PROJEKT & ORGANISATIONER EFFEKTIVARE RUTINER

Transkript

1 ANNONS HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET ANNONS Mars 2013 Med dagstidningens räckvidd och facktidningens fokus I SAMARBETE MED: LADDA NER TIDNINGEN (PDF) LÄS TIDNINGEN I DIN IPAD ELLER IPHONE. LADDA NER APPEN FRÅN QIOZK! Nr. 1 PROJEKT & ORGANISATIONER 3TIPS EFFEKTIVARE RUTINER FOTO: SHARON BOWKER MED RÄTT VERKTYG Anders Borgström, Assa Abloy Entrance Systems: Fördelen med detta verktyg är att det täcker alla de behov vi har. Bättre förutsättningar Arbetsförmedlingen ska underlätta för nyanlända att få jobb i Sverige INGELA SÖDERMAN, ARBETSFÖRMEDLINGEN. Ulf Bengtsson: Nu ställs det helt andra krav på en coachande, aktivt lyssnande chef... ULF BENGTSSON, HAR I ÖVER 35 ÅR VERKAT SOM PROJEKTLEDARE, KONSULT OCH UTBILDARE INOM PROJEKTLEDNING. FOTO: PRIVAT FOTO: PRIVAT

2 2 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET UTMANINGAR Framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt är många. Men den kanske viktigaste faktorn förutom ett tydligt affärsmål i projektet är kompetensen hos den enskilda individen, samt organisationens förmåga att skapa en bra grogrund för lärande. Vad kännetecknar framgångsrika projekt? VI REKOMMENDERAR Se helheten med integral organisationsutveckling s. 10 Kom ihåg de mjuka värdena för en lyckad organisationsutveckling Fri metod för ledning och styrning av projekt s. 12 Vikten av att använda rätt projektmedtod. Organisationer vars framgång är starkt relaterad till hur väl projekten lyckas har hittat affären i att underlätta för projekten. Projekten realiserar ju företagens affärsidé och vision genom att skapa förmågor och effekter. Vi pratar om vikten av spårbarhet där vision och leveranser hänger ihop. När flera projekt prioriteras låter vi nyttan eller värdet styra vem som prioriteras högst. Ha klara visioner En styrka är att kunna prioritera projekten genom vilka effekter/affärer de genererar, kortsiktiga som långsiktiga, och sätta visioner som är maximalt gynnsamma för företagets utveckling. Utmaningen är att både lyckas väl med de projekt som är i gång samt att klokt bestämma vilka projekt som skall starta respektive inte starta. Då kan vi definiera ett mått på framgångsrika projekt som hur väl projekten uppfyller företagets visioner och affärsmål. Det blir viktigare än produktivitet eftersom måttet ligger högre upp i värdekedjan. För att administrera och sköta stora delar eller samtliga projekt i en organisation behövs en portföljstyrning. Kompetens inom projektportföljer behövs för att hålla reda på hur resurser, finansiering och andra tillgångar fördelas och balanseras mellan projekten i portföljen. Hitta rätt kompetens Ofta behövs det fler leveranser än vad ett enskilt projekt kan ansvara för som tillsammans bygger upp visionen eller affärsvärdet. Flera projekt behöver startas och avslutas och hållas ihop för att ett högre mål skall uppnås. Flera projekt som har leverans beroenden till varandra som inte bara handlar om resurser, pengar och lokaler kallar vi ett program. Programledaren ser till att de ingående projekten startar och levererar på programmets vision. En viktig framgångsfaktor för programmet är programledarens ledarskapskompetens som direkt bidrar till om projekten upplever programmet som närande eller tärande. Projekt som har en orubblig deadline och obligatoriska krav oftare levererar på tid och kostnad. Det verkar som att ett tydligt mål och en fast färdigtidpunkt är bra för projektet. Dessa två faktorer står inte i strid mot agila och iterativa arbetssätt. Men den kanske viktigaste framgångsfaktorn för framgångsrika projekt är kompetensen hos den enskilda individen vare sig hon/han är projektmedlem, delprojektledare, huvudprojektledare, projektportfölj ledare, Per-Olof Sandberg Arbetar som programledare på SEB, är certifi eringsansvarig på Svenskt Projektforum och är IPMA A-certifi erad sedan FOTO: LABE ALLWIN MINA BÄSTA TIPS Fråga dig varför? Se till att bara starta projekt 1 med ett tydligt och mätbart varför och som kan härledas till företagets vision eller övergripande affärsmål. Välj rätt projektledare Lägg stor vikt vid att välja 2 projektledare med både erfarenhet, metodkompetens samt med ett bra ledarskap. Det räcker inte att vara drivande. Utgå från kompetens Utgå från kompetensen hos 3 individerna. Skapa grunden för en lärande organisation. Modeller och metoder kommer i andra hand....viktigaste framgångsfaktorn för framgångsrika projekt är kompetensen hos den enskilda individen... programledare, styrgruppsmedlem eller företagsledare. Kopplingen mellan kompetens och framgångsrika projekt är uppenbar och utgör grunden för att få fler framgångsrika projekt. Individens och gruppens utveckling och lärande är avgörande för att lyckas ännu bättre längre fram eller i nästa projekt. Hur skall vi veta att vi har rätt ledare för våra projekt. Och hur kan vi motivera våra projektledare att utvecklas? Kompetensmodell Ett sätt är att certifiera kompetensen hos våra projektledare. En internationell kompetensbaserad projektledarcertifiering står IPMA för. International Project Management Association certifierar beteende, ledarskap, metodkunskap samt projekterfarenhet enligt en internationell kompetensmodell och utförs i Sverige av Svenskt Projektforum. Programledare, projektportföljledare och projektledare kan certifiera sig på fyra nivåer från certifierad projektdirektör till certifierad projektledare. Vi får våra läsare att lyckas! FRAMGÅNGSRIKA PROJEKT & ORGANISATIONER NR 1, MARS 2013 Ansvarig för denna utgåva: Projektledare: Johan Pettersson Tel: E-post: johan.pettersson@mediaplanet.com Verkställande direktör: Joanna Hansson Produktionschef: Martin Björinge Affärsutvecklare: Vedrana Hubanic Layout: Emelie Palmcrantz Distribution: Svenska Dagbladet, mars 2013 Tryckeri: V-Tab Repro: Bert Lindevall Korrektur: Christian Malmgren Mediaplanet kontaktinformation: Tel: Fax: E-post: synpunkter@mediaplanet.com Vid förfrågningar kontakta: Vedrana Hubanic Citera oss gärna, men ange källan. Mediaplanets affärsidé är att leverera nya kunder till våra annonsörer. Genom intressanta artiklar med hög kvalitet motiverar vi våra läsare att agera. Skall du starta projekt eller ett förändringsprogram? Vi kan hantverket med att planera, styra och driva ett Vi har gjort det förut, våra ledare har lång erfarenhet från linjeroller som bl a VD, CIO, CFO och ledning av komplexa Med hjälp av vår metod, vår verktygslåda och våra erfarna ledare kan vi stödja dig att navigera ditt projekt- eller Foto: Tove Tormod

