIVA). Alvesta Energikoncern ägs till 100 % av det kommunala bolaget Alvesta Kommunföretag AB. Intervjuer har gjorts med VD och ekonomichef i de båda bolagen. Genomgång har skett av bland annat följande dokumentation: Bolagsordningarna för Alvesta Energi AB och Alvesta Elnät AB ( ) Riktlinjer och mål/ Ägardirektiv för Alvesta Energi AB ( ) Intern kontroll inom Alvesta Energikoncern ( ) Leverantörsfakturahantering ( ) Instruktion för attest och godkännande ( ) Flödesschema för elmätvärdeshanteringen 2009 Ett urval av fakturor har granskats. 3

4 1.2 Uppdrag 2012 PwC kommunal sektor har på uppdrag av de förtroendevalda lekmannarevisorerna i Alvesta Energi AB och Alvesta Elnät AB gjort en uppföljning av den under 2009 genomförda granskningen av: om bolagens styrning är ändamålsenlig och om faktura- och lönehanteringen sköts på ett ändamålsenligt sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Intervjuer har gjorts med bolagets ordförande, VD och ekonomichef. Genomgång/ granskning har skett av bland annat följande dokumentation: Riktlinjer och mål/ Ägardirektiv för Alvesta Energi AB ( ) Bolagsordningarna för Alvesta Energi AB och Alvesta Elnät AB ( ) Arbetsordning för styrelsen 2012 ( ) (nov 2012 oförändrad) VD-instruktion 2012 ( ) (nov 2012 oförändrad) Internkontroll för 2011 för Alvesta Energi Leverantörsfakturahantering ( ) (oförändrad) Instruktion för attest och godkännande m m Mål och budget för Alvestas kommunkoncern 2012 ( ) (KF ) Rapporten är kvalitetsgranskad inom PwC och har faktagranskats av ledningen för Alvesta Energi/Elnät AB. 2 Sammanfattning 2.1 Revisionens bedömning 2009 Vi bedömer att bolagsordningarna och ägardirektiven inte är fullt harmonierade med varandra vilket bör ske vid kommande revidering av dessa båda dokument. Vi bedömer att bolaget kan få svårigheter med att genomföra större kommande investeringar utan att detta får tära på soliditet och lönsamhet. Ägardirektiv och bolagsordning bör, såsom planeras, årligen ses över. Bolagens roll bör tydliggöras avseende när affärsmässighet och optimalt resursnyttjande skall råda kontra när samutnyttjande av resurser skall ske med kommunen. Bolagens ekonomiska processer är väl kartlagda och dokumenterade. Kundfaktureringen fungerar ändamålsenligt. Leverantörsfaktureringen fungerar ändamålsenligt men skulle kunna effektiviseras. Lönehanteringen köps och utförs till stor del av kommunens personalenhet. Hanteringen fungerar på ett tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen fungerar således. 4

5 2.2 Revisionens bedömning 2012 Vi bedömer att bolagsordningarna och ägardirektiven, fortfarande, inte är harmonierade med varandra vilket bör ske snarast möjligt. Det har inte skett någon årlig översyn av ägardirektiv och bolagsordning såsom planerats. Vi bedömer, fortfarande, att bolaget kan få svårigheter med att genomföra större kommande investeringar utan att detta får tära på soliditet och lönsamhet. Bolagens roll bör tydliggöras avseende när affärsmässighet och optimalt resursnyttjande skall råda kontra när samutnyttjande av resurser skall ske med kommunen. Bolagens ekonomiska processer är väl kartlagda och dokumenterade. Kundfaktureringen fungerar ändamålsenligt vilket även leverantörsfaktureringen gör. Lönehanteringen köps och utförs till stor del av kommunens personalenhet. Hanteringen fungerar på ett tillfredsställande sätt. Den interna kontrollen fungerar således relativt väl. 3 Iakttagelser och bedömning 3.1 Bolagsordning och ägardirektiv Iakttagelser Ur bolagsordningen för Alvesta Energi AB framgår under 3 ändamål för bolagets verksamhet följande: Bolagets syfte är att enligt god teknisk praxis och med optimalt resursutnyttjande främja en god elförsörjning. Bolaget ska även enligt samma premisser driva fjärrvärmerörelse inom Alvesta kommun. Under 4 föremål för bolagets verksamhet framgår följande: Bolaget har till föremål för sin verksamhet att bedriva handel med el samt producera, distribuera och sälja fjärrvärme. Ur bolagsordningen för Alvesta Elnät AB framgår under 3 ändamål för bolagets verksamhet följande: Bolagets syfte är att främja distributionen av el inom Alvesta kommun. Under 4 föremål för bolagets verksamhet framgår följande: Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Alvesta kommun, eller om bättre ändamålsenlighet därmed uppnås, i geografisk närhet av Alvesta kommun driva nätverksamhet. Av riktlinjer och mål/ ägardirektiv under ägaridé framgår bland annat följande: 5

