ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING

Transkript

1

2 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1 Svenska Arkivsamfundet

3 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING utges av Svenska Arkivsamfundet REDAKTION huvudredaktö r FK Håkan Lövblad, förste arkivarie, Riksarkivet (hakan.lovblad@riksarkivet.ra.se) FD Staffan Smedberg (staffan.smedberg tele2.se) FM Lars Lundqvist, Dokonria (lars.lundqvist@dokonria.se) REDAKTIONENs ADRESS Arkiv, samhälle och forskning c/o Stockholms stadsarkiv, Box 22063, Stockholm Fax o8-5o REDAKTIONsRÅD Docent Björn Asker, universitetslektor Uppsala universitet Cand. phil. Inge Bundsgaard, landsarkivar Landsarkivet for Sja:lland, Kebenhavn FK, Bengt Danielsson, förste arkivarie, Landsarkivet i Lund Dr. philos. Hans-Eyvind Na:ss, Riksarkivet, Norge Anneli Sundqvist, universitetsadjunkt, Mittuniversitetet FD Marjo Rita Valtonen, Universitetet i Tammerfors GRAFISK FORM Julian Birbrajer ORIGINAL Kajsa Hartig, Blenda Bildproduktion TRYCK Ljungbergs Tryckeri AB, Klippan ISSN SVENSKA ARKIVSAMFUNDET bildades 1952 och har till ändamål att väcka och vidmakthålla intresset för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den svenska arkivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och villkor. Hemsida: Ordfdrande (tillika ansvarig utgivare) Prof. Berndt Fredriksson, departementsråd, Regeringskansliet och Stockholms universitet Vice ordforande Sara Naeslund, arkivarie, Stockholms stadsarkiv sekreterare Ingrid Svensson, förste bibliotekarie, Kungl. Biblioteket skattmästare Peter Nordström, förste arkivarie, Krigsarkivet PRENUMERATION Arkiv, samhälle och forskning utkommer med två häften om året. Den kan erhållas genom medlemsskap i Svenska Arkivsamfundet. Årsavgiften för wo8 är 200 kr för personliga medlemmar. För institutioner (motsv.) 6oo kr. Om du vill prenumenera utan att vara medlem kostar det 400 kr per år. Anmälan om medlemsskap, prenumeration eller adressförändring görs till Svenska Arkivsamfundet, c/o Stockholms stadsarkiv, Box 22063, Stockholm. Fax o8-5o

4 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I 5. Processer och arkiv ARTIKLAR Lena-Maria Öberg 6. En metod för att rekonstruera processer genom bevarande av handlingar Ida Edlund I 5. Dokumenthantering i teori och praktik Therese Davidsson 41. Tillgängliggörande av arkivmaterial på Internet ÖVERSIRTER Lars Westerlund 59 Persondatabaser om krigs- och repressionsoffer Örjan Romefors 70. Baltic Connections-arkivguide till källor om östersjöhandeln I45o-I8oo RAPPORTER Katarina Thurett 77 Arkivbildning, samhällelig Ininnesförlust och överlevnad Suzanne Sandberg 8o. Anne J. Gilliland: Archives in the Digital Age Gunnar Sundberg 83. Om att spara ljud Mats Danielsson 85. Enskilda arkiv - vems ansvar? RECENSIONER Marjo Rita Valtonen 88. Records and Information Management Core Competencies Håkan Lå"vbtad 93 Record Keeping in a Hybrid Environment Susanna Janfalk 96. Managin g Design and Architectural Records Daniel Höffker 98. Upplåsning av arkiven OlofKarsvalt I02. Kort som kilde Lars Lundqvist 105. Fra Krag til Kr0lle-Bent Bjnrn Bering I07. Person-, släkt och gårdsarkiv Charlotte S.H. Jensen I 09. Krumelurer u den omsv0b Håkan Lö"vblad I I I. Utställning: Ruth Wächters arkiv utställt i Hökarängen II4. NOTISER I I 5. ATT LÄMNA BIDRAG TILL TIDSKRIFTEN I I 7. MEDVERKANDE I DETTA NUMMER Omslagsbild: View of Kronborg Castle at Helsing0r, I "Manuscript Collection" (reference code: PLIIoiioi6), no. 58, State Archives in Gdansk. /

5

6 Processer och arkiv Kring förra sekelslåftet gjordes en begreppslig distinktion mellan samling och arkiv, där de senare ska förstås som den processbundna dokumentation som en verksamhet skapar. Processanalyser har ingått i arlåvsammanhang under mycket lårig tid. Diplomatiken utvecklade under I6oo-talet en metod kring dokumentprocessen och de aktörer som var inblandade i den. Syftetvar bl.a. att avgöra dokumentens autenticitet. Det nordamerikanska lnterpares-projektet återknyter till diplomatikens metod och anammar den för e-handlingar. En av projektets slutsatser hittills är att en avgörande slållnad mellan bedömningen av pappersurkunders respektive e-handlingars äkthet, är att de senare fordrar omfattande kontextuell dokumentation för att kvaliteten ska kunna bedömas. lnterparesprojektet drar bl.a. slutsatsen att processkartläggningar kan bidra till e-handlingars autenticitet genom att verksamhetssammanhanget klargörs. Kartläggning av verksamheters processer har använts som metod sedan början av det förra seklet. Syftena har varierat, men har tidigare främst rört förändringar av arbetets organisering genom arbetsdelning och rationalisering. Det är först mot slutet av det förra seklet som processanalyser blir ett instrument i kvalitetsarbetet och på allvar även börjar påverka arlåvverksamheten. För min egen del ser jag det senare som en mycket positiv utveckling. Framför allt för att autenticiteten och bevisvärdet fokuseras framför informationsinnehållet, som i Sverige bl. a. genom kopplingen till handlingsoffentligheten varit det centrala. I detta nummer behandlas processmetoder i ett par artiklar. I en av artiklarna görs en jämförande undersökning av bygglovshantering under ett par olika tidsperioder. Syftet är att finna en metod för processkartläggning baserad på bevarade handlingar, och en intressant aspekt är om metoden även kan tillämpas historiskt. I den andra artikeln undersöks en dokumenthanteringsplan i processperspektivet. I en recension av en utställning uppmärksammas återgivandet av en verksamhetsprocess baserad på ett privatarkiv, en bok, fotografier, film och ljud genom social konst som metod. Digitala arkiv återkommer i ett par avseenden i numret. I en rapport från professor Anne]. Gillilands besök i Sverige behandlas bl.a. professionella aspekter som digitala arkiv medför. I ett par översikter beskrivs tillgängliggörande av arlåv på we b ben. Den ena behandlar persondatabaser om krigsoch repressionoffer. Den andra en arkivguide till källor om östersjöhandeln under en lång tidsperiod och i flera länder. I en artikel berörs tillgängliggörande av arkiv på webben, baserad på en fallstudie av en myndighet. Även privatarkiven berörs i numret. I en rapport framgår en del av det samarbete som bedrivs mellan svenska, framför allt kyrkliga, aktörer kring arlåv, minnesförlust och överlevnad i tredje världen. I en annan rapport berörs bl.a. ansvarsfrågan när det gäller de enskilda arlåven. I en recension behandlas Riksarkivets beståndsöversikt över enslålda arlåv. I numret förekommer även flera andra recensioner. Ett instrument från ARMA i syfte att bl. a. kunna validera kompetenser inom arkiv- och informationsområdet granskas. Ärende- och dokumenthantering och arkiv i olika avseenden berörs i recensioner av två engelskspråkiga böcker, en om arlåv som hybridsystem i allmänhet och en annan om arkitekthandlingar. En rapport från en konferens i Tyskland anmäls. Två danska utgåvor recenseras, en fokuserar på kartan som källmaterial och den andra ger inblickar i nytillkomna leveranser. Slutligen recenseras en svensk arlåvpedagogisk bok. Jag vill tacka de som medverkar i detta nummer. Håkan Liivblad Huvudredaktör ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1 5