3 De starkaste konkurrensmedlen för svenska tjänsteföretag F Ö R P R O J E K T L E D A R E, C H E F E R, K O N S U L T E R O C H V E R K S A M H E T S U T V E C K L A R E 29 MAJ MÜNCHENBRYGGERIET STOCKHOLM Fokus: Projektkontroll Hur får vi kontroll på projektets ekonomi och effekthemtagning? Projekt, program, portfölj och linje. Hur får vi dessa komponenter att samarbeta optimalt? Förändringsledning. Hur får vi projektresultaten att förverkliga effektmålen? Modeller över tid. Hur hanterar vi förändring av modeller i långa projekt (t.ex. kärnkraft) och hur tar vi vara på erfarenheterna? SPONSORER Läs mer om programmet och anmäl dig på Försenade projekt? Överskridna budgetar? Missnöjda kunder? I dessa tuffa tider finns det lite utrymme för dåliga projekt. ESI:s praktiska kurser hjälper dig att ta kontroll, boka nu och få 10% rabatt! Vi ses på PMI Sweden Congress Stockholm Münchenbryggeriet, March 2013

4 4 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET NYHETER FLER JOBB GENOM AGILA ARBETSS TT 1TIPS HITTA RÄTT JOBB TILL RÄTT PERSON Fråga: Hur gör arbetsförmedlingen för att skapa bättre förutsättningar för nyanlända att få jobb i Sverige? Svar: Genom ett utvecklingsprojekt som etablerar en ny verksamhet för att anpassa bosättning efter hur arbetsmarknaden ser ut. Ingela Söderman Enhetschef för strategienheten på avdelningen Integration och etablering på Arbetsförmedlingen. FOTO: PRIVAT Arbetsförmedlingen jobbar just nu med ett utvecklingsprojekt som ska vara färdigt i juni. Syftet är att underlätta och påskynda nyanländas etablering på arbetsmarknaden. Nyanlända erbjuds bosättning där möjligheterna är goda för arbete eller utbildning inom pendlingsavstånd utifrån kompetens/ bakgrund. Ingela Söderman är enhetschef för strategienheten på avdelningen Integration och etablering på arbetsförmedlingen och är beställare av projektet. En viktigt del för mig i projektet är att vi från början inte låste oss vid vilka aktiviteter vi skulle göra. Snarare tala om målet men inte vägen dit. Viktigt med kommunikation Projektets genomförandefas har delats upp i etapper. Inför varje etapp identifieras de verksamhetsbehov som mest kan bidra till effektmålen utifrån nytta i förhållande till kostnad. Under en etapp görs flera leveranser. För att snabbt skapa användbara resultat för verksamheten och öka effektiviteten i utvecklingsarbetet har projektet tillämpat principer och arbetssätt från Agila metoder. Eftersom detta är ett verksamhetsutvecklingsprojekt har andra begrepp använts än vad som normalt används i systemutvecklingsprojekt där Agila metoder är vanligast. Här är kommunikationen väldigt viktig, både med kommunerna som ska ta emot de nyanlända och näringslivet på orten, utifrån hur arbetsmarknaden ser ut. Vi tar reda på om vi kan upphandla en arbetsmarknadsutbildning som de intresserade får börja med för att senare kunna ta ett jobb och bli självförsörjande, säger Ingela. Prognoser görs på vad som behövs för arbetskraft och vad personer behöver för att jobba inom de specifika områdena. Det gäller alltså att matcha individens kompetens utifrån arbetsmarknadens behov av arbetskraft, så att rätt person kommer till rätt kommun. Det här är ett nytt uppdrag för arbetsförmedlingen och syftet var att vi skulle införa ett nytt perspektiv, nämligen bosättning utifrån hur arbetsmarknaden ser ut. Vi ska kunna berätta för en nyanländ vad vi kan erbjuda. Men det räcker inte bara med att berätta. De ska förstå, ta till sig och få så bra information som möjligt för att göra ett klokt val, säger Ingela. Tidstjuvarna identifierade Ingela och projektgruppen på runt tio personer har jobbat nära de olika intressenterna i processen representanter från kommunerna, Migrationsverket och de olika rollerna inom Arbetsförmedlingen. Alla har fått tycka till och göra prioriteringar. De har lett till att vi har kunnat identifiera tidstjuvar. Högt prioriterade aktiviteter har bland annat varit att förbättra arbetsmetodik och ta fram systemstöd för olika steg av processen. Största problemet är att det inte finns tillräckligt med bostäder. Vi måste verkligen ta vara på de som finns, säger Ingela. FREDRIK SÖDERLUND redaktionen@mediaplanet.com KOMMUNICERA MED NÄRINGSLIVET Det gäller att matcha individens kompetens utifrån arbetsmarknadens behov av arbetskraft. FOTO: THINKSTOCK Lär dig lyckas i dina projekt! till en viss kostnad och på utsatt tid. Det låter inte så svårt. Varför misslyckas då så många projekt? Vi erbjuder kurser i projektledning som hjälper dig att lyckas. BOKA DIN KURS IDAG! Gå in på Sankt Eriksgatan 113, 4tr Stockholm Tel: Olof Asklunds Gata Västra Frölunda Tel:

5 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET MARS Spelplanen förändras Trenderna som påverkar projektvärlden har stor inverkan på hur vi genomför arbetet i morgon dagens organisationer. Inte minst ställer omställningarna stora krav på ett mer coachande ledarskap. Hur vi planerar, genomför och utvärderar projekt förändras med tiden. Digitalisering, snabba konjunkturskiften och en ökad organisatorisk komplexitet är drivkrafter som skapar nya förutsättningar för möjligheten att leda framgångsrika projekt. Viktigt att vara flexibel Ulf Bengtsson har i över 35 år verkat som projektledare, konsult och utbildare inom projektledning de senaste 16 åren som vd i ett av de tongivande företagen på området. Han har den senaste tiden sett ett antal tydliga trender ta form. Framför allt är hastigheten högre i dag. Man jobbar med allt kortare cykler, säger han. Eftersom världen är oförutsägbar jobbar man närmare kunden och ställer upp kortare delmål med fler delleveranser i ett projekt. Den typen av flexibilitet blir allt mer nödvändig för att lyckas som företag. Alla projekt är nämligen varken bra eller genomtänkta, och att snabbt kunna lägga ner eller ändra riktning är med andra ord en framgångsfaktor. Enkelhet, transparens och flexibilitet blir också viktiga ledord när organisationer tyngs av allt mer byråkratisk börda och intern komplexitet. Använd visuella verktyg Digitaliseringen är en viktig faktor för att skapa denna transparens virtuella mötesplatser och enkla visuella verktyg blir i allt högre utsträckning navet för projektarbetet. Men enligt Ulf Bengtsson kommer även människan bakom kompetensen att komma fram mer och mer. Jag tror att vi kommer få se ett större fokus på samarbetsförmåga och beteenden snarare än att bara titta på kompetens i alla fall när man sätter ihop projektgrupper. Dessutom tror jag att etablerade projektgrupper kommer bli vanligare i stället för att skapa nya konstellationer hela tiden för varje nytt projekt. Ulf Bengtsson berättar att progressiva bolag, som Spotify, jobbar mycket i små, tvärfunktionella team, så kallade squads. Vissa invänder med att kunskapsutvecklingen går förlorad, men det kompenseras genom att man deltar i nätverk och lärande samt ägnar en del av arbetstiden till att arbeta med egna idéer. Ulf Bengtsson har i över 35 år verkat som projektledare, konsult och utbildare inom projektledning. FOTO: PRIVAT Med krav på flexibilitet, mer fokus på beteenden och större individuell frihet kommer också ett tufft arbete för morgondagens chefer. Ulf Bengtsson menar att det i dag finns en övertro på chefer och ledare som gör att dagens unga inte längre ser en framtid i den typen av arbetsroll. Nya krav på coachandet Traditionellt ledarskap i en hierar ki bygger på att man har en tydlig grupp människor som man leder med hjälp av kontroll och informationsövertag. I dag ser det inte ut på det sättet, utan chefen ska befinna sig i projekt, nätverk, processer, produktteam och ledningsgrupp samtidigt. På sätt och vis var det enklare att vara chef i en hierarki. Nu ställs det helt andra krav på en coachande, aktivt lyssnade chef som leder genom personlig feedback. För den gamla skolans ledare kan det bli ett stort problem. CHRISTIAN VON ESSEN redaktionen@mediaplanet.com ULFS TIPS TILL FRAMTIDENS PROJEKTLEDARE: Reflektera Många rusar in i problem i 1 hopp om snabbt finna en lösning, men har vi lagt tillräckligt mycket tid på att utröna vad som egentligen är orsaken till själva problemet? Lyssna och uppmuntra Träna upp dina färdigheter i 2 att lyssna, samtala och uppmuntra. Det är vad ledarskap handlar om. Låt de saker som du tycker är viktiga återspeglas i ditt eget beteende. Älska avvikelser I en snabbrörlig värld kan 3 man antingen välja att satsa mer och mer på riskanalys och förberedelser. Eller så kan man acceptera att det ser ut så här, hålla ögonen öppna och vara beredd att korrigera. Avvikelser är ett utmärkt tillfälle för att skapa förbättring. Positiv feedback Analysera gärna, men ägna 4 desto mer tid åt att ge dina medarbetare positiv och konstruktiv feedback. Bygg vidare på det som fungerar hos dig själv och hos dina medarbetare. Vi framkallar färdigheter som stärker dig och din organisation. Vår kunskapsbas är projekt. Vi ger dig enkla, praktiska verktyg som fungerar! Oavsett om det handlar om att få bättre ordning i din vardag eller att leda människor i din omgivning. Besök oss redan idag på Stockholm Göteborg Malmö

6 6 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET NYHETER 2TIPS Att ta sig ut på den ARBETE PÅ EN europeiska arenan ger STÖRRE ARENA väldigt mycket mervärde Fråga: Varför bör vi svenskar bli bättre på att söka EU-stöd? Svar: Framför allt för att det är så otroligt roligt att arbeta på en europeisk arena, säger Ellinor Wallin, EU-projektsamordnare. EU-STÖD Sverige betalar årligen mellan 25 och 30 miljarder till EU. Knappt hälften av dessa pengar får vi tillbaka och en del betalas ut i form av bidrag till olika projekt. Tanken är att de projekt som får stöd ska uppfylla EU:s övergripande mål, säger Ellinor Wallin. Under den kommande budgetperioden är till exempel strategin: Smart och hållbar tillväxt för alla och då beviljar man gärna stöd till projekt som ligger i linje med dessa prioriteringar. Ta vara på möjligheterna Pengarna från EU distribueras dels via strukturfonder som administreras nationellt, dels via ett stort antal sektorsprogram där man söker stöd till projekt i konkurrens med verksamheter i alla medlemsländer direkt från Bryssel. På vissa områden är vi svenskar duktiga på att söka. Exempelvis ligger vi på tionde plats av 27 när det gäller att få ansökningar om stöd till forskning och innovation beviljade. Andra områden skulle vi dock kunna bli väldigt mycket bättre på. Såväl offentliga organisationer som mindre företag är generellt sett ganska dåliga på att söka EUstöd inom sektorsprogrammen säger Ellinor Wallin. Framför allt har små och medelstora företag alldeles för lite kunskap om vilka möjligheter som finns. Ellinor Wallin har arbetat som SVERIGE OCH EU-STÖDET EU:s totala årliga budget ligger på drygt 142 miljarder euro per år och det motsvarar ungefär en procent av medlemsstaternas bruttonationalinkomst. Den nuvarande budgetperioden sträcker sig mellan 2007 och 2013 och sammantaget för perioden har EU 864 biljoner euro att fördela betalade Sverige närmare 2,9 miljarder euro. Sverige samlade också in över 600 miljoner euro i tullar och jordbruksavgifter åt EU och av dessa behöll Sverige Att ta sig ut på en europeisk arena ger väldigt mycket mervärde. Ellinor Wallin EU-projektsamordnare. FOTO: PRIVAT EU-projektsamordnare sedan En del av hennes arbete går ut på att hålla reda på alla de olika stöd som går att söka och guida sina uppdragsgivare till rätt program. En annan del innebär att hon optimerar projektidén så att den på bästa sätt ska leva upp till 25 procent som en administrativ avgift. Sveriges bidrag till EU delas upp och betalas månadsvis. Ungefär hälften av dessa pengar (närmare 1,8 miljarder euro 2011) går tillbaka till Sverige i form av olika stöd. Större delen går till jordbruket (57 procent), 20 procent går till regional politik och nästan lika mycket (17 procent) går till forskning och utveckling. Fyra procent går till medborgarskap, frihet, säkerhet och rättvisa. de krav som ställs i programmet. Hon hjälper också till med att hitta partners och med att författa ansökan. Blir ansökan beviljad är hon ofta med under uppstartsfasen av projektet samt i slutfasen då hela arbetet ska utvärderas och rapporteras. Ansökningarna ska vara formulerade på ett speciellt sätt och kan vara ganska krångliga att skriva om man inte är insatt, säger Ellinor Wallin. Ett projekt som får stöd får inte vara en del av den ordinarie verksamheten och idén måste vara innovativ. Det är otroligt roligt! Ellinor har hjälpt såväl företag och föreningar som högskolor och offentliga organisationer, med flera. De ansökningar hon författat har handlat om alltifrån hälsa och miljö till skolutveckling och stadsplanering. Hon undervisar även på Yrkeshögskolans utbildning till EU-projektsamordnare om hur man skriver EU-ansökningar. Att söka EU-stöd innebär en hel del arbete, men det är helt klart värt jobbet, menar Ellinor Wallin. På det här sättet kan man ju få möjlighet att prova sådant man aldrig hade vågat annars, säger hon. Att ta sig ut på en europeisk arena ger väldigt mycket mervärde, inte minst i form av kunskap och kompetens. Dessutom är det otroligt roligt! BENEDIKTA CAVALLIN redaktionen@mediaplanet.com TIPS Tänk på detta när du söker EU-stöd: Vad är ditt syfte? Det är ingen vits att söka pengar till ett projekt som ligger långt ifrån den egna verksamheten. Tänk långsiktigt och välj ett område som kan vara berikande och som företaget kan ha nytta av i framtiden. Hårt arbete krävs Att söka EU-stöd är inte någon enkel väg till snabba cash. Först ska du hitta rätt bland alla program och författa en välarbetad ansökan. Lyckas du i konkurrensen och blir beviljad EU-stöd blir det en hel del administration. Hela projektet måste dokumenteras utförligt. Ta stöd utifrån Att skriva ansökningshandlingar är ett riktigt hantverk. De ska vara författade enligt givna mallar och med en viss ton. Det kan också vara riktigt knepigt att hitta rätt program och hålla reda på ansökningstider, med mera. Saknar ni den kompetensen själva så ta hjälp. Ha en innovativ idé För att få EU-stöd måste projektidén vara innovativ på något sätt. Den får inte heller vara en del av den nuvarande ordinarie verksamheten. Europeiskt samarbete EU projekt kräver Europeiskt samarbete, minimum tre organisationer från tre olika länder. Samarbeta med partners som ni kan lita på och leta först inom organisationens nätverk av kontakter. Lär dig lyckas i dina projekt! till en viss kostnad och på utsatt tid. Det låter inte så svårt. Varför misslyckas då så många projekt? Vi erbjuder kurser i projektledning som hjälper dig att lyckas. BOKA DIN KURS IDAG! Gå in på Vill du lyckas med ditt EU projekt? Ellinor Wallin hälsar nya kunder välkomna till en första rådgivning Hos oss är kundens behov av EU-arbete i fokus oavsett vilken sektor ni tillhör. Vi skräddarsyr alla tjänster efter ert specifika behov i följande paketlösningar: Matcha projektidé med rätt EU-program Utforma EU-ansökan EU-projektledning/spridning och utvärdering Inspirations/informationsföreläsningar Som kvalitetsstämpel av våra tjänster innehar EU Projektkonsult en stor portfolio med många nöjda kunder samt är stolt samverkande organisation till den nationella YH-utbildningen EU-projektsamordnare Sankt Eriksgatan 113, 4tr Stockholm Tel: Olof Asklunds Gata Västra Frölunda Tel: Ellinor Wallin ellinor@euprojektkonsult.se