6 Lönsamhet, välskött företag som ger kommunen avkastning både vad gäller verksamhetsnytta och i ekonomiska termer. Bolaget skall verka på affärsmässiga grunder. Bolagets ekonomiska mål för verksamheten är bland annat följande: Resultat efter bokslutsdispositioner men före koncerngemensamma bokslutsdispositioner och skatt minst 2,2 mnkr per år. Hela resultatet, eller del av, lämnas som koncernbidrag till moderbolaget. Soliditeten skall öka på sikt (i bokslut 2007 är värdet 8,0 %) Under avsnitt samordning framgår bland annat följande: Bolagen ingår i kommunkoncernen. Alla företag skall sträva efter att samarbeta bra för gemensam kommunnytta, att minska kostnader och effektiv verksamhet. Enligt VD är målsättningen att elbolaget skall ha kunder år 2010 med den struktur och bemanning som bolaget har idag. Idag har elbolaget drygt kunder Bedömning Kommunala bolag får enligt kommunallagen inte ha vinstsyfte. De skall uppfylla ett kommunalt ändamål vilket innebär att det kommunala ändamålet måste tas in i bolagsordningen. Anger inte bolagsordningen det kommunala ändamålet innebär detta att aktiebolagslagens vinstsyfte gäller för bolaget. I ägardirektiven framgår att bolagen skall redovisa ett resultat om 2,2 milj kr efter bokslutsdispositioner. Det framgår inte något motiv till varför resultatkravet är lagt på denna nivå. Bolagen skulle enligt vår bedömning kunna ge ett bättre resultat om de fick drivas mer affärsmässigt. Vi ifrågasätter att det i ägardirektiven anges att bolagen skall bedrivas affärsmässigt och att bolagen samtidigt köper asfalt internt i kommunen till en hög kostnad. Vi bedömer att bolagsordningarna och ägardirektiven inte är fullt harmonierade med varandra vilket bör ske vid kommande revidering av dessa båda dokument. Som exempel kan vi konstatera att ägarna (kommunen) i ägardirektivet kräver ett resultat om minst 2,2 milj kr samt ökad soliditet samtidigt som bolagsordningen har fokus på allmännyttan och säkerställandet av kommunens elförsörjning. Vi bedömer att bolagen får svårigheter med att genomföra större kommande investeringar utan att detta får tära på soliditet och lönsamhet. 6

7 Administrations- och ekonomiprocesserna har effektiviserats. Vi bedömer således att målsättningen att elbolagen skall hantera kunder år 2010 med den struktur och bemanning som bolagen har idag är möjlig. (Gäller inte 2012.) Iakttagelser I mars 2012 såldes bolagets elhandel till Bixia AB där Alvesta Energi är delägare Bolagsordning Ur bolagsordningen för Alvesta Energi AB framgår under 3 ändamål för bolagets verksamhet följande: Bolagets syfte är att enligt god teknisk praxis och med optimalt resursutnyttjande främja en god elförsörjning. Bolaget ska även enligt samma premisser driva fjärrvärmerörelse inom Alvesta kommun. Under 4 föremål för bolagets verksamhet framgår följande: Bolaget har till föremål för sin verksamhet att bedriva handel med el samt producera, distribuera och sälja fjärrvärme. Ur bolagsordningen för Alvesta Elnät AB framgår under 3 ändamål för bolagets verksamhet följande: Bolagets syfte är att främja distributionen av el inom Alvesta kommun. Under 4 föremål för bolagets verksamhet framgår följande: Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Alvesta kommun, eller om bättre ändamålsenlighet därmed uppnås, i geografisk närhet av Alvesta kommun driva nätverksamhet Grunder för verksamhet i bolagsform antagna i kommunfullmäktige 15 juni 2010 Motiv till att kommunen äger ett moderbolag med dotterbolag är sammanfattningsvis: Strategiska Ekonomiska Kommunnytta Kompetensmässiga De kommunala bolagen är en del i den kommunala verksamheten, men drivs i företagsform. Skattesubvention till bolag får inte förekomma. Bolagen skall leva på egna intäkter och den ekonomiska stabiliteten stärkas (ökad soliditet). Bolagen är självständiga juridiska personer som juridiskt har större befogenheter än en kommunal nämnd. För att säkerställa inflytande över verksamhet och ekonomi i bolagen har kommunen direkt eller genom sitt moderbolag ett antal formella styrdokument. 7

