Nyttja tid och resurser smartare

Transkript

1 Nyttja tid och resurser smartare 1

2 Jag har ett väldigt roligt jobb, mycket på grund av kontakten med mina kunder och sekreterarlaget, säger Sabine Geiser Kolehmainen. Hon är teamledare på Conscriptor, ett jobb där man behöver vara stresstålig, flexibel och strukturerad. Sabine, teamledare Våra kunder är fantastiska Det gäller att skapa bra relationer när man jobbar med många människor under tidspress. Conscriptors 24-timmarsregel sätter press på alla inblandade att göra ett snabbt jobb utan att tumma det minsta på kvaliteten. Som teamledare sitter Sabine som spindeln i nätet och ser till att allt fungerar. Jag har ett antal fasta kunder som jag samarbetar med och vi har ganska tät kontakt. Det första jag gör när jag får en ny kund är att lära känna verksamheten och tillsammans med personalen skapa rutiner för hur vi ska samarbeta. En vårdcentral, ett sjukhus eller en specialistläkare kan skilja sig åt på olika sätt och det är mitt jobb att se till att rätt kund och diktat hanteras av rätt sekreterare hos oss. Diktaten ser helt olika ut och det är otroligt viktigt att sekreteraren har rätt kompetens för uppdraget. Hög kompetens och lång erfarenhet Sabine har en grupp på 15 sekreterare som arbetar på distans med att skriva ut diktat. Det är hon som tar emot alla ljudfiler och fördelar arbetet inom gruppen. Vi har höga krav på våra sekreterare och jag måste veta allt om deras kompetenser; vilka program de kan och om de har erfarenhet av någon specialistsjukvård. Vi har skickliga läkarsekreterare med minst fem års yrkeserfarenhet och många av dem är kunniga inom exempelvis kardiologi, ortopedi, hud och ögonsjukvård. Det är viktig information för mig när jag ska koppla ihop rätt person med rätt diktat. Journalutskrifter inom 24 timmar På Conscriptor finns ytterligare fem teamledare som vardera hanterar grupper om sekreterare och man har ett nära samarbete för att nå 24-timmarsmålet. Det är tekniken som kan sätta käppar i hjulet ibland, men annars så lever vi väl upp till vårt löfte, tycker Sabine. Jag och de andra teamledarna har kontakt flera gånger om dagen för plötsligt kan det hända något som gör att vi måste omfördela våra resurser till exempel att en kund behöver extrainsatser snabbt. Teamen av läkarsekreterare är inte statiska utan vi stämmer av hela tiden för att fördela jobben så att diktaten blir klara i tid. Det kräver full koll och kontinuerlig kommunikation och är väldigt roligt! Tiden läker inte alla sår. Tiden må läka många sår men ibland behövs lite hjälp på vägen. Att använda Biolight kan ge halverad läkningstid av både svårläkta sår och andra inflammatoriska tillstånd. Vill du veta mer? Kontakta oss på och boka ett möte. Biolight är en medicinteknisk behandlingsmetod som med hjälp av pulserande ljus påskyndar kroppens egna läkningsprocesser. 2