7 Ge ditt projekt en ärlig chans! Har du upplevt att förväntningarna i ditt projekt varit motsägelsefulla eller ändrats under projektets gång? Välkommen på våra unika och intensiva kursveckor! Vi erbjuder flertalet parallella kurser vid dessa uppskattade tillfällen. Scandinavian Summer School Week Vill du ha en djupare förståelse för de olika perspektiven i ditt projekt? Kom och ät frukost med oss! Träffa likasinnade och låt dig inspireras till ökat livscykelfokus i ditt projekt Fredagen den 19 april kl 8-9, på Scandic Anglais i Stockholm. Anmäl dig på info@syntell.se Funderar du på hur resultatet av ditt projekt bäst skall kunna leverera nytta, även långt efter leverans? Idag handlar det inte enbart om att kunna leverera projekt i tid och enligt budget. Lika viktigt är att projektet levererar rätt produkt utifrån identifierade behov. Det gäller därför att redan tidigt förstå hur produkten skall användas, underhållas och avvecklas. Syntell hjälper dig att lyckas med ditt projekt! Vår projektmodell tar hänsyn till produktens hela liv och etablerar redan tidigt en överenskommen kravbild för att minska riskerna för sena och dyra ändringar. Under mer än 20 år har vi hjälpt våra kunder att upphandla, utveckla och underhålla sina produkter ur ett livscykelperspektiv. Du är välkommen att kontakta oss på info@syntell.se eller på Under denna unika sommarvecka lär du dig metoder för att framgångsrikt arbeta med komplexa projekt. Scandinavian Winter School Week Vill du utveckla kommunikationen mellan projektledaren och ingenjörerna i projektarbetet? Under denna intensiva vintervecka lär du dig att hantera komplexa projekt med extra fokus på gränssnittet mot de tekniska frågeställningarna. Vet du eller tror du? IT Optima är ett faktabaserat konsultföretag som hjälper verksamheter att styra sin IT-verksamhet med fokus på högre effektivitet. VI HAR TAGIT FRAM olika mätverktyg, med vilka vi hjälper företag och organisationer att ta fram fakta om sin IT-verksamhet. Genom våra insamlade mätvärden erbjuder vi även benchmarking, en möjlighet till jämförelse med andra. Vårt mål är att hjälpa våra kunder att få ut ett så stort verksamhetsvärde som möjligt av sina IT-system och utvecklingsprojekt. DE CIO, IT-STRATEGER och andra beslutsfattare som vänder sig till IT Optima kan stå inför omfattande förändringar eller är intresserade av att bygga in effektivitetsmätningar och benchmarking i sin styrmodell. Näringsliv eller offentlig verksamhet frågorna är ungefär desamma: Hur upplevs nyttan och värdet av IT investeringarna i relation till kostnaderna? Var finns riskerna? Hur fungerar förändringsprojekt? MED HJÄLP AV MÄTNINGAR och benchmark får beslutsfattare faktabaserade nyckeltal som också kan jämföras med såväl egna mål som med andra organisationer. ETT EXEMPEL är affärskritiska projekt. Genom att kontinuerligt ta temperaturen på olika områden (tex beslutshantering, förändringsprocess, projektplanering, resurshantering, riskhantering) minimeras risken och ger programkontor, projektledare och ledning ett verktyg för att tidigt bli uppmärksamma på vad som fungerar bra och mindre bra och därigenom snabbt kunna åtgärda brister! asa.persson@itoptima.se Vi Känner hjälper ni ert till era företag möjligheter att få EU-stöd att få och EU-stöd annan till offentlig miljö- och finansiering energiprojekt? Sverige och EU erbjuder varje år miljarder i form av bidrag och annan offentlig finansiering. Flera av dessa stödprogram beviljar upp till 75% av investeringskostnaden i bidrag och lån till miljöinvesteringar och innovativa demonstrationsprojekt. Vi är Sveriges ledande konsultföretag inom offentlig finansiering. Vi har sedan 1998 varit rådgivare till fler än företag och organisationer och genererat över 1 miljard kronor till olika affärsprojekt. Mer information hittar du på GIA Sweden AB Ulf Castenfors, VD Tel: Saltmätargatan Stockholm

