PROTOKOLL STYRELSMÖTEN. Brf Postsäcken 11

Transkript

1 PROTOKOLL STYRELSMÖTEN Brf Postsäcken 11

2 Protokoll vid styrelsemöte 1 Mars 2006 Plats: Hemma hos P-A Sandegren Närvarande: Anders Schüllerqvist, Per-Arne Sandegren, Sophia Sahlback, Gunnar Karlsson, Oscar Rydman, 1. Mötets öppnande. Oscar öppnade mötet och hälsade välkommen. 2. Uppföljning av pantsättningsavgifter och överlåtelseavgifter. Vi har haft ett stort antal överlåtelser under 2004 och Bara under 2005 var de enligt uppgift från Johan 11 st. Vi ha bara fått in 7289 kr i avgifter fast dessa borde vara minst och betydligt mer om det är fler än 11 överlåtelser. Johan fick mötets uppdrag att med Rådrum avgöra vilka krav som är på gång för betalning under 2006 och vilka krav som glömts bort och nu bör göras samt vilka gamla krav som måste avskrivas beroende på att lägenheten bytt ägare flera gånger. P-A har viss kompletterande information om detta. 3. Andrahandsuthyrningar En förlängd andrahandsuthyrning av Ulrika Andersson till José Hernandez t.o.m 31/ i lägenhet 27 godkändes formellt. 4. Nya Medlemmar Följande medlemmar har godkänts hittills under Jesper och Karin Lagerstedt i lägenhet 1, Andrew Jackson och Elvira Hjortsberg i lägenhet 4 och Jesper Malmsten i lägenhet 21. Så fort nya medlemmar eller andrahandsuthyrningar godkänts sänder Johan ut en uppdaterad lägenhetsförteckning till alla i styrelsen. 5. Resultat och balansräkning P-A presenterade årets preliminära redovisning som landar på kr efter avskrivningar men före avsättningar. P-A presenterade de huvudorsaker som ligger bakom det negativa resultatet. Resultatet godkändes. P-A sänder ut en sammanställning av resultatet i form av en fil. 6. Budget 2006 och föreslagen ny årsavgift P-A presenterade budget för 2006 och sin analys för att få föreningens ekonomi i balans under 2006, baserat på att vi under 2005 gick med förlust med kr och dessutom i planen har reparationer på kr varav åtminstone taket som ligger på minst kr bör utföras under Enligt P-A:s analys bör vi balansera vårt resultat 2006 baserat på resultatet efter avskrivningar, men före avsättningar. Baserat på denna analys har P-A beräknat att vi måste höja årsavgifterna med 8,5% från och med 1 januari 2006 för att nå balans i budgeten. Detta är beräknat på att vindsförsäljning inte genomförs under 2006.

3 Styrelsen diskuterade hur vi skall föreslå årsmötet att förfara med de nödvändiga avgiftshöjningarna. En grundprincip man beslutade om är att budgeten bör vara balanserad, vilket innebär att årsavgiften kan anses vara rättvist satt avseende långsiktiga medlemmar och de som är medlemmar under kort tid. Över- eller underbalanserad budget kan gynna endera av dessa grupper. Styrelsen beslutade efter diskussion om att föreslå årsmötet att årsavgifterna skall höjas med 9,5% från och med 1 juli Detta innebär att vi undviker retroaktiva höjningar, men att vi inte fullt kommer att kunna balansera resultatet under 2006, om inte vindsförsäljning kan ske. Eftersom det finns en viss sannolikhet att en vindsförsäljning kan ske, kan detta vara en rimlig avvägning. Styrelsen godkände P-A:s förslag till budget som alltså inte kommer att vara fullständigt balanserad. P-A distribuerar budgeten till styrelsemedlemmarna. 7. Material inför årsmötet Mötet beslutade att fyra olika dokument skall distribueras till medlemmarna inför årsmötet: Dagordning Oscar ansvarar. Kallelse med dagordning Årsredovisning innehållande resultaträkning och balansräkning Verksamhetsplan inför 2006 och budget för 2006 Valberedningens förslag till ny styrelse Årsredovisning och resultaträkning: Mötet gick igenom Anders förslag på text och gjorde en rad uppdateringar. Anders tillverkar ett nytt förslag som går på remiss. Resultaträkningen skall innehålla 3 kolumner Resultat 2004, Budget 2005 och Resultat P-A ansvarar. Verksamhetsplan och budget för 2006 Mötet gick igenom Anders förslag på text och gjorde en rad uppdateringar. Anders tillverkar ett nytt förslag som går på remiss. Följande text under den viktiga rubriken Underhåll beslutades: Under kommande period planeras följande underhåll. Detta underhållsarbete kan komma att sträcka sig in i 2007 Omläggning av taket. Denna kostnad uppskattas till maximalt Takomläggningen skall helst samordnas med ett eventuellt vindsprojekt. Total renovering av hissen. Uppskattad kostnad Styrelsen avgör om det är lämpligt att samordna detta projekt med ett vindsprojekt

