multiprimus - underhållarens instruktioner StarSoft Ab

Transkript

1 multiprimus - underhållarens instruktioner StarSoft Ab 13 september 2006

2 Innehåll 1 Huvudanvändarens och stödpersonernas uppgifter Allmänt Underhåll av uppgifter Användarrättigheter Gemensamma instruktioner Den utseendemässiga uppläggningen Utskrifter Programuppdateringar Sammanfattning Ibruktagande av multiprimus Serverns sammansättning Installation Nerladdning av multiprimus Installering av server-delen Installering av client -delen BAT-filen Uppdatering multiprimus programmets egenskaper Underhåll Register och registerkort Utskrifter Flytta studerande mellan skolorna Efter att databaserna har förenats Förbereda multiprimus för användning Användarrättigheter Allmänt om användarrättigheter Användargruppernas huvudtyper Definiera skolan till användarnamn Skolsamfund som användarlösen Exempel på användargrupper Inloggning Att logga in i en skola Att logga in i flera valda skolor Att logga in i alla skolor Fältinställningar Gemensamma fältinställningar Skolorna använder egna inställningar Sökningar Utskrifter Utskriftsarkiv multiprimus underhåll Allmänt om underhåll Säkerhetskopiering Undo-funktion Registerkortets ägare Allmänt registerkort

3 INNEHÅLL Skolspecifika registerkort Kursregister Allmänna eller skolspecifika Kursernas gemensamma kodning Lärarregister Studerande byter skola Studeranden som inleder sin skolgång Skolbyten inom skolstadiet Skolbyten från ett skolstadium till ett annat Studerandetyper Uppgifter som skall kopieras Uppdatering av fält från det ursprungliga kortet

4 Kapitel 1 Huvudanvändarens och stödpersonernas uppgifter 1.1 Allmänt Huvudanvändaren av multiprimus ansvarar för underhållet av multiprimus-omgivningen som helhet. Arbetsfördelningen mellan huvudanvändaren och stödpersonerna beror helt på storleken av multiprimusomgivning. Huvudanvändaren och stödpersonen kan också vara en och samma person. Huvudanvändaren ansvarar för underhållet av multiprimus-omgivningen som helhet och delar ut arbetsuppgifter och ansvarsområden till stödpersonerna. Huvudanvändarens och stödpersonernas uppgifter består av underhållning av uppgifter som är gemensamma för alla, användarrättigheter, upprättande av gemensamma arbetssätt, programmets utseendemässiga uppläggning, gemensamma utskrifter samt programuppdateringar. Det bör endast finnas några huvudanvändare, antalet beror på antalet användare. Huvudanvändaren kan delegera uppgifter till stödpersoner, t.ex. enligt skolstadium, varvid man kan ge ansvaret för uppläggningen av instruktioner och utskrifter till en person som bäst känner till skolstadiet. 1.2 Underhåll av uppgifter I multiprimus är en del av registren gemensamma för alla, oberoende av skolstadium (se 4.4). Skolornas användare får inte ha rättigheter att göra ändringar i gemensamma register, utan huvudanvändaren ansvarar för underhållandet av dessa uppgifter. Gemensamma register är t.ex. Vitsordsdefinitioner, Kurstyper och Beslutskoder. 1.3 Användarrättigheter Det är huvudanvändaren som upprättar ändamålsenliga användarrättigheter till användargrupperna. Användarrättigheterna upprättas redan innan de enskilda databaserna förenas. Detta underlättar ibruktagningen av den gemensamma databasen (se 3.1). 1.4 Gemensamma instruktioner Huvudanvändaren lägger upp gemensamma instruktioner till användarna. Med utförliga instruktioner, ändamålsenliga användarrättigheter och gemensam layout får man skolorna att följa samma handlingsmönster. Detta igen underlättar uppläggningen av statistik, skolbyten samt förenhetligar utskrifterna så att de enligt behov kan användas av alla skolor. 1.5 Den utseendemässiga uppläggningen I multiprimus kan man ha gemensam layout t.ex. för varje skolstadium (se 3.3). Gemensam layout underlättar uppläggningen av gemensamma utskrifter och instruktioner, för huvudanvändaren och stödpersonerna känner till vilka fält som används av skolorna. Eftersom huvudanvändaren och stödpersonerna ansvarar för layouten, minskar också skolornas arbetsbörda. 3

5 KAPITEL 1. HUVUDANVÄNDARENS OCH STÖDPERSONERNAS UPPGIFTER 4 Huvudanvändaren kartlägger vilka uppgifter som behövs vid olika skolstadier. Efter detta bearbetas layouten så att den motsvarar skolans behov. Inställningen får dock inte innehålla motsägelser. En dylik situation kan uppstå om det finns flera fält i vilka användaren kan skriva in en och samma uppgift. Detta leder till att samma uppgift finns i olika fält och det är således omöjligt att upprätta t.ex. gemensam statistik. Beroende på skolnivåernas behov upprättas antingen skolstadiespecifika inställningar eller en gemensam layout. Ifall skolstadiernas behov märkbart avviker från varandra lönar det sig att upprätta skilda inställningar. Det lönar sig också att tänka på vad som är den bästa lösningen med tanke på utskrifter och instruktioner. 1.6 Utskrifter En gemensam databas gör det möjligt att använda gemensamma utskrifter. Det är lätt att upprätta gemensamma utskrifter då skolorna har utförliga instruktioner (se kapitel 3.5). Då man har gemensamma utskrifter är det lätt att utseendemässigt ha likadana utskrifter i alla skolor. Detta underlättar också skolornas arbetsbörda, eftersom användarna vid skolorna inte behöver upprätta utskrifter. Gemensamma utskrifter kan vara t.ex. betyg, olika blanketter samt statistik. 1.7 Programuppdateringar Ansvaret för programuppdateringar ligger på huvudanvändaren. De enskilda skolorna har inte efter ibruktagningen av multiprimus längre rätt att hämta Primus installationsprogram från StarSofts uppdateringstjänst. Huvudanvändaren ansvarar också för att alla skolor har samma Primus-version i användning (se kapitel 2.2). 1.8 Sammanfattning Av huvudanvändaren och stödpersoner krävs kännedom om Primus samt kunskap om skolornas och skolkansliets arbetsrutiner. Huvudanvändaren och stödpersonerna måste känna till användarnas behov och hur olika funktioner har förverkligats i Primus. Primus ger möjlighet till olika lösningar, av dessa måste huvudanvändaren och stödpersonerna välja den lösning som bäst passar den egna multiprimus-omgivningens behov. StarSofts användarstöd hjälper vid frågor gällande funktioner och fält, men frågor gällande handlingsmönstret måste huvudanvändaren och stödpersonerna själva avgöra samt upprätta anvisningar om till skolorna.