8 8 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET INSPIRATION Fråga: Hur skapar man effektivitet och enhetlighet i sin projektverksamhet inom en världsomspännande organisation? Svar: Ett gemensamt, webbaserat projekt- och portföljhanteringssystem underlättar gemensamma rutiner, översikt och uppföljning. Enhetligt projektverktyg viktigt för växande företag LEDARE TILL LEDARE SKÅNE Skånebaserade Assa Abloy Entrance Systems har erfarenhet av att utveckla effektivare rutiner i en starkt växande organisation och arbetar sedan ett år med ett projektverktyg som väl svarar mot företagets behov för projekthantering. Vi behövde ett verktyg som gjorde det möjligt att likrikta projektverksamheten och skapa ett transparent system, där alla de som har behov av informa tion lätt kommer åt den och kan se projektet i valda delar, berättar Anders Borgström, projektledare inom it i Assa Abloy Entrance Systems. Många funktioner Assa Abloy Entrance Systems erbjuder automatiska entrédörrar, industriportar och dockningssystem samt snabbgående rullportar under ledande varumärken som Besam, Crawford, Megadoor och Albany. Kunderna finns i mer än 75 länder och inom många olika områden som exempelvis hälso- och sjukvård, flygplatser, transport och logistik, detaljhandel, tillverknings- och gruvindustri och avfallshantering. Assa Abloy Entrance Systems har anställda och är en division inom Assa Abloy. Det finns väldigt många funktioner i ett sådant här verktyg; projektmodellstöd, tidplanering och -rapportering, ekonomi, hantering av resurser, risker, dokument, rapporter samt portföljhantering och grafiska redovisningar. Vi har valt att gå varsamt fram med vårt gemensamma verktyg. Vi kräver inte att varje projektledare ska nyttja alla funktioner direkt. Det viktiga är att de lämnar sina gamla verktyg eller Excelfiler och kommer igång och sedan tar till sig möjligheterna efter hand. Underlättar planeringen Framför allt används projektverktyget inom it. Ett annat exempel är installation av Megadoor-portar, som används för stora öppningar i till exempel hangarer och gruvor över hela världen. Fördelen med detta verktyg är att det täcker alla de behov vi har, är prisvärt och stödjer olika projektmodeller, säger Anders Borgström. Man skapar projekt, lägger upp olika aktiviteter, allokerar resurser och gör kostnadsuppföljningar. Vi får mer struktur på våra projekt helt enkelt. Nyttan sitter ytterst i att vi får bättre koll på våra kostnader, får överblick över våra resurser, till exempel tillgänglig personal, och kan planera projekten Anders Borgström Projektledare inom it i Assa Abloy Entrance Systems. FOTO: SHARON BOWKER Fördelen med detta verktyg är att det täcker alla de behov vi har, är prisvärt och stödjer olika projektmodeller. bättre. Resultatet blir att våra leveranser får en betydligt bättre precision. Vi får också fler siffror att hänvisa till i våra bedömningar och slipper gå på magkänsla. Assa Abloy Entrance Systems växer starkt, både organiskt och genom förvärv, verksamheten mer än dubblerades 2010 till 2011, och ska fördubblas igen inom de närmaste åren. En aspekt av att divisionen växer så snabbt är att många olika kulturer och arbetssätt ska smältas samman i en gemensam struktur. Många utmaningar Det finns många utmaningar i en starkt växande organisation, skillnader i projektmognad, avsaknad av projektmodell och strukturer för att följa upp. Om det saknas processer för att starta projekt eller överblick över projektportföljer kan man till exempel riskera att flera lik artade projekt drivs parallellt. Särskilt när nya företag förvärvas gäller det att snabbt se till att alla jobbar tillsammans och med gemensamma verktyg, säger Anders Borgström. Med vårt nya projektverktyg underlättas samarbete och samordning på ett avgörande sätt. GÖSTA LÖFSTRÖM redaktionen@mediaplanet.com

9 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET MARS TIPS FOTO: THINKSTOCK Faktorer för att lyckas med projektverktyg SNABBT VÄXANDE DIVISION Assa Abloy Entrance Systems växer starkt, både organiskt och genom förvärv, verksamheten mer än dubblerades 2010 till 2011, och ska fördubblas igen inom de närmaste åren. En aspekt av att divisionen växer så snabbt är att många olika kulturer och arbetssätt ska smältas samman i en gemensam struktur. FOTO: THINKSTOCK Heltäckande verktyg Ett bra projektverktyg bör vara heltäckande, ha en komplett funktionalitet som möjliggör effektiv projekt-, portfölj- och resurshantering. Då slipper man växla mellan olika verktyg för att hantera exempelvis sina dokument, tidplaner, resurser och budget. Det är viktigt att även den samlade projektportföljen skapas automatiskt från de projekt som drivs. Då erhåller man hög kvalitet på informationen som man skall fatta verksamhetens beslut utifrån. Dessutom sparar man tid och kostnader för admini stration då man slipper göra detta manuellt. Många funktioner Verktyget bör kunna hantera alla typer av projekt som drivs inom den egna organisationen och stödja alla de olika roller som jobbar inom eller med projekten, till exempel projektledare, projektchef, projektdeltagare och linjechefer. Lätt att använda Det måste vara så användarvänligt att alla verkligen vill och kan använda det. Ett verktyg som inte används genererar ingen nytta, oavsett hur många funktioner det har. Självklart webbaserat I dag är det också en självklarhet att projektverktyg skall vara webbaserade och smidiga att införa. För att få ut maximalt av verktyget bör det kunna integreras med andra verksamhetssystem som exempelvis affärssystemet. Hög nytta Gör alltid en kalkyl över nytto effekter som ökade intäkter och kostnadsbesparingar som verktyget förväntas ge. Nyttan skall alltid vara högre än den investering man behöver göra i licenser, införande och underhåll. GÖSTA LÖFSTRÖM redaktionen@mediaplanet.com I slutändan stod valet mellan några leverantörer och avgörande blev då användarvänlighet, lättarbetat gränssnitt och hur Antura i samråd med kunderna utvecklar verktyget. Vi blir en aktiv del i deras utveckling. Mattias Slotte, Head of Programme Management Office Från första början såg jag Antura Projects som det bästa alternativet. Systemet är faktiskt betydligt enklare att konfigurera och arbeta i än vad jag trodde och klart bättre än de verktyg vi använt tidigare. Rikard Thelander, Chef för Project Engineering Styrkorna med Antura Projects är många, men framförallt är det ett system som passar lika bra för de enkla behoven som för de mest avancerade användarna. Mattias Wallén, Verksamhetsutveckling VÅRA KUNDER Arbetsförmedlingen Assa Abloy BillerudKorsnäs Capio Crane Currency Domstolsverket Fagerhult Flux Folksam Husqvarna Infranord Intrum Justitia Jordbruksverket Järfälla Kommun Jönköpings Kommun KSU Kungsbacka Kommun Landstinget i Västernorrland Landstinget i Östergötland Lantmännen Lantmäteriet Mora Kommun Mölndals stad Nacka Kommun Nobel Biocare Nynas Orsa Kommun PostNord Preem Proffice ROL Samtrafiken SEK SJ SKB Sol lentuna Kommun Sveriges Radio Swedavia Temporent Trafikverket UCR Viking Line Västra Götalandsregionen Västtrafik Älvdalens Kommun