7 LENA- MARIA ÖBERG En metod för att rekonstruera processer genom bevarade handlingar Abstract The new Swedish method for archival description will be introduced in the near future. The new method is built upon process modding and will document how records are connected to the processes, where the records have been created and managed. The aim with this artide is to describe a method to reconstruct processes. The method has been used in a study where I have analyzed which components that make it possible to reconstruct processes afterwards. The method could serve as a complement to traditional process modelling methods, which often build upon seminars where participators tagether design todays and tomorrows processes. The method that has been used in the study presented in this paper is from this viewpoint different, because it strives to understand and describe how the process has laoked like. The method includes three steps; Data collection in archives, process modeling and validatians seminars. The result from using the method has showed that i t could be a helpful tool. Inledning Den nya arkivredovisningen som snart träder i kraft har som utgångspunkt att myndigheters handlingar ska klassificeras i enlighet med en struktur som visar verksamhet och processer 1 I den här artikeln kommer jag att presentera en metod som kan användas för att kartlägga en verksamhets processer och dokument. Därmed skapas ett underlag för den nya arkivredovisningen som bygger på processer och processmodellering. Ett modelleringsseminarium bygger ofta på att deltagama tillsammans med en modellör skissar en verksamhets processer. J ag har istället utgått från den dokumentation som genererats i processerna. Vanligt förekommande i olika processmodelleringstekniker är att man koncentrerar sig på dagsläget, d.v.s. hur en process ser ut idag och därefter på hur 6 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

8 En metod foi att rekonstruera processer genom bevamde handlingar man vill att den framtida processen ska se ut, (se t. ex. Astrakans metod 2 ). Metoden som presenteras i den här artikeln kan fungera som ett komplement till traditionell processmodellering, när det gäller att beskriva dagens processer och vara ett sätt att kartlägga processer i det förflutna. Tanken att koppla ihop dokument med de processer som de skapats och hanterats i anser jag vara något som länge varit en del av beskrivningen av arkivinformation. Termen arkivinformation används som motsvarighet till records. Records definieras i ISO r som "Information created, recieved, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in transactions of business". Kontextens betydelse för tolkning av arkivinformationen är som bekant mycket central Duranti 4 skriver att ett dokument som skapats i samband med en transaktion är inte ett record förrän det satts i relation till andra records och vidare finns i ett sammanhang kring en aktivitet. I Australien finns flera exempel på intressant forskning och utvecklingsarbete inom arkivvetenskapen. Där finns bland annat exempel på metadataset 5 för långtidsbevarande av information, se t.ex. VERS 6 och RKMS 7 Det är intressant att konstatera att båda dessa metadataset innehåller många processrelaterade element. I en studie av bland annat dessa två metadataset kan jag" konstatera att de stödjer ett processorienterat arbetssätt. I Sverige finns en bra metod beskriven av Tom Sahlen för hur processer och verksamhetens dokument kan länkas samman 9 Artikeln syftar till att beskriva en metod för att rekonstruera processer. Metoden har använts i en studie 10 där jag har undersökt vilka komponenter det är som gör det möjligt att rekonstruera processer i efterhand, genom att göra processmodeller utifrån det material som finns bevarat. Resultatet visar att det framförallt är tre typer av komponenter som möjliggör rekonstruktion, nämligen associationsobjekt (diarier, ärendeblad), datum och bevarandet av dokumenten. Studien utfördes inom ramen för projektet Bygga Villa, vilket är ett projekt som har haft som mål att "skapa en ingång till all information och alla ~änster som familjen Andersson har behov av för att på ett maximalt effektivt sätt kunna planera, bygga och bo i sin nya villa." Projektet startade 2004 och avslutades i januari Projektet har styrts av ett konsortium bestående av Lantmäteriet, Boverket, Sveriges kommuner och landsting, Högskolan i Gävle, TEKIS (Tekniska informationssystem) och WMdata. Studien har omfattat bygglovsprocessen som den dokumenterats i bygglovsakterna i två svenska kommuner, Skellefteå och Sundsvall. För att skapa ett bredare underlag, men även för att undersöka skillnader före och efter införande av elektroniskt dokumenthanteringssystem, så genomfördes en studie av två olika tidsperioder. Den första tidsperioden rörde bygglovsärenden 196o-r965 medan den andra gällde ärenden Den traditionella metoden för processmodellering Det finns idag en uppsjö av olika varianter för hur man tecknar och modellerar processery 12 Metoderna innehåller dels en uppsättning symboler som ska användas för att beskriva t.ex. en aktivitet eller en aktör i processen, dels ett grundläggande synsätt som beskriver hur man bör se på vad en process är, när en process anses vara avslutad och hur detaljrik modelleringen bör vara med mera. Vissa metoder är utvecklade av kommersiella aktörer och vissa inom akademin. Idag är processmodellering ett mycket flitigt använt angreppssätt för att beskriva en verksamhet och de vanligaste metoderna är mycket snarlika. Processmodellering har sitt ursprung i Business Process Reengineering (BPR) vilket först beskrevs av Hammer och Champy 13. BPR kännetecknas av förändringsarbete och att tänka nytt och metoden var i sitt ursprung mycket radikal Tidigare arbetsmetoder skulle helt förkastas för att sedan skapa helt nya processer utifrån ett helhetsperspektiv. Idag används processmodellering mer nyanserat, men det är värt att betona att i samband med att en organisation arbetar med ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1 7