3 Thord Svanberg, praktikertjänst Bovallstrand Flexibiliteten är en stor fördel På Sotenäs Vårdcentral i Hunnebostrand ser man Conscriptor som en proffsig vikarie som kan rycka in när behovet uppstår. Varken Thord eller Shiela ser tjänsten som ett hot mot läkarsekreteraren utan som ett bra komplement att luta sig mot när belastningen ökar trycket på de anställda. Man kan aldrig ersätta en läkarsekreterare med den här typen av tjänst, säger Thord Svanberg, specialist i allmänmedicin. I dag gör en läkarsekreterare betydligt mer än skriver ut diktat, yrkesrollen har utvecklats genom åren och idag skulle jag vilja säga att de är lika mycket IT-tekniker och receptionist som läkarsekreterare. Shiela Wickman är läkarsekreterare på vårdcentralen och håller med. Nej, yrkesrollen har utvecklats och innebär mer än att skriva. Blir någon sjuk är det förstås bäst att ha personer på plats, men det har blivit allt svårare att hitta utbildade läkarsekreterare i glesbygd. Det utbildas helt enkelt för få i dag och vi har svårt att hitta vikarier, då är det skönt att ha Conscriptor som backup. De hjälper till vid sjukfrånvaro och under semestertider då vi har mycket att göra. Komplement vid hög belastning Det är gott om besökare längs västkusten på sommaren så till skillnad från många andra arbetsplatser har man högsäsong under semestertiden. Skulle någon bli sjuk kan vi Vårdcentralen Sotenäs från vänster Shiela Wickman, läkarsekreterare, Klas Malmström, Conscriptor och Thord Svanberg, Verksamhetschef, läkare ringa och få hjälp direkt, den flexibiliteten är bra att ha säger Thord. Conscriptor skriver ut de diktat som samlats på hög och journalför åt oss. Det är ju inte bara under semestertider som den hjälpen kan vara bra att ha utan i influensatider eller kring jul. Vid tillfälliga arbetstoppar helt enkelt. Bra digitalt verktyg En annan stor fördel är det digitala dikteringssystemet som Conscriptor erbjuder och som Sotenäs vårdcentral också har gått över till. DictaPool-systemet är mycket bättre än det vi hade tidigare, tycker Thord. Det ger bättre och tydligare diktat, vi slipper knappa personnummer och det är lättare att hantera. Dessutom slipper vi krånglet med banden, påpekar Shiela. Fördelen med den digitala hanteringen är också att jag kan plocka upp diktaten via datorn och även jobba hemifrån om jag behöver det. Det är väldigt praktiskt om jag till exempel behöver stanna hemma med sjukt barn. Tekniken kan krångla ibland men då får vi väldigt snabb och bra hjälp. Mikael som sitter i supporten hjälper alltid till och är himla trevlig! Fördelar med dikteringstjänsten Thord: Flexibiliteten i tjänsten, bättre ljud och mer lätthanterlig teknik Shiela: Lättåtkomligt, flexibelt, bra att enkelt kunna skicka över filer om man behöver skrivhjälp Vårt mål är att alltid försöka finna de bästa lösningarna. Nordstaden Försäkringsmäklare AB Gullbergs Strandgata 36D, Göteborg

4 Anna, teamledare och utbildningsansvarig Vi är ett proffsigt komplement Vi besöker Anna på kontoret i centrala Göteborg under en av hennes utbildningsveckor. Alla nyanställda läkarsekreterare kommer till kontoret på fem utbildningsdagar. Då träffar man sin teamledare, går igenom Conscriptors organisation, arbetsrutiner och sekretessregler. Vi arbetar ju i en virtuell miljö som är ganska komplex och det är en viktig del i utbildningen. Vi ligger långt fram i utvecklingen och den tekniska miljön förändras snabbt. Här får läkarsekreterarna utbildning i våra olika system, program och får tid att testskriva för de kunder de ska ta hand om på distans. Distansarbetet är lite speciellt och det är viktigt att man har goda grundkunskaper när man ska börja jobba på egen hand. Spetskompetens För att kunna arbeta som läkarsekreterare på Conscriptor krävs minst fem års erfarenhet och gärna spetskompetens inom olika medicinska specialiteter. Alla våra anställda är mycket erfarna, understryker Anna, de har många års arbetsvana och vi har höga krav på kompetens, flexibilitet och datorkunskaper. Det måste vi ha eftersom våra kunder alla våra anställda är mycket erfarna skiljer sig så mycket åt, vi har alltifrån större sjukhus till specialistmottagningar och vårdcentraler. Under en och samma dag kan vi behöva någon som har kunskaper inom ortopedi, onkologi eller invärtes medicin. Många sekreterare har därför fasta kunder som de skriver för inom sitt specialområde. Flexibel och kostnadseffektiv tjänst Alla våra kunder har olika krav och önskemål och vi anpassar oss efter deras behov. Det ger kunden en väldig flexibilitet. Vi skriver ut diktat, journalför i deras system, kassaregistrerar och tar hand om tidsbokning bland annat. Det frigör tid för kundens läkarsekreterare att göra annat då det behövs. Kunden får ett väl utfört arbete med hög kvalitet under kort tid. Dessutom är det ju väldigt kostnadseffektivt eftersom man bara betalar exakt för de antal diktat vi utför. Niclas Gustavsson, affärsområdeschef Slipp anteckningarna låt rösten tala Efter varje möte eller säljbesök är det samma sak, dags att skriva ner resultatet och få iväg en rapport. Risken är att de viktiga anteckningarna aldrig dokumenteras i företagets CRM eller affärssystem utan blir liggande på hög och blir en stressfaktor och brist i företagets dokumentation. Conscriptors nya app är räddningen ur skrivträsket! Conscriptor har utvecklat tjänsten VoiceNotes, en smart app för smarta telefoner. Just nu finns den nedladdningsbar för iphone men finns inom kort för alla mobilplattformar. Ursprungstanken var en enkel applikation för resande säljare, men allteftersom Niclas Gustavsson har arbetat med VoiceNotes har han insett att alla har stor nytta av den. Med den här appen blir rapporteringen snabb och enkel, säger han. Det är en användarvänlig tjänst där man talar in sin information, skickar iväg den och får den journalförd av Conscriptors personal. På så sätt kan säljaren fokusera på fler kundbesök och skapa fler och bättre affärer. Verktyg som passar alla Conscriptors tjänst VoiceNotes kan användas mot en mängd olika CRM-system varav Lundalogik är ett av de mest dominerande. Den nya tekniken gör det möjligt för Conscriptor att skriva direkt i företagens CRM-verktyg. Slut på egna snabbt nedklottrade anteckningar som ska omvandlas till en snygg rapport alltså. Istället kan du med mötet i färskt minne tala in informationen, få med allt på betydligt kortare tid och dessutom få allt dokumenterat direkt in i företagets affärssystem eller CRM. På ligger en film där Niclas visar hur VoiceNotes fungerar och hur man väljer de olika funktionerna. 4