6 Kapitel 2 Ibruktagande av multiprimus I detta kapitel beskrivs multiprimus systemkrav. Vi behandlar olika installationsalternativ och går igenom multiprimus egenskaper. I slutet av kapitel finns dessutom ett avsnitt om vad administratorn bör ta hand om före ibruktagande av multiprimus. 2.1 Serverns sammansättning Operativsystem: Minne: Backup: Windows NT4, 2000, XP eller nyare Linux RedHat, Mandrake och övriga versioner som Borland stöder minst 256 Mb Hårdskivans avspegling (RAID) Band backup MultiPrimus servermaskinens sammansättning varierar från fall till fall. Kraven som ställs på maskinen beror på antal skolor som kopplas samman och antalet studerande i skolor. I princip fungerar multiprimus på alla maskiner ämnade för serverbruk. Vi rekommenderar att ni diskuterar krav på servermaskinen med Primus produktutvecklingschef Jarto Tarpio. 2.2 Installation Det finns två olika versioner av multiprimus server-del, en version för Windows-miljöer och en version för Linux-miljöer. Client-delen finns endast för Windows-miljö. Operativsystem som Primus-servern passar med är Windows NT, 2000 eller XP. Client-maskiner kan även ha Windows 95, 98 och ME men det rekommenderas inte eftersom de lätt orsakar problem med resurser Nerladdning av multiprimus multiprimus kan laddas ner på samma sätt som den vanliga Primus versionen. Då man installerar programmet för första gången lönar det sig att hämta installationsfilen från programuppdaterings sidan först före installeringen. Med detta säkerställs att man får med den nödvändiga flerläroanstaltssystemslicensen. multiprimus installation sker i stort sett på samma sätt som installation av vanliga Primus (se avsnitten och 2.2.3). Installationsfilen hämtas med huvudlicensinnehavarens lösen. Det är oftast skolkansliet som är huvudlicensinnehavaren. Med installationsprogrammet följer en tom databas i vilken man kan logga sig in med root, root -lösen. En gemensam databas återställs på samma sätt som i en vanlig Primus. Säkerhetskopian av den gemensamma databasen återställs i Säkerhetskopiering -register. Välj Tilläggsfunktioner / Läs lokal säkerhetskopia. Efter att filen har lästs in tas kopian ibruk. Den gemensamma databasen har nya lösen för administratorn som man använder då man loggar in för första gången. Dessa lösen berättas i samma som innehåller den gemensamma databasen Installering av server-delen Server-delen installeras i endast en katalog på servern. Denna katalog delas (share) INTE ut. Om det är fråga om den första installationen av multiprimus lönar det sig att skapa en ny katalog och inte installera multiprimus över den vanliga, enskilda skolversion av Primus. 5

7 KAPITEL 2. IBRUKTAGANDE AV MULTIPRIMUS 6 Primus server-delen kan man installera som en tjänst eller som ett vanligt serverprogram. Installeringstypen har ingen betydelse för Primus Client-delen. Då man installerar Primus server-delen som ett vanligt serverprogram kan man starta Primus direkt efter installationen. Programmet startas på samma sätt som övriga Windows program dvs. man klickar på prserver.exe och då öppnas Primus W4.x-fönstret. multiprimus serverfönstret är dubbelt bredare än det vanliga Primus serverfönstret. Här registreras alla som loggar in i Primus. Man ser användarnamnet och TCP/IP adressen för alla som är inloggade. Om man skall köra Primus serverdelen som en tjänst i Windows måste man efter installationen ännu installera tjänsten. Öppna kommandotolken (kommand prompt) och skriv kommandot prservice / install i den katalog där multiprimus server-delen finns installerad. Tjänsten avinstalleras på samma sätt förutom att man skriver prservice / uninstall. Man kan starta och avsluta tjänsten på två sätt: A. Med Windows egna installationsprogram för tjänster B. I kommandotolken kan man skriva net start/stop "StarSoft Primus server" Installering av client -delen Client-delen fungerar endast i Windows -miljö. Clienten kan installeras på tre olika sätt: 1. Samma Client åt alla användare med gemansamma inställningar Clienten körs från servern man skapar en egen katalog åt Clienten på servern; får inte vara i samma katalog som servern man delar ut läsrättigheter till Client katalogen man skapar en genväg åt användarna med vilken de kan starta Clienten från nätverksstation Positivt: Negativt: - då man uppdaterar Clienten behöver man endast uppdatera en katalog - inga enskilda inställningar för skolorna utan samma för alla 2. Samma Client åt alla användare med enskilda inställningar för varje skola Clienten körs från servern man skapar en egen katalog åt Clienten på servern; Clienten installeras inte i samma katalog som server-delen. skapa en katalog åt varje skola på servern; dit endast prclient.ini sparas. åt användarna gör man endast genvägar så att de kan starta programmet från servern. i genvägen definieras inställningsfilens plats, därifrån läses varje skolas inställningar i genvägen tilläggs: mål: prclient.exe \\primusservern\skolanskatalog\prclient.ini arbetskatalog: prclient.exe:s installationskatalog Positivt: Negativt: - då man uppdaterar Clienten gör man så endast i en katalog - enskilda inställningar för varje skola - skild genväg åt varje skola 1 Namnet inom situationstecknet är det namn som man gav tjänsten under installationsfasen. Standardnamnet är StarSoft Primus Server men man kan ändra det i prserver.ini-filen.

8 KAPITEL 2. IBRUKTAGANDE AV MULTIPRIMUS 7 3. Varje användare har en egen Client Client -delen installeras i sin helhet i varje användares arbetsstation. skapa en uppdatera.bat på användarmaskinen som kopierar de nyaste exe filerna från servern (se avsnitt 2.2.4). Positivt: Negativt: - om man har ett långsamt nätverk så märks det inte så tydligt (Clientens storlek 2 Mt) - programets installation måste göras skilt på varje arbetsstation BAT-filen Man kan underlätta uppdateringen av Primus på arbetsstationer genom att skapa en bat fil som tar hand om uppdateringar för användaren. Nedan beskrivs ett exempel på BAT-filen, med hjälp av vilket man får den nyaste clienten och andra nödvändiga filer kopierat från servern till arbetsstation. Detta kräver att Primus Client-del finns i någon katalog på servern, därifrån man kan kopiera dem. Om vi antar att BAT-filen finns i samma katalog som Client-delen då räcker det att köra en simpel punkt-kopiering (se nedan). Kopieringsfunktionens parametrar: copy från (katalog\fil) till (katalog\fil). copy \\clientdelens_katalog_på_servern\prclient.exe. copy \\clientdelens_katalog_på_servern\prclient.loc. copy \\clientdelens_katalog_på_servern\ope.exe. 2.3 Uppdatering Uppdatering av Primus kräver att både server- och client-delen är stängda och att man har stoppat tjänsten. Tjänsten stoppas antingen med kommandotolken genom att skriva Net Stop "StarSoft Primus Server" eller man kan stoppa tjänsten genom att använda Windows tjänsthanteringsprogram (se avsnitt 2.2.2). Nu kan vi starta Primus installationsprogram setup.exe. Programmet innehåller uppdaterade server- och client-delar samt databasen. Om Server eller Client-delen har varit på under installationen har denna del inte uppdaterats och då man startar servern och clienten efter uppdateringen så meddelar programmet om att clienten och servern är av olika versioner. Om man installerat enligt modell 3 i avsnitt kan man uppmana användaren att köra uppdateringen med hjälp av BAT-filen alltid då han/hon får detta meddelande. 2.4 multiprimus programmets egenskaper Underhåll multiprimus gör det lättare att centralisera administration av systemet. Den gemensamma databasen gör att man från ett och samma ställe kommer åt eventuella problem. En databas gör det möjligt att använda enhetliga anvisningar för ifyllning av data. Då skolorna har enhetligt ifyllt data i databasen kan skolorna använda samma utskrifter och sökningar. En enhetlig databas underlättar också utarbetande av statistiken. Det är administratorns uppgift att definiera användarrättigheter så att skolorna inte har rätt att ändra på allmänna registerkort och begränsa denna rätt till huvudanvändaren. Endast på detta sätt kan man försäkra att ingen av misstag ändrar på någon inställning som gäller alla. Underhållet förändras en del då man byter till multiprimus. Säkerhetskopieringen fungerar inte längre som en primär funktion för att återställa fel. I multiprimus måste man använda Undo-funktion för att återställa eventuella fel användarna gör. Mer om underhållet i kapitel Register och registerkort I multiprimus kan man göra valda registerkort allmänna dvs. gemensamma så att alla eller flere valda skolor kan se dem. I flesta registren finns Skola-fältet som är ett flerradsfält som bestämmer vilka skolor har rättigheter till registerkorten. Till Skola-fältet väljs de skolor som får de registerkortet eller fältet lämnas tomt och då kan alla skolor se registerkortet. Åtminstone Vitsordsdefinitoner- och Kurstyper-registren innehåller allmänna registerkort som innehåller gemensam information till alla skolor. I Lärarregistret kan det också finnas allmänna registerkort om en