10 10 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET NYHETER Fråga: Hur kommer det sig att förändringar av organisationer sällan ger det resultat man hoppas på? Svar: Man glömmer ofta bort de mjuka värdena. Om en organisation ska kunna utvecklas måste även individerna och kulturen göra det. Se helheten med integral organisationsutveckling I västvärlden har vi en tendens att fokusera på beteenden, mål och strukturer och när vi arbetar med organisationsutveckling handlar det oftast mest om hur vi ska strukturera själva systemet, och inte så mycket om de subjektiva värdena. Men om ett förändringsarbete ska kunna bli framgångsrikt måste även individen och kulturen på en arbetsplats vara rustad för att klara av att organisationen blir mer komplex, menar Kent Lundström, organisationsutvecklare. Fyra parametrar Ibland kan det handla om att medarbetarna måste öka sin formella kompetens, säger han, men minst lika viktigt är det att vi arbetar med medarbetarnas självkänsla och självbild. Det har också betydelse hur vi uppfattar oss som en grupp och vad det finns för värderingar i företaget. Integral organisationsutveckling är en teori som bygger på de fyra parametrarna subjektivt och objektivt samt individuellt och kollektivt. Dessa samverkar i en fyrfältsmodell och varje del är lika betydelsefull som de övriga. Ledaren måste se till att dessa fyra parametrar utvecklas samtidigt, säger Kent Lundström. Om en utvecklingsprocess ska fungera kan inte individerna och kulturen i företaget ha en lägre grad av komplexitet än systemet och strukturerna. Som ett första steg i denna process får ledarna arbeta med sin egen självbild och självkänsla. Det arbetet är en förutsättning för att de sedan ska kunna hjälpa medarbetarna att förstå sig själva och känna sig betydelsefulla, kompetenta och kanske till och med omtyckta. De företag där Kent Lundström är involverad står ofta inför stora förändringar. Det kan till exempel vara så att företaget växer kraftigt och att medarbetarna behöver hjälp med att hantera detta. Det är viktigt att det finns en öppenhet i organisationen. Det finns ingen quickfix När komplexiteten ökar måste öppenheten utvecklas i motsvarande takt, säger Kent Lundström. Medarbetarna måste kunna diskutera alla förändringar och lösa de problem som uppstår. Annars är risken stor att organisationsförändringen mest blir SÅ KOMMER DU PÅ RÄTT SPÅR I DINA INTEGRALA PROCESSER Se helheten Se organisationen som en 1 helhet och kommunicera det synsättet till alla medarbetare. På så sätt ökar medvetenheten om de integrala sambanden. Utbilda ledarna Ledarskapet är nyckeln till 2 och drivkraften i själva processen. Börja arbetet med att öka kompetensen hos ledarna. en quickfix som inte ger några bestående effekter. De mjuka värdena är inte lika mätbara som strukturella förändringar, men de är lika viktiga och sker det en förändring inom ett område så får det efterverkningar i de andra tre. Se helheten Integral organisationsutveckling handlar om att se helheten, säger Kent Lundström. Det är inte antingen eller utan både och. Många konsulter fokuserar enbart på strategisk planering, andra jobbar uteslutande med de mjuka värdena, men om man inte ser till alla delar samtidigt går det inte att uppnå målen. BENEDIKTA CAVALLIN redaktionen@mediaplanet.com Utgå från individen Människor är olika. Bra ledare förstår att folk inte har 3 samma egenskaper och inte heller samma värderingsgrund. Det är viktigt att utgå från var och ens förutsättningar. Jobba på de fyra fälten Ha en jämn takt. Förändringsprocessen måste gå i 4 jämn takt i alla fyra fälten och det 3TIPS FOKUSERA PÅ INDIVIDEN Kent Lundström Organisationsutvecklare. gäller att vara uppmärksam på detta. Ta diskutionen Blunda inte för det obehagli- 5 ga. Ledarskapet inbegriper även obehagliga sidor, så som att till exempel diskutera med en medarbetare om hans/hennes målsättningar stämmer överens med företagets. De som är med i båten ska också vilja vara det. FOTO: PER PETTERSSON PRESSMEDDELANDE Konferens för projektledare Project Management Institute arrangerar Passion For Projects, Sveriges ledande konferens för projektledare. Münchenbryggeriet, Stockholm mars. PMI grundades 1969 och är världens ledande organisation för projektledning. PMI är icke-vinstdrivande och strävar efter att främja och utveckla projektledning, sprida information samt skapa kontaktytor för projektledning. I dag har PMI cirka medlemmar i 185 länder. PMI arrangerar 60 gratisseminarier per år över hela Sverige PMI Sweden Congress Stockholm Münchenbryggeriet, March 2013 PRINCE2 e-learning Integral organisationsutveckling handlar om att se helheten Om en organisation ska kunna utvecklas måste även individerna och kulturen göra det. Petrina & Partners är ett konsultföretag verksamt inom ledarskap och verksamhets utveckling. Vi är övertygade om att det finns ett samband mellan produktivitet, självkänsla och resultatet på sista raden. Vårt fokus ligger därför på att hjälpa organisationer och företag att nå sin fulla potential genom att skapa en kultur och struktur som underlättar enskilda medarbetares utveckling. LULEÅ: Jan Esensjö, STOCKHOLM: Joakim Mattsson,

11 Välkommen till Sveriges största mötesplats för projektledare! Kom då med på PMIs seminarier, workshops och konferenser som anordnas regelbundet i hela Sverige. Seminarier Nätverk Passion for Projects PMI Aktuellt just nu PMI Sweden Congress Stockholm Münchenbryggeriet, March