8 Kommunfullmäktige har uppdragit åt ägarbolaget Alvesta Kommunföretag AB att förvalta och utöva kommunens ägarroll. Kommunstyrelsen beslutar om särskilda riktlinjer och mål (ägardirektiv) till moderbolaget och Kommunföretag beslutar i sin tur om direktiv till övriga bolag. Direktiven skall fastställas på respektive bolagsstämma Ägardirektiv För Alvesta Energi AB inklusive dotterbolaget Alvesta Elnät AB gäller följande direktiv antagna 29 september 2010 av styrelsen för Alvesta Kommunföretag AB: Direktivet skall gälla från den extra bolagsstämma Direktivet är ett komplement till gällande bolagsordning. Av riktlinjer och mål/ ägardirektiv under ägaridé framgår bland annat följande: Lönsamhet, välskött företag som ger kommunen avkastning både vad gäller verksamhetsnytta och i ekonomiska termer. (oförändrat) Bolaget skall verka på affärsmässiga grunder. (oförändrat) Genomföra kommunens klimat- och energiplan. (nytt) Stimulera till en minskad och miljövänligare energiförbrukning (nytt) Utveckla IT-infrastrukturen för data- och telekommunikation och därigenom förbättra kommunens attraktionskraft och utvecklingsmöjligheter. (nytt) Enligt ekonomichefen är det BIVA AB som har huvudansvaret för den sista punkten. Bolagets ekonomiska mål för verksamheten är bland annat följande: Resultat efter bokslutsdispositioner men före koncerngemensamma bokslutsdispositioner och skatt minst 2,2 mnkr per år. Hela resultatet, eller del av, lämnas som koncernbidrag till moderbolaget. (oförändrat) Soliditeten skall öka på sikt (bokslut 2009 är värdet 9,9 %). (har ökat från 8 %) Under avsnitt samordning framgår bland annat följande: Bolagen ingår i kommunkoncernen. Alla bolag, inkl kommunen, skall samarbeta för gemensam kommunnytta. (oförändrat) Arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion I arbetsordningen regleras bl a följande: Styrelsens uppgifter Ordförandes uppgifter Antal styrelsesammanträden Kallelse och styrelsesammanträden Protokoll Offentlighetsprincipen 8

9 I VD-instruktionen regleras ansvarsfördelning mellan styrelsen och VD samt VD:s ansvar Bedömning I ägardirektiven framgår, fortfarande efter tre år, att bolagen skall redovisa ett resultat om 2,2 milj kr efter bokslutsdispositioner. Det framgår inte något motiv till varför resultatkravet är lagt på denna nivå. Bolagen skulle enligt vår bedömning kunna ge ett bättre resultat om de fick drivas mer affärsmässigt. Vi bedömer att bolagsordningarna och ägardirektiven, fortfarande efter tre år, inte är harmonierade med varandra vilket bör ske snarast möjligt. Som exempel kan vi konstatera att ägarna i ägardirektivet kräver ett resultat om minst 2,2 milj kr samt ökad soliditet samtidigt som bolagsordningen har fokus på allmännyttan och säkerställandet av kommunens elförsörjning. Vi bedömer att bolagen får svårigheter med att genomföra större kommande investeringar utan att detta får tära på soliditet och lönsamhet. 3.2 Kundfakturahantering Iakttagelser Under 2008 hanterades kundfakturor. Vi kan således konstatera att bolagen har en omfattande kundfakturahantering. Under 2008 har bolagen övergått till månadsfakturering för att minska kapitalbindningen och kreditriskerna. Cirka 130 milj kr faktureras årligen. Följande ordning gäller: 1. Mätaravläsning görs månatligen via nytt elmätarsystem. 2. Fakturaunderlag skickas elektroniskt till företaget I-Data som svarar för utskick av fakturor. 3. Kunderna betalar via bank (viss kontanthantering förekommer). 4. Kravhanteringen köps av företaget Visma. Bolagen har en omfattande uppföljning av kundfaktureringen. Uppföljningsrapporterna följs aktivt upp av tjänstemännen. Vi har genomfört stickprovsvisa fakturagranskningar Bedömning Kundfakturahanteringen bedömer vi fungerar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Bolagen har låg kostnad per producerad faktura. 9