9 KAPITEL 2. IBRUKTAGANDE AV MULTIPRIMUS 8 lärare undervisar i två skolor. I multiprimus gör man inte lärarna egna registerkort till varje skola där läraren undervisar utan man antecknar alla dessa skolor i Skola-fältet (se kapitel 4.6) Nyttan med allmänna registerkort är t.ex.: skolorna använder likadanna uppgifter datat skrivs endast en gång, minskad redundans ändringarna syns direkt till alla användare Registerkort som är unika för skolorna kan ännu användas som vanligt. Enskilda registerkort används åtminstone i Studeranderegister, Salregister, Klasser-register och Bedömning-register. I de register där största delen av registerkorten är allmänna kan det också finnas kort som är eskilda för vissa skolor. Sådana undantag kan förekomma t.ex. i Vitsordsdefinitoner-register där t.ex. ett vitsord av en privat skola kan skilja sig från övriga skolors vitsordsskalor Utskrifter Utskrifter kan i multiprimus vara antingen allmänna eller privata dvs. kan endast användas av en skola. De allmänna utskrifter kan användas av alla skolor i samma multiprimus-databas. En kunnig administrator gör utskrifterna så att användaren kan använda utskriften utan att göra några större förändringar. Utskrifterna kan alltså vara privata och skolan som skapat utskriften är den enda som kan använda den. Med allmänna utskrifter får skolorna gemensamma utskrifter och utskrifternas underhåll förenklas. För att de allmänna utskrifterna skall fungera krävs det naturligtvis viss regler som alla måste följa. Det är huvudanvändaren som dikterar dessa regler då han skapar utskrifterna Flytta studerande mellan skolorna Då en studerande byter skola går det väldigt lätt i multiprimus att flytta denna studerandens uppgifter från den gammla skolan till den nya. Man behöver inte göra några dataöverföringar då man skall flytta studerandens personuppgifter till en annan skola i samma databas. Man överför studerandens uppgifter genom att i Studeranderegistret byta skola i Skola -fältet. I multiprimus kan man också flytta prestationerna om man byter till en skola på samma skolnivå. För att detta skall lyckas måste skolorna ha minst en standardiserad uppgift annars kan programmet inte förena den gamla skolans kurser till den nya skolans kurser. Mer information om att flytta studerande finns i kapitel Efter att databaserna har förenats Det första man skall kontrollera efter sammanslagningen är användargruppernas rättigheter i olika register och korrigera dessa efter behov. Många av användargrupperna har alltför mycket rättigheter. För att begränsa rättigheterna kan betyda att man måste skapa fler användargrupper. Mer om användarrättigheter finns i kapitel 3.1. Tillåt inte användarna att logga in i multiprimus före användarrättigheterna är kontrollerade. Om skolorna har skapat lärardisketter före sammanslagningen får man inte läsa in de gammla lärardisketterna i multiprimus. De kortnummer som studerande har på disketten har ändrats i sammanslagningen. Datat på disketterna stämmer inte längre. När man läser in i multiprimus lärardisketter som har gjorts i en single-primus, är studerande, vitsord och kurser i en enda röra i bedömningslistor.

10 Kapitel 3 Förbereda multiprimus för användning I detta kapitel behandlas de krav som multiprimus ställer på användarrättigheterna. Rättigheterna kräver extra uppmärksamhet då många av de ändringar som användarna gör påverkar alla skolor i den gemensamma databasen. På grund av detta kan man inte tillåta att skolspecifika användare gör ändringar i registerkort som är gemensamma för alla. Därför får man inte tillåta att användarna i skolor har möjlighet att göra ändringar i allmänna registerkort. Efter att man kontrollerar användarrättigheterna skall man undersöka de olika inskrivningsalternativen för användarna samt olika installeringsalternativ. Slutligen kan man kontrollera hur multiprimus skiljer sig från en vanlig Primus då det gäller fältinställningar, sökningar och utskrifter. 3.1 Användarrättigheter Det är bättre att i början ge för lite användarrättigheter än för mycket. Efteråt är det lättare att ge mera rättigheter än att begränsa dem. Genom att begränsa användarrättigheterna kan man gömma funktioner och register som användare inte behöver/skall ha tillgång till. Med användarrättigheterna kan man också begränsa skrivrättigheterna till ett fält till någon grupp vars medlemmar skall uppehålla fältets innehåll Allmänt om användarrättigheter Ge inte rättigheter till fälteditorn i något register åt någon annan än underhållaren. Hemskola-fältet i Användarnamn-register skall endast vara synligt för huvudanvändaren. I Användargrupper-register anteckna i Skola-fältet skolkansliet för de användargrupper till vilka skolorna inte skall kunna skapa användarlösen 1. Lämna fältet tomt för de användargrupper till vilka skolorna får göra användarlösen. Göm alla register som användarna inte använder. Med detta avses alla register som inte innehåller skolspecifika registerkort. Alltså TILLÅT inte skolornas användare att göra ändringar i register som är gemensamma för alla såsom Vitsordsdefinitioner och Kurstyper. Endast huvudanvändaren skall ha tillgång till Säkerhetskopiering -register Användargruppernas huvudtyper Användargrupperna kan delas i tre huvudgrupper: skolspecifika användare, skolkansliets anvädare och underhållsgruppen. Grupperna kan vid behov ytterligare delas i mindre undergrupper. Det lönar sig att dela in den skolspecifika gruppen i undergrupper, såsom lärare, administration, grupphandledare och studiehandledare. Skillnaden mellan grupphandledare och lärare kan t.ex. vara att grupphandledarna skall kunna ändra studerandenas val i studeranderegister medan lärare har tillträde endast till Bedömning-register. I punkterna 1, 2 och 3 presenteras inga egentliga användargrupper utan beskrivs endast en mindre detaljerad fördelning. Då det finns många olika typer av skolor i samma multiprimus databas lönar det sig att ställa rättigheter på utskrifterna. Man kan göra skilda utskrifter för olika skolnivåer och begänsa rättigheterna så att skolorna endast ser de utskrifter som de använder. Denna funktion är inte till för att enbart begränsa det som användaren ser utan att förtydliga de olika skolnivåernas lista på utskrifter. 1 Som ägare väljs en skola utan användare som skolkansliet eller inställningsskolan. 9