12 12 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET NYHETER FRÅGOR & SVAR Carina Höyheim Seniorkonsult, Specialist på PRINCE2. FOTO: ATELJÉ UGGLA PRINCE2 används i över 150 länder. Den ses som den mest ledande metoden inom projektledning och projektstyrning och växer sig allt större i världen. FOTO: THINKSTOCK Världsledande metod för styrning av projekt FAKTA PRINCE2 PRINCE2 är en världsledande metod för ledning och styrning av projekt. Namnet står för Projects IN a Controlled Environment, version 2. Metoden har vuxit sig allt större i popularitet sedan den introducerades 1989 och används idag av över organisationer världen över. Gratis metod med tydliga ansvarsroller PRINCE2 är en gratis och flexibel metod som kan anpassas till alla typer av projekt, oberoende av typ, storlek, organisation, kultur eller geografi. Metoden kan enkelt integreras med andra industristandarder och projektledningsmetoder. Metoden ger klara besked om vem som har ansvar för vad i projektet, och vilka roller alla har så att de inblandade förstår vad som förväntas av dem och andra i projektet. De principer som ligger till grund för metoden har kommit ur tusentals erfarenheter av tidigare projektarbeten och fungerar i dag som etablerade best practiceregler. Metoden utvecklas ständigt och tar tillvara på nya erfarenheter och lärdomar inom projektledning. Kontinuerligt fokus på nytta sparar pengar PRINCE2 tillgodoser de behov som gör att många projekt som följer andra metoder misslyckas. Det handlar om att skapa kontinuerligt fokus på nyttan med projektet. Under hela projektets livslängd fokuserar man på vad projektet ska leverera i slutändan, och man ser till att alla parter har samma förväntningar på projektets slutresultat. På så sätt ser man till att projektet inte drar iväg med kostnader som inte gör någon nytta för slutprodukten, vilket resulterar i att PRINCE2-projekt tenderar att bli mycket kostnadseffektiva. PRINCE2 för alla inblandade Kunskaper i PRINCE2 är till fördel för alla som på ett eller annat sätt deltar i ett projekt, vare sig man har beslutsfattande roller eller inte. Metoden är uppbyggd kring ett team som består av styrgrupp, projektledare och teamledare alla med väldefinierade roller och ansvar. Antalet PRINCE2-certifierade i världen ökar med 20 procent varje år, och metoden har börjat få starkt fäste i Skandinavien. För de som är intresserade av att utbilda sig inom PRINCE2 finns det två olika nivåer Foundation och Practitioner. Bägge nivåer leder till certifiering. Läs mer! på webben: Vad vinner jag på att använda PRINCE2? De flesta metoder fokuserar på aktiviteterna som ska göras i projektet, medan PRINCE2 fokuserar på vad som ska levereras, produkterna. Det tjänar du pengar på. Glöm onödig administration. PRINCE2 är resultatinriktad, och betonar att vi bara ska rapportera det som är relevant. Det tjänar du tid på. Det viktigaste enligt PRIN- CE2 är att projekt är lönsamma. Ditt Business Case måste uppdateras kontinuerligt. Olönsamhet uppmärksammas i tid. Det tas en PRINCE2-examen var fjärde minut. Metoden är populär och tilltalar moderna verksamheter. Redan idag krävs PRINCE2 i all offentlig upphandling i till exempel Storbritannien. Vem riktar sig PRINCE2 till? PRINCE2 kan användas av dig som konsult, vilket innebär att du utbildar och certifierar dig för att sedan använda metoden i dina uppdrag. PRINCE2 kan också användas av hela organisationen. PostNord är ett lyckat exempel på ett stort företag som valt PRINCE2. REDAKTIONEN redaktionen@mediaplanet.com Läste du artikeln här ovanför? Då vet du redan att PRINCE2 är metoden som hjälper dig att driva dina projekt i hamn. Vi kan lära dig hur. PRINCE2 Foundation + Practitioner :- Spara :- PRINCE2 is a reg. TM of the Office of Government Commerce in the UK and other countries. HÖSTKAMPANJ Vi vill vara med och skapa en bättre värld, där alla människor trivs på jobbet Vi på Ljuset vet att alla människor kan mer än dom tror, men vi vet också att ibland behöver man se saker i nytt ljus. Vår passion är att bidra med att hjälpa er i er utveckling mot en mjukare, mänskligare, trevligare, effektivare och därmed också lönsammare framtid. Vägen dit är inte genom att jobba mer utan,genom att jobba smartare. Våra kunder sedan snart 20 år är företag, offentliga organisationer, ideella föreningar och individer som har sett Ljuset och därmed utvecklats, ibland mer än dom trodde att dom kunde. Älvhålegatan 26, Göteborg Tel: , Fax: , E-post: info@ljuset.com Världens sämsta projekt Är det ett påstående du känner igen? Inte länge till. IAD leder dig till framgångsrika projekt med: Öppna kurser Schemalagda inom projektledning i Stockholm, Göteborg och Malmö. Skräddarsytt Företagsintern utbildning i projektledning, för att passa just era behov. Konsulting Organisationsutveckling och konsulting för dig som t.ex. är i behov av en projektledare under en kortare period. Kontakta oss redan idag! Besök eller kontakta oss info@iad.se eller IAD Utbildning & Utveckling Referenser: IKEA, Trelleborg AB, Vattenfall, Volvo, ABB, EWAB Engineering AB, Skanska, Folksam, Skandia, med mera.

13 Konsulter till gränslandet mellan verksamhet och IT Anna Sjödin Effektivitetskonsult Cybercom hjälper företag att uppnå sina affärsmål genom att öka sin affär och effektivisera sin verksamhet. Vi levererar såväl experter som hela projekt och vi har kompetens från de strategiska frågorna över till krav, utveckling och förvaltning. Vi växer och till Stockholm söker vi nu: Projekt-/programledare: du kommer att ansvara för och leda införande- och verksamhetsprojekt. Vi söker dig som har en god affärsmässighet och har tidigare erfarenhet av flera branscher. Krav-/verksamhetsanalytiker: du ansvarar för att samla in verksamhetskrav, systemkrav och genomföra kostnadsoch nyttoanalyser. Vi söker dig som har god vana att hålla workshops, utföra modelleringsarbete och har förståelse för affärs- och verksamhetsmål. Det är extra meriterande om du är certifierad kravanalytiker. Ökar den administrativa effektiviteten fånga tidstjuvarna och frigöra tid. Mitt uppdrag är att förenkla vardagen genom att arbeta med teorierna implementeras praktiskt Leanway utvecklar människor. Människor utvecklar företag. Läs mer och ansök på: Standardutrustning för användare på Hisingen Närmare projektmedlemmar hos Sveriges största biltillverkare har tillgång till sin egen virtuella assistent VPL. VPL är en projektresurs som varje användare själv specificerar arbets-uppgifterna för. VPL serverar skräddarsydda beslutsstöd där användarna i realtid ser aktuell status och framtida planerad status på viktiga projektaktiviteter. Rapporter på eventuella avvikelser mot aktuell projektplan skapas genom en enkel knapptryckning. VPL analyserar också inkommande leverantörsplaner och skapar automatiskt avvikelserapporter. Dessa kan enkelt överföras till e-post och skickas som feedback till berörd leverantör. Se vår VPL -demo på XXL Reklam & Kommunikation En bra projektplan är inte hela lösningen Med ett kraftfullt projektplaneringsverktyg har Projektledaren också bättre möjligheter att engagera projektdeltagare och beställare kring det gemensamma målet. I Webforum delar alla projektets intressenter enkelt information via dokument, kommentarer, forum, planer, ärendehantering och rapporter, kalender och webbsidor. I Webforum finns lärdomarna kvar och kan återanvändas i nya projekt. VPL assisterar projektmedlemmar hos följande företag: AGC, Autoliv, Automotive Lighting, Blaupunkt, Borgers, Bos, Brose, Cobra, Continental, Cooper Standard, Dalphimetal, Faurecia, Gentex, Grupo Antolìn, Haldex Brake Products, Hella, Hutchinson, IAC, JCI, Magna Mirrors, PHA Czech, Rieter, Schrader Electronics, SMR, Standard Profil, Takata, TRW, Webasto, Witte, WKW, Volvo Cars, ZF, ZKW LEQM AB, Hälleflundregatan 16, SE Västra Frölunda, Sweden Kontakta oss på eller besök för mer information.