9 Lena-Maria Öbe rg Kommun Sundsvall Areodebeskrivning startdatum Slutf"örd datum Bygglov, Fastighetsbtn x:x 19 juni december 1964 Handlingar Beskrivning Datum Aktör Kommentarer Diarium 19/6 Nybyggnation av konf och garagebyggnad. 23/10 Ansökan om ändring i bygglov Yttrande från yrkesinspektionen 25/9 Cistern 25 juni Teknisk beskrivning Bygglov Pi [!;Ur l: Exempel på blankett som användes vid datainsamlingen. processer så strävar man ofta mot att nå förändring på något sätt. Vanliga motivationsfaktorer är att effektivisera och eller samordna verksamheter. Processmodelleringsseminarier bygger ofta på att ett antal personer från de berörda delar av den verksamhet som ska modelleras samlas tillsammans med en seminarieledare. Seminarieledaren leder arbetet med att diskutera och gemensamt komma fram till hur dagens process eller morgondagens process ser ut alternativt bör se ut. Seminariet kan starta med dagens process för att gå vidare mot hur organisationen vill att processen ska se ut efter förändringar av verksamhen eller så kan man modellera morgondagens process direkt. Den metod som använts här är ett alternativ till att samlas i seminarieform och här har målet varit att beskriva processen så som den såg ut vid de två aktuellatidsnedslagen 196o-1965 och Häri ligger en stor skillnad gentemot processmodellering eftersom det inte finns någon strävan mot att utifrån detta kartlägga ett förändringsbehov, utan enbart ett försök att utifrån bevarade handlingar förstå och beskriva hur processen då såg ut. Metoden som beskrivs här kan alltså sägas kombinera traditionell processmodellering med ett traditionellt angreppssätt inom arkivvärld en, d.v.s. att det är arkivinformationen som används för att kartlägga processen. Beskrivning av Metoden Det metodiska arbetet bestod av tre huvudsteg, nämligen datainsamling i arkiven, processmodellering och validering genom seminarium. J ag kommer här att beskriva de tre stegen i detalj och 8 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

10 En metod fdr att rekonstruera processer genonz bevarade handlingar i samband med respektive steg också redovisa exempel på hur resultatet kan se ut i respektive steg. Motivet till metodvalet är insikter från iakttagelser vid tidigare studier. Redan i min och min kollegas första studie, 14 besökte vi ett antal arkiv hos fyra olika organisationer och gjorde där "nedslag" i arkiven för att beskriva vad som fanns där och vad som kännetecknade den information som fanns där. Det här upplevde vi mycket givande eftersom det ger intressant och värdefull information. För att kunna besvara frågor kring vilka komponenter som gör det möjligt att bevara information, såg jag att en liknande metod skulle vara användbar och i den studie som presenteras här har metoden testats mer systematiserat. Datainsamling i arkiven Ett antal slumpvisa ärenden från de både tidsperioderna hämtades fram ur arkiven delvis med hjälp av arkivpersonal För att skapa en bild av hur bygglovsprocessen sett ut t.ex så antecknade jag vilka typer av handlingar som fanns med i varje akt. Jag studerade diariet för att se vilken typ av anteckningar som fanns där, hur de var gjorda och även vad som noterats och vilka data som skrivits in. Ett exempel är datum. Flera olika källor fick ofta användas i det äldre materialet för att få en uppfattning om alla delar. Ritningar, akter med inkomna handlingar och diariet kunde t. ex. vara fysiskt åtskilda, men kunde genom olika tekniker för spårbarhet ändå hållas samman. En teknik kan vara att hålla samma ärenden med hjälp av fastighetsbeteckningen vilket var en vanlig metod i det här fallet, en annan tänkbar teknik är att hålla samman ärenden med hjälp av diarienummer. Efter ett antal ärenden var det i båda kommunerna och för båda tidsperioderna möjligt att skönja mönster som visade vilka aktiviteter en bygglovsprocess består av, och i vilken ordning dessa aktiviteter oftast skedde. När jag nått stadiet av att kunna se mönster gick jag vidare till ett annat årtal och upprepade samma procedur, tills det var möjligt att se mönster även där. För att göra själva datainsamlingen använde jag mig av blanketter som stöd, se figur l. Blanketterna har jag utformat utifrån tidigare kunskap om hur information i arkiverade akter brukar struktureras och vad som vanligtvis finns medy I den tidigare studien frainkom att arkivinformation alltid är märkt med datum, aktkappan innehåller ofta information om startdatum o.s.v. Data i den här fasen av metoden är beroende av vilken process som ska rekonstrueras, men i det här fallet fanns t.ex. följande handlingar bevarade: ansökan om bygglov, bygganmälan, teknisk beskrivning, skrivelser, planritningar, fasadritningar, planer, sakkunnigntyg, yttranden från brandchef, slutbesiktningsbevis, grundundersökning, svar från remissinstanser, granskningsblad och brandskyddsdokumentation. Rubrikerna i blanketten skapades innan studien startades och några rubriker visade sig mindre användbara, t.ex. aktör. Detta beror på att det i många fall inte var klart vem som varit aktör och att processmodellerna sedan inte omfattande aktörerna. Processmodellering I det här metodsteget arbetade jag med att utifrån det insainlade materialet modellera processer. Här sökte jag efter vilka aktiviteter som har utförts under bearbetningen av det här ärendet. Exempel på aktiviteter är diarieföring, beslut och besiktning. För att kunna skapa dessa processmodeller blev jag i flera fall tvungen att gå tillbaka till arkivet för att kontrollera några saker. Detkunde t. ex. röra i vilken inbördes ordning olika aktiviteter utförts. Blanketter vid datainsainlingen användes för att genom de handlingar som fanns bevarade försöka identifiera vilken aktivitet som legat bakom att handlingen skapats. Till exempel kan nämnas att en besiktningsrapport har tolkats som ett resultat av aktiviteten besiktning. När det sedan kom till i vilken ordning de olika aktiviteterna i processen har utförts, var det datumangivelser som gjorde det möjligt att avgöra detta. Alla handlingar har varit märkta med datum i någon form (upprättad, ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1 9