11 KAPITEL 3. FÖRBEREDA MULTIPRIMUS FÖR ANVÄNDNING Skolspecifika användare Användarnamnets Hemskola -fält är ifyllt. Annars skiljer sig gruppen inte från Primus versionen eftersom man endast ser den egna skolans studerande. Tillgång till allmänna och den egna skolans registerkort. Har inte rätt att ändra något i gemensamma register. I fråga om användarrättigheter måste man ta i hänsyn uppgifter som är gemensamma med skolkansliet och komma på förhand överens om vem underhåller vilken uppgift. Har inte tillträde till fälteditorn. Har inte tillträde till säkerhetskopieringen. 2. Skolkansliets användare Användarnamnets Hemskola-fält är tomt. De som tillhör denna grupp ser alla registerkort som finns i databasen oberoende till vilken skola korten hör. Användarrättigheterna är begränsade, annars kan gruppens rättigheter vara för nära huvudanvändarens rättigheter. Gruppen har inte tillträde till bl.a. bedömningen. Har inte tillträde till fälteditorn. Har inte tillträde till säkerhetskopieringen. 3. Underhållsgruppen Användarnamnets Hemskola-fält är tomt. Fulla rättigheter till alla registerkort i alla skolor. Till denna grupp hör endast de som verkligen behöver fulla rättigheter. Har tillträde till fälteditorn. Har tillträde till säkerhetskopieringen Definiera skolan till användarnamn Skolan väljer man i Användarnamn-registrets Hemskola-fält. Detta betyder i praktiken att det valda användarnamnet endast ser de allmänna och den valda skolans registerkort. Om Hemskola-fältet lämnas tomt ser användaren databasens alla registerkort. Användaren kan endast skriva in sig till den skola som valts i Hemskola-fältet (skolsamfundet utgör här ett undantag, se avsnitt 3.1.4). Ägaren till ett registerkort framgår från Skola-fältet i som finns i de flesta register. Om endast huvudanvändaren har rätt att ändra innehållet i Hemskola-fältet kan skolorna själv skapa användarnamn och ge rättigheter men endast inom den egna skolan och inte till andra skolor eller till huvudanvändare. Lärare som undervisar vid flera skolor kan antingen ha ett användarnamn för varje skola 2 eller så använder man skolsamfund, se avsnitt Vilket sätt som är bättre varierar beroende på situationen. Det lönar sig inte att göra skolsamfund om skolorna är mycket spridda och osammanhängande. Det är motiverat att använda skolsamfund t.ex. då skolorna har mycket sammarbete och många gemensamma lärare. Då en lärare måste ha möjlighet att skriva in sig till flera skolor, men man vill inte göra skolsamfund, är det förnuftigare att läraren har olika användarnamn i olika skolor Skolsamfund som användarlösen Genom att använda skolsamfund kan man begränsa användarnas rättigheter så att de har rätt att skriva sig in till vissa på förhand definierade skolor. Med hjälp av skolsamfund kan man dela in de skolor som förenats i multiprimus i grupper, t.ex. på basen av skolnivå. Genom att länka en lärare till ett skolsamfund kan man ge läraren rätt att skriva in sig till en grundskola och ett gymnasium, som finns på samma skolområde och som på grund av detta har många gemensamma lärare. I detta fall gör man i Skolsamfund-register ett nytt registerkort, t.ex. Exempelby högstadium och gymnasium. Sedan definieras till skolorna i Information om skolan -registret till vilket skolsamfund de hör. Detta görs genom att fylla i fältet Skolsamfund. Samma fält ifylls för användaren i Användarnamn-register. För skolkansliets användare lönar det sig att begränsa studeranden de ser med hjälp av studerandetyper (se avsnitt 4.7.4). 2 Komm ihåg att en förkortning kan användas endast i ett registerkort. Inte ens olika skolor kan använda samma förkortning.

12 KAPITEL 3. FÖRBEREDA MULTIPRIMUS FÖR ANVÄNDNING Exempel på användargrupper Nedan finns exempel på grupperna administration, lärare, grupphandledare, studiehandledare och underhåll. 1. ADMINISTRATION (t.ex. rektorer, skolsekreterare) * T.ex. Studeranderegister, Lärarregister, Salregister, Bedömning, Läroplaner, Kurser, Klasser, Information om skolan, Användarnamn. * Tillträde endast till register som de behöver. * Förhindra raderande av registerkort i Studeranderegister, Lärarregister och Information om skolan -register. * Förhindra tillträde till allmänna register. * Förhindra tillträde till fälteditorn. 2. LÄRARE * Begränsade rättigheter i Bedömning-register. 3. GRUPPHANDLEDARE * Tillträde till Bedömning-register och Studeranderegister. Rättigheterna skall vara som i den vanliga Primus versionen. * Ser endast egna studerande i Studeranderegister och har rätt att ändra på val men inte personuppgifter. 4. STUDIEHANDLEDARE * Tillträde endast till Studeranderegister med begränsade rättigheter. 5. UNDERHÅLL * Tillgång till alla register med fulla rättigheter. 3.2 Inloggning Inloggning i multiprimus skiljer sig från inloggningen i den vanliga Primus för i multiprimus skall man välja vilken skola man vill logga in till före man skriver användarlösen. Fältet där man väljer skolan kan gömmas så att användaren inte får välja skolan utan loggar automatiskt in i rätt skola.val av skola kan också lämnas till användaren. Även om användaren kan fritt välja skolan, måste hans användarnamn också ha rättighteter till ifrågavarande skola Skolan som användaren hör till bestäms med Hemskola-fältet i Användarnamnregister. Det finns tre olika inloggningssätt: en skola, några valda skolor eller alla skolor. Ett användarnamn kan antingen höra till en skola eller till alla skolor. Om en användare skall kunna logga sig in till ett antal valda skolor måste man skapa åt användaren ett användarnamn till varje skola. Önskat inloggningssätt definieras i prclient.ini-filen. I prclient.ini-filen kan man bestämma det inloggingssätt som alltid skall gälla. Man kan göra olika inloggningssätt åt användarna genom att installera Primus client-delen som förklarat i avsnitt i punkt 2 eller 3. Inloggningssätt bestäms genom att skriva skolans kortnummer i Login-delens Schoolparameter. Värdet kan antingen vara en eller flera skolors kortnummer eller Ask. Skolans kortnummer finns i Information om skolan -registret och syns uppe i det högra hörnet Att logga in i en skola [Login] - Användaren kan endast logg in till skolan på School=3 registerkortnummer 3. - I detta fall skriver man den skolas kortnummer som man vill logga in i. Nu frågar programmet inte till vilken skola man vill logga in i för man har endast ett allternativ. - Inloggningsrutan skiljer sig inte utseendemässigt från den vanliga Primus versionen Att logga in i flera valda skolor [Login] - Användaren får välja om han/hon vill logg in till någon av skolorna med School=2,3,10 kortnumren 2, 3 eller Skolornas kortnummer åtskiljs med kommatecknen. - Inloggningsfönstret skiljer sig från den vanliga Primus för nu finns det ett drop-down fält från vilket man väljer skolan som man vill logga in i. Fältet innehåller de skolor som man skrev in i School-parametern. - Då man klickar på sök söker programmet fram de skolor som man kan välja emellan.