10 Vi bedömer att det fungerar med att fakturor skickas ut i rätt tid, de betalas i rätt tid, påminnelser går ut i rätt tid och att uppföljningen fungerar på ett bra sätt. Den interna kontrollen fungerar väl Iakttagelser Under 2012 såldes verksamheten och kundstocken för elhandel till Bixia AB. I samband med försäljningen bildades delägarskap i Bixia AB. Bolaget har efter försäljningen konverterat över kunder med produkten elhandel och som befann sig utanför Alvesta Elnäts nätområde. Detta rörde sig om cirka kunder. Denna försäljning gör att bolaget har minskat antalet kundfakturor och hamnar runt fakturor under Tanken är att samtliga elhandelskunder skall konverteras över till Bixia AB kundreskontra under början av Under tiden fakturerar Alvesta Energi AB på uppdrag av Bixia AB och Alvesta Elnät elhandel och elnät. Bolaget kommer därmed att fakturera totalt cirka 220 miljoner kronor under Följande ordning gäller: 1. Mätaravläsning görs månatligen via mätaren som är kopplat till ett mätinsamlingssystem. 2. Alla värden överförs med automatik från mätinsamlingssystemet till kundreskontrasystemet för att kunna skapa fakturaunderlag. 3. Fakturaunderlag skickas elektroniskt till Idata som svarar för utskrift och utskick av fakturorna via post samt e-faktura. 4. Bokföringsunderlag tas fram ur kundreskontrasystemet och redovisas samt konteras på respektive bolag. 5. Kunderna betalar via bankgiro och det förekommer en viss kontanthantering. Bolaget har arbetat hårt för att den ska minimeras och slutligen försvinna totalt. 6. Kravhanteringen köps av inkassobolaget Visma Collectors AB. Bolaget har en omfattande uppföljning av kundfaktureringen och inkassoärenden. Uppföljningsrapporter följs aktivt upp av ekonomifunktionen. Enligt ekonomichefen fungerar kundfaktureringen på ett tillfredsställande sätt Bedömning Kundfakturahanteringen bedömer vi fungerar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi bedömer att det fungerar med att fakturor skickas ut i rätt tid, de betalas i rätt tid, påminnelser går ut i rätt tid och att uppföljningen fungerar på ett bra sätt. Den interna kontrollen fungerar väl då det även finns systembaserade kontroller. 10

11 3.3 Leverantörsfakturahantering Iakttagelser Årligen hanteras cirka leverantörsfakturor. Således är denna hantering av betydligt lägre omfattning än kundfakturahanteringen. Följande ordning gäller: 1. Någon gör ett inköp. 2. Fakturan anländer och ankomstregistreras i ekonomisystemet. 3. Fakturan kontrolleras av den som har gjort inköpet samt godkänns och konteras av attestberättigad. 4. Fakturan till VD för godkännande och attest. 5. Ekonomifunktionen kontrollerar kontering och attest. 6. Fakturan sänds till bankgirocentralen för betalning (görs dagligen). 7. Avstämningslistor kommer från bankgirocentralen där alla betalningar framgår. 8. Ekonomifunktionen följer aktivt dessa listor. Bolagen vill införa ett för verksamheten effektivt skanningssystem för leverantörsfakturahanteringen. Ett urval av fakturor har granskats. Instruktionen för attest och godkännande tillämpas i det praktiska arbetet. Av bolagens leverantörsfakturor för 2008 på totalt cirka 180 miljoner kr avser cirka 8 miljoner kr fakturering från kommunen. En stor del av dessa fakturor avser asfalteringsarbeten. Asfalteringsarbeten vill bolagen upphandla själva, idag köps dessa arbeten av kommunen. Bolaget betalar idag för faktiskt utförda arbeten samt för framtida eventuella underhållskostnader vilket innebär att kostnaderna är betydligt högre än gällande marknadspris Bedömning Vi bedömer att denna hantering inte är lika effektiv som kundfakturahanteringen. Framförallt beror detta på att bolagen fortfarande hanterar fakturor manuellt. Effektiviteten skulle öka om bolaget har tillgång till ett mer ändamålsenligt ekonomisystem där fakturorna bland annat skulle kunna skannas. Processen, från inköp till betalning, är väl genomarbetad främst ur ett internkontrollperspektiv. 11