11 Lena-Maria Öberg Dokument Flera dokument Expediering Händelse, aktivitet Besiktning Sker ej varje gång Relation Granskning Indirekt händelse, aktivitet Figur 2: Beskrivning av den notationsteknik som har använts i studien. Inkommen ansöka n Diarieföring Granskning Grannehörande.. l ' Tjänstemannabeslut Expediering Figur 3: Ett exempel från Skellefteå kommun17 från tidsperioden r o ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008 :1

12 En metod for att rekonstruera processer gen011z bevarade handlingar Inkommen ansökan och anmälan! Bedömning av! ärendetyp, --' Registrering Granskning Yttranden Kvalitetsansvarig.. l_ ' Samråd Beslut i BN eller Utfärda slutbevis Avslut Figur 4 Ett exempel på en processmodell från Sundsvalls kommun 18 från tidsperioden inkommen o.s.v.), vilket gjort att det har varit möjligt att avgöra i vilken ordning aktiviteterna ägt rum. Värt att notera är dock att det också har visat sig att vissa aktiviteter sker i olika ordning i olika ärenden, vilket här har tolkats som att ordningen inte är fast utan att det finns en viss flexibilitet i processen. För att underlätta processmodelleringen har jag i den här studien koncentrerat mig på normalprocessen. Normalprocessen ska här tolkas som den arbetsgång som ett ärende normalt har, från t.ex. inkommen handling, bearbetning och beslut i ärendet. Ett exempel på en avvikande process är vid överklagan av ett beslut. Vilken som är den mest intressanta är inte givet, utan varierar självklart med syftet med processkardäggningen. Jag har i en tidigare undersökning 16 visat att i de fall där processen avviker från det normala är den ofta väldokumenterad, vilket kanske inte innebär problem med att spåra de varianter som finns. Dessa varianter utgör då inga underlag för hur verksamheten generellt fungerar och kan inte sägas vara representativa. Jag använde Microsofts verktyg Visio för att skapa processmodeller och jag har använt symbolerna i figur 2. Processmodellerna ska läsas från vänster till höger och de flesta exempel är för att vara hanterbara, uppdelade på flera rader. Processmodelleringen strävade som tidigare nämnts mot att hitta generella mönster. Figur 3 ska därför inte tolkas som ett konkret exempel på ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1 I I

13 Lena-Maria Öberg ett bygglovsärende hos Bygg och miljökontoret i Skellefteå. I den här modellen finns ett exempel på en indirekt händelse, i det här fallet en granskning. Indirekt händelse har jag här använt i betydelsen att det går att uttyda av sammanhanget att någon form av aktivitet har skett, men det finns inga dokument som kan visa på vad eller hur en handläggare på Bygg och miljökontoret har arbetat med ett ärende. Processmodellen ovan är ett exempel på hur bygglovsärenden som gick för beslutsfattande till byggnadsnämnd eller delegation såg ut hos stadsbyggnadskontoret i Sundsvalls kommun under tidsperioden En tydlig skillnad jämfört med det tidigare exemplet är att antalet aktiviteter är betydligt större. I båda kommunerna kan man iaktta en tydlig skillnad mellan de båda tidsperioderna. Den främsta orsaken till detta är sannolikt att lagstiftningen förändrats mellan de två tidsperioderna. Att utse en kvalitetsansvarig, samråd och slutbevis är exempel på aktiviteter som krävs enligt den nya lagstiftningen. 19 Det finns med stor sannolikhet även andra orsaker. Min studie har inte haft för avsikt att studera detta i detalj, men något som varit intressant i samtliga organisationer som jag studerat i olika sammanhang är att formaliseringen ökar med åren. Det vill säga att det finns fler och fler färdiga blanketter och kanske också mer bestämda rutiner för hur handläggning och arkivering ska gå till. Detta leder också till fler aktiviteter. Validering genom seminarium För attvalidera processmodellerna genomförde jag ett seminarium 20 vardera i de båda kommunerna. Deltagare vid seminarierna var arkiyarier, bygglovshandläggare, handläggare från närliggande processer inom samma avdelning på kommunen, ansvarig för e-tjänster och chefer från berörd avdelning på kommunen. Vid seminariet presenterades processerna från de båda tidsperioderna. Sedan fördes en diskussion kring huruvida det fanns exempel på aktiviteter som saknades eller eventuella missuppfattningar. Utifrån detta diskuterade vi även problem som gruppen kunde se inför en eventuell omläggning till någon form av elektronisk bygglovsprocess. Efter seminariet justerades processmodellerna i enlighet med vad som framkommit på seminariet. Utöver vissa detaljer kring aktiviteterna, såsom troliga änledningar till att det i en av kommunerna fanns få exempel på granskningsdokument, så framkom det också att den process som speglas genom arkiven är mycket intern, dvs att det är respektive förvaltnings ärendehantering som är synlig i arkiven. Det finns t.ex. lite spår av kontakten med den sökande. Efter en avslutad bygglovsprocess startar andra processer inom kommunen och deltagarna var förvånade över att detta inte var synligt i arkiven. En viktig fråga inom processmodellering är att avgöra var en process börjar och slutar. För bygglovsprocessen är inte detta givet. När den nya plan- och bygglagen 21 kom 1987 fick också den sökande ökat ansvar. Det åligger numera byggherren att skicka in ett intyg att han eller hon byggt enligt lovet, därefter kan kommunen skicka ut ett slutbevis. Var en process ska börja eller sluta är aldrig något som är givet, utan något som verksamheten själv styr över. Vid ett eventuellt införande av e-tjänster som kanske löper genom flera organisationer och genom flera avdelningar blir det en oerhört viktig fråga att säkerställa att hela processen finns bevarad. Vid se!jlinariet validerades processerna från båda tidsperioderna. Ett äldre material blir av naturliga skäl svårare att validera, eftersom personal byts ut och det är svårt att komma ihåg detaljer kring hur t.ex. olika ärendetyper behandlades för över 40 år sedan. I Sundsvalls kommun hittade jag, som tidigare nämnts, inga exempel på granskningsdokumentation från den tidigare perioden. Detta diskuterades i samband med seminariet. Ett antal tänkbara orsaker till varför det inte fanns någon sådan information i akterna togs upp. En är att det i samband med en mikrofilmning gallrades hårt i materialet. En annan tänkbar förklaring är att denna typ av information var något som bygglovs- 12 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