14 14 MARS 2013 HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET PROFESSIONELL INSIKT Lars Sörqvist Docent, Kungliga Tekniska Högskolan. KRÖNIKA Många verksamheter når mycket bra resultat med hjälp av lean. Andra lyckas dock inte lika bra och det ger upphov till en missvisande kritik mot själva lean-konceptet. Det är inget fel på Lean. Problemet är att många använder konceptet fel och att man har en klassisk övertro på att det är själva koncepten som är vägen till framgång. Varför misslyckas många leansatsningar? På senare tid har det dykt upp kritik mot lean som koncept, exempelvis att det skapar stress när verksamheter slimmas och att lean är otillräckligt. Diskussi onen är intressant. Men kritiken mot själva leankonceptet missar målet och präglas av viss okunskap och alltför smal syn på vad verksamhetsutveckling egentligen är. Diskussionen borde i stället handla om hur man bör använda leankonceptet i den egna verksam heten för att lyckas. Och det gäller även alla andra beprövade förbättringskoncept som finns. Håll er till konceptet Den här typen av kritik mot koncept är klassisk. Vi har sett den flera gånger tidigare, exempelvis kring Kvalitetscirklar, ISO 9000 och TQM. Kritiken dyker i regel upp i verksamheter som bara använder lösryckta delar av ett helhetskoncept eller som på ett fundamentalistiskt sätt stirrar sig blinda på själva konceptet och dess metoder. Och som just därför inte når ordentliga framgångar. Kräver engagemang Lean ger i många verksamheter fantastiska resultat när det gäller effektivitet, delaktighet med mera. Men det kräver naturligtvis mycket av verksamheten, vilket är något som många grovt underskattar. I dag finns en hel del verksamheter som anser sig tillämpa lean bara för att de fört in metoder som Fem S, TPM, Kaizengrupper etcetera, men som egentligen inte är i närheten av de stora strukturella och mentala förändringar som lean verkligen innebär. Här krävs betydligt mer kunskaper, inte bara om Lean utan också om andra framgångsrika metoder. Tyvärr bidrar många specialister, konsulter, forskare etcetera till en alltför smal och fundamentalistisk syn på enskilda för tillfället populära koncept som enda väg till framgång. Det gör att man missar många viktiga utvecklingsmöjligheter som finns i andra koncept, metoder och verktyg. En vanlig felfokusering i användningen av lean är också att många enbart ägnar sig åt att reducera slöserier och öka effektiviteten. Man bör lägga minst lika mycket energi på att öka kundvärde och försäljning. Annars riskerar det att bli ett ständigt nedskärande. Bredda kunskapen Ska man lyckas med lean är det oerhört viktigt att man både förstår konceptet i grunden och behärskar dess metoder. Men det räcker inte. Man bör också skaffa sig mycket bredare kunskaper och förståelse för kvalitet och verksamhetsutveckling. Först då kan man göra sig fri från en begränsande låsning till vissa koncept och metoder. Med bredare kunskaper om olika framgångsrika koncept och arbetssätt ligger hela fältet öppet för att bygga upp ett förbättringsarbete som passar just den egna verksamheten. Det är så man når framgång. Skyll inte på enskilda koncept om resultatet inte blir som förväntat. Resultat är något man förtjänar. FOTO: ERIC HAGMAN Bo Tonnquist Författare, konsult och föreläsare. PROJEKTLEDNING I dag utgörs cirka 25 procent av världens BNP av projektrelaterad verksamhet. Omsatt till svenska förhållanden skulle det motsvara cirka 900 miljarder kronor årligen. Projektledning borde därför ses som en nyckelkompetens då projektens effektivitet kan vara avgörande för en verksamhets framgång och konkurrenskraft. Testa din organisations projektförmåga För att behålla eller förstärka sin position inom det område man är verksam bör projektverksamheten kontinuerligt ses över och utvecklas. Det borde vara lika naturligt att effektivisera projekt processer, etablera projektkontor eller anställa en ansvarig för projektportföljen som att rationalisera faktureringsprocesser, byta ekonomisystem eller anställa en controller. Slösa inte på resurser Att införa ett projektorienterat arbetssätt påverkar hela verksamheten. Projekt och linjeverksamhet konkurrerar om samma resurser och kräver lika stor uppmärksamhet av ledningen för att fungera effektivt. Med portföljhantering och programstyrning går det att hålla ordning och bli bättre på att prioritera projekt utifrån verksamhetens övergripande mål och strategier. Men det räcker inte, projektens effektmål behöver ägare, det vill säga någon som tar ansvar för att nyttan realiseras i verksamheten. Annars är det lätt hänt att projekt genomförs i onödan och resurser som kunde använts bättre slösas bort. Detta är en av flera orsaker till att det är så viktigt att utveckla projektmognaden. Trots att många organisationer investerar i att utveckla projektverksamheten, blir tyvärr nyttan blygsam. Det saknas uppenbarligen kunskap om vilka insatser som ger bäst effekt genomförde Baseline Management i samar bete med Svenskt Projektforum en nationell mätning av 140 svenska företag och organisationer. Resultatet blev med några få undantag ganska nedslående. Nu gör vi om samma mätning för att se om det skett några förändringar. Det är fritt för vem som helst att delta och testa sin organisations projektförmåga. Kunskap leder till agerande Utan kunskap är det svårt att agera. Med kunskap är det svårt att låta bli. Därför har vi skapat SPI Svenskt Projektindex, ett nationellt nyckeltal med syfte att användas som referens när man vill mäta och jämföra sin organisations projektförmåga gentemot andras. Mätetalet redovisas årligen både branschvis och per projekttyp. FOTO: CARL HENRIK TILLBERG

15 NYHET Project i molnet Microsoft Project Pro 2013 Microsoft Project Online

16 tieto.se/pps Vill du förändra din projektverksamhet? PPS Praktisk ProjektStyrning är en bra start! SPONSOR PROJEKT VERKTYGS DAGEN MAJ projektverktygsdagen.se Möt Tieto PPS på Projektverktygsdagen