12 Instruktionen för attest och godkännande reglerar på ett bra och tydligt sätt ansvarsgränser. Dokumentet tillämpas i det praktiska arbetet Iakttagelser Årligen hanteras cirka fakturor. T o m november 2012 har cirka fakturor hanterats, varav 800 i Alvesta Elnät AB och i Alvesta Energi AB. Bolagen omsätter en leverantörsskuld på 190 mkr totalt inklusive energiskatt som förmedlats via kunder och betalas vidare till Skatteverket. Den totala hanteringen av antalet leverantörsfakturor är betydligt lägre än kundfaktureringshanteringen. Bolaget har under maj månad tagit i drift och infört ett scanningssystem för samtliga leverantörsfakturor och detta hanteras till viss del av Alvesta kommun. Det har även under senare delen av året införts inköpsrekvisition för att säkerställa att inköpen görs rätt och att det föreligger en spårbarhet i hela inköpsprocessen. Följande ordning gäller: 1. För att säkerställa att en vara/tjänst är inköpt till rätt pris och rätt kvalitet skall ett inköp verifieras med en inköpsrekvisition. Rekvisitionen ska innehålla benämning, mängd, pris och eventuella noteringar om varan/tjänsten. Rekvisitionen lämnas till leverantören och ska bifogas fakturan. Rekvisition skall skrivas under av närmaste chef om inköpet överstiger kronor exklusive moms. 2. När fakturan anländer till bolaget kontrolleras att det är rätt organisationsuppgifter, moms och inköpare på fakturan. Därefter noteras en ankomstattesterande person på fakturan som skickas till Alvesta kommun för scanning i ekonomisystemet Inköp och faktura. 3. Alvesta kommun lägger in nya leverantörer i ekonomisystemet och ett mail går till ekonomichefen om nya leverantörer som läggs upp i systemet för intern kontroll. Kommunen scannar in alla fakturor i bolagets ekonomisystem. 4. Fakturan anländer därefter till mottagningsattestanten som har till uppgift att kontrollera, godkänna samt kontera fakturan efter godkänd attestinstruktion. 5. Ekonomifunktionen kontrollera konteringen på fakturan och granskningsattesterar denna. 6. VD slutattesterar fakturan och godkänner den för betalning. 7. Ekonomifunktionen sänder de slutattesterade fakturorna till bankgirocentralen, som är överförda från Inköp och faktura till ekonomisystemet för betalning. Detta görs dagligen. Avstämningslistor skrivs i samband med i vägsändningen till bankgirocentralen för att ha som avstämning vid betalningsdagen. 12

13 Bedömning Vi bedömer att hanteringen är mer effektiv än vad som var fallet Detta beror bl a på att bolagen numera inte hanterar fakturorna manuellt. Processen, från inköp till betalning, är väl genomarbetad främst ur ett internkontrollperspektiv. Instruktionen för attest och godkännande reglerar på ett bra och tydligt sätt ansvarsgränser. Dokumentet tillämpas i det praktiska arbetet. 3.4 Lönehantering Iakttagelser Bolagen betalar personalenheten för den del av lönehanteringen som de utför åt dem. För 2009 betalar elbolaget kr vilket innebär att 22 anställda x 13 löneavier inklusive årssammanställning ger en kostnad om 181 kr per löneutbetalning. Följande ordning gäller: 1. Respektive anställd tidredovisar månatligen. 2. Respektive arbetsledare godkänner. 3. Ekonomifunktionen skickar underlag till kommunens personalenhet. 4. Personalenheten sköter lönebearbetningen och skapar utbetalningsfil. 5. Filen skickas till bankgirocentralen för löneutbetalning. 6. Kontroller görs av bolagens ekonomifunktion så att rätt löner är utbetalda. Kommunens personalenhet följer och kontrollerar bolagets anställda vad gäller bland annat semesterdagar, övertid och kompensationstid. Kontrollerna sker både manuellt och via omfattande systemkontroller Bedömning Vi bedömer att hanteringen sköts på ett ändamålsenligt sätt. En stor del av arbetet köps och verkställs av kommunens personalenhet. Den totala lönehanteringen är av ringa omfattning på grund av att bolaget endast har ett 20-tal anställda. Vi bedömer att bolagets kostnad per lönespecifikation är rimlig. Vi bedömer att den interna kontrollen i lönehanteringen är god. 13