14 En metod foi att rekonstruera processer genom bevarade handlingar handläggarna bevarade själva i pärmar på sina kontor. Dessa tillfördes sedan aldrig akterna. Det finns säkert möjlighet att spåra vad som hänt i just Sundsvalls kommun, men det låg utanför min studie. Det är dock mycket viktigt att sådant undersöks och tillvaratas vid t.ex. införande av ett nytt informationssystem, så att dokumentationen åtminstone motsvarar den tidigare bevarade kontexten. slutdiskussion Som jag nämnt i inledningen ser jag metoden som ett komplement till "vanliga" processmodelleringsseminarier. En genomgång av bevarat arkivmaterial anser jag ger en mycket relevant bild av hur processen ser ut idag och även förändringar över tid. Min erfarenhet av modelleringsseminarier är att det ibland kan vara svårt att kartlägga hur processen ser ut idag, dels beroende på svårigheter att beskriva sina dagliga rutiner, dels på att det trots ambitionen att beskriva nuläget ofta tenderar att bli hur organisationen vill eller anser att processen borde fungera. En studie av verksamhetens dokumentation kan därför tillföra viktiga pusselbitar. J ag anser att metoden i de sammanhang där den använts hittills varit mycket givande. Metoden har fram tills idag använts för två syften, dels för att undersöka vilka komponenter som gör det möjligt att bevara processer över tid, dels att utgöra ett underlag för diskussion kring möjliga problem inför kommande e-tjänster. 22 En viktig fråga att fundera över är vem som ska utföra kartläggningen. J ag har varit en outsider med vanlig med borgarkunskap i bygglovsprocesser, vilket gör att jag har haft svårt att fylla i saker som kanske "borde" funnits där. En person med insyn i verksamheten fyller antagligen i flera sådana luckor och det är sannolikt att kartläggningen då går fortare. Att fylla dessa luckor blir dock svårare desto äldre materialet är. Det vore mycket intressant att använda metoden i andra organisationer och därmed också andra processer för att se om något måste utvecklas och förändras. Metoden borde också utvecklas för att stödja urvalet av vilka ärenden som ska ligga till grund för modelleringen. Detta skulle kunna ske med någon form av statistiskt urval kombinerat med en diskussion med berörda arkivarier. Denna diskussion bör t ex omfatta frågor såsom vilka tidsperioder som är lämpliga. Valet av tidsperioder är viktigt och aspekter som bör tas i beaktande kan t.ex. vara när organisationen infört ett elektroniskt dokument- och ärendehanteringssystem eller när stora organisationsförändringar har ägt rum. När metoden använts i flera fall och i olika typer av organisationer skulle det också bli möjligt att bryta ner de tre huvudstegen i delmoment vilket skulle underlätta användningen av metoden. Avslutningsvis vill jag tacka Anneli Sundqvist på Mittuniversitet för värdefulla kommentarer. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1 13

15 Lena-Maria Öberg Noter I inhämtad 2008-oi Björn, Nilsson, Metodhäfte i processmodellering-ett sätt att tydliggöra verksamhetens arkitektur Finns att hämta på se, inhämtat 2006-oi ISO I5489-l Information and document-ation - Records management- Part l: General. International Standards Organization zooi, s. 3 4 Luciana Duranti, The archival bond, Archives and Museum Informatics, (3-4), s. 2 I6. 5 Metadata kan kortfattat beskrivas som information om ett informationsobjekt. Ett metadataset är en uppsättning fördefinierade metadata. Nämnas bör också att VERS inte bara består av ett metadataset utan är som namnet antyder en strategi. 6 VERS, Victorian Electronic Records Strategy, /www. prov.vic.gov.aulvers, inhämtad zoo6-o RKMS, Recordkeeping Metadata Project, research/spirt/deliver/schemes.html, inhämtad zoo6-o Lena-Maria Öberg, Metadata use in document management systems, which support business processes, Archives & Social Studies A journal of interdisciplinary research, Vol.z, no I 2oo8, s Tom, Sahlen, Kaos eller struktur - Om modern dokumenthantering, i A. Sundqvist (Ed.), Dokumentstyrning i processorienterade organisationer, Folkrörelsernas Arkivförbund och Näringslivets Arkivråd, Stockholm 2005, s IO Lena-Maria Öberg, Needed components to reconstruct processes, Paper presenred at the Archiving 2006, Ottawa May , s I6S-I68. I I Darek Eriksson, Four Proposals for Enterprise Modeling, Doktorsavhandling, Chalmers University oftechnology, Göteborg, 2004, s I2 Nilsson, I 3 Michael Hammer & James Champy, Re-engineering the corporation -A manifesto for business revolution, Ha~per Business I993 I4 Lena-Maria Oberg & Erik Borglund, What are the characteristics of Records?, International Journal of Public Information System, 2006(1), s Se även Arkiv, Samhälle och Forskning 2006:1, s IS Öberg & Bo~glund zoo6, s I6 Lena-Maria Oberg, To Capture and Preserve Document in Processes, Information Management in modern enterprise: Issues & solutions, Lissabon Portugal, 2005, s. I83. I7 Skellefteå kommun Bygg och miljökontor, Bygglovsakter I 96o-I I8 Sundsvalls kommun stadsbyggnadskontoret, Bygglovsakter I999-2ooo. I9 Plan- och bygglag (I98po), SFS 2007= Seminarium i Sundsvalls kommun genomfördes 20o6-oi-I2. Seminarium i Skellefteå kommun genomfördes 2oo0-o I Plan- och bygglag (I98po). 22 Öberg (2oo6). I4 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

16 IDAEDLUND Dokumenthantering i teori och praktik En fallstudie av Uppsalahems bevarande- och gallringsplan Abstract This artide is an extract of a comparative study of theory and practice regarding process oriented records management. I present two IsOstandards that point to the importance of metadata for records, these are ISO and ISO The comparative study also consists of two records management models- one general and one specific for common housing campanies- and a case study of one such company's records management plan. The study shows that the two ISO-standards and the two models are generally good in comparison both with each other and also with the housing company's records management plan, bothin general structure bu t also in detail. Key words: recorcls management, ISO 15489, ISO 23081, comparative study Inledning Denna artikel är ett utdrag ur en studie om processorienterad dokumenthantering i teori och praktik, som ursprungligen utgjordes av en kandidatuppsats i arkivvetenskap vid Uppsala universitet, med titeln Processorienterad dokumenthantering i teori och praktik. En fallstudie av Uppsalahems bevarandeoch gallringsplan. Det är en fallstudie som är uppdelad i två avsnitt. Det första avsnittet behandlar dokumenthantering i teori och jämför två för studien relevanta ISO-standarder och två teoretiska modeller för dokumenthantering. Det andra avsnittet behandlar dokumenthanteringen i praktiken på det kommunalägda Uppsalahem AB och hur denna ser ut i jämförelse med standarderna och modellerna. Det huvudsakliga syftet med dennastudieharvaritatttareda på hur en bevarandeoch gallringsplan från 1997 står sig mot dagens rekommendationer om dokumenthanterings- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