4 Fortsatt utredning och en ev. igångsättning av ombyggnad av vind enligt beslut av det extra föreningsmötet 22/2 och ett senare extra föreningsmöte. Förutsättningen för att detta projekt skall startas är att det ger stora nettointäkter till föreningen. Bättringsmålning av fönster förutsatt att föreningen tjänar på att samordna detta projekt med vindsprojektet. Total kostnad kr Ombyggnad av vindsförråden om vindsprojektet initieras Förbättringar av lägenhetsdörrarna om vindsprojektet initieras Nya radiatorer i alla lägenheter - uppskattat till kr förutsatt att föreningen tjänar på att samordna detta projekt med vindsprojektet Exakt när dessa olika reparationer utförs beslutas av styrelsen Budget för 2006 skall innehålla 3 kolumner Budget 2005, Resultat 2005 och Budget P-A ansvarar. Valberedningens förslag till styrelse Ett möte med valberedningen som Oscar planerar omkring 10 mars planerar detta. 8. Nya lån Styrelsen föreslår att som speciell punkt på årsmötet ha frågan om nya lån. Följande beslutsunderlag föreslås. Styrelsen bemyndigas av årsmötet att ta upp nödvändiga lån för att kunna hantera de nödvändiga reparationerna som totalt uppgår till c:a Storleken på de nödvändiga lånen beror på om vindsförsäljning kan genomföras och på i vilken ordning de olika reparationerna kan utföras. 9. Diskussion med valberedningen Oscar och P-A träffar valberedningen omkring 10 mars. Oscar planerar mötet 10. Plan för årsmötet Mötet gick igenom planen inför årsmötet och gjorde en rad uppdateringar. Detta är nu gällande plan. Initiering av revisorernas arbete P-A gör detta omgående Slutgiltig text till årsredovisning. Anders uppdaterar och sänder denna på remiss och sedan till Oscar för tryckning. Klart 5 mars Slutgiltig text till verksamhetsplan. Anders uppdaterar och sänder denna på remiss och sedan till Oscar för tryckning. Klart 5 mars Reparationsplanen uppdateras med slutgiltigt beslutad plan för 2006 Anders för detta klart till 5 mars Uppdatering av medlemsförteckningen inför årsmötet Johan klart c:a 15 mars

5 Uppdatering av hemsida. Anders samlar ihop dokument - klart 5 mars och sänder till Oscar. Oscar gör PDF-filer - klart 10 mars. P-A uppdaterar hemsidan klart c:a 15 mars Diskussion om valberedningens förslag Oscar planera ett möte omkring 10:de mars Valberedningen ger slutgiltigt förslag måste ske senast 15 mars Årsredovisningen /ekonomiska delar ansvarig P-A. Klart 15 mars Sänds till Oscar för tryckning Budget för 2006 ansvarig P-A. klart 15 mars. Sänds till Oscar för tryckning Revisorernas rapport Ansvarig Caroline Haxell klar 15 mars Årsredovisningen med bilagor trycks Ansvarig Oscar. Måste vara klart 20 mars Kallelse till årsmötet 6/4. Delas ut 20 mars med årsredovisningen (inklusive resultaträkning och balansräkning), verksamhetsplan (inklusive budget) och valberedningens förslag bifogade. Ansvarig för utdelning Anders. Oscar lägger materialet i Gretas brevlåda 11. Vindsprojektet Oscar redogjorde för planerna att kräva in anbud från de olika intressenterna. 12. Genomgång av att göra listan Listan gicks igenom löpande under mötet och status noterades på de olika punkterna. Den uppdaterade listan presenteras som bilaga Övriga frågor Styrelsen beslutade att formella offerter för takrenovering skall tas in. Ansvarig Gunnar. Frågan om vad som skall göras med cyklarna i soprummet bordlades 14. Nästa möte: Inget nytt möte beslutades Vid protokollet Anders Schüllerqvist Genomläst och kontrollerat av: Oscar Rydman