13 KAPITEL 3. FÖRBEREDA MULTIPRIMUS FÖR ANVÄNDNING Att logga in i alla skolor [Login] School=ask 3.3 Fältinställningar - Då användaren skall kunna skriva in sig i alla skolor ger man School-parametern = "ask". Då syns alla skolor som multiprimus databasen innehåller. - Alternativet visar en meny från vilken man väljer en skola. - Om man använder flera kortnummer eller ask-parametern finns det ett drop-down fält i inloggningsrutan. - Listan på skolor i drop-down -fältet hämtas då man klickar på Sök-knappen. I multiprimus är det möjligt att antingen ha samma inställningar i alla skolor eller skolorna kan använda egna inställningar. För gemensamma inställningar har man i sammanslagningsfasen skapat en s.k. inställningsskola vars inställningar väljs åt alla. Denna skola väljs i Användarnamn-register så att alla fältinställningar osv. följer inställningar av denna skola. multiprimus möjliggör också alternativet där fältinställningar har indelats t.ex. enligt skolnivå eller någon anna logisk separator. Då kan man göra egna inställningar till skolkansliet och skolor. På det viset underlättas underhållet men behålls ändå logiska inställningar Gemensamma fältinställningar Gemensamma fältinställningar underlättar betydligt underhållet. För de gemensamma inställningarna skapas en egen skola (inställningar) om denna inte redan skapats i sammanslagningen. Då man skall ändra på någon inställning så räcker det att man gör det åt en skola (inställningar) så ändras det samtidigt åt alla andra. Huvudanvändaren är den enda som skall ha tillgång till fälteditorn så att ingen annan kan gå och ändra på användargränssnittet. Gemensamma inställningar gör det lättare att skriva instruktioner eftersom samma fält använts på samma sätt. Skriv- och läsrättigheter är också lättare att bestämma eftersom det räcker att man gör inställningarna till en av skolorna Skolorna använder egna inställningar Detta alternativet är betydligt mera arbetssamt för underhållaren än det förra. Alla skolor har egna inställningar vilket betyder att om man ändrar på en inställning måste man göra det skilt åt alla skolor. Användarna ser heller ingen skillnad mellan multiprimus och den vanliga Primus-versionen. Om man tar fram ett fält i en skola måste man göra det skilt åt alla andra skolor också. När fältena är placerade olikt hos alla skolor, är det betydligt svårare att göra gemensamma anvisningar. Då man vill använda skilda inställningar för varje skola så lämnar man Fältens placering från skolan -fältet tomt i Användarnamn-register och då tas inställningarna från den egna skolan. 3.4 Sökningar Sökningar kan göras allmänna eller egna på samma sätt som fälten. Men om man inte använder allmänna sökningar, kräver detta ändå inte lika mycket underhåll som då man använder enskilda fältegenskaper. Man måste också komma ihåg att alla skolor inte behöver alla sökrutiner, t.ex. grundskolorna och gymnasiet behöver sina egna. Före man upprättar gemensamma sökrutiner till alla skolor måste man beakta att vissa skolor kan ha klassen skriven som 5A och andra 5 A, vilket betyder att samma sökrutin inte fungerar för båda. Genom att byta skola i sökraden kan huvudanvändaren snabbt göra enskilda sökningar åt alla skolor. 3.5 Utskrifter Utskrifterna kan indelas i fyra olika typer. Typerna beror på hur de syns i olika skolor och åt olika användare. 1. allmänna, alla skolor kan använda utskrifterna 2. allmänna, alla skolor kan använda utskrifterna, men endast en grupp i skolan ser utskriften 3. skolspecifika, endast en skola ser utskriften 4. skolspecifika, endast en grupp i en skola ser utskriften

14 KAPITEL 3. FÖRBEREDA MULTIPRIMUS FÖR ANVÄNDNING 13 Om de finns många olika typer av skolor i multiprimus databasen som t.ex. lågstadier och högstadier, kan det vara skäl att skapa egna utskriftsgrupper åt dessa. Då ser gruppen ifråga endast de utskrifter som de verkligen behöver. Meningen med utskriftsgrupper är att göra lista över utskrifter tydligare, inte nödvändigtvis hindra användare att se vissa utskrifter. Utskrifternas användarrättigheter kan man ändra i utskriftseditorn Inställningar / Utskriftens inställningar. Utskrifterna fördelas i grupper på så sätt att man skapar en användargrupp t.ex. "ls utskrifter" och väljer att alla lågstadiets utskrifter tillhör denna grupp. I Användarnamn-register väljer man sedan utskriftsgrupper åt de användare som behöver dem. Man kan också välja en användargrupp som t.ex studiehandledare som grupp för en utskrift. Då ser endast studiehandledare denna utskrift. Med denna metod får man begränsat antal utskrifter som syns för användaren på så sätt att endast den rätta skolnivåns utskrifter syns. Utskrifterna har fått en ny egenskap, Ses av alla skolor som används i multiprimus. Fältets innehåll beror på om utskriften är för alla skolor eller endast för någon enskild skola. Genom att kryssa i fältet blir utskriften allmän dvs. alla skolor kan använda denna. Användargruppen som man valt åt utskriften bestämmer inte om utskriften är allmän eller privat. Fast en utskrift är allmän får endast den skolan som skapat utskriften ändra på den. Då skolorna endast har läsrättigheter så garanterar man att den fungerande ursprungsversionen alltid finns kvar. Användarna kan göra mindre förändringar i utskriften och sedan spara den för den egna skolans användning (Funktioner / Spara som). Allmänna utskrifter gör det möjligt att centralt sköta utskrifterna. Man kan också använda samma utskrifter som i några utvalda skolor t.ex. alla lågstadieskolor har samma utskrifter osv. De utskrifter som skolorna ser bestäms i Användarnamn-registrets fält Utskrifterna från skolan. När man använder skolspecifika utskrifter kan huvudanvändaren se utskrifter av en viss skola genom att ändra innehållet i det nämnda fältet Utskriftsarkiv Då man i multiprimus kopierar en studerande från en skola till en annan, kopieras inte utskriftsarkivet till det nya registerkortet. De utskrifter som finns i utskriftsarkivet finns endast på det ursprungliga kortet. Från det nya registerkortet är det dock möjligt att se och skriva ut utskrifter från det ursprungliga registerkortets utskriftsarkiv. För att detta skall vara möjligt måste man i Information om skolan -registret kryssa i fältet Utskriftsarkivet ses av andra skolor. Då detta fält är ikrysssat kan man också från det kopierade registerkortet se och skriva ut utskrifter som sparats till det ursprungliga registerkortets utskriftsarkiv.