17 IdaEd/und planer, som de uttrycks i standarder och dokumenthanteringsmodeller. Dokumenthantering, och i synnerhet digital sådan, är ett aktuellt ämne som befinner sig i en snabb utvecklingsfas och studier som belyser detta är därför högst relevanta. Den traditionella synen på proveniensprincipen blir i detta sammanhang något av en utmaning - hur ser man ursprunget och arbetsgången i digitala handlingar? Nya lösningar som utgår från informationen i dokumenten, inte dokumenten i sig, krävs för att möjliggöra bevarandet av handlingarnas kontext. 1 I dag står många organisationer och företag inför revidering av sina dokumenthanteringsplaner, bl.a. på grund av att de digitala dokumenten blir allt viktigare för organisationen, samtidigt som den dokumenthantering de arbetar efter är utformad med främst pappersdokument i åtanke. Förutsättningarna för administrativt arbete har förändrats i takt med!t-utvecklingen och även dokumenthanteringsplanerna måste följa denna utveckling för att bevara relevant material för framtiden. 2 Digital dokumenthantering har sedan 198o-talet diskuterats i artiklar (främst i diverse datortidningar och andra ämnesrelaterade tidskrifter) men harförst de senaste åren utvecklats tillnågotsom varje arkivarie måste ta ställning till. Detta speglas i antalet uppsatser och artiklar i arkivrelaterade tidskrifter, till exempel Arkiv, samhälle och forskning. 3 Att datortidningar har diskuterat frågan längre än de arkivrelaterade tidskrifterna, beror förmodligen på att de tekniska lösningarna måste finnas tillhanda för att ett så praktiskt ämne som arkivvetenskap ska kunna ta upp diskussionen. Den litteratur som finns att tillgå idag rörande dokumenthantering är främst handböcker eller tidningsartiklar och ett fåtal kandidat- och magisteruppsatser. Då intresset för processorienterad dokumenthantering har ökat markant inom arkivvärlden, har flera konferenser, workshops och även projekt behandlat detta ämne. För tillfället pågår t ex ett samverkansprojekt under namnet EVA (En högskolegemen-sam och Verksamhetsorienterad Arkivredovisning) mellan Kungliga Tekniska högskolan, Uppsala Universitet, Mälardalens högskola och Södertörns högskola, med syftet att utarbeta en teoretisk modell för processkartläggning av verksamheten och redovisning av arkivet efter denna struktur. En av biprodukterna blir en processorienterad och metadataredovisande dokumenthanteringsplan. Även Riksarkivet inför regler om arkivredovisning baserad på processer inom verksamheten där handlingarna uppstår, som träder i kraft den närmaste tiden. Dokumenthantering i teori - standarder och modeller I detta avsnitt diskuteras dokumenthantering i teori utifrån två ISO-standarder och två dokumenthanteringsmodeller. Dessa utgör sedan den teoretiska grunden för den komparativa undersökningen i artikelns andra del. Internationella standarder för dokurnnenthanteru1g Det finns ett antal internationella standardiseringsorgan, t ex ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen) och D LM-forum (Document Lifecycle Management) som på senare år utformat standarder för dokumenthantering, för att gynna arkiv- och dokumenthanteringsförståelse internationellt sett. I Sverige står även Verva för rekommendationer om elektronisk dokumenthantering, utvärdering av programvara och de upprättar även ramavtal med leverantörer. 4 Användande av ISO-standarder kan visa att man uppfyller vissa krav inom olika områden genom en formell kvalitetssäkring. 5 På 1990-taletvar det en merit att vara ISO-certifierad, nu är det snarare en brist att inte vara det, trots att det fortfarande är r6 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

18 Dokumenthantering i tem i och praktik frivilligt. 6 Sedan I947 har ISO publicerat mer än I6 ooo internationella standarder inom ett flertal områden. 7 Nedan presenteras två för min studie relevanta ISO-standarder. ISO Dokumentation Dokumenthantering I början av 2ooo-talet fanns ett stort behov av en internationell dokumenthanteringsstandard och utifrån en australisk standard (AS 4390 Records Management), till stor del utformad enligt ISO 9 ooo, fastställdes år 200I ISO-standarden I5489 Dokumentation - Dokumenthantering (Records Management). Standarden är uppdelad i två delar, del l: Allmänt, som behandlar att något ska göras, och del 2: Riktlinjer, som beskriver hur något ska göras. Denna ISO-standard är för närvarande under revidering och beräknas vara färdig till år Standarden har en struktur med ett logiskt flöde, från generella krav på dokumenthanteringssystem, och tekniken bakom dessa, till krav på utbildning och innefattar såväl offentlig som privat sektor, dokumentens hela livscykel och alla dokumenttyper. Standarden innebär även att man uppfyller de krav som ISO 9000 och ISO I4ooo ställer på dokumenthantering och den rör alla nivåer inom organisationen: vilka principer som ska tillämpas vid ansvar, den definierar policies och processer, och poängterar vikten av att följa lagar och ta hänsyn tilllagringsmedium och att dokumentera dokumenthanteringsprocesserna. Handlingarnas kontext är viktig att fastställa genom en logisk struktur för att kunna tillgängliggöra och tillhandahålla den information som de är bärare av. Anpassad utbildning av all personal i organisationen gör att organisationen lättare kan nå de mål den har med dokumenthantering. 9 Ett dokumenthanteringssystem innehåller enligt ISO I 5489 både en dokumenthanteringsplan och ett tekniskt dokumenthanteringssystem, därför kan man säga att denna är en heltäckande standard som lämpar sig för användning inom organisationer som har för avsikt att genomföra ett långsiktigt bevarande av digitala handlingar. 10 Enligt ISO I5489:I är kraven på ett dokument att det uppfyller egenskaper som autenticitet, tillförlitlighet, integritet 11 och användbarhet. ISO I5489:I definierar metadata som "data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur hos dokument och hanteringen av dessa under aktuell tid" 12 Man kan tala om tre typer av metadata som har olika funktioner: deskriptiva metadata, som "används för att beskriva och söka digitala dokument", administrativa metadata, som "används för att administrera dokument och dokumentera information om dess tillkomst och åtkomst", och strukturella metadata, som "beskriver bl.a. det logiska och fysiska förhållandet mellan delarna i ett sammansatt dokument".il Enligt ISO I 5489 ska en organisation, innan den ska införa ett dokumenthanteringssystem, genomföra en översiktlig utredning (av syfte, struktur, lagar m.m.), en verksamhetsanalys (som beskriver verksamheter och processer, klassifikationsschema och hierarkier samt visar var, hur och när dokument upprättas), en identifiering av dokumentationskrav (regler och rutiner) och strategier för att uppfylla dessa, utforma dokumenthanteringssystem (som svarar mot behoven), se över metoder för dokumentation (inklusive metadata, för att tillgodose krav på autenticitet, tillförlitlighet med mera) och funktioner i stödproces~en för dokumenthantering (vad ska arkiveras och hur länge, baserat på behov från lagstiftning, verksamhet och intressenter). Att genomföra dessa åtgärder innan ett system byggs, och att arkivarierna gör det tillsammans med systemteknikerna är en förutsättning för att systemet ska kunna ge korrekt och relevant ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I IJ