6 Bilaga 1 Att göra listan 2006 Aktivitet Ansvarig Färdig-datum Status P-A distribuerar P-A resultaträkning och budget Uppdatering namnskyltar Johan och Jonas Pågående Tryck ut sidor för Bo-pärm Oscar Uppdatera Bo-pärm och dela Anders ut resterande pärmar Vinden undersök möjligheter Oscar Pågående Uppdatering av lägenhetsförteckning med hyra/avgifter Kontroll av att upplåtelseavgifter och pantsättningsavgifter kommit in korrektkräv in saknade avgifter. Undersökning om pantsättningshantering kan föras till Rådrum Undersökning av ventilationen Johan Johan Johan Oscar Snarast November/december Aktiviteter inför årsmötet se Styrelsen Inför 6/4 denna speciella plan punkt 10 i protokollet Årsstämma Styrelsen 6 april Vårstädningsdag hela föreningen inbjuden Hantering av cyklar och sopor Sophia Sahlback och Gunnar Karlsson bordlades 14 maj Återkräv rabatter från Berger Johan och P-A

7 Protokoll vid styrelsemöte 25:te januari 2006 Plats: Hemma hos P-A Sandegren Närvarande: Anders Schüllerqvist, Per-Arne Sandegren, Sophia Sahlback, Gunnar Karlsson, Oscar Rydman, Johan Andersson 1. Mötets öppnande. Oscar öppnade mötet och hälsade välkommen. 2. Att göra listan. Listan gicks igenom löpande under mötet och status noterades på de olika punkterna. Den uppdaterade listan presenteras som bilaga Barnvangnar i trapphuset En diskussion fördes om barnvagnar i trapphuset. Enligt brandmyndigheterna får inte lättantändligt material förvaras i trapphuset och inte heller material som försvårar en eventuell utrymning. Styrelsens bedömning var att de få barnvagnar, som nu parkeras i trappuppgången, inte är en sådan fara. 4. Regelsammanfattning Anders presenterade en sammanfattning av alla regler som styrelsen beslutat i olika sammanhang. Styrelsen beslutade att bordlägga frågan om denna regelsamling skall distribueras och i så fall hur. 5. Status vindsprojektet Oscar presenterade status på vindsprojektet. En intresserad byggare finns som vill bygga en egen lägenhet. Mötet beslutade att ha ett extra föreningsmöte onsdagen 22/2 på torkvinden. Anders och Oscar förbereder en kallelse och en rapport som anger för- och nackdelar samt kostnader och intäkter så långt vi nu kan bedöma. Avsikten med mötet är att som ett steg 1 ge styrelsen i uppdrag att gå vidare med bygglov och offerter för vindsprojektet. Ett nytt föreningsmöte skall senare som ett steg 2 besluta för eller emot ett genomförande baserat på mera detaljerade offereter. 6. Uppdatering av hemsida Mötet beslutade att i samband med årsmötet uppdatera hemsidan med relevanta dokument. Anders går igenom vilka dokument som bör komma med i denna uppdatering och sänder dokumenten till Oscar som gör PDFfiler av dem och sänder vidare till P-A för uppdatering.