15 Kapitel 4 multiprimus underhåll Detta kapitel innehåller instruktioner om funktioner som huvudanvändaren behöver. Avsnittet berättar hur säkerhetskopiering och undo-funktionen fungerar i multiprimus och hur ägandet av ett registerkort påverkar övriga användare. 4.1 Allmänt om underhåll Huvudanvändaren har betydligt större ansvar i multiprimus än i vanliga Primus eftersom många förändringar som görs påverkar alla skolor i databasen. Därför skall man vara noggrann med användarrättigheterna och inte ge ekstra rättigheter. Eftersom man endast har en gemensam databas i multiprimus så kan underhållet göras från en arbetsstation. Gemensamma register och fältinställningar underlättar då man skall göra gemensamma användarinstruktioner. Huvudanvändarens arbete underlättas om skolornas arbetssätt är så lika som möjligt. Att återställa en säkerhetskopia i multiprimus används endast i undantagstillstånd. Oftast korrigeras fel orsakade av användaren med undo-funktion som innehåller en log där man ser alla gjorda förändringar. En log över ändringar innehåller ändringens tidpunkt, åtgärd, användarnamnet av användaren som gjort ändringen och tilläggsuppgifter. På det viset kan man inrikta återställningen just till den åtgärd som har orsakat problem. Från och med Primus version W4.26 har det varit möjligt att skapa egna länkar i Primus huvudmeny. I multiprimus är detta väldigt användbart då man skapar gemensamma instruktioner. Egna länkar skapar man genom att skriva följande i prclient.ini filens info del: [info] webpage1=namn,url webpage2=namn,url - Efter Webpage-parametern skrivs länkens namn och url (namn,adress.) - I info-delen kan man i princip skriva hur många som helst egna www-adresser. - Adresserna skiljer man med hjälp av webpage-parameterns löpande numrering. 4.2 Säkerhetskopiering Då man gör en säkerhetskopia av multiprimus innehåller kopian alltid hela organisationens data. Alltså då man återställer en säkerhetskopia så återställer man tillståndet som alla skolorna haft då säkerhetskopian tagits. Eftersom återställandet av en säkerhetskopia påverkar alla skolor i databasen använder man undofunktionen i multiprimus för att korrigera fel som användaren gjort. Säkerhetskopieringen är aktuellt t.ex. i samband med byte av utrustning. Användare får inte ta säkerhetskopior i multiprimus. Det vill säga att man kan inte ta hem en säkerhetskopia och arbeta med den där hemma över veckoslutet och läsa in den på måndag. Det skulle radera de ändringar som de övriga skolorna gjort över veckoslutet. Arbete som man vill sköta utanför arbetsplatsen sköter man via direkttjänsten som finns i Primus. Då gör man ändringarna direkt i databasen. Till direkttjänsten räcker bra redan en ADSL-internetförbindelse. Eftersom återställandet av en säkerhetskopia påverkar alla skolor i samma databas skall endast en liten grupp ha rättigheter till Säkerhetskopiering-register. Det är bäst att endast huvudanvändaren har tillgång till Säkerhetskopiering-register. För att ersätta säkerhetskopieringsfunktionen finns det en undo-funktion. Också denna funktion kräver ett visst kunnande och alla ska inte ha tillgång till den. 14

16 KAPITEL 4. MULTIPRIMUS UNDERHÅLL 15 multiprimus säkerhtskopiering skall inte ske endast med Primus egna inbygda säkerhetskopiering. Det lönar sig att också ha säkerhetskopiering på band. Om servern är en Windows-version måste man alltid stänga servern före säkerhetskopieringen görs eftersom Windows inte kan kopiera filer som är i anvädning. Primus servern skall alltid stängas före man tar en säkerhetskopia på band. 4.3 Undo-funktion Ursprungligen utvecklades undo-funktionen för att man skall slippa återställa säkerhetskopior då det uppstår något fel som en användare orsakat. Undo-funktionen återställer händelser så man kan isolera återställningen till en händelse och en skola. Vilket betyder att man kan i multiprimus system återställa informationen för en skola utan att det påverkar de övriga skolorna. Dessutom kan skolorna i multiprimus endast återställa händelser som berör den egna skolan. Undo -funktionen kräver en kunnig Primus användare och därför är det bäst om endast huvudanvändaren har rättigheter till denna funktion. Man kan begränsa register för register rättigheterna så att användaren kan antingen se ändringarna eller se och återställa ändringarna. Primus Undo -funktionen håller reda på alla händelser och alla användare som gör ändringar i registert. Undo -funktionen finns i alla register i övre menyn under Underhåll / Ändringar i registret. Primus undo-funktionen sparar alla ändringar i rollback*.prd -filer. Filernas storlek minskar då man raderar något från undo loggen. Primus skapar en ny rollback fil då den gammla filen överstiger en viss storlek. Ändringar som sparas i undo-loggen kan sökas på basen av följande kriterier: förändringar som berör registerkorten som finns framsökta i rregisterutan alla ändringar i registret raderade registerkort Dessutom kan man begränsa sökningen till något tidsintervall. Begränsningen skall vara så noggrann som möjligt för att hitta ändringen lättare. Ändringar kan sökas med hjälp av datum eller med hjälp av färdiga alternativ. Sökning med hjälp av datumet söker fram ändringar som har gjorts på angett datum eller senare. De färdiga allternativen är: 1, 4 eller 8 timmar 1 eller 2 dygn 1, 4 eller 10 veckor ingen tidsgräns = visar alla ändringar som gjorts Med undo-funktionen kan man ångra alla händelser inklusive raderade kort. Det är till och med möjligt att återställa en återställd ändring. Om en ändring berör två register måste man återställa ändringen i båda registren. Till exempel om man vill ångra fastställandet av en kursdagbok så måste man göra det i både Bedömning-register och Studeranderegister. I Bedömning-register försvinner endast krysset från Fastställtfältet medan prestationerna tas bort från Studeranderegister. Undantag är då man återställer ett raderat kort för då återställs alla berörda register. Detta är en orsak varför man skall nogrannt överväga vem som skall ha rätt till denna funktion. 4.4 Registerkortets ägare I multiprimus väljer man registerkortets ägare med Skola-fältet. Skola-fältet finns i deflesta register. I Användarnamn-registret heter fältet Hemskola. Om ifrågavarande fält är tomt är registerkortet allmänt. Om det finns namnet på skolan i fältet äger ifrågavarande skola kortet. I de register som innehåller allmänna registerkort måste man vara noggrann med rättigheterna så att enskilda skolor inte kan ändra på information och inställningar som gäller alla skolor. Skola-fältet är ett flerradsfält i alla register förutom i Användarnamn-registret. Då Skola-fältet är ett flerradsfält kan ett kort höra till en eller flera skolor. I Studeranderegister finns dessutom ett flerradsfält, Endast läsrättighet, med vilket man kan ge övriga skolor rätt att läsa registerkortet. Då det är fråga om läsrättigheter kan skolorna endast läsa registerkortets information. I Ämneskoder-, Vitsordsdefinitioner-, Kurser-, Kurstyper- och Läroplaner-register samt i Lärarregister finns fältet Förbjudet att ändra. Med fältet kan man begränsa skolorna som har rätt att ändra på kortets