19 IdaEd/und information om autenticitet och tillförlitlighet när det kommer till arkivfunktionen. 14 Att Riksarkivet rekommenderar en metodik rörande arkivredovisning som är anpassad till denna standard är något som kan komma att ge utslag i organisationer runtom i landet, inte minst inom den statliga verksamheten där denna nya processorienterade metodik kommer att vara tvingande. Det är en stor fördel om många ansluter sig till samma system, med samma begrepp och verktyg- det ger anställda på alla nivåer och inom olika områden en större möjlighet att förstå varandra om de "pratar samma språk" 15 och det ger även en möjlighet att ställa tekniska krav på gemensamma system för t.ex. diarieföring och arkivermg. ISO Dokumentation - Dokumenthantering-Metadata för dokumentation ISO I är ett tekniskt ramverk som refererar till ISO I 5489 och dess definitioner och rekommendationer om dokumenthantering. Denna standard kan användas vid arkivredovisning, för att försäkra sig om att man uppfyller viktiga krav på metadata som ser till att bevara kontexten kring handlingarna16 och lämpar sig även vid utformande av dokumenthanteringsplaner. ISO 2 3 o8 I: I ställer minimikrav på metadata och urskiljer fem huvudtyper av metadata för att stödja digital dokumenthantering-metadata om: dokument, verksamhetens regler, policies och uppdrag, systemaktörerna, verksamhetsaktiviteter och processer, och dokumenthanteringsprocesser. 17 Trots att dessa metadatatyper i standarden är avsedda att stödja digital dokumenthantering, är de minst lika relevanta även för all annan dokumenthantering, det vill säga även för analoga handlingar. ISO-standardema poängterar vikten av metadata i dokumenthanteringen Det centrala i standarderna är att de tar upp vikten av relevant metadata och hur dessa metadata bör lagras och presenteras. Det viktigaste med dokumenthantering är att man genom att beskriva all relevant metadata, i anslutning till den information det rör, får ett resultat som är en redovisning av handlingarnas hela livscykel. Det är eftersom metadata breddar kontexten som det är viktigt med redovisning av metadata. Genom att rätta sig efter vissa ISO-standarder, t. ex. de som jag beskrivit ovan, kan man få ett bra långtidsbevarande av såväl digital som analog information, som möjliggör återsökning och tillgängliggörande även i framtiden. Dessutom bidrar användandet av dessa standarder till att ge ett enhetligt utseende på arkiv och dokumenthanteringsplaner och en ökad förståelse internationellt sett. Att metadata är något som främst betonas i diskussioner om digitala handlingar betyder dock inte att det inte är lika viktigt för analoga handlingar, metadatan består bara av olika slags komponenter. ISO I 5489 poängterar att all involverad personal ska vara med i skapandet av digitala system redan från kravställandet, då det är där man avgör vilka möjligheter systemet kommer att ha gällande metadatalagring m.m. Båda standarderna poängterar att dokumentbeskrivande metadata säkrar att format och samband kvarstår i sin ursprungliga skepnad, att dokumentets livscykel och samband med andra dokument framgår. Dokumenthanteringssystemets metadata ska stödja de behov som verksamheten och dokumenteringen har i form av dokumentbeskrivningar och processhantering och ska även tillgodose arkivanvändarnas behov av återsökning och förståelse.' 8 Organisationer bör, enligt båda standarderna, r8 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I

20 Dokumenthantering i teori och praktik redovisa alla handlingar i dokumenthanteringsplanen eftersom det inte bara breddar kontexten för de andra handlingarna och organisationen i stort, utan även ger en bättre förståelse för personalen som arbetar med handlingarna och planen. I en jämförelse av standarderna (se bilaga I) kan man tydligt se att ISO I 5489 är mer generell i sitt utformande och ISO I mer specifik kring metadatakrav. Eftersom ISO 2308I bygger på ISO I 5489 har de mycket gemensamt. ISO I kräver även metadata om uppdrag och systemaktörer. Genomgående för alla diskussioner om digital och processorienterad dokumenthantering är att vikten av metadata betonas. Det är då ISO I5489 om dokumentation och dokumenthantering och ISO 2308I om metadata för dokumentation blir centrala. Uppdelningen i deskriptiva, administrativa och strukturella metadata som ISO I5489 redovisar, ger tillsammans med en hänvisning till en välstrukturerad och innehållsrik arkivredovisning enligt bl. a. ISO 2 3 o8 I, en heltäckande bild av handlingens kontext, som även visar förhållande till andra handlingar, organisationen, historik med mera. Genom att använda sig av en processorienterad dokumenthanteringsplan belyser man ytterligare de roller som metadata har. U tiormandet av planen är nämligen metadata i sig och berättar om arbetsgången och processerna inom organisationen, och vad som anses vara viktigt att bevara och vilka gallringsfrister organisationen tillämpar. På grund av detta är detviktigt att även ha med vilka lagar man stöder sig mot, då dessa är ytterligare metadata som breddar kontexten, och underlättar vid eventuell revidering av planen. Dokumenthanteringsmodeller Nedan beskrivs två dokumenthanteringsmodeller, en generell och en specifik för allmännyttiga bostadsföretag. En generell dokumenthanteringsmodell Tom Sahlen redovisar en generell dokumenthanteringsmodell i artikeln Kaos eller struktur - Om modern dokumenthantering. 19 Enligt Sahlen ska man, för att kunna producera en dokumenthanteringsplan, först genomföra en verksamhetsanalys och en processkartläggning av organisationen i enlighet med ISO I Sedan kan man sammanställa dokumenten i en plan som utgår från dokumentens kontext. På så sätt ger alltså även dokumenthanteringsplanen en översiktlig kontextuell information om alla dokument som ingår i planen. Enligt Sahlens modell ska en dokumenthanteringsplan bestå av: en översiktlig verksamhetsanalys och processmatris som definierar arbetsprocesserna, processbeskrivningar för dokumenthantering (metadata) som visar dokumentens livscykel och kontext, och kartläggning av dokument (dokumentkatalog) som visar inom vilken funktion dokumenten uppstår. Och även innehålla uppgifter om: format och medium, beskrivning av!t-system med syfte och innehåll, redovisning av förvaringen för att till exempel underlätta återsökning, och urval för bevarande och bestämning av gallringsfrister, med mål att arkivet efter gallring ska spegla verksamheten och möta företagets, kundernas och forskningens framtida behov. 20 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