5 Berit, kontorschef säljstöd När du är upptagen tar vi hand om telefonen Conscriptor Säljstöd erbjuder tjänster som vänder sig till alla slags företag med en sak gemensamt: ibland behöver man hjälp med att boka möten eller ta hand om telefonsamtal. Berit Johansson är kontorschef och har lång erfarenhet av att arbeta med företag inom läkemedelsbranschen och medicinteknik. Tidigare vände man sig huvudsakligen till dessa kundkategorier men man upptäckte snart att tjänsterna behövdes av många. I dag har man kunder också inom andra branscher såsom IT-teknik, utbildningsföretag och advokatbyråer. Typen av verksamhet är oväsentlig, det som är viktigt är ju att vi är tillgängliga hela tiden konstaterar Berit. Vi tar hand om både telefonpassning och bokningar och i den stunden är vi företagets ansikte utåt. Telefonpassning Är du upptagen så ställ över samtalen till Conscriptor Säljstöd. Precis så enkelt är det, säger hon. Vi svarar, tar emot meddelanden och lämnar sedan informationen vidare till våra kunder enligt deras önskemål. Det är lite som att ha en receptionist på distans, vi är trevliga, professionella och svarar alltid. En del kunder vill ha kontinuerlig hjälp, andra behöver tillfällig avlastning. Kundbokning Vi har jobbat med kundbokningar i många år och har bra överblick och struktur. Det är en av våra styrkor, och att vi kan Sverige utan och innan. Den kunskapen har vi nytta av när vi bokar in rutten åt en säljare, till exempel. Dagen ska bli så effektiv som möjligt utan att skapa onödig stress. Även här är branschen underordnad, men vi har stor erfarenhet av att boka kundbesök åt läkemedelsföretag. Berit berättar att man också har ett antal läkarmottagningar som kunder där man tar emot bokningssamtal, lägger in patientbesök och möten. För att kunna göra ett riktigt bra jobb behöver vi ha en tät och nära relation med alla våra kunder. Vi behöver lära känna dem och deras verksamheter och det är en av anledningarna till att jobbet är så roligt, avslutar hon, man lär sig något nytt nästan varje dag. Mikael Florén, support Inom sjukvården finns ingen tid för problem det ska bara funka Installationer, uppdateringar och teknisk support för både kunder och egen personal. Det kan stundtals hetta till ordentligt och då gäller det att behålla lugnet och prioritera rätt. Mikael Florén och Mattias Brandt tar hand om supporten på Conscriptor och blir inte stressade i första taget. Man når oss antingen via datorn eller telefonen, berättar Mikael. Är det inte så bråttom brukar folk mejla och så tar vi varje ärende i prioriterad ordning. Blir det akut så ringer telefonen och då får vi ju ta hand om problemet genast. Inom sjukvården måste tekniken funka, det finns inte tid för krångel och förseningar. Vi känner våra kunder väl och har en bra förståelse för vilka problem de får, den medkänslan påverkar och ger ett personligt engagemang i varje ärende. Alla problem ska vara avslutade när vi går för dagen, det är vår uttalade ambition. Snabbt och säkert system Vi installerar utrustningen för läkaren och sekreteraren på mottagningen och hjälper till att koppla samman systemen så att vi kan journalföra direkt i deras program. Vid frågor eller om utrustningen inte fungerar hör de av sig och då är det alltid bråttom. För att kunna hjälpa till snabbare går vi ofta in och fjärrstyr deras dator så att vi kan åtgärda direkt. Det är mycket enklare än att förklara för oss vad felet är. Ibland uppstår tekniska fel men de brukar snabbt upptäckas av våra sekreterare eller av kunden. Då startar jag en liten utredning och jag hittar dem alltid, även om det kan ta lite tid ibland. För oss är det viktigt att lösa problemet så att kunden kan fokusera på sin mottagning och slippa bekymra sig. Inga diktat försvinner någonsin, vi har pålitliga back-up system, påpekar Mikael. Det är en trygghet för både oss och läkarna att kunna lita på systemet och i slutänden även för mottagningens patienter. 5