17 KAPITEL 4. MULTIPRIMUS UNDERHÅLL 16 information. Skrivrättigheter ges endast åt huvudanvändaren som kan vid behov ändra på skriv- och läsrättigheterna. Förbjudet att ändra -fältet kan användas i t.ex. Kurser-register då en del av kurserna hör till endast en skola medan andra är allmänna. Då är det bäst att förbjuda förändringar på de allmänna korten så att skolorna endast kan ändra på den egna skolans kurser Allmänt registerkort Ett allmänt 1 registerkort i multiprimus betyder att alla skolor i databasen kan se kortet ifråga. Allmänna registerkort löns att använda i gemensamma register som Kurstyper och Vitsordsdefinitioner. På lägre skolnivåer kan det även vara möjligt att använda samma kurser eftersom kursutbudet är så lika. Med allmänna registerkort slipper man redundans eftersom data behövs endast skrivas en gång. Gemensamma kurstyper och vitsord underlättar skapandet av allmänna utskrifter när kurstyper som skrivs ut är samma i utskrifter. Studerande flyttas lätt mellan skolorna då alla skolorna använder samma fält och fyller i studerandeuppgifter på samma sätt Skolspecifika registerkort Ett privat 2 registerkort syns endast för de skolor som är ifyllda i Skola-fältet. Eftersom Skola-fältet är ett flerradsfält är det möjligt att ett registerkort hör till flera skolor. Kortet kan ändå inte kallas allmänt eftersom genom att anteckna uppgifter i Skola-fältet begränsar man ändå bort en del skolor. Skola-fältet skall ifyllas i alla register där uppgifterna alltid är privata som t.ex. Studeranderegister. I Studeranderegistret kan man ge läsrättigheter åt andra skolor så att de kan läsa uppgifter på registerkortet men inte ändra på det. Från underhållets synvinkel är det lättare att ha så lite privata registerkort som möjligt i de allmänna registren. 4.5 Kursregister Allmänna eller skolspecifika Oftast har alla skolor egna kurser i Kurser-register. Skolor med lika kursutbud kan använda allmänna registerkort för kurserna. Detta fungerar endast om kurserna är lika vilket grundkurserna är i många skolor. Om endast ett litet antal kurser är lika och allmänna kan ändå resten av kurserna vara skolspecifika dvs. endast för den egna skolan. Då man använder både allmänna och skolspecifika registerkort är det viktigt att använda Förbjudet att ändra -fältet, så att skolorna inte slipper till att ändra på gemensamma registerkort. Detta arbete skall begränsas till huvudanvändaren Kursernas gemensamma kodning Skolorna i samma multiprimus databas kan gemensamt komma överens om ett kodsystem för kurserna som ifylls i Kod-fältet i Kurser-register. Kurser som är gemensamma för olika skolor behöver inte kodas, utan den gäller bara skolspecifika kurser som har egna registerkot i varje skola. Kurser som motsvarar varandra får samma kod så att man kan lätt överföra kursprestationer om en studerande byter skola. Det enda som skolorna behöver göra manuellt är att flytta de skolspecifika kurserna dvs. de kurser som endast finns i den ena skolans läroplan. Detta gemensamma kodningssystem kan skrivas i t.ex. Kod-fältet eller Förkortningfältet. Kod-fältet är kanske bättre eftersom då får skolorna använda Förkortning-fältet. 4.6 Lärarregister I multiprimus kan en lärare endast ha ett registerkort. Detta kort skall vara tillgänglig till alla skolor där läraren undervisar. Förkortning-fältets uppgift i Lärarregister är unik, precis som personbeteckningen. Då man upprättar ett nytt kort eller ändrar på en förkortning måste man känna till att förkortningen inte redan finns. I multiprimus kan man ge samma lärare olika förkortningar i olika skolor. För detta ändamål finns flerradsfältet Förkortning i skolan. Fältet används tillsammans med Skola -fältet så att de är bredvid varandra på mellanbladet. Uppgifterna matas in så att skolan och förkortningen är på samma rad. 1 allmän = Skola-fältet är tomt 2 privat = Skola-fältet ifyllt