21 Ida Ed/und En bostadsföretagsspecifik dokumenthanteringsmodell Bostadsfdretagens dokumenthantering: en arkivhandbok (härefter benämnd arkivhandboken) är skriven för allmännyttiga bostadsföretag och är därför mer detaljerad än den generella modellen. Det är tydligt att Sahlen och författarna till arkivhandboken har delade åsikter om processorienterad dokumenthantering. 21 Arkivhandboken rekommenderar att arbeta i olika arkivprojekt för att begränsa de olika områdena som arkivarbetet omfattar, med projektledare och en helhetsansvarig styrgrupp. Dessa personer bör främst utgöras av företagets egen personal för att innesluta projektfasen i organisationen. Men arkivhandboken påpekar även vikten av att ha en kunnig arkivarie med i projektarbetet, någon som kan "hjälpa företaget att se sin dokumenthantering med nya ögon och är tränad i att bedöma handlingarnas kort- och långsiktiga värde ur olika aspekter". 22 Eftersom allmännyttiga bostadsföretag har att göra med allmänna handlingar måste de ha gallringsbeslut för att kunna gallra. En gallrings- utredning är ett sätt att ta reda på vilka allmänna handlingar som finns i företaget och om och när de får gallras. Företagen bör främst utgå från arkivlagens definition av syftet med myndigheternas arkivbildning - att myndighetsarkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Bokföringslagen reglerar tillsammans med flera andra lagar information för rättskipning och förvaltning, men för de andra punkterna finns inte lagar som reglerar hanteringen av information på samma sätt, utan det blir mer en bedömningsfråga. Eftersom dokumenthanteringsplanen endast ska omfatta de handlingar som är aktuella inom företaget kan man bli tvungen att upprätta en separat gallringsplan för äldre handlingar, som fortfarande finns i arkivet, men som inte finns kvar i verksambeten i övrigt. Detta gäller inte enbart för bostadsföretag, utan för alla organisationer med äldre gallringsbara handlingstyper som finns i arkivet i väntan på att gallringsfristen löper ut. Då dokumenthanteringsplanen ses som en sche- DOKUM ENTHANTER INGSPLAN AB X-HOLMAHUS AVDELNING, PERSONAL Alendi!!Handlrng En~~t G~llrJ Sorte rn?t fcr.jt IE',Il' T l K~ r, e~t, etter o rtnni' u 1 1. ' '' 2 0 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING :1

22 Dokumenthante1 ing i teori och praktik rnarisk förteckning över företagets handlingsoch ärendetyper menar arkivhandboken att den kan inkludera handlingar som inte är allmänna och planen ska innehålla alla aktuella handlingar, allt för att underlätta personalens förståelse av den. Planen är tänkt att fungera som en uppslagsbok för personalen. 23 Se figur I för ett exempel på hur arkivhandboken anger att en dokumenthanteringsplan kan se ut. Enligt arkivhandboken ska en dokumenthanteringsplan innehålla uppgifter om: benämning på handling eller ärende, gallringsfrist enligt gällande lagar (och gärna hänvisning till dessa), funktionen som handlingen stöder, sorteringsordning, leveransfrist till centralt arkiv, förvaringssätt, eventuella anmärkningar som berikar handlingens kontext, och avdelning/enhet (plats i organisationen). 24 M odeilemas överensstämmelse med varandra och med standardema De två dokumenthanteringsmodeller som jag har studerat, en generell och en specifik för bostadsföretag, innehåller till stor del samma information om hur man bör gå till väga för att skapa en dokumenthanteringsplan. Båda modellerna betonar vikten av metadata och har ett antal punkter om planens struktur som man bör ta hänsyn till vid skapandet av en dokumenthanteringsplan. Den generella modellen är, som väntat, mer överskådlig i sin karaktär och näinner till exempel verksamhetsanalys och processmatris som något som ska ingå i dokumenthanteringsplanen. Den bostadsföretagsspecifika modellen ser å andra sidan sådana analyser som bakgrundsarbeten och att detta inte nödvändigtvis är något som behövervara redovisat i dokumenthanteringsplanen, trots att planen är ett resultat av dessa. Modellerna följer samma mönster som standarderna i jämförelsen i bilaga 1. ISO I 5489 är mest generell, följd av ISO I och sedan följer den generella modellen och till slut placerar sig den specifika modellen längre bort i skalan av metadatakrav. Modellerna har snarare karaktären av lägesbeskrivningar över företagets handlingar än av styrande dokument. Målet med att applicera dessa modeller på en organisations dokumenthantering är att insynen i verksamheten ska vara den bästa möjliga och genom att redovisa så mycket information som möjligt om handlingarnas kontext (metadata) går det att komma långt i denna strävan efter insyn. De kriterier som ISO tar upp som nödvändiga är i princip detsamma som den generella dokumenthanteringsmodellen är uppbyggd efter och mycket stämmer även in på den bostadsföretagsspecifika modellen. Kriterier rör bland annat verksamhetsanalys och processkartläggning (med matriser, beskrivningar med mera) som grund för kartläggning av dokument. Även varför och hur dessa dokument skapas, hanteras, lagras och bevaras eller gallras är något som både standarderna och modellerna om dokumenthantering tar upp som grundstenar i dokumenthanteringsredovisningen. Dokumenthantering i praktiken - Uppsalahems bevarande- och gallringsplan Det praktiska avsnittet i denna studie om dokumenthantering består av en jämförande undersökning av UppsalahemAB:s bevarande- och gallringsplan gentemot standarder och modeller. Uppsalahem har även digital dokumenthanter- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I 21