8 7. Plan inför årsmötet Mötet diskuterade och beslutade om en plan inför årsmötet. Utgångsläget är att årsmötet skall vara 6/4. Material måste sändas ut senast 2 veckor före mötet vilket är senast 23 mars, men kanske rimligare 20 mars. Detta innebär att allt material måste vara klart 15 mars för att vi skall hinna trycka upp materialet. Följande plan beslutades inklusive några nödvändiga kompletteringar i samband med att protokollet skrivs. Diskussion om utkast till årsredovisning. skedde i dagens möte. Anders uppdaterar sitt utkast baserat på diskussionen till nästa styrelsemöte. Valberedningens arbete initieras Anders ringer omgående Mia för att initiera arbetet. Samtliga 6 ordinarie ledamöter ställer upp för omval men vi behöver nya 2-3 suppleanter Utkast till resultatredovisning/balansräkning från Rådrum P-A mottar denna rapport c:a 15 februari Initiering av revisorernas arbete P-A c:a 15 februari Distribution av Rådrum s redovisning P-A snarast efter 15 februari Styrelsen diskuterar och beslutar om budget för 2006 sker i möte 1 mars Styrelsen diskuterar och beslutar om verksamhetsberättelse för 2005 sker i möte 1 mars Styrelsen diskuterar och beslutar om verksamhetsplan för sker i möte 1 mars Reparationsplanen uppdateras med slutgiltigt beslutad plan för 2006 Anders c:a 5 mars Styrelsen gör rapport om vindsprojektet med kalkyl mm Oscar gör detta inför mötet 22/2. Rapporten klar 30/1 för distribution Uppdatering av medlemsförteckningen inför årsmötet Johan klart c:a 15 mars Uppdatering av hemsida. Anders samlar ihop dokument - klart c:a 5 mars. Oscar gör PDF-filer - klart 10. P-A uppdaterar hemsidan klart c:a 15 mars Diskussion om valberedningens förslag ej beslutat, troligen behövs extramöte omkring 10:de mars Valberedningen ger slutgiltigt förslag ej beslutat, men måste ske senast 15 mars Årsredovisningen / förvaltningsberättelse ansvarig Anders, måste av personliga skäl vara klar 5 mars Årsredovisningen/verksamhetsplan ansvarig Anders, måste av personliga skäl vara klar 5 mars Årsredovisningen /ekonomiska delar ansvarig P-A klar 15 mars Revisorernas rapport Ansvarig Caroline Haxell klar 15 mars Årsredovisningen med bilagor trycks Ansvarig ej beslutad (Anders kan inte på sin egen dator för långsam skrivare) måste vara klart 20 mars Kallelse till årsmötet 6/4 delas ut med årsredovisningen och valberedningens förslag. Ansvarig ej beslutad, utdelning sker 20 mars

9 8. Diskussion om förslag till årsredovisning. Styrelsen diskuterade ett förslag till struktur för årsredovisningen. Anders gör till nästa styrelsemöte ett slutgiltigt förslag för diskussion och beslut. 9. Nästa möte: Nästa styrelsemöte blir onsdagen 1 mars hos Johan kl. 19:00 Vid protokollet Anders Schüllerqvist Genomläst och kontrollerat av: Oscar Rydman

10 Bilaga 1 Att göra listan 2006 Aktivitet Ansvarig Färdig-datum Status Uppdatering namnskyltar Johan och Jonas Pågående Räcke källaren Sophia Parkering av Tvättkolvar Sophia Snarast Tryck ut sidor för Bo-pärm Oscar Uppdatera Bo-pärm och dela Anders ut resterande pärmar Vinden undersök möjligheter Oscar Pågående Uppdatering av lägenhetsförteckning med hyra/avgifter Justering av ytterdörr Lampa trappuppgång Ljusrör vind Kontroll av att upplåtelseavgifter och pantsättningsavgifter kommit in korrekt Pantsättningshantering förs ev till Rådrum Rotavdrag Klottersanering- Initiering av avtal Undersökning av ventilationen Johan Sophia/Gunnar Oscar & P-A Anders P-A och Johan Johan P-A Oscar Oscar Snarast November/december Aktiviteter inför årsmötet se Styrelsen Inför 6/4 denna speciella plan Årsstämma Styrelsen 6 april Vårstädningsdag hela föreningen inbjuden Sophia Sahlback och Gunnar Karlsson 14 maj Entrélampa Ej beslutat Ej beslutat Kontroll av att klotter-pengar kommit in P-A

11 Protokoll vid styrelsemöte 28:de november 2005 Plats: Hemma hos Greta Lagerqvist Närvarande: Anders Schüllerqvist, Per-Arne Sandegren, Sophia Sahlback, Gunnar Karlsson, Oscar Rydman 1. Mötets öppnande. Oscar öppnade mötet och hälsade välkommen. 2. Att göra listan. Listan gicks igenom löpande under mötet och status noterades på de olika punkterna. Den uppdaterade listan presenteras som bilaga Underhållsplan Anders presenterade en uppdatering av underhållsplanen. Vissa ytterligare uppdateringar skall göras tills nästa möte. Styrelsen beslutade att följande fyra åtgärder skall tas upp i den kortsiktiga underhållsplanen inför årsmötet 2006 och alltså utföras under 2006 med eventuell fortsättning i Utomhuslampa - uppskattat till kr Ytterligare översyn av värmesystemet inklusive nya radiatorer - uppskattat till 50000kr Fortsatt utredning och en ev. igångsättning av ombyggnad av vind. Uppskattade kostnader för föreningen kr. Fortsatt utredning får visa om kostnaden blir högre Omläggning av taket uppskattning kr 4. Ekonomin Ekonomin är bra. Rådrums rapport tycks dock underskatta inkomster av årsavgifter. Anders sänder sina beräkningar till P-A. P-A och Oscar sänder ut Rådrums rapport för kvartal 3 5. Värmesystemet Gunnar redogjorde för åtgärder avseende värmesystemet. Styrelsen beslutade att anta en offert om att byta styrdon m.m. för kr. Gunnar kommer samtidigt att undersöka återstående livslängd avseende värmeväxlare och andra komponenter i värmesystemet.