14 Iakttagelser Bolagen betalar personalenheten för den del av lönehanteringen som de utför åt dem. För 2012 betalar bolaget kr vilket innebär att 21 anställda x 13 löneavier inklusive årssammanställning ger en kostnad om 188 kr per löneutbetalning. Följande ordning gäller: 1. Respektive anställd redovisar sin tid månatligen. 2. Respektive arbetsledare godkänner tidrapporten. 3. VD skickar underlagen till kommunens personalenhet. 4. Personalenheten sköter lönebearbetningen och skapar utbetalningsfil. 5. Utbetalningsfilen skickas, via SUS, för löneutbetalning av personalenheten. 6. Personalenheten redovisar utbetalda löner till KPA/Pensionsvalet som ligger till grund för pensionerna och dess betalningsgrundande avgifter. 7. Kontroller görs av bolagens ekonomifunktion så att rätt personer och rätt löner är utbetalda. Kommunens personalenhet följer och kontrollerar bolagets anställda vad det gäller bland annat semesterdagar, övertid och kompensationstid. Kontrollerna sker både manuellt och via omfattande systemkontroller. Enligt ekonomichefen är det av stor vikt att respektive arbetsledare, på bolaget, kontrollerar medarbetarnas månadsrapporter då dessa är en viktig del av löneprocessen Bedömning Vi bedömer att hanteringen sköts på ett ändamålsenligt sätt. En stor del av arbetet köps och verkställs av kommunens personalenhet. Den totala lönehanteringen är av ringa omfattning på grund av att bolaget endast har ett 20-tal anställda. Vi bedömer att bolagets kostnad per lönespecifikation är rimlig. Vi bedömer att den interna kontrollen i lönehanteringen är god. 3.5 Ekonomisystem Iakttagelser Under intervjuerna framkommer att VD och ekonomichef inte är tillfredställda med att bolagen idag använder kommunens ekonomisystem. Detta är inte anpassat för bolagens 14

15 verksamhet och det är samtidigt en stor kostnad som bolaget inte skulle behöva. Bolagen betalar kr för att använda kommunens ekonomisystem. Bolagen vill ytterligare öka effektiviteten genom att införa ett ekonomisystem som är anpassat till bolagens behov. Till detta nya verksamhetsanpassade ekonomisystem har bolagen för avsikt att digitalisera sina leverantörsfakturor genom att skanna fakturorna Bedömning Vi bedömer att vid kommunens fördelning av kostnader för kommunens ekonomisystem får elbolaget betala för en kostnad som inte motsvarar bolagens behov och användning. Nuvarande ekonomisystem medför även en begränsning av bolagens ekonomiprocesser Iakttagelser Enligt ekonomichefen har en upphandling av ekonomisystem gjorts för hela kommunen inklusive de kommunala bolagen. Upphandlingen påbörjades 2010 och slutfördes under För upphandlingen har det funnits tre olika grupper; styrgrupp, projektledning och projektgrupp med totalt 11 personer inblandade. Upphandlingen resulterade i att samma leverantör Aditro Ror som tidigare anlitats fick uppdraget men till ett lägre pris. Enligt ekonomichefen är bolaget inte helt nöjd med de måste fortsätta att använda kommunens ekonomisystem även framöver. Det är inte anpassat för bolagets verksamhet och det är samtidigt en stor kostnad som bolaget inte skulle behöva. Bolaget betalar för kr för att använda kommunens ekonomisystem. Bolaget skulle klara sig med enklare och billigare system som möjliggör bättre projektuppföljningar Bedömning Vi bedömer att vid kommunens fördelning av kostnader för kommunens ekonomisystem bör elbolaget betala för en kostnad som motsvarar bolagets behov och användning. Vid framtida upphandling av ekonomisystem bör bolagets behovsbild vägas in och beaktas. 15