6 Conscriptor AB Att: Henric Carlsson Box Henån Din IT-partner Hej Henric! Grattis till 2011 års utmärkelse till Gasell (igen)! Vi uppskattar samarbetet med Conscriptor och era kunder. Under 1a kvartalet 2012 har vi som du vet lanserat nästa generation av er IT-plattform som vi har byggt med hjälp av Citrix XenDesktop 5.5. Med denna plattform som grund är vi övertygade om att vi kommer att hjälpa Conscriptor att bli Gasell även det här året! Vi ser fram emot ett framgångsrikt 2012 tillsammans med Conscriptor. Med vänliga hälsningar Tobias Carlsson Adequata AB Vill du veta mer om hur vi har hjälpt andra nöjda kunder? Kontakta Tobias Carlsson på Adequata. Adequata är silverpartner till Citrix (CSA) och har strategiska samarbeten med ledande specialister inom nätverk och virtualisering för att alltid kunna erbjuda högsta möjliga tillgänglighet och säkerhet. NU FIRAR VI 10 ÅR IT-LEVERANTÖR TILL HÄLSO & SJUKVÅRDEN Passa på: Advance AB GÖTEBORG Växel: STOCKHOLM Tel: info@advance.se Få en trygg, bekymmersfri IT-lösning och nyttja våra fina erbjudanden! Henric Carlsson, VD Conscriptor Fler och bättre lösningar åt kunden Den största drivkraften är också min största utmaning, jag vill hela tiden utvecklas och bli bättre. Både som VD och som entreprenör. Affärsutveckling och tekniska framsteg är båda betydelsefulla delar, men lika viktigt är att behålla ödmjukheten för kunden och vara lyhörd för personalen. Conscriptor har vuxit snabbt sedan 2006 och i dag har företaget över 80 anställda. För en entreprenör som är van vid att ha ett finger med i allt gäller det att våga släppa kontrollen och delegera en del av ansvaret, då ökar kreativiteten tycker VD Henric Carlsson. Jag har höga förväntningar både på mig själv och resten av personalen att engagera sig i kunden och söka bra lösningar. Då måste jag låta personalen ta ut svängarna och fatta besluten själva, ibland snabbt för att kunden ska bli nöjd. Det brukar nämligen vara så att lösningar som är bra för kunden också är det för vårt företag. Teknisk utveckling Det har gått bra de senaste åren konstaterar han, tre gånger i rad har man blivit utnämnd till Årets Gasell och 2011 till Årets Företag på Orust. Framförallt tror han att det beror på engagemanget i företaget. Jag skulle säga att alla anställda har en nära och personlig relation till våra kunder och det gäller att behålla den även när vi expanderar. Förståelse för kundens behov ger oss möjlighet att hitta nya tekniska lösningar och fler tjänster som gör livet lättare för dem. Jag tror oerhört mycket på den digitala tekniken i vården och vår nya applikation för smarta telefoner är ett av flera steg i den riktningen. VoiceNotes kommer att förenkla rapporteringen direkt in i användarens affärssystem. Just nu jobbar vi på en avancerad applikation för ipad Salitor. Den kommer att effektivisera journalarbetet och sänka kostnaderna rejält. Den största landvinningen görs med en förbättrad kvalitet i dokumentationen vilket är en kritisk faktor inom vården. Med några enkla knapptryckningar kommer man att få en färdig text, en tjänst som jag verkligen ser fram emot att presentera. Vi vill också kunna utveckla fler digitala tjänster för sjukvården de kommande åren och flera projekt kommer att starta under året. Smarta lösningar sparar pengar Jag tror att en av anledningarna till att vi har haft en fin utveckling i bolaget är att vi hela tiden återinvesterar. Det blir en växelverkan där det vi får av våra kunder i form av vinst går tillbaka till dem i form av tekniska lösningar och nya, kreativa tjänster som underlättar deras arbete. Vi arbetar målmedvetet för att sänka kostnaderna för journalhantering och sjukvårdsadministration. Vi vill vara en stabil partner som kommer med smarta, kostnadseffektiva lösningar för våra kunder. 6