12 6. Status för vindsprojektet och takrenovering. Styrelsen har nu fått ett arkitekt-förslag på hur vinden skulle kunna byggas om till lägenheter. Två lägenheter om 45 resp. 48 kvm är möjliga. Nästa steg är nu att göra ordentliga ekonomiska beräkningar över detta projekt och förelägga för ett föreningsmöte för beslut. Styrelsens grundinställning är att en högre avgift per kvm kan tas ut av vindslägenheterna beroende på att de är högre i tak, har takterrass samt att de är modernare. Följande åtgärder beslutades: Oscar skaffar fram offert för försäljning av råvinden, ombyggnad av vindförråd samt omläggning av tak som ett paket. Arkitekten ordnar preliminärt OK för ombyggnaden med kupor och takterrasser från myndigheterna. Oscar bevakar. Oscar beräknar mera exakt storleken på förråden. P-A talar med Rådrum om kvadratmeteravgift för en tillbyggd lägenhet. Är det rimligt att den blir högre än för existerande lägenheter. Oscar och P-A gör en mera exakt kalkyl för detta projekt Föreningen kallas till extra föreningsmöte i jan-mars Beslutet gällande vinden bör snabbas upp så att vi vet hur vi skall göra med en framtida takomläggning 7. Snöskottningsoffert. Styrelsen beslutade att anta offerten från DM Tak som Sophia tagit fram. Syrelsen måste dock hålla uppsikt och kalla på DM Tak vid behov 8. Namnskyltar. Jonas har erbjudit sig att assistera Johan med att få alla namnskyltar på plats. Detta bör ske snarast 9. Postlåda. För att minska belastningen på styrelsen skall en postlåda sättas upp för idéer och synpunkter. Oscar och P-A köper. Anders informerar i nyhetsbladet. 10. Nyhetsblad. Klagomål har kommit på att det är för många pekpinnar i Nyhetsbladet. Anders funderar på om han kan bli snällare (i bladet) utan att bli menlös. 11. Välkomstbrev och välkomstpresent Anders tar fram ett välkomstbrev som kan distribueras till nya medlemmar av Johan tillsammans med medlemsansökan. Anders köper snarast kastrull och slev för välkomstpresenten. Sophia skaffar övriga delar i välkomstpresenten.

13 12. Medlemsförteckning. Styrelsen beslutade att vi skall ha en medlemsförteckning som innehåller avgifter/hyror andrahandshyresgäster, -adresser etc. på en samlad plats. Denna förteckning skall distribueras till alla styrelsemedlemmar vid uppdatering. Johan ansvarar. 13. Plan inför årsmötet. Punkten bordlades. 14. Önskemål om fler lappar med regler och instruktioner. Styrelsen enades om att vi inte skall sätta upp fler lappar med regler och instruktioner i huset. Anders funderar på hur man på ett vänligt sätt i Nyhetsbladet ändå kan få medlemmarna att följa skrivna och oskrivna regler. 15. Belysning. Anders köper lysrör till vind och låg-energi-lampor för trappuppgången. Oscar och P-A köper snygg glob för trappuppgången. 16. Skall vi köpa en schysst gran Sophia köper en snygg en! OBS inte en snygg gran utan en snygg en. 17. Porten. Sophia och Gunnar tittar om man kan få porten att skaka mindre. 18. Överlåtelse Familjen Berger har begärt att göra en överlåtelse inom släkten. Detta godkändes av styrelsen. 19. Andrahandshyresgäst. Styrelsen godkände andrahandshyresgästen Michael Benzén i lägenhet nr Rot-avdrag P-A hanterar rotavdraget enligt sitt förslag. 21. Klottersanering Styrelsen beslutade att godkänna avtal om klottersanering enligt Oscars förslag 22. Kontroll av avgifter för upplåtelse och pantsättning Vissa avgifter har kommit in. Ytterligare kontroll sker av P-A senare.