18 KAPITEL 4. MULTIPRIMUS UNDERHÅLL Studerande byter skola Då studerande byter skola krävs ingen dataöverföring om båda skolorna är i samma multiprimus system. Studerandens uppgifter flyttas genom att byta skola i Skola-fältet eller med hjälp av funktionen Funktioner / Skolbyten / Byt registerkortets ägare. Med skolbyte avses i detta sammanhang att man byter till en anna skola på samma skolnivå, byter skolnivå eller att man inleder sin skolgång Studeranden som inleder sin skolgång Studeranden som inleder sin skolgång är de som börjar på grundskolans första klass. I multiprimus upprättas för dessa studeranden en egen skola, t.ex. Nybörjare, till vilken de överförs från befolkningsregistret. Efter detta kan studerandena tas in till den egna skolan på två alternativa sätt: 1. Skolkansliet kan överföra de nya studerandena till rätta skolor genom att välja rätt uppgift i Studeranderegistrets Skola-fält. 2. Skolan hämtar sina studeranden från den skilt upprättade skolan, i vårt exempel Nybörjare. Skolan kan hämta studerandena från ifrågavarande skola genom att i Sökrutans fält Sökområde välja den önskade skolan. För att skolan skall synas i fältet måste Rätt att söka studeranden från skolan -fältet vara ikryssat i Information om skolan -registrer Skolbyten inom skolstadiet Överföringar inom samma skolstadium avser de skolbyten som beror på stadens interna migration. Alternativen är: 1. Studerandens kort överförs direkt till den mottagande skolan 2. Studerandens kort överförs till en skild Skolbyten -skola, från vilken den mottagande skolan kan hämta kortet. Skolan kan hämta studeranadena från ifrågavarande skola genom att i Sökrutans fält Sökområde välja den önskade skolan. För att skolan skall synas i fältet måste Rätt att söka studeranden från skolan -fältet vara ikryssat i Information om skolan -registret. Registerkortet kan överföras till den nya skolan på två sätt. Antingen genom att i Studeranderegistret ändra på Skola-fältets innehåll eller genom att i Studeranderegistret välja Funtioner / Skolbyte / Byt registerkortets ägare. Genom att göra ändringen via Skola-fältet kan studeranden flyttas till vilken skola som helst. Om ändringen görs via det andra alternativet, kan studeranden endast flyttas till de skolor som är tillåtna. Denna rättighet anges i Information om skolan -registrets fält Rätt att flytta studeranden till skolan. Från Skolbyten -skolan överförs studerandena på följande sätt: 1. Kontrollera att Skolbyten -skolan har fältet Rätt att flytta studeranden till skolan ikyssat i Information om skolan -registret 2. Öppna Studeranderegistrets sökruta 3. Välj Skolbyten -skolan i Sökområde-fältet och sök fram alla studeranden. 4. Välj önskat/önskade registerkort från huvudrutans listning. 5. Byt registerkortets ägare till den egna skolan via Funtioner / Skolbyte / Byt registerkortets ägare Skolbyten från ett skolstadium till ett annat Studerandens registerkort överförs inte från ett skolstadium till ett annat. Den blivande skolan skapar ett nytt kort för studeranden och anger som studerandetyp t.ex. planeringsstuderande. Detta gör det möjligt för den blivande skolan att t.ex. mata in val till de nya studerandena. Den nuvarande skolan fortsätter sitt arbete normalt tills studeranden flyttar till det nya skolstadiet. Då det är tid att flytta studeranden byter man studerandetyp. Den nuvarande skolan byter studerandetyp, t.ex. arkiverad studerande, och arkiverar studeranden. Den nya skolan byter studerandetyp på det egna registerkortet till t.ex. grundskoleelev eller gymnasieelev. Det nya registerkortet kan skapas redan innan det gamla arkiveras. Vid upprättningen av det nya kortet är det viktigt att kontrollera studerandetypen, den måste vara korrekt. De fält som skall kopieras till det nya kortet definieras i fälteditorn, (se avsnitt 4.7.5). Till det nya registerkortet kopieras endast en del av personuppgifterna, däremot överförs inte prestationer eller val. Det finns olika sätt att genomföra skolbytet:

19 KAPITEL 4. MULTIPRIMUS UNDERHÅLL 18 Studerandetyp Förklaring Mer än ett kort Grundskoleelev Studerande som administreras av skolkansliet Nej Gymnasieelev Studerande som avlägger gymnasieexamen Nej Blivande elev Kommer till skolan nästa läsår Ja Ämnesstuderande Avlägger ämnesstudier, t.ex. vuxengymnasium Ja Utexaminerad Ja Avbrutit eller avgått Ja Arkiverad elev Ja Tabell 4.1: Exempel på studerandetyper. Alternativ 1: Skolkansliet eller den tidigare skolan kopierar Om skolkansliet vet vilka studeranden som skall börja i vilken skola, kan registerkorten kopieras på en gång till den nya skolan. Detta görs enligt: 1. Välja önskade registerkort 2. Välja Funktioner / Skolbyte / Kopiera till en annan skola 3. Välja till vilken skola korten skall kopieras 4. Välja studerandetyp, t.ex. planeringselev eller blivande elev. Studerandetyperna måste före överföringen upprättas i Studerandetyper-register (se avsnitt 4.7.4). Alternativ 2: Via läsrättighet Den tidigare skolan kan ge den nya skolan läsrättighet till registerkorten. Detta innebär att den nya skolan kan se studerandena men inte göra ändringar i kortens uppgifter. Läsrättigheten anges i Studeranderegistrets Endast läsrättighet -fält. I fältet väljs den skola till vilken rättigheten skall ges. Den nya skolan kan kopiera kortet genom att: 1. Välja det registerkort som skall kopieras 2. Välja Funktioner / Kopiera registerkort. Om man endast har läsrättighet till registerkorten kopieras endast de fält som i fälteditorn angivits att skall kopieras. Efter kopieringen kan skolan ta bort rättigheten. Alternativ 3: Genom att skapa ett nytt registerkort Om man känner studerandens personbeteckning, kan det nya kortet upprättas enligt: 1. Välj Funktioner / Nytt registerkort 2. Anteckna personbeteckningen 3. Om det finns fler än ett kort med samma personbeteckning får man en lista på dem 4. Välj det rätta kortet och klicka på Kopiera 5. Byta studerandetyp till studerandena Studerandetyper Det är viktigt att fylla i Studerandetyp-fältet korrekt. På basen av detta fält definieras studerandens tillstånd. Tabell 4.1 innehåller några exempel på studerandetyper. Eftersom vissa studerandetyper inte tillåter dubbla personbeteckningar, är det viktigt att byta till rätt studerandetyp före arkiveringen av studeranden. Annars är det inte t.ex. vid byte av skolstadium möjligt att ändra en planeringselev till grundskoleelev. Det är möjligt att samma studerande har flera kort, t.ex. som grundskoleelev, gymnasiets ämnesstuderande eller gymnasiets blivande studerande. För att underlätta sökningar och upprättning av statistik finns i Användarnamn-register Studerandetyp som används vid sökningen -fältet. På basen av detta fält kan man begränsa användarrättigheterna så att en viss användare endast ser t.ex. grundskoleeleverna. Om detta inte begränsats med användarrättigheterna kan man beakta studerandetypen skilt för sig i sökraden Uppgifter som skall kopieras Med Uppgift som skall kopieras -funktionen definieras de fält som skall kopieras då registerkortet kopieras t.ex. till ett annat skolstadium. Definitionen av vilka uppgifter som skall kopieras sker i Studeranderegistrets fälteditor. Definitionen sker genom att högerklicka på det önskade fältet och sedan välja Uppgift som skall kopieras från snabbmenyn. Det valda fältet syns som fetstilt i fälteditorn. Fältet tas bort bland uppgifter som skall kopieras på samma sätt, dvs. man högerklickar på önskat fält och väljer Uppgift som skall kopieras, varvid markeringen försvinner och fältet inte längre är fetstilt. Definitionen av uppgifter som skall kopieras är inställningsspecifikt, dvs. om man använder olika fältinställningar för grundskolorna och gymnasiet måste de uppgifter som skall kopieras definieras skilt för sig.

20 KAPITEL 4. MULTIPRIMUS UNDERHÅLL Uppdatering av fält från det ursprungliga kortet Då man kopierar ett registerkort, sparas det ursprungliga kortets nummer i Ursprungliga reg.kortets nr -fältet. I Studeranderegistret finns också funktionen Uppdatera fälten från det ursprungliga kortet. Med denna funktion kan man uppdatera de ändringar som gjorts på det ursprungliga kortet till det kopierade kortet. Funktionen kopierar/uppdaterar från det ursprungliga kortet de fält som angetts att skall kopieras. Funktionen förenar inte det ursprungliga kortets och det kopierade kortets uppgifter utan uppdaterar de på förhand definierade uppgifterna till det nya kortet. Funktionen görs från det kort till vilket man vill uppdatera uppgifterna.