7 Maria och Stefan Amér, Familjeläkarna i Saltsjöbaden De erbjuder precis det vi vill ha Maria och Stefan Amér är läkare och driver tillsammans Familjeläkarna i Saltsjöbaden. De öppnade sin första mottagning 2008 och har under åren expanderat. Numera är företaget en stor aktör i regionen med två vårdcentraler och man står för läkarinsatserna på ett 40-tal äldreboenden. Samarbetet med Conscriptor inleddes redan 2008 och varken Maria eller Stefan ser någon anledning att ändra på det. När vi öppnade vår första mottagning hade vi en läkarsekreterare under en kort tid, berättar Maria Amér, men dels hade vi inget utrymme för en sekreterare i våra lokaler och dels var det svårt att anställa vid nystart. Stefan fick kontakt med Henric på Conscriptor och vi inledde ett samarbete med dem. Henric är positiv, lyhörd och väldigt lösningsorienterad. Han är mån om att vi ska vara nöjda, och det är vi. Användarvänlig utrustning På vårdcentralerna använder man huvudsakligen fasta diktafoner medan läkarna på äldreboendena är utrustade med bärbara. Båda varianterna är lika bra men fyller olika funktioner tycker Maria. Fördelen med Medspeech är att diktaten går direkt in på patientens journal och att man kan gå in och lyssna på dem i efterhand. Det är en fördel ur patentsäkerhetssynpunkt, tycker jag. Däremot är det ju väldigt smidigt att ha en bärbar diktafon när man arbetar på ett äldreboende och kan diktera direkt efter att man har träffat patienten. Den tekniska installationen gjordes av Conscriptor som också står för support och service. Supporten är jättebra, snabb och smidig, och har vi några önskemål kring den tekniska utrustningen så löser vi alltid det gemensamt. Professionella sekreterare I dag skriver Conscriptor ut alla diktat åt ett 40-tal läkare hos Familjeläkarna i Saltsjöbaden. Trots att de numera skulle kunna anställa en egen läkarsekreterare har Maria och Stefan valt att fortsätta samarbetet. Det fungerar så smidigt och de är så kundinriktade, säger Maria. Vi har ett mycket gott samarbete med Margareta som är vår huvudsekreterare. Hon känner oss väl vid det här laget, är mycket professionell och lojal. Vi har tät kontakt och allt funkar jättebra! Hon har också ett antal sekreterare som hjälper till när vi har många diktat som ska skrivas ut. Vi har aldrig saknat att ha en läkarsekreterare på plats. Hade de inte haft så bra sekreterare och så bra tjänster och hade inte gänget på Conscriptor varit så måna om att vi ska vara nöjda så hade vi säkert hellre velat ha en egen anställd, men det de erbjuder är precis det vi vill ha. Fördelen med Medspeech är att diktaten går direkt in på patientens journal och att man kan gå in och lyssna på dem i efterhand 7

8 Tryck: Printfabriken, 2012 Conscriptor Box Henån Tel: Fax: E-post: info@conscriptor.se Webb: Vill du ha mer information om oss? Ja tack, jag vill ha mer information om tjänsten journalhantering/läkarsekreterare Ja tack, jag vill ansluta mig till tjänsten journalhantering Ja tack, jag vill ha mer information om tjänsten tidbokning Ja tack, jag vill ha mer information om tjänsten VoiceNotes Företag Namn Telefon E-post Klipp ut och posta till adressen: Conscriptor Box Henån