14 23. Arvoden till styrelsen Detta diskuterades kortfattat. Årsmötet i 9/ och styrelsemötet 13/6 beslutade följande nivåer. 1. Ordförande, Sekreterare, Kassör och Revisor 2000 kr /år. 2. Övriga ordinarie styrelseledamöter 1500 kr. 3. Sammankallande i valberedning 1000 kr år. 4. Suppleanter i styrelse och valberedning samt revisorssuppleant 500kr. Dessa belopp anses innefatta även normal löpande kostnadsersättning för styrelsearbetet. Styrelsemedlemmarna kan vid slutet av styrelseperioden lämna in en specifikation på sådana kostnader, normalt med kvitto och få dessa kostnader ersatta. Resterande belopp av ovanstående nivåer utbetalas som beskattningsbara ersättningar Styrelsemedlemmar kan också ingå i självförvaltningsgruppen och får som sådan 1000 kr i avgiftsreduktion. Detta är dock inte för själva styrelsearbetet, utan för det arbete som görs för att ersätta den tekniska förvaltaren. Kostnader som medlemmen har som del av självförvaltningen betalas löpande mot kvitto. Föreningen kommer inte att betala ut något styrelsearvode eller ersättning för det löpande styrelsearbetet förrän efter det att ansvarsfrihet beviljats vid årsmötet i april Dessa kostnader skall belasta 2006 års räkenskaper. Eftersom kostnader för styrelsearvode för perioden togs som del av 2004 års bokslut, kommer inte 2005 att belastas av några styrelsekostnader. Detaljer om utbetalningar etc. skjuts upp till ett senare styrelsemöte. 24. Nästa möte: Nästa styrelsemöte blir tisdagen 24 januari hos P-A kl. 19:00 Vid protokollet Anders Schüllerqvist Genomläst och kontrollerat av: Oscar Rydman

15 Bilaga 1 Att göra listan 2005 Aktivitet Ansvarig Färdig-datum Status Uppdatering namnskyltar Johan och Jonas Pågående Räcke källaren Sophia Pågående Införskaffa och överlämna Sophia och Snarast present till nya medlemmar. Anders Nycklar krävs från Axner Gunnar/Sophia Snarast Pågående Initiering av byte av styrdon Gunnar Snarast enligt offert. Undersökning av livslängden av värmeväxlare och andra komponenter i värmesystemet Initiering av snöskottningsavtal Sophia Snarast Köp och uppsättning av Oscar och P-A Snarast Postlåda Parkering av Tvättkolvar Sophia Snarast Uppdatering av plan för Anders December Pågående Postsäcken 11 Tryck ut sidor för Bo-pärm Oscar December Uppdatera Bo-pärm och dela Anders Januari ut resterande pärmar Scanning och distribution av Oscar Snarast rapport för kvartal 3 Vinden undersök möjligheter Oscar Pågående Uppdatering av lägenhetsförteckning med hyra/avgifter Köp av en Justering av ytterdörr Lampa trappuppgång Ljusrör vind Kontroll av att upplåtelseavgifter och pantsättningsavgifter kommit in korrekt Pantsättningshantering förs till Rådrum Rotavdrag Johan Sophia/Gunnar Sophia/Gunnar Oscar & P-A Anders P-A och Johan Johan P-A Snarast November/december Klottersanering- Initiering av Oscar avtal 2006 Vad Ansvarig Status Beslut om plan för Postsäcken 11 Slutgiltigt ekonomisk sammanställning kommer att avkrävas från Rådrum Vårstädningsdag hela föreningen inbjuden Styrelsen Våren 2006 P-A Sandegren Sophia Sahlback och Gunnar Karlsson 28 februari 14 maj Kallelse årstämma Oscar Rydman 31 mars

16 Årsstämma Styrelsen 6 april Entrélampa Ej beslutat Ej beslutat Kontroll av att klotter-pengar kommit in P-A

17 Protokoll vid styrelsemöte 10: oktober 2005 Plats: Hemma hos Sophia Sahlback Närvarande: Anders Schüllerqvist, Per-Arne Sandegren, Sophia Sahlback, Johan Andersson, Gunnar Karlsson, Oscar Rydman 1. Mötets öppnande. Oscar öppnade mötet och hälsade välkommen. 2. Värmesystemet. Gunnar redogjorde för åtgärder avseende värmesystemet. De akuta problemen med varmvattnet är åtgärdade. Anders informerar i nyhetsbladet. Sophia tar kontakt med Kåres värmeservice för att diskutera eventuellt ytterligare åtgärder. Vissa fel tycks kvarstå. 3. Soprummet. Sopkarusellen är oftast nästan full då sophämtning sker. Styrelsen beslutade att avvakta ytterligare åtgärder men bevaka frågan. Senare kan tätare tömning bli aktuell. Anders informerar i nyhetsbladet. 4. Taket. Läckor i taket är nu lagade. Anders informerar i nyhetsbladet. 5. Städdagen. Inbjudan och planering har skett. Viktigt att cyklar märks. Anders informerar i nyhetsbladet och även de som hyr ut i andra hand. 6. Tvättstugan. Regler är uppsatta. Bopärmen skall uppdateras med dessa nya regler. Sophia försöker skaffa extra platser så att man kan parkera tvättkolvar. 7. Genomgång av att göra listan. Listan gicks igenom och status noterades på de olika punkterna. Den uppdaterade listan presenteras som bilaga Andrahandsuthyrning Principerna för andrahandsuthyrning från föregående protokoll fastställdes. Dessa principer är: 1. Grundprincipen är att följa Bostadsrättslagen. 2. Styrelsen har generellt en restriktiv hållning till andrahandsuthyrning för att undvika att få andrahandsuthyrning som affärsverksamhet och för att säkra att ha medlemmar som är engagerade i föreningens verksamhet. 3. Tillstånd för andrahanduthyrning kräver en rimlig anledning (uthyrning till barn eller föräldrar, tillfällig utlandsvistelse, tillfälligt arbete på annan ort etc. etc.). 4. Normalfallet är att alla tillstånd förnyas årligen. Dock finns några avtal med längre giltighet. 5. Varje ansökan behandlas individuellt. Medlemmar som engagerar sig i föreningen och som har andrahandshyresgäster som är bra som hyresgäster behandlas positivt vid ansökan. Medlemmar som har

18 dåligt engagemang och/eller hyresgäster som missköter sig har svårare att få förnyat godkännande. 9. Vinden Arbete med att ta fram grov ritning för två alternativ pågår. Därefter är det aktuellt med ett föreningsmöte. 10. Ekonomin Ekonomin är bra med c:a kr lägre räntor än planerat under första halvåret. Oscar scannar in och distribuerar Rådrums halvårsrapport. 11. Uppdatering av lägenhetsförteckningen. Styrelsen beslutade att uppdatera lägenhetsförteckningen med hyra för hyresgäster och avgift för medlemmar. Oscar scannar in existerande avgiftsförteckning från Rådrum och distribuerar till styrelsen. Johan uppdaterar därefter lägenhetsförteckningen 12. Anbud snöskottning Sophia och Gunnar tar in anbud från 3 firmor avseende snöskottning. 13. Godkännande av nya medlemmar Styrelsen godkände de nya medlemmarna Mette Szabad i lägenhet 10 och Mikael Englund i lägenhet Kontroll av avgifter för upplåtelse och pantsättning Rutinerna för att ta in avgifter för upplåtelse och pantsättning har av olika skäl inte fungerat korrekt. P-A och Johan kontrollerar i Rådrums rapport för tredje kvartalet (i november/december) att detta skett korrekt 15. Pantsättningshantering Johan söker överföra pantsättningshanteringen fullständigt till Rådrum 16. Lampa i trappuppgång Oscar fixar denna lampa. 17. Nästa möte: Nästa styrelsemöte blir måndagen 28 november hos Greta Lagerquist på 1:a våningen (sekr anm: eftersom Greta är 91 år bör vi se till att vi avslutar mötet senast kl 22:00) Vid protokollet Anders Schüllerqvist Genomläst och kontrollerat av: Oscar Rydman

19 Bilaga 1 Att göra listan 2005 Aktivitet Ansvarig Färdig-datum Status Sockelrenovering Oscar koordinerar Pågående Uppdatering namnskyltar Johan Pågående Räcke källaren Sophia november Pågående Anförskaffa och överlämna Sophia Snarast present till nya medlemmar. Nycklar krävs från Axner Gunnar/Sophia Snarast Pågående Ev ytterligare åtgärd av värmesystemet undersöks med Kåres värmeservice Parkering av Tvättkolvar Sohpia/Gunnar Sophia Uppdatering av plan för Anders oktober Pågående Postsäcken 11 Beslut om plan för Postsäcken 11 Styrelsen 28 november oktober Tryck ut sidor för Bo-pärm Oscar oktober Uppdatera Bo-pärm och dela Anders oktober ut resterande pärmar Kontroll av skatteregler Anders oktober Scanning och distribution av Oscar Snarast dokument - Avgiftsförteckning och Rådrumrapport Vinden undersök möjligheter Oscar Pågående Uppdatering av lägenhetsförteckning med hyra/avgifter Anbud snöskottning Lampa trappuppgång Johan Gunnar / Sophia Oscar Snarast Kontroll av att P-A och Johan November/december upplåtelseavgifter och pantsättningsavgifter kommit in korrekt Pantsättningshantering förs till Johan Rådrum 2006 Vad Ansvarig Status Slutgiltigt ekonomisk sammanställning kommer att avkrävas från Rådrum Vårstädningsdag hela föreningen inbjuden P-A Sandegren Sophia Sahlback och Gunnar Karlsson 28 februari 14 maj Kallelse årstämma Oscar Rydman 31 mars Årsstämma Styrelsen 6 april Entrélampa Ej beslutat Ej beslutat Kontroll av att klotter-pengar kommit in P-A

20

21

22 Protokoll vid styrelsemöte 25:e augusti 2005 Plats: Hemma hos Johan Andersson Närvarande: Anders Schüllerqvist, Per-Arne Sandegren, Sophia Sahlback, Johan Andersson, Gunnar Karlsson, Oscar Rydman 1. Mötets öppnande. Oscar öppnade mötet och hälsade välkommen. 2. Genomgång av att göra listan. Listan gicks igenom och status noterades på de olika punkterna. Principen med listan är att alla små och stora åtgärder/uppgifter som diskuterats på styrelsemötena tas upp. Aktiviteter står kvar på listan till de är åtgärdade eller beslutats att bli avförda. Den uppdaterade listan presenteras som bilaga Välkomstpresenter Styrelsen beslutade att återinföra välkomstpresent till nya medlemmar (antar att detta ej gäller andrahandsuthyrning sekr anm.) Ett 10-tal presenter skall införskaffas. Sophia ansvarar och överlämnar. Första present är till Anna Lindberg se punkt Råttsanering Oscar informerade om ett fall av en råtta i en lägenhet. Den hade uppenbarligen kommit upp genom avloppet i en tom lägenhet där det dessutom fanns gamla matrester. Problemet tycks nu avhjälpt. 5. Höststädning Sophia och Gunnar planerar höststädningen 16/10 tillsammans med Jonas D. Reduktion på årsavgift för deltagande sker enligt tidigare beslut med 300 kr (enligt beslut ursprungligen 13/ och även i möte 13/5 2005). Vi diskuterade beloppets storlek, utan att besluta någon ändring. Cyklar som inte är märkta ställs in i soprummet och kastas därefter. 6. Fastställning av budget för P-A presenterade budget för 2005 som godkändes av mötet. Budgeten bifogas som bilaga 2. Förtydliganden: Förvaltningsarvode om kr är kostnader för Rådrum, Fastighetsskötsel är snöröjning om kr samt kostnader under första halvåret för Viking Fastighetsservice (nu avslutat). 7. Rutin för nya medlemskap Vi diskuterade rutinerna för nya medlemskap och kom fram till följande tågordning: 1. Mäklaren kontaktar ordf. (Oscar) med begäran om information inför försäljning 2. Oscar sänder önskat material till mäklaren 3. Mäklaren sänder kopia av upplåtelseavtal samt medlemsansökan till Oscar 4. Oscar informerar styrelsen via och sänder upplåtelseavtal och medlemsansökan till medlemsansvarig (Johan) för vidare hantering. 5. Johan begär kreditupplysning beträffande den nya medlemmen 6. Formellt styrelsebeslut om att godkänna medlemmen tas i ett styrelsemöte eller via . Av tidsskäl krävs oftast . Johan administrerar.